Provincieraad
van de provincie West-Vlaanderen dd.
28/01/2021
Besluit
Agendapunt 11
Goedkeuren van het provinciaal reglement voor het ondersteunen van de
instandhouding, het onderhoud en de ontsluiting van onroerend erfgoed in West- Vlaanderen
DE PROVINCIERAAD VAN DE PROVINCIE WEST-VLAANDEREN
verwijst naar volgende rechtsbronnen en houdt rekening met volgende wettelijke bepalingen en feitelijke overwegingen:
- het provinciedecreet 09/12/2005, gewijzigd bij het decreet van 29/06/2012, inzonderheid de artikelen 2 (provinciaal belang omwille van lokale taakbehartiging), 42 §3 (vaststellen van provinciale reglementen)
- het decreet van 15/05/2013 houdende toekenning van bepaalde bevoegdheden aan de provincies in aangelegenheden, vermeld in artikel 5 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen
- de wet van 14/11/1983 betreffende de controle op de aanwending van sommige subsidies (artikel 4 en 7)
- het provinciaal reglement van 19/12/1996, gewijzigd op 25/05/2000, inzake de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en op het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers
- het decreet van 12/07/2013 betreffende het onroerend erfgoed;
- het provinciaal reglement betreffende de herkenbaarheid van 13/05/2008;
- het actieplan AP000011 Ondersteunen van een kwalitatief aanbod van erfgoedontsluiting en de instandhouding van bouwkundig, landschappelijk en archeologisch erfgoed in West- Vlaanderen, meer bepaald de actie AC000100 Erfgoedontsluiting en de actie AC000103 Onderhoud van onroerend erfgoed, waar de nodige kredieten zijn voorzien
- de noodzaak om in uitvoering van het provinciaal beleid inzake erfgoed en het bijhorende meerjarenplan, in te zetten op het ondersteunen van erfgoedeigenaars en -beheerders bij het in stand houden, het onderhouden en het ontsluiten van het onroerend erfgoed in de provincie West-Vlaanderen;
- het voorstel van de deputatie
BESLUIT:
Hoofdstuk 1. Gemeenschappelijke bepalingen Artikel 1. Doelstelling
Met dit overkoepelend kaderreglement wil de Provincie West-Vlaanderen, hierna “de
provincie” genoemd, het behoud, het onderhoud en de valorisatie van het onroerend erfgoed in deze provincie stimuleren en ondersteunen alsook de kwaliteit en professionalisering van het beheer, de instandhouding, de zorg en de ontsluiting bevorderen zodat de uitstraling en het maatschappelijk draagvlak van dat onroerend erfgoed versterkt wordt.
Binnen de perken van de daartoe op het provinciale budget voorziene kredieten, kan de provincie subsidies verlenen voor het in stand houden, onderhouden en het ontsluiten van West-Vlaams onroerend erfgoed. Deze subsidies zijn vervat in een gezamenlijk
kaderreglement dat 3 grote delen omvat:
1° het reglement voor stimulering van het onderhoud van onroerend erfgoed (hoofdstuk 2)
2° het reglement voor subsidie van kleine werkzaamheden aan niet-beschermd onroerend erfgoed en klein historisch erfgoed (hoofdstuk 3)
3° het reglement voor ondersteuning van projecten voor ontsluiting van onroerend erfgoed (hoofdstuk 4)
Art. 2. Begripsomschrijvingen
§ 1. Het juridisch kader van dit kaderreglement en de onderscheiden onderdelen is het decreet voor onroerend erfgoed van 12 juli 2013 en latere wijzigingen en het daaruit volgend Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014 en latere wijzigingen. Daarnaast is ook het
Varenderfgoeddecreet van 29 maart 2002 en latere wijzigingen en het Varenderfgoedbesluit van 27 november 2015 en latere wijzigingen van toepassing. In dit juridisch kader staan de definities van de begrippen zoals die ook in dit reglement aangewend worden. Indien er van deze definities wordt afgeweken wordt dit uitdrukkelijk vermeld in dit kaderreglement.
§ 2. Onder onroerend erfgoed wordt binnen dit kaderreglement begrepen het bouwkundig erfgoed (inclusief stads- en dorpszichten), het varend erfgoed, het landschappelijk erfgoed en het archeologisch erfgoed dat zich bevindt op het grondgebied van de provincie. Verdere specificering naar de aard van het onroerend erfgoed dat in aanmerking komt voor subsidie, is opgenomen in de respectievelijke onderdelen van dit reglement. Dit omvat zowel het beschermd als het niet-beschermd onroerend erfgoed. Het niet-beschermd onroerend erfgoed is binnen de bepalingen van dit reglement het onroerend erfgoed opgenomen in de
inventarissen van het onroerend erfgoed van de Vlaamse Overheid.
§ 3. Instandhoudingswerken zijn ingrepen in het onroerend erfgoed om opgelopen schade te herstellen, preventieve ingrepen om verdere schade in de toekomst te vermijden en
esthetische ingrepen om het uitzicht van het onroerend erfgoed te valoriseren.
§ 4. Onder onderhoud wordt begrepen het reguliere en periodieke onderhoud van een onroerend erfgoed, zowel van de historische interieurs als van het exterieur en de directe omgeving van het onroerend erfgoed om allerlei vervuiling, schadebeelden en aantastingen te vermijden of te behandelen.
§ 5. Onder ontsluiting wordt begrepen het maken voor het brede publiek van het onroerend erfgoed en het actualiseren van de betekenis van het te ontsluiten onroerend erfgoed.
