ZITTING VAN DE GEMEENTERAAD VAN 18 OKTOBER

(1)

ZITTING VAN DE GEMEENTERAAD VAN 18 OKTOBER 2021

--- Aanwezig: Rita Beyaert: Voorzitter;

Alain Top: Burgemeester;

Francis Pattyn, Dominique Windels, Kathleen Duchi, David Vandekerckhove, Lynn Callewaert: Schepenen;

Willy Vandemeulebroucke, André Vanassche, Rik Vandenabeele, Rosanne Mestdagh, Patrick Claerhout, Fleur De Buck,

Melissa Depraetere, Louis Byttebier, Filip Lainez, Thomas Guillemyn, Koen Opsomer, Wouter Bouckaert, Lise-Marie Platteau,

Nancy Debeerst, Cedric Van Den Bussche, Wout Patyn, Brecht Vandeburie, Steven Decaluwe: Raadsleden;

Carlo Daelman: Algemeen directeur Verontschuldigd: Tijs Naert: Schepen;

Inge Bossuyt, Elke Vlaeminck, Heidi Sohier: Raadsleden;

Brecht Vandeburie: Raadslid verontschuldigd voor punt 1, 2, 3, 4, 5, 6

De zitting begint om 19.35 uur.

Openbare zitting

DEPARTEMENT GRONDGEBIEDSZAKEN

1. Voorstel werkingsgebied sociale woonmaatschappij.

De gemeenteraad,

Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:

De stad ontving de nieuwsbrief van 10.09.2021 van het Agentschap Wonen-Vlaanderen inzake het traject van de vorming van woonmaatschappijen. Tegen 1 januari 2023 moeten sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM’s) en sociale verhuurkantoren (SVK’s) één woonactor vormen met maar één speler per gemeente: de woonmaatschappij. De Vlaamse Regering maakte op 17 juli 2020 afspraken over het traject voor de vorming van woonmaatschappijen.

De meeste SHM’s en SVK’s zijn in verschillende steden en/of gemeenten actief. Op dit moment zijn veel werkingsgebieden versnipperd en (bij SHM’s) overlappend. Voor een onderling afgestemd doelgroepenbeleid en een verdere performantieverhoging

verwachten de Vlaamse regering dat de werkingsgebieden van woonmaatschappijen meestal ook meerdere steden en/of gemeenten zullen bevatten. Daarom is het belangrijk om nieuwe werkingsgebieden af te bakenen die lokaal gedragen zijn. Bij de vorming van woonmaatschappijen staan de belangen van (kandidaat-) sociale huurders centraal. De woonmaatschappijen moeten zorgen voor een sterkere toename van het sociaal woonaanbod, ook voor bijzondere doelgroepen.

Lokale besturen worden in het schrijven van 23.10.2020 opgeroepen een voorstel van werkingsgebied op te maken tegen 31.10.2021, besproken op het lokaal woonoverleg en gedragen door de gemeenteraad. Bij het voorstel moet een advies van de betrokken woonactoren gevoegd worden.

(2)

De criteria voor de woonmaatschappij werden geconcretiseerd in het schrijven van 17.03.2021 en zijn finaal (samengevat) de volgende:

- Één woonactor per gemeente, een woonactor kan actief zijn in verschillende gemeenten

- Afstemming op de referentieregio’s (afwijking met gemotiveerd voorstel mogelijk in zeer uitzonderlijke situaties)

- Minimaal 1000 sociale huurwoningen

- Complementaire expertise (behoud SVK expertise)

- Geografisch aaneensluitende gemeenten (afwijking in uitzonderlijke omstandigheden en grondige motivatie mogelijk)

Het traject werden besproken op het lokaal woonoverleg van 28.06.2021.

Het college van burgemeester en schepenen besliste tot een voorstel werkingsgebied in zitting van 7.09.2021 met volgende gemeenten: Anzegem, Deerlijk, Dentergem,

Harelbeke, Lendelede, Oostrozebeke, Waregem en Wielsbeke. Dit voorstel is gebaseerd op de gesprekken in de stuurgroep van betrokken gemeenten, SHM’s en SVK’s op initieel initiatief van de huisvestingsmaatschappijen Mijn Huis en Helpt Elkander i.f.v. het

samengaan van beide maatschappijen.

Dit voorstel werkingsgebied werd overgemaakt aan de sociale woonactoren op

grondgebied Harelbeke voor advies: Mijn Huis, SVK De Poort en Wonen Regio Kortrijk (WRK) met uiterlijke datum van (mondeling) advies op het lokaal woonoverleg van 17.09.2021.

Het werkingsgebied voldoet aan alle voorwaarden behoudens het feit dat alle gemeenten uit één referentieregio moeten komen (dit is niet het geval voor Dentergem,

Oostrozebeke en Wielsbeke die toegewezen werden tot regio Midwest in tegenstelling tot de andere gemeenten uit de regio Zuid-West-Vlaanderen). In het document ‘advies aan de gemeenten’ d.d. 2.09.2021 uit de stuurgroep wordt gemotiveerd waarom deze

afwijking voorgesteld wordt. De voordelen van een werkingsgebied dat volledig binnen de referentieregio valt wegen niet op tegen de inspanningen die moeten worden geleverd om tot die nieuwe woonmaatschappij te komen, noch op het vlak van overdracht patrimonium, noch op vlak van de aanpassing van het aandeelhouderschap, …..

Op 17.09.2021 werden in het lokaal woonoverleg volgende adviezen genoteerd:

- Mijn Huis: positief advies

- SVK De Poort: positief advies met uiting van enkele aandachtspunten rond het centraal stellen van de kwetsbare huurder, personeel en expertise.

- WRK: geen advies (noch schriftelijk en laten zich verontschuldigen voor het woonoverleg)

De aandachtspunten van SVK De Poort gaan over meer dan het werkingsgebied en zijn een oproep om de doelstellingen en gevolgen te blijven bewaken, elementen die tevens belangrijk zijn voor de stad.

Op 24.09.2021 werd per mail nog een advies overgemaakt waarbij geen bezwaar gemaakt wordt tegen het voorstel werkingsgebied, maar waarbij gesteld wordt dat als, koop en kredieten niet noodzakelijk beperkt hoeven te blijven tot het werkingsgebied, men graag op dat vlak hun regionale werking (o.m. in Harelbeke) verder zet.

Het opzet van het traject van de woonmaatschappijen is om per gemeente één

woonactor over te houden. Het lijkt in deze, en zeker als het traject verder gezet wordt en succesvol beëindigd wordt, weinig opportuun om daarna nog een regionale werking voor specifieke items verder te zetten. Dit komt de duidelijkheid voor de klant niet ten goede. In die zin ondersteunt de stad het advies over dergelijke regionale werking niet.

(3)

Het voorstel werkingsgebied moet overgemaakt worden aan de Vlaamse regering volgens een sjabloon (‘aanvraagformulier_voorstel_werkingsgebied_Harelbeke’), dat integraal deel uitmaakt van voorliggend dossier.

In het invulformulier wordt ook de mogelijkheid geboden om een advies te formuleren inzake verdeling stemrechten. Het voorstel uit de stuurgroep is: De oprichters zullen er rekening mee houden dat de lokale besturen samen over minstens 50% plus één van de stemrechten in de woonmaatschappij zullen beschikken. De onderlinge verdeling zal gebeuren op basis van objectieve criteria in functie van het sociaal woonbeleid.

