Gelet op de aanvraag van de hulpverleningszone NAGE ontvangen op 29/09/2014;

(1)

Sectoraal comité van het Rijksregister

Beraadslaging RR nr 86/2014 van 29 oktober 2014

Betreft: aanvraag van de hulpverleningszone Namen-Andenne-Gembloux-Eghezée (NAGE) om toegang te hebben tot het Rijksregister voor het beheer van de facturering van zijn prestaties en de daarmee verband houdende geschillen (RN-MA-2014-412)

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");

Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van de hulpverleningszone NAGE ontvangen op 29/09/2014;

Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 08 en 09/10/2014;

Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 10/01/2014;

Gelet op het verslag van de Voorzitter;

(2)

Beslist op 29 oktober 2014, na beraadslaging, als volgt:

I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG

1. De hulpverleningsdienst Namur – Andenne – Gembloux – Eghezée (NAGE), hierna de aanvrager genoemd, diende een verzoek in om toegang te hebben tot het Rijksregister zodat zij vanaf 10 januari 20105 zouden kunnen instaan voor de facturering van hun prestaties en de daarmee verband houdende geschillen zouden kunnen beheren.

2. Voorheen werden de opdrachten van de hulpverleningszones verricht door de hulpdiensten van de betrokken gemeenten. Deze laatsten maakten gebruik van hun eigen toegang tot het Rijksregister voor de facturering van hun prestaties.

3. Bij beslissing van 27 mei ll., heeft de Raad van de voorlopige hulpverleningszone NAGE hun overgang bevestigd naar een hulpverleningszone en dit vanaf 1 januari eerstkomend.

II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A.1. wet van 8 augustus 1983 (WRR)

4. Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 2° en artikel 8 van de WRR verleent het Comité machtiging om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid van de WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken “aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité”

5. Het Comité kan de gemeenten ook verplichten om aan de voormelde instellingen die erom verzoeken krachtens een wet, decreet of ordonnantie, andere informatie te verstrekken dan deze bedoeld onder artikel 3 van de WRR, en dit via de diensten van het Rijksregister, zonder dat deze gegevens evenwel in het Rijksregister worden bewaard (artikel 16, 1^ste lid, 12° van de WRR).

6. De aanvrager is een hulpverleningszone die opereert op het grondgebied van 10 gemeenten: Namur, Andenne, Eghezée, Profondeville, Ohey, Fernelmont, Gesves, Assesse en La Bruyère.

. . . . . .

(3)

7. De aanvrager is een rechtspersoon krachtens artikel 18 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid en voert opdrachten uit met betrekking tot de civiele veiligheid. De hulpverleningszones maken inderdaad deel uit van de operationele civiele veiligheidsdiensten met als opdrachten: het redden en bijstaan van personen in bedreigende omstandigheden en het beschermen van hun goederen, verlenen van dringende medische hulp, bestrijden van brand en ontploffingen, bestrijden van vervuiling en logistieke ondersteuning (artikel 11 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid). Het Koninklijk besluit van 10 juni 2014 bepaalt de opdrachten en taken van civiele veiligheid die de hulpverleningszones uitvoeren.

8. De hulpverleningszone wordt bestuurd door een Zoneraad die is samengesteld uit de burgemeesters van de zone en het Zonecollege waarvoor de Raad onder haar leden, de deelnemers aanwijst. Het bestuur van de zone wordt toevertrouwd aan een Zonecommandant onder het gezag van het College. De Provinciegouverneur, de Minister van binnenlandse zaken en de Minister van volksgezondheid houden toezicht op de zone.

9. De hulpverleningszones kunnen worden gekwalificeerd als autonome instellingen die door de overheid werden opgericht en belast met een openbare dienstverlening.

10. Gelet op wat voorafgaat, is deze aanvraag ontvankelijk.

A.2. Wet van 8 december 1192 (WVP)

11. De informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister zijn persoonsgegevens. Krachtens artikel 4, §1, 2° van de WVP mag iedere verantwoordelijke voor de verwerking slechts persoonsgegevens verzamelen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

B. DOELEINDEN

12. De aanvrager wenst toegang tot het Rijksregister om de facturering van zijn betalende prestaties (bijdrage) te beheren alsook de daarmee verband houdende geschillen.

