In dit onderdeel komen het aangaan van verplichtingen, de afhandeling van
facturen/betalingen en het ondertekenen van documenten aan de orde. De bevoegdheden zijn onderverdeeld naar verantwoordelijkheid en autorisatie:
Activiteit Verantwoordelijkheid Autorisatie
Aangaan verplichting - Arbeidsovereenkomsten - Arbeidsvoorwaarden - Verkoopcontracten - Geldleningen
- Overeenkomsten banken
Directeur-bestuurder Medewerker conform deze regeling
Beoordelen factuur Budgethouders Medewerker conform deze
regeling Relatie met klant
- Betalingsregelingen - Schuldhulpverlening - Afboeken vorderingen - Mutaties servicekosten - Mutaties huurprijs
Manager klant & maatschappij Medewerker conform deze regeling
Tekenen huurcontract Manager klant & maatschappij Directeur-bestuurder
Betaalbaar stellen Directeur-bestuurder Manager of Directeur-bestuurder Accorderen betaling Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder
De vastgestelde meerjarenbegroting vormt de basis voor het handelen van de directeur-bestuurder. De directe verantwoordelijkheden worden conform bovenstaande gedelegeerd.
De directeur-bestuurder ontleent zijn bevoegdheden aan de goedgekeurde begroting. De gedelegeerde bevoegdheden staan nader omschreven in het bij deze procuratieregeling behorende procuratieschema. De aangegane verplichtingen, en later gerealiseerde kosten, binnen het maximum kader worden achteraf getoetst bij de betaling van de factuur en de budgetbewaking in de maand- en/of tertiaalrapportage.
2.1 Het aangaan van verplichtingen binnen budgetkaders
Budgethouders zijn gemachtigd om binnen de grenzen van het budget verplichtingen jegens derden aan te gaan, mits deze verplichtingen de vastgestelde maxima per opdracht niet overschrijden. Bij overschrijding van het maximumbedrag per opdracht tekent de direct leidinggevende.
Bij het aangaan van verplichtingen wordt niet enkel rekening gehouden met de hoogte van het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budgetten worden slechts aangewend voor hetgeen zij bestemd zijn.
6
2.1.1 Het aangaan van verplichtingen en het aftekenen van facturen
Het overzicht in Bijlage 1 toont per functionaris de tekenbevoegdheden voor het verstrekken van opdrachten en het goedkeuren van facturen. Iedereen die niet in dit overzicht wordt genoemd, heeft daarvoor geen bevoegdheid. Degene die een factuur goedkeurt, is verantwoordelijk voor de controle op de juiste en volledige levering van diensten en/of goederen.
2.1.2 Het betalen van vergoedingen aan huurders
Wettelijk verplichte betalingen aan huurders, waaronder verhuiskosten of andere projectgebonden zaken, worden voor akkoord getekend door de manager klant &
maatschappij.
2.1.3 Het betalen van voorstanden aan huurders
Betalingen van voorstanden aan huurders worden voor akkoord ondertekend door de manager klant & maatschappij.
2.1.4 Opdrachtverstrekking onderhoud
Met betrekking tot het onderhoud zijn binnen Wetland Wonen de volgende afspraken gemaakt:
Omschrijving Actie
Overschrijding minder dan 5% van het begrotingsbudget, met een maximum van € 10.000
Schriftelijke goedkeuring leidinggevende
Overschrijding meer dan 5% van het begrotingsbudget, met een bedrag van meer dan € 10.000
Schriftelijke goedkeuring directie
Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Schriftelijke goedkeuring leidinggevende
Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Schriftelijke opdracht naar derden Meerwerk (met een maximum van € 5.000) Intern schriftelijk vastleggen
Bij overschrijding van het maximum in bovengenoemde gevallen dient goedkeuring te worden verkregen van de directeur bestuurder. De bevoegdhedenbeperking per functie (managers tot
€ 25.000) is hier van overeenkomstige toepassing.
2.1.5 Reparatiewerkzaamheden
Opdrachten voor reparatiewerkzaamheden die ontstaan door een reparatieverzoek van een klant worden via het primaire automatiseringssysteem door een medewerker klantenservice aangemaakt en verzonden. Indien blijkt dat een dergelijk reparatieverzoek de waarde van € 1.000 overschrijdt, neemt de uitvoerder voor een akkoord op de opdracht contact op met de manager klant & maatschappij.
7
Voor opdrachten met betrekking tot mutatieonderhoud, waarvan de kosten hoger zijn dan € 5.000 neemt de uitvoerder voor een akkoord op de opdracht contact op met de manager klant
& maatschappij.
2.1.6 Het betalen van declaraties
Declaraties worden uitbetaald via de salarisadministratie. Het declaratieformulier, voorzien van bewijsstukken, wordt altijd voor akkoord getekend door de direct leidinggevende.
Declaraties en afrekeningen van de directeur-bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen worden getekend door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
2.1.7 Treasury
In het Treasurystatuut staan de (spel)regels voor de uitwerking van de treasury functie. Die functie is ‘’het door besturing en bewaking beheersen van financiële posities en aan deze posities en geldstromen verbonden kosten en risico’s’’.
Het Treasuryjaarplan is onderdeel van de begroting. Het Treasury jaarplan is gebaseerd op de begroting voor het komende boekjaar en tevens op een meerjarenbegroting (gezamenlijk te noemen: financieel jaarplan). Door het goed te keuren geeft de Raad van Commissarissen de directeur-bestuurder een volmacht om tot het in het jaarplan genoemde maximumbedrag financiering aan te trekken. Daarnaast krijgt de directeur bestuurder de volmacht om geplande omzettingen van bestaande leningen met renteherzieningen en/of herfinancieringen.
2.2 Het aangaan van verplichtingen buiten budgetkaders
Als een verplichting niet binnen een budget past, wordt de directeur-bestuurder schriftelijk om toekenning van extra budget gevraagd. De directeur-bestuurder dient hier schriftelijk op te reageren. De in hoofdstuk 1 genoemde uitgangspunten zijn hierbij van toepassing.
2.3 Het verrichten van betalingen
Alle girale betalingen van Wetland Wonen lopen via het cash-managementsysteem van de ABN AMRO bank. De medewerker financiën voert de betalingen in en deze worden gecontroleerd door de assistent financial controller.
Het gebruik van de bankpas door de directeur-bestuurder (betalingen tot het maximum van € 2.500) geschiedt enkel met goedkeuring (achteraf) door de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
2.3.1 Het beoordelen van facturen
Degene die een verplichting is aangegaan, of op de hoogte is van de levering van bestelde goederen of de voortgang van het werk, controleert of de factuur juist is. Indien dit het geval is, tekent hij of zij als eerste de factuur voor akkoord. De budgethouder tekent als tweede voor akkoord.
8
2.3.2 Betaalbaar stellen
Medewerker financiën is verantwoordelijk voor het opstellen en afhandelen van betalingsopdrachten.
2.3.3 Het accorderen van betalingen
De directeur-bestuurder is bevoegd facturen te accorderen voor opname in de betalingsronde.
Nadat de directeur-bestuurder de facturen heeft geaccordeerd, laat de manager financiën &
control de betaling in hetzelfde systeem uitvoeren.
Als de directeur-bestuurder niet in de gelegenheid is om de facturen te accorderen op een moment dat dit wel nodig is, zijn de manager financiën & control en de manager klant &
maatschappij bevoegd om dit gezamenlijk te doen en wordt dit met terugwerkende kracht bij de directeur-bestuurder gemeld.
2.4 Het ondertekenen van correspondentie en documenten 2.4.1 Correspondentie
Iedere medewerker ondertekent zijn/haar eigen correspondentie, wanneer dit gaat over het uitwisselen van informatie of besluiten binnen zijn/haar bevoegdheid. Indien de
correspondentie buiten haar directe bevoegdheid valt beoordeelt en tekent de directe leidinggevende.
2.4.2 Correspondentie met financiële, beleidsmatige c.q. juridische consequenties - Alleen de directeur-bestuurder is bevoegd om contracten, intentieverklaringen,
(samenwerkings-)overeenkomsten, huurcontracten voor bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk onroerend goed, zorgvastgoed en alle andere vormen van verhuur van onroerend goed of Arbeidsovereenkomsten en andere documenten met arbeidsrechtelijke te ondertekenen.
- Huurcontracten met particulieren, voor reguliere woningen en individuele garages, bergingen en parkeerplaatsen (sociaal en commercieel), worden ondertekend door de manager klant & maatschappij.
-
2.4.3 Notariële stukken
Notariële stukken worden altijd ondertekend door de directeur-bestuurder. Hiervan kan alleen worden afgeweken, als de directeur-bestuurder daarvoor een schriftelijke volmacht heeft verstrekt.
2.4.4 Overige documenten
Bij twijfel of onduidelijkheid overlegt degene die het betreffende document opstelt met de budgethouder, zijn of haar direct leidinggevende of de directeur-bestuurder.
2.5 Het afboeken van vorderingen
Bevoegd om een opdracht te geven voor het afboeken van vorderingen van huurschulden (met als uitgangspunt dat dit binnen de budgetkaders valt) zijn:
9
Nummer Functionaris Bevoegd van tot Bij afwezigheid
1. Medewerker financiën en consulent huurincasso
< € 10 Tekent 2 of 3
2. Manager klant & maatschappij > € 10 – tot max. € 25.000 Tekent 3 3. Directeur-bestuurder > € 25.000
10