Bij de Provincie Groningen zijn strakke functiescheidingen vastgelegd op het gebied van uitvoering, autorisatie, administratie en controle. In de praktijk worden deze ook altijd nageleefd. Ook de systemen zijn zo ingericht dat deze scheidingen gewaarborgd zijn. Voor de belangrijkste treasury-handelingen zijn ook procesbeschrijvingen vastgelegd, deze zijn actueel en afgestemd met het statuut. Daarnaast is er voor de vervangers een werkinstructie opgesteld.
Interne controles vinden continue plaats door de inrichting van de werkprocessen. Zo worden elke week dagstaatjes afgevinkt. Tot slot wordt treasury elk jaar in het kader van rechtmatigheid door de externe accountant gecontroleerd.
Functies op het gebied van uitvoering, autorisatie, administratie en controle zijn ook bij de Provincie Drenthe gescheiden. Procesbeschrijvingen op het gebied van treasury zijn vastgelegd en die zijn actueel. Interne controles vinden plaats bij de diverse rapportages. Hierbij wordt veel gecontroleerd in het kader van de rechtmatigheid.
Bij de Gemeente Leeuwarden zijn ook functiescheidingen op het gebied van uitvoering, autorisatie, administratie en controle. Interne controles op treasury-activiteiten worden maandelijks uitgevoerd. Voor de meeste treasury-activiteiten zijn procesbeschrijvingen opgesteld. Deze zijn actueel en zijn op het intranet geplaatst, zodat iedereen deze kan zien. Jaarlijks wordt gecontroleerd of beschrijvingen en handelen overeen zijn gekomen. Ook bij de Gemeente Groningen zijn strakke functiescheidingen op het gebied van uitvoering, autorisatie, administratie en controle. Per kwartaal worden er interne controles uitgevoerd. De rapportages daarvan worden overlegd in het Treasury Overleg. Procesbeschrijvingen op het gebied van treasury zijn vastgelegd in het Handboek Treasury. Daarnaast zijn er nog specifieke instructies die medewerkers op hun pc hebben om anderen te informeren als dat nodig is. Al deze beschrijvingen zijn actueel.
5.6 Risicobeheer
Bij de Provincie Groningen worden renterisico’s op de schuld begrensd tot normen van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast wordt er op basis van een looptijdenanalyse voor gezorgd dat regelmatig beleggingen vervallen. Bij elke nieuwe belegging of lening wordt een analyse gemaakt van de portefeuille en hierbij wordt ook gekeken naar de verwachtingen van de geld- en kapitaalmarkt. Aangezien beleggingen regelmatig vervallen, wordt de portefeuille eigenlijk continue gescreend. Ter beperking van renterisico’s worden geen derivaten gebruikt, omdat deze volgens de medewerkster treasury te duur zijn.
Ter beperking van kredietrisico’s wordt er alleen belegd bij instellingen met minimaal A rating tot 1 jaar en voor looptijden vanaf 1 jaar minimaal AA rating. Verder wordt er gezorgd voor spreiding van de portefeuille over verschillende instellingen.
Ter beperking van koersrisico’s wordt alleen belegd in producten met hoofdsomgarantie. Het interne liquiditeitsrisico wordt beperkt door goed verhandelbare instrumenten te gebruiken en door gebruik te maken van een goede liquiditeitsplanning.
Renterisicobeheer bij de Provincie Drenthe vindt in eerste instantie plaats door het volgen van de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Daarnaast wordt een rentevisie opgesteld en wordt er gekeken naar looptijden, zodat daar spreiding in is. In het kader van renterisicobeheer worden geen derivaten gebruikt.
Kredietrisico’s worden beperkt door alleen te beleggen bij instellingen met minimaal A rating tot 1 jaar en voor looptijden vanaf 1 jaar minimaal AA rating. Ook mag er maximaal 33,33% belegd worden bij één individuele partij. In het nieuwe statuut worden deze regels iets versoepeld.
Koersrisico’s worden beperkt door uitsluitend te beleggen in producten die conform de wet FIDO zijn toegestaan. Belangrijk hierbij is de hoofdsomgarantie.
Het interne liquiditeitsrisico wordt beperkt door te zorgen voor een juiste planning van inkomsten en uitgaven.
Het renterisicobeheer van de Gemeente Leeuwarden krijgt vorm in het navolgen van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast worden verder geen andere instrumenten gebruikt in het kader van renterisicobeheer. Koersrisico wordt gelopen bij het aankopen van aandelen uit publieke taak en is daarom een bevoegdheid van de Raad.
Kredietrisico’s worden beperkt door middelen slechts uit te zetten bij volgens het bestuur aangewezen kredietwaardige partijen. Ook wordt niet meer dan 50% van belegde middelen korter dan één jaar bij één bepaalde tegenpartij belegd, tenzij de tegenpartij gewaardeerd is met de hoogste korte termijn rating.
In het kader van risicobeheer heeft de Gemeente Groningen diverse richtlijnen en limieten opgesteld. Naast de wettelijk voorgeschreven kasgeldlimiet en renterisiconorm, hanteert de Gemeente Groningen een lange en korte mismatch-limiet. De korte mismatch-limiet is het bedrag waarmee de lange financieringsbehoefte gedekt mag worden met korte middelen. De lange mismatch-limiet is het bedrag waarmee de korte
financieringsbehoefte gedekt mag worden met lange middelen. Naast deze limieten worden er ook gekeken naar looptijden om een goede spreiding in de portefeuille te krijgen. In het kader van risicobeheer mogen ook derivaten gebruikt worden. In de praktijk worden die echter niet gebruikt, omdat het veel tijd kost om deze te beheersen. Ter beperking van kredietrisico’s wordt er alleen belegd bij instellingen met minimaal A rating tot 1 jaar en voor looptijden vanaf 1 jaar minimaal AA rating. Koersrisico’s worden beperkt door het volgen van de regels van de wet FIDO.
5.7 Kasbeheer
Het betalingsverkeer van de Provincie Groningen vindt hoofdzakelijk plaats via een rekening bij de ABN AMRO. Naast deze rekening zijn er nog twee Postbankrekeningen waar onder andere salarisbetalingen en machtigingen plaatsvinden. Tussen deze rekeningen wordt saldobeheer gedaan waarbij het uiteindelijk de bedoeling is dat het saldo van de ABN AMRO rekening ongeveer nul is. Hiervoor wordt dagelijks geld overnight weggezet of aangetrokken.
Instrumenten die gebruikt worden bij het betalingsverkeer zijn vooral electronic banking en internet bankieren. Er zijn enkele automatische incasso’s afgegeven, maar er wordt niet mee geïnd. Acceptgiro’s worden niet uitgeven. Betalingen worden niet uitgesteld tot de uiterste betaaldatum. Het is de bedoeling dat het in de toekomst wel gaat gebeuren. De Provincie Drenthe gebruikt voor het betalingsverkeer diverse betalingsrekeningen. Zo heeft zij twee hoofdrekeningen bij de ABN AMRO en een parkeerrekening bij deze instelling. Daarnaast nog rekeningen bij de Postbank en bij de BNG. Elke maand worden de rekeningen automatisch afgeroomd en overgeboekt naar de hoofdrekening van de ABN AMRO.
Voor het betalingsverkeer worden electronic banking en internet bankieren gebruikt. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van automatische incasso’s en acceptgiro’s. Betalingen worden over het algemeen uitgesteld tot de uiterste betaaldatum.
De Gemeente Leeuwarden gebruikt voor het betalingsverkeer rekeningen bij drie verschillende banken. Er zijn drie rekeningen voor bij de huisbankier BNG, één rekening bij de Friesland Bank en één rekening bij de Postbank. De rekeningen bij de BNG vallen onder een rentecompensabel stelsel. Periodiek worden deze rekeningen handmatig afgeroomd naar de hoofdrekening.
