RvC-vergadering d.d. 8 december
2020 Agendapunt 7-4: Procuratieregeling
Procuratie regeling
Wetland Wonen Groep
Datum ingang: 1 januari 2021 Versie: 3.0
Aldus vastgesteld, goedgekeurd en ondertekend door de directie d.d.
Vollenhove,
(handtekening)
M.M. Timmerman Directeur-bestuurder
2
Inhoud
1. ALGEMEEN ... 3
1.1 DOEL ... 3
1.2 UITGANGSPUNTEN ... 3
2. DE REGELING ... 5
2.1 HET AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN BINNEN BUDGETKADERS ... 5
2.1.1 Het aangaan van verplichtingen en het aftekenen van facturen ... 6
2.1.2 Het betalen van vergoedingen aan huurders ... 6
2.1.3 Het betalen van voorstanden aan huurders ... 6
2.1.4 Opdrachtverstrekking onderhoud ... 6
2.1.5 Reparatiewerkzaamheden ... 6
2.1.6 Het betalen van declaraties ... 7
2.1.7 Treasury ... 7
2.2 HET AANGAAN VAN VERPLICHTINGEN BUITEN BUDGETKADERS ... 7
2.3 HET VERRICHTEN VAN BETALINGEN ... 7
2.3.1 Het beoordelen van facturen ... 7
2.3.2 Betaalbaar stellen ... 8
2.3.3 Het accorderen van betalingen ... 8
2.4 HET ONDERTEKENEN VAN CORRESPONDENTIE EN DOCUMENTEN ... 8
2.4.1 Correspondentie ... 8
2.4.2 Correspondentie met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties ... 8
2.4.3 Notariële stukken ... 8
2.4.4 Overige documenten ... 8
2.5 HET AFBOEKEN VAN VORDERINGEN ... 8
3. VERVANGING BIJ AFWEZIGHEID ... 10
3.1 DIRECTEUR-BESTUURDER ... 10
3.2 MANAGERS ... 10
3.3 BUDGETHOUDERS ... 10
3.4 OVERIGE MEDEWERKERS ... 10
4. NALEVING PROCURATIEREGELING ... 11
4.1 INTERNE CONTROLE ... 11
4.2 CONTROLEMECHANISMEN ... 11
5. INWERKINGTREDING ... 11
BIJLAGE 1: PROCURATIESCHEMA ... 12
3
1. Algemeen
Binnen Wetland Wonen Groep wordt er met duidelijk omschreven taken en taakverdelingen gewerkt. De bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in deze procuratieregeling en het bijbehorende procuratieschema (Bijlage 1). Toekenning van bevoegdheden vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel.
Het uitgangspunt dat Wetland Wonen hanteert is dat de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de meest geschikte persoon liggen. Op deze wijze geeft zij haar mensen – binnen de voor hun taken vastgestelde kaders – vertrouwen, handelingsvrijheid en bewegingsruimte, en wordt het gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid vergroot.
De procuratieregeling is vastgesteld door de directeur-bestuurder, die daartoe volgens de statuten bevoegd is. Deze procuratieregeling is gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en is tevens gepubliceerd op de website van Wetland Wonen. De procuratieregeling heeft hiermee zowel interne als externe werking.
1.1 Doel
Het doel van deze procuratieregeling is het vastleggen van (financiële) bevoegdheden en verantwoordelijkheden (volmachten). Zowel binnen de eigen organisatie van Wetland Wonen, als ten opzichte van derden. Zo tracht Wetland Wonen een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie te creëren, die rekening houdt met redelijke eisen van interne controle.
Artikelen 7 en 8 van de Statuten geven de bevoegdheid om namens Wetland Wonen verplichtingen jegens derden aan te gaan. Artikel 7 lid 4 sub i bepaalt dat de directie tot een door de Raad van Commissarissen vastgesteld limiet een volledige bevoegdheid heeft om te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten ter verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, tot het aangaan van overeenkomsten waarbij Wetland Wonen zich als borg of (hoofdelijk) medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot
zekerstelling voor een schuld van een ander verbindt.
