Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr. 49/2008 van 12 november 2008
Betreft: aanvraag van de Universiteit Antwerpen om mededeling te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op een onderzoek "Scheiding in Vlaanderen:
oorzaken, gevolgen en beleidsimplicaties" (RN/MA/2008/048)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van de Universiteit Antwerpen, ontvangen op 08/09/2008;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 15/10/2008;
Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 07/11/2008;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 12/11/2008, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG
De aanvraag heeft tot doel de Universiteit Antwerpen, hierna de aanvrager, te machtigen om:
• mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 5°
(alleen geboortejaar) 8° en 9°, en tweede lid, WRR;
• het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;
met het oog op een onderzoek "Scheiding in Vlaanderen: oorzaken, gevolgen en beleidsimplicaties".
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
A. TOEPASSELIJKE WETGEVINGA.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 2°, en 8 WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het Comité aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité.
Bij decreet van 23 januari 1991 betreffende de oprichting van een Instituut voor de aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen, werd een openbare instelling met rechtspersoonlijk opgericht bij de Vlaamse Regering die tot doel heeft de technologische innovatie in het Vlaamse Gewest aan te moedigen en bij te dragen tot de voorbereiding en de uitvoering van het beleid van de Vlaamse Regering ter zake, namelijk het Instituut voor de aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen, IWT (artikelen 2 – 4).
Ingevolge het besluit van de Vlaamse Regering van 3 oktober 2003 houdende de instelling van een financieringskanaal voor strategisch basisonderzoek in Vlaanderen, kan het Vlaams Agentschap voor Basisonderzoek financiële steun verlenen voor strategisch basisonderzoek, dit is: "kwalitatief
hoogwaardig op langere termijn gericht onderzoek dat het opbouwen van wetenschappelijke of technologische capaciteit beoogt die de basis vormt voor economische en/of maatschappelijke toepassingen waarbij op het moment dat het onderzoek start deze nog niet duidelijk gedefinieerd zijn en om deze te ontwikkelen nog vervolgonderzoek nodig is" (artikel 2). In afwachting van de oprichting van dit agentschap worden zijn taken uitgeoefend door het IWT.
Een interuniversitair consortium waarvan naast de aanvrager ook de Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de Katholieke Universiteit Leuven deel uitmaken, dienden in 2006 bij het IWT een financieringsverzoek in voor een strategisch onderzoeksproject "Scheiding in Vlaanderen:
oorzaken, gevolgen en beleidsimplicaties". Dit onderzoek kadert in de zending van de betrokken universiteiten. Krachtens artikel 10 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen, zijn de universiteiten niet alleen werkzaam op het gebied van het hoger onderwijs maar ook op het gebied van het wetenschappelijk onderzoek, de maatschappelijke en wetenschappelijke dienstverlening.
Het doel van het beoogde onderzoek bestaat erin om de kennis van de echtscheidingsproblematiek te verhogen teneinde o.a.:
• de van kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren voor diengenen die direct of indirect betrokken zijn bij een echtscheiding;
• het beleid te ondersteunen ten aanzien van echtscheiding en de personen die direct of indirect betrokken zijn bij een echtscheiding.
Het project werd in 2006 door het IWT goedgekeurd.
In 2008 stapte de Studiedienst van de Vlaamse Regering1 mee in dit onderzoeksproject. Blijkens de beleidsbrief 2008 van de Minister-president, die bevoegd is voor Vlaamse Statistieken, Indicatoren en Toekomstgericht Onderzoek, moet de Studiedienst bijzondere aandacht besteden aan de beleidscontext en toekomstoriëntaties van onderzoeksprogramma's die inzichten verschaffen in bepaalde ontwikkelingen en maatschappelijke fenomenen2.
Dit wetenschappelijk onderzoek streeft een algemeen belang na doordat het zowel een bijsturing van de dienstverlening op het terrein als bijsturing van het beleid beoogt die alle personen die met de echtscheidingsproblematiek geconfronteerd worden, ten goede moeten komen.
