Scriptie
“Herontwerp van het bedrijfsproces afwikkelen van een beleggingstransactie” “ Het belang van normen en waarden “
Norbert Wagemans Mei 2007
Inhoudsopgave Voorwoord 2 Managementsamenvatting 3 Scriptie 1. Inleiding 1.1 Probleemduiding 5 1.2 Probleemstelling 7
1.3 Plan van aanpak 8
1.4 Nut 8
2. Globale beschrijving van de omgeving van het onderzoeksgebied.
2.1 Het ontstaan van de Robeco groep NV. 9
2.2 Het proces van vermogensbeheer op hoofdlijnen 12
2.3. Huidige organisatiestructuur 14
2.4. Het Financial Service Center (FSC) 15
2.5. De afdeling Operations 17
3. Wat betekent het begrip operationeel risico voor de Robeco Groep NV? 3.1 Wat is de grondslag voor het ontstaan van operationeel risico voor de Robeco
Groep NV? 19
3.2. Heeft het bestaan van operationeel risico gevolgen? 21 3.3. Welk operationeel risico treedt op in het proces afhandelen van een
beleggingstransactie? 27
3.4. Zijn er mogelijkheden om het operationele risico qua mogelijke gevolgen te
beperken? 29
4. Literatuur over processen en besturing
Inleiding denken in systemen 30
5. Analyse van het proces afhandeling van beleggingstransacties
5.1. Aanpak analyse van het proces ‘afhandeling van beleggingstransacties’ 35 5.2. Het onderzoeken en beschrijven van de functies binnen het
transformatieproces volgens de maanlandingmethode 35 5.3. Het onderzoeken en beschrijven van de grenszone aan de invoerzijde 41 5.4. Het onderzoeken en beschrijven van het transformatieproces 43 5.5. Het onderzoeken en beschrijven van de grenszone aan de uitvoerzijde 48 5.6. Het onderzoeken en beschrijven van de gehanteerde regelkring voor de
normstelling. 49
6. Herontwerp volgens de theorie
6.1. Herontwerp van de productiestructuur 54
6.2. Herontwerp van de organieke structuur 56
6.3. Mogelijkheden in structuur, herontwerp functies tot organen, taken en
taakgroepen en de meet-, vergelijking-, regel- en ingreepfuncties voor de dagelijkse
beheersing. 63
7. Conclusies en verbetervoorstellen
7.1. Centrale vraag en deelvragen 65
7.2. Procesmatige verbetervoorstellen 66
7.3. Organisatorische verbetervoorstellen 67
Bijlagen
Bijlage 1 :Risk weights by category of on-balance-sheet asset
Bijlage 2 : PIA swift interface & LVTS PIA interface Bijlage 2 : Literatuurlijst & internetverwijzingen
Voorwoord
In het kader van de studie bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit van Groningen is door mij een afstudeeronderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek is uitgevoerd binnen de afdeling Operations van Robeco en is getiteld:
Herontwerp van het bedrijfsproces ‘afwikkelen van een beleggingstransactie’.
“het belang van normen en waarden”
De titel is het resultaat van deze scriptie, de subtitel refereert aan de kern van een van de aspecten uit de in deze scriptie gebruikte theorie van in ’t Veld. De normen staan daarbij voor de eisen die aan onderdelen in een proces worden gesteld en de waarden voor de resultaten die worden gemeten.
De resultaten van dit onderzoek zijn mede tot stand gekomen door de medewerking van collega’s, die, zonder enig voorbehoud, mij hebben voorzien van alle informatie die ik nodig had, bereidwillig antwoord hebben gegeven op de vele vragen en daarnaast bereid waren gevraagd en ongevraagd tips en adviezen te verstrekken. Hierbij wil ik ze graag bedanken, en zeker niet alleen voor die informatie en hun tijd, maar bovenal voor hun medeleven en hun steun.
Dit onderzoek is ook mede gebaseerd op kennis en kunde verkregen in de AOG opleiding verkort doctoraal bedrijfskunde, en dan wel binnen de groep VDBK6. Bijna drie jaar heeft de studie geduurd en in die jaar heb ik veel geleerd maar ook veel gelachen, met collega studenten, met docenten van de Rijksuniversiteit te Groningen en met medewerk(st)ers van het AOG. En dat laatste, dat lachen, maakte het makkelijker om dat eerste vol te houden waarvoor, natuurlijk, mijn dank.
Ook voor het thuisfront een woord van dank. Renske, we kunnen weer samen op de bank zitten en Bart en Kees; ja natuurlijk mogen jullie nu weer op de computer, bedankt dat ik hem ‘even’ heb mogen lenen”.
Last but not least; Jos van de Werf bedankt voor het lezen en becommentariëren van de vele versies van deze scriptie, het resultaat is er beter door geworden!
Management samenvatting
Casus
De afdeling Operations, onderdeel van het Financial Service Center van Robeco, is verantwoordelijk voor het proces afwikkelen van een beleggingstransactie. Dit proces wordt bestuurd via kritische performance indicatoren. Het management van het FSC vraagt zich af of de besturing op basis van de huidige kritische performance
indicatoren wel geschikt is. De ene beleggingstransactie is qua risico niet gelijk aan de andere en het proces kent geen voorzieningen om op voorhand de uitkomst van het proces te beïnvloeden. Daardoor wordt het al dan niet voorkomen van schades toeval en leidt dit soms tot schades die, achteraf gezien, te voorkomen waren geweest. Dit wordt door het management ervaren als een probleem en leidt tot de vraagstelling: op welke wijze kan het risico op financiële schade worden beperkt?
Dit probleem is vertaald in een onderzoeksdoelstelling:
Het doen van voorstellen aan het management van het FSC voor het verbeteren van het huidige besturingsmodel met als doel het risico binnen het proces ‘afhandelen van beleggingstransacties’ te verminderen.
Binnen het onderzoek is dit vertaald in de centrale vraagstelling:
Met welke aanpassingen in het proces of in de besturing van het proces wordt het risico 1 binnen het proces ‘afhandelen van beleggingstransacties’ verminderd? Aanpak
De centrale vraag is in het onderzoek uitgesplitst in twee deelvragen: 1) wat betekent het begrip operationeel risico voor Robeco.
2) Hoe is het proces afhandeling van een beleggingstransactie ingericht en hoe wordt het bestuurd?
In hoofdstuk 1 zijn de probleemduiding, de probleemstelling, de centrale vraag en de deelvragen verder uitgewerkt. Tevens is een plan van aanpak geformuleerd. Op basis van dit plan van aanpak is in hoofdstuk 2, mede met gebruikmaking van interne documenten, het onderzoeksgebied globaal beschreven. Hoofdstuk 3 geeft antwoord op de deelvraag ‘wat betekent het begrip operationeel risico voor Robeco’?
De inhoud van hoofdstuk 3 is tot stand gekomen op basis van externe publicaties (wetten en regelgeving) en interviews met interne specialisten. De conclusie van hoofdstuk 3 is dat operationeel risico een aantal consequenties kent die op
verschillende manieren kunnen worden beïnvloed en dat het de moeite waard is het bestaande proces van afhandeling van een effectentransactie tegen het licht te houden en vast te stellen of er verbeteringen mogelijk zijn die het risico op daadwerkelijke schade verminderen.
Hoofdstuk 4 is de voorbereiding om antwoord te kunnen geven op de tweede deelvraag, ‘hoe is het proces afhandeling van een beleggingstransactie ingericht en hoe wordt het bestuurd?’. Bij het analyseren van dit proces wordt gebruik gemaakt van de theorie van J in ’t Veld. De essentie van deze theorie wordt in hoofdstuk 4 weergegeven. Deze theorie van in ’t Veld is in hoofdstuk 5 gebruikt om het bestaande proces te analyseren en in hoofdstuk 6 om het bestaande proces te
confronteren met een door in ’t Veld ontwikkeld ‘ideaal’ model, het zogenaamde steady state model.
Resultaat.
Uit de confrontatie tussen het bestaande proces en het steady state model van in ’t Veld blijken een aantal verschillen, zowel procesmatige als organisatorische. Deze verschillen zijn in hoofdstuk 6 geanalyseerd op relevantie.
Advies.
Op basis van de resultaten uit hoofdstuk 6 zijn in hoofdstuk 7 een aantal verbetervoorstellen geformuleerd:
• Geadviseerd wordt om voor een aantal functies in de verwerking het eigenaarschap formeel onder te brengen bij de afdeling Operations. • Er is een nieuwe mogelijke controlefunctie geïdentificeerd. Geadviseerd
wordt om het al dan niet invoeren van deze functie af te wegen in het totaal van de verbetervoorstellen.
• Geadviseerd wordt om per functie in het proces normen te stellen en de daarbij behorende informatievoorziening en besturing in te richten • Het advies is om te onderzoeken of de inrichting van een meer
productstroomgerichte structuur mogelijk is, wat wil zeggen dat functies specifieker ten behoeve van het proces worden ingericht.
