Hoofdstuk 4: literatuur over processen en besturing
5.4. Het onderzoeken en beschrijven van het transformatieproces
De beschrijving in bijlage 2 van leveranciers die verantwoordelijk zijn voor
volledigheid en juistheid van de informatie wordt gebruikt voor verdere verdieping in het proces door het afnemen van interviews met betrokkenen.
5.4.1. Interview applicatie management91
Betreft de gegevens: Bic code sender, bic branch sender, name adress counterparty92
Algemeen: De afdeling applicatiemanagement is belast met beheren van de Robeco computer systemen. Onderdeel van de verantwoordelijkheden is het onderhoud van de gegevens Bic code sender, bic branch sender, name adress tegenpartij. De Bic code staat voor de eigen Swift identificatie van de aangesloten instelling Robeco. Name adress counterparty (tegenpartij) zijn de algemene naam, adress,
woonplaatsgegevens van een tegenpartij waarmee Robeco transacties wil afsluiten.
Proces: Het beheer van de Bic is eenmalig, eenmaal vastgelegd verandert deze niet meer. Daarvoor is ook geen proces ontwikkeld. Voor het op en afvoeren en muteren van een tegenpartij gegeven ontvangt de afdeling een verzoek van de afdeling Operations. Dit verzoek wordt voorgelegd aan de afdeling Risk Management die dit verzoek moet accorderen. Daarmee ontstaat een situatie dat transacties alleen gedaan kunnen worden met door Risk Management goedgekeurde tegenpartijen. Aantal mutaties: Er is geen registratie van het aantal mutaties per jaar, schatting100 mutaties per jaar.
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgesteld voor dit proces.
5.4.2. Interview data management93
Betreft de gegevens: Code of security identifier, Security identifier, Security Name
Algemeen: Datamanagement is belast met beheren van gegevens in de Robeco computer systemen. Onderdeel van de verantwoordelijkheden is het onderhoud van beleggingsobjecten (BO's) in PIA. Een BO is een intern identificatienummer
waaronder de gegevens van een beleggingsobject worden vastgelegd. Onder beleggingsobject wordt verstaan een financieel instrument zoals een aandeel, een obligatie enz. Een van de gegevens die wordt vastgelegd is het externe
identificatienummer, de ISIN code (zie ook 5.2.1.). Deze ISIN code wordt in het proces afhandelen beleggingstransactie gebruikt als unieke identificatie van het te leveren of te ontvangen effect.
Proces: BO's worden opgevoerd op aanvraag van een interne klant. Aan de hand van deze aanvraag wordt de noodzakelijke informatie opgevraagd bij externe informatie-leveranciers als Bloomberg, Telekurse en Reuters. De verkregen
91Interview Chistian van Baal 28 maart 2007 (onderzoeksdatabase) 92counterparty is tegenpartij
informatie wordt opgevoerd in de bestanden van PIA. Dit proces kent een 4-ogen principe; opgevoerde gegevens worden door een collega gecontroleerd.
Aantal mutaties: Er 5500 beleggingsobjecten opgevoerd per jaar, waarvan 2900 type aandelen.
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgesteld voor dit proces.
5.4.3. Interview Supplier management94
Betreft de gegevens: BIC code receiver, BIC branch receiver, safekeeping account
Algemeen: Supplier Management is verantwoordelijk voorhet inrichten van de relatie tussen het mandaat, Robeco en de bank. Onderdeel van de functie is het beheren van het bestand met statische gegevens van effectendepots en geldrekeningen die door een lastgever worden aangehouden bij een bank. BIC code en BIC branch receiver identificeren de bank waar de geldrekeningen en effectendepots worden aangehouden, het gegeven effectendepot wordt gebruikt in de communicatie naar de bank voor het afwikkelen van een beleggingstransactie, het rekeningnummer is aan de effectenrekening gekoppeld en daarmee impliciet bekend.Het proces kent een 4-ogen principe; de gegevens worden door een collega gecontroleerd voordat de gegevens ter beschikking worden gesteld aan de systemen.