1 Besluit van de Vlaamse Regering van 3 maart 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Studiedienst van de Vlaamse regering
2 Zie punt 3.4.4 van de beleidsbrief 2008 Vlaamse Statistieken, indicatoren en toekomstgericht onderzoek over het algemeen regeerbeleid, van de Vlaamse Minister-president.
Hieruit kan besloten worden dat de aanvrager, ten behoeve van het samenwerkingsverband, op grond van de artikel 5, eerste lid, 2°, WRR in aanmerking komt om gemachtigd te worden toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken.
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
B. FINALITEITEN
Het onderzoek "Scheiding in Vlaanderen: oorzaken, gevolgen en beleidsimplicaties" wil peilen naar gevolgen van echtscheiding en relatieontbindingen. Het is een proces waarbij niet alleen de partners betrokken zijn maar ook hun kinderen, hun familie. Ook derden komen erin tussen, denken we aan advocaten, rechters, notarissen, sociale assistenten, … Daarnaast heeft het ook repercussies op het sociaal netwerk, het inkomen, de huisvesting, werk, het welzijn en het mentale evenwicht.
Teneinde een beter inzicht te verwerven is het, met het oog op vergelijking, de bedoeling om zowel data te verzamelen bij koppels die nog steeds in hun eerste huwelijk zijn als bij gescheiden koppels.
Telkens zullen beide (ex-)partners ondervraagd worden. Het is tevens de bedoeling dat:
• de thuiswonende kinderen die ouder zijn dan 10 jaar gehoord worden;
• één van de niet thuiswonende kinderen een schriftelijke vragenlijst zal ontvangen;
• voor zover de betrokkenen daarmee instemmen aan hun ouders ook een vragenlijst zal toegestuurd worden.
Hieruit volgt dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van art. 4, § 1, 2°, WVP.
C. PROPORTIONALITEIT
C.1. Ten opzichte van de gegevens
C.1.1. Het is de bedoeling om te werken op basis van huwelijkscohorten m.b.t. partners van een verschillend geslacht, te beginnen vanaf 1970, evenals een cohorte van ongehuwde samenwonenden, te beginnen in 2008. De aanvrager wenst met betrekking tot 8602 relatie- eenheden woonachtig in het Vlaamse Gewest, gespreid over de diverse cohorten (in de hoop op een respons van ca. 4000 relatie-eenheden) die door een toevalssteekproef uitgeloot worden, de eenmalige mededeling te bekomen van een aantal informatiegegevens, namelijk deze die vermeld zijn in artikel 3, eerste lid, 1° tot 5° (alleen geboortejaar) 8° en 9°, en tweede lid, WRR, namelijk:
• de naam en voornamen;
• geboortejaar;
• het geslacht;
• de nationaliteit;
• de hoofdverblijfplaats;
• burgerlijke staat;
• de samenstelling van het gezin.
Voor de steekproef van gehuwde/gescheiden personen Het Comité stelt vast:
De gegevens "naam en voornamen", "geslacht" en "hoofdverblijfplaats" zijn noodzakelijk om op een correcte manier contact op te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek. Het element “postcode” van de hoofdverblijfplaats zal de aanvrager daarenboven toelaten een optimale verdeling onder de interviewers mogelijk te maken.
De gegevens “geslacht” en “geboortejaar” zijn elementen die toelaten een representatief staal te trekken en naderhand de representativiteit te toetsen. Het geslacht is ook van belang om ervoor te zorgen dat de uitgelote relatie-eenheden een verschillend geslacht hebben.
De aanvrager wenst zijn onderzoek te beperken tot personen die van bij de geboorte de Belgische nationaliteit hebben. Dit betekent dat het gegeven "nationaliteit", een pertinent criterium is met het oog op het trekken van de gewenste steekproef. De mededeling van dat gegeven is echter niet nodig vermits de uitgelote personen per definitie aan dit criterium zullen beantwoorden.
Bij het onderzoek worden uitsluitend gehuwde en gescheiden koppels vanaf 1970 betrokken. Dit vereist een toegang tot het gegeven "burgerlijke staat" en zijn historiek. Het volstaat immers niet dat men weet dat de betrokkenen gehuwd zijn of uit de echt gescheiden. Voor het onderzoek is het belangrijk dat er alleen:
• koppels voorkomen die nog in hun eerste huwelijk zijn;
• koppels voorkomen die na een eerste huwelijk uit de echt gescheiden zijn en daarna geen nieuw huwelijk hebben aangegaan (vermijden dat herinneringen vermengd worden).