§ 6. Monumentenwacht is de organisatie die erfgoedeigenaars adviseert en begeleidt in het onderhoud van hun erfgoed door het uitvoeren van inspecties ter plaatse en het opmaken van toestandsrapporten met aanbevelingen voor onderhoud en herstellingen. Monumentenwacht is provinciaal georganiseerd onder een ondersteunende koepel op Vlaams niveau. In de provincie West-Vlaanderen is Monumentenwacht een autonoom provinciebedrijf.
§ 7. De dienst Erfgoed is een dienst van de provinciale administratie, belast met de
voorbereiding, ontwikkeling en realisatie van het provinciale beleid inzake onroerend erfgoed.
De dienst zet daarbij hoofdzakelijk, maar niet limitatief, in op erfgoedontsluiting, erfgoededucatie en beheer en onderhoud van onroerend erfgoed.
Art. 3. Toepassingsgebied
Dit subsidiereglement is van toepassing op onroerend erfgoed, gelegen binnen de geografische grenzen van de provincie West-Vlaanderen. Per deelreglement wordt gespecificeerd op welk soort onroerend erfgoed het betrekking heeft.
De bepalingen inzake de doelstellingen, de potentiële begunstigden, de verdere voorwaarden om in aanmerking te komen voor de respectievelijke subsidies, het voorwerp van de subsidie, de beoordelingscriteria, de procedures, de kostenverdeling en de modaliteiten voor aanvraag en verantwoording van deze subsidies worden per deelreglement afzonderlijk omschreven.
Hoofdstuk 2. Stimuleren van het onderhoud van onroerend erfgoed Art. 4. Doelstelling en toepassingsgebied
§ 1. Met dit deelreglement wil de provincie het reguliere onderhoud van bouwkundig
onroerend erfgoed in West-Vlaanderen stimuleren en financieel ondersteunen. De bedoeling is om eigenaars en beheerders bewust te maken dat periodiek onderhoud essentieel is voor het duurzame behoud van hun erfgoed op lange termijn. Het oogmerk is ook om zo het positieve effect van onderhoud teweeg te brengen zodat dure en ingrijpende restauraties van erfgoed zoveel mogelijk kunnen beperkt of vermeden worden.
§ 2. De provincie wil ook het inzetten van maatwerkbedrijven uit de sociale economie voor het reguliere onderhoud stimuleren en koppelt dit reglement dan ook aan een
raamovereenkomst die conform de wetgeving inzake overheidsopdrachten met enkele maatwerkbedrijven werd afgesloten. De begunstigden van dit reglement moeten een beroep doen op deze maatwerkbedrijven voor het onderhoud van hun erfgoed.
Art. 5. Begripsbepalingen
§ 1. Als onroerend erfgoed wordt voor dit onderdeel van dit reglement het bouwkundig erfgoed begrepen gelegen op het grondgebied van de provincie, zowel het beschermde als het niet-beschermde onroerend erfgoed. Het gaat om sites en gebouwen opgenomen in de
inventaris bouwkundig erfgoed van de Vlaamse Overheid.
§ 2. Maatwerkbedrijven zijn organisaties of ondernemingen die de inschakeling van werknemers met een grote afstand tot de arbeidsmarkt (hierna genoemd
“doelgroepwerknemers”) als kerntaak hebben. De economische activiteiten worden daaraan aangepast. Conform het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2017 tot uitvoering van het decreet van 12 juli 2013 betreffende maatwerk stellen ze minstens 65%
doelgroepwerknemers tewerk. ‘Maatwerkbedrijf’ is de nieuwe benaming van de voormalige beschutte werkplaatsen (erkend conform artikel 79 van het decreet van 23/12/2005) en sociale werkplaatsen (erkend overeenkomstig het decreet van 14 juli 1998 inzake sociale werkplaatsen).
Art. 6. Begunstigden
§ 1. Voor deze ondersteuning komen volgende categorieën van erfgoedeigenaars (wanneer zij zelf instaan voor het beheer) en erfgoedbeheerders in aanmerking:
1° Steden en gemeenten en andere lokale besturen die onroerend erfgoed beheren 2° Kerkfabrieken en kerkbesturen die onroerend erfgoed beheren
3° Non-profit organisaties uit het onderwijs, de culturele sector en de welzijns- en zorgsector die geheel of gedeeltelijk gehuisvest zijn in een pand met erfgoedwaarden of dit pand
beheren
4° Organisaties met maatschappelijke zetel in West-Vlaanderen die het beheer van onroerend erfgoed tot doel hebben.
§ 2. Uitgesloten zijn particuliere eigenaars en -beheerders en commerciële rechtspersonen en organisaties met winstoogmerk.
§ 3. De aanvrager moet een rechtspersoon zijn (geen natuurlijk persoon) hetzij als eigenaar (zakelijkrecht-houder) of als beheerder van het erfgoed mits akkoord van de eigenaar.
Art. 7. Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor de provinciale ondersteuning voor onderhoud van bouwkundig erfgoed moet aan volgende voorwaarden voldaan zijn:
1° De aanvrager is erfgoedeigenaar of -beheerder en staat in voor het onderhoud van het erfgoed en draagt de periodieke onderhoudskosten. Wanneer de aanvrager geen eigenaar is van het onroerend goed dient de eigenaar schriftelijk toestemming te geven.
2° De aanvrager stelt zich garant voor een regelmatig onderhoud van zijn erfgoed en stelt daarvoor ook een jaarlijks budget ter beschikking.
3° De aanvrager verklaart zich akkoord om de onderhoudswerken te laten uitvoeren door maatwerkbedrijven.
4° De aanvrager is met het onroerend goed waarvoor ondersteuning aangevraagd wordt, aangesloten bij Monumentenwacht West-Vlaanderen. Hij kan daarenboven een recent inspectierapport voorleggen van minder dan 5 jaar oud.
