Treasury bij provincie Fryslân

(1)

Treasury bij

provincie Fryslân

Een vergelijking met literatuur en

benchmark organisaties

Augustus 2008 Auteur: J.A. de Vries Studentnummer: 1468278

Master of Science in Business Administration Specialisatie Organizational & Management Control

Faculteit Economie en Bedrijfskunde Rijksuniversiteit Groningen Begeleider RuG: dr. W. Westerman 2e_{Beoordelaar RuG: drs. D.J. Schaap}

(2)

Voorwoord Geachte lezer,

Voor u ligt het resultaat van mijn afstudeerstage bij de provincie Fryslân in de periode van februari t/m juli 2008. In deze periode heb ik onderzoek gedaan naar treasury bij de provincie Fryslân. Hiervoor heb ik literatuur onderzocht en de invulling van de treasuryfunctie bij de provincie Fryslân vergeleken met de treasuryfunctie bij benchmark organisaties. Dit onderzoek en de bijhorende scriptie zijn het sluitstuk van mijn masteropleiding Business Administration: Organizational & Management Control aan de Rijksuniversiteit Groningen.

Bij het tot stand komen van deze scriptie hebben diverse mensen hun medewerking verleent. Als eerste denk ik hierbij aan de medewerkers van provincie Fryslân. Ik wil hun bedanken voor hun medewerking aan het onderzoek, maar ook voor hun hulp in diverse praktische zaken. In het bijzonder wil ik mijn begeleider van provincie Fryslân, Rob Diemel, bedanken voor zijn tijd en begeleiding.

Van de universiteit wil ik Wim Westerman bedanken voor zijn kritische kijk en hulp in het gehele traject.

Tot slot wil ik de medewerkers van de diverse benchmark organisaties bedanken voor hun medewerking aan het onderzoek.

Rest mij u veel leesplezier toe te wensen bij het lezen van deze scriptie. Mocht u niet in de gelegenheid zijn om de gehele scriptie te lezen, dan raad ik u aan om alleen de conclusies & aanbevelingen (§6) te lezen. Deze paragraaf geeft in korte bewoordingen de belangrijkste boodschap van deze scriptie weer.

(3)

Inhoudsopgave

§1: Provincie Fryslân en aanleiding onderzoek 4

§2: Onderzoeksontwerp 6

§3: Literatuur treasuryfunctie 8

§4: Treasury bij provincie Fryslân 19

§5: Treasury bij benchmark organisaties 25

§6: Conclusies & aanbevelingen 32

Bijlage 1a: Gebruikte documenten van provincie Fryslân 36 Bijlage 1b: Interviewgesprekken bij provincie Fryslân 36

Bijlage 2: Algemene vragenlijst Treasury 37

Bijlage 3: Overzicht functies en verantwoordelijkheden Treasury (Prov. Fryslân) 39 Bijlage 4a: Gebruikte documenten van benchmark organisaties 41 Bijlage 4b: Interviewgesprekken bij benchmark organisaties 41

(4)

§1: Provincie Fryslân en aanleiding onderzoek

In deze paragraaf zal een korte beschrijving gegeven worden van wat de Provincie Fryslân doet, hoe de organisatie eruit ziet en zal de aanleiding voor het onderzoek beschreven worden.

Provincie Fryslân

Het provinciebestuur vormt de schakel tussen het landelijke bestuur en het gemeentelijke bestuur. Zij regelt hierbij allerlei zaken op provinciaal niveau, zoals het wegennet, maar ook zaken op het gebied van taal en cultuur. Het provinciebestuur bestaat uit de Provinciale Staten (PS) en de Gedeputeerde Staten (GS). De Gedeputeerde Staten voeren hierbij het beleid uit dat door de Provinciale Staten bepaald en gecontroleerd wordt. De Commissaris van de Koningin is voorzitter van deze beide organen. Onderstaande afbeelding geeft hierbij een overzicht van de gehele organisatie.

Figuur 1: organisatieoverzicht Provincie Fryslân1

Het onderzoek in deze scriptie wordt uitgevoerd op de afdeling Financiën, Planning & Control. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd en vier verschillende clusters: de Bedrijfskundige adviseurs, het cluster Financieel Beleid, Advies en Planning & Control, Projectenbeheer en Financieel beheer (zie ook figuur 2)2_{. De Bedrijfskundige adviseurs}

ondersteunen en adviseren de verschillende sectoren. Het cluster Financieel Beleid, Advies en Planning & Control verzorgt de bestuurlijke rapportages, de kaderbrief/begroting en de jaarstukken. Daarnaast wordt het financiële beleid van de provincie door dit cluster ontwikkeld en herijkt. Tot slot adviseren zij beleidssectoren bij het ontwikkelen van nieuw beleid, uitvoeringsprogramma’s of complexe projecten. Het cluster Projectenbeheer zorgt voor projectcontrol vanaf het moment dat een project in uitvoer komt. Het cluster Financieel beheer beheert de gehele financiële administratie van de provincie en het financiële systeem.

1_{Bron: Organisatieoverzicht Provincie Fryslân, intranet Provincie Fryslân} 2_{Bron: Toelichting werkzaamheden afdeling F,P&C, intranet Provincie Fryslân}

Directie Afdeling Bestuurszaken & Financieel Toezicht Afdeling Communicatie Afdeling Personeel & Organisatie

Afdeling Financiën, Planning & Control Afdeling Concerncontrol Sector Welvaart & Welzijn Sector

Stêd & Lân Provinciale Sector Waterstaat

Sector Concernonder

-steuning Gedeputeerde

(5)

Figuur 2: overzicht afdeling Financiën, Planning & Control

Aanleiding onderzoek

Vanuit de afdeling Financiën, Planning & Control is de onderzoeksopdracht geformuleerd waaruit de aanleiding voor dit onderzoek naar voren komt. De aanleiding staat hierin als volgt geformuleerd:

“Voor de provincie Fryslân is treasury van toenemend belang. De provincie bevindt zich in een overgangsfase van een sparende naar een lenende organisatie. Het gevolg van deze transitie is dat het belang van treasury beter zichtbaar wordt in de organisatie, en dat verder professionaliseren noodzakelijk wordt. De provincie is daarom van plan een onderzoek op te starten naar mogelijke verbeteringen.”

(6)

§2: Onderzoeksontwerp

In dit onderzoeksontwerp worden de lijnen uitgezet voor het onderzoek. Volgens Verschuren & Doorewaard (2007) bestaat een onderzoeksontwerp uit twee delen, namelijk een conceptueel ontwerp en een onderzoekstechnisch ontwerp. Het conceptueel ontwerp valt onder te verdelen in een doelstelling, onderzoeksmodel, vraagstelling en begripsbepaling. Het onderzoekstechnische ontwerp bestaat uit de onderzoeksstrategie en het onderzoeksmateriaal. Al deze onderdelen zullen hieronder behandeld worden. 2.1 Conceptueel ontwerp

Doelstelling

Het doel van het onderzoek is het doen van voorstellen ter verbetering van de treasuryfunctie bij de Provincie Fryslân door de huidige invulling van de treasury-functie bij de Provincie Fryslân te confronteren met literatuur over de treasuryfunctie (inclusief wettelijke kaders) en door vergelijking van treasury bij de Provincie Fryslân met de treasury van benchmark organisaties.

Onderzoeksmodel

Het onderzoeksmodel staat schematisch weergegeven in figuur 3. In woorden ziet het onderzoeksmodel er als volgt uit. Allereerst wordt de treasuryliteratuur geraadpleegd om te bestuderen wat de literatuur zegt over de treasuryfunctie. Ook wordt er gekeken naar wat de wetgever voor kaders geeft aangaande treasury. Deze twee onderdelen vormen de literatuur over de treasuryfunctie. De huidige invulling van de treasuryfunctie bij de Provincie Fryslân wordt dan vergeleken met de treasuryliteratuur. Verder wordt de treasuryfunctie bij benchmark organisaties (provincies en gemeenten) onderzocht. Deze resultaten worden ook vergeleken met de huidige invulling van de treasuryfunctie bij de Provincie Fryslân. Uit de beide genoemde vergelijkingen volgen dan conclusies en aanbevelingen.

Figuur 3: onderzoeksmodel

Vraagstelling

Om de doelstelling van het onderzoek te kunnen bereiken wordt de doelstelling vertaald in een vraagstelling. De vraagstelling voor het onderzoek bestaat uit de volgende drie centrale vragen:

1. Wat voor invulling behoort de treasuryfunctie te hebben volgens de literatuur? 2. Hoe is de treasuryfunctie ingevuld bij de benchmark organisaties?

(7)

3. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de huidige treasury bij de Provincie Fryslân en de treasuries genoemd onder vraag 1 en 2?

Begripsbepaling

Voor de duidelijkheid worden het begrip treasuryfunctie hier toegelicht. Bij de toelichting is uitgegaan van de uitleg zoals die gegeven is in de Circulaire handreiking Treasury3_.

Treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

2.2 Onderzoekstechnisch ontwerp Onderzoeksstrategie

Een van de belangrijkste keuzes bij het onderzoekstechnische ontwerp is de onderzoeksstrategie. Verschuren & Doorewaard (2007) verstaan hieronder een geheel van met elkaar samenhangende beslissingen over de wijze waarop het onderzoek uitgevoerd gaat worden. Zij onderscheiden vijf verschillende onderzoeksstrategieën, namelijk het survey-onderzoek, het experiment, de casestudy, de gefundeerde theoriebenadering en het bureauonderzoek.

De onderzoeksstrategie in deze scriptie valt niet te typeren in één enkele onderzoeksstrategie. Deels wordt de treasuryfunctie bij de Provincie Fryslân onderzocht en vergeleken met de treasuryfunctie bij de benchmark organisaties. Dit valt te typeren als een casestudy. Een casestudy is namelijk een onderzoek waarbij de onderzoeker probeert om een diepgaand en integraal inzicht te krijgen in één of enkele tijdruimtelijk begrensde objecten of processen. Voor een ander gedeelte zullen de treasuryliteratuur en de wettelijke kaders gebestudeerd worden. Dit valt te typeren als een bureauonderzoek. Het bureauonderzoek is namelijk een onderzoeksstrategie waarbij de onderzoeker gebruikmaakt van door anderen geproduceerd materiaal, dan wel waar hij probeert via reflectie en het raadplegen van literatuur tot nieuwe inzichten te komen. Het blijkt dus dat de onderzoeksstrategie in deze scriptie bestaat uit een mix van een casestudy en een bureauonderzoek.

Onderzoeksmateriaal

Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, zal er van verscheidene bronnen gebruik gemaakt worden. Verschuren & Doorewaard (2007) onderscheiden hierbij vijf verschillende bronnen, namelijk personen, media, werkelijkheid, documenten en literatuur. Voor dit onderzoek zal er van documenten gebruik gemaakt worden om de treasuryfunctie bij de Provincie Fryslân en andere overheidsorganisaties te onderzoeken. Personen zullen geïnterviewd worden om verdergaande informatie over de treasuryfunctie te krijgen. Literatuur wordt gebruikt om de theorie over de treasuryfunctie te onderzoeken. Van media en werkelijkheid zal weinig gebruik gemaakt worden in dit onderzoek.

3_{Circulaire handreiking Treasury, 24 februari 2000, Afdeling Financiële Organisatie Binnenlands Bestuur,}

(8)

(enablers) Treasurybeleid Plaats in de organisatie Informatie-voorziening Doelstellingen & prestatiemeting Adm. Organisatie / Interne Controle

Risicobeheer Kasbeheer Portefeuillebeheer

(activiteiten)

§3: Literatuur treasuryfunctie

Zoals bij de begripsbepaling uiteengezet omvat de treasuryfunctie alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. In de literatuur worden er veel verschillende indelingen van de treasuryfunctie gebruikt. In deze scriptie wordt de indeling van de wetgever4

gehanteerd. De wetgever onderscheidt de volgende drie deelfuncties (activiteiten): risicobeheer, kasbeheer en portefeuillebeheer. Voor een goede uitvoering van deze activiteiten zijn een aantal zaken van belang. Deze zaken zijn worden in deze scriptie “enablers” genoemd, omdat zij een goede uitvoering van de treasury-activiteiten mogelijk maken. De enablers zijn: plaats in de organisatie, doelstellingen & prestatiemeting, informatievoorziening en administratieve organisatie / interne controle. Deze vier enablers worden vastgelegd in het treasurybeleid. Het treasurybeleid, de enablers en de activiteiten worden in deze paragraaf besproken. Hierbij zullen literatuur en wettelijke kaders onderzocht worden.

Figuur 4: overzicht treasury-onderdelen

3.1 Treasurybeleid

De wetgever geeft aan dat decentrale overheden het treasurybeleid vast moeten leggen in een treasurystatuut. Hierbij geeft de wetgever de volgende uitvoeringseisen5_:

- Het treasurybeleid is toekomstgericht, flexibel en wordt bezien in samenhang met onzekere ontwikkelingen zoals de verstoring van geprognosticeerde investeringen in de begroting en de meerjarenramingen en de renteontwikkelingen.

- Het treasurybeleid bevat regels voor de organisatie van de administratie en voor het beheer van vermogenswaarden.

- Het treasurybeleid bevat regels die waarborgen dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de financiële administratie en het beheer van de vermogenswaarden worden gecontroleerd en getoetst.

Vanuit de literatuur wordt echter ook het belang van treasurybeleid benadrukt. TreasuryToday6_{geeft hierbij een aantal essentialia van een up-to-date treasurybeleid:}

- Control: een duidelijk treasurybeleid zorgt ervoor dat top management de treasuryactiviteiten kan beheersen op eenzelfde manier als andere activiteiten beheerst worden.

Ministerie van Binnenlandse Zaken

(9)

- Consistentie: de ontwikkeling van een duidelijk treasurybeleid maakt het gemakkelijker om alle risico’s te managen op een manier die consistent is met het verklaarde risiconiveau.

- Inschatten nieuwe risico’s: een coherent treasurybeleid zou een raamwerk moeten geven waarin nieuwe risico’s gemanaged kunnen worden.

Een moeilijke kwestie bij het formuleren van het treasurybeleid is het niveau van detail. TreasuryToday7_{geeft aan dat als een beschrijving te vaag is, deze ineffectief zal zijn als}

referentiepunt. Aan de andere kant, bij extreem voorgeschreven beschrijvingen kunnen acties onnodig beperkt worden. Verder kan het een bepaalde beschrijving zoveel detail bevatten dat het waarschijnlijk is dat deze beschrijving geregeld aangepast moet worden. Goede beschrijvingen zouden gebruikers de bewegingsvrijheid moeten geven binnen goed afgebakende grenzen.

3.2 Plaats van treasury in de organisatie

In dit onderdeel zal de plaats die treasury in de organisatie in kan nemen besproken. Het gaat hierbij vooral om of treasury centraal of decentraal georganiseerd is.

In hoeverre treasury gecentraliseerd moet zijn, hangt af van het type organisatie. De Boo (2000) noemt hierbij een aantal voor- en nadelen. Kwantitatieve voordelen zijn schaalvoordelen, compensatie- en regulatievoordelen en meer mogelijkheden tot het realiseren van fiscale voordelen. Kwalitatieve voordelen zijn economies of scope, hoger expertiseniveau, betere sturingsmogelijkheden, minder persoonsgebondenheid en een professioneler imago. Nadelen van centralisatie zijn de potentiële ‘vervreemding’ van kernbedrijf, decentrale werkeenheden kunnen het als erosie van verantwoordelijkheden of als inbreuk op autonomie ervaren en het is lastiger om informatie te verzamelen/verkrijgen.

3.3 Doelstellingen & prestatiemeting

Volgens de wetgever 8 _{zijn de belangrijkste algemene doelstellingen voor de}

treasuryfunctie de volgende:

- Verzekeren van duurzame toegang tot de financiële markten.

- Beheersen van financiële risico’s zoals renterisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s.

- Minimaliseren van de rentekosten van de leningen.

- Optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten.

Deze algemene doelstellingen dienen een operationele vertaling te krijgen in het treasurystatuut. Dit betekent dat per deelfunctie van de treasuryfunctie aparte doelstellingen geformuleerd worden die eveneens toetsbaar en/of meetbaar zijn.

Ook vanuit de literatuur 9 _{wordt er waarde gehecht aan het meten van de}

treasuryresultaten. De belangrijkste redenen zijn:

- Ondersteunt planning. Meting van treasury-resultaten zijn van groot nut bij het maken van plannen voor toekomstige treasury activiteiten.

- Verbetert inzicht in treasury-activiteiten. Een groep van treasury resultaatmaatstaven zal “het gehele plaatje” van treasury onthullen, welke de treasurer misschien niet kan zien doordat hij betrokken is bij de dagelijkse uitvoering van specifieke treasuryfuncties.

- Geeft de rol van treasury binnen de organisatie aan. De exacte rol van treasury-activiteiten is vaak niet begrepen bij de rest van de organisatie. Het meten van treasury-resultaten is een goede manier om dit te bewerkstelligen.

- Beheersing van bankkosten. De kosten van de diensten door de banken moeten constant gemeten worden. In het bijzonder zal er op gelet moeten worden of er

7_{“Developing a treasury policy”, TreasuryToday, februari 2007}

(10)

additionele- of boetebetalingen betaald worden. Een hoog niveau van bankkosten suggereert dat de betalingsvoorwaarden van de bank misschien opnieuw onderzocht moeten worden.

In aanvulling hierop voegen Clarke & Giffen (2007)10_{daar nog de volgende redenen aan}

toe:

- Het significante aantal en waarde van transacties behandeld door treasury en het aard van risico’s dat gemanaged moet worden, vraagt dat de functie onder toezicht staat en dat de prestaties verbeterd worden door kwaliteitsmeting.

