Diagnose-instrument
voor het beoordelen van
verandervermogen van thuiszorgorganisaties
(prototype)Dit prototype is ontwikkeld in het kader van het afstudeeronderzoek voor het verkrijgen van het doctoraal bedrijfskunde
aan de Rijksuniversiteit Groningen.
De titel van het afstudeeronderzoek is:
´Ingekaderd verandervermogen´
Auteur: Geke Blokzijl Studentnummer: 1412531
Eerste begeleider: Mw. Dr. J.F.J. Vos Tweede begeleider: Mw. Drs. H.P. van Peet
Inhoudsopgave
Inleiding ... - 2 - Deel 1. ... - 4 - 1. De organisatie ... - 4 - 1.1. De opdrachtgever ... - 4 - 1.2. Organisatie en stakeholders ... - 5 - 1.3. Samenstelling organisatie ... - 5 -1.4. Historie en levensloop van de organisatie ... - 6 -
Deel 2 ... - 8 -
1. Vooraf ... - 8 -
1.1. De geïnterviewde ... - 8 -
2. Kritische succesfactor visie en strategie ... - 10 -
2.1. Vragen t.b.v. visie en strategie:... - 11 -
3. Kritische succesfactor marktgerichte houding... - 13 -
3.1. Vragen t.b.v. marktgerichte houding ... - 14 -
4. Kritische succesfactor bestuurbare organisatie ... - 16 -
4.1. Vragen t.b.v. bestuurbare organisatie ... - 17 -
5. Kritische succesfactor systemen ... - 20 -
5.1. Vragen t.b.v. systemen... - 21 -
6. Kritische succesfactor technologie ... - 23 -
6.1. Vragen t.b.v. technologie ... - 24 -
7. Kritische succesfactor competent management ... - 25 -
7.1.Vragen t.b.v. competent management... - 26 -
8. Kritische succesfactor competente medewerkers ... - 28 -
8.1. Vragen t.b.v. competente medewerkers... - 29 -
9. Kritische succesfactor financiële middelen ... - 30 -
9.1. Vragen t.b.v. financiën... - 31 -
10. Kritische succesfactor democratische en participerende besluitvorming ... - 32 -
10.1.Vragen t.b.v. democratische en participerende besluitvorming... - 33 -
11. Kritische succesfactor beleving van veranderingen in de organisatie ... - 34 -
Bijlage 1
Diagnose-instrument voor het beoordelen van
verandervermogen in thuiszorgorganisaties (prototype)
Inleiding
Het nu voor u liggende prototype van een diagnose-instrument voor het beoordelen van verandervermogen van thuiszorgorganisaties, is in 2007 ontwikkeld in het kader van een afstudeeronderzoek voor het doctoraal bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen. Deze versie van het diagnose-instrument betreft een prototype en dient nader in de praktijk getest en geëvalueerd te worden. Het diagnose-instrument is bedoeld om in de organisatie adviespraktijk te gebruiken en claimt een beoordeling van het verandervermogen van de onderzochte thuiszorgorganisatie te geven.
Bij het onderzoeken van de organisatie op verandervermogen is het belangrijk vooraf in kaart te brengen wie sleutelfiguren zijn en wie daarom geïnterviewd moet worden. Antwoorden dienen op het niveau van RvB/directie, tactisch, operationeel
management en uitvoering gegeven te worden. Reden daarvan is dat de mate van verschil in antwoorden iets zegt over de congruentie van de organisatie. Met congruentie wordt de samenhang en eenheid in de organisatie bedoeld. Naarmate management en medewerkers hetzelfde bedoelen en dezelfde visie op de organisatie en het werk hebben, is de congruentie van de organisatie hoger. Uitgangspunt is dat een congruente organisatie beter bestuurbaar is. In het diagnose-instrument worden verschillende kritische succesfactoren van veranderingsvermogen uitgewerkt. Vragen die voor de thuiszorg gelden, dienen soms geïnventariseerd te worden bij andere organisatieonderdelen. Zo ontstaat hoor en wederhoor tussen organisatieonderdelen en dus vergelijking op horizontaal niveau in de organisatie. Ditzelfde geldt voor de verticale niveaus. Vragen aan de RvB worden ook op een lager managementniveau tot zelfs uitvoerend niveau van medewerkers gesteld. Hierdoor kan van verschillende kanten een beeld van kritische succesfactoren van het verandervermogen ontstaan. Voorafgaand aan de interviews is het van belang in kaart te brengen hoe de thuiszorg onderdeel is van de totale organisatie. In grote reguliere thuiszorgorganisaties is de thuiszorg vaak een onderdeel van meer producten. Door grotere organisaties wordt eveneens ouder en kindzorg (jeugdgezondheidszorg), kraamzorg en preventie als gezondheidsbevordering en opvoeding, uitgevoerd. Daarnaast zijn sommige
thuiszorgorganisaties gefuseerd met verpleeg- en verzorgingshuizen of ziekenhuizen. Om de onderlinge interdependenties (afhankelijkheid en samenhang) van de
organisatieonderdelen in kaart te brengen, is het van belang te omschrijven hoe de wisselwerking van thuiszorg met andere onderdelen van de organisatie als P&O, financiën en bijvoorbeeld ICT is. Daarover worden in het tweede deel van het diagnose-instrument vragen gesteld.