5° De provinciale ondersteuning wordt aangewend voor het uitvoeren van de aanbevelingen die vermeld zijn in een inspectierapport van Monumentenwacht of die onderwerp uitmaken van regulier onderhoud gebaseerd op het voornoemde inspectierapport.
6° De aanvrager toont aan m.b.t. het onroerend erfgoed te beschikken over een brandverzekering, inclusief aanverwante risico’s.
Art. 8. Aanvraagprocedure
§ 1. Aanvragen voor ondersteuning in het onderhoud van onroerend erfgoed in kader van dit provinciaal reglement kunnen gedurende de periode van 1 maart tot en met 30 september.
§ 2. Aanvragen gebeuren digitaal aan de hand van het daartoe opgemaakte
aanvraagformulier (inclusief checklist) te downloaden vanop de website van de provincie West-Vlaanderen (www.west-vlaanderen.be/erfgoed/subsidies). In dit formulier vult de aanvrager zijn identificatiegegevens in en de informatie over het betrokken erfgoed. Het digitaal ingevulde aanvraagformulier wordt per mail verzonden naar erfgoedsubsidies@west- vlaanderen.be.
§ 3. Bij ontvangst van de digitale projectaanvraag worden de dossiersamenstelling en voorwaarden gecontroleerd. Als de aanvraag volledig is ontvangt de aanvrager hiervan een digitale bevestiging. Indien dossierstukken ontbreken, heeft de aanvrager een week tijd om die aan te leveren.
§ 4. De aanvrager geeft aan voor welke reguliere of periodieke onderhoudswerken hij een ondersteuning aanvraagt en motiveert de aanvraag. De aard van de werken kan op het aanvraagformulier aangekruist worden of aangevuld indien niet opgesomd. De aanvraag kan een of meerdere van deze categorieën omvatten.
1° Reguliere onderhoudswerken van historische interieurs a) vloeren en vloerbedekkingen zacht reinigen
b) meubilair onderhoud (o.a. reinigen en boenen van houten objecten, reinigen kerkstoelen, verwijderen van stofnetten)
c) koper poetsen
d) onderhoud van bepaalde roerende objecten e) muren, plafonds en gewelven proper maken f) schrijnwerk en ramen reinigen
g) andere
2° Periodiek opruimen van zolders, torens, kelders en andere bergruimtes a) weghalen van grof vuil, afval, kapot materiaal etc.
b) verwijderen van nesten, dierenkadavers, takkenbossen, etc.
c) dierenuitwerpselen opkuisen d) andere
3° Reguliere onderhoudswerken aan het exterieur en de directe omgeving van het erfgoed of op begraafplaatsen
a) gevels en buitenschrijnwerk reinigen tot maximum 8 meter ladderhoogte b) onkruid wieden, verwijderen van scheuten, etc.
c) begroeiing tussen tegels en kasseien weghalen d) andere
§ 5. De aanvrager kan met een inspectierapport van Monumentenwacht aantonen welke onderhoudswerken nodig zijn en geeft aan voor welke werken hij een ondersteuning vraagt.
De identificatiegegevens van het recentste inspectierapport worden bij de aanvraag tot ondersteuning in het aanvraagformulier vermeld. Indien het een aanvraag voor
interieuronderhoud betreft en er is geen rapport van een interieurinspectie ter beschikking, aanvaardt de aanvrager een interieurinspectie te laten uitvoeren aan de geldende tarieven van Monumentenwacht.
§ 6. De aanvrager geeft een plan van aanpak mee met een voorstel van timing, de inbedding van de omschreven opdracht in een ruimer onderhoudsplan en -visie en een inschatting van de kosten.
§ 7. De aanvrager toont aan te beschikken over de nodige verzekeringen zoals tegen brand, blikseminslag, diefstel, natuurrampen, ongevallen en dergelijke meer.
Art. 9. Subsidie en behandelingsprocedure
§ 1. Reguliere onderhoudswerken aan het onroerend erfgoed kunnen worden ondersteund met een onderhoudsenveloppe van maximum 4.000 euro per jaar, te besteden aan werkuren.
Binnen deze enveloppe kan de aanvrager meerdere keren beroep doen op de ondersteuning.
Bepaalde werken zijn eerder éénmalig (opruimen), andere zijn meer periodiek (poetsen). In eenzelfde jaar kan een erfgoedeigenaar of -beheerder slechts éénmaal voor hetzelfde onroerend goed een onderhoudsenveloppe aanvragen.
§ 2. Na een ontvangstmelding worden de aanvragen door de provinciale dienst Erfgoed getoetst aan de voorwaarden, doelstelling en modaliteiten van dit reglement. Desgevallend wordt aanvullende informatie opgevraagd of een plaatsbezoek aan het betrokken erfgoedpand gebracht indien dit wenselijk is om een deskundige beoordeling te vellen.
§ 3. Op basis van een gemotiveerd advies van de dienst Erfgoed, kent de deputatie een onderhouds-enveloppe toe als ondersteuning voor het onderhoud van het betrokken erfgoed.
Het bedrag van die enveloppe hangt af van de aard der werken, het aantal geschatte
werkuren en de inschatting van de kosten. De toekenningen gebeuren tot uitputting van het budget, voorzien voor dit specifieke reglement, in chronologische volgorde van de aanvragen.
Aanvragen die buiten budget vallen of buiten de administratieve behandelingsperiode van het budgetjaar, kunnen meegenomen worden naar een volgend budgetjaar. De toegekende enveloppe is vast en kan naar aanleiding van meer-werken of bijkomende ingrepen niet verhoogd worden.