Dit gaat over de stemrechten in de algemene vergadering.

Aangezien dit geen concreet voorstel omvat zal het de Vlaamse regering zijn die hierover beslist cfr. de brief uit maart met richtlijnen: Lokale besturen uit het voorgestelde

werkingsgebied kunnen m.a.w. een concreet en gedragen voorstel van onderlinge verdeling van stemrechten indienen en motiveren, samen met hun voorstel van werkingsgebied. Bij gebrek hieraan zal de Vlaamse Regering deze verdeling doen op basis van objectieve criteria.

Op grond van volgende wetgeving:

- Definitieve afbakening van de referentieregio’s door de Vlaamse Regering op 12.03.2021

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen:

Om deze redenen;

Na beraadslaging;

24 leden nemen deel aan de stemming;

Met unanimiteit;

BESLUIT:

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist tot een voorstel werkingsgebied van de gemeenten Anzegem, Deerlijk, Dentergem, Harelbeke, Lendelede, Oostrozebeke, Waregem en Wielsbeke volgens bijgevoegd ingevuld sjabloon.

2. Woonwijs. GDPR-overeenkomst tussen gemeente en Woonwijs.

De gemeenteraad,

1.

De gemeenteraad besliste op 10.05.2010 tot de oprichting en goedkeuring van de overeenkomst met statutaire draagkracht betreffende de interlokale vereniging wonen Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede.

De samenwerkingsovereenkomst werd opgemaakt voor onbepaalde duur en ondertekend door 8 deelnemers aan de interlokale vereniging zijnde de gemeentebesturen en

OCMW’s van Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede.

Sinds 01.01.2020 maken het gemeentebestuur en OCMW van Zwevegem ook deel uit van deze samenwerking. Naar aanleiding hiervan werd op 17.06.2019 een nieuwe samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd en werd de naam vereenvoudigd naar

‘Interlokale Vereniging Woonwijs’.

(4)

Momenteel zit ‘Woonwijs’ reeds in de vierde subsidieperiode (2020-2025).

2.

Ter uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst worden Persoonsgegevens verwerkt.

De betrokken partijen hechten een grote waarde aan het beschermen van deze Persoonsgegevens. Om die reden leggen partijen in deze modelregeling gezamenlijke verantwoordelijkheid en de daarbij behorende bijlagen, te weten:

- overzicht met verwerkingen van persoonsgegevens en verwerkingsdoelen;

- proces rondom het melden van datalekken en de te verstrekken informatie en wederzijdse verantwoordelijkheden vast.

Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:

- Het decreet lokaal bestuur van 22.12.2017, in het bijzonder en zonder zich daartoe te willen beperken art. 40 par. 1 en Deel 3 Titel 3 houdende de intergemeentelijke samenwerking;

- Het besluit van de Vlaamse regering van 08.07.2016 houdende de subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid;

- Het besluit van de Vlaamse Regering 16.11.2018 betreffende het lokaal woonbeleid;

- Verordening 2016/679 van het europees parlement en de raad van 27.04.2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder en zonder zich daartoe te willen beperken art.26.

Verwijzend naar volgende eerdere beslissingen:

- de goedkeuring door de gemeenteraad van de samenwerkingsovereenkomst van de

‘Interlokale Vereniging Woonwijs’ d.d. 17.06.2019

- de goedkeuring door de gemeenteraad van het subsidiedossier periode 2020-2025 d.d. 17.06.2019

Om deze redenen;

Na beraadslaging;

Met unanimiteit;

BESLUIT:

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt, aansluitend op de lopende samenwerkingsovereenkomst

‘Interlokale Vereniging Woonwijs’, onderstaande verwerkingsovereenkomst goed luidende als volgt:

Modelregeling gezamenlijke verantwoordelijkheid verwerking persoonsgegeven door Interlokale Vereniging Woonwijs

Datum: 12/08/2021

(5)

Contractpartijen:

Gezamenlijk aan te duiden als: ‘Partijen’;

Overwegende dat:

Partijen hebben op 07.08.2019 een Overeenkomst met betrekking tot de oprichting van de “Interlokale Vereniging Woonwijs” gesloten. Ter uitvoering van deze Overeenkomst worden Persoonsgegevens verwerkt.

Partijen hechten grote waarde aan het beschermen van deze Persoonsgegevens. Om die reden leggen Partijen in deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid en de daarbij behorende bijlagen, te weten:

1. overzicht met verwerkingen van Persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

2. proces rondom het melden van Datalekken en de te verstrekken informatie en de wederzijdse verantwoordelijkheden vast.

1. Definities

De hierna en hiervoor gebruikte begrippen volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en hebben de volgende betekenis:

1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de Betrokkene‘); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

1.2 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van

(6)

doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

1.3 Gezamenlijke verantwoordelijkheid: wanneer twee of meer verantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk.

1.4 Verantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

1.5 Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte Persoonsgegevens betrekking hebben.

1.6 Overeenkomst: de hoofdovereenkomst waar deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid uit voortvloeit.

1.7 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (‘Datalek’).

1.8 Toezichthoudende autoriteit: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Totstandkoming, duur en beëindiging van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid

2.1 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid treedt in werking op de datum waarop Partijen deze ondertekenen.

2.2 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid is onderdeel van de Overeenkomst en zal gelden voor zolang de Overeenkomst duurt.

2.3 Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid automatisch. De Modelregeling Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kan niet apart worden opgezegd.

2.4 Na beëindiging van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid zullen de lopende verplichtingen, zoals het melden van Datalekken waarbij Persoonsgegevens van Partijen zijn betrokken en de plicht tot geheimhouding blijven voortduren.

3. Verwerken Persoonsgegevens

3.1 Partijen verwerken Persoonsgegevens alleen op de wijze zoals Partijen dit bij deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid overeenkomen en zullen Persoonsgegevens niet op een andere manier verwerken, tenzij Partijen dit gezamenlijk overeenkomen.

3.2 In Bijlage 1 wordt opgenomen welke Persoonsgegevens Partijen precies zullen verwerken, voor welke verwerkingsdoeleinden en wie voor welk deel verantwoordelijk is.

3.3 Partijen houden zich bij het verwerken van Persoonsgegevens aan de wet en de gegevens worden verwerkt op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze.

3.4 Partijen mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van elkaar geen andere personen of organisaties inschakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens.

3.5 Wanneer Partijen met toestemming van elkaar andere organisaties inschakelen, moeten zij minimaal voldoen aan de eisen die zijn opgenomen in deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid.

3.6 Wanneer Partijen een verzoek van een Betrokkene ontvangen ten aanzien van het uitoefenen van zijn of haar rechten, zullen Partijen voor het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn, zorgen dat de Betrokkene zijn of haar rechten effectief kan uitoefenen. Deze rechten bestaan uit een verzoek om inzage, correctie, aanvulling, verwijdering

(7)

of afscherming, bezwaar maken tegen de verwerking van de Persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheid van de eigen Persoonsgegevens.

3.7 Partijen dienen op duidelijke en eenvoudige wijze te communiceren waar de Betrokkene voor het uitoefenen van zijn rechten terecht kan. Hierbij geven partijen aan welke Medeverantwoordelijken er zijn en wie voor welk deel verantwoordelijk is.