Het diagnose-instrument bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel dient bij opdrachtverlening met de opdrachtgever ingevuld te worden en betreft het
Het tweede onderdeel wordt ingevuld tijdens het interviewen van management, staf en medewerkers uit het primaire proces van de thuiszorg. Dit tweede onderdeel van het instrument is ingedeeld naar 10 kritische succesfactoren van verandervermogen van thuiszorgorganisaties, die tijdens het afstudeeronderzoek werden bepaald. Voor elk van de kritische succesfactoren zijn een aantal indicatoren opgesteld die richting geven aan de inhoud van de vragen.
Mocht de geïnterviewde de vragen niet begrijpen dan kan de interviewer
verduidelijkende vragen stellen. In het kader van doorontwikkeling en evaluatie van het diagnose-instrument is het zinvol deze verduidelijkende vragen te registreren.
In het huidige stadium van de ontwikkelfase van het instrument is het van belang de diverse hiërarchische lagen, staf en medewerkers van het primaire proces te
interviewen. Dit ter voorkoming van een onvolledige diagnose.
In het diagnose-instrument is per onderdeel wisselend gekozen voor het stellen van open en gesloten vragen. Reden daarvan is dat wordt gevraagd meningen of oordelen en feiten. In het huidige ontwikkelstadium van het instrument is nog onduidelijk of het mondeling interviewen overgenomen, geheel dan wel gedeeltelijk, door het schriftelijk interviewen of enquêteren. Ook dit wordt meegenomen in de evaluatie van het instrument.
Een eventueel format voor het opstellen van de diagnose van verandervermogen dient nog ontwikkeld te worden. Het opstellen van het diagnoserapport van
Deel 1.
1. De organisatie
In dit deel van het diagnose instrument wordt bij de opdrachtgever geïnventariseerd welke specifieke kenmerken de organisatie heeft. Onderwerpen daarbij zijn gericht op de historie van de organisatie, organisatiestructuur, relatie met toezichthouders, cliëntenraad en ondernemingsraad, gemiddelde leeftijd in de organisatie, gemiddeld duur van dienstverband in organisatie, reactie op eerder veranderingen en
omgevingskenmerken. 1.1. De opdrachtgever 1. Geslacht □ Vrouw □ Man 2. Leeftijd __________ 3. Plaats in de organisatie □ RvB namelijk ___________ □ Directie namelijk ___________
□ Tactisch management, namelijk ___________
□ Staf, namelijk ___________
□ Anders, namelijk ___________
4. Hoe lang is opdrachtgever werkzaam in deze organisatie? 5. Wat is achtergrond in opleiding en eerdere functies? 6. Aan hoeveel medewerkers geeft opdrachtgever leiding?
7. Is deze inventarisatie naar het verandervermogen van de organisatie ingegeven door een aanstaande verandering?
□ Nee
□ Ja, namelijk _________________
Volgende vragen invullen indien een aanstaande verandering gepland is. 8. Heeft de verandering op enige wijze effect op de functie van de
opdrachtgever? □ Nee
□ Ja, namelijk ___________
1.2. Organisatie en stakeholders
1. Welke oorsprong heeft de organisatie? □ Regulier
□ Commercieel
□ Anders, _____________
2. Welke rechtsvorm heeft de organisatie? □ BV
□ Stichting
□ Anders, namelijk ________
3. Op welke wijze is het toezicht van de organisatie georganiseerd? (meerdere antwoorden mogelijk)
□ Niet
□ Raad van Toezicht
□ Raad van Commissarissen □ Cliënten raad
□ Ondernemingsraad □ Anders ____________
Indien het toezicht is georganiseerd
4. Hoe omschrijft u de relatie van de RvB/directie met de toezichthouders in het kader van verandervermogen?
5. Hoe is de relatie van de RvB/directie met de cliëntenraad in het kader van verandervermogen?
6. Hoe is de relatie van de RvB/directie met de OR in het kader van verandervermogen?
1.3. Samenstelling organisatie
1. Uit welke organisatieonderdelen bestaat de organisatie?
2. Heeft de organisatie in de laatste 10 jaar een (juridische) samenwerking gerealiseerd met andere zorgorganisaties?
a. Nee
3. Zijn er belangen in andere zorgorganisaties? a. Nee
b. Ja, namelijk _________
4. Hebben die belangen of fusies op enige wijze effect gehad op de samenstelling van de recente organisatie?
a. Nee, want _________ b. Ja, want __________
5. Op welke wijze is de organisatie georganiseerd? a. Divisie
b. Product c. Geografie
d. Anders, namelijk _________
6. Hoe ziet het organogram eruit?
7. Hoeveel medewerkers in aantal en fulltime eenheden heeft de organisatie? 8. Hoe zijn de managementlagen georganiseerd?