Proces: Het inrichten van de systemen bij een nieuwe relatie wordt projectmatig aangepakt. Onderdeel van dit project is het contact leggen met de betrokken bank en het afstemmen van de statische gegevens.
Aantal mutaties: Het aantal nieuwe effectendepots is afhankelijk van het aantal nieuwe lastgevers en ligt tussen de 10 en 40 per jaar
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgelegd voor dit proces.
5.4.4. Interview Corporate actions95.
Betreft de Robeco gegevens: code place of safekeeping Bic branch place of safekeeping Bic-code place of Settlement, Bic branch place of Settlement
Betreft de counterparty gegevens Bic-code of counterparty, Bic branch of counterparty, Safekeeping account correspondent counterparty, Bic code correspondent counterparty, Name adress
correspondent Counterparty
Betreft de sturingsgegevens DEAG’ Delivering agent (sell), REAG’ Receiving agent (buy), Code of Clearing institute, i.e. DTC
Algemeen: De afdeling Corporate Actions is primair verantwoordelijk voorhet afwikkelen van allerlei uit effecten voortvloeiende rechten als dividend en coupon betalingen. Daarnaast is binnen de afdeling het beheer van een aantal bestanden ondergebracht. De keuze om dat binnen deze afdeling onder te brengen is
gebaseerd op functiescheiding: de medewerk(st)ers die werkzaam zijn op deze afdeling zijn niet werkzaam binnen het proces afwikkelen van een
94Interview Henny van Turenhout 23 maart 2007 (onderzoeksdatabase) 95Interview Roberto Nahar 28 maart 2007
beleggingstransactie.De afdeling muteert drie soorten settlement gegevens: waar Robeco effecten door de bank bewaard worden (de Robeco gegevens), de
aanvullende gegevens van een counterparty (de counterparty gegevens) en informatie voor een Swift bericht wat alleen gebruikt wordt in bepaalde soorten afhandeling (sturingsgegevens).
Het proces kent een 4-ogen principe; opgevoerde gegevens worden door een collega gecontroleerd voordat de gegevens ter beschikking worden gesteld aan de systemen.
Proces: De Robeco gegevens worden gemuteerd op aanvraag van de afdeling supplier management bij een wijziging in het bestand van gebruikte banken, de tegenpartij gegevens worden gemuteerd op verzoek van de afdeling Operations, evenals de sturingsgegevens.
Aantal mutaties: Het aantal mutaties is onbekend en wordt geschat op 160 per jaar
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgesteld voor dit proces.
5.4.5. Interview betreffende Oasys96
Betreft de gegevens: Executing brokers commission
Algemeen: Oasys is een extern systeem van Omgeo Financial service97. Doelstelling van het systeem is ‘ Delivering business value through your transaction systems begins by connecting all counterparties. Omgeo OASYS Global, the electronic trade allocation and confirmation solution for brokers/dealers, investment managers and custodian banks around the world, facilitates crossborder trading and minimizes the inefficiency and operational risk associated with manual trade processing.’ Oasys fungeert als een centrale database waardoor alle aangesloten instellingen aan elkaar de gedane transacties inclusief de transactie details kunnen bevestigen.
Proces: Een gedane transactie wordt door de backoffice van de tegenpartij in Oasys ingevoerd. Een door de afdeling Operations ontvangen transactie wordt uitgeprint en vergeleken met de door de tegenpartij vastgelegde transactiegegevens. Als de gegevens overeenkomen, kan de transactie verder afgewikkeld worden, als er verschillen worden vastgesteld, wordt contact opgenomen met diegene die de transactie heeft afgesloten. Dit leidt tot een intern (cancellen transactie en
aanleveren nieuwe transactie) of extern (cancellen bevestiging en aanleveren nieuwe bevestiging) correctieproces. Naast het vergelijken van de transactiegegevens heeft Oasys twee extra functies in het proces: de tegenpartij kan afwijkende settlement gegevens voorstellen dat komt niet vaak voor, en de tegenpartij geeft aan de
transactie gerelateerde provisie door. Bij afwijkende settlement gegevens worden de al geselecteerde settlement gegevens verwijderd en worden andere gegevens geselecteerd. Dit moeten dan wel bestaande gegevens zijn. De provisie gegevens worden toegevoegd aan de af te wikkelen beleggingstransactie. Voordat het Swift bericht wordt verstuurd vindt er nog een visuele controle plaats in PIA om vast te stellen of de gegevens juist zijn aangevuld.
96Interview Carol van de Meiracker 30 maart 2007
Aantal mutaties: Voor elke af te wikkelen beleggingstransactie wordt een bevestiging ontvangen. In 2006 betrof dit 84.542 transacties98
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgesteld voor dit proces.
5.4.2. Aanvulling Interview datamanagement 299100
Betreft de gegevens counterparty costs
Proces: voor tegenpartijen wordt een maximaal toegestaan bedrag aan kosten vastgelegd. Aanvullingen van provisie in het transformatieproces op basis van de Oasys bevestiging worden gecontroleerd. Als het maximum wordt overschreden wordt dat gezien als een foute bevestiging en wordt het proces gevolgd zoals beschreven voor foutieve bevestigingen (5.4.5.)
Aantal mutaties: Het exacte aantal mutaties is onbekend
Fouten/normen: Er is geen registratie van fouten en er zijn geen normen vastgesteld voor dit proces.
Op basis van bovenstaande informatie kan figuur 10 aangevuld worden met de overige functies in het transformatieproces.
Figuur 11: functies in de grenszone van de invoer en het transformatieproces.
98 Productie OPS 2006 (onderzoeksdatabase)
99 Uit de bevestiging van het interview met Carol van De Meiracker blijkt er een bestand te bestaan met maximale tegenpartij kosten. Dit bestand wordt onderhouden door datamanagement.
100 Interview Saskia Kingsale 30 maart (onderzoeksdatabase)
codering filterfunctie Vergelijkings-functie 1 meting norm Beleggings object Account client counterparty Settlement gegevens transformatiefunctie ‘buffer Functie’ OASYS bevestiging controle Vergelijkings-functie 2 norm Kosten tegenpartij controle Vergelijkings functie 3
Voor de toegevoegde functies geldt in termen van in ’t Veld:
Transformatiefunctie De Oasys bevestiging verenigt een aantal functies:
de functie is onderdeel van de transformatiefunctie omdat in dit proces gegevens worden veranderd bij afwijkende settlement gegevens en provisie
toegevoegd om de instructie te completeren. In die zin lijkt het op het regelproces toevoegen van het ontbrekende, echter het betreft hier geen
geconstateerde afwijking door een vergelijkings-functie. Daarnaast is het ook een controle van een proces wat in frontoffice heeft plaatsgevonden, is dit wat we hebben afgesproken?Daarin fungeert het als vergelijkingsfunctie maar omdat de ingreep plaatsvindt buiten het blikveld van het in deze scriptie beschreven proces is het geen regelfunctie in dit proces.
Vergelijkingsfunctie 2 In de visuele controle worden de aangebrachte
wijzigingen gecontroleerd met de Oasys gegevens. Bij afwijkingen wordt de transactie niet
geaccordeerd en als gevolg daarvan geen SWIFT bericht verstuurd. Daarmee is deze functie
onderdeel van de grenszone aan de uitvoerzijde.
Vergelijkingsfunctie 3 De uit de Oasys bevestiging overgenomen
brokerkosten worden getoetst met een toegelaten maximum. Het overeen komen van tarieven is een frontoffice verantwoordelijkheid en de functie is een vergelijkingsfunctie waarvan de ingreep buiten het blikveld van het in deze scriptie beschreven proces ligt, waardoor het wordt beschouwd als regelfunctie in dit proces. .