REGELING TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
COMMISSIE BALANSMANAGEMENT
[Versie 1 januari 2021]
VERSIEBEHEER
Versie Auteur Datum Omschrijving wijziging
1.0 Derya Gunaydin 13-12-2018 Actualiseren mandaatregeling door bestuur
1.1 Derya Gunaydin 14-02-2019 Doorvoeren aanpassingen door bestuur
1.2 Derya Gunaydin 17-12-2020 Toevoegen BCP door bestuur
Inhoudsopgave
VERSIEBEHEER ... 2
1. INLEIDING ... 4
2. COMMISSIE BALANSMANAGEMENT ALGEMEEN ... 4
3. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN ... 4
3.1 BELEIDSVOORBEREIDING... 5
3.2 BELEIDSUITVOERING... 6
4. UITVOERINGSMANDAAT... 6
5. PLANNING EN CONTROL CYCLUS ... 7
6. ORGANISATIE BLAUWDRUK UITBESTEDING ... 7
6.1 Uitgangspunten ... 7
6.2 Schematische uitwerking ... 8
6.3 Toelichting op de opzet / huidige inrichting ... 8
7. ONDERSTEUNING DOOR HET BESTUURSBUREAU ... 9
8. BESLUITVORMING IN GEVAL VAN CALAMITEIT OF CRISES ... 10
9. INWERKINGTREDING ... 10
1. INLEIDING
In dit document worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Commissie Balansmanagement (CBM of commissie) beschreven. Ook wordt nader uitgewerkt hoe de ondersteuning van het bestuursbureau wordt vorm gegeven en wat het mandaat van het bestuursbureau is. Ten slotte is ook de planning- en control cyclus in dit document opgenomen.
Ter completering van dit stuk is ook de organisatieblauwdruk voor het vermogensbeheer in dit document opgenomen.
2. COMMISSIE BALANSMANAGEMENT ALGEMEEN
De commissie is een bestuurlijke commissie die wordt gevormd door minimaal twee bestuursleden van SPA. Deze commissieleden hebben stemrecht in de commissie.
De commissie heeft een vaste voorzitter. Deze wordt door het bestuur, op voordracht van het dagelijks bestuur aangewezen. Een lid van het dagelijks bestuur is uitgenodigd als toehoorder bij de commissievergaderingen. Dit in het kader van het bevorderen van een coherente besturing van het fonds.
De commissie is verantwoordelijk voor beleidsvoorbereiding en – uitvoering op het gebied van balansmanagement en daarmee voor de samenhang van de
pensioenverplichtingen en de strategische beleggingsportefeuille. Ten behoeve hiervan is de commissie tot een bepaald niveau tot besluitvorming gemandateerd. Een en ander is nader uitgewerkt in hoofdstukken 3 en 4.
De commissie wordt bijgestaan door een vaste balansmanagement adviseur. Deze is vrij om zaken aan de orde te stellen en is onafhankelijk van SPA en Achmea en
bedrijfsonderdelen van Achmea, evenals van partijen waaraan SPA werkzaamheden heeft uitbesteed.
De commissie wordt ondersteund door het bestuursbureau. Deze ondersteuning is in hoofdstuk 7 nader uitgewerkt.
De commissie rapporteert elk kwartaal aan het bestuur over de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden en het aan haar gegeven mandaat.
3. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN
De commissie balansmanagement is verantwoordelijk voor het balansmanagement inclusief financieel beheer bij SPA. Deze verantwoordelijkheid valt uiteen in twee hoofdonderwerpen, te weten: beleidsvoorbereiding en uitvoering. Voor de
beleidsterreinen die als aandachtsgebied van de commissie zijn aangemerkt, is de commissie ook verantwoordelijk voor de uitbesteding (demandmanagement) en het
3.1 Beleidsvoorbereiding
De beleidsvoorbereiding betreft de verantwoordelijkheid om voor de beleidsterreinen van het balansmanagement, het bestaande beleid periodiek te evalueren en met
voorstellen voor onderhoud en/of aanpassing van het beleid te komen. Het volgen van relevante ontwikkelingen op het gebied van vermogensbeheer en het signaleren van deze ontwikkelingen bij het bestuur is ook een taak van de commissie. Hierbij wordt verwacht dat de commissie waar nodig nieuw beleid ontwikkelt.
De meerjarige beleggingsstrategie, waaronder de normportefeuille, het tactisch asset- allocatiebeleid, bandbreedten, benchmarks en voorgenomen wijzigingen daarvan zijn hier een voorbeeld. Indien het onderwerpen betreft die “gevoelig” en/of van wezenlijke invloed kunnen zijn op de besturing van het fonds, zal de commissie tijdig het dagelijks bestuur consulteren. Het doel hiervan is dat het dagelijks bestuur input kan leveren die in de discussie van de commissie kan worden betrokken. Dit in het kader van het bevorderen van een coherente besturing van het fonds.
De beleidsterreinen zijn:
• Algemeen financieel beleid/ beheer
• Financieel pensioenbeleid:
• Premiebeleid
• Toeslagenbeleid
• Beleggingsbeleid
• Solvabiliteits- en liquiditeitsbeleid
Het aandachtsgebied van de commissie strekt zich uit over de gehele balans en staat van baten en lasten.
SPA belegt volgens het Prudent Person beginsel en heeft beleggingsovertuigingen vastgesteld. Deze dienen als leidraad en/of uitgangspunt voor SPA en dus ook de commissie balansmanagement. De commissie evalueert jaarlijks de
beleggingsovertuigingen en doet daaruit eventueel voorstellen voor aanpassing daarvan.
Het beleid van SPA is mede gebaseerd op een ALM studie. De commissie bewaakt de ontwikkeling van economische parameters in de praktijk en toetst de ontwikkelingen aan de bij de ALM gebruikte parameters. Indien gewenst of minimaal elke drie jaar start de commissie een nieuw ALM traject. In een dergelijk traject worden het plan van aanpak voor de studie, evenals de te hanteren economische uitgangspunten met het bestuur afgestemd.
Jaarlijks moet er vanuit wet- en regelgeving in het FTK een haalbaarheidstoets worden uitgevoerd. De commissie is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van deze toets.
De commissie is verantwoordelijk voor de financiële hoofdstukken van de actuariële en bedrijfstechnische nota (abtn), het financiële crisisplan en de verklaring van
beleggingsbeginselen.
3.2 Beleidsuitvoering
De beleidsuitvoering heeft betrekking op de volgende aspecten:
• Financieel beleid, met uitzondering van de uitvoering van het premiebeleid en toeslagenbeleid.
• Uitvoering van het vermogensbeheer volgens het beleggingsplan
• Aansturen van het vermogensbeheer:
• Uitvoering van het beleggingsplan
• Accorderen van voorstellen voor aanstelling (waaronder vervanging) van vermogensbeheerders
• Monitoren of de uitvoering van de strategische asset-allocatie
overeenkomt met het strategisch beleid zoals vastgesteld door het bestuur
• Het monitoren van de performance van de relevante mandaten ten opzichte van de specifieke benchmarks uit het beleggingsbeleid
• Aansturen uitbesteding vermogensbeheer en bewaarneming, compliance monitoring, collateral management, performance meting en reconciliaties
• Monitoring en beoordeling van strategische risico’s en bijbehorende
beheersingsmaatregelen uit het risicobeleidsplan behorend bij deze commissie:
• Solvabiliteitsbeheer (beheersingscategorie)
• Matching, rente en valutarisico
• Marktrisico
• Kredietrisico
• Verzekeringstechnisch risico
• Uitbestedingsrisico (waaronder IT-risico)
• Het monitoren en rapporteren over de (niet-)financiële risico’s voor zover deze betrekking hebben op het financieel beleid (waaronder het beleggingsbeleid en verzekeringstechnisch beleid) en de uitvoering hiervan.
De commissie voert deze taken uit met in achtneming van het uitbestedingsmodel. Op de beleidsterreinen heeft de commissie een signalerende functie naar het bestuur.
4. UITVOERINGSMANDAAT De commissie is gemandateerd tot:
• Besluitvorming over invullingen en/of keuzes binnen het door het bestuur vastgestelde beleggingsplan
Een en ander inclusief:
• Besluitvorming over wijzigingen en aanstelling van uitvoerende vermogensbeheerders
• Deze besluiten worden voor een tweedelijnsbeoordeling aan de
commissie risicomanagement voorgelegd. Bij zwaarwegende bevindingen en of bezwaren wordt het besluit alsnog aan het bestuur voorgelegd.
• Sturing geven aan de uitvoering van de beleggingen op ad hoc basis indien de situatie daartoe noodzaakt (in tijden van economische stress of in bijzondere gevallen) in overleg met het dagelijks bestuur
• Besluitvorming over het rente-, beleggings- en valutarisico conform het vastgestelde beleggingsbeleid
• Besluitvorming over rebalancing conform het vastgestelde beleggingsbeleid (in geval beleggingen zich niet binnen de tactische bandbreedte bevinden)
• Accordering van beleggingsrichtlijnen van de fiduciair beheerder en
mandaatrichtlijnen van vermogensbeheerders, voor zover deze aansluiten bij het beleggingsplan en passen binnen het vastgestelde beleggingsbeleid. Na
accordering door de commissie, wordt door het dagelijks bestuur de formele ondertekening uitgevoerd
• De commissie is gemandateerd om kosten voor transities voortvloeiend uit het beleggingsplan te accorderen
• De commissie is binnen de kaders van de begroting gemandateerd extern advies in te winnen.
5. PLANNING EN CONTROL CYCLUS
SPA heeft voor het plannen en bewaken van de activiteiten een jaarplan opgesteld inclusief een actielijst. De uitvoering daarvan wordt bewaakt in de commissie.
In het jaarplan wordt in ieder geval aandacht besteed aan de evaluatie van het beleid en de uitvoering alsmede de uitbesteding. Ook wordt aangegeven waar vanuit
risicomanagement de speerpunten liggen.
6. ORGANISATIE BLAUWDRUK UITBESTEDING 6.1 Uitgangspunten
De uitgangspunten die voor de inrichting van het vermogensbeheer zijn en worden gehanteerd zijn de volgende:
1. De opzet moet passen bij wat SPA (bestuurlijk) aan kan sturen.
2. Geen operationele vermogensbeheertaken binnen SPA.
3. In de opzet moeten logischerwijs te bundelen activiteiten gebundeld worden uitbesteed.
4. De opzet moet voldoende en logische countervailing-power creëren tussen partijen. Daarbij wordt gestreefd naar een optimum tussen risicobeperking en efficiency.
5. Uitgangspunt is een Fiduciair Management model. Dat wordt als volgt
geïnterpreteerd: in beginsel is alles onderbrengen bij één partij handig tenzij:
a. Er sprake is van dubbele petten (onvoldoende functiescheiding) bij de fiduciaire partij (in potentie zijn de belangen van de beheerder en SPA niet gelijk gericht.
b. Fiduciair niet de “beste” partij op elk vlak is. Markconformiteit op het gebied van prijs én kwaliteit moeten worden gewaarborgd.
c. Er vindt in beginsel geen vermogensbeheer plaats bij de fiduciaire manager. Er geldt een uitzondering indien dat vanuit efficiency en of governance redenen tot een betere invulling leidt. Marktconformiteit van kwaliteit en prijs zijn hierbij weer een randvoorwaarde.
d. SPA heeft geen aansturende relatie met de door de Fiduciair geselecteerde partijen. De Fiduciair werkt met de beheerders op basis van een Power of attorney (POA)
6.2 Schematische uitwerking
6.3 Toelichting op de opzet / huidige inrichting
ALM / Balansmanagement en Managerselectie ziet SPA als twee verschillende
activiteiten. Daardoor is de mogelijkheid gecreëerd om deze twee taken ook expliciet en los van elkaar te kunnen beoordelen.
Het beheer van de matchingsportefeuille (staatsobligaties kernlanden) is marktconform aan de vermogensbeheerder van de fiduciair beheerder uitbesteed. Hiermee is het
op het renterisico gecreëerd. Beheer van de belangrijkste beleggingen binnen de matchingsportefeuille is met het beheer van de derivaten in één keten belegd.
In de opzet is een moderne inrichting van de bewaarfunctie gerealiseerd. Belangrijke aspecten daarbij zijn:
1. De custodian (KASBANK) voert het official book of record en is verantwoordelijk voor reconciliatie van holdings en rendementen. Dit tussen de administratie en de beheerders, waaronder de fiduciair beheerder voor het totaal.
2. Door het verder optuigen van de bewaarfunctie is een natuurlijk tegengewicht tegen de daadwerkelijke fiduciaire vermogensbeheerfuncties gecreëerd. Dit ter verhoging van de kwaliteit en de beheersbaarheid.
3. Afspraken over reconciliatie tussen de administrateur (voert de officiële administratie) en vermogensbeheerder(s) zijn vastgelegd in de Service Level Agreement tussen SPA en KASBANK. Deze is vanuit dat perspectief mede ondertekend door Syntrus Achmea Vermogensbeheer.
7. ONDERSTEUNING DOOR HET BESTUURSBUREAU
De cluster Balansmanagement kent activiteiten die gespiegeld zijn aan de commissiestructuur van het bestuur. De cluster bevat daarom de volgende aandachtsgebieden:
• Secretariaat commissie
• Risicomanagement (van de relevante risico’s)
• Business control (inclusief uitbestedingsmanagement)
• Financieel beleid
• Actuarieel beleid
• Vermogensbeheer
Binnen het bestuursbureau zijn de volgende functionarissen voor deze werkzaamheden opgesteld:
- Secretaris commissies. Verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de commissie
- Manager Investments en control. Verantwoordelijk voor de regie en de inhoudelijke kwaliteit. En is verantwoordelijk voor de aansturing van de vermogensbeheer organisatie (beleidsvoorbereiding en –implementatie) - Financial Officer. Verantwoordelijk voor aansturing van het financiële en
actuariële beheer en de uitvoering van de administratie
- Risicomanager. Heeft voor het risicomanagement een faciliterende en toetsende rol.
Daar waar specifieke kennis en/of kunde wordt gevraagd of nodig is, wordt deze extern ingehuurd. Ondersteuning op actuarieel gebied wordt gegeven door het actuariaat van de pensioenuitvoerder en de vaste adviserend actuaris van SPA. Op afroep wordt beleggingsexpertise ingehuurd.
Bij de uitvoering van de werkzaamheden wordt door deze functionarissen samen gewerkt aan het balansmanagement van het pensioenfonds. Door deze samenwerking worden kwaliteit en continuïteit gewaarborgd.
8. BESLUITVORMING IN GEVAL VAN CALAMITEIT OF CRISES
Bij het uitbreken van een calamiteit of crisis kan het Bedrijfscontinuïteitsteam (BCT) ingesteld worden. Besluitvorming over calamiteit of crisis onderwerpen vindt
gedurende de periode dat het BCT operationeel is, plaats door het BCT onder advisering van de relevante commissies. Zodra het BCT is ontbonden geldt de reguliere bestuurlijke besluitvorming zoals geborgd in de statuten en mandaatregelingen.
9. INWERKINGTREDING
Deze regeling is in werking getreden op 1 juli 2014 en voor het laatst gewijzigd per 1 januari 2021.