13. De hulpverleningszones worden onder andere gefinancierd via de betaling voor opdrachten waarvan de Koning de recuperatie heeft toegelaten. Het koninklijk besluit van 25 april 2007 bepaalt welke opdrachten van de hulpdiensten kunnen verhaald worden en welke gratis zijn.

Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat het voornamelijk gaat om preventie

(4)

en bestrijding van branden, transport van gekwetste personen per ambulance, interventies voor wespennesten,…

14. De voorlopige zone NAGE maakte geen gebruik van de mogelijkheid als bepaald in de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid om de integratie in een hulpverleningszone uit te stellen tot een latere datum dan 1 januari e.k. Bij beslissing van 27 mei ll., bevestigde de voorlopige hulpverleningszone NAGE zijn overgang naar de hulpverleningszone op 1 januari 2015. De zone NAGE zal dus de gegevensverwerkingen moeten verrichten voor het voormelde doeleinde vanaf 1 januari 2015 (artikel 220 van de voormelde wet van 15 mei 20047), wat overeenstemt met zijn aanvraag.

15. Gelet op wat voorafgaat, stelt het Comité vast dat de voormelde doeleinden die de aanvrager nastreeft, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatig zijn als bedoeld in de artikelen 4, §1, 2° en 5, e) van de WVP en artikel 5 van de WRR.

C. PROPORTIONALITEIT C.1. De gegevens

16. Artikel 4, §1, 3° van de WVP bepaalt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verkregen en verder verwerkt.

C.1. de gegevens

17. De aanvrager wenst de informatiegegevens te ontvangen, omschreven onder artikel 3, 1^ste lid, 1° tot 3°, 5°, 6°, 8°, 9°, 13°, 15°¹ en 17°² van de WRR, namelijk:

 naam en voornamen;

 geboorteplaats en –datum;

 geslacht;

 hoofdverblijfplaats;

 plaats en datum van overlijden;

 burgerlijke staat;

 gezinssamenstelling;

 statuut van de wettelijk samenwonende;

 vermelding van de afstammelingen in de 1^ste graad en

1 Zoals dit in werking zal zijn op 1 januari 2015.

(5)

 de vermelding van de bewindvoerder of de persoon die de meerjarige of minderjarige bijstaat.

18. De informatiegegevens naam en voornamen, hoofdverblijfplaats, en geslacht zijn relevant en noodzakelijk om contact te kunnen houden met de personen aan wie de aanvrager zijn prestaties moet factureren.

19. De toegang tot de informatie plaats en datum van geboorte is ook gerechtvaardigd om elke verwarring te vermijden bij homoniemen en het verifiëren van de handelingsbekwaamheid van de betrokken persoon. Bovendien moet de aanvrager de verklaringen van de betrokken personen op overeenstemming met hun identificatiegegevens uit het Rijksregister kunnen verifiëren in geval die personen zich mondeling hebben geïdentificeerd en het niet mogelijk was om ze te identificeren aan de hand van hun identiteitskaart. Het gegeven plaats en datum van geboorte is dus ook nuttig voor dit doel.

20. Het gegeven datum van overlijden is eveneens relevant aangezien bij een onbetaalde factuur of terugbetaling, die informatie noodzakelijk is om de erfgenamen van de overledene op te zoeken. De toegang tot het gegeven plaats van overlijden wordt geweigerd omdat de noodzaak ervan onvoldoende werd aangetoond.

21. Er wordt ook toegang gevraagd tot de burgerlijke staat en het bestaan van een contract van wettelijke samenwoning. Gelet op de hoofdelijke verplichting tussen echtgenoten of wettelijke samenwonenden voor de schulden aangegaan voor gezinsbehoeften (artikelen 222 en 1477 van het Burgerlijk Wetboek) is die informatie noodzakelijk voor de aanvrager om de verschuldigde sommen te kunnen innen.