• Min of meer in het verlengde hiervan wordt geadviseerd te onderzoeken of het mogelijk is het aantal betrokken afdelingen te verminderen.
• Met betrekking tot de dagelijkse beheersing is het advies de daarvoor in te richten functies zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen.
Hoofdstuk 1. Inleiding 1.1 Probleemduiding
Het Rotterdamsch Beleggings Consortium is opgericht in 1929 en onder de naam Robeco Groep NV, kortweg Robeco2, sinds 2001 een 100% dochteronderneming van de Rabobank. Robeco is een beleggingsonderneming 3, kernactiviteit van de Robeco is vermogensbeheer; het in opdracht van derden beheren van financieel vermogen op een zodanige wijze dat op dit vermogen een acceptabel rendement wordt gehaald. Vermogens worden door klanten aan Robeco in beheer gegeven via een lastgevingovereenkomst4: daarbij blijft het vermogen eigendom van de klant en mag Robeco over het vermogen beschikken. Er zijn twee soorten klanten die Robeco op deze wijze beschikking geven: beleggingsfondsen56 en institutionele beleggers7. Het Financial Service Centre (FSC) van Robeco is het centrum voor administratie en backoffice activiteiten. Het FSC voert in die functie diverse soorten administraties en is daarnaast belast met administratieve afwikkeling en controle van activiteiten die voortvloeien uit het proces van vermogensbeheer.
Het management van het FSC maakt in haar besturingsmodel gebruik van kritische performance indicatoren. Dit besturingsmodel is gedefinieerd in 1999. Het toenmalige project heeft een aantal kritische performance indicatoren geformuleerd voor
tijdigheid, juistheid en volledigheid die in de loop der jaren zijn uitgebreid en
geperfectioneerd tot een stelsel van 50 performance indicatoren die gezamenlijk de dienstverlening van het FSC reflecteren. Inhoudelijk zijn de kritische performance indicatoren weergegeven als te behalen percentage van een totaal of als toegelaten afwijking per eenheid; bv. 99% van een bepaalde verwerking dient tijdig plaats te vinden of op een totaal van 100 verwerkingen mag 1 fout worden geconstateerd. De wereld van het vermogensbeheer is aan het veranderen. Robeco zelf verandert, omdat zij zich in haar strategie steeds meer richt op internationale uitbouw van activiteiten en de markt verandert, omdat klanten specifiekere wensen hebben die leiden tot het gebruik van complexere financiële instrumenten8. Bovendien
veranderen de normen; veranderendeinzichten en toenemend toezicht hebben geleid tot explicitering van de verantwoordelijkheden van de vermogensbeheerder. Deze verantwoordelijkheden betreffen niet alleen het beleggingsproces maar ook operationele aansprakelijkheid. Waar in het verleden een schade wel eens als
2 In deze scriptie wordt met Robeco de Robeco Groep NV bedoeld, tenzij anders aangegeven.
3 Wet op het financieel toezicht art.1.1. beleggingsonderneming: degene die een beleggingsdienst verleent
(http://wetten.overheid.nl/).
4 Burgerlijk wetboek boek 7 art. 414
5Wet op het financieel toezicht art.1.1. beleggingsfonds: een niet in een beleggingsmaatschappij ondergebracht vermogen waarin ter collectieve belegging gevraagde of verkregen gelden of andere goederen zijn of worden opgenomen teneinde de deelnemers in de opbrengst van de beleggingen te doen delen (http://wetten.overheid.nl/) 6de beleggingsfondsen worden door Robeco gezien als eigen producten, Robeco neemt namelijk het initiatief voor het oprichten van een dergelijk beleggingsfonds. Maar gezien het feit dat de aandeelhouders eigenaar zijn van de Naamloze Vennootschap en de Vennootschap een eigen directie kent (weliswaar gevoerd door personen die ook voor Robeco werken) kan het fonds besluiten van vermogensbeheerder te wisselen.
7 Wet op het financieel toezicht art.1.1.Institutionele belegger: beleggingsinstelling, verzekeraar of pensioenfonds (http://wetten.overheid.nl/).
8 Wet op financieel toezicht par.1.1.: financieel instrument: een effect; een recht van deelneming in een
marktrisico voor de klant werd gezien, is tegenwoordig het uitgangspunt dat schades als gevolg van fouten en tekortkomingen in Robeco processen niet ten laste van het beheerde vermogen maar ten laste van Robeco komen. Dit is binnen Robeco vastgelegd in de ‘Policy Statement for Handling and Compensation of Operational Errors’. De verzameling van risico op dit soort schades wordt ‘operationeel risico (operational risk)’ genoemd. Binnen Basel II 9 wordt als definitie voor operational risk gehanteerd: “Operational risk is defined as the risk of loss resulting from inadequate or failed internal processes, people and systems or from external events. This definition includes legal risk, but excludes strategic and reputational risk”. De internationale uitbouw van Robeco en de toegenomen complexiteit van gebruikte beleggingsinstrumenten verhogen het risico op fouten.
Voor alle processen binnen het FSC geldt eenzelfde opzet van kritische performance indicatoren. Zij fungeren als indicatoren voor kwaliteit en tijdigheid en het al dan niet behalen van een bepaald aantal van de KPI ’s heeft op management en
medewerk(st)er niveau consequenties bij het vaststellen van de jaarlijkse bonus.
In het kader van operational risk vraagt het management van het FSC zich af of de huidige besturingsmethodiek qua methodiek wel voldoet als besturingsmodel voor het proces ‘afhandeling van beleggingstransacties’. Dit proces regelt de afwikkeling van aan- en verkooptransacties en fouten en/of vertraging in dit proces kunnen leiden tot schade. Ook dit proces wordt bestuurd via kritische performance indicatoren. Deze zijn vastgesteld als percentage tijdigheid verwerking en als
maatstaf voor de kwaliteit wordt het aantal schades per 1000 transacties als indicatie gebruikt. Deze percentages worden achteraf gemeten en ongewenste afwijkingen leiden, achteraf, tot bijsturing (feedback besturing) 10. Het management van het FSC vraagt zich af of feedback besturing bij dit proces wel geschikt is. De ene
beleggingstransactie is qua risico niet gelijk aan de andere en het proces kent geen voorzieningen om op voorhand de uitkomst van het proces te beïnvloeden. Daardoor wordt het al dan niet voorkomen van schades toeval en leidt dit soms tot schades die, achteraf gezien, te voorkomen waren geweest. Dit wordt door het management ervaren als een probleem en leidt tot de vraagstelling: op welke wijze kan het risico op financiële schade worden beperkt?
9www.dnb.nl: Het Kapitaal Akkoord van het Bazel Comité uit 1988 (‘Bazel I’), waarin internationale afspraken zijn gemaakt over het kapitaalsbeslag van banken, is herzien. Het nieuwe Bazelse Kapitaal Akkoord (‘Bazel II’) vormt een integraal raamwerk voor het toezicht op banken. Als 100% dochter van de Rabobank valt De Robeco Groep NV onder dit raamwerk.
1.2 Probleemstelling
De probleemstelling kent een doelstelling en een daaruit voortvloeiende centrale vraagstelling. De doelstelling geeft weer wat bereikt moet worden en voor wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De doelstelling wordt bereikt door het beantwoorden van de centrale vraag.
Doelstelling
Als doelstelling voor het onderzoek geldt:
Het doen van voorstellen aan het management van het FSC voor het verbeteren van het huidige besturingsmodel met als doel het risico binnen het proces ‘afhandelen van beleggingstransacties’ te verminderen.
Centrale vraagstelling
Om de doelstelling te bereiken is als centrale vraag geformuleerd:
Met welke aanpassingen in het proces of in de besturing van het proces wordt het risico 11 binnen het proces ‘afhandelen van beleggingstransacties’ verminderd? Afbakening
Voor het onderzoek geldt onderstaande afbakening.
• Het onderzoek wordt uitgevoerd binnen de afdeling Operations van het FSC.
• Het onderzoek betreft het proces ‘afhandeling van beleggingstransacties’ en specifiek daarin de afhandeling van beleggingstransacties met betrekking tot beursgenoteerde aandelen.
• Als gehanteerde definitie van operationeel risico geldt: “Operational risk is defined as the risk of loss resulting from inadequate or failed internal processes, people and systems or from external events. This definition includes legal risk, but excludes strategic and reputational risk”. Het onderzoek beperkt zich echter alleen tot de vraag met welke aanpassingen in de besturing van het proces het risico, en daaruit voortvloeiend de potentiële schade, binnen het deelproces ‘afhandelen van beleggingstransacties’ vermindert. Risico’s als gevolg van het falen van ‘systems’ of ‘external events’ vallen buiten het bereik van dit onderzoek.
• Het onderzoek leidt tot een op theorie gebaseerd model. Of binnen de bestaande processen de voor operationalisering noodzakelijke gegevens voorhanden zijn is geen onderdeel van dit onderzoek.