4. Exporteren Persoonsgegevens

4.1 Partijen mogen geen Persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zonder daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming te hebben verkregen van de andere Medeverantwoordelijke.

5. Geheimhouding

5.1 Partijen zullen de verstrekte Persoonsgegevens geheimhouden, tenzij dit op basis van een wettelijke verplichting niet kan.

5.2 Partijen zorgen ervoor dat het personeel en ingeschakelde hulppersonen zich aan deze geheimhouding houden, door een geheimhoudingsplicht in de (arbeids-)contracten op te nemen.

6. Datalekken

6.1 In geval van een ontdekking van een mogelijk Datalek zullen Partijen elkaar hierover informeren binnen 24 uur overeenkomstig de procedure zoals die is opgenomen in Bijlage 2.

6.2 Partijen zullen elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het Datalek, ook zullen Partijen de getroffen maatregelen om het Datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen, overleggen aan elkaar.

6.3 Partijen doen elk voor dat deel waar zij verantwoordelijk voor zijn de melding van een Datalek bij de Toezichthouder.

Hetzelfde geldt voor de melding aan de Betrokkenen.

6.4 Eventuele kosten die gemaakt worden om het Datalek op te lossen en in de toekomst te kunnen voorkomen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt.

7. Aansprakelijkheid

7.1 Als een van de Partijen de verplichtingen uit deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid niet nakomt, kunnen zij voor hun deel van de verwerking aansprakelijk gesteld worden.

7.2 De ene Medeverantwoordelijke is aansprakelijk voor de aan de andere Medeverantwoordelijke opgelegde bestuurlijke boete door de Toezichthoudende autoriteit als de schade het gevolg is van het onrechtmatig of nalatig handelen van die Medeverantwoordelijke.

7.3 De ene Medeverantwoordelijke is niet aansprakelijk voor aanspraken van Betrokkenen of andere personen en organisaties waar de andere Medeverantwoordelijke de samenwerking mee is aangegaan, als dit het gevolg is van het onrechtmatig of nalatig handelen van die Medeverantwoordelijke.

8. Teruggave Persoonsgegevens en bewaartermijn

8.1 Na het beëindigen van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid geven Partijen de Persoonsgegevens terug aan elkaar.

8.2 De overgebleven Persoonsgegevens zullen Partijen vernietigen na verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.

9. Slotbepalingen

9.1 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid is onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn daarom ook van toepassing op deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid.

(8)

9.2 Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in de Modelregeling Gezamenlijke

verwerkingsverantwoordelijken en de Overeenkomst, gelden de bepalingen uit deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens.

9.3 Afwijkingen van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn slechts geldig wanneer Partijen dit samen schriftelijk overeenkomen.

Aldus door Partijen overeengekomen en ondertekend:

Bijlage 1: Overzicht met verwerkingen van Persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

Het onderstaande schema zal ingevuld moeten worden elke keer dat een Modelregeling Gezamenlijke

verantwoordelijkheid wordt gesloten. Het geeft een volledig overzicht van de Persoonsgegevens die verwerkt zullen worden en voor welk deel van de Persoonsgegevens welke Medeverantwoordelijke verantwoordelijk is. Op basis van dit overzicht is het mogelijk om aan te kunnen tonen waar, door wie en voor welk doel de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast is het ook mogelijk om op basis van dit overzicht de Betrokkenen te kunnen informeren dat hun Persoonsgegevens worden verwerkt zoals is vereist op grond van artikel 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

(9)

(10)

Bijlage 2: Proces rondom het melden van Datalekken en de te verstrekken informatie Wat is een beveiligingsincident en wanneer moet dit gemeld worden?

Een Datalek is een beveiligingsincident waarbij Persoonsgegevens, die de ene Medeverantwoordelijke namens de andere Medeverantwoordelijke beheert, mogelijk verloren zijn gegaan of onbedoeld toegankelijk waren voor derden. Elke Medeverantwoordelijke dient voor het deel waar hij/zij verantwoordelijk voor is een melding te maken bij de

Toezichthoudende autoriteit wanneer er sprake is van een beveiligingsincident. Het gaat om gegevens die te koppelen zijn aan personen, zoals, maar niet beperkt tot, namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, login-gegevens, cookies, IP-adressen of identificerende gegevens van computers of telefoons.

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van beveiligingsincidenten die moeten worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

 De website met login-gegevens is gehackt of is toegankelijk voor derden.

 Verlies van een laptop of USB-stick met persoonsgegevens.

 Brieven of e-mails worden naar een verkeerd adres gestuurd.

 Een aanval van een hacker op het ICT-systeem.

Wat te doen bij twijfel?

Als je op basis van bovenstaande niet zeker weet of er sprake is van een beveiligingsincident, stel je jezelf in ieder geval alvast de volgende vragen als hulpmiddel:

 Is er een technisch of fysiek beveiligingsprobleem?

 Gaat het probleem over de beveiliging van Persoonsgegevens? Ook IP-adressen, telefoonnummers of identificerende gegevens, bijvoorbeeld van hardware zoals een IMEI-nummer, kunnen hieronder vallen.

 Gaat het om gevoelige gegevens zoals ras, gezondheidsgegevens, informatie over iemands financiële situatie, zoals salaris of gegevens waar (identiteits)fraude mee kan worden gepleegd, zoals een Rijksregisternummer?

 Zijn er grote hoeveelheden Persoonsgegevens onbedoeld toegankelijk geworden voor derden? Gaat het om gegevens van kwetsbare groepen zoals kinderen?

 Worden de Persoonsgegevens beheerd door een leverancier?

Ook wanneer je twijfelt, neem het zekere voor het onzekere en neem altijd contact op met:

Filip Hellyn, Functionaris voor gegevensbescherming Stad Harelbeke Filip.hellyn@harelbeke.be

Tel: 056/733 361

Waar meld je het beveiligingsincident?

Als je een beveiligingsincident hebt ontdekt, neem je direct contact op met:

Filip Hellyn, Functionaris voor gegevensbescherming Stad Harelbeke Filip.hellyn@harelbeke.be

Tel: 056/733 361

Geef in je e-mail beantwoording op de onderstaande vragen

De onderstaande vragen zijn gelijk aan de informatie die aan de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden verstrekt wanneer er van het Datalek een melding gemaakt moet worden.

Graag de vragen zo volledig mogelijk en schriftelijk beantwoorden.

(11)

1. Geef een samenvatting van het beveiligingslek/beveiligingsincident/Datalek: wat is er gebeurd? Vermeld hier ook de naam van het betrokken systeem.

2. Welke typen Persoonsgegevens zijn betrokken bij het beveiligingsincident?

Zoals, maar niet beperkt tot, naam, adres, e-mailadres, IP-nummer, Rijksregisternummer, pasfoto en ieder ander tot een persoon te herleiden gegeven.

3. Van hoeveel personen zijn de Persoonsgegevens betrokken bij het beveiligingsincident? Geef a.u.b. een minimum en maximum aantal personen.

4. Omschrijving groep personen om wiens gegevens het gaat.

Geef aan of het gaat om medewerkersgegevens, gegevens van internetgebruikers. Bijzondere aandacht verdienen gegevens van kwetsbare groepen personen, zoals kinderen.

5. Zijn de contactgegevens van de betrokken personen bekend?

Het kan zijn dat Betrokkenen geïnformeerd moeten worden over het Datalek, kunnen we deze personen in dat geval bereiken?

6. Wat is de oorzaak (root cause) van het beveiligingsincident?

Heeft u een idee hoe het beveiligingsincident heeft kunnen ontstaan?

7. Op welke datum of in welke periode heeft het beveiligingsincident plaats kunnen vinden? Geef dit a.u.b. zo specifiek mogelijk aan.

Artikel 2:

De verwerkingsovereenkomst start vanaf de dag van ondertekening door alle deelnemers en stopt bij beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’.

3. Ondertekenen Lokaal Energie- en Klimaatpact met de Vlaamse Overheid.

De gemeenteraad,

Vlaanderen en de lokale besturen slaan d.m.v. het Lokaal Energie- en Klimaatpact de handen in elkaar om samen de nodige transitie in het energie- en klimaatbeleid waar te maken. Aan de hand van concrete en herkenbare werven wil men inzetten om

krachtdadig beleid te voeren. Er wordt hierbij ingezet op een gelijktijdige bottom-up en top-down aanpak. Beide actoren, de Vlaamse overheid en de lokale besturen geven aan werk te maken van concrete engagementen zoals hieronder vermeld:

Lokale besturen engageren zich binnen het Lokaal Energie- en KlimaatPact (LEKP) om:

 Het Burgemeestersconvenant 2030 te ondertekenen en uit te werken;

 Een gemiddelde jaarlijkse primaire energiebesparing van minstens 2,09% te realiseren in hun eigen gebouwen (inclusief technische infrastructuur, exclusief onroerend erfgoed);

 Een reductie van de CO2-uitstoot van hun eigen gebouwen en technische infrastructuur met 40% in 2030 ten opzichte van 2015 te realiseren;

 Tegen ten laatste 2030 de openbare verlichting te verLEDden;

 Het draagvlak voor hernieuwbare energie te verhogen, geen heffing op hernieuwbare energie installaties in te voeren en bestaande, zoals de heffing op pylonen van windmolens, af te bouwen tegen ten laatste 2025;

 Lokale warmte- en sloopbeleidsplannen op te maken;

(12)

 Burgers, bedrijven en verenigingen te stimuleren om samen met het lokaal bestuur de concrete en zichtbare streefdoelen uit de 4 werven van het Pact te behalen.

De Vlaamse overheid engageert zich om:

 Via het Netwerk Klimaat professionele ondersteuning te bieden aan de lokale besturen, zoals bepaald in het subsidiebesluit en de werkprogramma’s;

 Via andere partners binnen de Vlaamse overheid (bv. VEB met het SURE2050- project voor het publiek patrimonium) lokale besturen projectmatige ondersteuning te bieden;

 Samen met de lokale besturen actief mee te werken aan het elimineren van de mogelijke hindernissen die lokale besturen ondervinden in het realiseren van de ambities binnen dit Pact;

 Haar eigen voorbeeldfunctie in te vullen en relevante actoren te overtuigen om het Pact te ondertekenen;

 In samenspraak met het middenveld, onderzoeksinstellingen en de verschillende sectororganisaties de wederzijdse engagementen i.h.k.v. het Pact op te volgen en te stroomlijnen;

 Aan lokale besturen (en/of andere actoren) de beleidsmaatregelen, voorzien door de Vlaamse, Federale en Europese begroting, actief en stelselmatig te promoten die nuttig kunnen zijn om mee de doelstellingen van het Pact te realiseren. Onder potentiële inbreng van de Vlaamse overheid in hoofdstuk 4 wordt dit waar mogelijk geconcretiseerd;

 Ter bijkomende ondersteuning van de klimaatpactacties van de gemeenten die het Pact ondertekenen, in een extra jaarlijks budget van 10.000.000 euro, evenals een vast gedeelte van de vrij beschikbare middelen binnen het Vlaams klimaatfonds, te voorzien. Deze budgettaire engagementen kunnen aangepast worden in functie van het algemeen begrotingsbeleid.

Door de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact geven steden en

gemeenten aan actie te ondernemen om de doelstellingen vermeldt in de onderstaande werven waar te maken:

1. Laten we een boom opzetten

 Eén boom extra per Vlaming tegen 2030 (+6,6 miljoen bomen extra vanaf 2021 t.e.m. 2030)

 1/2de meter extra haag of geveltuinbeplanting per Vlaming tegen 2030 (+3.300 km extra vanaf 2021 t.e.m. 2030)

 Eén extra natuurgroenperk per 1000 inwoners tegen 2030 (= 6.600 perken van 10 m² vanaf 2021 t.e.m. 2030)

2. Verrijk je wijk

 50 collectief georganiseerde energiebesparende renovaties per 1.000 wooneenheden vanaf 2021 t.e.m. 2030;

 1 coöperatief/participatief hernieuwbaar energieproject per 500 inwoners tegen 2030 die samen voor een totaal geïnstalleerd vermogen zorgen van 216 MW vanaf 2021 t.e.m. 2030 (+12.000 projecten in 2030)

(13)

3. Elke buurt deelt en is duurzaam bereikbaar

 Per 1.000 inwoners 1 “toegangspunt” voor een (koolstofvrij) deelsysteem tegen 2030 (=6.600 toegangspunten);

 Per 100 inwoners 1 laadpunt tegen 2030 (=66.000 laadpunten);

 1 m nieuw of structureel opgewaardeerd fietspad extra per inwoner vanaf 2021 t.e.m. 2030

4. Water het nieuwe goud

 1m² ontharding per inwoner vanaf 2021 t.e.m. 2030 (= 6,6 miljoen m² ontharding);

 Per inwoner 1m3 extra opvang van hemelwateropvang voor hergebruik, buffering en infiltratie voor regenwater vanaf 2021 t.e.m. 2030 (=6,6 miljoen m3 extra regenwater dat wordt opgevangen voor hergebruik of infiltratie)

De doelstellingen zijn bepaald voor Vlaanderen, als stad wordt men niet aangesproken op het niet behalen van een doelstelling op gemeentelijk niveau. Niettemin heeft Harelbeke op verschillende werven reeds verschillende acties uitgevoerd.

Het door Vlaanderen voorziene budget zal verdeeld worden over de steden/gemeenten die intekenen in het LKEP. Voor Harelbeke zou dit minstens 38.858 euro per jaar bedragen (via trekkingsrechten, gebaseerd op een verdeelsleutel).

Voor 2021 is er een Vlaamse subsidie voorzien van 24.324.010 euro. Harelbeke komt dan in aanmerking voor een subsidie van minstens 94.426 euro.

De subsidie dient als 50% co-financiering van klimaatacties die passen binnen de voorgestelde werven. De uitgaven kunnen bestaan uit personeels-, investerings- en werkingskosten.

Het LEKP dient ondertekend te worden tegen uiterlijk 29 oktober 2021. Het staat de steden en gemeenten vrij om de acties zelf te kiezen. Er dient geen actielijst opgemaakt te worden. Harelbeke beschikt wel over een actieplan dat in het kader van de opmaak van het SECAP (Sustainable Energy and Climate Action Plan) bij de ondertekening van het Burgemeestersconvenant 2.0 werd ondertekend.

