beraadslaging/proces verbaal Kopie
gemeenteraad
Zitting van 18 mei 2020
Besluit GOEDGEKEURD
A-punt Bestuurszaken
Samenstelling
de heer Bart De Wever, burgemeester-voorzitter
de heer Koen Kennis, schepen; mevrouw Jinnih Beels, schepen; mevrouw Annick De Ridder, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen; de heer Karim Bachar, schepen; de heer Peter Wouters, schepen; de heer Tom Meeuws, schepen; de heer Filip
Dewinter, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; de heer Jan Penris, raadslid; mevrouw Nahima Lanjri, raadslid; de heer André Gantman, raadslid; mevrouw Anke Van dermeersch, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Wouter Vanbesien, raadslid; de heer Peter Mertens, raadslid; mevrouw Liesbeth Homans, raadslid; de heer Mohamed Chebaa Amimou, raadslid; mevrouw Mie Branders, raadslid; de heer Joris Giebens, raadslid; de heer Johan Klaps, raadslid; mevrouw Caroline Bastiaens, raadslid; mevrouw Danielle Meirsman, raadslid; mevrouw Martine Vrints, raadslid; de heer Koen Laenens, raadslid; de heer Franky Loveniers, raadslid; mevrouw Peggy Pooters, raadslid; de heer Kevin Vereecken, raadslid; mevrouw Ikrame Kastit, raadslid; de heer Imade Annouri, raadslid; mevrouw Yasmia Setta, raadslid; mevrouw Karen Maes, raadslid;
mevrouw Kristel Somers, raadslid; mevrouw Ilse van Dienderen, raadslid; de heer Nordine Saidi Mazarou, raadslid; de heer Mark Tijsmans, raadslid; mevrouw Sevilay Altintas, raadslid; de heer Omar Fathi, raadslid;
mevrouw Sanne Descamps, raadslid; mevrouw Elisabeth van Doesburg, raadslid; de heer Koenraad De Vylder, raadslid; mevrouw Manuëla Van Werde, raadslid; mevrouw Nathalie van Baren, raadslid; de heer Patrick Van den Abbeele, raadslid; de heer Hicham El Mzairh, raadslid; mevrouw Khadija Chennouf, raadslid; de heer Sam Van Rooy, raadslid; de heer Sam Voeten, raadslid; mevrouw Erica Caluwaerts, raadslid; mevrouw Tatjana Scheck, raadslid; de heer Wim Jochems, raadslid; de heer Mohammad Nawabi, raadslid
de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur Iedereen aanwezig, behalve:
de heer Mohamed Chebaa Amimou, raadslid; mevrouw Khadija Chennouf, raadslid
13 2020_GR_00314
Digitale archiveringsoplossingen - Gebruik digitaal depot. Samenwerkingsovereenkomst provincie.
Addendum. Ondertekening - Goedkeuring Motivering
Gekoppelde besluiten
2018_CBS_00910 - Digitale archiveringsoplossingen - Samenwerking stad en provincie voor gebruik van digitaal depot. Fasering - Goedkeuring
2018_GR_00034 - Digitale archiveringsoplossingen - Gebruik digitaal depot. Samenwerkingsovereenkomst provincie - Goedkeuring
Aanleiding en context
De stad Antwerpen heeft een performante digitale archief- en depotwerking. De provincie Antwerpen, die op zoek is naar een digitale archiveringsoplossing, wenst hiervan gebruik te maken. Daartoe werd eind 2017 een
2 / 5
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen info@antwerpen.be
samenwerkingsovereenkomst tussen provincie en stad afgesloten. In de overeenkomst (artikel 6.1) werd de looptijd van vijf jaar overeengekomen, verlengbaar met één jaar; dus in principe lopende tot eind 2022.
Deze overeenkomst omvat de front-office (webapplicatie), back-office (MACZ, applicatie ontwikkeld door het stadsarchief), Edepotwebservices en dataopslag. De kost voor deze vijf jaar werd door Digipolis Antwerpen geraamd op 109.162,78 excl. btw; de provincie kwam alle financiële verplichtingen na.
Het opzetten van de infrastructuur werd gestart. De technische IT-uitvoering van de front-office en de Edepotwebservices liep vertraging op waardoor het in gebruik nemen van de storage slechts na twee jaar kon gebeuren. Daardoor liep de ingebruikname van de digitale archiveringsoplossing door de provincie Antwerpen grote vertraging op en liep de provincie een aanzienlijke achterstand op in haar werking.
Het in gebruik nemen van de infrastructuur kon niet gerealiseerd worden in de zomer van 2018 maar slechts in maart 2020.
Juridische grond
De wetgever heeft de samenwerking tussen openbare diensten met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen mogelijk gemaakt. In de regelgeving overheidsopdrachten is in de nieuwe wet van juni 2016, artikel 31 de niet-geïnstitutionaliseerde horizontale samenwerking voorzien.
Argumentatie
Zowel de Provincie als de Stad stellen infrastructuur, personeel en middelen ter beschikking voor het (verder) uitwerken van een archiveringsoplossing. De overeenkomst werd in december 2017 door het college aan de gemeenteraad voorgelegd (gemeenteraadszitting van 29 januari 2018, jaarnummer 4); Digipolis heeft hiervoor in oktober-november 2017 de kostenramingen en de fasering/timing opgemaakt.
Het in gebruik nemen van de storage heeft slechts na twee jaar kunnen gebeuren. De voorwaarden van de overeenkomst waren dat de overeenkomst gold voor vijf jaar en dat twee jaar na de ondertekening van de overeenkomst zou worden gefactureerd voor het gebruik van de storage.
Om tegemoet te komen aan de geleden schade door de veel latere oplevering, hebben Digipolis en stad een voorstel uitgewerkt en aan de provincie voorgelegd. Dit houdt in dat de doorlooptijd van de
samenwerkingsovereenkomst pas ingaat op 1 maart 2020, en niet op 29 januari 2018.
Alle betrokken partijen zijn het eens met deze aanpassing van de doorlooptijden.
Financiële gevolgen Nee
Strategisch kader
Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten:
8 - Sterk bestuurde stad
2SBS01 - Bestuurszaken
2SBS0101 - Reguliere taken bestuurszaken
2SBS010105 - Informatiebeheer en archief
Besluit
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het addendum aan de Samenwerkingsovereenkomst Digitale
Archiveringsoplossing en Digitaal Depot tussen provincie Antwerpen en stad Antwerpen goed.
Artikel 2
Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.
Bijlagen
1. Samenwerkingsovereenkomst digitale archiveringsoplossing en digitaal depot - addendum
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
DIGITALE ARCHIVERINGSOPLOSSING EN DIGITAAL DEPOT
Addendum
Tussen volgende partijen:
Enerzijds de Provincie Antwerpen, met ondernemingsnummer 0207.725.597 en maatschappelijke zetel te Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Danny Toelen, provinciegriffier en de heer Ludwig Caluwé, bevoegde gedeputeerde, in uitvoering van het besluit van de deputatie d.d. 14/12/2017, hierna “Provincie” genoemd,
En anderzijds de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar gemeenteraad waarvoor optreden de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur, hierna “Stad” genoemd,
Hierna worden Provincie en Stad , waar toepasselijk, elk afzonderlijk de “Partij”, en gezamenlijk de
“Partijen” genoemd.
Werd op 29 januari 2018 een samenwerkingsovereenkomst afgesloten over het in gebruik nemen van de digitale archiveringsinfrastructuur.
De fasering van de uitvoering van het digitaal depot was door Digipolis vastgelegd in 2 fasen:
1. in een eerste fase worden de infrastructuur, de databank en de back-office opgezet.
Hiervoor wordt een doorlooptijd van 3 weken voorzien. Geraamde realisatiedatum is medio februari 2018.
2. in de tweede fase wordt de front-office beschikbaar gesteld aan de provincie. Voor deze fase moet Digipolis de MTP van de website hebben gerealiseerd tegen einde april 2018 zodat na een de proefperiode van de nieuwe website, deze fase (opzet en start) kan starten voor juli 2018.
De technische uitvoering van de front-office en de Edepotwebservices loopt echter grote vertraging op. De toepassing kon pas in maart 2020 in gebruik worden genomen.
In het kader hiervan wensen partijen de volgende wijzigingen aan te brengen in de Samenwerkingsovereenkomst:
Artikel 1.
In afwijking van artikel 6.1. van de Samenwerkingsovereenkomst komen alle partijen overeen dat de uitvoering start op het moment dat de volledige applicatie werkelijk door de provincie in gebruik werd genomen.
De samenwerkingsovereenkomst gaat pas in op 1 maart 2020, en niet op 29 januari 2018.
Artikel 2
De stad is met Digipolis overeengekomen dat voor de periode van 1 maart 2020 tot en met 1 maart 2022 geen kosten worden aangerekend aan de provincie voor de digitale storage en het gebruik van de digitale archiveringsoplossing.
Artikel 3
Voor het overige blijven alle bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst tussen partijen ongewijzigd en onverkort gelden.
4 / 5
Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen info@antwerpen.be
Opgemaakt te Antwerpen op 18 mei 2020.
Aangezien deze overeenkomst digitaal wordt ondertekend, wordt in afwijking van artikel 1325 B.W.
slechts één (digitaal) exemplaar van deze overeenkomst opgemaakt.
Voor Provincie Namens de deputatie
De provinciegriffier, De gedeputeerde,
Danny Toelen Ludwig Caluwé
Voor stad Antwerpen Namens de gemeenteraad
De algemeen directeur De voorzitter van de gemeenteraad
De heer Sven Cauwelier De heer Bart De Wever