Het onderzoek wordt uitgevoerd tussen 15 december 2006 en 1 juli 2007. Deelvragen
De voor het onderzoek relevante deelvragen zijn:
1. Wat betekent het begrip operationeel risico voor Robeco?
2. hoe is het proces afhandeling van een beleggingstransactie ingericht en hoe wordt het bestuurd?
1.3. Plan van aanpak
In onderstaand figuur 1 is het plan van aanpak weergegeven.
Figuur 1: schematische weergave plan van aanpak
De centrale vraag betreft het operationele risico binnen een specifiek proces binnen de afdeling Operations van de Robeco Groep NV. Hoofdstuk twee is een globale beschrijving van de omgeving van dit proces. In hoofdstuk drie wordt aangegeven waardoor operationeel risico ontstaat voor de Robeco Groep NV en wat daarvan het gevolg is.Hoofdstuk 4 is de inleiding op de theorie die gebruikt gaat worden om de mogelijke verbeteringen in het te onderzoeken proces te identificeren. Hoofdstuk 5 is de analyse van het proces afhandeling van beleggingstransacties door gebruik te maken van de theorie. In hoofdstuk 6 worden de uitkomsten van hoofdstuk 5
geconfronteerd met de theorie. Hoofdstuk 7 bevat conclusies en verbetervoorstellen..
1.4 Nut
Deze scriptie wordt geschreven als onderdeel van de opleiding verkort Doctoraal Bedrijfskunde. Het onderwerp is ook belangrijk voor Robeco omdat op dit moment de vervanging van de huidige IT systemen van Robeco onderzocht wordt. Volgens planning zullen medio 2008 de betreffende systemen vervangen worden. De uitkomsten van dit onderzoek kunnen leiden tot eisen aan de nieuw in te richten systemen.
Hoofdstuk 2: Globale beschrijving van de omgeving van het onderzoeksgebied
Hoofdstuk 3: Wat betekent het begrip operationeel risico voor
de Robeco Groep NV?
Hoofdstuk 4: literatuur over processen
en besturing
Hoofdstuk 5: analyse van het proces afhandeling
Hoofdstuk 2: Globale beschrijving van de omgeving van het onderzoeksgebied. In dit hoofdstuk wordt aan de lezer een beeld gegeven van de omgeving van het onderzoekgebied om later de functie van het te onderzoeken proces beter te kunnen plaatsen in het groter geheel. Via paragraaf 2.1 de beschrijving van de Robeco Groep NV stapsgewijs verdiepend naar paragraaf 2.5. de beschrijving van de afdeling Operations, het onderzoeksgebied.
- paragraaf 2.1. Het ontstaan van de Robeco Groep NV.
- paragraaf 2.2. Beschrijving van het vermogensbeheerproces op
hoofdlijnen.
- paragraaf 2.3. Huidige organisatiestructuur Robeco Groep NV. - paragraaf 2.4. Het Financial Service Centre.
- paragraaf 2.5. De afdeling Operations.
2.1. Het ontstaan van de Robeco Groep NV.
Onderstaande een beschrijving van het ontstaan van De Robeco Groep NV. Deze beschrijving is ontleend aan een boek12 geschreven door Jaap van Duijn13.
Ontstaan van het beleggingsfonds Robeco NV.
De basis voor het beleggingsfonds Robeco NV is gelegd op 5 november 1929 in een lunchbijeenkomst van de ‘club Rotterdam’. De club Rotterdam was een idee van de reder J. Van Hoey Smith voor het organiseren van lunchbijeenkomsten met als doel de onderlinge contracten tussen de leiders van de Rotterdamse ondernemingen te verstevigen.
In de bijeenkomst van 5 november 1929 kwamen twee verschillende voorstellen aan de orde: een voorstel van K.P. van der Mandele tot oprichting van een “Investment Trust Mij als een financieel beleggingslichaam om de Rotterdamse belangen te kunnen steunen” en een voorstel van W.C.Mees om met een nieuw op te richten beleggingsmaatschappij aan de kleine belegger de mogelijkheid te bieden om in een collectief beheerde, gespreide portefeuille te beleggen. Deze initiatieven hebben uiteindelijk geleid tot de oprichting van een syndicaat, het Rotterdams
Beleggingsconsortium dat op 24 maart 1933 is omgezet naar een beleggingsfonds in de vorm van een Naamloze Vennootschap onder de naam Robeco NV.
Gestart in 1933 als een fonds wat belegt in aandelen werden gedurende de tijd, onder druk van toenemende concurrentie, ook andere beleggingsfondsen opgericht Op 19 november 1965 ontstond het beleggingsfonds Rolinco NV als afsplitsing van Robeco NV, in 1974 werd het beleggingsfonds Rorento geïntroduceerd en op 22 maart 1979 ontstond Rodamco NV door een overname van onroerend goed uit de portefeuille van het fonds Robeco NV enzovoorts, enzovoorts.
Het ontstaan van de Robeco groep NV.
In die tijd werden alle kosten die binnen de coöperatieve aanpak in het kader van het beheer werden gemaakt omgeslagen naar de fondsen. Dat had als consequentie dat kosten voor ontwikkeling van nieuwe producten ten laste van bestaande fondsen werden gebracht, terwijl de aandeelhouders van deze fondsen er strikt genomen
12 ‘Met gemak betrouwbaar beleggen’, J. van Duijn
geen belang bij hadden. Om dit op te lossen werd in 1992 Robecam (Robeco Administratie mij BV) aangesteld als management company. De aandelen van deze BV kwamen in bezit van de beleggingsfondsen. Vanaf dat moment werd niet alleen het doorbelasten van kosten aan de beleggingsfondsen vervangen door een vaste vergoeding die door Robecam aan de fondsen in rekening werd gebracht, maar was met de oprichting van Robecam ook een instelling ontstaan die gericht was op winst maken en kwam er een einde aan de coöperatieve opzet. Robecam is later
omgedoopt tot de Robeco Groep NV. Sinds die tijd is de Robeco groep NV verder gegroeid door nieuwe producten en overnames.
Het ontstaan van de samenwerking met de Rabobank
Gedurende de periode 1949 -1975 groeide Robeco uit tot de onbetwiste marktleider in Nederland met een marktaandeel van 80% van de Nederlandse markt van
beleggingsfondsen in 197514. Sinds die tijd is het marktaandeel in Nederland gestaag gedaald, vooral na midden jaren tachtig, toen de banken als alternatief voor de Robeco fondsen zelf beleggingsfondsen gingen introduceren. Een van die banken was Rabobank Nederland die in 1986 twee beleggingsfondsen had geïntroduceerd. Rabobank Nederland was in die tijd echter meer een spaarbank en had geen
reputatie als aanbieder van beleggingsfondsen, Robeco had een sterke reputatie als aanbieder van beleggingsfondsen, maar geen eigen afzetkanaal. In 1990 heeft dit geleid tot een strategische samenwerking tussen Rabobank Nederland en Robeco, in 1997 nam Rabobank Nederland een belang van 50% in de Robeco groep en 2001 werd de resterende 50% van de aandelen overgenomen.
Robeco binnen de Rabobank groep15
Robeco is een onderdeel van de Rabobank groep. De Rabobank Groep bestaat uit 218 zelfstandige lokale coöperatieve Rabobanken in Nederland en hun centrale organisatie Rabobank Nederland met haar (internationale) dochterondernemingen. De Rabobank bedient ruim 9 miljoen particuliere en zakelijke klanten in Nederland en een groeiend aantal in het buitenland, heeft 52.002 medewerkers en is
vertegenwoordigd in 37 landen. De Rabobank Groep heeft de hoogste kwalificatie voor kredietwaardigheid (triple A) van de bekende internationale ratinginstituten Moody’s en Standard & Poor ‘s. Naar kernvermogen gemeten behoort de organisatie tot de vijftien grootste financiële instellingen ter wereld. De lokale Rabobanken en hun klanten vormen het coöperatieve kernbedrijf van de Rabobank Groep. De banken zijn lid en aandeelhouder van de overkoepelende coöperatie Rabobank Nederland, die ze bij hun lokale dienstverlening adviseert en ondersteunt. Rabobank Nederland oefent namens De Nederlandsche Bank ook toezicht uit op de lokale Rabobanken met betrekking tot solvabiliteit, liquiditeit en administratieve organisatie. Daarnaast opereert Rabobank Nederland als (internationale) wholesalebank en als ‘bankers’ bank van de groep. Rabobank Nederland fungeert tevens als
houdstermaatschappij van een groot aantal gespecialiseerde dochter
ondernemingen, waaronder de vermogensbeheerder Robeco. Voor Robeco geldt: Wereldwijd voorziet Robeco circa 700 institutionele en circa 1,5 miljoen particuliere klanten van beleggingsproducten en -diensten. Particulieren worden zowel bediend via banken en andere distributiepartners als via directe kanalen. Het productaanbod omvat vastrentende en aandelenbeleggingen evenals alternative investments, zoals
2.2. Het proces van vermogensbeheer op hoofdlijnen
Kernactiviteit van de Robeco Groep NV is vermogensbeheer; het in opdracht van derden beheren van financieel vermogen. In onderstaande illustratie is op hoofdlijnen het proces van vermogensbeheer weergegeven.
Figuur 2: schematische weergave vermogensbeheerproces
De basis van het in beheer nemen van vermogen wordt gevormd door I, de lastgevingovereenkomst. Lastgeving is de overeenkomst van opdracht waarbij de ene partij, de lasthebber, zich jegens de andere partij, de lastgever, verbindt voor rekening van de lastgever een of meer handelingen te verrichten16. De lastgeving wordt vastgelegd in een overeenkomst voor vermogensbeheer, waarin de
voorwaarden worden vastgelegd:
- de lastgeving geeft De Robeco Groep17 de beschikking over specifieke geld- en effectenrekeningen die door de volmachtgever worden aangehouden bij een bank.
- In de lastgeving overeenkomst worden de regels voor het vermogensbeheer vastgelegd. Basis is dat de lastgever de prestatie van de vermogensbeheerder wil kunnen beoordelen en de risico’s wil beperken. Om dat te bereiken wordt veelal een ‘benchmark’18 en een ‘tracking error’ 19 opgenomen. Daarnaast kunnen er vele andere afspraken gemaakt worden om uiteindelijk tot een contract te komen wat ingericht is conform de wens van de lastgever. Dit betreft dan richtlijnen voor het beheer als toegelaten markten, toegelaten financiële instrumenten enzovoorts.
16 BW Boek 7 art 414.
17Op een lager aggregatie niveau voert De Robeco Groep directie over verschillende vennootschappen aan wie daadwerkelijk de volmacht is verleend, dit wordt verder uitgewerkt in hoofdstuk 2.
18Een benchmark is een vooraf bepaalde index die dient als ijkpunt voor de prestaties van een beleggingsfonds. Fondsen vergelijken hun performances met de benchmarks als de AEX index of de MSCI Europa index (www.morningstar.nl)
19De tracking error is een maatstaf die meet hoe dicht een fondsmanager bij zijn benchmarkindex blijft. Als fonds A een tracking error heeft van 2% en fonds B een tracking error van 4% dan betekent dit dat fonds B zich grotere vrijheden heeft gepermitteerd ten opzichte van zijn benchmarkindex dan fonds A. De portefeuille van fonds A lijkt meer op de benchmark dan de portefeuille van fonds B. Een tracking error van 0% betekent dat een fonds de index precies volgt. (www.morningstar.nl)
lastgever Robeco Groep NV tegenpartij tegenpartijBank
Bank lastgever Effect/ Geld otc I II III Effect/ Geld Effect/
I staat voor lastgeving en het in beheer geven van vermogen. De essentie van vermogensbeheer, de toegevoegde waarde van de Robeco Groep, is dat zij de competenties heeft, over kennis en researchmogelijkheden beschikt, om met het in beheer gekregen vermogen een hoger rendement te halen dan dat de klant zou hebben behaald, indien hij zelfstandig het vermogen had beheerd.
II is de daadwerkelijke uitvoering van de besluiten van proces I. Onder I is besloten bepaalde financiële instrumenten aan te kopen of in bezit zijnde financiële
instrumenten te verkopen. Het proces onder II betreft het proces van daadwerkelijke aan- en verkopen c.q. het afsluiten van contracten. In dit proces worden via
internationale tegenpartijen financiële instrumenten verhandeld of financiële
contracten afgesloten om de lastgever in een aan- of verkooptransactie te verbinden met een tegenpartij.
Onder III wordt gedoeld op het proces ‘afhandeling van beleggingstransacties’. Dit proces bestaat uit het afstemmen van de transactie met de tegenpartij en het instrueren van de bank voor het afwikkelen van de transactie. Sommige financiële instrumenten, i.c. de meeste aandelen en obligaties, zijn in fysieke vorm uitgegeven als rechten aan toonder. De koop- of verkoopovereenkomst wordt daarbij gestand gedaan door de bank te instrueren daadwerkelijk het fysieke document20 te leveren of te ontvangen tegen gelijktijdige betaling of ontvangst van de koopsom. Transacties in de overige financiële instrumenten zijn contractuele transacties en leiden tot een eenzijdige betaling of ontvangst van geld onder de in het contract vastgelegde condities. Kortweg worden dit soort transacties aangeduid met OTC (Over-The- Counter) transacties.
2.3. Huidige organisatiestructuur
De Robeco groep NV is onderverdeeld in 6 business units21: de business units
Robeco Direct, een bank, en international offices fungeren als verkoopkanaal voor de producten van de business units Robeco Asset Management (RAM) en Robeco Alternative investments (RAI). Producten van deze divisies (RAM & RAI) worden ook afgezet via andere distributiekanalen als binnen- en buitenlandse banken en
pensioenfondsen. Daarnaast beschikken RAM en RAI over eigen salesteams voor het bewerken van de institutionele markt. Onder Robeco Investment Management (RIM) zijn drie zelfstandige juridische entiteiten samengebracht die alle drie met eigen producten een eigen klantengroep in de Verenigde Staten bedienen. De vierde US entiteit Harbor Capital Advisors, is als een aparte business unit gepositioneerd omdat Harbor Capital Advisors zich niet bezighoudt met direct vermogensbeheer, maar alleen met de advisering van grote institutionele cliënten bij het kiezen van een vermogensbeheerder. Volgens Mintzberg getypeerd is de organisatie een
divisieorganisatie 22. Kenmerkend voor de divisieorganisatie is het autonome ondernemerschap op divisie/business unit niveau.
Figuur 3: organisatiestructuur Robeco NV
Binnen de Robeco groep NV is momenteel een ontwikkeling gaande waarin steeds meer activiteiten van de business units migreren naar corporate niveau. Deze beweging kent als voornaamste oorzaak het feit dat de toezichthouder23 steeds hogere eisen stelt aan de betrouwbaarheid van administratie en verwerking wat leidt tot grote IT investeringen, zowel aan de applicatieve kant (functionaliteit) als in het beheer (Business Continuity Management: dubbele uitvoer van systemen).
Een van de gevolgen van deze beweging is het per 1 september 2006 samenvoegen van de Europese administratie en backoffice activiteiten van de business units RAM, RAI en (delen van) Robeco Direct in een nieuw Financial Service Centre, het FSC.
21 Bron: jaarverslag 2005 Robeco Groep NV. P.46 (onderzoeksdatabase) 22 Structure in Fives, Henry Minzberg p. 215 e.v.
23 AFM zie paragraaf 3.1. Wet financieel toezicht
MANAGEMENT BOARD
ROBECO ASSET
MANAGEMENT ROB. ALTERNATIVEINVESTMENTS ROB. INVESTMENTMANAGEMENT HARBOR CAPITALADVISORS ROBECO DIRECT INTERNATIONALOFFICES CORPORATE
DEPARTMENTS
2.4. Het Financial Service Centre (FSC)
Het Financial Service Centre (FSC) is ingericht op 1 september 2006 en ontstaan door de samenvoeging van de administratieve en backoffice activiteiten van de business units RAM en RAI en een gedeelte van Robeco Direct. Het FSC valt sinds haar oprichting onder de Corporate Departments. Als missie is door het FSC
geformuleerd24:
“Enable Robeco Group NV to achieve its goals by delivering a wide range of supporting activities”
Op basis van deze missie heeft het management van het FSC zich ten doel gesteld om de komende jaren te groeien tot:
- an European support center for asset management and banking activities - a center of expertise to support the business units
- a central point of information: Positions, valuations and static data
Figuur 4: organogram FSC
Het FSC bestaat uit vijf afdelingen. De afdeling Accounting voert de boekhoudingen van de fondsen en mandaten. De boekhouding van de bank Robeco Direct is ondergebracht bij de afdeling Bankenadministratie. Dit onderscheidt is gemaakt omdat in termen van rapportage en toezicht een verschil is tussen banken en
fondsen; De Nederlandsche Bank is de toezichthouder van de banken, de Authoriteit Financiële Markten van de beleggingsinstellingen. De afdeling Performance
Measurement meet de performance van de onder beheer zijnde mandaten. Coordination is verantwoordelijk voor het coördineren van veranderingen in de bedrijfsprocessen en systemen als gevolg van ontwikkelingen in wetgeving, nieuwe producten of nieuwe klanten. Als laatste de afdeling Operations, verantwoordelijk voor het instrueren en controleren van de bank. Deze afdeling wordt verder toegelicht in paragraaf 2.5. 24 FSC Jaarplan 2007 (onderzoeksdatabase) MANAGER FSC 1 FTE OPERATIONS 50 FTE ACCOUNTING
73 FTE PERFORMANCE 16 FTE COORDINATION9 FTE BANKADMINISTRAT.9 FTE SECRETARIAAT
2 FTE
1 2 3 4 5
* 1 FTE is 1 eenheid van 38 uur
SUPPLIER
MANAGE-MENT FTE 1 VERWERKING FTE 1OPERATIONS
2.5. De afdeling Operations
Organisatorische inrichting
Afdeling Operations bestaat uit twee groepen, die elk worden aangestuurd door een groepsmanager.