Dergelijke selectie kan men slechts maken indien men een beroep kan doen op de historiek.
De mededeling van de historiek van "de burgerlijke staat" van de aldus uitgelote personen is voor de onderzoekers niet van belang. Met het oog op het contact met de uitgelote personen is het gepast dat de aanvrager weet wie van de uitgelote personen in eerste huwelijk is en wie uit de echt gescheiden is (actuele burgerlijke staat) omdat hen niet dezelfde vragenlijst zal voorgelegd worden.
Voor de steekproef van samenwonenden Het Comité stelt vast:
Voor deze doelgroep zijn dezelfde gegevens relevant als voor de gehuwde/gescheiden personen.
Ook de burgerlijke staat, vermits zij per definitie ongehuwd moeten zijn.
Voor wat de samenwonenden betreft viseert men in het actuele onderzoek personen die minder dan een jaar samenwonen. Dit vereist een toegang tot de historiek van het gegeven
"hoofdverblijfplaats". Voor het trekken van de steekproef mag men alleen maar die personen weerhouden die thans op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn, maar die een jaar voor het trekken van de steekproef een verschillend domicilie hadden. De mededeling van het gewezen domicilie van de aldus uitgelote personen is voor het onderzoek op zich niet relevant.
Ongehuwd samenwonen wordt niet apart geregistreerd in het Rijksregister. Om deze personen te detecteren is een toegang tot het gegeven "samenstelling van het gezin" vereist. Dit informatiegegeven geeft per gezinslid weer of er een familieband bestaat. Voor de beoogde steekproef zijn die samenstellingen van gezin waarin vermeld wordt "zonder familieverband"
pertinent.
Samenvattend betekent dit dat:
• het voor het trekken van de gewenste steekproef toegelaten is dat beroep wordt gedaan op de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 5° (alleen geboortejaar), 8° en 9°, WRR evenals op de historiek van het gegeven "burgerlijke staat" tot 1970 en op de historiek van het gegeven "hoofdverblijfplaats" tot 1 jaar voor de steekproeftrekking;
• voor het verrichten van de face-to-face interviews de mededeling van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° (geboortejaar), 3°, 5°, 8° en 9°, WRR in het licht van de opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. De mededeling van het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9°, WRR moet beperkt worden tot de uitgelote samenwonenden.
C.1.2. Het onderzoek zal gebeuren aan de hand van een mondelinge enquête. Uit de bijkomende informatie verstrekt op 27 oktober 2008 blijkt dat deze aanpak is ingegeven door het feit dat:
• de antwoorden rechtstreeks op een computer worden ingebracht;
• in functie van de verstrekte antwoorden de niet langer relevant vragen door het programma onderdrukt worden;
• toevallige codeerfouten worden vermeden doordat er interne controles voorgeprogrammeerd werden;
• deze werkwijze garandeert dat wel degelijk de geselecteerde persoon de vragenlijst invult;
• de interviewer toelichting kan geven bij vragen, wat de kwaliteit van de antwoorden verhoogt;
• de interviewer kan inschatten in welke mate de aanwezigheid van derden een invloed heeft op de verstrekte antwoorden;echtscheiding gevoelig kan liggen;
• het laat toe om in overleg met en met akkoord van de geselecteerde ouder te bepalen welk kind zal ondervraagd worden;
• gelet op de gevoelens die de vragen over de echtscheiding kunnen veroorzaken, zijn de interviewers bijkomend opgeleid om gepast te kunnen reageren en beschikken ze over een lijst van hulpverlenende diensten waarmee de geselecteerde persoon contact kan nemen.
Rekening houdend met deze argumenten is het Comité van oordeel dat een gegevensverzameling aan de hand van een face-to-face interview aanvaardbaar is.