§ 4. Na een goedkeuring van de financiële ondersteuning wordt de aanvrager hiervan in kennis gesteld (per mail en per brief) en zal de provinciale dienst Erfgoed de opdracht doorgeven aan een maatwerkbedrijf waar conform de wetgeving inzake overheidsopdrachten een raamovereenkomst mee werd afgesloten. De toewijzing van een maatwerkbedrijf aan de erfgoedlocatie voor een onderhoudsopdracht, gebeurt voor maximaal één jaar. De toewijzing kan hernieuwd worden d.m.v. een nieuwe aanvraag.
§ 5. De onderhoudswerken kunnen niet starten voor de formele toekenning door de deputatie.
§ 6. Voor de opstart van de onderhoudswerken door het toegewezen maatwerkbedrijf op de toegekende erfgoedlocatie, zal een werkoverleg georganiseerd worden met het uitvoerend team en de teamverantwoordelijke van het maatwerkbedrijf, de begunstigde of een
afgevaardigde en met een monumentenwachter. In dit werkoverleg worden de uit te voeren werken, te behandelen objecten, gebouwelementen, ruimtes en/of aspecten van de directe omgeving en de manier van onderhoud overlopen en afgestemd. Dit gebeurt aan de hand van een recent inspectierapport van Monumentenwacht.
Art. 10. Betalingsmodaliteiten en verantwoording
§ 1. Na afloop van de toegewezen onderhoudswerken maakt het gegunde maatwerkbedrijf een werkstaat op en overloopt zij samen met de begunstigde en Monumentenwacht de uitgevoerde werken aan de hand van een werkstaat waar de prestaties in aantal personen en werkuren, data en dagdelen vermeld staan. Nadien wordt de werkstaat overgemaakt aan de provincie (t.a.v. dienst erfgoed).
§ 2. Na controle en goedkeuring van de werkstaat door de dienst Erfgoed maakt het maatwerkbedrijf een factuur op gericht aan de provincie ten belope van het aantal effectief gepresteerde werkuren met een maximum van de door de deputatie toegekende enveloppe.
Indien de kosten van de onderhoudswerken meer belopen dan de toegekende enveloppe, dan wordt een aanvullende factuur opgemaakt ten aanzien van de erfgoedeigenaar of -beheerder.
§ 3. Door een aanvraag voor ondersteuning in te dienen verbindt de aanvrager zich tot volgende bepalingen:
1° De diensten en werken te laten uitvoeren volgens de geldende kwaliteitsnormen en de regels van de kunst en zoals aanbevolen in het rapport van Monumentenwacht.
2° De kosten boven het subsidiabele bedrag ten laste te nemen, ook deze die het gevolg zijn van onvoorziene meer-werken of extra gebruikte materialen en toestellen
3° Het onroerend erfgoed na toekenning en uitvoering van de onderhoudsenveloppe, verder goed en regelmatig te blijven onderhouden.
4° Deze onderhoudsenveloppe niet te cumuleren met vergelijkbare subsidies van de provincie en andere overheden. Er is wel een cumul mogelijk met de restauratiepremies van de
Vlaamse overheid. Het geheel van de subsidies/premies toegekend door de provincie en de Vlaamse overheid bedraagt maximaal 100% van het werkelijk betaalde bedrag voor de realisatie van de onderhoudswerken. Ingeval van overschrijding wordt de provinciale subsidie verminderd tot dit maximum wordt bereikt.
Hoofdstuk 3. Kleine instandhoudingswerken aan niet-beschermd onroerend erfgoed en werkzaamheden aan klein historisch erfgoed.
Art. 11. Doelstelling en toepassingsgebied
Dit deelreglement beoogt het stimuleren en ondersteunen van kleine werkzaamheden en herstellingen tot behoud van het niet-beschermd bouwkundig onroerend erfgoed en van klein historisch erfgoed en daardoor ook de valorisatie van dit ondergewaardeerd erfgoed. Erfgoed omvat niet alleen de grootschalige en bekende monumenten maar ook een brede waaier aan kleinere erfgoedelementen die een extra waarde aan de publieke ruimte en bredere omgeving bieden. Binnen de perken van het daartoe voorziene budget voor dit reglement kan de
deputatie van de provincie West-Vlaanderen een subsidie toekennen voor werkzaamheden aan niet-beschermd onroerend erfgoed.
Art. 12. Begripsbepalingen
§ 1. Het betreft bouwkundig onroerend erfgoed dat niet-beschermd is maar wel voldoende erfgoedwaarden bezit. Dit erfgoed kan zich wel in een beschermd dorps- of stadszicht of landschap bevinden. Elementen op de Vlaamse inventaris van het onroerend erfgoed komen in aanmerking. Indien het erfgoed waarvoor een subsidie aangevraagd wordt, niet op deze inventaris voorkomt, dient de aanvrager de erfgoedwaarden van het onroerend erfgoed aan te tonen die van historische, archeologische, architecturale, volkskundige, landschappelijke en socio-culturele aard kunnen zijn.
§ 2. Klein historisch erfgoed omvat onroerende goederen van beperkte omvang die mee het karakter bepalen van een stad, dorp of landschap, zoals onder meer kapellen, kruisstaties, wegwijzers, historisch straatmeubilair, kiosken, gedenktekens, graftekens, gedenkkruisen, oorlogsmonumenten, standbeelden, kerkhofmuren, wegwijzers, grens- en schandpalen, wasplaatsen, bakovens, asten, waterpompen, waterputten, walgrachten, ruïnes,
archeologische bovengrondse resten, dreven, vredesbomen en dergelijke meer. Deze erfgoedelementen bevinden zich in de publieke ruimte of zijn zichtbaar vanuit de publieke ruimte.