De groep Supplier Management is verantwoordelijk voor het inrichten en beheer van de infrastructuur tussen Robeco, de mandaatgever en de bank van de lastgever. De groep verwerking Operations bestaat uit drie verwerkingsteams onder leiding van een teammanager en drie FTE Business Alignment. Deze laatste rapporteren direct aan de groepsmanager verwerking Operations. De rol van business Alignment is het ondersteunen van de groepmanager bij het beheer en de coördinatie van het
verwerkingsproces.
De inrichting van de verwerkingteams is gebaseerd op klantsoort en/of productsoort: - een team is verantwoordelijk voor de afhandeling van de
beleggingstransacties van de Robeco aandelenfondsen. - Een team is verantwoordelijk voor de afhandeling van de
beleggingstransacties van de Robeco obligatiefondsen. - Een team is verantwoordelijk voor de afhandeling van de
beleggingstransacties van de institutionele mandaten.
De groepmanagers rapporteren aan het hoofd Operations. Het hoofd Operations is lid van het management team van het Financial Service Centre.
Verantwoordelijkheden
Om de verantwoordelijkheden van de afdeling Operations toe te lichten wordt ingezoomd op figuur 2, “het proces van vermogensbeheer op hoofdlijnen”. In dit figuur wordt onder III gedoeld op het proces ‘afhandeling van beleggingstransacties’.
Figuur 5: detail van figuur 2
Robeco Groep NV
tegenpartij
Supplier Management is verantwoordelijk voor infrastructuur en Verwerking Operations voor het proces “afhandeling van beleggingstransacties” binnen deze infrastructuur. Infrastructuur is gebaseerd op de contractuele relatie tussen de klant, Robeco en de bank waarbinnen het proces plaats vindt. Die contractuele relatie moet inhoudelijk ingericht worden. De groep Supplier Management is daarin
verantwoordelijk voor:
1) het inrichten van de relatie tussen het mandaat, Robeco en de bank. Dit is het afsluiten van contracten over aard en kosten dienstverlening, het afsluiten van Service Level Agreements (Sla), het inhoudelijk overeenkomen van
communicatie protocollen en het daadwerkelijk openen van rekeningen en effectendepots.
2) Het beheren van de relatie met de bank; het toezien op kwaliteit en kosten, het evalueren en wijzigen van afspraken en contracten.
De groep verwerking Operations is verantwoordelijk voor het proces “afhandeling van beleggingstransacties”:
3) Het afstemmen met tegenpartijen of de details van de af te wikkelen transactie overeen komen met de gegevens van de tegenpartij.
4) Het instrueren van de bank om tot daadwerkelijke afwikkeling te komen. 5) Het, op basis van de terugkoppeling van de bank, controleren of de bank de
Hoofdstuk 3: Wat betekent het begrip operationeel risico voor de Robeco Groep NV?
In dit hoofdstuk wordt antwoord gezocht op de vraag ‘wat betekent het begrip operationeel risico voor de Robeco Groep NV’. Achtereenvolgens komen aan de orde:
- Paragraaf 3.1. Wat is de grondslag voor het ontstaan van operationeel
risico voor de Robeco Groep NV?
- Paragraaf 3.2. Heeft het bestaan van operationeel risico gevolgen?
- Paragraaf 3.3`. Welk operationeel risico treedt op in het proces afhandelen
van een beleggingstransactie?
- Paragraaf 3.4. Zijn er mogelijkheden om het risico qua mogelijke gevolgen
te beperken?
3.1. Wat is de grondslag voor het ontstaan van operationeel risico voor de Robeco Groep NV?
In deze paragraaf wordt beschreven wat de grondslag is voor het ontstaan van operationeel risico voor de Robeco groep NV. Voor het onderzoek is een gesprek gevoerd met de heer Mr. S. Gordijn, medewerker juridische zaken van Robeco, en daarop volgend correspondentie. De correspondentie is opgenomen in de
onderzoeksdatabase. Op basis van de correspondentie is verdere verdieping gezocht in de literatuur.
De grondslag voor het ontstaan van operationeel risico voor de Robeco Groep NV vloeit voort uit twee aspecten: 1) de overeenkomst van lastgeving zoals afgesloten tussen lastnemer Robeco en de lastgever en 2) de Wet Financieel Toezicht. De overeenkomst van lastgeving.
Een overeenkomst van lastgeving is gebaseerd op 7.414 BW: ‘lastgeving is de overeenkomst waarbij de ene partij, de lasthebber, zich jegens de andere partij, de lastgever, verbindt voor rekening van de lastgever een of meer rechtshandelingen te verrichten.’ In 6:74 BW is het uitgangspunt bij schades binnen een verbintenis als de overeenkomst van lastgeving als volgt geformuleerd:’Iedere tekortkoming in de nakoming van een verbintenis verplicht de schuldenaar de schade die de schuldeiser daardoor lijdt te vergoeden, tenzij de tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend’. Het staat partijen vrij om binnen de overeenkomst aansprakelijkheid te beperken, zolang die beperkingen in overeenstemming zijn met de wet. In zijn algemeenheid is er in de relaties tot institutionele klanten meer ruimte voor afwijkende contractuele afspraken dan in het geval van retailklanten25.
Gebruikelijke beperkingen zijn dat er uitsluitend sprake is van aansprakelijkheid in geval van grove schuld en opzet, wat minder ver gaat dan onzorgvuldigheid.
Overigens biedt de wet zelf al bescherming voor overmachtsituaties via BW 6.75 ‘een tekortkoming kan een schuldenaar niet worden toegerekend indien zij niet te wijten is aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.In geval van vermogensbeheer wordt opdracht verleend om activiteiten te verrichten en wordt in dat kader last en volmacht verleend
om daaraan invulling te geven. Van toepassing op die relatie zijn daarmee de bepalingen die betrekking hebben op het verlenen van volmacht(artikel 3:60 BW en verder). Enkele contracten zijn gebaseerd op buitenlands recht. Daarvoor gelden niet bovenstaande artikelen maar in essentie is hierbij sprake van een gelijkluidende strekking.
De Wet Financieel Toezicht.
Het toezicht op financiële instellingen wordt in Nederland uitgevoerd door twee instellingen: De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten. De Nederlandsche Bank is verantwoordelijk voor het bewaken van de financiële stabiliteit in Nederland. Daarbij zijn drie zaken van belang: lage inflatie, veilig betalingsverkeer en soliditeit en integriteit van financiële instellingen. De Autoriteit financiële Markten houdt toezicht op de manier waarop financiële instellingen met hun klanten omgaan. Instellingen mogen consumenten bijvoorbeeld geen
misleidende informatie geven26. Het toezicht is ingericht op basis van de Wet financieel toezicht (Wft), die per 1 januari 2007 in werking is getreden. Doel van de Wft is de wetgeving voor de financiële markten doelgericht, marktgericht en
inzichtelijk te maken. De taken van De Nederlandsche Bank (prudentieel toezicht) en die van de Autoriteit Financiële Markten (gedragstoezicht) worden zodanig
gescheiden dat er geen sprake is van overlap.27
Met betrekking tot het uitoefenen van vermogensbeheer gelden vanuit de wetgeving specifieke voorwaarden. Die vloeien voort uit de wet financieel toezicht, waarop gebaseerd is de Algemene Maatregel van Bestuur (AMVB) 28, het besluit
gedragstoezicht financiele ondernemingen WFT (Besluit gedragstoezicht financiele ondernemingen (BGFO)29, en de Nadere Regeling gedragstoezicht financiele ondernemingen (NRGFO)30.De AMVBregelt dat een vermogensbeheerder als Robeco aan bepaalde voorwaarden moet voldoen om in aanmerking te komen voor een vergunning tot het aanbieden van vermogensbeheer. De BGFO en NRGFO leggen vast hoe een financiële instelling zich dient te gedragen. Deze spelregels geven de klant waar nodig een concrete kapstok voor een betoog dat er sprake is van een tekortkoming in de zin van de wet of van de gesloten overeenkomst. Meest expliciet daarin is artikel 6.11 van de NRGFO: ‘Een beleggingsonderneming handelt in het belang van haar cliënten, geeft bij de uitvoering van de opdrachten van haar cliënten voorrang aan de belangen van cliënten boven haar eigen belang en onthoudt zich van handelingen die de adequate functionering van de markten in financiële instrumenten of het vertrouwen van beleggers daarin kunnen schaden’.
Conclusie:
De grondslag voor operationeel risico vloeit rechtstreeks voort uit 6.74 BW. Enerzijds kan aansprakelijkheid, en daarmee operationeel risico, beperkt worden door
uitsluitingen op te nemen in het contract, aan de andere kant wordt het risico verhoogd doordat, naast de wet, ook de regels van de toezichthouder de klant een kapstok kunnen bieden voor het verhalen van schade.
