Algemeen bestuur
Vergadering 4 oktober 2018
Agendapunt 4.2
Onderwerp Inventarisatie overheadkosten VT en GGD en voorzet voor plan van aanpak om deze terug te dringen
Korte samenvatting onderwerp:
In de AB-vergadering van 28 juni jl. is afgesproken dat er op verzoek van het AB een inventarisatie geleverd wordt van de overheadkosten van Veilig Thuis en van de gehele GGD en een plan van aanpak voor het terugbrengen van deze overheadkosten, zowel voor Veilig Thuis als ook voor de gehele GGD.
Het verzoek van het AB is mede tot stand gekomen door de oplopende kosten van Veilig Thuis. In de analyse van Q-consult is als oorzaak onder andere aangegeven dat de indirecte kosten van VT hoger waren dan bij andere VT-organisaties.
Het DB heeft dit punt ter hand genomen en in de DB-vergaderingen van 5 juli en 13 september jl.
uitgebreid gesproken over de beeldvorming t.a.v. de overhead.
Naar aanleiding van deze beeldvorming is:
- voor VT een werkgroep met financiële en inhoudelijke ambtenaren gevormd.
Deze werkgroep heeft als doel om met elkaar belangrijke vraagstukken te bespreken en te begrijpen. Daarmee voorkomen we verrassingen en kunnen we toekomstige positieve en negatieve kostenontwikkelingen beter onderbouwen en meer inzichtelijk maken.
- voor de GGD breed een analyse uitgevoerd op de overhead en een voorzet voor een plan van aanpak gepresenteerd hoe we verder willen gaan om onze overhead waar mogelijk te
beperken (zie onder en de bijlage).
In de bijlage werken we deze analyse op de overhead uit. De analyse hebben we vanuit drie bronnen uitgevoerd, te weten:
- Benchmark op basis van begroting 2019 met andere GGD’en - Benchmark GGD GHOR Nederland op HRM, F&C, management
- Ontwikkeling lasten eigen GGD op huisvesting en overhead van 2015-2019.
In het navolgende geven we een beeld van de conclusies en een voorzet voor een plan van aanpak.
Analyse overhead Veilig Thuis
Specifiek aandachtspunt zijn de indirecte kosten voor Veilig Thuis. Q-consult heeft aangegeven dat de indirecte kosten hoog zijn. Hoe kan dat?
- in de methode van Q-consult wordt een aantal kosten zoals inhuur van flexibel personeel en het routeeroverleg als overhead gekenmerkt. Kosten die wij als direct productief beschouwen.
- Ook heeft de inhuur van een extra directeur en manager bijgedragen aan een hogere overhead. Per 1 juli jl. worden deze kosten niet meer gemaakt.
Als bovenstaande punten worden meegenomen, dan is de conclusie dat de indirecte kosten van Veilig Thuis Gelderland-Zuid vergelijkbaar zijn met die van andere VT-organisaties.
Analyse overhead
In de analyse van de overhead liggen de drie verschillende bronnen qua conclusies dicht bij elkaar.
Onze overheadkosten liggen op of onder het gemiddelde van de andere GGD’en.
Ondanks de conclusie dat we gemiddeld “redelijk tot goed scoren” blijft een gemiddelde overhead van circa 22-24% een belangrijke kostenpost. In het navolgende geven we ons plan van aanpak hoe we deze kosten terug willen brengen.
Tegelijkertijd is het belangrijk om aan te geven dat indirecte kosten nodig zijn om het primaire proces goed te ondersteunen. Investeren in o.a. communicatie, automatisering, kwaliteitsbeheer (HKZ), informatiebeveiliging en huisvesting zijn voor ons belangrijke instrumenten om onze primaire productie soepel te laten lopen.
De GGD is ook geen eenvoudige organisatie. Wij zijn een publieke organisatie met complexe productieprocessen waarin we dagelijks werken met veelal kwetsbare burgers. Zij mogen ervanuit gaan dat ze te allen tijde accurate informatie krijgen via welk communicatiekanaal dan ook, dat we zeer voorzichtig omgaan met hun persoonlijke gegevens, dat ze in een veilige en afgeschermde omgeving worden geholpen etc.
Voorzet voor Plan van aanpak
Overhead is een integraal onderdeel van onze organisatie. We hebben een aantal trajecten ingezet waardoor we overhead verder kunnen optimaliseren. Optimaliseren betekent enerzijds kosten terug brengen van onze huidige taken binnen de overhead. Anderzijds waar mogelijk kwaliteit verhogen met, indien nodig, extra investeren in de overhead om niet doelmatige inzet van duurder personeel te voorkomen.
1) De afgelopen maanden hebben we in samenwerking met de VRGZ onderzoek gedaan naar de dienstverlening vanuit de VRGZ. Daarbij blijkt dat we als GGD op dit moment per jaar voor circa € 200.000 meer diensten afnemen dan waar we voor betalen. In onze marap geven we aan hoe we dit financieel gezien verder afhandelen (zie agendapunt 4.1).
Het inhoudelijke vervolg van dit traject is dat we in de komende maanden per bedrijfsvoeringsteam gaan analyseren wat de diensten voor de GGD zijn, welke
kwaliteitseisen we daaraan stellen en hoe de ureninzet bij de VRGZ voor die diensten kan worden teruggebracht.
2) Overhead is een integraal onderdeel van onze organisatie. Zoals hiervoor gezegd essentieel om onze primaire processen goed te laten draaien. De komende maanden gaan we GGD- breed, onder begeleiding van het bureau ‘de Organisatieontwerpers’, een traject in om te bekijken of en zo ja op welke manier we onze organisatie beter kunnen (her-)inrichten.
Naast een nog meer flexibele, projectgerichte inzet waarbij de verschillende kennis en kunde in samenhang wordt benut, is het doel om als organisatie zeker niet duurder, maar waar mogelijk goedkoper te werken. Dat geldt ook voor de overhead zowel binnen de GGD- organisatie als het deel van de diensten dat door de VRGZ wordt geleverd.
3) Een deel van onze mensen wordt nu op basis van de BBV systematiek 100% toegerekend aan de overhead, terwijl zij deels taken hebben in het primaire proces. Denk bijvoorbeeld aan secretarieel medewerkers die administratieve taken zijn gaan doen om hoger
ingeschaalde medewerkers te ontlasten. Dat speelt o.a. bij VT en JGZ. Daarnaast is ook een deel van het werk van de teammanagers uitvoerend. We zullen de mogelijkheden onderzoeken om alsnog tot een meer zuivere toerekening te kunnen komen. O.a. kan dat betekenen dat mensen voor een deel van hun uren een ander arbeidscontract moeten krijgen.
4) Door integratie van o.a. het HRM- en financieel pakket zijn er minder handmatige handelingen nodig en is een belangrijke slag te maken in de kwaliteitsverbetering van managementinformatie. En wat waarschijnlijk leidt tot minder overhead. Dit is overigens een traject van langere duur. Het nieuwe systeem waarvoor de aanbesteding nu loopt, zal pas 1 januari 2020 operationeel worden.
Het Dagelijks Bestuur heeft in de vergadering van 13 september jl. de DPG de opdracht gegeven om, n.a.v. bijgaande analyse en voorzet voor plan van aanpak (zie boven), acties in te zetten om bedrijfsprocessen en overhead te optimaliseren en om deze acties te monitoren en het DB 14 maart 2019 hierover te rapporteren.
Voorstel te beslissen:
1) Kennis nemen van de analyse van de overhead.
2) Kennis nemen van de voorzet voor een plan van aanpak om de overhead te optimaliseren.
3) Kennis nemen van de opdracht die het DB 13 september jl. heeft gegeven aan de DPG om, n.a.v. bijgaande analyse en voorzet voor plan van aanpak, acties in te zetten om
bedrijfsprocessen en overhead te optimaliseren en om deze acties te monitoren en het DB 14 maart 2019 hierover te rapporteren.
4) Instemmen dat het DB het AB informeert in de vergadering van 4 april 2019 over de stand van zaken m.b.t. de ingezette acties om de bedrijfsprocessen en overhead te
optimaliseren.