C.1.3. Op 3 september 2008 bracht de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer een advies (nr. 27/2008) uit eigen beweging uit met betrekking tot de "Code waartoe de verkrijgers van Rijksregistergegevens zich verbinden bij het uitvoeren van hun wetenschappelijke onderzoeksopdracht". Daarin wordt, ingeval van een onderzoek aan de hand van een mondelinge bevraging, bepaald onder welke voorwaarden de onderzoekers de gegevens uit het Rijksregister mogen ontvangen.
Het Comité stelt vast dat uit de bij de aanvraag gevoegde stukken en de bijkomende precisering ontvangen op 27 oktober 2008, blijkt dat de aanvrager zal werken conform de vereisten die in de code worden gesteld m.b.t.
• het verkrijgen van de instemming van de betrokkene,
• de training van de interviewers;
• de beveiliging van de persoonsgegevens;
• de rapportering;
zodat de mededeling van de gegevens die voorzien is in punt C.1.1. ook daadwerkelijk mag gebeuren.
C.2.Gebruik van het identificatienummer
Indien daartoe de nodige subsidies mochten vrijkomen, is het de bedoeling om de personen die hun medewerking hebben verleend aan het onderzoek, binnen een paar jaar opnieuw te contacteren voor een follow-up bevraging indien zij daartoe hun toestemming hebben gegeven.
Om hen daartoe binnen een paar jaar terug gemakkelijk te kunnen opsporen, wenst de aanvrager ook het identificatienummer van de uitgelote personen te bekomen. Voor de personen die toestemmen in een follow-up zou dit bevraging bijgehouden worden door een door de aanvrager voorgestelde vertrouwenspersoon. De onderzoekers zouden alleen in het bezit gesteld worden van een respondentencode die alleen de vertrouwenspersoon via een sleutel kan terugkoppelen naar het identificatienummer.
Het Comité stelt vast dat het momenteel niet zeker is of er wel een follow-up bevraging zal komen.
Het kan bijgevolg onmogelijk het gebruik van het identificatienummer toestaan daar dit zou neerkomen op het verzamelen en bewaren van een gegeven dat in het licht van het doeleinde, zoals dit thans gekend is, overmatig is.
Het Comité wenst evenwel te vermijden dat deze onzekerheid ertoe zou lijden dat de follow-up onnodig bemoeilijkt wordt. Dit probleem kan ondervangen worden door tussenkomst van het Rijksregister overeenkomstig de volgende modaliteiten:
• het bewaart in eerste instantie de gegevens van de uitgelote personen inclusief hun identificatienummer;
• het kent aan elke uitgelote persoon een betekenisloze code toe;
• de aanvrager deelt na het afronden van de bevraging de code mee van de personen die ingestemd hebben met een follow-up bevraging;
• het Rijksregister reduceert vervolgens het bewaarde bestand tot de personen waarvan hij de code terug ontving;
• het Rijksregister bewaard dit bestand gedurende 5 jaar;
• indien er voor het verstrijken van die termijn komt vast te staan dat de follow-up bevraging zal doorgaan, zal het Rijksregister 1 keer de actuele contactgegevens van de personen vervat in het gereduceerde bestand aan de aanvrager bezorgen en daarna dit bestand vernietigen;
• indien voor het verstrijken van die termijn nog altijd geen uitsluitsel is m.b.t. de follow-up bevraging zal het Rijksregister dit bestand vernietigen.
C.3. Ten opzichte van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging
C.3.1. De aanvrager wenst in beginsel een eenmalige mededeling in de hoop dat hij naar aanleiding daarvan de reacties van 4000 relatie-eenheden kan verzamelen. Wanneer dit streefdoel niet gehaald wordt, wenst de aanvrager bijkomende steekproe(f)ven te laten uitvoeren en dus bijkomende mededeling(en) van persoonsgegevens te verkrijgen en dit tot hij het vooropgestelde aantal netto- reacties heeft bereikt.
Het Comité stelt vast dat, met het oog op het bereiken van het doeleinde, namelijk het verzamelen van de reacties van 4.000 relatie-eenheden, een of enkele mededeling(en) gepast (is)(zijn) (artikel 4, § 1, 3° WVP).
