Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr. 16/2016 van 2 maart 2016
Betreft: Aanvraag van de Waalse Overheidsdienst – Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie - Departement Huisvesting – Directie Steunverlening Particulieren om toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de toekenning van premies aan particulieren voor het bevorderen van de woningrenovatie (RN-MA-2015-529)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ;
Gelet op de aanvraag van de Waalse Overheidsdienst – Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie - Departement Huisvesting – Directie Steunverlening Particulieren ontvangen op 17/12/2015;;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 28/01/2016;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 2 maart 2016, na beraadslaging, als volgt::
I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG
1. De aanvraag strekt ertoe de Waalse Overheidsdienst – Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie - Departement Huisvesting – Directie Steunverlening Particulieren te machtigen om toegang te krijgen tot verschillende gegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de toekenning van premies aan particulieren voor het bevorderen van de woningrenovatie.
2. Op grond van het koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waalse Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, is de aanvrager reeds gemachtigd om toegang te hebben tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, 1ste lid, 1° tot 9° en 2de lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen voor het uitvoeren door de afdeling huisvesting van de taken verbonden aan het administratief beheer van de steunverlening aan particulieren1.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING
A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
3. Overeenkomstig artikel 5, 1ste lid, 2° en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité".
1 B.S., 28 juli 1992.
4. Krachtens de artikelen 1 en 6 van de Bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, vormt de woningrenovatie een materie die onder de bevoegdheid valt van het Waalse Gewest.
5. De aanvrager maakt integraal deel uit van de Waalse Overheidsdienst (Besluit van 1 februari 2007 van de Waalse Regering betreffende de organieke personeelsformatie van de Waalse Overheidsdienst ). Zijn opdrachten bestaan uit het beheren van het natuurlijk en landelijk patrimonium, het voorstellen van ontwikkeltrajecten in de landbouw- en milieusector (met inbegrip van de natuurlijke rijkdommen), het detecteren en beheren van milieuongevallen en het waken over de naleving van de vereisten inzake duurzame ontwikkeling. Hij staat in voor de voorbereiding en de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, certificeert en controleert de kwaliteit van dieren, van dierlijke producten, teeltmateriaal en de gereglementeerde producten. Hij oefent eveneens een operationele controle uit op het stelsel van de niet-bevaarbare waterlopen in naleving van een geïntegreerd waterbeleid en informatieverstrekking aan het publiek.
6. Uit wat voorafgaat blijkt dat voorliggende aanvraag ontvankelijk is.
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
7. De informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer vormen persoonsgegevens. Artikel 4, § 1, 2°, van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij uitsluitend persoonsgegevens verzamelt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
B. DOELEINDEN
8. Zoals hiervoor verduidelijkt wenst de aanvrager gemachtigd te worden om de gegevens van het Rijksregister te verwerken en het identificatienummer ervan te gebruiken om de taken te vervullen die hem werden opgelegd door het Ministerieel besluit van 26 maart 2015.
9. Overeenkomstig artikel 12, § 1, van dit besluit komen voor de toekenning van een premie in aanmerking de investeringen in woningen die op de datum van ontvangst van de aanvraag minimum twintig jaar geleden voor het eerst als hoofdwoning gebruikt werden, en die betrekking hebben op :
1° dakwerken:
a) de vervanging van de bedekking van minstens één dakhelling, met inbegrip van de zolderramen, dakvensters en gelijkgestelde werken, en de heropbouw of de afbraak van de schoorstenen en toebehoren;
b) de aanpassing van het dakgeraamte van de woning;
c) de vervanging van een voorziening voor de opvang en de afvoer van regenwater;
2° de droogmaking, de stabilisatie en de sanering van de muren en de bodem :
a) de droogmaking van de muren om de volgende dichtheidsgebreken te verhelpen : i. insijpeling (buitenmuur);
ii. optrekkend vocht (muurvoet);
b) de versterking van onstabiele muren, of de sloping en de volledige heropbouw van die muren, zonder dertig percent van de oppervlakte van de buitenmuren (incluis de oppervlakte van de muuropeningen en belendende muren) te mogen overschrijden;
c) de vervanging van de dragers (balklagen, holle vloerplaten, enz.) van de doorloopruimtes in één of meer lokalen (incluis de vervanging van de doorloopruimtes en de onderlagen, alsook van de plinten);
d) werken ter verwijdering van de huiszwam of van elke schimmel met soortgelijke gevolgen, door vervanging of behandelingen van de aangetaste onroerende bestanddelen;
e) de volgende werken, als ze van aard zijn om de radon te verwijderen :
i. de installatie van elke voorziening waarmee de verluchting van kelders en/of geventileerde leegtes naar de open lucht gewaarborgd wordt;
ii. de werken waardoor de omhulsels of de deuren in de kelderverdieping waterdicht gemaakt worden;
iii. alle werken aanbevolen in de rapporten van de "Services d'Analyse des Milieux Intérieurs (SAMI)" (Diensten voor het Onderzoek van de Binnenruimtes);
3° de aanpassing van de elektrische installatie, met name de verbetering of de vervanging van de elektriciteitskast;
4° de vervanging van het buitenschrijnwerk dat hetzij van enkel glaswerk voorzien is, hetzij niet voldoet aan de dichtheidscriteria vastgelegd bij het besluit van de Waalse Regering van 30 augustus 2007 tot vaststelling van de minimale gezondheidsnormen, de overbevolkingsnormen en houdende de definities bedoeld in artikel 1, 19° tot 22°bis, van de Waalse Huisvestingscode.
10. De Directie steunverlening aan particulieren staat in voor het onderzoek van de aanvragen, de contacten met de aanvragers en derden (gemeentebesturen, FOD Financiën, kinderbijslagfondsen,....) en de fase voorafgaand aan de uitkering van de toegekende steun, ongeacht of het gaat om premies voor aankoop, sanering of renovatie.
11. Wanneer een burger sinds 1 april 2015 een premieaanvraag indient, berekent de aanvrager het bedrag van de premie die hem kan worden toegekend op basis van het gezinsinkomen van de aanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling. In functie van de inkomenscategorie van het gezin van de premieaanvrager kan de premie immers worden verhoogd (artikel 15 van het besluit van de Waalse Regering van 26 maart 2015).
12. Eens de gezinssamenstelling vastgesteld is zal de aanvrager de FOD Financiën ondervragen teneinde het globaal belastbaar inkomen te vernemen van de persoon die de verhoogde premie aanvraagt.
13. Uit wat voorafgaat blijkt dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, §1, 2° van de WVP.
C. PROPORTIONALITEIT C.1. Betreffende de gegevens
14. De aanvrager wenst de mededeling te verkrijgen van de gegevens vermeld in artikel 2, eerste lid, 1°, 2° (niet de geboorteplaats), 3°,5°,6° (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8°, 9°
en 13°, WRR, namelijk:
• de naam en voornamen;
• geboortedatum;
• geslacht;
• de hoofdverblijfplaats;
• datum van overlijden;
• de burgerlijke staat;
• de samenstelling van het gezin;
• de wettelijke samenwoning.
15. De aanvrager vermeldt dat deze gegevens onontbeerlijk zijn teneinde de identiteit van de persoon te bevestigen die de premie en de verhoging ervan aanvraagt, de inkomens van deze laatste vast te stellen en de premie toe te kennen of te weigeren.
16. De aanvrager wenst toegang te verkrijgen tot dezelfde gegevens van het wachtregister. Het Comité onderstreept dat de informatiegegevens (identificatiegegevens) van een persoon die ingeschreven is in het wachtregister zich in het Rijksregister bevinden, net zoals voor de
personen ingeschreven in het bevolkingsregister of het vreemdelingenregister. Het beschikken over een machtiging om sommige gegevens te verkrijgen uit het Rijksregister impliceert de toegang tot diezelfde gegevens (identificatiegegevens) voor alle personen bedoeld in artikel 2 van de WRR, dus eveneens tot deze opgenomen in het wachtregister en tot die bedoeld in artikel 6bis, § 1 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten.
17. De aanvrager vraagt bovendien toegang tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan hun mededeling door het Rijksregister. Deze aanvraag lijkt gerechtvaardigd in het licht van artikel 21 van het BWR van 15 maart 2015 dat bepaalt "De administratie beschikt over een termijn van vijf jaar, die ingaat de dag waarop het bedrag van de premie wordt betaald, om na te gaan of de aanvraag voldoet aan de toekenningsvoorwaarden bedoeld in dit besluit”.
18. De toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° (de geboorteplaats uitgezonderd), 3°, 5°, 6° (de plaats van overlijden uitgezonderd) 8°, 9° en 13° van de WRR alsook tot de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan hun mededeling door het Rijksregister, is conform artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
19. Het Comité herinnert overigens aan de voorschriften van artikel 6 van de WRR volgens hetwelk de overheden die gemachtigd zijn de gegevens van het Rijksregister te raadplegen, deze gegevens niet meer rechtstreeks bij de betrokkene mogen opvragen.
C.2. Betreffende het gebruik van het Rijksregisternummer
20. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer van de natuurlijke personen te gebruiken van de premieaanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling.
21. Dit gebruik zal de risico's op homonymie uitsluiten en toelaten de aanslagbiljetten van het gezin te raadplegen.
22. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister dat een uniek nummer is dat een persoon zonder enige foutenmarge identificeert, laat toe fouten te vermijden bij de communicatie tussen de aanvrager en de FOD Financiën.
23. Het Comité besluit dat het gebruik van het rijksregisternummer in het licht van het vermelde doeleinde conform is aan artikel 4, § 1, 3° van de WVP.
C.3. Betreffende de frequentie van de toegang/ gebruik en de duur van de machtiging
24. Er wordt een permanente toegang gevraagd tot de gegevens van het Rijksregister aangezien bij het onderzoek van het dossier de gegevens op ieder ogenblik moeten kunnen worden geraadpleegd.