Verplichtingen die het limiet te boven gaan behoeven de goedkeuring van de Raad van Commissarissen. Bij het ontbreken van de goedkeuring vervalt tevens de bevoegdheid van de directeur-bestuurder. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van de directeur-bestuurder wordt niet aangetast.
1.2 Uitgangspunten
- De procuratieregeling sluit aan op de statuten en reglementen van Wetland Wonen en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving;
- De bevoegdheden passen bij de verantwoordelijkheden van de verschillende rollen, die in de functieomschrijvingen beschreven staan;
4
- Er wordt gewerkt met (financiële) beleidsplannen en een begroting, die de directeur- bestuurder voor aanvang van elk boekjaar vaststelt en de Raad van Commissarissen goedkeurt;
- In de begroting staan de voorgenomen activiteiten en de financiële consequenties die daarbij horen. Overal waar ‘binnen de budgetkaders’ vermeld staat, wordt naar de begroting verwezen;
- Voor alle posten in de begroting zijn budgethouders aangewezen. Op deze wijze worden bevoegdheden en verantwoordelijkheden over de organisatie verdeeld;
- De budgethouders mogen binnen de grenzen van hun budget verplichtingen aangaan. De vastgestelde maximumbedragen per opdracht mogen niet worden overschreden;
- De bevoegdheden gelden alleen voor activiteiten binnen het vastgestelde beleid en de vastgestelde begroting;
- Voor investeringen groter dan drie miljoen euro (€ 3.000.000,00) excl. btw is altijd toestemming nodig van de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen vereist;
- Voor investeringen die niet zijn opgenomen in de begroting en buiten de kaders van de directeur-bestuurder vallen, is goedkeuring van de Raad van Commissarissen nodig.
- Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw, tenzij er sprake is van een begrotingspost/budget waarbij de BTW als voordruk kan worden verrekend;
- Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opsplitsen);
- De procuratieregeling wordt regelmatig geëvalueerd door de directeur-bestuurder en het management.
5
2. De regeling
In dit onderdeel komen het aangaan van verplichtingen, de afhandeling van
facturen/betalingen en het ondertekenen van documenten aan de orde. De bevoegdheden zijn onderverdeeld naar verantwoordelijkheid en autorisatie:
Activiteit Verantwoordelijkheid Autorisatie
Aangaan verplichting - Arbeidsovereenkomsten - Arbeidsvoorwaarden - Verkoopcontracten - Geldleningen
- Overeenkomsten banken
Directeur-bestuurder Medewerker conform deze regeling
Beoordelen factuur Budgethouders Medewerker conform deze
regeling Relatie met klant
- Betalingsregelingen - Schuldhulpverlening - Afboeken vorderingen - Mutaties servicekosten - Mutaties huurprijs
Manager klant & maatschappij Medewerker conform deze regeling
Tekenen huurcontract Manager klant & maatschappij Directeur-bestuurder
Betaalbaar stellen Directeur-bestuurder Manager of Directeur-bestuurder Accorderen betaling Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder
De vastgestelde meerjarenbegroting vormt de basis voor het handelen van de directeur- bestuurder. De directe verantwoordelijkheden worden conform bovenstaande gedelegeerd.
De directeur-bestuurder ontleent zijn bevoegdheden aan de goedgekeurde begroting. De gedelegeerde bevoegdheden staan nader omschreven in het bij deze procuratieregeling behorende procuratieschema. De aangegane verplichtingen, en later gerealiseerde kosten, binnen het maximum kader worden achteraf getoetst bij de betaling van de factuur en de budgetbewaking in de maand- en/of tertiaalrapportage.
2.1 Het aangaan van verplichtingen binnen budgetkaders
Budgethouders zijn gemachtigd om binnen de grenzen van het budget verplichtingen jegens derden aan te gaan, mits deze verplichtingen de vastgestelde maxima per opdracht niet overschrijden. Bij overschrijding van het maximumbedrag per opdracht tekent de direct leidinggevende.
Bij het aangaan van verplichtingen wordt niet enkel rekening gehouden met de hoogte van het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budgetten worden slechts aangewend voor hetgeen zij bestemd zijn.
6
2.1.1 Het aangaan van verplichtingen en het aftekenen van facturen
Het overzicht in Bijlage 1 toont per functionaris de tekenbevoegdheden voor het verstrekken van opdrachten en het goedkeuren van facturen. Iedereen die niet in dit overzicht wordt genoemd, heeft daarvoor geen bevoegdheid. Degene die een factuur goedkeurt, is verantwoordelijk voor de controle op de juiste en volledige levering van diensten en/of goederen.
2.1.2 Het betalen van vergoedingen aan huurders
Wettelijk verplichte betalingen aan huurders, waaronder verhuiskosten of andere projectgebonden zaken, worden voor akkoord getekend door de manager klant &
maatschappij.
2.1.3 Het betalen van voorstanden aan huurders
Betalingen van voorstanden aan huurders worden voor akkoord ondertekend door de manager klant & maatschappij.
2.1.4 Opdrachtverstrekking onderhoud
Met betrekking tot het onderhoud zijn binnen Wetland Wonen de volgende afspraken gemaakt:
Omschrijving Actie
Overschrijding minder dan 5% van het begrotingsbudget, met een maximum van € 10.000
Schriftelijke goedkeuring leidinggevende
Overschrijding meer dan 5% van het begrotingsbudget, met een bedrag van meer dan € 10.000
Schriftelijke goedkeuring directie
Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Schriftelijke goedkeuring leidinggevende
Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Schriftelijke opdracht naar derden Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Intern schriftelijk vastleggen
Bij overschrijding van het maximum in bovengenoemde gevallen dient goedkeuring te worden verkregen van de directeur bestuurder. De bevoegdhedenbeperking per functie (managers tot
€ 25.000) is hier van overeenkomstige toepassing.
2.1.5 Reparatiewerkzaamheden
Opdrachten voor reparatiewerkzaamheden die ontstaan door een reparatieverzoek van een klant worden via het primaire automatiseringssysteem door een medewerker klantenservice aangemaakt en verzonden. Indien blijkt dat een dergelijk reparatieverzoek de waarde van € 1.000 overschrijdt, neemt de uitvoerder voor een akkoord op de opdracht contact op met de manager klant & maatschappij.
7
Voor opdrachten met betrekking tot mutatieonderhoud, waarvan de kosten hoger zijn dan € 5.000 neemt de uitvoerder voor een akkoord op de opdracht contact op met de manager klant
& maatschappij.
2.1.6 Het betalen van declaraties
Declaraties worden uitbetaald via de salarisadministratie. Het declaratieformulier, voorzien van bewijsstukken, wordt altijd voor akkoord getekend door de direct leidinggevende.
Declaraties en afrekeningen van de directeur-bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen worden getekend door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
2.1.7 Treasury
In het Treasurystatuut staan de (spel)regels voor de uitwerking van de treasury functie. Die functie is ‘’het door besturing en bewaking beheersen van financiële posities en aan deze posities en geldstromen verbonden kosten en risico’s’’.
Het Treasuryjaarplan is onderdeel van de begroting. Het Treasury jaarplan is gebaseerd op de begroting voor het komende boekjaar en tevens op een meerjarenbegroting (gezamenlijk te noemen: financieel jaarplan). Door het goed te keuren geeft de Raad van Commissarissen de directeur-bestuurder een volmacht om tot het in het jaarplan genoemde maximumbedrag financiering aan te trekken. Daarnaast krijgt de directeur bestuurder de volmacht om geplande omzettingen van bestaande leningen met renteherzieningen en/of herfinancieringen.
2.2 Het aangaan van verplichtingen buiten budgetkaders
Als een verplichting niet binnen een budget past, wordt de directeur-bestuurder schriftelijk om toekenning van extra budget gevraagd. De directeur-bestuurder dient hier schriftelijk op te reageren. De in hoofdstuk 1 genoemde uitgangspunten zijn hierbij van toepassing.
2.3 Het verrichten van betalingen
Alle girale betalingen van Wetland Wonen lopen via het cash-managementsysteem van de ABN AMRO bank. De medewerker financiën voert de betalingen in en deze worden gecontroleerd door de assistent financial controller.
Het gebruik van de bankpas door de directeur-bestuurder (betalingen tot het maximum van € 2.500) geschiedt enkel met goedkeuring (achteraf) door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
2.3.1 Het beoordelen van facturen
Degene die een verplichting is aangegaan, of op de hoogte is van de levering van bestelde goederen of de voortgang van het werk, controleert of de factuur juist is. Indien dit het geval is, tekent hij of zij als eerste de factuur voor akkoord. De budgethouder tekent als tweede voor akkoord.
8
2.3.2 Betaalbaar stellen
Medewerker financiën is verantwoordelijk voor het opstellen en afhandelen van betalingsopdrachten.
2.3.3 Het accorderen van betalingen
De directeur-bestuurder is bevoegd facturen te accorderen voor opname in de betalingsronde.
Nadat de directeur-bestuurder de facturen heeft geaccordeerd, laat de manager financiën &
control de betaling in hetzelfde systeem uitvoeren.
Als de directeur-bestuurder niet in de gelegenheid is om de facturen te accorderen op een moment dat dit wel nodig is, zijn de manager financiën & control en de manager klant &
maatschappij bevoegd om dit gezamenlijk te doen en wordt dit met terugwerkende kracht bij de directeur-bestuurder gemeld.
2.4 Het ondertekenen van correspondentie en documenten 2.4.1 Correspondentie
Iedere medewerker ondertekent zijn/haar eigen correspondentie, wanneer dit gaat over het uitwisselen van informatie of besluiten binnen zijn/haar bevoegdheid. Indien de
correspondentie buiten haar directe bevoegdheid valt beoordeelt en tekent de directe leidinggevende.
2.4.2 Correspondentie met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties - Alleen de directeur-bestuurder is bevoegd om contracten, intentieverklaringen,
(samenwerkings-)overeenkomsten, huurcontracten voor bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk onroerend goed, zorgvastgoed en alle andere vormen van verhuur van onroerend goed of Arbeidsovereenkomsten en andere documenten met arbeidsrechtelijke te ondertekenen.
- Huurcontracten met particulieren, voor reguliere woningen en individuele garages, bergingen en parkeerplaatsen (sociaal en commercieel), worden ondertekend door de manager klant & maatschappij.
-
2.4.3 Notariële stukken
Notariële stukken worden altijd ondertekend door de directeur-bestuurder. Hiervan kan alleen worden afgeweken, als de directeur-bestuurder daarvoor een schriftelijke volmacht heeft verstrekt.
2.4.4 Overige documenten
Bij twijfel of onduidelijkheid overlegt degene die het betreffende document opstelt met de budgethouder, zijn of haar direct leidinggevende of de directeur-bestuurder.
2.5 Het afboeken van vorderingen
Bevoegd om een opdracht te geven voor het afboeken van vorderingen van huurschulden (met als uitgangspunt dat dit binnen de budgetkaders valt) zijn:
9
Nummer Functionaris Bevoegd van tot Bij afwezigheid
1. Medewerker financiën en consulent huurincasso
< € 10 Tekent 2 of 3
2. Manager klant & maatschappij > € 10 – tot max. € 25.000 Tekent 3 3. Directeur-bestuurder > € 25.000
10
3. Vervanging bij afwezigheid
3.1 Directeur-bestuurder
Als de directeur-bestuurder voor een periode van maximaal vier weken afwezig is, nemen de afzonderlijke managers de vervanging op zich en richten zij zich daarbij, voor wat betreft correspondentie, op het eigen vakgebied. Deze vervanging geldt niet voor het ondertekenen van notariële stukken en documenten met financiële, beleidsmatige en/of juridische
consequenties.
Als de facturen direct dienen te worden geaccordeerd, dan zijn twee managers gezamenlijk gemachtigd en wordt dit met terugwerkende kracht bij de directeur-bestuurder gemeld. De manager (financiën & control) is gemachtigd om de betalingen in het betaalsysteem
(elektronisch bankieren) te accorderen. Bij afwezigheid van de manager financiën & control, is de manager klant & maatschappij (als tweede in de rij) bevoegd. Als de directeur-bestuurder langer dan vier weken afwezig is, besluit de Raad van Commissarissen over de
plaatsvervanging voor het aangaan van verplichtingen en betalingen en het ondertekenen van documenten.