De ondertekening van dit pakt pas ook binnen de geformuleerde doelstellingen van het Strategisch Meerjarenplan van de stad Harelbeke. Meer in het bijzonder geeft het ook invulling aan de SDGs 7, 9, 11, 13, 15 en 17.

Begin december 2021 zal de Vlaamse overheid de definitief vastgelegde subsidies aan de gemeenten bekendmaken. De uitbetaling van de subsidie voor uitgevoerde acties in 2021 zullen uitbetaald worden in april 2022.

Rapportering over uitgevoerde acties gebeurt aan de hand van de jaarrekening.

Projecten waarvoor deze subsidie wordt aangevraagd dienen gekoppeld te worden aan de code ABB-LEKP-2021.

(14)

Momenteel is er een onderzoekstraject lopende bij Leiedal om te bekijken of lokale klimaatacties binnen het lokaal klimaat- en energiepact door Leiedal kunnen gerealiseerd worden via een regionale aanpak. Dit zou kunnen gebeuren door het opzetten van een interregionaal klimaat- en energieteam binnen de intercommunale. In het onderzoek, dat nog lopende is, verzoekt Leiedal om 50% van de toegekende subsidies te ontvangen om zo deels dit team te financieren. De andere helft zou dan door Leiedal zelf worden

bijgepast. Het voorstel dient nog verder te worden uitgewerkt. De stad is van mening dat het wel interessant kan zijn om lokale klimaatacties in Harelbeke door dit

intergemeentelijke team te laten uitvoeren.

Het dossier werd voor advies voorgelegd aan de Klimaatraad op 9 september 2021. De klimaatraad adviseert gunstig mits volgende opmerking:

“Het is positief dat er ingezet wordt op klimaatacties. De bijkomende subsidies dienen vooral gebruikt te worden om een extra boost te geven aan ons klimaatbeleid en bijkomende acties uit te voeren bovenop het huidig klimaatbeleid van onze stad.”

Het dossier werd aan de Raadscommissie Grondgebiedszaken voorgelegd op 13 oktober 2021.

- de internationale conferentie inzake milieu en ontwikkeling gehouden in Rio de Janeiro in 1992 en het internationaal verdrag van Kyoto van 1997 met betrekking tot het nemen van maatregelen ter bescherming van het klimaat en ter

vermindering van de uitstoot van broeikasgassen;

- het ondertekenen van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen door de federale overheid in New York in 2015 aangaande het engagement om aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen te werken;

- het Vlaams Energie- en Klimaatplan (VEKP) 2021-2030 - het Regeerakkoord Vlaamse Regering 2019-2024

- art. 2 van het Decreet Lokaal Bestuur: “De gemeenten zijn overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet bevoegd voor de aangelegenheden van gemeentelijk belang.

Voor de verwezenlijking daarvan kunnen ze alle initiatieven nemen. Ze beogen om bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied.”

Verwijzend naar volgende eerdere beslissingen:

- Stad Harelbeke keurde op het Burgemeesterconvenant 2.0 goed op 14 juni 2019.

- Stad Harelbeke keurde op 16/11/2020 het SECAP goed, waarin ze zich

geëngageerd hebben om de komende jaren in te zetten op de ontharding van het publiek domein.

- Stedelijk Groenplan van Stad Harelbeke, goedgekeurd door de gemeenteraad van 13 juli 2000.

- Het schepencollege van stad Harelbeke keurde op 14 januari 2020 de deelname aan het initiatief ‘regionale onthardingsstrategie’ van Leiedal goed.

Om deze redenen;

Na beraadslaging;

(15)

Met unanimiteit;

BESLUIT:

Artikel 1:

Stad Harelbeke ondertekend het Lokaal Klimaat en Energiepact van de Vlaamse Overheid en engageert zich om acties te ondernemen ter realisatie van de vier werven.

4. Masterplan voor de Stationsomgeving

1. Kennisname beslissing tot opmaak van de studie en goedkeuren van de contractuele voorwaarden en raming (42.525,50 euro waarop geen BTW verschuldigd)

2. Samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot de opmaak van een masterplan tussen de stad Harelbeke en Belgian Train. Goedkeuring.

De gemeenteraad,

De opmaak van een masterplan of globale visie voor de stationsomgeving in het centrum van de stad zit vervat in de SDG’s zoals opgenomen in de stedelijke meerjarenplanning (o.a. DDG11. Investeren in duurzame ruimtelijke ontwikkeling van de stad m.n. transitie naar duurzame vervoersystemen voor iedereen waarbij de verkeerveiligheid wordt verbeterd). Het masterplan-Stationsomgeving beoogt de opwaardering van de ruimere stationsomgeving (Noord-, Deerlijkses-, Zuidstraat tot en met het Stationsplein) met aandacht voor kwalitatieve open ruimte, duurzame herinrichting van de omgeving van het stationsgebouw, voor zachte en kwalitatieve mobiliteit en voor vergroening.

Tijdens het overleg van 08.01.2021 bespraken vertegenwoordigers van de

intercommunale Leiedal, de stad Harelbeke en Belgian Train de mogelijkheden om samen te werken inzake de opmaak van een masterplan voor de stationsomgeving. De stad vroeg om samen en in overleg met Belgian Train, aan Leiedal de opdracht te kunnen geven een integrale visie op te maken voor deze omgeving.

Volgende elementen zouden -wat betreft de stadswensen - aan bod moeten komen in dit Masterplan :

- Opwaardering van de ruimere stationsomgeving (Noord-, Deerlijkse-, Zuidstraat tot en met het Stationsplein) met aandacht voor kwalitatieve open ruimte,

 vergroening en ontharding van de omgeving

 verbeteren van de toegankelijkheid van de stationsomgeving voor voetgangers en fietsers

 locatie en toekomstvisie fietsstallingen

 fietssnelweg F7 laten aansluiten op en integreren in de omgeving

 locatie en inrichting mobi-punt/hoppinpunt

 organisatie en inrichting van parkeerplaatsen, circulatie ifv de ontsluiting van de parkeerplaatsen en beheersen van het parkeerzoekverkeer - toekomstvisie oud stationsgebouw

- versterken ruimtelijke verbinding tussen de stationsomgeving en het Marktplein&

de handelszaken in het centrum enerzijds en tussen de stationsomgeving en de Gavers anderzijds

- onderzoek naar het ontwikkelperspectief voor de site vrachtwagenparking langs de Deerlijksesteenweg (cfr. Krijtlijnen heersend BPA)

(16)

Uit dit masterplan -dat in nauw overleg met de bevoorrechte partner en (mede-) grondeigenaar van (een groot deel van) deze site zijnde Belgian Train is op te maken- zullen de herinrichtingsopties moeten blijken.

Voor de opmaak van het Masterplan-Stationsomgeving vroeg de stad aan de intercommunale Leiedal een raming van desbetreffende studiekost op .

De gemeenteraad heeft bij beslissing van 20.11.2017 de statutenwijziging van

Intercommunale Leiedal naar een zelfstandige groepering goedgekeurd. In het inwendig reglement, goedgekeurd in de algemene vergadering van 12.12.2017 is een preferentiële samenwerking opgenomen wat betreft het opmaken een vooromschreven masterplan.