- In een competitieve omgeving moeten organisaties constant hun prestaties verbeteren. Dit kan door treasuryprestaties nauwkeurig te meten en daardoor te verbeteren door de tijd.

Tot slot noemen Feijen & Huliën (2001)11_{nog een reden over het risicobeleid. Zij stellen}

dat het risicoprofiel dat het management voor de onderneming heeft bepaald door de treasuryfunctie operationeel gemaakt wordt, waarbij de vraag is of de gemaakte keuzes tussen het aanvaardbare risico en gewenste rendement bewust en realistisch zijn gemaakt.

Er zijn verschillende technieken die gebruikt kunnen worden voor de meting van treasuryresultaten. TreasuryToday 12 _{noemt hierbij benchmarking en kwalitatieve}

metingen. Feijen & Huliën (2001) stellen dat de bestaande methoden van prestatiemeting nog geen geïntegreerde aanpak in zich hebben. Een integrale methode zou volgens hen aan de volgende eisen moeten voldoen:

- Deze dient zowel strategisch als operationeel van aard zijn.

- Deze dient aan te sluiten bij de bedrijfsprocessen en kritieke succesfactoren van de organisatie respectievelijk de treasury-afdeling.

- Deze dient zowel naar de huidige treasury-activiteiten te kijken als naar de consequenties van interne en externe ontwikkelingen.

- Er dient een evenwichtige balans te bestaan tussen de doelstellingen met betrekking tot effectiviteit, efficiency en risicobeheer.

- De afweging tussen risico en rendement dient te worden gemaakt.

- Er dient een vergelijk te worden gemaakt met relevante en objectieve normen (benchmarking).

- De wijze van prestatiemeting dient aan te sluiten bij de interne berichtgeving als onderdeel van het beheersraamwerk van het management en de andere van toepassing zijnde beoordelingsmethoden binnen de organisatie.

Naar aanleiding van deze eisen hebben Feijen & Huliën (2001) een Treasury Balanced Scorecard samengesteld vanuit de volgende vier perspectieven:

1. Effectiviteit. Worden de treasury-doelstellingen in overeenstemming met het geformuleerde treasury-beleid gerealiseerd?

2. Efficiency. Vindt de realisatie van deze doelstellingen plaats tegen minimale kosten?

3. Risk & Control. Is er sprake van een verantwoorde risico-rendementsverhouding? Is de treasury ‘in control’?

4. Innovatie. Wordt tijdig en actief ingespeeld op nieuwe technologische en andere relevante ontwikkelingen?

Om te komen tot een sluitend systeem van resultaatmeting voor de treasury-taken, inclusief normen en benchmarks, dient volgens Feijen & Huliën (2001) afstemming te worden gezocht tussen het beleid en de organisatie. Het treasury-beleid vormt de basis voor de kritieke succesfactoren. Het management stelt het treasury-beleid en deze kritieke succesfactoren vast. Aan de andere kant vormen de treasury-taken en de treasury-processen de basis voor het inrichten van de treasury-organisatie. Voor de beheersing van de treasury-werkzaamheden worden deze taken en processen opgedeeld naar de verschillende verantwoordelijkheidsgebieden. In de confrontatie van de

10_{Clarke, P. & G. Giffen, “Treasury performance management and control systems”, The International}

Treasurer’s Handbook 2008, The Association of Corporate Treasurers 2007, pp. 140-143

(11)

processen met de kritieke succesfactoren komt naar voren welke informatie-elementen van belang zijn voor de besturing en beheersing van de treasury-activiteiten. Hiervan worden de kritieke prestatie-indicatoren afgeleid, die een oordeel geven over de kwaliteit van de uitvoering van de doelstellingen. De resultaten naar aanleiding van de kritieke prestatie-indicatoren worden vergeleken met de vooraf gestelde normen en benchmarks. De terugkoppeling van deze resultaten kan volgens weer worden gebruikt bij de vaststelling van de strategie en het ontwerp van de treasury-organisatie.

Figuur 5: Integraal raamwerk voor treasury performance management13

Voor implementatie van deze Treasury Balanced Scorecard hebben Feijen & Huliën (2001) een 5-stappenplan ontwikkeld.

1. Bepaal: treasury-doelstellingen, treasury-beleid, kritieke succesfactoren. 2. Definieer: treasury-taken, treasury-processen.

3. Bepaal: kritieke prestatie-indicatoren, benchmarks.

4. Toepassing Treasury Balanced Scorecard: effectiviteit, efficiency, risk & control en innovatie.

5. Analyse en pro-actieve rapportage van: performance versus benchmark, verbeterpunten, beleidspunten.

Tot slot stellen Koster & Michon (2000) 14 _{dat door prestatiemeting op termijn}

besparingen kunnen worden gerealiseerd en structureel vastgehouden. Prestatiemeting zelf verbetert het resultaat volgens hen niet, maar het draagt wel bij aan de transparantie van het resultaat, zodat behoud van het resultaat wordt vergemakkelijkt, inzicht ontstaat in het risico waarmee het resultaat is behaald en verbetering gericht kan worden aangepakt.

3.4 Informatievoorziening

Om tot een goed functioneren van de treasuryfunctie te komen is goede informatievoorziening van vitaal belang. De informatie kan onderverdeeld worden in operationele informatie en verantwoordingsinformatie. Operationele informatie is van belang bij het sturen en beheersen van de treasuryfunctie. Hierbij moet volgens de

13_{Bron: Feijen, J.H.S. & H.J. Huliën (2001), “De toegevoegde waarde van de treasury”, Handboek Treasury,}

juni 2001, blz. 13

14_{Koster, L.J. & R.H.L. Michon (2000), “Prestatiemeting van de corporate treasury-functie”, checklisten}

(12)

wetgever15_{onder andere worden gedacht aan liquiditeitsplanning op korte en lange}

termijn, rentevisie, koersinformatie en overige marktinformatie, rentetarieven, financieringsstructuur, analyse leningen- en uitzettingsportefeuille en een analyse van het risicoprofiel. Verantwoordingsinformatie is van belang bij het verantwoorden en toezicht houden. Dit is vooral informatie dat aangeeft of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en of de uitvoering van de treasuryfunctie heeft plaatsgevonden binnen de kaders van het treasurystatuut. De verantwoordingsinformatie is vooral terug te vinden in de treasuryparagraaf van het jaarverslag. Deze treasuryparagraaf is door de wetgever verplicht gesteld in de wet FIDO. Voorbeelden van niet-verplichte verantwoorderingsinformatie zijn: planning versus realisatie van de liquiditeitsposities, analyse werkelijk versus gepland risicoprofiel, aangegane derivaten, naleving van procedures en analyse prestaties van de treasuryfunctie ten opzichte van de markt. In het resterende deel van deze paragraaf wordt dieper ingegaan op een belangrijk onderdeel van operationele informatievoorziening, namelijk de liquiditeitsplanning. Belangrijk voor een goede liquiditeitsplanning is een koppeling tussen de planning en control van de Treasury met de begroting volgens de wetgever16_{. Voor een goede}

liquiditeitsplanning is namelijk inzicht nodig in de meerjarige verplichtingen en investeringen.

Doelen van een liquiditeitsplanning zijn volgens TreasuryToday17_{de volgende:}

- Vrijmaken van cash dat onnodig als buffer aangehouden wordt. - Snel identificeren van financieringsbehoeften.

- Schaalvoordelen creëren door het consolideren van cash in de organisatie. - Efficiënter gebruiken van derivaten voor het hedgen van risico’s.

Bogaardt & Kwaks (2005)18_{voegen hierbij nog de volgende doelstellingen toe:}

- Aansturen decentrale eenheden / versterken business controls. - Organisatie bewust maken van het belang van cash.

Volgens Broekema (2005)19_{resulteert het opwaarderen van de liquiditeitsprognose naar}

een hoger plan in beter inzicht, overzicht, financiële PR en stuurmogelijkheden binnen een organisatie.

Verder geeft TreasuryToday20_{aan wat voor proces er gevolgd moet worden om tot een}

liquiditeitsplanning te komen:

1. Verzamelen van informatie. Actuele bank saldi zijn het startpunt voor het bouwen van een planning. Informatie wordt daarna uit de organisatie gehaald om verplichtingen en ontvangsten te bepalen tijdens de planningsperiode.

2. Voorspellen. Toekomstige variabelen worden berekend om voorspellingen te maken. Voorspellingstechnieken verschillen van eenvoudige ontvangsten- en uitgavendata tot meer complexe statistische modellen gebaseerd op kansen of regressieanalyse. Het doel hiervan is om een juiste mathematische basis voor de voorspelling te vinden in plaats van te vertrouwen op gevoel.

3. Consolideren. Treasury verzamelt alle voorspellingen die ontvangen zijn van lokale managers in een centraal systeem. Treasury analyseert dan de informatie om tot een effectieve manier te komen van het managen van cash posities van de gehele organisatie.

4. Evalueren. Lokale managers houden treasury op de hoogte van veranderingen van verwachte cash ontvangsten en uitgaven. Treasury evalueert voorspellingen op dag, week of maandbasis afhankelijk van het type voorspelling. Dit zorgt

17_{“Cash Flow forecasting”, TreasuryToday, april 2007}

18_{Bogaardt, R. & E. Kwaks (2005), “De cash flow-planning: lessons learned”, Controllersmagazine, oktober}

2005

(13)

ervoor dat de voorspellingen up-to-date blijven en dat treasury beslissingen gebaseerd zijn op de meest recente data.

5. Reconciliëren. Voorspellingen worden gereconcilieerd en bijgewerkt tegen werkelijke resultaten zodat voorspellingen voor de volgende periode zijn gebaseerd op nauwkeurige data. Verschillen tussen voorspellingen en werkelijke resultaten worden genoteerd en onderzocht om het volgende te ontdekken: onnauwkeurigheden in de informatie of voorspellingsmethoden die gebruikt zijn, problemen gerelateerd aan de dagelijkse gang van zaken (zoals vertragingen in de facturering) of mogelijkheden om te verbeteren of implementeren van liquiditeitstechnieken zoals cash pooling.

Bij het planningsproces kunnen er echter de nodige barrières zijn, TreasuryToday21

noemt er drie. Als deze onvoldoende aangepakt worden, kunnen ze een nauwkeurige planning verstoren. Het gaat om: weinig systeemintegratie, te veel gebruik van spreadsheets en gebrek aan steun van andere delen van de organisatie. Astorga (2007)22

noemt nog drie oorzaken van onnauwkeurigheid van de voorspelling. Dit zijn volgens hem voorspelling op basis van een enkele voorspellingsmethode, informatiebarrières en gebrek aan integratie van voorspellingen.

Tot slot wordt in deze paragraaf nog kort ingegaan op de verschillende methoden van het maken van een liquiditeitsplanning. In de literatuur worden over het algemeen twee methoden onderscheiden, namelijk de directe en de indirecte methode. Volgens Broekema (2005) signaleert de directe methode het verschil tussen ontvangsten en uitgaven. De indirecte methode past de begroting aan voor onderdelen die geen ontvangsten of uitgaven zijn. Hij stelt dat bij zowel korte en middellange termijn prognoses gebruik gemaakt kan worden van de directe methode. Voor de lange termijn prognose kan eventueel gebruik gemaakt worden van de indirecte methode.

3.5 Administratieve organisatie / interne controle

Bij het uitvoeren van de treasuryfunctie ontstaan er interne risico’s. Fonkert & Verwiel (2000)23_{duiden deze risico’s als volgt aan:}

- Beleidsrisico: risico’s die samenhangen met de mate van duidelijkheid over missie, strategie en richtlijnen.

- Organisatierisico: risico’s die te maken hebben met de meer of minder stringente verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden, taken en functies.

- Werkwijzerisico: risico’s die te maken hebben met de systematiek van processen, procedures, werkinstructies en controles.

- Informatierisico: risico’s die samenhangen met de mate van tijdigheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie over: financiële markten (externe informatie), financiële gegevens uit de bedrijfsprocessen (interne informatie), beleid posities, organisatie en werkwijze van treasury (interne informatie).

TreasuryToday24_{verwoordt de belangrijkste interne risico’s op de volgende manier:}

- Fraude. Fraude binnen treasury is een erg serieus probleem, omdat het direct het financiële centrum van een organisatie raakt. Fraude ontstaat wanneer een werknemer probeert om geld uit de organisatie te halen voor persoonlijk gewin. - Menselijke fouten. Menselijke fouten komen vaak voor, de meest voorkomende

fouten hierbij zijn verkeerd ingevoerde informatie of dezelfde informatie wordt twee keer ingevoerd.

21_{“Cash Flow forecasting”, TreasuryToday, april 2007}

22_{Astorga, R.B. (2007), “Cash-flow forecasting: A practical approach to accuracy”, Journal of Corporate}

Treasury Management, vol. 1, nr. 1, pp. 24-35

23_{Fonkert, J.D. & M.H.J.M. Verwiel (2000), “Administratieve Organisatie: intern risicomanagement”, Handboek}

Treasury, september 2000.

(14)

- Niet toegestane positie-inname. Dit gebeurt wanneer iemand van de treasury probeert om bijvoorbeeld een grotere winst te maken door risicovolle speculatieve posities in te nemen.

De administratieve organisatie (AO) en de interne controle (IC) zijn er volgens Fonkert & Verwiel (2000) om deze treasuryrisico’s te kunnen besturen en beheersen. De te nemen besturende (preventieve) maatregelen zijn het opzetten en onderhouden van een adequate AO, die bestaat uit:

- Een beleidsplan met richtlijnen en limieten en met vaste procedures voor beleidsactualisering;

- Een organisatiestructuur, met de functiescheidingen front-office, back-office en financiële administratie/betalingsverkeer en omschrijvingen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Volgens Janzing (2007) 25 _dient

scheiding te worden aangebracht tussen beheer-, bewaar-, administratieve en controlerende functies.

- Een sluitend stelsel van voorgeschreven werkwijzen in vaste procedures en werkinstructies;

- Een samenhangend, consistent, actueel en gebruiksvriendelijk overzicht van de informatievoorzieningsprocedures en –systemen;

- Procedures voor toezicht door het management, voor interne controle en voor treasury-control met de opzet van bijbehorende rapportages.

De te nemen beheersende maatregelen bestaan volgens Fonkert & Verwiel (2000) uit tussentijds meten en analyseren (controleren en performancemeting) en bijsturen. Hiertoe dienen controle- en rapportagemomenten te worden gecreëerd voor rapportage aan het management. Op basis hiervan kan het management bijsturen via fiattering, overleg en (bege-)leiding, dan wel de AO aanpassen. Naast het beheersen van risico’s en zorgen voor juiste informatie, heeft de AO/IC volgens Huffel & Keuleneer (1998)26_ook

nog de volgende doelstellingen:

- De optimalisatie van het treasuryproces; - Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

- Het opleveren van stuur- en verantwoordingsinformatie die voldoet aan kwaliteitsnormen inzake relevantie, betrouwbaarheid en doelmatigheid.

Over procedurebeschrijvingen geeft Janzing (2007) aan dat deze een duidelijk beeld van de relatie tussen organisatie, processen en informatie geven. Zij kunnen volgens hem gebruikt worden voor:

- Het stellen van een norm voor de te volgen werkwijze;

- De overdracht van kennis aan nieuwkomers of buitenstaanders; - De beoordeling van de AO;

- De analyse en bespreking van veranderingen; - De automatisering van processen.

Om tot een goede functiescheiding toe te passen beschrijft TreasuryToday27_een

vijf-stappenplan:

1. Identificeer de verschillende activiteiten. Het eerste vereiste voor een succesvolle functiescheiding is een volledig inzicht in de activiteiten uitgevoerd door treasury. Een duidelijke beschrijving van procedures zou gemaakt moeten worden van elke activiteit.

2. Beslis wat gescheiden dient te zijn. Er zou in elk geval een scheiding moeten zijn tussen front office (maker van deals) en back office (bevestiging en reconciliatie). Indien toepasbaar, de rapportagefunctie (middle office) zou gescheiden kunnen worden van front en back office.

25_{Janzing, G.B.M. (2007), “Interne Controle”, Handboek Treasury, augustus 2007}

26_{Huffel, K. van & , L.M.F.J. Keuleneer (1998), “Treasury, Risk and Control”, Checklisten financieel}

management, afl. 22

(15)

3. Heb een back-up plan. Als beslist is wie welke taak doet onder normale omstandigheden, zouden back-up gemaakt moeten worden om vast te stellen welke maatregelen genomen zouden moeten worden als iemand afwezig is.

4. Archiveer de procedures. Als de procedures ontwikkeld zijn, zouden dezen gearchiveerd moeten worden.

5. Pas de functiescheiding duidelijk toe. Functiescheiding is alleen effectief als het daadwerkelijk is waargenomen door al het relevante personeel.

Ondanks de genomen maatregelen zijn de interne treasuryrisico’s natuurlijk nooit helemaal afgedekt. TreasuryToday28_{beschrijft twee mogelijkheden waarmee risico’s}

alsnog ontdekt kunnen worden:

- Interne audits. Interne audits kunnen, als correct uitgevoerd, significant bijdragen aan het bouwen en onderhouden van een veilige treasury. Regelmatige audits kunnen de functiescheidingen en de autorisatiesystemen controleren. Het uitvoeren van een treasury-audit is echter wel een gecompliceerd proces door de complexiteit van veel treasury-activiteiten.

- Klokkenluiden. Klokkenluiders zijn werknemers die zaken onthullen binnen een organisatie, welke niet juist zijn. Het zou goed zijn als een soort klokkenluiders voorziening aanwezig is.

3.6 Risicobeheer

Een van de drie hoofdactiviteiten van de treasuryfunctie is het risicobeheer. Het risicobeheer gaat om het beheer van de volgende risico’s: renterisico’s, kredietrisico’s, koersrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s. De interne liquiditeitsrisico’s worden beheerst door middel van liquiditeitsplanningen (besproken in 3.2 informatievoorziening). In dit gedeelte zal daarom de nadruk liggen op beschrijving van de wettelijke voorschriften op het gebied van renterisico’s, kredietrisico’s, koersrisico’s en valutarisico’s.

Renterisico’s

Ter beheersing van renterisico’s geeft de wet FIDO29_{concrete richtlijnen. Het gaat hierbij}

om de renterisiconorm en de kasgeldlimiet. De renterisiconorm houdt in dat de jaarlijkse verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De kasgeldlimiet is het maximale bedrag dat een overheidsorganisatie kort mag lenen, dit is ongeveer 7% van het begrotingstotaal. Door middel van deze twee limieten wil de overheid de renterisico’s beheersen. Een andere manier om de renterisico’s te beheersen is door het gebruik van derivaten. Vanuit de wet FIDO zijn derivaten toegestaan voor het afdekken van risico’s. Zij mogen echter niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Derivaten kunnen volgens Janse (2002)30_{onderscheiden worden in afschermende en fixerende}

derivaten. Afschermende derivaten worden ingezet om het risico van een nadelige rentebeweging af te dekken, terwijl het effect van een gunstige ontwikkeling van de rente wordt opengehouden. Fixerende derivaten leggen een renteniveau vast, waardoor de organisatie ongevoelig wordt voor de ontwikkeling van de rente. Janse (2002) stelt dat derivaten prima toepasbaar zijn voor het beperken van risico en het wijzigen van het risicoprofiel. Een organisatie die van derivaten gebruik maakt moet wel aan de volgende voorwaarden voldoen: draagvlak bij het management en bestuur, inzicht in derivaten en daarmee samenhangende risico’s, beschikking over lange termijn liquiditeitsplanning, risico’s moeten worden gemeten en geanalyseerd, adequate informatie- en administratieve systemen, goed uitgewerkte interne controles en audit procedures.

28_{“Treasury security – internal controls”, TreasuryToday, mei 2006}

29_{Circulaire wijzigingsvoorstellen FIDO, 4 maart 2008, Ministerie van Binnenlandse Zaken}

(16)

Kredietrisico’s

Kredietrisico’s worden door de wetgever beperkt doordat bij het uitzetten van middelen alleen uitgezet mag worden bij instellingen met een A-rating (zie ook 3.8 Portefeuillebeheer). Kredietrisico’s kunnen zich echter ook voordoen bij debiteuren. Ter beperking van dit debiteurenrisico beschrijft Janzing (2007) elementen die het debiteurenbeheer volgens hem moet hebben:

- Het debiteurenbeleid moet zijn afgeleid van het strategisch ondernemingsplan en duidelijk in een handboek zijn vastgelegd.

- In de leverings- en betalingsvoorwaarden moeten bepalingen zijn opgenomen ter beperking van het kredietrisico.

- Elke nieuwe klant dient te worden gecontroleerd op zijn kredietwaardigheid.

- Bestaande klanten moeten regelmatig op hun betalingsgedrag en kredietwaardigheid worden gescreend.

- De debiteurenadministratie moet een volledig beeld geven en vooral up-to-date zijn.

- De debiteurenbewakings- en aanmaningscyclus moet tijdig en systematisch worden uitgevoerd.

- Het uit handen geven van een vordering moet op tijd plaatsvinden.

Het succes van het debiteurenbeheer komt volgens Janzing (2007) tot uitdrukking in: 1. Een verlaging van de gemiddelde uitstaande krediettermijn door een verkorting van de tijd dat een onbetaalde factuur open staat.

2. Een verantwoorde reductie van het debiteurensaldo dat moet worden gefinancierd. Een verlaging van dit saldo leidt tot een verbetering van de liquiditeitspositie en hierdoor ook van de rentabiliteit van het in de onderneming geïnvesteerde vermogen.

Koersrisico’s

Koersrisico’s worden door de wetgever zoveel mogelijk beperkt, doordat de wet FIDO voorschrijft dat de hoofdsom bij een uitzetting intact moet blijven (zie hierbij ook 3.8 Portefeuillebeheer).

Valutarisico’s

Valutarisico’s worden door de wetgever in de wet FIDO uitgesloten, doordat alleen gehandeld mag worden in vermogenswaarden in euro’s.

3.7 Kasbeheer

In het onderdeel kasbeheer zullen zaken op het gebied van saldobeheer en betalingsverkeer behandeld worden. De wetgever geeft hierbij geen wettelijke kaders, de nadruk zal dus op de literatuur liggen.

Saldobeheer

Het doel van saldobeheer is volgens Van Dijk (2002)31_{de optimalisatie van het}

rendement c.q. de kosten op de direct opeisbare liquiditeit van een organisatie. In het dagelijkse beheer worden saldi hiertoe tussen rekeningen verplaatst op een zodanige wijze dat tegengestelde saldi op verschillende, niet compensabele rekeningen wordt vermeden en saldi worden geconcentreerd op rekeningen met de meest gunstige condities. Deze doelstelling kan volgens hem ontleed worden in de volgende drie subdoelstellingen:

- Voorkomen en wegwerken van tegengestelde saldi.

- Concentreren van saldi op de rekening met de meest gunstige condities.

(17)

- Afromen of aanvullen van de rekening-courant via de geldmarkt.

Of het handig is posities tussen rekeningen te schuiven hangt niet alleen af van de renteverschillen. Er kunnen namelijk ook kosten gemoeid zijn met dit schuiven. Dit kunnen vaste kosten, renteverlies door verlies van valutadagen, valutaverlies of variabele kosten zijn. Een oplossing voor het saldobeheer is een cashpoolmogelijkheid. Hierbij worden de saldi van de verschillende rekeningen bij een bank geheel automatisch geconcentreerd op de centrale rekening.

Volgens Van Dijk (2002) kan het achteraf beoordelen van het saldobeheer zeer nuttig zijn. Op basis van deze controle kan immers worden beoordeeld of het saldobeheer op efficiënte wijze wordt uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door een grafische weergave van de saldi van de verschillende rekeningen door de tijd.

Betalingsverkeer

Het betalingsverkeer van een organisatie kan grote kosten met zich meebrengen. De grootste kosten hierbij zijn volgens Ringnalda (2004)32_{de interne kosten. De interne}

kosten hebben te maken met:

- De interne afwikkeling van het betalingsverkeer.

- Verlies aan rente-inkomsten door te laat factureren en te laat betalen. - Rentekosten door niet adequaat cash management.

De rente-inkomsten of kosten worden meestal veroorzaakt doordat er geen tijdig inzicht is in de liquiditeitspositie. Door de onzekerheid in de ontvangsten wordt er een te groot saldo of te hoog krediet aangehouden op de rekening. Door meer inzicht te krijgen in het betaalgedrag van de debiteuren, kan een betere inschatting worden gemaakt.

Inkomend betalingsverkeer brengt ook de nodige interne afwikkelingskosten met zich mee. Zo moeten facturen worden aangemaakt en verstuurd. Zodra er betaald is, moet de op het rekeningoverzicht vermelde bijschrijving geboekt worden in de administratie. Juist bij het betalen van de rekeningen kan intern het nodige worden bespaard. Vooral de factuurcontrole is arbeidsintensief bij grotere ondernemingen. De factuur gaat door een aantal handen. Iedere persoon moet er aandacht en tijd aan besteden. Het overgrote deel van de facturen wordt echter veroorzaakt door een kleine groep vaste toeleveranciers. De meeste leveranties van deze leveranciers zijn relatief eenvoudig administratief af te wikkelen. Het is dan ook volgens Ringnalda (2004) verstandig om duidelijke afspraken te maken met deze vaste toeleveranciers over de betaaltermijn. 3.8 Portefeuillebeheer

Bij portefeuillebeheer gaat het om het beheer van de uitzettingen en financieringen. Ook het relatiebeheer, het onderhouden van relaties met financiële instellingen valt hieronder. Aangezien bij de renterisico’s al de belangrijkste zaken over de financiering besproken is, zullen hier vooral uitzettingen behandeld worden. Hierbij worden alleen de regels die de overheid voorschrijft besproken, omdat een theoretische beschrijving van over investeren buiten het bereik van deze scriptie ligt en omdat de wetgever het investeringsbeleid al redelijk vastgelegd heeft in de wet FIDO.

De wet FIDO geeft twee belangrijke uitgangspunten op het gebied van uitzettingen. Deze uitgangspunten zijn de publieke taak waarvoor de leningen en garanties dienen en het prudente karakter van uitzettingen. Provincies kunnen dus uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van publieke taak. Bankachtige activiteiten, zoals in de zin van aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van extra inkomen, worden in elk geval niet tot de publieke taak gerekend en zijn verboden. Belangrijke aspecten bij het prudent uitzetten van middelen zijn de voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en het marktrisico van de uitzetting. De wetgever geeft hierbij de volgende richtlijnen over tegenpartijen: financiële

(18)

instellingen met een A-rating33_{of instellingen aan wiens papier door een bancaire}

toezichthouder in een EU-lidstaat de solvabiliteitsvrije status is toegekend, dit zijn bijvoorbeeld andere overheidsorganisaties.

Op het gebied van het marktrisico van de uitzettingen dient de waarde van de financiële activa zo min mogelijk gevoelig te zijn voor marktbewegingen. Voorwaarde hierbij is dat de hoofdsom in beginsel intact blijft, dit is het geval bij uitzettingen zoals: daggeld, deposito’s, garantieproducten waarbij de hoofdsom is gegarandeerd of uitzettingen in de vorm van vastrentende waarden. Uitzettingen in de vorm van aandelen zijn niet toegestaan. Het aankopen van aandelen van ondernemingen uit hoofde van publieke taak is wel toegestaan.

Prudent gebruik van derivaten is toegestaan. Dit betekent concreet dat derivaten alleen zijn toegestaan voor het afdekken van financiële risico’s en dat de derivaten een gesloten positie moeten hebben.

Op het gebied van relatiebeheer geeft Lind (2008)34_{aan dat relaties met huisbankiers}

gebaseerd moeten zijn op vertrouwen en het geven en nemen op lange termijn. Dit geeft de bank een andere status dan een doorsnee leverancier. Voor het evalueren van banken is prijs het belangrijkste criterium. Gebrek aan transparantie van bankkosten kan dit criterium echter verstoren.

3.9 Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat binnen de treasury-activiteiten, vooral op het gebied van risicobeheer en portefeuillebeheer, weinig bewegingsvrijheid is door de wet FIDO. Bij het kasbeheer is vooral een efficiënte inrichting van het betalingsverkeer en goed saldobeheer van de belang. Belangrijk voor de uitvoering van de treasury-activiteiten zijn de enablers. Zo moet treasury een plaats krijgen in de organisatie en moet er voldoende gekwalificeerd personeel zijn. Om treasury-activiteiten te controleren en te beheersen moet er goede informatievoorziening zijn en moeten tevens geformuleerde doelstellingen gemeten worden. Tot slot is de AO/IC van belang om de interne uitvoeringsrisico’s van treasury te beheersen. Deze enablers worden vastgelegd in het treasurybeleid.

33_{Circulaire wijzigingsvoorstellen wet FIDO, 4 maart 2008}

34_{Lind, M. (2008), “Bank relationship strategy and management”, Journal of Corporate Treasury Management,}

(19)

Afdelingshoofd F,P&C

(Willem van Elsacker)

Financieel Beleid

(Marieke Ferwerda)

Financieel Beheer

(Jan Schippers)

Cash manager

(Eddy v/d Lei) Administratie beleidsmedew. Treasury

(Rob Diemel) §4: Treasury bij de Provincie Fryslân

Voor het onderzoeken van de invulling van de treasuryfunctie bij de provincie Fryslân wordt een soortgelijke indeling aangehouden als de vorige paragraaf. De onderdelen zijn de volgende: treasurybeleid, plaats in de organisatie, doelstellingen & prestatiemeting, informatievoorziening, administratieve organisatie / interne controle, risicobeheer, kasbeheer en portefeuillebeheer. Voor deze analyse is gebruikgemaakt van diverse schriftelijke documenten35_{en zijn er interviews gehouden met een aantal personen}36_van

de Provincie Fryslân. De interviews zijn gehouden op basis van een algemene vragenlijst37_.

Het treasurybeleid van de Provincie Fryslân is vastgelegd in de financiële verordering (13-12-2006) en het Treasurystatuut (14-12-2005). Uit de financiële verordening blijkt dat het Treasurystatuut elke vier jaar opnieuw vastgesteld moet worden. In de praktijk blijkt dat het niet altijd elke vier jaar gebeurt. Bij wijzingen in wetgeving of bij andere belangrijke veranderingen wordt het statuut vaker vastgesteld, anders kan het langer dan vier jaar duren. Op dit moment is het statuut niet helemaal actueel op een aantal punten. Zo is de organisatie van de Treasury verouderd en is de Falcon-constructie (een financieringsconstructie) niet in het Statuut opgenomen. Qua kaders en uitgangspunten is het statuut echter actueel genoeg om mee te werken. Over de juistheid van het detailleringniveau zijn er verschillende meningen. De geïnterviewden van onder andere Concerncontrol vinden het niveau van detail goed gekozen, maar de treasury beleidsmedewerker zegt er het volgende over: “Het is niet handig. Het werkt niet belemmerend, maar dat zou nog kunnen, omdat er te veel geregeld in staat. Het is te gedetailleerd, niet kaderstellend.” Tot slot wordt er beleid vastgelegd in de financieringsparagraaf van de begroting. Hierbij wordt gekeken naar de ontwikkeling van het financieringssaldo, financiering en belegging, ontwikkeling op financiële markten en het risicobeheer voor de komende jaren.

4.2 Plaats in de organisatie

Figuur 6: organisatie treasury bij Provincie Fryslân

Binnen de Provincie Fryslân zijn de treasury-activiteiten centraal ondergebracht bij de afdeling Financiën, Planning & Control (voor een overzicht van de gehele organisatie zie §1). Er worden hierbij twee functies onderscheiden. Er is een cash manager die de betalingen en ontvangsten doet, de echte uitvoering. Verder maakt de cash manager de liquiditeitsprognose voor de korte termijn (tot 30 dagen), De andere functie is die van treasury beleidsmedewerker. Deze persoon doet de beleidsmatige treasury-zaken, de financieringsparagraaf in de begroting en jaarrekening en maakt de liquiditeitsprognose voor het lopende jaar en voor de lange termijn. Tot slot hebben de clusterleider

35_{Zie bijlage 1a}

(20)

Financieel Beheer en het afdelingshoofd een autoriserende rol. In totaal staan er voor treasury-activiteiten ongeveer 1,5 FTE. Een uitgebreid overzicht van functies en verantwoordelijkheden is opgenomen in bijlage 3.

4.3 Doelstellingen & prestatiemeting

De doelstellingen voor de treasuryfunctie zijn vastgelegd in het treasurystatuut. De Provincie Fryslân onderscheidt de volgende zes doelstellingen:

1. Het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de nodige financiële middelen dankzij het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten tegen aanvaardbare condities.

2. Het zoveel mogelijk beschermen van de provincie Fryslân tegen ongewenste financiële risico’s zoals rente-, valuta-, koers-, liquiditeits- en kredietrisico.

3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO, respectievelijk de limieten en richtlijnen van het Statuut.

5. Het opzetten en onderhouden van een goede en efficiënte financiële infrastructuur. 6. Het realiseren van adequate informatiestromen ter ondersteuning van het beleid.

Deze zes doelstellingen komen in grote mate overeen met de algemene doelstellingen die de wetgever38_{formuleerde. De Provincie Fryslân meet in beperkte mate in hoeverre deze}

doelstellingen behaald worden. Hoofdzakelijk wordt er gekeken naar de renteresultaten. De begrote rente (in de begroting) wordt vergeleken met de werkelijke rente (in de jaarrekening en tussentijds in de bestuursrapportages). Verder wordt er wel eens naar de externe kosten gekeken. Dit gebeurt in het bijzonder bij de selectie van een nieuwe huisbankier. Tot slot worden kredietrisico’s en renterisico’s onderzocht39_.

Het meten van de treasuryresultaten kan volgens de senior medewerker Concerncontrol nog wel wat scherper. Hij zegt er het volgende over: “... scherpere rapportages gekoppeld aan de doelstellingen, heel concreet, geen lange rapportages, dat kan heel kort. Belangrijkste voorwaarden (eigen beleid), een checklist, zet je naast de resultaten en dan misschien nog een kolommetje met waarom er afwijking is.”

4.4 Informatievoorziening

De informatievoorziening40_{rondom treasury kan onderverdeeld worden in operationele}

informatie en verantwoordingsinformatie. De verantwoordingsinformatie komt vooral naar voren in de financieringsparagraaf in de jaarrekening. Hierbij wordt teruggeblikt op het financieringssaldo, financiering en belegging, ontwikkeling op de financiële markten en naar het risicobeheer van het afgelopen jaar. Een andere plaats waar verantwoordingsinformatie naar voren komt is de bestuursrapportage. Twee keer per jaar wordt hierin, voor zover dit van toepassing is, de actualisatie en analyse gedaan van de ontwikkeling van het werkelijke renteresultaat ten opzichte van het begrote renteresultaat. De verantwoordingsinformatie is vooral bestemd voor Provinciale Staten. Het blijkt dat de verantwoordingsinformatie tot nu toe voldoende is voor de Provinciale Staten. De senior medewerker van concerncontrol zegt hier over: “PS vindt de rapportage tot nu toe voldoende. Ik vind zelf dat het beleid er nog niet helder instaat. Maar als de Staten het helder vinden, staat het er goed in.”

Het blijkt dat in de huidige situatie minder aan operationele informatievoorziening wordt gedaan binnen de organisatie dan een aantal jaren geleden. Toen werd er namelijk elke maand een treasury rapportage opgesteld. Vaste onderdelen in deze rapportage waren ontwikkeling en prognose liquide middelen, overzicht van financiering en belegging, rentelasten en –baten en de rentevisie. Deze rapportage werd in april 2006 voor het laatst opgesteld. Als hoofdreden van het beëindigen van deze rapportage worden vooral

(21)

personeelswisselingen genoemd. Vooral vanuit Concerncontrol blijkt dat de huidige vorm van operationele informatievoorziening onvoldoende is. Het afdelingshoofd Concerncontrol zegt hier het volgende over: “Er is nu alleen nog rapportage in de bestuursrapportage en de jaarrekening. De informatiewaarde is aanzienlijk lager dan die in het verleden.” Ook het afdelingshoofd FPC vindt de huidige kwaliteit en frequentie van de treasuryrapportage binnen de organisatie onvoldoende: “Qua kwaliteit kunnen we niet goed focussen op zekerheid en we handelen er ook niet naar. Frequentie doen we 1x keer in de maand, maar dat doen we niet netjes, er zit geen vaste rapportage aan, geen distributielijst aan, de bespreking is heel los.”

In de huidige situatie is er wel een treasurywerkgroep, die maandelijks bijeenkomt. Deze werkgroep bestaat uit het afdelingshoofd FPC, de clusterleider Financieel Beheer, de cash manager, de treasury beleidsmedewerker en een senior financieel beleidsmedewerker. Een vast onderdeel in deze werkgroep is de liquiditeitsprognose. Er worden verschillende liquiditeitsprognoses opgesteld. De cash manager heeft een overzicht van de structurele inkomsten en uitgaven voor het lopende jaar. Verder maakt hij een planning voor de volgende dag op basis van geprognosticeerde betaaladviesstaten. Af en toe komt er een spoedopdracht tussendoor, maar deze wordt dan ook duidelijk gemeld. De inkomsten zijn moeilijker te schatten. Vanuit de organisatie worden lang niet alle inkomsten goed doorgegeven.

De treasury beleidsmedewerker maakt de liquiditeitsplanning voor het lopende jaar. Deze planning is gespecificeerd per maand. Verder maakt hij een meerjarenprognose bij de begroting. De treasury beleidsmedewerker actualiseert de planning voor het komende jaar meestal meerdere keren per week. Het probleem bij de deze planning is echter het vergaren van de juiste informatie. De treasury beleidsmedewerker zegt hier het volgende over: “Op dit moment levert de bestuursrapportage veel informatie, maar die gaat alleen over het eerste kwartaal. Informatie van de cash manager van reguliere inkomsten en budgetsubsidies levert de nodige informatie, maar er ontbreekt ook nog steeds informatie. Vroeger hadden we maandoverzichten, die gaven informatie over onderbesteding van structurele en tijdelijk budgetten en ook van toevoegingen / onttrekkingen van voorzieningen. Deze maandrapportage is afgeschaft. Deze rapportage was erg handig en de soortgelijke systeemrapportage die in de plaats zou komen is er nog niet (inmiddels is de eerste systeemrapportage per 1 juni verschenen). Dat is niet handig, want ik wil kunnen terugkijken. Verder kan ik nog informatie bij de BKA’s (Bedrijfskundige Adviseurs) weghalen, bij hen komt ook wel wat informatie samen. Een belangrijk punt is investeringen, wat is het ritme van investeringen? Maar daar is geen informatie over van afgelopen jaren, ik weet niet hoever we zijn, maar dat is wel een belangrijke post.”

De informatievoorziening rondom grote projecten is volgens de senior medewerker Concerncontrol een groot probleem, hij zegt hier het volgende over: “Het probleem zit in de grote projecten, wanneer moet ik betalen? De vraag is of FPC de juiste informatie krijgt. Misschien krijgt Projectbeheer die wel, maar als het goed is krijgt de treasury beleidsmedewerker de informatie ook. Ik heb de indruk dat de informatie van projectbeheer naar treasury nog niet goed gaat.”

Voor het opstellen van de liquiditeitsprognose voor het lopende jaar wordt vooral de indirecte methode gebruikt, maar de directe methode wordt er wel naast gelegd om van te leren. Dit geldt vooral voor inkomstenkant. Verder wordt er bij het voorspellen gebruikt gemaakt van extrapolatie op basis van de cijfers van de vorige jaren. Achteraf vergelijkt de treasury beleidsmedewerker de voorspelling met realisatie om te leren waar de fouten zaten.

(22)

en moet ook handmatig bijgewerkt worden via Excel. Ik hoop dat er straks een systeem komt dat de zaken automatisch kan koppelen. Ik moet nu zaken overtypen en dan maak je soms fouten. Linken tussen die systemen moeten nog gemaakt worden.”

4.5 Administratieve organisatie / interne controle

Ter beperking van de interne treasuryrisico’s zijn in het treasurystatuut richtlijnen opgesteld. De belangrijkste richtlijn hierbij is de functiescheiding. Zo moet iedere transactie door minimaal twee functionarissen geautoriseerd worden, wordt de uitvoering en registratie door afzonderlijke functionarissen gedaan en geschied de uitvoering en controle door afzonderlijke functionarissen. Uit de praktijk blijkt dat deze functiescheidingen worden nageleefd. Systeembeveiliging, hierbij van belang, blijkt aanwezig te zijn. Ook bij afwezigheid van personeel is er back-up personeel aanwezig. De mandatering voor treasury-activiteiten is schriftelijk vastgelegd, dit is voor het laatst op 25 maart 2008 gebeurd. Uit de gesprekken blijkt dat het mandaat over het algemeen gevolgd wordt. Bij tegenpartijen is deze mandatering echter niet bekend volgens de clusterleider Financieel Beheer.

Op het gebied van treasury-procesbeschrijvingen blijkt dat deze niet in actuele vorm aanwezig zijn. Er zijn in het verleden procesbeschrijvingen vastgelegd, maar deze zijn nu geheel verouderd en worden niet gebruikt.

Interne controles op het gebied van treasury bij de Provincie Fryslân worden gedaan door Concerncontrol. Zij doen om de paar jaar een verbijzonderde controle op het treasury-proces. Uit deze controles komen eigenlijk nooit bijzonderheden naar voren volgens het afdelingshoofd Concerncontrol. Voor 2008 doet Concerncontrol een onderzoek naar de toepassing wet FIDO en het statuut. In 2009 zullen zij een onderzoek doen naar de geldstromen en de informatievoorziening rondom treasury. Tot slot controleert de externe accountant elk jaar de rechtmatigheid van de treasury-handelingen en daar blijkt uit dat de treasury-handelingen rechtmatig waren.

4.6 Risicobeheer Renterisico’s

Om de renterisico’s te beheersen worden volgens het statuut de volgende richtlijnen gehanteerd: renterisico’s zijn begrensd tot kasgeldlimiet en de renterisiconorm van de wet FIDO, er wordt gestreefd naar een stabiel rentelastenniveau en er wordt gestreefd naar een zodanige samenstelling van de portefeuille dat met zekere regelmaat leningen c.q. beleggingen vervallen. Naast deze FIDO-normen en de looptijdenanalyse wordt het renterisico verder niet expliciet geanalyseerd. Het renterisicobeleid krijgt verder uiting door middel van de rentevisie, deze wordt elke maand opgesteld.

Een manier om renterisico’s te beperken is het gebruik van derivaten. Op dit moment gebeurt dit bij de Provincie Fryslân (nog) niet. Volgens de treasurybeleidsmedewerker worden derivaten niet gebruikt, omdat deze op dit moment erg duur zijn. Uit de gesprekken blijkt echter ook dat het gebruik van derivaten pas zin heeft als de liquiditeiten goed voorspeld kunnen worden en er een goede rentevisie is. Ook als er aan deze voorwaarden wordt voldaan, zal er nog steeds erg voorzichtig in gehandeld moeten worden. De senior medewerker Concerncontrol zegt hier het volgende over: “als het mis gaat dan word je er direct op aangesproken. Ik zou daar grote prudentie in betrachten.” Kredietrisico’s

Voor beperking van de kredietrisico’s staan in het statuut een aantal richtlijnen opgesteld. De belangrijkste hiervan zijn:

- Er wordt uitsluitend belegd bij financiële marktpartijen die aan de FIDO normen voldoen.

- Er wordt gezorgd voor voldoende spreiding in de portefeuilles.

(23)

- Om debiteurenrisico’s te beperken is er een efficiënte en actieve debiteurenbewaking aanwezig. De debiteurenbewaking krijgt vorm doordat automatisch herinneringen uit het administratieve systeem komen bij overschrijding van de betalingstermijn. Na twee herinneringen wordt de vordering in handen van een incassobureau gegeven. Koersrisico’s

Ter beperking van koersrisico’s mag volgens het statuut alleen belegd worden in:

- Obligaties en converteerbare obligaties van financiële instellingen met een minimale rating A en/of Nederlandse publiekrechtelijke instellingen.