3.2. Heeft het bestaan van operationeel risico gevolgen?
Basel
Per 1 januari 2008 wordt Bazel II geïmplementeerd. Bazel II is een raamwerk van eisen die toezichthouders opleggen aan financiële instellingen om te waarborgen dat een financiële instelling aan haar verplichtingen kan voldoen, ook als er onverwachte verliezen optreden. Op dit moment bevinden we ons in een overgangsjaar tussen Basel I en Basel II. Risk management binnen de Robeco groep is belast met de implementatie van Basel II. Op basis van documentatie is een eerste beeld gevormd van de richtlijnen. Op 29 januari is een interview gehouden met Monique Donders, hoofd Global Risk Management van de Robeco Groep. Op basis van de in dit interview gestelde kaders en de naar aanleiding van het interview ontvangen
documentatie is een concept geschreven. Dit concept is op 5 februari besproken met Marleen Lemmens, medewerkster Global Risk Management en expert Basel II. Haar opmerkingen en toevoegingen zijn verwerkt op 6 februari.
Herkomst en historie.
Een financiële instelling kan verlies leiden als gevolg van verwachte en onverwachte bewegingen op financiële marken. Voor verwachte verliezen wordt hiermee rekening gehouden in de prijsstelling van producten. Naast verwachte verliezen is er een risico op onverwachte verliezen.Om de gevolgen van onverwachte verliezen op te vangen houden financiële instellingen een buffer van vermogen aan. De Nederlandsche Bank houdt, in het kader van toezicht op financiële stabiliteit, toezicht op de omvang van dat aangehouden vermogen in relatie tot de voor deze financiële instelling geldende risico’s. Zij hanteert hierbij de richtlijnen van Basel I maar zal per 1 januari 2008 de internationale normen van Basel II hanteren. De Basel richtlijnen zijn opgesteld door het ‘Basel Committee on Banking Supervision’, een adviserend comité acterend onder de vlag van de ‘Bank for International Settlements ‘(BIS). De ‘Bank for International Settlements’ is gevestigd te Bazel in Zwitserland. BIS is een organisatie die internationale samenwerking op monetair en financieel gebied stimuleert en fungeert als een bank voor centrale banken. BIS vervult deze functie in verschillende rollen:
a. Door een forum te bieden voor het stimuleren van discussie en beleidsanalyse tussen de centrale banken onderling en binnen de financiële wereld.
b. Centrum voor economisch en monetair onderzoek
c. Tegenpartij te zijn voor de financiële transacties van centrale banken d. Te acteren als agent of trustee in verband met internationale operaties. Binnen het onder BIS vlag acterende ‘Basel Committee on Banking Supervision’ wordt, al sinds 1974, door vertegenwoordigers van centrale nationale banken, waaronder De Nederlandsche Bank, overleg gevoerd. De doelstelling is het verhogen van het begrip met betrekking tot belangrijke toezicht issues en het wereldwijd verbeteren van de kwaliteit van het toezicht op de bancaire sector. Men tracht deze doelstelling te bereiken door informatie uit te wisselen over nationale toezicht issues, benaderingen en technieken. Soms gebruikt het comité de
gemeenschappelijke overeenstemming om richtlijnen en standaarden te formuleren voor toezichthouders31 op de gebieden waar zij dat noodzakelijk vinden.
In juli 1988 is door het comité het document ‘International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards’32 gepubliceerd, in de bancaire volksmond beter bekend als Basel I. Dit rapport gaat over het kredietrisico wat banken lopen als gevolg van het uitlenen van geld. In het rapport wordt een relatie gelegd tussen de omvang en het risico van activiteiten van een bank en kapitaalvereisten;
Toezichthouders worden geadviseerd financiële instellingen te verplichten een bepaalde buffer aan kapitaal aan te houden om mogelijke toekomstige verliezen uit hoofde van kredietverstrekking te absorberen. Het akkoord is in 1992
geïmplementeerd en sinds 1996 wordt er, via een Amendement, ook rekening gehouden met market risk.
Werking Basel I
Om te komen tot een juiste verhouding tussen kapitaal en omvang en risico van activiteiten heeft het comité kapitaal specifiek gedefinieerd en leningen
gecategoriseerd naar begrippen als aard van de vordering en tegenpartij. Daarnaast heeft men aan leningcategorieën een risico weging gegeven.
Door het comité zijn drie soorten kapitaal benoemd: Tier 1, 2 en 3 kapitaal.
Op hoofdlijnen33 luiden de definities als volgt: Tier 1 kapitaal (core capital) is de som van gestort aandelenkapitaal en openbare ingehouden reserves minus goodwill. Tier 2 kapitaal (supplementary capital) is aanvullend kapitaal en kan bestaan uit niet openbare reserves, herwaarderingsreserves, algemene reserves voor verliezen, hybride kapitaal instrumenten34 en achtergestelde leningen met een oorspronkelijke looptijd van meer dan 5 jaar, Tier 3 kapitaal betreft achtergestelde leningen met een kortere looptijd. Het kredietrisico is gekoppeld aan soort leningen en tegenpartijen en looptijden van de leningen. Daarvoor zijn categorieën benoemd. Aan elke categorie is een risico gewicht toegekend van 0%, 20%, 50% of 100%. Door het percentage te vermenigvuldigen met de waarde ontstaat een totaal aan risico gewogen bezittingen, in vaktermen risk weighted assets. Het raamwerk bepaalde dat voor elke euro risk weighted assets acht eurocent (8%) zogenaamd ‘regulatory capital‘35 aan risicoloze buffer dient te worden aangehouden. Daarbij zijn risk weighted assets gedefinieerd als het totaal uitgezette vermogen vermenigvuldigd met de factor van het
risicogewicht en is voor regulatory capital voorgeschreven dat dit bestaat uit tier 1 en tier 2 kapitaal en dat minstens de helft van de dekking, vier procent, bestaat uit tier 1 kapitaal.36 Per 1 januari 2008 zal het raamwerk van Basel I met haar uitbreiding ten aanzien van marktrisico worden vervangen door Basel II.
Basel II
In Juni 2004 is door het ‘Basel Committee on Banking Supervision’ een nieuw rapport ‘International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework’ 37 gepubliceerd, inmiddels beter bekend als Basel II. Het raamwerk van Basel II is opgezet langs drie pijlers; kapitaaleisen, toezicht en marktwerking.
32 http:/www.bis.org of onderzoeksdatabase
33 Op hoofdlijnen: het comité heeft voor de vaststelling van kapitaal exact vastgesteld wat wel bij kapitaal hoort en wat niet bij kapitaal hoort. Deze nuanceringen worden in het licht van deze scriptie verder niet van belang geacht.
34international Convergence of Capital Measurement and Capital Standards p.19: financiële instrumenten die karakteristieken van aandelenkapitaal en/of leningen combineren
35 Kapitaal voortvloeiend uit regelgeving
1)
Pijler 1 inzake minimum kapitaal vereisten: ‘
Minimum Capital Requirements presents the calculation of the total minimum capital requirements for credit, market and operational risk. The capital ratio is calculated using the definition of regulatory capital and risk-weighted assets. The total capital ratio must be no lower than 8%. Tier 2 capital is limited to 100% of Tier 1 capital’.382) Pijler 2 inzake toezicht: ‘supervisory review proces: the key principles of
supervisory review, risk management guidance and supervisory transparency and accountability produced by the Committee with respect to banking risks, including guidance relating to, among other things, the treatment of interest rate risk in the banking book, credit risk (stress testing, definition of default, residual risk, and credit concentration risk), operational risk, enhanced cross-border communicationand cooperation, and securitisation.39
3) Pijler 3 inzake markt discipline: ‘The Committee believes that the rationale for
Pillar 3 is sufficiently strong to warrant the introduction of disclosure requirements for banks using the Framework. Supervisors have an array of measures that they can use to require banks to make such disclosures. Some of these disclosures will be qualifying criteria for the use of particular methodologies or the recognition of particular instruments and transactions.40
Samenvattend: Waar Basel I en haar uitbreiding beperkt was tot het voorschrijven van kapitaalvereisten voortvloeiende uit krediet- en marktrisico, voegt Basel II onder pilaar 1 een derde risicoaspect, operationeel risico, toe. Onder pilaar 2 wordt aan toezichthouders gevraagd om het riskmanagement, de gebruikte risicomodellen en de toepassing daarvan in de organisatie te bediscussiëren en te beoordelen. Onder pilaar 3 dient risico informatie openbaar gemaakt te worden aan investeerders om marktwerking te stimuleren.
Basel II binnen de Rabobank groep.
Door Group Risk Management van de Rabobank groep is in september 2006 de brochure ‘Risk based Capital’ gepubliceerd. Uit de brochure blijkt dat de Rabobank groep een verschil maakt tussen ‘regulatory capital’ en‘economic capital’. Volgens de regels van Basel II gelden er minimale vermogenseisen voor kredietrisico, marktrisico en operationeel risico. Dit wordt regulatory capital genoemd. Het verschil tussen economic en regulatory capital zit voornamelijk in de risicotypes die verwerkt zijn in de expliciete vermogenseisen. Het Basel II raamwerk bevat vermogenseisen voor drie risicotypes, terwijl het intern economic capital raamwerk vermogenseisen voor zes risicotypes bevat. Daarnaast is het economic capital van de Rabobank groep gebaseerd op een AAA-rating41, terwijl het regulatory capital is gebaseerd op
ongeveer de gemiddelde rating (A-) van alle internationale banken. In het economic capital raamwerk wordt ook in meerdere mate rekening gehouden met
risicodiversificatie42 dan in het regulatory capital raamwerk.43
38 International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework’ p.12 39 International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework’ p.158 40 International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards, A Revised Framework’ p.175 41 www.euronext.nl: Een uitgevende instelling maar ook een obligatielening kan een rating krijgen van een zogeheten 'credit rating agency' zoals Moody's of Standard's & Poor. Een rating is te beschouwen als een kwaliteitskeurmerk. Ratings worden uitgedrukt in een combinatie van letters en cijfers, een Triple AAA rating is de hoogst mogelijke. Hoe hoger de rating, hoe lager het kredietrisico voor een belegger en vice versa.
42 diversificatie houdt in dat er rekening wordt gehouden met het feit dat gebeurtenissen niet gelijktijdig zullen plaatsvinden: Brochure Risk based Capital. P.5 (onderzoeksdatabase)
Als definitie van de Rabobank groep voor economic capital geldt: ‘Economic capital is de minimale vermogensbuffer die alle onverwachte verliezen op te vangen
veroorzaakt door de diverse risico’s waaraan een bank is blootgesteld in een bepaalde tijdsperiode (1 jaar) en uitgaande van een bepaald interval. De Rabobank Groep heeft gekozen voor een 99,99 betrouwbaarheids-interval, in overeenstemming met de AAA-rating ambitie van de Rabobank Groep. Dit houdt in, dat gemiddeld eens in de 10.000 jaar er een verlies optreedt dat groter is dan de vermogensbuffer44. De vermogenseisen op basis van Economic capital zijn strenger dan op basis van regulatory capital. De minimale vermogensbuffer binnen de Rabobank Groep is gebaseerd op Economic capital.
Operationeel risico en Economic capital.45
De definitie voor Operational Risk is: ‘Operational risk is defined as the risk of loss resulting from inadequate or failed internal processes, people and systems or from external events. This definition includes legal risk, but excludes strategic and
reputational risk’. Dit operationele risico is binnen Basel II verder uitgewerkt in zeven ‘event types’. Event types zijn categorieën van operationeel risico waarvoor een minimale vermogensbuffer dient te worden aangehouden. Onderstaand een opsomming van de event types en hun definitie.
Bron: Risk-based Capital Definitie Event type
Interne fraude
Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van handelingen waarbij ten minste een interne partij betrokken is en waarmee wordt beoogd te frauderen, eigendommen te verduisteren of wet- of regelgeving of het ondernemingsbeleid te ontduiken of te omzeilen, met uitzondering van gebeurtenissen voortvloeiende uit een ongelijke behandeling of discriminatie.
externe fraude
Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van handelingen waarbij geen interne partij betrokken is en waarmee beoogd wordt te frauderen, eigendommen te verduisteren of wet- of regelgeving of het ondernemingsbeleid te ontduiken of te omzeilen, met
uitzondering van gebeurtenissen voortvloeiende uit een ongelijke behandeling of discriminatie.
Arbeidsomstandigheden en veiligheid op de werkplek.
Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van handelingen die niet in overeenstemming zijn met wet- of regelgeving of zelfregulering op het gebied van werkomstandigheden, gezondheid of veiligheid, als gevolg van een uitkering van schadevergoeding voor letsel, respectievelijk als gevolg van gebeurtenissen in verband met ongelijke behandeling of discriminatie.
Klanten, producten en ondernemerschap
Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van het onopzettelijk of uit onachtzaamheid niet nakomen van een professionele verplichting (met inbegrip van fiduciare en geschiktheidseisen) jegens bepaalde cliënten, of als gevolg van de aard of het ontwerp van het product.
Schade aan materiële activa Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van verlies van of schade aan fysieke activa door natuurrampen of andere gebeurtenissen. Bedrijfsverstoring en
systeemuitval Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van verstoring van haar bedrijfsactiviteiten of het falen van interne systemen Uitvoering, overdracht en
procesmanagement Verliezen van een financiële onderneming als gevolg van falende transactieverwerking of procesbeheer of als gevolg van relaties met handelspartners of verkopers.
Om de minimale vermogensbuffer te definiëren zijn er drie mogelijk benaderingen. De eerste aanpak is de Basic Indicator Approach, in deze methodiek wordt de
44 Brochure Risk based Captal. P.4 . (onderzoeksdatabase)
vermogenseis berekend door het gemiddelde totale bruto inkomen over drie jaar te vermenigvuldigen met 15%. Deze benadering mag alleen toegepast worden door banken die niet internationaal actief zijn. Een tweede methodiek is de Standardised Approach, daarbij zijn verschillende vermogenseisen per business line46 vastgesteld die variëren van 12 tot 18% van het gemiddelde bruto inkomen over drie jaar. De bank moet daarnaast voldoen aan bepaalde kwalitatieve vereisten om deze approach te mogen toepassen. De derde benadering, die wordt gebruikt door de Rabobank groep, is de Advanced Measurement Approach (AMA). In deze
benadering wordt de methode om operationeel risico te meten niet voorgeschreven door de regelgever. De bank mag interne methoden en gegevens gebruiken die door de regelgever worden beoordeeld en vergeleken met andere banken. De grote internationale banken implementeren allemaal AMA en dat wordt door de
toezichthouder (DNB) ook min of meer verwacht. Binnen de Rabobank Groep wordt de AMA gebruikt om het economic capital te berekenen. Het model gaat uit van vier soorten gegevens:
1. Interne verliesgegevens
2. Relevante externe verliesgegevens 3. Scenario analyses
4. Factoren die het risicoprofiel van de bedrijfsomgeving en de interne controle systemen weerspiegelen.
De benadering volgens Basel II verschilt op de volgende punten van de benadering volgens economic capital:
Regulatory Capital Economic Capital
Betrouwbaarheidsinterval 99,9 % 99,99 %
Diversificatie effecten Niet toegestaan Wel toegestaan
Insurance mitigation maximale reductie 20%` Geen maximale reductie
Het proces wordt als volgt omschreven: ‘de interne verliesgegevens zijn afkomstig
van de groepsonderdelen. De externe verliesgegevens bestaan uit gebeurtenissen bij andere bedrijven. Er vindt een dataselectie plaats voor deze externe
verliesgegevens. De externe verliesgegevens kunnen worden aangepast en geschaald zodanig dat de verliesgegevens van toepassing zijn op de Rabobank Groep. In samenwerking met experts wordt bekeken of bepaalde risico’s en verliezen relevant zijn voor de Rabobank Groep. Met behulp van alle verzamelde
verliesgegevens en benchmarks wordt een verliesverdeling en een
frequentieverdeling geschat. Met deze verdelingen wordt door middel van simulaties het Economic Capital bepaald voor de hele Rabobank Groep, gebaseerd op een 99,99% betrouwbaarheidsinterval. Hierbij wordt rekening gehouden met diversificatie effecten en de zgn. ‘insurance mitigation’. ‘Insurance mitigation’ houdt in dat de Rabobank Groep zich kan verzekeren tegen gebeurtenissen met als gevolg dat er minder vermogen aangehouden hoeft te worden. De vermogenseis wordt vervolgens verdeeld over de groepsentiteiten met behulp van verdeelsleutels.’
Er is een belangrijke toevoeging met betrekking tot categorie 4, factoren die het risicoprofiel van de bedrijfsomgeving en de interne controlesystemen weerspiegelen:
‘de vermogenseis die is toegewezen aan een entiteit kan worden verhoogd of
verlaagd afhankelijk van het feit of een entiteit adequate maatregelen heeft genomen om het operationele risico te verminderen.’47
Inrichting en werking
De inrichting van het risk management raamwerk volgens AMA eisen binnen Robeco is vormgegeven volgens de ‘Operational Risk Management Policy 2006-2007’ zoals gepubliceerd doorRobeco Group ‘s global operational risk management department (Global ORM) in februari 2006. Conform deze policy zijn risico’s geïdentificeerd en zijn er maatregelen genomen om ze te vermijden, te verkleinen of te mitigeren. Over de resterende risico’s is een risk management model van Critical Risk Indicators gedefinieerd. Integraal onderdeel van dit model is een incidentendatabase conform de ‘Incident Registration and Reporting Policy Robeco Group’. In deze database worden alle operationele incidenten vastgelegd die geleid hebben tot een verlies of een ‘near miss’. De inrichting is gerubriceerd naar Basel Event type. De
incidentendatabase heeft twee doelen:
1) voor elk geregistreerd incident worden maatregelen geformuleerd om de kans te verminderen dat het incident weer zal voorkomen. Daarmee wordt bereikt dat evaluatie van incidenten leidt tot maatregelen ter vermindering van risico. 2) Elk schade van EUR 10.000 of meer wordt doorgegeven aan Group Risk
Management van de Rabobank groep ten behoeve van het risk management model.
De Rabobank groep bestaat uit verschillende units. Het totaal van het op Rabobank groep niveau vastgesteld benodigd economic capital wordt o.a. op basis van de vastgelegde interne verliesgegevens verdeelt over de groepsonderdelen. Voor Robeco is momenteel een bedrag van EUR 300 miljoen gealloceerd als
economic capital. Consequentie is dat dit bedrag alleen uitgeleend mag worden aan partijen die in bijlage 1 geclassificeerd zijn als 0% risico partijen. Waar de activiteiten van Robeco normaal bv. 12% rendement zouden opleveren, is dat voor dit kapitaal beperkt tot circa 4%. In die rekensom zou elke miljoen vermindering aan gealloceerd kapitaal potentieel EUR 80.000 meer bruto winst betekenen.
Conclusie:
Het antwoord op de vraag ‘Heeft het bestaan van operationeel risico gevolgen?’ is positief: het bestaan van operationeel risico heeft tot gevolg dat vanaf 2008 een minimale vermogensbuffer dient te worden aangehouden. Dat is een financieel gevolg maar organisatorisch gaat het verder. Ten eerste, omdat de omvang van een dergelijke buffer afhankelijk is van de soort activiteiten betekent dit inzicht dat
organisaties er soms voor kiezen te stoppen met bepaalde activiteiten. Ten tweede, door de directe koppeling tussen soort activiteiten en vermogensbuffer, en het toezicht daarop, zijn organisaties beperkt in hun vrijheid om (onbeheerst) te groeien. Ten derde, omdat bewezen aandacht voor risico’s en de inrichting van een risk management raamwerk zich mogelijk uitbetaald in een lagere vermogensbuffer, zijn organisaties bereid te veranderen en te investeren in risico verlagende activiteiten.
3.3. Welk operationeel risico treedt op in het proces afhandelen van een beleggingstransactie48?
De risico’s welke ontstaan in het proces afhandelen van een beleggingstransactie zijn van het Basel event type ‘uitvoering, overdracht en procesmanagement’ en worden omschreven als ‘verliezen van een financiële onderneming als gevolg van falende transactieverwerking of procesbeheer of als gevolg van relaties met
handelspartners of verkopers’. Het proces afhandelen van een beleggingstransactie leidt uiteindelijk tot het instrueren van de bank om conform de specificaties van de koopovereenkomst af te wikkelen. Die specificaties in de koopovereenkomst49 omvat informatie als bedrag, aantal effecten, leveringsplaats en leveringsdatum. Als de informatie in de instructie naar de bank afwijkt van de informatie in de
koopovereenkomst, ontstaan er een, meestentijds financieel, risico; een kans op een onwelgevallige uitkomst van het proces.
Risico vertraagde afwikkeling van de transactie door foutieve instructies
Het vertragen van de afwikkeling van een beleggingstransactie heeft tot gevolg dat de ontvanger van het geld, de verkoper van de effecten, later over het geld kan beschikken dan in de transactie is afgesproken. In die situatie ontstaat een risico op renteschade: de koper van de effecten heeft een creditsaldo op de bankrekening, de verkoper van de effecten heeft er op gerekend dat het geld ontvangen zou worden, heeft het al aangewend en komt daardoor debet te staan op de bankrekening. Voor creditsaldi op bankrekeningen geldt een lager rentepercentage als vergoeding als de bank in rekening brengt voor debetsaldi. Als vertraagde afwikkeling te wijten is aan een foutieve instructie van de koper, dan zal de verkoper de debetrente claimen. De koper draait dan op voor het verschil tussen debetrente en ontvangen creditrente. Een dergelijk verschil kan oplopen tot 2 a 3 % maar omdat de vertraging
meestentijds beperkt blijft tot enkele dagen is de schade, afhankelijk van de omvang van het bedrag, over het algemeen relatief beperkt.
Risico niet afwikkeling van een transactie door foutieve instructies
Een ernstiger risico ontstaat bij het niet afwikkelen van een beleggingstransactie door foutieve instructies. De oorzaak van niet afwikkelen van transacties kan gebaseerd zijn op drie redenen:
• Door langdurige vertraging, waarbij de veroorzaker in gebreke wordt gesteld en uiteindelijk de koopovereenkomst wordt ontbonden50
• Door regelgeving: er zijn een aantal landen waar binnen de regelgeving is opgenomen dat een vertraagde afwikkeling onmiddellijk of na enige dagen leidt tot het ontbinden van een koopovereenkomst. Dit wordt een buy-in genoemd.
• Door faillissement van de tegenpartij.
Door het ontbinden van de koopovereenkomst ontstaan er per direct twee soorten risico’s: Koersrisico voor de effecten en vreemde valuta risico. Met betrekking tot koersrisico voor de effecten: de effecten zijn tegen een bepaalde prijs aan- of verkocht, waardoor ontbinding van de koopovereenkomst betekent dat koper en/of verkoper dezelfde effecten mogelijk tegen een minder gunstige prijs moet
verhandelen. Een eventueel negatief verschil zal voor rekening komen van de
48 Op basis van interview C.Basstein dd. 9 maart 2007 (onderzoeksdatabase) 49 koopovereenkomst volgens BW 7.9
veroorzaker van de ontbinding. Voor het vreemde valuta risico geldt: effecten worden verhandeld tegen geld, maar niet alle effecten tegen hetzelfde soort geld. Handel buiten de eurozone wordt afgewikkeld tegen de valutasoort van de beurs waaraan het effect is genoteerd, Amerikaanse effecten dus tegen US dollars, Engelse effecten tegen engelse ponden enzovoorts. Het is gebruikelijk tegelijkertijd met het
verhandelen van de effecten ook een daaruit voortvloeiend toekomstig saldo in vreemde valuta te verhandelen. Ontbinding van de beleggingstransactie impliceert in die situatie ook het (soms gedeeltelijk) terugdraaien van de koop of verkoop van de vreemde valuta. Het ontbinden van een beleggingstransactie kan leiden tot grote schade, afhankelijk van de omvang van de beleggingstransactie, de koersbeweging op de desbetreffende effectenmarkt en, indien van toepassing, op de valutamarkt. Risico foutieve informatievoorziening
De informatie voor het verhandelen van vreemde valuta komt voort uit de af te wikkelen beleggingstransactie. Beleggingstransacties worden individueel
afgewikkeld, maar de daaruit voortvloeiende positie in vreemde valuta wordt in een totaal per dag gehandeld. Het risico is aanwezig dat de valutahandel al heeft
plaatsgevonden voordat een fout in een af te wikkelen beleggingstransactie ontdekt is. Daardoor ontstaat vreemde valuta risico over dat deel van de valuta wat ten onrechte of niet is aangekocht of verkocht. Foutieve informatievoorziening kan leiden tot grote schade, afhankelijk van de omvang van de fout en de koersontwikkeling op de valutamarkt.
Risico vertraagde informatievoorziening
Ook het vertragen van transacties leidt tot vreemde valuta risico. Te late informatie leidt tot te late valutahandel en dus andere valutakoersen. Een tweede mogelijkheid is dat bij het draaien van een positie, het ene aandeel wordt verkocht terwijl
tegelijkertijd een ander aandeel wordt gekocht, een van de twee transactie te laat wordt verwerkt. Daardoor zal de ene beleggingstransactie leiden tot bv. een koop van valuta, terwijl een dag later de andere beleggingstransactie zal leiden tot de verkoop van diezelfde valuta. Vertraagde informatievoorziening kan leiden tot grote schade, afhankelijk van de omvang van de transacties en de koersontwikkeling op de valutamarkt.
Wie betaalt de schade?
De koopovereenkomst is conform de lastgeving gesloten door Robeco tussen de lastgever en een tegenpartij. De veroorzaker van de schade is gehouden deze te vergoeden51. In die gevallen waarbij de schade van de tegenpartij te wijten is aan het handelen van Robeco zal de tegenpartij de contractpartij, de lastgever, aansprakelijk stellen voor de schade, en zal de lastgever vervolgens Robeco aansprakelijk stellen, maar dan op basis van de overeenkomst van lastgeving.
Conclusie:
door verschillende soorten fouten kunnen er in het proces afhandelen van een beleggingstransactie risico’s ontstaan. Dit zijn vreemde valuta risico’s, koersrisico’s op effecten en risico’s op renteschade.