In het kader van voormelde dienstverlening legt de Intercommunale Leiedal de afsprakennota nr. 2021-12 Harelbeke: opmaak van masterplan Stationsomgeving

in het kader van de zelfstandige groepering Leiedal voor. De financiële raming omvat het opmaken van een schetsontwerp, van een voorontwerp en een ontwerp en bedraagt in totaal 42.525,5 euro.

De uitgave waartoe de overeenkomst aanleiding geeft, zal gefinancierd worden op de wijze zoals bepaald op het budget van het dienstjaar 2021.

Via de Samenwerkingsovereenkomst Stad-NMBS die thans ter goedkeuring voorligt, zullen voormelde studiekosten verdeeld worden tussen de stad en Belgian Train.

Zowel de goedkeuring van de contractuele voorwaarden tussen de stad en Leiedal voor de opmaak van het Masterplan-Stationsomgeving als de samenwerking tussen de stad en Belgian Train zijn bevoegdheden van de gemeenteraad.

Hiertoe liggen volgende documenten inzake de betrekkingen tussen de 3 partijen ter goedkeuring voor :

1. De afsprakennota-Leiedal in het kader van de kostenverdelende vereniging (artikel 2 van navermeld besluit). Artikel 4 van de samenwerkingsovereenkomst stad-Belgian Train, zoals overgenomen in hierna vermeld besluit, regelt de verdeling der kosten voor de urenlonen voor de geleverde prestatie van Leiedal (artikel 2 van navermeld besluit)

2. De samenwerkingsovereenkomst stad-Belgian Train inzake de opdracht en realisatie van het masterplan (artikel 3 van navermeld besluit)

In het investeringsbudget zijn onder AR224007 en BI20010 (“Uitvoering van een masterplan Stationsomgeving”) voldoende middelen voor deze studieopdracht voorzien.

- het decreet lokale besturen, inzonderheid en zonder zich daartoe te willen beperken art. 40§1;

Om deze redenen;

Na beraadslaging;

Met unanimiteit;

(17)

BESLUIT:

Artikel 1:

Neemt kennis van de principiële beslissing tot de opmaak van de Masterstudie Stationsomgeving.

Artikel 2:

Keurt de contractuele voorwaarden en de raming (42.525,50 euro waarop geen btw verschuldigd) goed met betrekking tot de opmaak door Leiedal van de Masterstudie Stationsomgeving. De uitgave waartoe huidige opdracht aanleiding geeft, is voorzien op het budget van het dienstjaar 2021 en wordt gefinancierd op de aldaar voorziene wijze.

Artikel 3:

Keurt de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Harelbeke en Belgian Train inzake de Masterstudie Stationsomgeving als volgt goed:

Samenwerkingsovereenkomst betreffende de opmaak van een masterplan voor de vernieuwing van de stationsomgeving te Harelbeke

1. BETROKKEN PARTIJEN

1. De Stad Harelbeke, hierbij vertegenwoordigd door mevr. Rita Beyaert, gemeenteraadsvoorzitter, en de heer Carlo Daelman, algemeen directeur, handelend in uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad in zitting van 18.10.2021, hierna “Harelbeke” genoemd

2. NMBS, NV van publiek recht, met maatschappelijke zetel te 1060 Brussel, Frankrijkstraat 56, met ondernemingsnummer 0203.430.576, vertegenwoordigd door Patricia Cuvelier, B-ST Head of strategic planning, monitoring and support, en ir. Stéphane Hendrick, B-ST Head of Design & Monitoring, hierna “NMBS”

genoemd;

Samen genoemd als “Partijen” of naar elk van hen afzonderlijk als de “Partij”.

2. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

De onderhavige overeenkomst heeft als doel de rechten, plichten en samenwerking van de Partijen vast te leggen met betrekking tot de opmaak van het masterplan voor de stationsomgeving van Harelbeke.

De Partijen verklaren zich akkoord om projectmatig samen te werken om zo te komen tot een vernieuwing en reorganisatie van de stationsomgeving. De Partijen trachten deze studie te realiseren tegen 01/06/2022.

De studie heeft als gezamenlijke doelstellingen:

- De geïntegreerde en kwalitatieve herinrichting voor de stationsomgeving, de omliggende straten en het openbaar domein

- Een vernieuwing en een reorganisatie die vertrekt vanuit een slimme mobiliteit en op basis van het stop-principe, waarbij een aantrekkelijke stationsomgeving met verknoping van het openbaar en aanvullend vervoer een belangrijke aandachtspunt vormen.

- Het verbeteren van de toegankelijkheid van de stationsomgeving voor voetgangers en fietsers

De ambities van de betrokken Partijen:

Stad Harelbeke:

(18)

- Opwaardering van de ruimere stationsomgeving (Noord-, Deerlijkse-, Zuidstraat tot en met het Stationsplein) met aandacht voor kwalitatieve open ruimte,

- vergroening en ontharding van de omgeving

- verbeteren van de toegankelijkheid van de stationsomgeving voor voetgangers en fietsers

- locatie en toekomstvisie fietsstallingen

- fietssnelweg F7 laten aansluiten op en integreren in de omgeving - locatie en inrichting mobi-punt/hoppinpunt

- organisatie en inrichting van parkeerplaatsen, circulatie ifv de ontsluiting van de parkeerplaatsen en beheersen van het parkeerzoekverkeer

- toekomstvisie oude stationsgebouw

- versterken ruimtelijke verbinding tussen stationsomgeving en Marktplein/handelszaken centrum enerzijds en tussen de stationsomgeving en de Gavers anderzijds

- onderzoek naar het ontwikkelperspectief voor de site vrachtwagenparking langs de Deerlijksesteenweg (cfr. Krijtlijnen heersend BPA)

NMBS:

- Locatie en toekomstvisie fietsenstallingen voor een totaal aantal van minimum 619 fietsplaatsen

- Organisatie en inrichting van parkeerplaatsen op parking Zuidstraat met minimum het behoud van huidig aantal plaatsen: 142.

- Circulatie in functie van de ontsluiting van de parkeerplaatsen en beheersen van het parkeer-zoekverkeer. Herinrichten of herbestemmen van de parkeerplaatsen aan de Noordstraat in functie van het later betalend maken van de parking aan de Zuidstraat.

- Onderzoek naar het ontwikkelperspectief voor de site vrachtwagenparking langs de Deerlijksesteenweg (cfr. Krijtlijnen heersend BPA)

De locatie en afbakening van het plangebied wordt weergegeven op het plan in bijlage I.

Er wordt wederzijds bepaald dat de stationsomgeving op een samenhangende en kwaliteitsvolle wijze moet worden ontwikkeld en dat alle volgende stappen van planvorming en realisatie, die voor een deel of voor het geheel worden gezet rekening moeten houden met deze masterstudie voor zover dit mogelijk is. Het onderzoek waarbinnen dit masterplan kadert, kan ruimer gaan dan enkel de eigendommen van de Partijen om de site op een goede manier in de omgeving in te passen.

Partijen leveren de nodige respectievelijke basisgegevens aan, deze omvatten onder meer:

bestaande opmetingsplannen en/of topografische opmetingen, gekende eigendomssituatie, stedenbouwkundige plannen, … van het plangebied.

3. CONTEXT EN HISTORIEK

Gelet op de verouderde en versteende stationsomgeving en gelet op de nieuwe vervoersregio- tendenzen, werd beslist tussen de stad Harelbeke en NMBS om een integrale visie op te maken voor deze omgeving.

In de stationsomgeving is eveneens het dossier lopend van de provincie West-Vlaanderen inzake de fietssnelweg F7 langs de spoorlijn tussen Gent en Kortrijk. In West-Vlaanderen is deze fietssnelweg nog in studiefase. Men streeft ernaar om zoveel mogelijk gebruik te maken van de rechtlijnigheid van de spoorlijn, die ook langsheen de Collegewijk loopt. Voor de F7 is tussen Waregem en Kortrijk een PRUP in opmaak waarbinnen onderzocht wordt waar de beste plaats is om de fietssnelweg aan te leggen. Sowieso is de centrale stationsomgeving een belangrijke locatie qua open afrijden naar en van deze F7.

De bestaande fietsenstalling aan het station is verouderd en heeft een hoge bezetting. De inplanting van de nieuwe fietsenstalling wordt meegenomen in deze studie.

Op middellange termijn zal het heraanlegdossier van de Noord- en Zuidstraat worden opgestart waarbij is te voorzien voor de Zuidstraat in de aanleg van een warmtenet en voorbereiden in een gescheiden rioleringsstelsel. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een onthardingsstrategie.

Bovendien onderzoekt Intercommunale Leiedal, in overleg met de vervoersregio of het mogelijk is om een ‘regionaal’ mobipunt (een knooppunt voor verschillende vervoerswijzen op buurtniveau) te voorzien nabij het stationsgebouw.

Inrichtingsplannen die thans nog als basis dienen voor de verdere uitwerking van deze studie zijn enerzijds het BPA goederenkoer van 4.10.2005 en anderzijds het RUP stationsplein van 23.5.2013.

(19)

4. ORGANISATIE VAN DE SAMENWERKING TUSSEN DE PARTIJEN

De Stad Harelbeke fungeert als aanbestedende overheid. De Stad Harelbeke zal een studiebureau aanstellen voor de opmaak van het masterplan. Het studiebureau wordt aangeduid conform de wetgeving op de overheidsopdrachten.

De Stad Harelbeke staat in voor het aanstellen van het studiebureau en is hierbij verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving op overheidsopdrachten.

De NMBS verleent hun medewerking door het ter beschikking stellen van plannen en informatie en toegang te verlenen op terrein.

De Stad Harelbeke zal ten aanzien van het studiebureau het enige opdrachtgevend bestuur blijven en behoudt de eindbeslissingsbevoegdheid over de uitvoering van de opdracht. Het resultaat van de studie dient evenwel te voldoen aan de eisen van alle Partijen, of – indien bepaalde eisen van Partijen onverzoenbaar zijn-, aan een consensus tussen de Partijen.

De Partijen verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van de overeenkomst te bereiken door middel van de hierboven beschreven acties. Partijen zijn zich ervan bewust dat deze doelstellingen alleen kunnen worden bereikt als er met de juiste middelen nauw wordt samengewerkt en als het zoeken naar effectieve oplossingen voorrang heeft op alle andere overwegingen. De Partijen verbinden zich ertoe elkaar de informatie mee te delen die zij nuttig achten voor de realisatie van het Project en verplichten elkaar wederzijds onmiddellijk op de hoogte te houden van eventuele moeilijkheden die zich voordoen tijdens de realisatie van het Project.

5. LEIDING VAN DE STUDIEOPDRACHT

De Stad Harelbeke neemt de leiding van de studieopdracht waar en duidt hiervoor de leidend ambtenaar aan. De overige Partijen stellen gemandateerde waarnemers aan die de studie mee opvolgen. De interne kosten voor de leiding van de studieopdracht en de opvolging van de studie zullen door de Partijen zelf worden gedragen en worden niet doorgefactureerd tussen de Partijen.

De Partijen zullen elkaar op de hoogte stellen wie is aangeduid als leidend ambtenaar en gemandateerd waarnemer. Deze personen zullen optreden als contactpersoon voor hun Partij.

De leidende ambtenaar zal, voorafgaandelijk aan de volgende beslissingen, een ontwerp van beslissing ter goedkeuring voorleggen aan de andere Partijen bij aangetekend schrijven met ontvangstmelding:

- aanbrengen van wijzigingen aan de opdracht, - opmaken van proces-verbaal van ingebrekestelling, - opmaken van proces-verbaal van oplevering der diensten, - schorsen van de diensten,

- beoordeling en goedkeuring van verrekeningen, - nemen van maatregelen van ambtswege.

Op de overige Partijen rust een inspanningsverbintenis om hun advies te geven binnen een termijn van tien werkdagen. Indien een Partij niet de mogelijkheid heeft om binnen deze termijn dit advies te verlenen, dient de betrokken Partij dit mee te delen binnen voormelde termijn van 10 werkdagen (met motivatie).

6. UITVOERING VAN DE STUDIEOPDRACHT

Tussen de Partijen wordt de inhoud van de huidige overeenkomst in hun onderlinge relaties aangeduid als “opmaak Masterstudie Stationsomgeving”. Alle documenten, plannen, afbeeldingen…

zoals hierna besproken bevatten de logo’s van de Partijen.

De Stad Harelbeke zal de NMBS inspraak geven tijdens de uitvoering van de ontwerpopdracht.

Alle Partijen hebben steeds recht op inzage in alle documenten met betrekking tot het project. De gemandateerde waarnemers van alle Partijen worden op alle vergaderingen uitgenodigd en de verslagen van die vergaderingen worden hun toegestuurd. Hun opmerkingen delen zij schriftelijk binnen de tien werkdagen mee aan de leidend ambtenaar.

Indien één van de Partijen tijdens de uitvoering van de studieopdracht een belangrijke wijziging van deze studieopdracht noodzakelijk acht, dient de leidende ambtenaar de voorgestelde wijziging van de studieopdracht ter goedkeuring voor te leggen aan alle Partijen. De Partijen dienen hun akkoord op of hun opmerkingen bij dit voorstel over te maken binnen een termijn van 10 werkdagen. In geval niet alle Partijen hun akkoord geven bij dit voorstel, zullen de Partijen op korte termijn tot een akkoord trachten te komen om de studieopdracht niet in het gedrang te brengen.

(20)

7. INHOUD VAN DE STUDIEOPDRACHT

De ontwerper staat in voor de opmaak van een Masterplan voor de stationsomgeving van Harelbeke, zoals afgebakend in bijlage I.

Bij wijze van synthese kan gesteld worden dat de uitvoering van de opdracht gebeurt in de vorm van een participatief ontwerptraject:

- Stap 1: opmaak schetsontwerp - Stap 2: opmaak voorontwerp - Stap 3: opmaak ontwerp

- Stap4: eindpresentatie definitief masterplan

8. FINANCIERING EN BETALINGEN

Alle Partijen dragen zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de nodige financiële middelen voor de opdrachten die voortvloeien uit deze overeenkomst.

Alle Partijen betalende helft van de studiekosten. De Partijen komen overeen dat het studiebudget (inclusief indexeringen) op 42.525,50 € exclusief BTW (2021) wordt geraamd. Bovendien wordt een bedrag van 28.317,09 € exclusief BTW (2021) geraamd voor een optioneel deel van de opdracht waarvan tijdens het verloop van de opdracht de expliciete goedkeuring van de partijen noodzakelijk is om dit gedeelte aan te vatten. Het totale studiebudget mag het bedrag van 70.842,59 € exclusief BTW (2021) niet overschrijden zonder een akkoord van alle Partijen.