§ 3. Werkzaamheden zijn conserverende of restauratieve handelingen die tot doel hebben de erfgoedwaarde van het erfgoed te vrijwaren alsook ingrepen in het erfgoed die bedoeld zijn om de toegankelijkheid ervan te verbeteren. Inbegrepen is onderzoek dat gepland wordt in functie van toekomstige werkzaamheden aan het erfgoed.
§ 4. Deze werkzaamheden kunnen van allerlei aard zijn om het erfgoed te valoriseren en in goede staat terug te brengen en desgevallend fysiek toegankelijk te maken: reiniging, dakwerken, goten en afwateringen, metselwerken en voegwerken, schilderwerken, schrijnwerk en ramen, verlichting, afsluitingen, beplantingen, omgevingswerken, etc.
§ 5. Onder toegankelijkheid bij instandhoudingswerken wordt begrepen het fysiek bereikbaar maken van alle onderdelen van het erfgoed, en dit in eerste instantie in functie van een goed onderhoud en beheer van het erfgoed..
Art. 13. Begunstigden
§ 1. Als begunstigde erfgoedeigenaars (wanneer zij zelf instaan voor het beheer) en erfgoedbeheerders komen in aanmerking voor deze subsidie:
1° Steden en gemeenten en alle andere lokale besturen die onroerend erfgoed beheren 2° Kerkfabrieken en kerkbesturen die onroerend erfgoed beheren
3° Non-profit organisaties uit het onderwijs, de culturele sector en de welzijns- en zorgsector die geheel of gedeeltelijk gehuisvest zijn in een pand met erfgoedwaarden of dit pand
beheren
4° Organisaties met maatschappelijke zetel in West-Vlaanderen die het beheer van onroerend erfgoed tot doel hebben
5° West-Vlaamse erfgoedverenigingen die het onderzoek, de ontsluiting en de valorisatie van onroerend erfgoed tot doel hebben
§ 2. Uitgesloten zijn particuliere eigenaars en -beheerders en commerciële rechtspersonen en organisaties met winstoogmerk.
§ 3. De aanvrager moet een rechtspersoon zijn (geen natuurlijk persoon) hetzij als eigenaar (zakelijkrecht-houder) of als beheerder van het erfgoed mits akkoord van de eigenaar.
Art. 14. Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor de provinciale ondersteuning voor onderhoud van erfgoed moet aan volgende voorwaarden voldaan zijn:
1° De aanvrager is erfgoedeigenaar en -beheerder van het onroerend erfgoed en draagt de periodieke onderhoudskosten. Wanneer de aanvrager geen eigenaar is van het onroerend goed dient de eigenaar schriftelijk toestemming te geven.
2° De aanvrager staat zelf in voor het aanstellen van een uitvoerder van de werkzaamheden en vraagt offertes op aan potentiële uitvoerders met kennis van het renoveren van onroerend erfgoed.
3° De werkzaamheden worden volgens de regels van de kunst uitgevoerd met respect voor alle erfgoedwaarden van het erfgoed door de correcte historische bouwtechnieken en materiaalsoorten toe te passen.
4° Van de kosten voor instandhoudingswerken opgenomen in de aanvraag wordt maximaal 30.000 euro btw inclusief in aanmerking genomen.
5° De aanvrager is met het onroerend goed waarvoor ondersteuning aangevraagd wordt, aangesloten bij Monumentenwacht West-Vlaanderen en kan een recent inspectierapport, minder oud dan 5 jaar, voorleggen.
Art. 15. Aanvraagprocedure
§ 1. Aanvragen voor ondersteuning in het onderhoud van onroerend erfgoed in kader van dit provinciaal reglement kunnen gedurende de periode van 1 maart tot en met 30 september.
§ 2. Aanvragen gebeuren digitaal gericht aan de dienst Erfgoed aan de hand van het daartoe opgemaakte aanvraagformulier (inclusief een checklist) te downloaden vanop de website van de provincie West-Vlaanderen (www.west-vlaanderen.be/erfgoed/subsidies). In dit formulier vult de aanvrager zijn identificatiegegevens in en de informatie over het betrokken erfgoed.
Het digitaal ingevulde aanvraagformulier wordt per mail verzonden naar erfgoedsubsidies@west-vlaanderen.be.
§ 2. Bij ontvangst van de digitale projectaanvraag worden de dossiersamenstelling en voorwaarden gecontroleerd. Als de aanvraag volledig is ontvangt de aanvrager hiervan een digitale bevestiging. Indien dossierstukken ontbreken, heeft de aanvrager een week tijd om die aan te leveren.
§ 4. De aanvrager geeft een beschrijving van de toestand van het onroerend erfgoed, vergezeld van foto’s en met vermelding van de aan te pakken gebreken waaruit blijkt dat de geplande werkzaamheden verantwoord zijn. Dit gebeurt aan de hand van de aanbevelingen uit een inspectierapport van Monumentenwacht.
§ 5. De aanvrager geeft aan voor welke renovatie- en herstellingswerken hij een
ondersteuning aanvraagt en motiveert de aanvraag door het toevoegen van prijsoffertes en
voorstellen van behandeling door erkende aannemers of ambachtslui met kennis van renovatie van onroerend erfgoed.
§ 6. De aanvrager geeft een gedetailleerde raming van de kosten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, met vermelding van de aanvangs- en einddatum en timing van de
werkzaamheden. Indien de aanvrager van de subsidie onderworpen is aan de wetgeving overheidsopdrachten dient de wijze van gunning en de uitvoeringstermijn van de
werkzaamheden vermeld te worden. Er dient een verklaring op eer te worden toegevoegd, waarin wordt vermeld of de btw op de uitgevoerde werkzaamheden al dan niet kan worden gerecupereerd.
Art. 16. Subsidie en behandelingsprocedure
§ 1. Werkzaamheden aan niet-beschermd klein historisch erfgoed kunnen worden
ondersteund met een subsidie van maximum 25% van de in aanmerking genomen kosten voor instandhoudingswerken geplafonneerd op 7.500 euro per jaar (inclusief btw). In eenzelfde jaar kan een erfgoedeigenaar of -beheerder slechts éénmaal voor hetzelfde onroerend erfgoed een subsidie voor werkzaamheden aanvragen.
§ 2. Na een ontvangstmelding worden de aanvragen door de provinciale dienst Erfgoed getoetst aan de voorwaarden, doelstelling en modaliteiten van dit reglement. Desgevallend wordt aanvullende informatie opgevraagd of een plaatsbezoek aan het betrokken erfgoedpand gebracht indien dit wenselijk is om een deskundige beoordeling op te maken.
§ 3. Enkel de kosten voor het in stand houden, renoveren, herstellen en toegankelijk maken van het onroerend erfgoed naar het optimaliseren van de erfgoedwaarden alsook het
voorafgaande bouwkundig onderzoek, komen in aanmerking voor de berekening van de subsidie.
§ 4. Op basis van een gemotiveerd advies van de dienst Erfgoed, kent de deputatie een subsidie toe als ondersteuning voor de werkzaamheden aan het onroerend erfgoed. Het bedrag van die subsidie hangt af van de aard der werken en de inschatting van de
weerhouden kosten. De toekenningen gebeuren tot uitputting van het budget voorzien voor dit reglement en in chronologische volgorde van de aanvragen. Aanvragen die buiten budget vallen of buiten de administratieve behandelingsperiode van het budgetjaar, kunnen
meegenomen worden naar een volgend budgetjaar. De door de deputatie toegekende subsidie kan niet worden verhoogd naar aanleiding van meerkosten of extra onvoorziene ingrepen.
§ 5. De begunstigde wordt schriftelijk (mail en brief) op de hoogte gesteld van de beslissing van de deputatie.
Art. 17. Betalingsmodaliteiten en verantwoording
§ 1. Na toewijzing van de subsidie door de deputatie ontvangt de begunstigde een eerste schijf van 50% van de subsidie. De doorlooptijd van een project is beperkt tot 1 jaar en kan pas starten na toewijzing van de subsidie door de deputatie.
§ 2. Binnen de 2 maanden na afloop van de werken maakt de begunstigde een
afrekeningsdossier digitaal over aan de dienst Erfgoed. Dit dossier omvat volgende stukken:
1° Een kort schriftelijk verslag van de realisatie van de instandhoudingswerken
2° Een volledig overzicht van alle gemaakte kosten, gestaafd met facturen en betaalbewijzen 3° Aanvullende bewijsstukken indien nodig (o.a. provinciale herkenbaarheid)
Voor het verslag en het overzicht van de kosten dient de begunstigde gebruik te maken van het sjabloon aangeleverd door de dienst Erfgoed.
§ 3. Na controle van het afrekeningsdossier en de stavingstukken wordt het saldo van de subsidie uitgekeerd aan de aanvrager. Het totaal kan niet hoger zijn dan het initieel
toegekende bedrag. Als blijkt dat op basis van de verantwoorde kosten de projectkost lager is dan voorzien, wordt ook het bedrag van de subsidie her-berekend. Desgevallend kan de provincie een deel van het uitbetaalde voorschot terugvorderen.
§ 4. Door een aanvraag voor ondersteuning in te dienen verbindt de aanvrager zich tot volgende bepalingen:
1° De provinciale ondersteuning wordt aangewend voor het uitvoeren van werkzaamheden ter herstelling, valorisatie en/of fysiek toegankelijk maken van het onroerend erfgoed.
2° De aanvrager stelt zich garant voor verder regelmatig onderhoud van het gerenoveerde erfgoed.
3° De kosten boven het subsidiabele bedrag ten laste te nemen of langs andere wegen te financieren, ook deze die het gevolg zijn van onvoorziene meer-werken of gebruikte materialen of toestellen
4° Deze subsidie niet te cumuleren met andere subsidies van de provincie behalve de onderhoudsenveloppe van dit kaderreglement. Er is wel een cumul mogelijk met de
restauratiepremies van de Vlaamse overheid. Het geheel van de subsidies/premies toegekend door de provincie en de Vlaamse overheid bedraagt maximaal 100% van het werkelijk
betaalde bedrag voor de realisatie van de onderhoudswerken. Ingeval van overschrijding wordt de provinciale subsidie verminderd tot dit maximum wordt bereikt.
Hoofdstuk 4. Ontsluiting van onroerend erfgoed.
Art. 18. Doelstelling en toepassingsgebied
Dit deelreglement beoogt het stimuleren en ondersteunen van projecten die bijdragen tot de ontsluiting, de bekendmaking bij het brede publiek en de beleving van onroerend erfgoed in de provincie West-Vlaanderen.
Art. 19. Begrippen en toelichting
Binnen de toepassing van dit deelreglement worden volgende begrippen met bijhorende betekenis gebruikt:
§ 1. Een project is een initiatief of activiteit met een toegevoegde waarde aan de bestaande toestand of werking van het onroerend erfgoed, die qua uitvoering in tijd en middelen duidelijk kan worden afgebakend, maar met een duurzaam effect op de lange termijn.
§ 2. Onder ontsluiting wordt begrepen het maken voor het brede publiek van het onroerend erfgoed en het actualiseren van de betekenis van het te ontsluiten onroerend erfgoed.
§ 3. Beleving duidt op de persoonlijke ervaring die ontstaat door alle interacties van het publiek met het onroerend erfgoed. De verschillen in voorkennis, ervaringen en
persoonskenmerken zorgen dat ieder individu de interacties op zijn eigen manier verwerkt, waardoor iedereen het erfgoed op een eigen manier beleeft.
§ 4. Als Innovatief worden beschouwd alle initiatieven die verruimend, vernieuwend en buiten de scoop van de reguliere werking, gebruik makend van de nieuwe technologie en
toepassingen.
Art. 20. Begunstigden
§ 1. Deze subsidie kan worden toegekend aan volgende initiatiefnemers of aan volgende samenwerkingsverbanden van partners:
1° Organisaties die het erfgoedbeheer voor onroerend erfgoed in West-Vlaanderen opnemen en die hun maatschappelijke zetel in de provincie West-Vlaanderen hebben
2° Lokale besturen, kerkfabrieken, kerkbesturen en polderbesturen
3° Feitelijke verenigingen, organisaties zonder en met winstoogmerk en met rechtspersoonlijkheid
4° Samenwerkingsverbanden tussen de hoger vermelde categorieën en erkende onderwijsinstellingen.
5° Andere erfgoedeigenaars en -beheerders die onroerend erfgoed beheren in de provincie West-Vlaanderen
§ 2. In elk geval moet de eigenaar (zakelijkrecht houder) en beheerder van het onroerend erfgoed schriftelijke toestemming geven en bij het project worden betrokken.
§ 3. Volgende organisaties worden uitgesloten van deze subsidie:
1° Hogere overheden en alle daaraan gekoppelde agentschappen 2° Vlaams of Federaal gesubsidieerde organisaties
3° Provinciaal verzelfstandigde agentschappen, regionale landschappen en stadlandschappen Deze organisaties kunnen wel als partner worden betrokken in het project, maar zij kunnen geen subsidie aanvragen en als dusdanig ook geen onkosten verantwoorden.
Art. 21. Voorwaarden
§ 1. Op basis van dit reglement kan een subsidie verleend worden aan projecten die voldoen aan volgende voorwaarden:
1° Het project moet betrekking hebben op onroerend erfgoed gelegen in de Provincie West- Vlaanderen
2° Het project zet in op ontsluiting en beleving van het onroerend erfgoed bij het brede publiek
3° Het project is tijdelijk van aard (maximaal 1 jaar doorlooptijd) en kan slechts 1 maal voor deze subsidie in aanmerking komen.
4° Het project heeft een duidelijk luik publieksontsluiting, de uitgaven voor deze kosten bedragen minimaal 25% van de totale projectkost
5° Inrichtingsprojecten kunnen in aanmerking worden genomen voor die onderdelen die tot de ontsluiting van het onroerend erfgoed bijdragen.
§ 2. Volgende projecten worden uitgesloten van dit reglement:
1° Onderzoeksprojecten, uitgezonderd wanneer er een duidelijk ontsluitingsluik aan deze projecten is gekoppeld;
2° Bouw- en restauratieprojecten.
§ 3. Naast de strikt na te leven voorwaarden worden de projecten ook op volgende criteria afgewogen:
1° Het project beoogt het toegankelijk maken van het onroerend erfgoed voor het grote publiek, hetzij op fysieke hetzij op digitale wijze.
2° Het project heeft aandacht voor een doelgroepenbeleid en toegankelijkheid en omvat een communicatie- en promotieplan
3° Het project maakt gebruik van de nieuwe digitale ontsluitingsmogelijkheden en zet deze maximaal in
4° Het project benadert dit onroerend erfgoed op een innovatieve manier
5° Het project beoogt een duurzaam effect op de ontsluiting van het onroerend erfgoed
§ 4. Het project kan starten vanaf 1 juli of vanaf 1 januari volgend op de indiendatum van de projectaanvraag. De looptijd van het project wordt beperkt tot 1 jaar.
Art. 22. Aanvraagprocedure
§ 1. Aanvragen gebeuren digitaal gericht aan de dienst Erfgoed aan de hand van het daartoe opgemaakte aanvraagformulier (inclusief een checklist) te downloaden vanop de website van de provincie West-Vlaanderen (www.west-vlaanderen.be/erfgoed/subsidies ). Het digitaal ingevulde aanvraagformulier wordt per mail verzonden naar erfgoedsubsidies@west- vlaanderen.be.
§ 2. Elk jaar zijn er 2 indiendata voorzien voor deze erfgoedprojecten waartegen de projectaanvraag ten laatste dient ingediend te worden, meer bepaald op 1 maart en op 1 september. Projectaanvragen dienen volledig ontvangen te zijn uiterlijk op deze
respectievelijke data om in behandeling genomen te worden in de betreffende oproep.
Bij ontvangst van de digitale projectaanvraag worden de dossiersamenstelling en
voorwaarden gecontroleerd. Als de aanvraag volledig is ontvangt de aanvrager hiervan een digitale bevestiging. Indien dossierstukken ontbreken, heeft de aanvrager een week tijd om die aan te leveren.
Art. 23. Subsidie en behandelingsprocedure
§ 1. De deputatie kan eenmalig een subsidie toekennen aan een project. De subsidie toegekend aan een project bedraagt 25% van de aanvaarde projectkosten, met een maximum van 7.500 euro (inclusief BTW) per project.
§ 2. Volgende projectkosten worden aanvaard voor de berekening van de subsidie:
1° Alle aanvaarde kosten inherent aan de uitvoering van het project, te starten vanaf het moment van de betekening van de goedkeuring van het project en de toekenning van de subsidie door het provinciebestuur.
2° Personeelskosten voor zover deze tijdelijk en niet tot het reguliere kader van de aanvrager of de partners behoren.
3° Kosten voor drukwerk, redactie en communicatie
4° Kosten voor catering en recepties kunnen nooit hoger dan 10% van de totale projectkost bedragen.
§ 3. De eigen financiering van de aanvrager bedraagt minimaal 15% van de totale projectkosten.
§ 4. Als de projectaanvraag wordt ingediend op meerdere provinciale reglementen, wordt dit door de administratie in rekening gebracht. Voor eenzelfde projectonderdeel zal slechts 1 maal provinciale subsidie kunnen worden toegekend.
§ 5. Cofinanciering met Vlaamse, Europese en andere middelen is mogelijk. Als er een provinciaal aandeel is in deze cofinanciering, kan dit een deel uitmaken van de subsidie.
§ 6. De subsidie wordt beperkt tot het tekort in de projectbegroting en wordt berekend volgens de uiteindelijk gemaakt en gestaafde uitgaven. De deputatie behoudt zich het recht eventueel te veel toegekende voorschotten dan ook terug te vorderen.
§ 7. Na ontvangst maakt de dienst Erfgoed een beoordeling van de projectaanvraag. Hierbij wordt het project beoordeeld op de hoger vermelde criteria. Op basis van deze gegevens maakt de dienst Erfgoed een gemotiveerd advies aan de deputatie.
§ 8. Op basis van dit gemotiveerde advies kent de deputatie al dan niet een subsidie toe aan de projectaanvraag. Dit gebeurt uiterlijk 2 maanden na de indiendatum. De begunstigde wordt van deze beslissing op de hoogte gebracht per mail en per brief.
Art. 24. Betalingsmodaliteiten en verantwoording
§ 1. Bij de goedkeuring van de subsidie voor het project wordt een voorschot van 50% van de toegekende subsidie overgemaakt aan de begunstigde.
§ 2. Na afloop van het project dient de begunstigde een afrekeningsdossier digitaal over te maken aan de dienst Erfgoed. Dit dossier omvat volgende stukken:
1° Een kort schriftelijk verslag van de realisatie van het project
2° Een volledig overzicht van alle gemaakte kosten, gestaafd met facturen en betaalbewijzen 3° Aanvullende bewijsstukken indien nodig (o.a. provinciale herkenbaarheid, zie verder artikel 26)
4° In geval er een publicatie aan het project is verbonden, een exemplaar van elke publicatie Voor het verslag en het overzicht van de kosten dient de promotor gebruik te maken van het sjabloon aangeleverd door de dienst Erfgoed.
§ 3. De doorlooptijd van een project is beperkt tot 1 jaar en kan pas starten na goedkeuring van de subsidie door de deputatie, meer bepaald vanaf 1 juli vanaf 1 januari. Het
afrekeningsdossier dient digitaal aangeleverd te worden aan de dienst Erfgoed en dit uiterlijk 2 maanden na het beëindigen van het project.
§ 4. Na controle van het afrekeningsdossier en de stavingstukken wordt het saldo van de subsidie uitgekeerd aan de promotor. Als blijkt dat op basis van de verantwoorde kosten de projectkost lager is dan voorzien, wordt ook het bedrag van de subsidie her-berekend.
Desgevallend kan de provincie een deel van het uitbetaalde voorschot terugvorderen.
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen Art. 25. Opvolging en controle
§ 1. De subsidie is uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor ze werd toegekend.
§ 2. De Provincie wordt ertoe gemachtigd om alle onderzoeken in te stellen of te laten instellen, documenten te doen voorleggen of mededelen, alle modaliteiten voor te schrijven en maatregelen te treffen die ze nodig of nuttig acht voor het toekennen en uitbetalen van de subsidie en voor de uitvoering van dit reglement.
Art. 26. Provinciale herkenbaarheid
Om de provinciale herkenbaarheid te garanderen moet de projectpromotor voldoen aan het provinciaal reglement herkenbaarheid van 12 mei 2005. Concreet dient op alle drukwerk en op alle communicatie digitaal en analoog het logo en de steun van de provincie te worden vermeld. Het niet voldoen aan deze voorwaarde kan aanleiding geven tot het schrappen en terugvorderen van de subsidie.
Art. 27. Sancties
De deputatie kan beslissen tot het geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de subsidie indien:
1° de verleende subsidie niet is benut voor het vastgestelde doel;
2° de toelage ten onrechte is verkregen als gevolg van onjuiste informatie;
3° het project niet voldeed aan de in dit reglement gestelde voorwaarden;
4° de kosten niet kunnen verantwoord worden binnen de vier maanden na de vooraf bepaalde einddatum van het project;
5° indien er dubbele subsidiëring, zoals bepaald in artikelen 10§4 en 17§4, of subsidiefraude wordt vastgesteld;
6° indien er geen vermelding wordt gemaakt van de provinciale ondersteuning in de communicatie.
Art. 28. Betwistingen
De deputatie regelt alle niet voorziene gevallen, beslist bij betwistingen en wordt gemachtigd alle schikkingen te treffen die zich opdringen voor de toepassing en de uitvoering van dit reglement.
Art. 29. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 februari 2021 en eindigt op 30 september 2025.
Brugge, 28/01/2021
De provinciegriffier De voorzitter
Geert ANTHIERENS Christof DEJAEGHER