25. Het Comité stelt vast dat de aanvrager met een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren. De mededeling van deze gegevens is bijgevolg in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
26. De aanvrager wenst een machtiging voor een bepaalde duur van 6 jaar.
27. Het BWR van 25 maart 2015 bepaalt immers in de artikelen 16 en 29 de volgende termijn:
• Art. 16. “De aanvrager richt de administratie een aan de uitvoering van de werken voorafgaande waarschuwing via het formulier dat door de administratie ter beschikking wordt gesteld […].. De voorafgaande waarschuwing betreffende de in titel 2 bedoelde investeringen is twee jaar geldig te rekenen van de ontvangst ervan door de administratie. Na die termijn maken de werken het voorwerp uit van een nieuwe voorafgaande waarschuwing.
De voorafgaande waarschuwing betreffende de in titel 3 bedoelde investeringen is twee jaar geldig vanaf de datum vermeld in het verslag van de openbare schatter. Na die termijn maken de werken het voorwerp uit van een nieuwe voorafgaande waarschuwing”.
• Art. 29. Dit besluit treedt in werking op 1 april 2015 en wordt toegepast op alle investeringen die op die datum in aanmerking komen. Het houdt op uitwerking te hebben drie jaar na inwerkingtreding ervan”.
28. Concreet betekent dit dat het BWR van 26 maart 2015 zal van kracht zijn tot 31 maart 2018.
Als een burger zijn voorafgaande waarschuwing voor 31 maart 2018 indient zal hij over twee jaar beschikken om de vermelde werken uit te voeren, zijnde uiterlijk tot 31 maart 2020.
Vervolgens zal de verwerking van de premie door de administratie worden uitgevoerd, verwerking die meer dan een jaar in beslag kan nemen naargelang het aantal premieaanvragen dat bij de cel premies wordt ingediend.
29. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging van bepaalde duur voor zes jaar gepast is (artikel 4, § 1, 1°, WVP).
C.4. Betreffende de bewaringstermijn
30. De aanvrager zal de gevraagde gegevens slechts bewaren gedurende 10 jaar na de betaling van de premie.
31. Deze termijn is ingegeven door artikel 15 van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof2, dat bepaalt dat inzake verjaring het gemeen recht van toepassing is.
32. Het Comité stelt vast dat de vooropgestelde bewaartermijn van de gegevens in overeenstemming is met artikel 4, §1, 5°, van de WVP.
C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden
33. Uit de machtigingsaanvraag blijkt dat het Rijksregisternummer zal meegedeeld worden aan de FOD Financiën zodat deze laatste aan de aanvrager de inkomensgegevens kan bezorgen van de premieaanvrager en van de personen waarmee hij gewoonlijk samenleeft, al dan niet met een familieband, de ascendenten en afstammelingen van de aanvrager uitgezonderd, op basis van de gezinssamenstelling.
34. Het Comité stelt vast dat de FOD Financiën gemachtigd is om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken3. Het heeft er dan ook geen bezwaar tegen dat de aanvrager het Rijksregisternummer meedeelt aan de FOD Financiën.
2 Is van toepassing op Vlaamse rechtspersonen: zie artikel 68 van het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof.
3 KB van 25 april 1986 waarbij sommige overheden van het Ministerie van Financiën gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Koninklijk besluit waarbij aan de Dienst Belastingen van de Administratie van Financiën van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en waarbij hij gemachtigd wordt tot het gebruiken van het identificatienummer.
C.6. Netwerkverbindingen
35. Uit de aanvraag blijkt dat er thans geen enkele netwerkverbinding tot stand komt.
36. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat:
• indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
• het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.
D. BEVEILIGING
D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging
37. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging van de aanvrager werd meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene kan worden aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging.
D.2. Informatiebeveiligingsbeleid
38. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. De aanvrager blijkt eveneens over een informatiesysteem te beschikken dat zodanig is opgevat dat de identiteit van de entiteiten die zich toegang verschaft hebben tot de persoonsgegevens permanent wordt geregistreerd.
39. Het Comité neemt hier akte van.
D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen
40. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. Bovendien moeten de personen die op de lijst voorkomen een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. Volgens de aanvraag is dit het geval.
41. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen zou nemen om de loggings te registreren (wie had toegang tot de gegevens, wanneer en waarom) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd.
OM DIE REDENEN, het Comité
1° machtigt de Service Public Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l'Aménagementdu territoire, du Logement, du Patrimoine et de l'Énergie - Département du Logement – Direction des Aides aux particuliers, (Waalse Overheidsdienst, operationeel directoraat-generaal ruimtelijke ordening, wonen, erfgoed en energie - Departement Huisvesting - Directie Steunverlening aan particulieren) om, onder de in onderhavige beraadslaging opgesomde voorwaarden voor de onder punt B vermelde doeleinden en voor een bepaalde duur van 6 jaar:
• te beschikken over een permanente toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° (de geboorteplaats uitgezonderd), 3°, 5°, 6° (de plaats van overlijden uitgezonderd) 8°, 9° en 13° van de WRR alsook tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende de voorbije vijf jaar;
• het Rijksregisternummer te gebruiken;
2° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;
3° bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren;
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon
