Van handmatig naar digitaal orders verwerken; herontwerp van een orderverwerkingsproces 2
Van handmatig naar digitaal orders verwerken; herontwerp van een orderverwerkingsproces 3
Bijlage 3 Stamgegevens GBvW
De hier onder behandelde stamgegevens zijn niet uitputtend. Alleen de stamgegevens die van toepassing zijn op het orderverwerkingsproces binnen GBvW zijn hier genoemd.
Naam Betekenis
Resource De werknemers, in het programma ‘resource’, kunnen gekoppeld worden aan een order of verkoopfactuur. De resource is gekoppeld aan de ingelogde functionaris van Windows. Alle handelingen worden geregistreerd per resource, hierdoor kan later gemakkelijk achterhaald worden welke persoon wat gedaan heeft. Bij de managementinformatie, bijvoorbeeld omzetstatistieken, kunnen ook selecties met resources worden gemaakt. Een ander aspect waarbij de resource van belang is, zijn de rechten binnen het softwarepakket. Deze rechten kunnen tot op gedetailleerd niveau worden toegekend. Het is hierdoor mogelijk een controletechnische functie-scheiding te creëren.
Artikelen De stamgegevens die met name van belang zijn voor de order, zijn de gegevens van de artikelen. De artikelcode is een uniek nummer waar het artikel mee geïdentificeerd wordt. Er is voor gekozen om de artikelcode op te bouwen uit zes getallen, waarvan de eerste twee getallen de artikelgroep weergeven waartoe het artikel behoort. De artikelgroep geeft aan welke grootboekrekeningen het artikel is gekoppeld. Het gaat hierbij om de grootboekrekeningen van de inkoop, voorraad en omzet. De omschrijving van het artikel is de naam van het artikel. In het programma kan tijdens het selecteren van een artikel met behulp van “begint met” en “bevat” in alle kenmerken van het artikel worden gezocht. Dit kan bijvoorbeeld de artikelcode of omschrijving van het artikel zijn. Belangrijke elementen die aan het artikel zijn verbonden, zijn de verkoopprijs en – eenheid. Door de leverancier van het artikel te koppelen, kunnen de gegevens van het inkopen worden ingevoerd. Hierbij kan worden gedacht aan de inkoopprijs, levertijd, bestelgrootte en inkoopeenheden. Het artikel wordt bij het aanmaken automatisch aan het standaardmagazijn toegewezen, hierbij kan een minimum en een maximum worden aangegeven. Door deze parameters in te vullen kan er met de automatische inkoopfunctie en de werkelijke voorraad gekeken worden of de voorraad aangevuld moet worden.
Magazijnen Magazijnen worden gebruikt om artikelen in op te slaan. Alle activiteiten in een magazijn zijn gerelateerd aan het ontvangen, leveren, en retourneren van artikelen. De magazijnen kunnen naar eigen inzicht worden aangemaakt. Magazijn 1, het standaardmagazijn, is de magazijnruimte/ verkoophal van Intervema. Daarnaast is nog een magazijn aangemaakt voor de goederen die de vertegenwoordiger in de auto heeft ter demonstratie.
Van handmatig naar digitaal orders verwerken; herontwerp van een orderverwerkingsproces 4
toegewezen, het is mogelijk om hier een structuur in toe te kennen of op numerieke volgorde toe te kennen. Intervema heeft een debiteurenbestand wat bestaat uit circa 2.000 relaties. In Grote Beer voor Windows heeft Intervema ervoor gekozen om de debiteuren opeenvolgend te nummeren. Te beginnen bij de 30.000, hierdoor kan aan de code eenvoudig onderscheid gemaakt worden met de crediteuren die tot 28.000 met de nummering gaan. Deze code kan niet meer gewijzigd worden. De naam van de debiteur is ook een verplicht veld. Deze kan later nog wel worden aangepast. Dit zijn de enige twee elementen van de debiteur die verplicht gevuld moeten worden. Het invullen van de overige elementen is echter wel aanbevelingswaardig, daar deze overal in het programma terug komen. Er zijn drie typen adressen Bezoek-, Lever-, en Factuuradres die ingevuld kunnen worden. Het ingevulde adres wordt automatisch overgenomen voor de overige soorten adressen, mogen deze afwijken dan kunnen deze aangepast worden. Het opgegeven mailadres kan gebruikt worden voor de mailfunctie die in het programma is geïntegreerd, om bijvoorbeeld een orderbevestiging te sturen. De wijze van betalen door de debiteur kan hier worden geselecteerd. Naast het wijzigen van het factuuradres is het mogelijk een andere debiteur te selecteren die de facturen dient te voldoen, dit is dan de zogenaamde factuurdebiteur. De betaalwijzen waaruit gekozen kan worden, zijn onder andere op rekening, incasso en contant. Naast de betalingswijze kan de betalingsconditie aan de debiteur worden gekoppeld, wat dit precies inhoudt zal verderop worden behandeld. De leveringswijze kan worden gekoppeld aan de debiteur, dit kan handig zijn als de leveringswijze afwijkt van de standaard leveringswijze zoals die bij de instellingen is gedefinieerd. Per debiteur kan worden aangegeven of de orders verplicht bevestigd moeten worden, alvorens het proces voortgezet kan worden. Dit kan ook per order worden ingesteld. Ook kan met betrekking tot het leveren worden aangegeven dat het is toegestaan om de order in gedeeltes uit te mogen leveren. Deze opties kunnen ook nog per order worden aangepast.
Betalingsconditie Met behulp van de betalingsconditie kan de datum waarop de betalingstermijn van de factuur dient te vervallen automatisch worden berekend. Bovendien is het mogelijk om een betalingskorting of een kredietbeperking hieraan te verbinden. Een betalingskorting is een korting die toegekend wordt zodra de factuur binnen een bepaalde termijn wordt betaald. Een kredietbeperking is een (procentuele) boete die zal worden opgelegd indien de factuur niet binnen de aangegeven betalingstermijn wordt voldaan.
Leveringsconditie De laatste in een rij van stamgegevens, zijn de leveringscondities. Deze hebben geen invloed op het proces, maar kunnen worden aangegeven om het proces te verduidelijken. De leveringscondities kunnen naar eigen inzicht worden aangemaakt, hierbij kan worden gedacht aan: per koerier, per post en dergelijke.