9. Op welke wijze wordt gestuurd? a. Op budget
b. Op output
c. Op resultaatverantwoordelijkheid d. Anders, namelijk _____________
10. Hoe wordt de sturing van de organisatie georganiseerd? (hoe ziet de beleidscyclus eruit?)
11. Hoe is het samenspel tussen staf en lijn georganiseerd? De volgende vraag invullen indien een verandering gepland is: 12. Hoeveel medewerkers in aantal en FTE heeft het te veranderen
organisatieonderdeel of de te veranderen organisatieonderdelen?
1.4. Historie en levensloop van de organisatie
1. Wanneer is de organisatie opgericht?
2. Omschrijft u eens het levensverhaal van de organisatie?
5. Wat zijn dieptepunten in het levensverhaal van de organisatie? 6. Hoe kan de huidige fase van de organisatie worden omschreven? 7. Heeft de organisatie veranderingen in het verleden meegemaakt?
□ Nee
□ Ja, namelijk ______________
Volgende vragen invullen indien de organisatie veranderingen in het verleden heeft meegemaakt.
8. Hoe is in de organisatie gereageerd op de veranderingen? 9. Zijn veranderingen in het verleden wel eens mislukt?
□ Nee □ Ja
10. Zo ja, situatie en reden omschrijven.
De volgende vraag invullen indien een verandering gepland staat:
11. Wat is uw verwachting t.a.v. de wijze waarop de verandering de levensloop zal beïnvloeden?
Deel 2
1. Vooraf
In dit deel van het diagnose-instrument worden vragen gesteld aan de hand van de 10 kritische succesfactoren van verandervermogen van thuiszorgorganisaties die in het afstudeeronderzoek gevonden zijn. Per kritische succesfactor wordt de
begripsbepaling weergegeven en de daarbij behorende indicatoren. De gestelde vragen zijn gericht op de indicatoren. Daar waar de geïnterviewde de vragen niet begrijpt dienen aanvullende vragen gesteld te worden gericht op de betreffende indicator. In het kader van de evaluatie van dit instrument zijn dergelijke aanvullende vragen van belang om te registreren.
De vragen zijn geschikt voor de interviews met management, uitvoerende
medewerkers en staf. In dit prototype van het instrument wordt aan de interviewer, organisatieadviseur overgelaten in te schatten welke vragen voor welke lagen in de organisatie niet van toepassing zijn.
Bij de start van elk interview wordt een algemeen deel ingevuld over de kenmerken van de geïnterviewde. 1.1. De geïnterviewde 1. Geslacht □ Vrouw □ Man 2. Leeftijd __________ 3. Plaats in de organisatie □ RvB namelijk ___________ □ Directie namelijk ___________
□ Tactisch management, namelijk ___________ □ Operationeel management, namelijk ___________
□ Staf, namelijk ___________
□ Uitvoering namelijk ___________
□ Anders, namelijk ___________
4. Hoe lang is geïnterviewde werkzaam in deze organisatie? 5. Wat is achtergrond in opleiding en eerdere functies? 6. Aan hoeveel medewerkers geeft geïnterviewde leiding?
7. Is deze inventarisatie naar het verandervermogen van de organisatie ingegeven door een aanstaande verandering?
□ Nee
Volgende vragen invullen indien een aanstaande verandering gepland is.
8. Heeft de verandering op enige wijze effect op de functie van de geïnterviewde?
□ Nee
□ Ja, namelijk ___________
9. Wat is de mening van de geïnterviewde over de reden van de verandering? 10. Wat is de mening van de geïnterviewde over de gevolgen van de verandering?
2. Kritische succesfactor visie en strategie
De begripsbepaling van de kritische succesfactor visie en strategie is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt
omschreven:
‘De visie en strategie is gecommuniceerd in de organisatie, wordt breed gedragen en geeft richting aan de toekomst van de organisatie.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management thuiszorg, staf, uitvoerend personeel en OR.
Visie en strategie
Richting gevend aan de toekomst van de organisatie
2.1. Vragen t.b.v. visie en strategie:
1. Is de missie en visie van de organisatie geformuleerd? □ Nee (ga door naar vraag …….)
□ Ja
2. Op welke wijze is de missie en visie geformuleerd? □ Mondeling
□ Schriftelijk
□ Anders, namelijk __________ 3. Hoe zijn de missie en de visie ontwikkeld?
