Versie: 2 september 2009 1
Werkgroep Beheer en Overdracht
Projectopdracht
Inleiding
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant heeft met de Minister van
Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties een convenant afgesloten waarmee het bestuur aangeeft dat zij er mee instemt dat de voorzitter van de veiligheidsregio Zuidoost-Brabant de intentie uitspreekt om te komen tot een volledige geregionaliseerde brandweerorganisatie.
Tijdens de conferentie ‘Eén Brandweer?’ van 2 en 3 juli heeft het Algemeen Bestuur aangegeven dat de regio uiterlijk 1 januari 2010 aan de in het convenant opgenomen kwaliteitseisen gaat voldoen.
In de concepttekst van de Wet Veiligheidsregio’s is de overweging opgenomen dat het wenselijk is om de brandweerzorg, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening, met behoud van lokale verankering bestuurlijk en operationeel op regionaal niveau te integreren, teneinde een doelmatige en slagvaardige hulpverlening te verzekeren, mede op basis van een gecoördineerde voorbereiding, en daartoe veiligheidsregio’s in te stellen.
Het Bestuur constateert dat de Veiligheidsregio Zuidoost-Brabant met enkele nog te nemen stappen in de periode tot 1 januari 2010 de brandweerzorg, de rampenbestrijding en crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening is geregionaliseerd, waarbij het in dienst treden van vrijwilligers bij de veiligheidsregio niet noodzakelijk wordt geacht voor de regionale kwaliteitsborging.
Probleemomschrijving
Tijdens de bijeenkomst van 2 en 3 juli zijn de uitkomsten gepresenteerd van onderzoeken naar de bedrijfsvoering van de brandweer en de daaraan gerelateerde kosten die op gemeentelijk niveau aan de brandweerzorg worden besteed. De gepresenteerde cijfers riepen op onderdelen vragen op.
De gegevens waren op onderdelen onderling moeilijk vergelijkbaar zijn. Dit vraagt om een nadere verdieping. Dit gold met name voor: de vergoedingen voor vrijwilligers, de loonsomkosten van de beroepsmedewerkers, de materieelkosten en de overheadkosten. Een nadere verdieping van de resultaten van het onderzoek is gewenst zodat (individuele) gemeenten eventueel een vergelijking kunnen maken tussen de huidige kosten en het nieuwe kostenniveau en kostenpatroon in geval van het overhevelen van personeel, de uitvoering van taken en het materieel naar de regionale
organisatie.
Tevens heeft het bestuur geconstateerd dat veel van de kwaliteitsslagen zijn gebaseerd op informele afspraken. Nadrukkelijk is de wens geuit om deze afspraken te borgen. Hierbij wordt niet alleen gedacht aan aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Door middel van auditing, visitatie en periodieke doorlichting wordt verantwoording afgelegd over de gemeentelijke en regionale
brandweerzorg.
Aan de werkgroep Beheer en Overdracht is gevraagd het voortouw te nemen om te komen tot een systeem ter borging van de gemaakte afspraken. Dit in nauwe samenspraak met de overige werkgroepen en de projectorganisatie.
Vervolgopdracht werkgroep ‘Beheer en Overdracht’
Op basis van deze constateringen komt het bestuur met de volgende vervolgopdrachten voor de werkgroep Beheer en Overdracht.
Borgen van regionale afspraken
Werk concrete voorstellen uit teneinde een systeem te realiseren ter borging van de landelijke en regionale afspraken betreffende brandweerzorg en bedrijfsvoering
Versie: 2 september 2009 2 Beoogd resultaat: Een (kwaliteit)systeem waar door middel van auditing, visitaties en doorlichting verantwoording betreffende brandweerzorg en bedrijfsvoering kan worden afgelegd op basis van gemaakte afspraken, gereed uiterlijk 1-1-2010
Bedrijfsvoering
- vrijwilligersvergoedingen ( uiterlijk 1 januari 2010);
Uit het onderzoek is gebleken dat er bij de gemeenten onderling forse verschillen zijn in de hoogte van de vergoedingen per vrijwilliger. Naar de oorzaak van deze verschillen wordt nader onderzoek gedaan. Het onderzoek moet zich richten op de achtergronden, aard en verklaring van de
verschillen zodat de gegevens in regionaal verband onderling te vergelijken zijn. Dit onderzoek dient op 1 januari 2010 afgerond te zijn.
Hierbij dient het volgende te worden betrokken.
Recentelijk is overeenstemming bereikt over de nieuwe CAO voor vrijwilligers. Hierin zijn striktere bepalingen opgenomen over de uit te betalen vergoedingen aan de vrijwilligers.
Dit houdt in dat er afwijkingen ontstaan tussen de nieuwe CAO en de huidige vergoedingen waarover overgangsrecht dient te worden vastgesteld.
De CAO voor vrijwilligers vereist tevens een bepaalde mate van P&O-deskundigheid. Een deskundigheid die mogelijk vanuit één regionaal loket efficiënter geleverd kan worden dan vanuit 21 verschillende plaatsen. De wenselijkheid, haalbaarheid en de consequenties van het realiseren van een dergelijk loket dienen meegenomen te worden in binnen dit deel onderzoek
- salariskosten beroepspersoneel (uiterlijk 1 januari 2010);
Er zijn verschillen geconstateerd in de hoogte van de loonsomkosten van het beroepspersoneel bij alle regiogemeenten. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Het onderzoek moet zich richten op de achtergronden, aard en verklaring van de verschillen zodat de gegevens in regionaal verband onderling te vergelijken zijn Dit onderzoek dient eveneens op 1 januari 2010 te zijn afgerond.
- Materieelkosten (uiterlijk 1 april 2010)
Uit het onderzoek is gebleken dat de kosten van het materieel onvoldoende inzichtelijk zijn. Dit geldt voor zowel de roerende (voertuigen en (voertuig)inventaris) als de onroerende goederen (kazernes). De oorzaak van deze verschillen zal nader worden onderzocht.
Aan dit onderzoek dient het navolgende te worden gekoppeld. De externe onderzoeker heeft in beeld gebracht welke kosten in de begroting 2009 zijn opgenomen voor aanschaf, beheer en onderhoud van het gemeentelijk materieel. Binnen de werkgroep Beheer en Overdracht is echter de vraag naar voren gekomen of de omvang van het aanwezige materieel in overeenstemming is met het in het regionale dekkingsplan opgenomen benodigde materieel. Deze vraag dient door de werkgroep Basisbrandweerzorg te worden beantwoord. Daarna zal de werkgroep Beheer en Overdracht de financiële gevolgen van dit onderzoek in beeld brengen.
In de slotverklaring is aangegeven dat het onderzoek naar de verschillen in de gemeentelijke kosten van het materieel op 1 januari 2010 in beeld moet zijn gebracht. Gelet op de aanvullende vraag over de koppeling met het regionaal dekkingsplan is de verwachting dat deze termijn niet haalbaar zal zijn en moet worden opgeschoven naar 1 april 2010.
- Overheadkosten (inclusief formatieruimte bedrijfsvoering) (uiterlijk 1-1-2011)
Uit het uitgevoerde externe onderzoek is gebleken dat er forse verschillen zijn in de
overheadkosten die aan de brandweer worden doorberekend. In de slotverklaring is aangegeven dat er nader onderzoek moet worden verricht naar de oorzaken van deze verschillen.
De werkgroep Beheer en Overdracht acht dit momenteel lagere prioriteit nu besloten is dat het niet noodzakelijk is dat de vrijwilligers in dienst treden van de Veiligheidsregio. Wel is noodzakelijk om inzichtelijk te krijgen de effecten op PIOFACH-capaciteit als gevolg van de geregionaliseerde delen zoals 3P en de geregionaliseerde repressieve onderdelen.
Versie: 2 september 2009 3 Omdat gemeenten individueel mogelijk de komende jaren toch tot volledige regionalisering zullen besluiten, stelt de werkgroep voor om voor de doorbelasting van overheadkosten kengetallen vast te stellen zodat de kosten/financiële gevolgen bij regionalisering herkenbaar zijn.
Projectstructuur; taken, rollen en verantwoording
Voorzitter : Hans Gilissen, burgemeester Laarbeek Plaatsvervangend voorzitter : Willem Ligtvoet, burgemeester Nuenen
Ambtelijk secretaris : Frans van den Bogaert, sectorhoofd Bedrijfsvoering Leden : Jacqueline Gerritzen, afdelingshoofd P&O
Arno van Mullekom, afdelingshoofd Financieel Beleid&Beheer Eurydice van Vliet, afdelingshoofd Informatie en automatisering Ad Marneffe, controller gemeente Helmond
Leon Bertens, gemeentesecretaris gemeente Reusel-De Mierden Secretariële ondersteuning : Annemie Jansen
Beoogde resultaten
Voor alle genoemde onderwerpen zullen rapporten worden aangeleverd met de volgende informatie:
1. nieuwe, meer gedetailleerde analyse van de verschillen in kosten, en dus ook in structuur en organisatie, tussen de gemeenten;
2. analyse van wat minimaal nodig is op het gebied van materieel, bezetting en de daarmee gepaard gaande beheerskosten, om te komen tot een brandweerzorg in de regio, die voldoet aan de kwaliteitseisen, zoals opgenomen in de Wet Veiligheidsregio’s.
3. Een (kwaliteit)systeem waar door middel van auditing, visitaties en doorlichting
verantwoording betreffende brandweerzorg en bedrijfsvoering kan worden afgelegd op basis van gemaakte afspraken;
Planning
Het voorstel voor borging van regionale afspraken zal op 1 januari 2010 gereed zijn.
Het onderzoek naar de vrijwilligersvergoedingen en de salariskosten beroepspersoneel dient op 1 januari 2010 te zijn afgerond.
Het onderzoek naar de materieelkosten kan op zijn vroegst worden afgerond op 1 april 2010. Hierbij is de Werkgroep Beheer en Overdracht afhankelijk van het aanleveren van informatie van de werkgroep Basisbrandweerzorg.
Het voorstel tot vaststelling van overheadkosten zal uiterlijk 1 januari 2011 beschikbaar moeten zijn .
Risico’s
Het project vraagt om een strakke sturing. In de praktijk zal hier een arbeidsintensieve rol voor alle werkgroepleden liggen.
Randvoorwaarden en uitgangspunten
Het project kent een korte doorlooptijd terwijl er veel producten gerealiseerd moeten worden. Dit vraagt om de nodige beschikbaarheid van de werkgroepleden.
De inventarisatie door Ernst & Young heeft al zeer veel informatie opgeleverd. De vergelijking van de informatie zal tijdrovend zijn. Hiervoor zal weer om medewerking gevraagd moeten worden aan alle contactpersonen en controllers binnen de gemeente.
Middelen, faciliteiten en financiën
Vanuit het projectsecretariaat is ondersteuning voor de werkgroep beschikbaar. In de begroting is een post opgenomen ter grootte van € 30.000 ten behoeve van externe ondersteuning, huur lokaliteiten, kosten inbreng vrijwilligers en dergelijke.
Versie: 2 september 2009 4 Rapportage
Periodiek (globaal maandelijks) wordt door de ambtelijk secretaris gerapporteerd aan de projectleider, zowel schriftelijk als in het overleg van de projectgroep. De voorzitter koppelt terug aan de stuurgroep.
Communicatie
Dit verloopt via de werkgroep Communicatie.