C.3.2. De aanvrager stelt een machtigingsduur van anderhalf jaar voorop teneinde eventueel een bijkomende steekproef te laten verrichten indien dit nodig mocht blijken.
Het Comité stelt vast dat de voorgestelde machtigingsduur van anderhalf jaar, te rekenen vanaf de eerste steekproeftrekking, gepast is. De interviews van deze eerste steekproef moeten immers zo goed als afgerond zijn vooraleer de aanvrager een duidelijk zicht heeft op de respons. Pas dan zal
blijken of een bijkomende steekproef nodig is. Deze machtigingsduur biedt de aanvrager de vereiste manoeuvreerruimte in de tijd.
C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn Volgens de aanvraag worden de contactgegevens:
• van de personen die hun medewerking weigeren onmiddellijk vernietigd;
• van de personen die hun medewerking verlenen maar niet toestemmen in een follow-up bevraging vernietigd na de controle van de via het interview verkregen gegevens;
• van de medwerkende personen die toestemming geven voor een follow-up bevraging, in afwachting daarvan bewaard door een vertrouwenspersoon.
De volgende gegevens: gemeente; geslacht; geboortejaar; burgerlijke staat, samenstelling van het gezin worden wel door het middel van een code in geaggregeerde vorm bewaard teneinde gerichte analyses te kunnen maken.
Het Comité leidt uit de aanvraag af dat de gegevens van de personen die hun medewerking verlenen hoogstens anderhalf jaar worden bijgehouden. Het stelt vast dat de vooropgestelde bewaringstermijn en werkwijze in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 5°, WVP, op 1 punt na.
Met betrekking tot de gegevens van de personen die instemmen in een eventuele follow-up bevraging wordt niet bepaald hoelang deze zullen bewaard worden door een door de aanvrager aangeduide vertrouwenspersoon.
In het licht van wat onder punt C.2. werd bepaald, is het niet nodig dat de aanvrager of zijn vertrouwenspersoon deze gegevens bewaren. Dit zal gebeuren door de diensten van het Rijksregister overeenkomstig de aldaar vastgestelde modaliteiten.
C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden
De persoonsgegevens van alle uitgelote personen zijn uitsluitend toegankelijk voor de medewerkers van de aanvrager die instaan voor het contacteren van de geselecteerde personen met het verzoek om deel te nemen aan het onderzoek en die voor de controle van het veldwerk instaan.
Voor het afnemen van de interviews wordt een beroep gedaan op een studiebureau, een onderaannemer die onder de verantwoordelijkheid en controle van de aanvrager zal werken. De
naam en het adres van de personen die meewerken aan het onderzoek zullen aan deze onderaannemer meegedeeld worden.
De medewerkers van het studiebureau leggen de huisbezoeken af en vullen de vragenlijst in. Dit betekent dat aan die medewerkers uitsluitend die persoonsgegevens worden verstrekt die zij nodig hebben om de enquête te kunnen verrichten, namelijk de naam en de voornaam, het adres en gehuwd/gescheiden/samenwonend.
In dit verband vestigt het Comité de aandacht op de noodzaak van:
• een contract tussen de aanvrager en het studiebureau waarin de punten voorzien in artikel 16 WVP evenals deze bepaald in de gedragscode van 21 mei 2008 worden geregeld, met bijzondere aandacht voor de verplichtingen van de medewerkers van het veldwerkbureau.
• een schriftelijk verbintenis van de medewerkers van het veldwerkbureau om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te bewaren evenals de gedragscode van 21 mei 2008 te respecteren;
• een goede beveiliging van de gegevens die aan de hand van een laptop verzameld worden, zodat ingeval van diefstal van deze laatste, de gegevens niet kunnen gelezen worden door een derde (cryptering) of minstens niet kunnen gelinkt worden met een welbepaalde persoon.
D. AANGIFTEPLICHT
Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquête aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 WVP (aangifte) evenals de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP.
E. BEVEILIGING
E.1. De consulent inzake informatieveiligheid
De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de mondelinge toelichting blijkt dat de betrokkene verantwoordelijk is voor de goede werking van het informaticanetwerk van de aanvrager en de beveiliging ervan.
Informaticabeveiliging is een onderdeel van informatieveiligheid. Bijgevolg bestaat er in hoofde van de voorgestelde persoon een onverenigbaarheid: in zijn hoedanigheid van veiligheidsconsulent zou hij zijn werk als verantwoordelijke voor het informaticanetwerk moeten beoordelen.
De aanvrager moet dus een andere persoon aan het Comité voorstellen voor die functie. Teneinde de geschiktheid voor die functie te beoordelen moet de aanvrager de volgende inlichtingen m.b.t. de voorgestelde persoon verschaffen:
• het functieprofiel, met aanduiding van de plaats in de organisatie, de resultaatgebieden en de vereiste competenties;
• de vorming die de betrokkene heeft genoten of zal genieten;
• de tijd die de betrokkene aan de functie kan besteden;
• de eventuele andere functies die de betrokkene uitoefent en die niet onverenigbaar mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid.
E.2. Het informatieveiligheidsbeleid
Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitwerkt.
Het Comité heeft er akte van genomen.
E.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen
Volgens de aanvraag zullen de meegedeelde gegevens enerzijds benut worden door een aantal wetenschappelijk medewerkers van de aanvrager die instaan voor de coördinatie van het onderzoek en de controle op het veldwerk en anderzijds door een aantal personeelsleden van het studiebureau dat als onderaannemer van de aanvrager zal zorgen voor het afnemen van de interviews.
De aanvrager en de onderaannemer moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die de meegedeelde gegevens gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.
OM DEZE REDENEN,
het Comité
1° machtigt de Universiteit Antwerpen om voor het doeleinde bepaald in punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging:
• onder de vorm van een toevalssteekproef beroep te doen op de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld artikel 3, eerste lid, 1° tot 5° (alleen geboortejaar), 8° en 9°, WRR, evenals de historiek van het gegeven "burgerlijke staat" tot 1970 en de historiek van het gegeven "hoofdverblijfplaats" tot 1 jaar voor de steekproeftrekking;
• met die bijzonderheid dat alleen de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°
(geboortejaar), 3°, 5°, 8° en 9°, WRR meegedeeld worden aan de aanvrager met het oog op het verrichten van de face-to-face enquêtes. De mededeling van het gegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9°, WRR moet beperkt worden tot de uitgelote samenwonenden.
Deze machtiging wordt verleend voor een periode van anderhalf jaar, te rekenen vanaf de eerste steekproeftrekking, teneinde de aanvrager in staat te stellen om eventueel een aanvullende steekproe(f)(ven) te bekomen zodat hij in totaal de reacties van 4000 relatie-eenheden kan verzamelen.
De machtiging zal slechts uitwerking krijgen nadat het Comité op basis van de door de Universiteit Antwerpen verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat deze andere consulent inzake informatieveiligheid heeft voorgesteld die de nodige waarborgen biedt (zie punt E.1.).
2° bepaalt dat
a) het Rijksregister, met het oog op een eventuele follow-up bevraging, de gegevens van de steekproef bewaart overeenkomstig de volgende modaliteiten:
• het bewaart in eerste instantie de gegevens van de uitgelote personen inclusief hun identificatienummer;
• het kent aan elke uitgelote persoon een betekenisloze code toe;
• de aanvrager deelt na het afronden van de bevraging de code mee van de personen die ingestemd hebben met een follow-up bevraging;
• het Rijksregister reduceert vervolgens het bewaarde bestand tot de personen waarvan hij de code terug ontving;
• het Rijksregister bewaard dit bestand gedurende 5 jaar;
• indien voor het verstrijken van die termijn komt vast te staan dat de follow-up bevraging zal doorgaan, zal het Rijksregister 1 keer de actuele contactgegevens van de personen vervat in het gereduceerde bestand aan de aanvrager bezorgen en daarna dit bestand vernietigen;
• indien er voor het verstrijken van die termijn nog altijd geen uitsluitsel is m.b.t. de follow-up bevraging zal het Rijksregister dit bestand vernietigen.
b) wanneer het aan de Universiteit Antwerpen, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.
3° weigert het meer gevraagde.
Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon
