1
COVID-MAATREGELEN
m.b.t. zaalhuur
gemeente Bierbeek
ALGEMEEN ... 2
1. VERGADERLOKALEN ... 3
2. FEESTZALEN ... 4
▪ Privé: gezeten recepties en banketten ... 4
▪ Publiek toegankelijke gezeten recepties en banketten bv eetfeesten en restaurantdagen ... 4
3. TOEGELATEN AANTAL DEELNEMERS IN DE ZALEN (in Bierbeek) ... 6
de borre ... 6
de velpe ... 8
het buurthuis ... 10
Het stichelke Kerkstraat 1A - 3360 Lovenjoel ... 12
4. GEBRUIK THEATERZAAL DE BORRE ... 13
5. OVERZICHT MAXIMUMCAPACITEIT IN TABELVORM ... 15
2 ALGEMEEN
1. volg steeds de algemene richtlijnen
• Respecteer de hygiëneregels
• Doe je activiteiten liefst buiten
• Denk aan kwetsbare mensen
• Hou afstand (1,5m)
• Beperk je nauwe contacten
• Volg de regels over bijeenkomsten
2. Hoe rekening met verstrenging van de maatregelen
Hou er rekening mee dat richtlijnen en maximumcapaciteiten naar aanleiding van de nationale of plaatselijke COVID-situatie moeten worden aangepast. Op het moment dat deze eventuele
verstrengingen ingaan dient u zich hier als huurder vanzelfsprekend aan te houden. In het slechtste
geval moeten lokalen worden gesloten zullen de activiteiten moeten worden geannuleerd. Dit
document is onderhavig aan mogelijke wijzigingen.
3 1. VERGADERLOKALEN
Vergaderingen: max 50 personen, k
unnen doorgaan onder volgende voorwaarden:
o Klanten/bezoekers/deelnemers informeren over de veiligheidsmaatregelen o 1,5 m afstand garanderen
o Maskers worden aanbevolen
o Organisatie stelt middelen voor handhygiëne ter beschikking o Organisatie moet materiaal regelmatig desinfecteren
o Denk eraan om regelmatig te verluchten
4 2. FEESTZALEN
▪ Privé: gezeten recepties en banketten
Wat? Onder een receptie of banket met privékarakter wordt verstaan: er is geen vrije toegang, het vindt plaats op uitnodiging en is gericht op de familiale, vrienden- of professionele kring.
Voorbeelden zijn huwelijksrecepties, babyshowers, koffietafels of bedrijfsfeestjes voor personeelsleden. Banketten of recepties georganiseerd door een vereniging voor hun leden worden ook als een receptie of banket met privékarakter beschouwd.
o Recepties en banketten met privékarakter kunnen plaatsvinden voor personen die onder hetzelfde dak wonen met maximum vijf steeds dezelfde personen met een maximum van 10 personen in totaal. Kinderen jonger dan 12 jaar zijn niet meegerekend in deze vijf personen (toepassing van de regels van de sociale bubbel).
o De recepties en banketten moeten georganiseerd worden volgens het geldende protocol wanneer ze in een publiek toegankelijke plaats doorgaan.
▪ Publiek toegankelijke gezeten recepties en banketten bv eetfeesten en restaurantdagen
Wat ? Buurtfeesten, eetfestijnen, bedrijfsfeesten waar externen worden uitgenodigd,… worden beschouwd als toegankelijk voor het publiek.
Deze kunnen doorgaan onder volgende voorwaarden:
1. Mogen niet plaatsvinden tussen 1u ’s nachts en 6 uur ’s morgens.
2. Maximum aantal aanwezigen is 200 (sinds 1 september 2020) binnen. Afhankelijk van de grootte van de zaal en de tafelschikking kan een kleinere capaciteit gelden.
3. De regels voor horeca zijn eveneens van toepassing:
• de tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafels wordt gegarandeerd, tenzij de tafels worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter.
!!! De provinciegouverneur van Vlaams-Brabant heeft duidelijk gesteld dat bij de tafelschikking de afstandsregel van 1,5m niet enkel geldt voor de tafels maar ook voor de personen die plaats nemen aan tafel;
• een maximum van tien personen per tafel is toegestaan (van eenzelfde sociale bubbel!)
• enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan
• elke klant moet aan zijn eigen tafel blijven zitten
• het dragen van een mondmasker door het zaalpersoneel is verplicht (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden);
• het dragen van een mondmasker door het keukenpersoneel is verplicht, (indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden);
• er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzondering van eenmanszaken met naleving van een afstand van 1,5 meter;
• terrassen en openbare ruimten worden georganiseerd overeenkomstig de
voorschriften bepaald door de gemeentelijke overheden en met respect voor dezelfde
regels als deze die binnen gelden.