Voor het innen van vorderingen gebruikt de gemeente zowel automatische incasso’s als acceptgiro’s. Daarnaast wordt voor het betalingsverkeer BNG Betalingsverkeer gebruikt. Betalingen worden in principe uitgesteld tot de uiterste betaaldatum, maar betalingen onder de €500 worden gelijk betaald.
De Gemeente Groningen heeft zoals gezegd een stelsel van interne rekeningcouranten. Het stelsel kent vier groepen rekeningen, namelijk exploitatie, investeringen, kapitaalverstrekking en reserves en voorzieningen. Dit stelsel is gekoppeld aan de rekeningen bij de BNG. Alle rekeningen bij de BNG vallen onder een rentecompensatie-pakket. Verder heeft de Gemeente Groningen een stelsel rekeningen bij de ABN AMRO. Hiervoor zijn geldmarktconforme afspraken gemaakt. Tot slot zijn er nog een aantal Postbankrekeningen, maar het resterende saldo op die rekeningen wordt automatisch overgeboekt naar de BNG.
Bij het betalingsverkeer worden electronic banking, internet bankieren, automatische incasso’s en acceptgiro’s gebruikt. Het beheer van het betalingsverkeer gebeurt door de afdeling Treasury, de uitvoering gebeurt decentraal bij de diensten.
5.8 Portefeuillebeheer
Op het gebied van korte termijn financiering gebruikt de Provincie Groningen vooral de rekening-courant en callgeld. Voor lange termijn financiering worden nog vaste
geldleningen uit het verleden gebruikt. Voor de financiering wordt altijd gewerkt met totaalfinanciering.
Voor korte termijn uitzettingen worden callgeld en de rekening-courant gebruikt. Daarnaast worden deposito’s gebruikt. Voor lange termijn uitzettingen worden onderhandse leningen, garantieproducten en obligaties gebruikt. Deze instrumenten zijn in praktijk nog steeds in de portefeuille. Daarnaast zijn er nog uitzettingen uit hoofde van publieke taak, het gaat hierbij om deelnemingen en achtergestelde leningen bij diverse organisaties. Ratings van uitzettingen worden geregeld gevolgd, dat is een continu proces. Naast de rating wordt de outlook ook meegenomen in de beoordeling.
Relaties met financiële instellingen worden beoordeeld op basis van ervaringen.
Voor korte termijn financiering gebruikt de Provincie Drenthe de rekening-courant faciliteit. Daarnaast wordt er geen korte termijn financiering gebruikt. Voor lange termijn financiering zijn gewone leningen opgenomen bij diverse banken. Financiering bij de Provincie Drenthe vindt plaats op basis van totaalfinanciering.
Voor korte termijn uitzettingen worden de rekening-courant en deposito’s gebruikt. De deposito’s hebben hierbij meestal een looptijd van ongeveer 4 à 5 maanden. Lange termijn uitzettingen zijn er in de vorm van rentefondsen. Deze hebben een onbepaalde looptijd, maar er kan elke maand uitgestapt worden. De ratings van instellingen waar uitzettingen zijn worden bij elke rapportage gecontroleerd.
De relatie met de huisbankier wordt in principe elke vier jaar beoordeeld. Criteria die hierbij gehanteerd worden zijn de kosten, of de bank meedenkt, of de bank met goede producten komt en of de bank productief is.
Voor de korte termijn financiering gebruikt de Gemeente Leeuwarden een pakket van de BNG waarin in elk geval de volgende producten zijn opgenomen: rekening-courant faciliteit, kasgeldlening en callgeld. Voor lange termijn financiering worden over het algemeen 10 jarige lineaire geldleningen gebruikt, rekeninghoudend met de renterisiconorm. Financiering vindt plaats op basis van totaalfinanciering.
Voor uitzettingen op korte termijn worden dezelfde producten gebruikt als bij korte termijn financiering. Voor lange termijn uitzettingen worden vooral deposito’s gebruikt bij banken die de betreffende rating hebben. De kwaliteit van uitzettingen wordt verder niet specifiek periodiek beoordeeld.
Relaties met financiële instellingen worden beoordeeld op basis van ervaringen.
De Gemeente Groningen gebruikt voor korte termijn financiering vooral de rekening-courant faciliteit. In het verleden werd er wel callgeld aangetrokken, maar nu er een geldmarktconforme rekening-courant faciliteit is, is dat niet meer nodig. Voor lange termijn financiering worden vaste geldleningen met een lange looptijd gebruikt, dat is meestal 10 jaar, maar soms ook 30 jaar als dat goedkoop is. Financiering vindt plaats op basis van totaalfinanciering. Projectfinanciering vindt alleen plaats als dat goedkoop is. Voor korte termijn uitzettingen worden meestal deposito’s gebruikt, deze hebben meestal een looptijd van ongeveer 3 maanden. Lange termijn uitzettingen worden niet gedaan, omdat de planningshorizon ook maar een jaar is. Geld dat uitgeleend wordt aan derden, wordt tegelijk ook aangetrokken, zodat dat gematched is. De kwaliteit van alle uitgeleende geldleningen wordt hierbij jaarlijks getoetst.
Met de financiële instellingen waar de Gemeente Groningen een relatie mee onderhoudt, vindt jaarlijks een evaluatiegesprek plaats. Tot nu toe is er nog niet onderzocht of er mogelijk overgestapt moet worden naar een nieuwe huisbankier, maar daar wordt de komende jaren wel een keer naar gekeken.
§6: Conclusies & aanbevelingen
Aan het begin van deze scriptie is de vraagstelling van dit onderzoek geformuleerd. De volgende drie vragen stonden centraal:
1. Wat voor invulling behoort de treasuryfunctie te hebben volgens de literatuur? 2. Hoe is de treasuryfunctie ingevuld bij de benchmark organisaties?
3. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de huidige treasury bij de Provincie Fryslân en de treasuries genoemd onder vraag 1 en 2?
In deze paragraaf zullen de antwoorden op deze drie vragen volgen. Eerst zal de literatuur behandeld worden. Daarna zullen de invulling van de treasury-functie bij benchmark organisaties en de belangrijkste verschillen tussen deze organisaties en de Provincie Fryslân in zijn geheel behandeld worden. Het tweede deel van deze paragraaf bestaat uit aanbevelingen. Deze zijn opgesplitst in aanbevelingen voor de Provincie Fryslân en aanbevelingen voor de wetenschap.
Conclusies
Op basis van de literatuur kan geconcludeerd worden dat binnen de treasury-activiteiten, vooral op het gebied van risicobeheer en portefeuillebeheer, weinig bewegingsvrijheid is door de wet FIDO. Bij het kasbeheer is vooral een efficiënte inrichting van het betalingsverkeer en goed saldobeheer van de belang. Belangrijk voor de uitvoering van de treasury-activiteiten zijn de enablers. Zo moet treasury een plaats krijgen in de organisatie en moet er voldoende gekwalificeerd personeel zijn. Om treasury-activiteiten te controleren en te beheersen moet er goede informatievoorziening zijn en moeten tevens geformuleerde doelstellingen gemeten worden. Tot slot is de AO/IC van belang om de interne uitvoeringsrisico’s van treasury te beheersen. Deze enablers worden vastgelegd in het treasurybeleid.