□ Door de RvB
□ In samenwerking met de hele organisatie □ Anders, namelijk ___________
4. Op welke wijze is de missie en visie in de organisatie gecommuniceerd? □ Is niet gecommuniceerd
□ Schriftelijk, namelijk __________ □ Mondeling, namelijk__________ □ Beide, namelijk_____________ □ Anders, namelijk _________
5. Op welke wijze merkt u draagvlak voor de missie en de visie in de organisatie?
□ De missie en visie zijn wel omschreven, maar ik merk geen draagvlak □ Ik merk draagvlak door ____________
6. Op welke wijze worden de missie en de visie in de organisatie uitgedragen? □ De missie en de visie worden niet in de organisatie uitgedragen □ De missie en visie worden op de volgende manier
uitgedragen_________
7. Is er een meerjarenbeleidplan (of ondernemingsplan) geformuleerd? □ Nee
□ Nee, maar we gaan ___________starten
□ Ja, looptijd van het plan is van _______ tot ____ 8. Is de strategie van de organisatie u duidelijk?
□ Nee
□ Beetje, namelijk_________ □ Ja, de strategie is _______
9. Zijn doelen voor de toekomst in het meerjarenbeleidplan geschreven? □ Nee
10. Worden jaarplannen vanuit op het meerjarenbeleidplan geschreven? □ Nee
□ Nee, maar we gaan ________starten Ja, sinds_________
11. Op welke wijze is het meerjarenbeleidplan gecommuniceerd? □ Is niet gecommuniceerd
□ Schriftelijk, namelijk __________ □ Mondeling, namelijk__________ □ Beide, namelijk_____________ □ Anders, namelijk _________
12. Op welke wijze merkt u draagvlak voor de strategie in de organisatie? □ De strategie is wel omschreven, maar ik merk geen draagvlak □ Ik merk draagvlak door ____________
13. Op welke wijze wordt de strategie in de organisatie uitgedragen? □ De strategie wordt niet in de organisatie uitgedragen
□ De strategie wordt op de volgende manier uitgedragen_________ 14. Kunt u zeggen dat de hele organisatie graag bij wil dragen aan de strategie?
□ Nee
3. Kritische succesfactor marktgerichte houding
De begripsbepaling van de kritische succesfactor marktgerichte houding is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Een marktgerichte houding van de organisatie bestaat uit een open focus op de ontwikkelingen in de omgeving, een daarbij passend anticiperend beleid in strategie en uitvoering, welke ondersteund wordt door een ondernemingsgerichte cultuur.’ Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch
weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management thuiszorg, staf, uitvoerend personeel en OR.
Marktgerichte houding
Open focus op de omgeving
Volgen van ontwikkelingen in de omgeving
Anticiperend beleid in strategie en uitvoering
3.1. Vragen t.b.v. marktgerichte houding
1. Zijn er onlangs nieuwe thuiszorgaanbieders op de markt gekomen? □ Nee
□ Ja, namelijk ________ □ Weet niet
2. Zijn er initiatieven op het gebied van fusie in de markt te zien? □ Nee
□ Ja, namelijk ________ □ Weet niet
3. Werkt de organisatie (of het organisatieonderdeel) samen met andere zorgaanbieders?
□ Nee
□ Ja, namelijk met________ □ Weet niet
4. Is de organisatie op dit moment in een fusie of andere juridische samenwerking betrokken?
□ Nee
□ Ja, namelijk met ________ □ Weet niet
5. In welke (zorg)netwerken bent u betrokken?
6. Op welke wijze worden de ontwikkelingen in de omgeving meegenomen in de organisatie?
□ Worden niet meegenomen □ Weet niet
□ Worden op de volgende manier meegenomen ________
7. Op welke wijze wordt de strategie beïnvloedt door de ontwikkelingen in de omgeving?
□ Wordt niet door externe ontwikkelingen beïnvloedt
□ Wordt niet door externe ontwikkelingen beïnvloedt, wij beïnvloeden de ontwikkelingen in de omgeving, want__________
□ Weet niet
□ Wordt op de volgende manier beïnvloedt ________
8. Welke niveaus (management en uitvoering) zijn betrokken bij het maken van samenwerkingsafspraken met andere zorgorganisaties.
9. Welke niveaus (management en uitvoering) zijn betrokken bij het maken van samenwerkingsafspraken met andere organisaties?
□ Alle niveaus, namelijk ______ □ Alleen management, namelijk _____ □ Alleen uitvoerend niveau, want _________ □ Weet niet
10. Wie voert de contractbesprekingen met het zorgkantoor □ RvB/directie
□ Tactisch management □ Anders, namelijk ________
11. Wie onderhoudt de contacten gebied van de WMO met de gemeenten? □ RvB/directie
□ Tactisch management □ Operationeel management □ Anders, namelijk ________ 12. Wie onderhandeld met PGB cliënten?
□ RvB/directie
□ Tactisch management □ Operationeel management
□ Uitvoerende medewerkers, namelijk ______ □ Anders, namelijk____________
13. Hoe wordt door uzelf op ontwikkelingen in de markt gereageerd? □ Niet, want__________
□ We reageren door _________
14. Hoe wordt door uw organisatie onderdeel op ontwikkelingen in de markt gereageerd?
□ Niet, want__________ □ We reageren door _________
15. Wat vindt u van de ontwikkelingen in de zorgmarkt?
16. Wat vinden uw medewerkers van de ontwikkelingen in de zorgmarkt? 17. Wat vindt uw manager van de ontwikkelingen in de zorgmarkt?
18. Hoe blijft u op de hoogte van de ontwikkelingen in de gezondheidszorg? 19. Wat vindt de staf van de ontwikkelingen in de zorgmarkt?
20. Vindt u dat de organisatie een ondernemende houding heeft? □ Nee, want_____
□ Ja, want_________
4. Kritische succesfactor bestuurbare organisatie
De begripsbepaling van de kritische succesfactor bestuurbare organisatie is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Een bestuurbare organisatie omvat doelmatig en optimaal georganiseerde primaire processen, planning en controlesystemen, besluitvormingsprocessen en
coördinatiemechanismen.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management thuiszorg, staf en uitvoerend personeel.
4.1. Vragen t.b.v. bestuurbare organisatie
1. Kunt u een organogram van de organisatie tekenen? 2. Hoe ziet daarbij de managementstructuur eruit? 3. Hoe ziet de verdeling van bevoegdheden eruit? 4. Zijn de bevoegdheden vastgelegd?
□ Nee
□ Ja, namelijk ____________
5. Komen de werkelijke en feitelijke afspraken met elkaar overeen? □ Ja
□ Nee, want _____________ □ Gedeeltelijk, want _______
6. Indien de werkelijke en feitelijke afspraken niet met elkaar overeenkomen, wat gebeurt daarmee?
□ Nvt
□ Dat wordt niet aangepakt
□ Dat wordt op de volgende manier aangepakt _____maar heeft geen effect, want______
□ Dat wordt op de volgende manier aangepakt ________ 7. Op welke wijze verlopen besluitvormingsprocessen op uw afdeling?
8. Hoe beoordeelt u deze besluitvormingsprocessen op een schaal van 1 tot 10?
9. Kunt u invloed uitoefenen op de besluitvormingsprocessen van uw afdeling? □ Nee
□ Ja, namelijk __________ □ Soms, namelijk ________
10. Hoe is de samenwerking met het management (indien u manager bent, de vraag beantwoorden ten opzichte van het hoger gelegen management)?
□ Goed □ Matig □ Neutraal □ Slecht
11. Geef een cijfer op de schaal van 1 tot 10 voor de samenwerking met het management van:
□ Nvt
□ Dezelfde hiërarchische lijn □ Hoger gelegen management □ Lager gelegen management □ Management in de staf □ Anders, namelijk _________
12. Met welke stafafdelingen wordt samengewerkt? □ Met niemand, wij doen alles zelf
□ Met P&O □ Met ICT
□ Met de afdeling financiën □ Met de administratie □ Met communicatie
□ Anders, namelijk _______
13. Geef een cijfer op de schaal van 1 tot 10 voor de samenwerking met de stafafdelingen
□ Nvt, wij werken zelfstandig □ P&O □ ICT □ Financiën □ Administratie □ Communicatie en voorlichting □ Anders, namelijk
14. Ontvangt u management informatie?
□ Nee, dat hebben wij niet (ga door naar vraag 16)
□ Nee, dat is nog in ontwikkeling (ga door naar vraag 16) □ Ja, soms en actueel
□ Ja, soms en niet actueel
□ Ja, op gezette tijden maar niet actueel □ Ja, op gezette tijden en actueel
15. Ontvangt u de juiste management informatie (de juiste kengetallen) om in uw werk te kunnen sturen?
□ Ja
□ Nee, want ____________
16. Met welke andere organisatieafdelingen wordt samengewerkt? □ Met niemand, wij werken zelfstandig
□ Kraamzorg □ Thuiszorg
17. Geef een cijfer op de schaal van 1 tot 10 voor de samenwerking met andere organisatieonderdelen
□ Nvt, wij werken zelfstandig □ Kraamzorg
□ Thuiszorg
□ Gezondheidsvoorlichting en opvoeding (GVO) □ Diëthetiek
□ Anders, namelijk _______
18. Waar zijn verbeteringen in de samenwerking tussen thuiszorg en staf mogelijk?
5. Kritische succesfactor systemen
De begripsbepaling van de kritische succesfactor systemen is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven: ‘Systemen zijn, binnen de kaders zodanig flexibel ingericht dat zij administratieve processen, HRM methodieken en ICT faciliteren.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij management en uitvoerend personeel thuiszorg, ICT, P&O en administratie
Systemen
Faciliteren van administratieve processen georganiseerde
Faciliteren van HRM methodieken
5.1. Vragen t.b.v. systemen
ICT systemen
1. Met welke ICT systemen heeft de organisatie te maken?
a. Primair proces (niet geplande zorg, alarmering, webcam)?
b. Administratieve organisatie (registratie, facturering, AZR, Zotoweb)? c. HRM processen (functiewaardering, beoordeling, beloning)?
d. Management informatie (tijdigheid, betrouwbaarheid)? e. Anders, namelijk
2. Hoe verloopt het werken met deze systemen? (per systeem antwoorden) □ Goed
□ Matig □ Niet goed □ Slecht HRM-systemen
3. Hanteert de organisatie de CAO thuiszorg? □ Nee, (ga door naar vraag 6)
□ Ja
4. Voert de organisatie het FWG (Functie Waardering Gezondheidszorg) systeem?
a. Nee
b. Nee, maar is wel gepland voor _____ c. Ja, sinds_____________
5. Is er een beoordeling en beloningsbeleid? □ Nee
□ Nee, maar wel functioneringsgesprekken
□ Ja er zijn beoordelinggesprekken, maar geen beloningsbeleid □ Ja beide
□ Anders, namelijk _________
6. Is er een procedure voor werving en selectie op de verschillende niveaus? □ Nee
□ Nee, is in ontwikkeling
□ Ja, beschreven in ___________
7. Wie zijn betrokken bij de werving en selectie? □ Alleen P&O
□ Alleen management
8. Is er een opleidingsbeleid? □ Nee
□ Nee, is in ontwikkeling □ Ja
9. Hoeveel procent van het personeelsbudget gaat naar opleidingen? 10. Wordt volgens de regels van HKZ, BIG etc opgeleid?
□ Nee □ Ja
□ Deels, want ______
11. Is het opleidingbeleid geïntegreerd met de jaarplannen? □ Nee
□ Ja
□ Deels, want ______
12. Hoe is de ‘plan-do-check-act’ cyclus in HRM instrumenten georganiseerd? □ Niet
□ Gedeeltelijk want, ______ □ Volledig, want___________ Administratieve processen
13. Welke administratieve processen gelden voor de thuiszorg?
14. Welke administratieve processen worden door thuiszorgmedewerkers uitgevoerd?
15. Welke administratieve processen worden door de administratie uitgevoerd? 16. Hoe vindt de thuiszorg dat de administratieve processen verlopen?
17. Hoe vindt de administratie dat de administratieve processen met de thuiszorg verlopen?
Volgende vragen invullen als er een verandering gepland staat 18. Op welke wijze heeft de verandering effect op de systemen? 19. Op welke wijze hebben de systemen effect op de verandering?
6. Kritische succesfactor technologie
De begripsbepaling van de kritische succesfactor technologie is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven: ‘Technologie is zodanig flexibel dat zij gericht is op het ondersteunen van
administratieve processen en primaire processen in de thuiszorg.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij management en uitvoerend personeel thuiszorg, ICT en administratie.
Technologie
Gericht op het flexibel faciliteren van
administratieve processen
6.1. Vragen t.b.v. technologie
1. Met welke technologie heeft de organisatie te maken? T.a.v. primair proces:
T.a.v. administratieve processen:
Anders, namelijk
2. Hoe flexibel is de technologie t.a.v. de primaire processen? □ Niet flexibel, want__________
□ Matig flexibel, want _________ □ Redelijk flexibel, want _________ □ Flexibel, want ____________
3. Hoe flexibel is de technologie t.a.v. administratieve processen? □ Niet flexibel, want__________
□ Matig flexibel, want _________ □ Redelijk flexibel, want _________ □ Flexibel, want ____________
4. Hoe flexibel is de technologie t.a.v. anders __________ □ Niet flexibel, want__________
□ Matig flexibel, want _________ □ Redelijk flexibel, want _________ □ Flexibel, want ____________
7. Kritische succesfactor competent management
De begripsbepaling van de kritische succesfactor competent management is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Competent management heeft voldoende variëteit van en snelheid in handelen als manager, focus op de omgeving en een ondernemende en proactieve houding, is betrokken bij medewerkers en primaire processen en realiseert vertrouwen voor de keuzen die zij maakt.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management en uitvoerend personeel thuiszorg en staf.
Competent management
Variëteit in handelen
Snelheid van handelen
7.1. Vragen t.b.v. competent management
vertrouwen in management en betrokkenheid van medewerkers: cultuuraspecten en de vooruitstrevendheid en veranderingsbereidheid van het personeel,
1. Door welke managementlaag wordt aan u leidinggegeven □ Strategisch, namelijk _________
□ Tactisch, namelijk _________ □ Operationeel, namelijk _________ 2. Hoe wordt aan u leiding gegeven?
□ Voornamelijk sturend (taakgericht/instrueren) □ Sturend en ondersteunend (consulteren)
□ Voornamelijk ondersteunend (relatiegericht/participeren) □ Geen van beiden (delegeren)
□ Anders, namelijk _________
3. Hoe wordt aan u leiding gegeven in verschillende situaties? □ Altijd op dezelfde manier, namelijk _____
□ Wisselend tussen _________
□ Afhankelijk van de situatie, namelijk ______ □ Weet niet
4. Heeft u vertrouwen in uw manager? □ Nee
□ Neutraal □ Ja
□ Toelichting ________
5. Hoe beoordeelt u uw manager op een schaal van 1 tot 10? 6. Op welke wijze is uw manager betrokken bij uw werk? 7. Heeft uw manager voldoende tijd voor u?
8. Heeft uw manager voldoende tijd om te reageren op acute situaties?
De volgende vragen invullen als u zelf manager bent 5. Welke opleidingen heeft u gevolgd?
6. Waar liggen uw de grenzen in sturingsmogelijkheden ten opzichte van hoger gelegen managementlagen?
9. Op welke wijze wordt de deskundigheid van het management beoordeeld door hoger gelegen management?
10. Hoe wordt de deskundigheid van het management beoordeeld door uitvoerende medewerkers?
11. Is het management in het algemeen competent voor haar taak? 12. Heeft u voldoende tijd om te reageren op acute situaties? 13. Wat is het minimale aantal uren dat een manager moet werken?
8. Kritische succesfactor competente medewerkers
De begripsbepaling van de kritische succesfactor competente medewerkers is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Competente medewerkers werken vanuit intrinsieke motivatie bij de thuiszorg, zijn deskundig en hebben een betrokken en proactieve arbeidshouding.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij management en uitvoerend personeel thuiszorg en staf
Competente medewerkers
Deskundig
Intrinsieke motivatie voor werken in de thuiszorg
Betrokken arbeidshouding
8.1. Vragen t.b.v. competente medewerkers
1. Welke opleidingen heeft u gevolgd?
2. Zijn de regels vanuit de BIG wet op uw werk van toepassing? □ Nee, want _____ (ga door naar vraag 4)
□ Ja, en ik voldoe de volgende manier _________ □ Ja, maar ik voldoe niet want _________
□ Weet niet
3. Waar liggen de grenzen van uw bevoegdheid en bekwaamheid? □ Ik weet mijn grenzen niet goed
□ Bij de applicatiecursussen die ik heb gevolgd, namelijk _____
□ Bij de grenzen van mijn vak, want ik ben volledig opgeleid en mag alle handelingen van mijn vak uitvoeren.
4. Waarom werkt u in de thuiszorg? 5. Hoe lang werkt u in de thuiszorg?
6. Wat vindt u van het werken in de thuiszorg? 7. Wat vindt u van de organisatie?
□ De organisatie is niet zo belangrijk, het gaat mij meer om contact met cliënten
□ Prima organisatie, voel me betrokken bij de organisatie □ Anders, namelijk _________
□ Weet niet
8. Op welke wijze wordt uw deskundigheid beoordeeld door het management? 9. Voelt u zich competent voor uw taak?
10. Zijn uw collega’s competent voor hun taak? 11. Hoe reageert u bij ontwikkelingen in het werk? 12. Op welke wijze blijft u bij in uw vak?
9. Kritische succesfactor financiële middelen
De begripsbepaling van de kritische succesfactor financiële middelen is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Voldoende financiële middelen beschikbaar voor het investeren van verandervermogen van de organisatie in zijn geheel.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij management en afdeling financiën
Financiële middelen
Financiële reserve hebben
9.1. Vragen t.b.v. financiën
1. Hoe ziet de financiële situatie van de organisatie eruit? □ Positief
□ Op de nullijn □ Negatief
2. Hoe lang, in jaren, is die situatie er?
3. Is er voldoende financiële reserve in de organisatie? 4. Is er recent een wijziging in financiële situatie opgetreden?
a. Nee (ga door naar vraag 6)
b. Ja, ______aantal jaren geleden, naar ______ (positief / negatief) 5. Wat was de aanleiding en reden van de wijziging in financiële situatie?
6. Zijn er jaren geweest dat met negatieve resultaten een jaar is afgesloten? Zo ja, welke jaren?
7. Op welke wijze wordt financieel geïnvesteerd in personeel?
8. Op welke wijze wordt financieel geïnvesteerd in PR en communicatie? 9. Op welke wijze wordt financieel geïnvesteerd in productontwikkeling? 10. Op welke wijze wordt financieel geïnvesteerd in andere zaken?
11. Op welke wijze wordt financieel geïnvesteerd in verandervermogen van de organisatie?
10. Kritische succesfactor democratische en participerende
besluitvorming
De begripsbepaling van de kritische succesfactor democratische en participerende besluitvorming is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Participerende en democratische besluitvorming gaat uit van betrokkenheid van personeel, een passende managementstijl en besluitvormingsprocessen.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management en uitvoerend personeel thuiszorg en staf.
10.1. Vragen t.b.v. democratische en participerende besluitvorming
1. Waar in de organisatie worden strategische besluiten genomen? 2. Waar in de organisatie worden tactische besluiten genomen? 3. Waar in de organisatie worden operationele besluiten genomen? 4. Is de besluitvormer daadwerkelijk vrij in het nemen van beslissingen?
□ Ja, want_____ □ Deels, want______
□ Eigenlijk niet, want________
5. Is voldoende helder waar de grenzen van de besluitvormingsmogelijkheden liggen?
□ Nee □ Ja
□ Toelichting ____________
6. Op welke wijze zijn besluitvormingsprocessen in uw organisatie(onderdeel) vormgegeven?
□ Democratisch, ik kan meebeslissen
□ Democratisch, maar wel van bovenaf gestuurd □ Niet democratisch, ik kan niet meebeslissen □ Anders, namelijk __________
□ Weet niet
7. Zijn de besluitvormingsprocessen vastgesteld? □ Nee
□ Ja, mondeling □ Ja, schriftelijk
□ Anders, namelijk ______________
8. Zijn besluitvormingsprocessen onlangs veranderd? □ Nee
□ Ja, namelijk ______________ □ Weet niet
9. Betrekt het management u bij besluiten van uw organisatie onderdeel? □ Nee
□ Ja, soms want _______ □ Ja altijd
11.
Kritische succesfactor beleving van veranderingen
in de organisatie
De begripsbepaling van de kritische succesfactor beleving van veranderingen in de organisatie is in het kader van het onderzoek naar verandervermogen van
thuiszorgorganisaties als volgt omschreven:
‘Een positieve beleving van veranderingen in organisaties worden ingegeven door het vertrouwen in management en koers, de mening van medewerkers over eerdere veranderingen, betrokkenheid en urgentiebesef.’
Deze kritische succesfactor samen met haar indicatoren ziet er schematisch weergegeven als volgt uit:
De vragen ten aanzien van deze kritische succesfactor worden gesteld bij RvB/directie, management en uitvoerend personeel thuiszorg en staf.
Beleving van veranderingen in de organisatie Vertrouwen in management en ingezette koers Betrokkenheid van medewerkers
Eerdere ervaring met veranderingen
11.1. Vragen t.b.v. beleving van veranderingen in de organisatie.
Eerdere veranderingen
1. Hebt u in het verleden veranderingen in deze organisatie meegemaakt? □ Nee
□ Ja: ______ (invullen welke verandering(en)) 2. Wat was de aanleiding van die veranderingen?
3. Betrof de verandering alleen de thuiszorg of ook andere organisatieonderdelen?
□ Alleen thuiszorg
□ Ook andere organisatieonderdelen, namelijk ______ 4. Wat vond u van het veranderingstraject?
□ Er was geen veranderingstraject, want ______
□ Het werd slecht geleid door_________, want________ □ Het werd matig geleid door_________, want________ □ Het werd goed geleid door__________, want ________ □ Anders, ____________
5. Kon u invloed op de verandering uitoefenen? □ Nee
□ Ja, met het volgende resultaat______
6. Wilt u de verandertrajecten op een schaal van 1 tot 10 beoordelen op het gebied van:
□ Resultaat □ Proces
□ Betrokkenheid van personeel □ Noodzaak
De volgende vragen svp ook invullen als er een verandering gepland staat 7. Wat is de aanleiding van de verandering?
8. Betreft de verandering alleen de thuiszorg of ook andere organisatieonderdelen?
□ Alleen thuiszorg
□ Ook andere organisatieonderdelen, namelijk ______ 9. Wat verwacht u van de verandering?
11. Wordt u betrokken bij het verandertraject? □ Nee, want _____
□ Ja, want ______
12. Is de aanleiding van de verandering duidelijk gemaakt in de organisatie? □ Nee
□ Ja, want_____
13. Heeft de organisatie de verandering zien aankomen? □ Nee
□ Ja, want_____ □ Weet niet
14. Is de achtergrond en reden van de verandering duidelijk? □ Nee
□ Ja, want_____
15. Is de achtergrond en reden van de verandering gecommuniceerd in de organisatie?
□ Nee
□ Ja, op de volgende manier_____
16. Is er begrip voor de verandering op alle niveaus? □ Nee, want_____
□ Ja, want_____
17. Heeft u vertrouwen in de koers die het management met de verandering heeft ingezet?
□ Nee, want______ □ Matig, want_____ □ Ja, want_____ □ Weet niet
18. Is de aanpak van de verandering bekend? □ Nee, want______
□ Matig, want_____ □ Ja, want_____ □ Weet niet
20. Leidt deze verandering naar verwachting tot verbetering op bepaalde niveaus of plaatsen in de organisatie? □ Nee, want______ □ Matig, want_____ □ Ja, want_____ □ Weet niet
21. Door wie wordt de verandering begeleid?
22. Welke factoren in de organisatie beïnvloeden de kans van slagen van de verandering?