5
• De contactgegevens van één klant per tafel, die zich kunnen beperken tot een telefoonnummer of een e-mailadres, moeten worden geregistreerd bij aankomst en bewaard gedurende 14 kalenderdagen teneinde enig later contactonderzoek te
faciliteren. Die contactgegevens mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19, moeten worden vernietigd na 14 kalenderdagen en de klanten moeten uitdrukkelijk hun akkoord geven. Voor de klanten die dit weigeren wordt de toegang tot de inrichting bij aankomst geweigerd.
4. Openbare recepties, banketen, eetfestijnen,… worden beschouwd als evenement, dus moet een risico scan ingevuld: www.covideventriskmodel.be) deze dient als referentie voor de lokale overheden bij het verlenen van vergunningen voor deze evenementen. Het is de taak van de organisator om alle gegevens in de toepassing in te vullen en de resultaten (in de vorm van een certificaat) aan de gemeentelijke overheid te bezorgen. Een positief resultaat van de CERM geeft enkel een indicatie en is dus geen automatische toestemming. De gemeentelijke overheid neemt de resultaten op in de multidisciplinaire risicoanalyse voor het nemen van de toelatingsbeslissing.
!!! Andere elementen die belangrijk zijn bij het al dan niet verlenen van een toestemming zijn:
- best werken met een reservatiesysteem waarbij je de mensen op voorhand laat inschrijven binnen verschillende "blokken" (om zo een overrompeling of wachtrijen te voorkomen, of om te zien hoeveel tafels van 2-4-6 of meer personen je moet
voorzien), bijvoorbeeld 11u-13u, 13u-15u, 17u-19u, 19u-21u
- beschrijving van hygiënische maatregelen die zullen genomen worden
- een inrichtingsplan toevoegen met aanduiding van de tafelschikking, waaruit duidelijk de maximum capaciteit blijkt
-
Het wordt afgeraden om alcohol te serveren om COVID-veilige evenementen te organiseren. Toch alcohol serveren weegt door bij het invullen van het COVID RISK- model.
Toegelaten aantal deelnemers max 200 personen
max 400 buiten
6 3. TOEGELATEN AANTAL DEELNEMERS IN DE ZALEN (in Bierbeek)
de borre
ALGEMEEN: gebruik vergaderzalen de borre
• Ontsmetting
- handen regelmatig wassen of ontsmetten (zeker bij het binnenkomen en voor en na toiletbezoek) - Na gebruik het gebruikte meubilair ontsmetten.
• Afstand
- Hou steeds een afstand van 1,5m ten opzichte van personen buiten de eigen bubble. Dit zowel bij vergaderingen als in de gangen.
• Mondmaskers
Bij het gebruik van vergaderinfrastructuur in de borre is iedereen vanaf 12 jaar verplicht om van bij
binnenkomst in het gebouw een mondmasker of een veilig alternatief in stof te dragen. Indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden.
Bij vergaderingen mag het mondmasker eens gezeten, worden afgezet, maar bij het verlaten van de plaats dient het telkens opnieuw te worden opgezet.
SPECIFIEK VERGADERZALEN DE BORRE
• Ingang bovenparking/tentoonstellingshal
Zolang de Covid-maatregelen gelden worden de ingangen en toiletruimtes voor de verschillende soorten
‘gebruik’ van de borre gescheiden.
▪ Bezoekers bibliotheek :
o ingang bibliotheek op niveau -1 (rechtstreeks, dus niet langs de binnentrap)
o toiletten op niveau 0 (te bereiken door eerst naar buiten te gaan en dan via de hoofdingang naar binnen te gaan
▪ Sporters (sporthal, judozaal, danszaal)
o ingang: niveau 0: hoofdingang (glazen schuifdeuren) o toiletten: niveau 0 en niveau -1
▪ toeschouwers theaterzaal en gebruikers vergaderzalen
o ingang: niveau +1 bovenparking via de tentoonstellingshal o toiletten: niveau +1
De aangebrachte signalisatie zal duidelijk zijn en is dwingend. Dit signalisatieplan gaat uit van
eenrichtingverkeer op zoveel mogelijk plaatsen in heel het gebouw. Gelieve de markeringen te respecteren.
Dit signalisatieplan is zo opgesteld dat het niet mogelijk is om de vergaderzalen (inclusief polyzaal) te bereiken via de hoofdingang. Gelieve dit ook duidelijk te communiceren aan alle deelnemers aan uw vergadering / activiteit.
7
• Aanvangsuur vergaderingen: 19u of 20u15
In deze coronatijd proberen we interactie tussen de deelnemers van verschillende activiteiten zoveel mogelijk te vermijden om onduidelijkheid te vermijden. Hierdoor vragen wij om vergaderingen in de borre vanaf 1 september en zolang de coronamaatregelen gelden niet te laten starten om 20u. Alle toeschouwers voor voorstellingen in de theaterzaal verzamelen, per bubbel, in de tentoonstellingshal. We willen vermijden dat de deelnemers aan vergaderingen hier tussen moeten om naar de vergaderzaal te gaan. Vandaar de keuze om de avondvergadering te laten starten om 19u of om 20u15. Wij vragen uitdrukkelijk om deze richtlijn te respecteren en goed te communiceren aan alle mensen die u verwacht voor de vergadering of activiteit.
8 de velpe
o vergaderopstelling: max 24 personen (in vierkant, projectie wordt moeilijk bij maximumcapaciteit, eens gezeten mogen de mondmaskers af, 1,5m afstand )
o vergadering zonder tafels (zonder tafels, 1,5m afstand): max 55 personen
o banketten en eetfeesten: max 84 personen (1,5m tussen de tafels, 1,5m tussen de personen van verschillende bubbels, max 10 personen per tafel). Effectief aantal personen is afhankelijk van de grootte van de bubbels.
vergadering met tafels (24p)
9 Vergadering zonder tafels (55p)
Banket / eetfestijn (84p)
10 het buurthuis
o vergaderzaal biljart
- vergaderen: 4 pers o vergaderzaal naast café
- vergaderen: 6 personen o feestzaal
- vergaderopstelling: max. 22 personen (in vierkant, projectie wordt moeilijk bij maximumcapaciteit, eens gezeten mogen de mondmaskers af),
- lezingopstelling (zonder tafels, eens gezeten mogen de mondmaskers af): max 45 personen - culturele activiteiten: 1m afstand, dragen van mondmasker is verplicht: max 77 pers
- banketten en eetfeesten: max 66 personen (1,5m tussen de tafels, 1,5m tussen de personen van verschillende bubbels, max 10 personen per tafel). Effectief aantal personen is afhankelijk van de grootte van de bubbels.
Vergadering aan tafels ( 22 pers)
11 Vergadering zonder tafels (45 pers)
Banket / eetfestijn (66p)
11 tafels van 4 = 44 pers - 11 tafels van 6 = 66 pers
12 Het stichelke
Kerkstraat 1A - 3360 Lovenjoel
! Het is Stichelke is geen zaal die beheerd wordt door de gemeente, maar door vzw ’t Stichelke.
Reservaties bij M.L. Oversteyns - tel: 016 46 06 22 - 0485 44 85 71 o Vergaderlokalen C en F
- vergaderopstelling: max 12 personen (in vierkant, projectie wordt moeilijk bij maximumcapaciteit, eens gezeten mogen de mondmaskers af, 1,5m afstand ) o Zaal A
- vergaderopstelling: max 24 personen (in vierkant, projectie wordt moeilijk bij maximumcapaciteit, eens gezeten mogen de mondmaskers af, 1,5m afstand ) - vergadering zonder tafels (zonder tafels, 1,5m afstand): max 50 personen
- banketten en eetfeesten: max 55 personen (1,5m tussen de tafels, 1,5m tussen de personen van verschillende bubbels, max 10 personen per tafel). Effectief aantal personen is afhankelijk van de grootte van de bubbels.
o Zaal D
- vergaderopstelling: max 24 personen (in vierkant, projectie wordt moeilijk bij maximumcapaciteit, eens gezeten mogen de mondmaskers af, 1,5m afstand ) - vergadering zonder tafels (zonder tafels, 1,5m afstand): max 60 personen
- banketten en eetfeesten: max 55 personen (1,5m tussen de tafels, 1,5m tussen de personen van verschillende bubbels, max 10 personen per tafel, geen keuken ter beschikking). Effectief aantal personen is afhankelijk van de grootte van de bubbels.
13 4. GEBRUIK THEATERZAAL DE BORRE
Voor het gebruik van de theaterzaal moet er rekening worden gehouden met:
1. de algemene richtlijnen en het circulatieplan van de borre 2. het basisprotocol cultuur
https://www.vlaanderen.be/cjm/sites/default/files/2020-06/basisprotocol_cultuur_20200625.pdf Concreet betekent dit
• Mondmaskers
Bij het gebruik van de theaterzaal is iedereen vanaf 12 jaar verplicht om een mondmasker of een veilig alternatief in stof te dragen. Indien dit omwille van medische redenen niet mogelijk is, kan een gelaatsscherm gedragen worden.
Het verplicht dragen van een mondmasker geldt niet voor artiesten op het podium.
Aangezien er in de theaterzaal niet gegeten of gedronken mag worden, mag het mondmasker ook niet verwijderd worden gedurende de aanwezigheid in de zaal
• Maximumcapaciteit:
Algemeen wordt een afstand van 1 m meter verplicht tussen de verschillende bubbels. Bij gebruik van de tribune dient er dus:
▪ tussen 2 bubbels , telkens 1 stoel te worden tussen gelaten
▪ alle rijen kunnen worden gebruikt
▪ maximaal aantal toeschouwers indoor: 200
Dit zorgt voor een capaciteit in de theaterzaal (met tribune) tussen de 140 en 180 personen (afhankelijk van de grootte van de bubbels)
• Ingang langs de tentoonstellingshal + verzamelen per bubbel
Om de bubbels voor voorstellingen te scheiden van de sport- en andere bubbels wordt voor het gebruik van de theaterzaal de boven-ingang gebruikt. De toeschouwers dienen dus binnen te komen langs de bovenparking/tentoonstellingshal. Dit dient goed te worden gecommuniceerd door de organisator.
Omdat de toeschouwers per bubbel zitten op de tribune is het heel belangrijk dat ze ook per bubbel de theaterzaal binnen komen. Dit gebeurt best onder begeleiding en slechts als de bubbel volledig is. Het wordt dan ook ten stelligste aanbevolen om de bubbels (per stip) te laten verzamelen in de
tentoonstellingshal en foyer (allemaal met mondmaskers op). En ze dan per bubbel te begeleiden naar hun plaatsen.
• Risicoanalyse
Vooraleer een activiteit opnieuw op te starten, is de organisator verplicht om een risicoanalyse op te maken met betrekking tot o.a. de deelnemers, de locatie, de aard van de activiteit, de verplaatsing voor, tijdens en na de activiteit, enz. Op basis van de inschatting van de risico’s kan je beslissen of het veilig (en haalbaar) is om de activiteit terug op te starten of de nodige maatregelen treffen om alles op een zo veilig mogelijke wijze te organiseren.
• Draaiboek
Je moet als organisatie voor elke (soort) activiteit een draaiboek voorzien waarin de activiteit zelf in al
14 zijn aspecten (locatieplan, materiaallijst, tijdsschema, …) en alle bijhorende veiligheidsmaatregelen worden opgenomen
• COVID-aanspreekpunt
Elke organisatie stelt een duidelijk aanspreekpunt aan, op niveau van de organisatie én activiteit. Deze persoon is voor, tijdens en na de activiteit het aanspreekpunt voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen. Deze persoon staat met naam en contactgegevens in het draaiboek.
• Inschrijvingen
Het is verplicht deelnemers aan activiteiten vooraf te laten inschrijven. Zo hou je het aantal deelnemers beheersbaar, en verzamel je de nodige gegevens van de deelnemers.
15 5. OVERZICHT MAXIMUMCAPACITEIT IN TABELVORM
MAXIMUMcapaciteit, op basis van coronamaatregelen en beschikbare ruimte Vergadering
Met tafels
Vergaderi ng Zonder tafels (lezing)
Culturele voorstelling
Banket, receptie, eetfeest
Sport- activiteit
1,5 m tss eens gezeten mogen
mondmaskers af
1,5 m tussen
1m tussen, 2m2 per pers
1,5 m tss de tafels en 1m tss de pers De borre Lokaal 2 4 pers
Lokaal 3 10 pers
Lokaal 4 16 pers 25 pers
Polyzaal 26 pers 45 pers
Theaterzaal Tribune:
max 180 Aan tafels:
20 tafels
Judozaal 15 (12+)
20 (12-) 20 (12+ zonder beweging)
danszaal 15 (12+)
20 (12-) 20 (12+ zonder beweging
sportunit 15 (12+)
20 (12-)
De velpe feestzaal 24 pers 55 pers 84 pers
buurthuis Lokaal biljart
4 pers Lokaal
tegen café
6 pers
feestzaal 22 pers 45 pers 66 pers
De Bremt Sportzaal 15 (12+)
20 (12-) 20 (12+ zonder beweging Stichelke Lokalen C
en F
12 pers
Zaal A 24 50 55
Zaal D 24 60 55