Het Treasurybeleid bij de Provincie Fryslân is vastgelegd in het Treasurystatuut van 2005. Het statuut is op dit moment voldoende actueel om mee te werken, maar een aantal zaken zijn achterhaald. Verder zijn veel zaken in het statuut zeer gedetailleerd geformuleerd, waardoor actualisatie vaker nodig is. Bij de benchmark organisaties wordt het detailleringniveau van hun statuten als goed ervaren. De vernieuwingsfrequentie van het statuut (elke vier jaar) komt overeen met die van de Provincie Drenthe, maar bij Gemeente Groningen gebeurt dit zelfs elke twee jaar. Bij de overige organisaties wordt het statuut veranderd als dit nodig is.
Treasury-activiteiten zijn bij de Provincie Fryslân centraal ondergebracht bij de afdeling Financiën. Deze centralisatie van de treasury-functie komt overeen met die van de benchmark organisaties. Het aantal FTE’s dat met de treasury-functie gemoeid is ligt tussen de 0,6 FTE (Provincie Drenthe) en de 4,6 FTE (Gemeente Groningen). Er blijkt dus een aanmerkelijk verschil in formatie te zitten. De 0,6 FTE bij de Provincie Drenthe lijkt eigenlijk te weinig te zijn, maar om daar een gefundeerd oordeel over te geven ligt buiten het bereik van dit onderzoek. Het grote aantal FTE’s bij de Gemeente Groningen kan deels verklaard worden door het interne rekening-courant systeem, hiervoor is extra mankracht nodig. De Provincie Fryslân zit met 1,5 FTE in de buurt van het aantal FTE’s van de Gemeente Leeuwarden (1 FTE) en de Provincie Groningen (1,3 FTE).
De doelstellingen van de treasury-functie van de Provincie Fryslân blijken in grote mate overeen te komen, met die van de benchmark organisaties. De belangrijkste zijn: minimalisatie van rentekosten, maximalisatie van renteopbrengsten en zoveel mogelijk beperking van risico’s. Bij het meten van de treasury-resultaten worden over het algemeen bij de Provincie Fryslân en bij de benchmark organisaties vooral renteresultaten gemeten.
Op het gebied van informatievoorziening krijgt de verantwoordingsrapportage bij zowel de Provincie Fryslân als de benchmark organisaties plaats in de financieringsparagraaf van de jaarrekening. Op het gebied van operationele informatievoorziening wordt er bij de Provincie Fryslân vooral informatie uitgewisseld in de treasurywerkgroep. Een belangrijk onderdeel hiervan is de liquiditeitsplanning voor het lopende jaar. De betrouwbaarheid van deze planning neemt steeds meer toe, maar het is nog lastig om juiste informatie te krijgen, vooral op gebied van investeringen. Dit blijkt over het algemeen ook het geval te zijn bij de benchmark organisaties.
Bij de benchmark organisaties blijkt wel dat er over het algemeen meer rapportages plaatsvinden, zo heeft de Provincie Groningen kwartaalrapportages en weekoverzichten. De Gemeente Groningen heeft maandelijkse rapportages. Bij de overige benchmark organisaties wordt naast de rapportages in begroting, jaarrekening en tussenrapportages, weinig aan treasury-rapportages binnen de organisatie gedaan.
Op het gebied van AO/IC is bij de Provincie Fryslân de mandatering en functiescheiding aanwezig. Dit is ook het geval bij de benchmark organisaties. Actuele procesbeschrijvingen op het gebied van treasury zijn niet aanwezig bij de Provincie Fryslân. Bij de benchmark organisaties zijn deze procesbeschrijvingen over het algemeen beter geregeld. Zo heeft de Gemeente Leeuwarden de procesbeschrijvingen vastgelegd en gepubliceerd op het intranet, zodat iedereen daar inzicht in heeft.
Renterisico’s worden bij de Provincie Fryslân in eerste instantie beheerst door het volgen van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Aangezien dit voorgeschreven is in de wet FIDO, is het logisch dat dit ook het geval is bij de benchmark organisaties. Daarnaast probeert de Provincie Fryslân de renterisico’s te beperken door te streven naar een stabiel rentelastenniveau en door de portefeuille zo samen te stellen dat regelmatig beleggingen / leningen vervallen. Deze looptijdenanalyses worden ook toegepast bij de benchmark organisaties. Alleen de Gemeente Groningen voegt daar nog andere limieten aan toe, namelijk de korte en lange mismatchlimiet. Ter beperking van renterisico’s worden derivaten niet of nauwelijks gebruikt bij de benchmark organisaties. Tot nu toe is dit ook het geval bij de Provincie Fryslân.
Kredietrisico’s worden bij de Provincie Fryslân beperkt door te beleggingen bij instellingen met een A rating en het volgen van de regels in de wet FIDO. Bij de benchmark organisaties zijn deze normen strenger. Hierbij moeten over het algemeen voor uitzettingen tot 1 jaar de instellingen een A rating hebben, en voor langer dan 1 jaar een AA rating. De overige risico’s worden beperkt door het volgen de regels van de wet FIDO, dit geldt voor zowel de Provincie Fryslân als de benchmark organisaties.
De rekeningstructuur bij de Provincie Fryslân komt in grote mate overeen met de benchmark organisaties. Er zijn namelijk een beperkt aantal rekeningen. Saldobeheer bij de Provincie Fryslân tussen rekeningen wordt handmatig gedaan, dit is ook het geval bij de Gemeente Leeuwarden. Bij de anderen wordt dit saldobeheer tussen verschillende rekeningen automatisch gedaan. Ook hebben de benchmark organisaties over het algemeen een rentecompensatiesysteem tussen de hoofd- en nevenrekeningen. Dit is bij de Provincie Fryslân niet het geval. Aangezien de nevenrekeningen bij de Provincie Fryslân een marginaal bestaan leiden, is hier ook geen noodzaak toe.
Instrumenten bij het betalingsverkeer bij benchmark organisaties komen over het algemeen overeen met de gebruikte instrumenten bij de Provincie Fryslân. Over de betaaldatum zijn er verschillen tussen Provincie Fryslân en benchmark organisaties. De Provincie Fryslân betaalt namelijk op de uiterste betaaldatum. Bij de Provincie Groningen worden betalingen zo spoedig mogelijk betaald en bij de Gemeente Leeuwarden worden de betalingen onder de €500 gelijk betaald.
Voor korte termijn financiering van de Provincie Fryslân wordt vooral callgeld en de rekening courant faciliteit gebruikt. Dit komt overeen de gebruikte instrumenten bij de benchmark organisaties. Lange termijn financiering is tot nu toe nog niet nodig geweest bij de Provincie Fryslân, bij benchmark organisaties worden vooral vaste geldleningen
gebruikt. Financiering gebeurt bij zowel de Provincie Fryslân als bij de benchmark organisaties over het algemeen op basis van totaalfinanciering.
Op het gebied van uitzettingen worden alleen korte termijn deposito’s gebruikt, daarnaast heeft de provincie Fryslân nog diverse uitzettingen vanuit de publieke taak. Dit komt over het algemeen overeen met de benchmark organisaties. De Provincie Groningen gebruikt echter ook nog onderhandse leningen, garantieproducten en obligaties voor lange termijn uitzettingen.
Het beoordelen van financiële instellingen, in het kader van de selectie huisbankier, gebeurt bij de Provincie Fryslân om de 4 à 6 jaar. Voor deze beoordeling wordt een set van criteria opgezet. Bij de benchmark organisaties is over het algemeen geen vaste beoordelingsfrequentie van de huisbankier. Beoordeling vindt bij de benchmark organisaties over het algemeen plaats op basis van ervaringen.
Aanbevelingen voor Provincie Fryslân
Op het gebied van treasurybeleid zou het statuut geactualiseerd kunnen worden. Nieuwe ontwikkelingen zouden daarin verwerkt kunnen worden. Het statuut zou dan gemaakt kunnen worden op basis van kaders en hoofdlijnen, dus het kan minder details bevatten.