Wanneer na gunning van de studieopdracht, wijzigingen van de studieopdracht een meerkost veroorzaken, en deze wijziging van belang is voor meerdere of alle Partijen, dient de meerkost evenredig verdeeld te worden tussen alle betrokken Partijen. Wanneer slechts één Partij betrokken is, dient deze Partij de volledige meerkost ten laste te nemen.

De Stad Harelbeke betaalt het studiebureau. Het studiebureau zal de kostennota’s opstellen per kwartaal in functie van de geleverde prestaties, dit op naam van stad Harelbeke. Deze kostennota’s worden door de stad ter informatieve titel overgemaakt aan de NMBS. De NMBS zal haar aandeel in de kosten rechtstreeks betalen aan de Stad door het betalen van een schijf van 10.000,0 € op het moment dat 50% van het geraamde bedrag van de studie is uitgevoerd en het saldo, bij beëindiging van de studie. De betaling van het voorschot en saldo gebeurt op vraag van de stad met vermelding van het bankrekeningnummer waarop mag gestort worden. Voor de opvraging van het saldo of desnoods de opmaak van een creditnota bij mindere prestaties en een lagere eindfactuur zal de stad de kostennota’s van de ontwerper toevoegen waaruit de gegrondheid van het gevorderde saldo of van de creditnota blijkt. De betaling geschiedt binnen de 60 dagen vanaf opvraging door de stad Harelbeke.

9. BORGTOCHT

De aanbestedende overheid zal de respectievelijke opdrachtnemers het stellen van een borgtocht opleggen, zoals bepaald in de wetgeving op overheidsopdrachten. De borgtocht heeft telkens betrekking op de totaliteit van de opdracht. De aanbestedende overheid kan dus eventueel beslag leggen op de gehele borgtocht, maar zal die geheel of gedeeltelijk aanwenden ten voordele van deze Partijen ten aanzien van wie de opdrachtnemer tekort geschoten is.

De aanwending van de borg zal enkel gebeuren door de leidende ambtenaar op aanvraag van één of meer Partijen en na goedkeuring van alle Partijen.

10. OPLEVERING

In de finale fase van het proces zal een bundel opgeleverd worden, alsook een presentatie. De bundel omvat het inrichtingsvoorstel (incl. ruimtelijke programma) voor de stationsomgeving en een fasering/actieplan. Die eindbundel omvat geen gedetailleerde (uitvoerings-)ontwerpen voor de infrastructuur noch architectuurontwerp voor eventuele ontwikkelingsprojecten.

De leidende ambtenaar zal het eindresultaat van de studieopdracht overmaken aan de gemandateerde waarnemers van alle Partijen. De gemandateerde waarnemer van elke Partij heeft een termijn van 20 werkdagen om zijn opmerkingen te geven bij dit eindresultaat. Vervolgens zal de leidende ambtenaar de opmerkingen van de Partijen bundelen en overmaken aan het studiebureau, met afschrift aan de overige Partijen. Het studiebureau zal vervolgens haar dossier aanpassen en opnieuw voorleggen aan de leidende ambtenaar, waarna de leidende ambtenaar de herwerkte studie opnieuw voorlegt aan de gemandateerde waarnemers van alle Partijen. De opdrachtdocumenten nemen deze bepalingen over.

(21)

De leidende ambtenaar zal pas overgaan tot oplevering als de laatst ingediende versie van de studie geen aanleidingen meer geeft tot wezenlijke opmerkingen van één van de gemandateerde waarnemers of de leidende ambtenaar zelf. De leidende ambtenaar maakt dan het proces-verbaal van oplevering op met als bijlage de resterende, niet wezenlijke opmerkingen bij de laatste versie van de studieopdracht. Een afschrift van het proces-verbaal wordt aan alle Partijen bezorgd.

11. WIJZIGINGEN

Wijzigingen aan de bepalingen van onderhavige samenwerkingsovereenkomst zullen steeds uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen worden tussen alle Partijen door middel van een addendum aan deze samenwerkingsovereenkomst. Behoudens tegenstrijdige bepalingen in het addendum, is het addendum van kracht vanaf de eerste dag volgend op de datum van ondertekening door alle Partijen. De ondertekende addenda maken integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst en worden eraan gehecht.

In het geval dat een bepaling van deze samenwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk nietig is of zou worden, zal deze nietigheid geen afbreuk doen aan de geldigheid van de overige bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst. De Partijen verbinden zich ertoe om, in de mate van het mogelijke, de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule met een gelijkwaardige bepaling, rekening houdende met de algemene geest van deze samenwerkingsovereenkomst.

12. COMMUNICATIE

De externe communicatie naar bijvoorbeeld de pers en het ruime publiek, zal in onderling overleg bepaald worden. De bestaande communicatiekanalen van de betrokken partners zullen hiertoe ingeschakeld worden. Alle externe communicatie wordt voorgelegd en besproken met alle betrokken Partijen.

13. AANVANG EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst vangt aan op het ogenblik van de ondertekening ervan door alle Partijen. De overeenkomst neemt een einde op het ogenblik van de oplevering van een bundel met de neerslag van het ontwerp en de finale presentatie.

14. VERTROUWELIJKHEID

De Partijen begrijpen onder “Vertrouwelijke informatie”, alle (al dan niet wettelijk beschermde) informatie die Partijen en/of hun organen, werknemers, gevolmachtigden of andere uitvoeringsagenten, rechtstreeks of onrechtstreeks, onder welke vorm ook, van elkaar ontvangen.

Hieronder dienen ook te worden begrepen, de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst en meer in het bijzonder technische geheimen, resultaten van onderzoeken, proeven en navorsing.

De vertrouwelijke informatie omvat echter niet de informatie waarvan de Partijen kunnen aantonen dat:

 Deze openbaar is of openbaar is geworden, mits dergelijk openbaar karakter niet

voortspruit uit de niet-naleving van de bepalingen van deze vertrouwelijkheidsclausule of een andere vertrouwelijkheidsverplichting in hoofde van één van de Partijen, hun organen, werknemers, gevolmachtigden of andere uitvoeringsagenten;

 Deze verkregen werd door een derde of ontwikkeld werd door één van de Partijen op een onafhankelijke en legitieme manier zonder overtreding van enige vertrouwelijkheids- en/of discretieverplichting;

 Deze openbaar dienen gemaakt te worden ten gevolge van een dwingende wettelijke bepaling.

Partijen verbinden zich ertoe om geen enkele vertrouwelijke informatie, onder welke vorm ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, op welke manier dan ook te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst en, aan een derde over te maken, rechtstreeks of onrechtstreeks, onder eender welke vorm, zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van de andere Partij. Deze verplichting heeft het karakter van een resultaatsverbintenis.

De Partijen verbinden zich ertoe om alle beveiligingsmaatregelen te treffen om de toegang tot de meegedeelde informatie door derden te belemmeren.

De Partijen maken zich sterk voor alle organen, werknemers, gevolmachtigden of andere uitvoeringsagenten aan wie vertrouwelijke informatie overgemaakt wordt, dat deze (i) zich ertoe