22. De aanvrager rechtvaardigt zijn nood aan het gegeven gezinssamenstelling om desgevallend de naam te kunnen vinden van de afstammelingen in de 1^ste graad van een minderjarige waarvoor hij een interventie deed, mits zij burgerlijk aansprakelijk zijn.

Aangezien de gemeenten een jaar te tijd hebben om de afstammelingen in de 1st graad te vermelden in het Rijksregister, is het Comité van mening dat de aanvrager toegang mag hebben tot de informatie “gezinssamenstelling”, tot op het ogenblik dat het gegeven bedoeld in artikel 3, 1^ste lid, 15° van de WRR daadwerkelijk beschikbaar zal zijn, namelijk ten laatste op 1 januari 2016.

23. Het gegeven vermelding van de afstammelingen in 1^ste graad is relevant voor de hierboven omschreven redenen maar die informatie is slechts toegankelijk voor iedereen vanaf 1 januari 2016.

(6)

24. Het gegeven vermelding van de bewindvoerder of de persoon die de meerjarige of minderjarige bijstaat is relevant aangezien het ambulancevervoer regelmatig personen betreffen die onder bewindvoering staan. Omdat die informatie ook integraal beschikbaar zal zijn op niveau van het Rijksregister vanaf 1 januari 2016, machtigt het Comité de aanvrager om ondertussen via de diensten van het Rijksregister toegang te hebben tot die informatie opgenomen in de bevolkingsregisters (artikel 16, 1^ste lid, 12° van de WRR en artikel 1, 1^ste lid, 15° van het KB van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister: “de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige”.

25. De aanvrager wenst ook toegang tot de veranderingen aan het gegeven

“hoofdverblijfplaats” in de 10 jaar die de datum van raadpleging voorafgaan. De aanvrager moet inderdaad voor het beheer van de geschillen die verband houden met de facturering, kennis hebben van de verblijfsveranderingen in de 10 laatste jaren om de onbetaalde facturen te kunnen invorderen (verjaringstermijn van 10 jaar).

26. Kortom, het Comité beslist dat de toegang tot de persoonsgegevens, vermeld onder artikel 3, 1^ste lid, 1° tot 3°, 5°, 6 (uitgezonderd de plaats van overlijden), 8°, 9°, 13°, 15°³ en 17°⁴ van de WRR evenals de informatie bedoeld in artikel 1, 15° van het Koninklijk besluit van 16 juli 1992⁵ in overeenstemming is met artikel 4, §1, 3° van de WVP gelet op de nagestreefde doeleinden, inclusief de historiek van de veranderingen in de laatste 10 jaren van het gegevens “hoofdverblijfplaats”; het overige gevraagde wordt geweigerd.

27. Gelet op de hierboven uiteengezette redenen wordt de toegang tot de gegevens bedoeld in artikel 3, 1^ste lid, 9° van de WRR (gezinssamenstelling) en artikel 1, 15° van het voormelde koninklijk besluit van 16 juli 1992 (toegang tot de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige) slechts tijdelijk toegestaan tot en met 31 december 2015.

C.2. de frequentie van de toegang en de duur van de toegang en het gebruik

28. De aanvrager wenst een permanente toegang tot het Rijksregister.

5 KB van 16/07/1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister.

(7)

29. Het Comité stelt vast dat een permanente toegang gerechtvaardigd is gelet op de nagestreefde doeleinden en opdrachten van de aanvrager (artikel 4, §1, 3° van de WVP).

30. De aanvrager wenst voor onbepaalde duur toegang tot het Rijksregister aangezien zijn wettelijke opdracht niet in de tijd beperkt is.

31. Het Comité stelt vast dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinden, uitgezonderd de toegang tot de gegevens vermeld onder artikel 3, 1^ste lid, 9° van de WRR (gezinssamenstelling) en artikel 1, 15° van het voormeld KB van 16 juli 1992 (de akten en beslissingen betreffende de bekwaamheid van de meerderjarige en de onbekwaamheid van de minderjarige) dat een einde neemt op 31 december 2015.