- Producten waarbij aan het eind van de looptijd in elk geval de hoofdsom gegarandeerd is en een vooraf overeengekomen minimale rendementseis.

- Beleggingsproducten welke door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als “FIDO-proof” zijn aangemerkt.

Intern liquiditeitsrisico

Het interne liquiditeitsrisico wordt beperkt door de financieringsactiviteiten te baseren op een korte en lange termijn liquiditeitsplanning. Verder worden ter beperking van dit risico verplichtingen tijdig in de administratie geadministreerd en worden goed verhandelbare financieringen beleggingsinstrumenten gebruikt.

Valutarisico’s

Ter beperking van het valutarisico wordt uitsluitend belegd in waardepapieren in euro’s. Ook operationeel gezien komt het nauwelijks voor dat er in buitenlandse valuta afgerekend moet worden.

4.7 Kasbeheer Saldobeheer

Momenteel is de Friesland Bank de huisbankier van de Provincie Fryslân. Binnenkort zal er worden overgestapt op de nieuwe huisbankier, de Rabobank. De Provincie heeft bij de Friesland Bank een hoofdrekening en een aantal nevenrekeningen. Deze nevenrekeningen hebben echter een marginaal bestaan. Er is hierbij geen sprake van een cashpoolmogelijkheid. Naast de rekeningen bij de Friesland Bank zijn er nog diverse andere rekeningen zoals een Postbankrekening. Deze girorekening wordt handmatig opgeschoond bij een grens van ongeveer €50.000, dit gebeurt ongeveer om de 3 à 4 maanden. De overige rekeningen worden binnenkort gesaneerd.

Betalingsverkeer

Het betalingsverkeer van de Provincie Fryslân loopt zoveel mogelijk via de huisbankier, op dit moment de Friesland Bank. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het electronic banking systeem Multicash. Om geld te innen worden mondjesmaat acceptgiro’s gebruikt, er wordt niet echter niet met acceptgiro’s betaald. Met automatische incasso’s wordt nauwelijks betaald, eigenlijk alleen voor betalingen aan energiebedrijven. Tot slot wordt er nog een klein beetje contant geld gebruikt.

De door de Provincie Fryslân verstuurde facturen krijgen een standaard betalingstermijn van 30 dagen mee. Facturen die door de Provincie Fryslân betaald moeten worden, worden altijd tot de uiterste betaaldatum uitgesteld.

4.8 Portefeuillebeheer Financiering

(24)

niet nodig geweest. De volgende financieringsinstrumenten zijn toegestaan: daggeldleningen, kasgeldleningen, vaste geldleningen, onderhandse leningen, commercial paper, medium term notes en kredietfaciliteit in rekening courant. Financiering gebeurt tot nu toe op basis van totaalfinanciering. Volgens het statuut is projectfinanciering van bijvoorbeeld grote investeringsprojecten toegestaan mits dit voordeliger is dan integrale financiering.

Uitzetting

De uitzettingen van de Provincie Fryslân kunnen opgesplitst worden in uitzettingen vanuit de financieringsfunctie en uitzetting vanuit publieke taak. Eerst worden de uitzettingen van de financieringsfunctie behandeld. Tegenwoordig gebruikt de Provincie Fryslân geen lange termijn uitzettingen meer. Er wordt alleen nog gebruik gemaakt van korte termijn uitzettingen. Toegestane instrumenten voor uitzettingen zijn volgens het statuut: daggeld, deposito’s, spaarrekeningen, obligaties, converteerbare obligaties (waarbij het conversierecht niet wordt uitgeoefend), garantieproducten, medium term notes, commercial paper programs en certificates of deposit. In de praktijk worden echter vooral de rekening-courant en kortlopende deposito’s gebruikt. Vanwege het korte termijnkarakter van deze uitzettingen wordt de kwaliteit van deze uitzettingen niet periodiek gecontroleerd. Vanuit publieke taak heeft de Provincie Fryslân aandelen en achtergestelde leningen bij verschillende bedrijven. De belangrijkste hiervan zijn de aandelen Nuon. Deze aandelen zijn in juni 2006 ondergebracht in de houdstermaatschappij Falcon. Door middel van deze constructie kan de Provincie Fryslân via een kredietfaciliteit van Fortis geld lenen met de aandelen Nuon als onderpand. Van deze kredietfaciliteit is tot nu toe geen gebruik gemaakt. Tot slot heeft de Provincie Fryslân garanties geleverd aan allerlei instellingen. Tegenwoordig zijn ze echter erg terughoudend in het verlenen van deze garanties.

Relatiebeheer

Op het gebied van relatiebeheer geeft het statuut richtlijnen waaraan instellingen moeten voldoen. Zo moeten instellingen minimaal een creditrating A hebben. Instellingen waar mee gehandeld mag worden staan op een shortlist in het statuut. Als er gehandeld wil worden met instellingen die niet vermeld staan op deze shortlist, moet er eerst goedkeuring van Gedeputeerde Staten komen. De relatie met de huisbankier wordt formeel om de 4 jaar beoordeeld. In de praktijk gebeurt dit ongeveer om de 4 à 6 jaar. Er wordt hierbij een set van criteria opgesteld, waarbij naast prijzen ook dienstverlening en goede werking van de betaalsystemen van belang zijn.

4.9 Conclusie

(25)

§5: Treasury bij benchmark organisaties

In deze paragraaf wordt de invulling van de treasuryfunctie bij benchmark organisaties onderzocht. De organisaties zijn uitgekozen op basis van overeenkomsten met de provincie Fryslân. Uit praktische overwegingen zijn kwamen alleen organisaties in de drie noordelijke provincies in aanmerking. De benchmark organisaties zijn de provincie Groningen, de provincie Drenthe, de gemeente Leeuwarden en de gemeente Groningen. De analyse is hetzelfde opgebouwd als de vorige paragrafen. Ook voor deze analyse is gebruikgemaakt van diverse schriftelijke documenten41_{en zijn er interviews gehouden}

met een aantal personen42_{van de benchmark organisaties. De interviews zijn gehouden}

op basis van een algemene vragenlijst43_.

Het treasurybeleid van de Provincie Groningen ligt grotendeels vastgelegd in het Treasurystatuut. Dit statuut is tot nu toe actueel, het is van 2005. Voor de wijzigingen van de wet FIDO, die waarschijnlijk per 1 januari 2009 definitief worden, is al een conceptstatuut klaargemaakt. Het statuut is een dynamisch document in de zin dat het gewijzigd wordt als daar aanleiding voor is, er zit geen vaste vernieuwingsfrequentie aan vast. Het detailleringniveau wordt als prettig ervaren, omdat de regels en richtlijnen duidelijk zijn geformuleerd.

Het treasurybeleid van de Provincie Drenthe is vastgelegd in het Financieringsstatuut van 2005. Op dit moment is er een nieuw statuut opgesteld, maar deze moet nog door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. In principe wordt elke vier jaar het statuut aangepast. Er is in dit geval voor een eerdere vernieuwing gekozen, omdat het statuut te belemmerend werkte. Daarom zijn er zaken uitgehaald om meer handelingsvrijheid te krijgen.

Het treasurybeleid van de Gemeente Leeuwarden is grotendeels vastgelegd in het Financieringsbesluit van 2005. Het huidige besluit is actueel en wordt vernieuwd zodra dit noodzakelijk wordt geacht. Het niveau van detail wordt als prettig ervaren, omdat het duidelijkheid in het handelen geeft.

Het treasurybeleid van de Gemeente Groningen is vastgelegd in het Treasurystatuut en het Handboek Treasury. Het statuut wordt vastgesteld door de Raad en het Handboek door het College. Het statuut is geeft kaders aan en het Handboek geeft een uitgebreidere beschrijving van regels en procedures. Beide documenten zijn actueel en worden elke twee jaar vernieuwd. De huidige documenten zijn geldig van 2008-2009. Het detailleringniveau van het statuut wordt als goed ervaren, het geeft namelijk duidelijke grenzen aan.

5.2 Plaats in de organisatie

Treasury-activiteiten bij de Provincie Groningen zijn ondergebracht in het cluster Financieel Beheer en Informatievoorziening binnen de afdeling Financiën en Control. Er zijn voor treasury-activiteiten een treasurer (0,3 FTE) en een medewerkster treasury (1 FTE). De treasurer monitoort de dagelijkse cash-managementactiviteiten en heeft een adviserende taak met betrekking tot het financieringsbeleid. De medewerkster treasury heeft een uitvoerende rol van treasury-activiteiten.

Bij de Provincie Drenthe is de treasuryfunctie ondergebracht bij Management Ondersteuning. Dat bestaat uit drie teams, waarvan treasury is ondergebracht bij Onderzoek en Advies. Voor de treasurytaken is één treasurymedewerkster van 0,5 FTE.

41_{Zie bijlage 4a}