3.2 Managers
Als een manager voor een periode van maximaal vier weken afwezig is, wordt hij of zij in eerste instantie vervangen door een manager met een vergelijkbare rol. Als dat niet mogelijk is, zorgt de betreffende manager – in overleg met de directeur-bestuurder – zelf voor
plaatsvervanging. Vervanging door de directeur-bestuurder is ook mogelijk.
Belangrijke beslissingen die niet spoedeisend zijn, kunnen maximaal vier weken wachten op de terugkomst van de betreffende manager. Als de manager langer dan vier weken afwezig is, besluit de directeur-bestuurder over plaatsvervanging.
3.3 Budgethouders
Als een budgethouder voor een periode van maximaal vier weken afwezig is, wordt hij of zij in eerste instantie vervangen door een budgethouder met een vergelijkbare rol. Als dat niet mogelijk is, zorgt de betreffende budgethouder – in overleg met de betrokken
leidinggevend(n) – zelf over plaatsvervanging. Vervanging door een leidinggevende is ook mogelijk. Als de budgethouder langer dan vier weken afwezig is, besluit de manager over plaatsvervanging.
3.4 Overige medewerkers
Als een niet hierboven genoemde medewerker afwezig is voor een periode van maximaal vier weken, wordt hij of zij in eerste instantie vervangen door een medewerker met een
vergelijkbare rol. Als dat niet mogelijk is, zorgt de betreffende medewerker – in overleg met de betrokken leidinggevende(n) – zelf voor plaatsvervanging. Vervanging door een leidinggevende is ook mogelijk. Bij afwezigheid voor een periode langer dan vier weken besluit de manager over plaatsvervanging.
11
4. Naleving procuratieregeling
4.1 Interne controle
De business controller is bevoegd om de activiteiten van Wetland Wonen volgens het
procuratieschema te toetsen aan de procuratieregeling en om buiten de directeur-bestuurder rechtstreeks te rapporteren aan de Raad van Commissarissen.
Door de business controller wordt op basis van het gevoerde overleg met managers, de eigen constateringen en de te verwachten risico’s een jaarplan vastgesteld.
Daar waar de procuratieregeling afwijkt of in strijd is met het Reglement financieel beleid en beheer, heeft het Reglement financieel beleid en beheer voorrang, gelet op het feit dat het Reglement voortvloeit uit de Woningwet en geldt als standaard binnen de sector.
4.2 Controlemechanismen
De naleving van de procuratieregeling zal op de volgende manieren worden geborgd:
Vooraf:
- Door afgrendeling in de (financiële) systemen;
- Door de van belang zijnde stukken op de website van Wetland Wonen te plaatsen;
- Door controlewerkzaamheden van de business controller
Achteraf:
- Door controlewerkzaamheden van de externe accountant;
- Door het opstellen van een tertiaalrapportage en een begroting.
5. Inwerkingtreding
Deze procuratieregeling (met bijbehorend procuratieschema) is van kracht met ingang van 1 januari 2021. Voorgaande versies komen hiermee te vervallen.
12
Bijlage 1: Procuratieschema
Bevoegdheden tot (bedragen in euro’s)
€ 500,00 € 1.000,00 € 2.500,00 € 5.000,00 € 10.000,00 € 25.000,00 € 50.000,00 Onbeperkt Directie
directeur-bestuurder
Management
manager financiën & control manager klant & maatschappij
Staf
adviseur communicatie
beleidsadviseur assetmanagement
beleidsadviseur digitalisering & informatisering beleidsadviseur personeel & organisatie business controller
directiesecretaresse interieurverzorgster
Financiën & Control assistent business controller assistent financial controller medewerker financiën
medewerker projectadministratie
Klant & Maatschappij consulent huurincasso gebiedsregisseur huismeester
medewerker klantenservice relatiebeheerder wonen & zorg sociaal beheerder
technisch beheerder vakman
verhuurmakelaar
Vastgoedbeheer
coördinator vastgoedbeheer medewerker vastgoedbeheer procesmanager
Vastgoedontwikkeling
medewerker vastgoedontwikkeling ontwikkelingsmanager
Procuratieschema – Aangaan van verplichtingen / aftekenen van facturen