B.4. De bewaartermijn

32. De aanvrager verduidelijkt dat hij de gegevens van het Rijksregister zo lang zal bewaren als noodzakelijk is om de schulden te kunnen innen en desgevallend voor duur van het geschillenbeheer.

33. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat deze bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, §1, 5° van de WVP.

B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden

34. De aanvrager verduidelijkt dat de gegevens uitsluitend intern zullen worden gebruikt door de financiële dienst.

35. Het Comité neemt hiervan akte.

(8)

B.6. Netwerkverbindingen

36. Uit de uitleg die de aanvrager hierover verstrekte, blijkt dat hij tot vandaag op basis van het identificatienummer van het Rijksregister, geen netwerkverbindingen tot stand brengt waarmee gegevens afkomstig uit verschillende instellingen kunnen gekoppeld worden.

37. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat:

 indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

 het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.

D. BEVEILIGING

D.1. De consulent inzake informatiebeveiliging

38. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd niet meegedeeld.

39. Artikel 10 van de WRR verplicht iedere instelling die toegang verkrijgt tot de informatiegegevens van het Rijksregister of er mededeling van krijgt, een consulent inzake informatiebeveiliging aan te stellen. Een consulent inzake informatiebeveiliging moet in alle onafhankelijkheid de veiligheid van de informatie kunnen beoordelen.

40. De consulent inzake informatiebeveiliging die door de aanvrager wordt aangesteld, moet aan het Comité worden meegedeeld via het ad hoc formulier, dat volledig naar waarheid moet worden ingevuld. Dit formulier is beschikbaar op de website van de Commissie

D.2. Beveiligingsbeleid

41. De aanvrager verstrekte geen enkele informatie over zijn beveiligingsbeleid.

42. Het Comité wenst dat de aanvrager hem hierover informeert via het ad hoc formulier, dat hij naar waarheid moet invullen en dat beschikbaar is op de website van de Commissie.

(9)

D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie van het Rijksregister en die het identificatienummer van dit register gebruiken alsook de lijst van die personen

43. Op niveau van de aanvrager zullen alleen de personeelsleden van de financiële dienst (bijzondere boekhouder en medewerkers belast met de heffing van de prestaties van de hulpverleningszones) toegang hebben tot het Rijksregister in de uitoefening van hun functie.

44. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.

45. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.

46. Het Comité benadrukt overigens dat ongeacht de persoon die intern toegang heeft tot het Rijksregister, de aanvrager noodzakelijke procedures moet invoeren voor de registratie van iedere raadpleging van het Rijksregister en het dossier waarvoor de raadpleging plaatsvond om nadien te kunnen nagaan of dit gegrond was.

OM DIE REDENEN Het Comité

1° machtigt de aanvrager om voor de verwezenlijking van het doeleinde vermeld onder punt B en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging om:

 vanaf 1 januari 2015 permanent toegang te hebben tot de informatie bedoeld onder artikel 3, 1^ste lid, 1° tot 3°, 5°, 6° (uitgezonderd de plaats van overlijden), 8°, 9°, 13°, 15°⁶ en 17°⁷ van de WRR en de informatie bedoeld onder artikel 1, 15° van het koninklijk besluit van 16 juli 1992⁸, inclusief de historiek van de veranderingen in de laatste 10 jaar van het gegeven ”hoofdverblijfplaats.

8 KB van 16/07/1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister.

(10)

De machtiging wordt verleend voor onbepaalde duur, uitgezonderd de toegang tot de gegevens bedoeld in artikel 3, 1^ste lid, 9° van de WRR en het artikel 1, 15° van het voormelde koninklijk besluit van 16 juli 1992, waarvoor een tijdelijke machtiging wordt verleend tot en met 31 december 2015.

Deze machtiging heeft pas uitwerking nadat het Comité op grond van documenten en inlichtingen die de aanvrager zal verstrekken, heeft vastgesteld:

 dat een consulent inzake informatiebeveiliging met de vereiste garanties werd aangeduid (punt D.1.);

 een gepast informatiebeveiligingsbeleid werd geïmplementeerd (punt D.2.).

2° weigert het meer gevraagde.

3° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.

4° bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren.

De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,

(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon