p r o t o c o l
Vervoersregeling
Inhoud
1. Vervoersbeleid 1
2. Wagenpark 2
3. Fiets 4
4. Carpoolen 5
5. Woon-werkverkeer 6
6. Parkeren locaties Mansveld Expotech 7
Bijlage 1. Autoregeling 8
1. Algemene bepalingen 8
2. Toekenning, wijziging en beëindiging 11
3. Bestelling 16
4. Uitrusting auto en accessoires 18
© Vervoersregeling Mansveld Expotech | Versie 1 | april 2014
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 1
1. Vervoersbeleid
1.1 Waarom beleid?
Vervoersmobiliteit heeft directe invloed op het primaire proces, gaat met hoge kosten gepaard en beïnvloedt de prijs aan en de kwaliteit voor de klant. Daarnaast heeft vervoersmobiliteit raakvlakken met maatschappelijk verantwoord ondernemen, imago en arbeidsvoorwaarden.
Door het formaliseren van een beleid over duurzame vervoersmobiliteit, willen we bereiken dat er eenduidigheid en duidelijkheid is voor alle betrokkenen in en buiten de organisatie waardoor zij duurzaam en kostenbewust met vervoersmobiliteit om zullen gaan.
1.2 Definitie
Duurzame vervoersmobiliteit is mobiliteit dat aandacht heeft voor begrippen als bereikbaarheid, billijkheid, economisch welzijn, gezondheid en veiligheid, efficiënt gebruik van ruimte en
natuurlijke hulpmiddelen.
1.3 Doelstellingen vervoersmobiliteit
Het beleid VERVOERSMOBILITEIT bestaat uit de volgende onderdelen:
Wagenpark Fiets
Openbaar vervoer Carpoolen
Woon/werkverkeer
Met deze onderdelen sturen we op slimmer en duurzamer omgaan met mobiliteit.
In de komende jaren richten we ons op het vergroenen van de vervoersmobiliteit door:
Stimuleren aanschaf energiezuinige auto’s.
Het stellen van grenzen aan de maximum uitstoot van auto’s.
Principes van het nieuwe rijden onder de aandacht brengen.
Zuiniger rijden en goedkoper tanken te bevorderen.
Kilometers terug te brengen door een gecontroleerde inzet van ‘slimme middelen’ als videoconferencing, thuiswerken (beleid nader te ontwikkelen), andere vervoersmiddelen kiezen, carpoolen.
1.4 Uitgangspunten
Het eerste uitgangspunt van dit duurzame vervoersmobiliteitsbeleid is dat de medewerk(st)er zelf verantwoordelijk is voor (de organisatie van) vervoer naar de werkplek. Het tweede uitgangspunt is dat we bedrijfsmiddelen op de meest efficiënte en effectieve wijze inzetten.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 2
2. Wagenpark
2.1 Visie wagenpark
Mansveld Expotech biedt de medewerk(st)er in principe een passende oplossing voor zijn mobiliteit tijdens de werktijden waarbij economische en marktconforme randvoorwaarden gelden. Een medewerk(st)er kan vanwege de aard van de uit te voeren werkzaamheden een (lease)auto van de zaak toegekend krijgen en/of op grond van zijn arbeidsovereenkomst.
De medewerk(st)er die geen auto van de zaak toegekend heeft gekregen, dient voor zakelijke kilometers in eerste instantie gebruik te maken van op dat moment een beschikbare bedrijfsauto. Indien dit niet mogelijk is, gebruikt de medewerk(st)er in overleg zijn eigen auto.
Voor zover dit redelijkerwijze in de kofferbak past, dienen eventueel noodzakelijke gereedschappen te worden meegenomen.
Dit beleid wordt vertaald naar een gebruikersinstructie voor de berijders en is hiermee gelijk aan een werkafspraak.
2.2 Wagenparkbeheer
Functie Verantwoordelijkheid Bereikbaarheid
Directeur
Richard Kluijtmans Budgetverantwoordelijk 06-53582627 Inkoper
Patrick Schenkelaars
Contractbeheer
Uitvoering 040-2591028
Manager P&O Sebastiaan Lem
Wagenparkbeheer Budgethouder
Administratieve organisatie
020-3128004 Salarisadministrateur
Peter van Duin Salarisverwerking 020-3128042
2.3 Financieringsvorm wagenpark Mansveld Expotech Geen eigen financiering van wagenpark.
Geen economisch eigenaar van auto’s . Keuze voor leasing.
2.4 Calculatievorm
Gesloten calculatie.
Calculatie leasenormbedrag inclusief verzekering.
Leasenormbedrag exclusief winterbanden en handsfree set.
Niet opgenomen in werkelijke leasebedrag:
Brandstof / elektrisch (via een brandstofpas) Vervangend vervoer (<24 uur)
Autowassen 2.5 Partnership
Mansveld Expotech maakt gebruik van de Leasemaatschappijen (Multi vendor partnership) waarmee DGC een raamovereenkomst is aangegaan. De afweging voor welke
leasemaatschappij vindt plaats op basis van een gelijkwaardige offerte bij minimaal 2 leasemaatschappijen waarbij de keuze valt voor de tijdens de gehele looptijd economisch meest voordelige offerte. Mansveld Expotech heeft een full operations leasecontract met de Leasemaatschappij.
2.6 Budget
Het budget voor wagenpark is een strategische budget. Jaarlijks dient wagenparkbeheer een begroting voor het budget op basis van ROB voor wagenpark in bij de directie. Dit budget bevat de volgende onderdelen:
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 3 Lopende leasecontracten.
Vervangend vervoer.
Brandstof-/elektriciteitskosten.
Inrichten en belettering nieuwe auto’s.
Reservering nieuwe auto bij vacatures of functiewijzigingen.
Eigen risico van schadeverzekering.
Tijdelijk vervoer.
Aanschaf navigatiesysteem indien er geen mogelijkheid is tot gebruik van een app voor navigatie.
De jaarlijks door de directie goedgekeurde begroting vorm het uitgangspunt voor het aangaan van leasecontracten.
2.7 Merkkeuze
De gehanteerde merken zijn:
Audi Citroen Ford Mitsubishi Opel Peugeot Renault Seat Skoda Toyota Volkswagen Volvo
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 4
3. Fiets
3.1 Fiets van de zaak
Met als doel het fietsgebruik in het woon-werkverkeer te stimuleren, wil Mansveld Expotech medewerk(st)ers een “fiets van de zaak” aanbieden.
Met deze Fietsregeling hebben zij de mogelijkheid om op een fiscaal vriendelijke manier een nieuwe fiets, inclusief evt. verzekering aan te schaffen.
Deze regeling zal veranderen met de komst van de nieuwe fiscale werkkostenregeling.
De voordelen van de fiets van de zaak zijn:
De fiets is vriendelijker voor het milieu dan de auto.
De fiets levert een bijdrage aan de oplossing van het fileprobleem.
De fiets biedt een oplossing voor de parkeerproblematiek bij het bedrijf.
Fietsen is gezond voor de medewerk(st)ers en levert een bewezen bijdrage aan de arbeidsproductiviteit en terugdringing van het ziekteverzuim.
Het aanbieden van "de fiets van de zaak" is voor veel werkgevers een interessante secundaire.
De fiets van de zaak is een extra arbeidsvoorwaarde.
3.2 Deelname
Medewerk(st)ers die aan de gestelde criteria voldoen, kunnen aan de Fietsregeling deelnemen door het invullen en ondertekenen van het ‘Aanvraagformulier deelname Fietsregeling en het document ‘Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst’. Beide zijn bij P&O verkrijgbaar.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 5
4. Carpoolen
4.1 Carpoolvoorwaarden
Een medewerk(st)er dient voor de organisatie van zijn eigen vervoer, zelf te regelen dat hij met collega’s meerijdt.
Indien hiervoor een auto van de zaak gebruikt wordt, mag de medewerk(st)er die meerijdt geen woon/werkverkeer declareren.
Indien hiervoor privévervoer wordt, gebruikt dan regelen de medewerk(st)ers onderling de vergoeding van de reiskosten.
Mansveld Expotech kan vanwege de afstand standplaats / project besluiten om zakelijk vervoer ter beschikking te stellen.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 6
5. Woon-werkverkeer
5.1 Voorwaarden
1. Uitgangspunt is dat de medewerk(st)er zelf verantwoordelijk is voor zijn dagelijks af te leggen woon-werkverkeer en vrij is in het kiezen van de woonplaats;
2. Uit oogpunt van bedrijfsbelang en afhankelijk van de functie kan Mansveld Expotech de medewerk(st)er verzoeken om binnen een redelijke termijn (daarbij is de norm maximaal 2 jaar) - en met inachtneming van eventuele bijzondere persoonlijke omstandigheden - na de functiewisseling, indiensttreding of standplaatswijziging van woonplaats te veranderen.
3. Hierin volgt Mansveld Expotech het overheidsbeleid dat er op gericht is om het woon- werkverkeer zoveel als mogelijk te beperken teneinde het milieu te ontlasten. De overheid heeft voor het woon-werkverkeer een norm vastgesteld van 30 kilometer enkele reis.
4. Voor een vergoeding van de kosten woon-werkverkeer kan de werknemer een beroep doen op de regeling woon-werkverkeer;
5. Het vergoeden van de kosten voor woon/werkverkeer is gebaseerd op fiscale regelgeving.
Mansveld Expotech vergoedt de kosten van woon/werkverkeer met een maximum van 50 km enkele reis / 100 km retour waarbij de snelste route geldt.
6. De berekening van het aantal kilometers vindt plaats met behulp van ANWB route planner.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 7
6. Parkeren locaties Mansveld Expotech
6.1 Woon-werkverkeer
Degenen die met de auto naar het werk komen, maar gedurende de dag die auto niet nodig hebben, zouden kunnen overwegen om niet met eigen auto naar het werk te komen, maar op andere manieren zoals:
fiets
scooter/ brommer openbaar vervoer
carpoolen met een collega.
6.2 Fiets / brommer
Voor medewerk(st)ers die met de fiets of brommer naar het werk komen, heeft Mansveld Expotech faciliteiten die per locatie zijn bepaald.
6.3 Afspraken parkeerreglement nakomen
De parkeerplaatsen bij Mansveld Expotech kunnen optimaal worden benut als iedereen zich netjes houdt aan de afspraken die daaromtrent per locatie zijn bepaald.
Een essentieel aspect van een goede en veilige doorstroming van het verkeer op de parkeerplaats is het te allen tijde aanpassen van de snelheid.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 8
Bijlage 1. Autoregeling 1. Algemene bepalingen
1.1 Toepassing
Deze Autoregeling heeft tot doel afspraken te maken tussen Mansveld Expotech en zijn medewerk(st)ers omtrent de toekenning en het gebruik van een auto (hierna: de auto), die aan een medewerk(st)er ter beschikking kan worden gesteld.
Deze Autoregeling is van toepassing op alle medewerk(st)ers van Mansveld Expotech:
1. met wie schriftelijk is overeengekomen dat voor de uitoefening van de functie een auto ter beschikking wordt gesteld en
2. aan wie daadwerkelijk een auto ter beschikking is of wordt gesteld.
Onder de Leasemaatschappij wordt verstaan een auto leasemaatschappij met welke Mansveld Expotech een overeenkomst heeft afgesloten.
De Leasemaatschappij dient te worden gelezen als Mansveld Expotech, indien een auto in eigendom is van Mansveld Expotech.
Het gebruik de naam Mansveld Expotech dient voor zover van toepassing te worden gelezen als Live Communication & Events B.V. en alle daaraan gelieerde ondernemingen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.
Bepalingen in een individuele arbeidsovereenkomst en/of een cao van Mansveld Expotech zullen steeds voorrang hebben boven de bepalingen van deze Autoregeling.
1.2 Geldigheid
Deze Autoregeling is geldig voor onbepaalde tijd en is van toepassing op alle leasecontracten tussen Mansveld Expotech en de Leasemaatschappij die op of na 1-4-2014 zijn aangegaan dan wel door Mansveld Expotech zijn of worden overgenomen. De directie van Mansveld Expotech behoudt zich het recht voor deze Autoregeling te wijzigen, voor zover van toepassing na overleg met de ondernemingsraad.
1.3 Gebruiker
Een Gebruiker kan met toestemming van de medewerk(st)er gebruik maken van de auto. De verplichtingen zoals voortvloeiend uit deze Autoregeling blijven in dat geval onverkort van kracht. De medewerk(st)er is en blijft te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor het (niet) nakomen van deze verplichtingen.
1.4 Organisatie en bevoegdheden
De uitvoering van deze Autoregeling berust bij de wagenparkbeheerder van Mansveld Expotech. De directie van Mansveld Expotech kan beslissen tot afwijking van of aanvulling op deze Autoregeling, in individuele en/of bijzondere gevallen.
1.5 Gebruiksovereenkomst
Er zal een gebruiksovereenkomst worden aangegaan met de medewerk(st)er. Deze gebruiksovereenkomst maakt een integraal onderdeel uit van deze Autoregeling.
1.6 Looptijd en kilometrage
Een auto zal worden vervangen na afloop van de meest economische looptijd met de laagste totale exploitatiekosten.
De maximale looptijd bedraagt 48 (achtenveertig) maanden. Het maximum aantal kilometers bedraagt 160.000 (honderdzestigduizend) kilometer voor benzinemotoren (inclusief LPG) en 180.000 (honderdtachtigduizend) kilometer voor dieselmotoren.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 9 Het maximum aantal kilometers bedraagt 100.000 (honderdduizend) kilometer voor volledig elektrische auto’s en 160.000 (honderdzestigduizend) kilometer voor semi-elektrische voertuigen.
Een leasecontract kan worden verlengd tot de maximale looptijd dan wel het maximaal aantal kilometers, indien er een kortere looptijd was overeengekomen dan 48 (achtenveertig) maanden en het maximaal aantal kilometers nog niet is gehaald.
1.7 Bekeuringen
De gevolgen van verkeersovertredingen, waaronder in ieder geval wordt verstaan het opleggen van boetes en/of administratieve sancties alsmede gerechtelijke kosten, komen voor rekening en risico van de medewerk(st)er. Opgelegde boetes en/of administratieve sancties zullen worden ingehouden op het salaris van de medewerk(st)er, indien de kosten niet rechtstreeks door de medewerk(st)er zijn betaald.
1.8 Gebruik
De auto wordt aan de medewerk(st)er, tot wederopzegging, primair ter beschikking gesteld voor zakelijk gebruik c.q. het uitoefenen van de functie. De mogelijkheid bestaat dat gebruik dient te worden gemaakt van een vervangende auto tijdens onderhoud en reparatie.
De medewerk(st)er kan verplicht worden om in voorkomende gevallen collega's te vervoeren, dan wel om de auto tijdelijk aan een collega ter beschikking te stellen, als maatregel ter voorkoming van extra kosten.
De medewerk(st)er is verplicht te allen tijde Mansveld Expotech, de Leasemaatschappij dan wel een vertegenwoordiger in staat te stellen de auto te inspecteren. De plaats waar de auto zich bevindt moet derhalve kunnen worden betreden.
1.9 Onbehoorlijk gebruik en uitsluitingen
Schade als gevolg van verwijtbaar en/of onbehoorlijk gebruik en/of (het niet verrichten van) onderhoud van de auto door de medewerk(st)er en/of gebruiker waarvoor Mansveld Expotech aansprakelijk wordt gesteld, zal op de medewerk(st)er worden verhaald. Er kunnen disciplinaire maatregelen worden getroffen in geval van schuld of verwijtbaarheid aan het ontstaan van schade. De directie kan voorts besluiten de medewerk(st)er uit te sluiten van verdere deelname aan deze Autoregeling.
Het aankoppelen van een aanhanger of caravan is alleen toegestaan indien de toegestane belasting van de auto en/of trekhaak niet wordt overschreden.
De medewerk(st)er mag de auto niet verpanden of anderszins bezwaren, noch verhuren of op enige (andere) wijze aan derden ter beschikking stellen, behoudens voor zover toegestaan in deze Autoregeling.
1.10 Algemene voorwaarden Leasemaatschappij
De algemene voorwaarden van de Leasemaatschappij zijn onlosmakelijk verbonden met deze Autoregeling. De verplichtingen ten aanzien van gebruik, onderhoud en verzorging van de auto zijn in het bijzonder van belang. Alle verplichtingen gelden onverkort voor medewerk(st)er(s) en/of gebruikers. De algemene voorwaarden liggen ter inzage bij de wagenparkbeheerder.
1.11 Rijbewijs
De medewerk(st)er dient in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs naar Nederlands recht.
Hiervan dient een kopie te worden overgelegd aan de afdeling P&O.
1.12 Offertes
De kosten voor het leasen van een auto worden grotendeels bepaald door de voorwaarden zoals bepaald in de mantelovereenkomst en het leasecontract tussen Mansveld Expotech en de Leasemaatschappij. Het is derhalve niet toegestaan voor een medewerk(st)er op eigen initiatief een offerte op te vragen bij een andere leasemaatschappij dan wel eigen voorwaarden te bedingen bij de Leasemaatschappij. Een opgevraagde offerte zal dan ook
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 10 geen enkele invloed hebben op de vaststelling van de eigen bijdrage. Eventueel aangegane verplichtingen komen voor rekening van de medewerk(st)er.
1.13 Fiscale gevolgen
De medewerk(st)er aanvaardt alle fiscale gevolgen die zijn verbonden aan de ter beschikkingstelling van een auto door ondertekening van de gebruiksovereenkomst. Mansveld Expotech aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid hieromtrent.
1.14 Hulpverlening
Mansveld Expotech is met de Leasemaatschappij overeengekomen dat hulpverlening zal worden geboden bij pech, schade of diefstal van of uit de auto in Nederland en het buitenland.
De bijzonderheden en voorwaarden zijn opvraagbaar bij de Leasemaatschappij en de wagenparkbeheerder.
1.15 Uitsluiting reiskosten
Medewerk(st)er(s) aan wie een auto ter beschikking is gesteld zijn uitgesloten van de regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer (Bedrijfsreglement).
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 11
2. Toekenning, wijziging en beëindiging
2.1 Toekenning
Het toekennen van een auto van de zaak wordt te allen tijde door de Directie bepaald.
Het MT stelt vast welke functiegroepen in principe in aanmerking komen voor een “X”- categorie auto. Dit wordt vastgelegd in de notulen van de betreffende MT-vergadering en in het document “secundaire arbeidsvoorwaarden jaar “X”. (P&O)
Een auto van de zaak kan toegekend worden wanneer een medewerk(st)er in zijn arbeidsovereenkomst vastgelegd heeft staan dat hij recht heeft op een auto uit één van de betreffende categorieën.
Een auto van de zaak kan toegekend worden aan een medewerk(st)er op grond van zijn te verrichten werkzaamheden (functioneel).
In de situatie dat het toekennen van een auto niet als beloning wordt gezien (en de medewerk(st)er hierdoor geen bijtelling heeft), heeft de medewerk(st)er geen zeggenschap over de keuze van de auto.
Ten aanzien van nieuwe medewerk(st)ers kan de directie een auto toekennen, waarvoor reeds een leasecontract was aangegaan dat de maximale looptijd of het maximale kilometrage nog niet heeft bereikt. De eigen bijdrage zal nooit hoger zijn dan de eigen bijdrage zoals gebaseerd op het maximumbedrag van de eigen categorie.
Het ontbreken van een auto ten aanzien waarvan reeds een leasecontract was
aangegaan dat de maximale looptijd of het maximale kilometrage nog niet heeft bereikt, zal ertoe leiden dat een tijdelijke auto wordt ingezet (huur/short lease) ter overbrugging van de bestel- c.q. afleveringsperiode. De eigen bijdrage is in dat geval nihil.
Iedere auto wordt op naam van een medewerk(st)er gezet en iedere berijder komt vooraf met werkgever een gebruikersovereenkomst overeen waarvan deze Autoregeling integraal onderdeel uitmaakt. Indien de gebruikersovereenkomst niet wordt getekend door medewerk(st)er en directie, is er ook geen beschikking over een auto van de zaak.
2.2 Inschaling
Inschaling zal plaatsvinden op basis van de onderstaande tabel voor de categorieën 1 t/m 5 ter bepaling van de leasebudgetten per maand.
Het leasenormbedrag is het bedrag dat als maximum geldt voor de lease, inclusief verzekering, maar exclusief brandstof, winterbanden en handsfree set.
De plafondwaarde is het maximale werkelijke leasebedrag per maand inclusief brandstof, maar exclusief winterbanden tot een maximum van € 20,- per maand en handsfree set.
De brandstofcomponent is als budget vooraf berekend en betreft het verschil tussen het werkelijke leasebedrag (exclusief winterbanden en handsfree set) en de plafondwaarde.
De EV-factor is de verhouding tussen het gebruik van fossiele brandstof en elektrisch.
De bijbehorende bedragen gelden vanaf het moment van inwerkingtreding van deze regeling.
Toewijzing van een elektrische auto vindt uitsluitend plaats na goedkeuring van het resultaat van de Alphabet EV-tool door de directie. Hierbij dient de berijder het resultaat van de EV-tool fysiek aan de directie te overleggen. Brandstofkosten voor semi-elektrische auto’s worden bepaald aan de hand van het bij inschaling vastgestelde normverbruik. Volledig elektrische auto’s zullen op individuele basis worden berekend.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 12 Cat. In aanmerking
komen
Lease norm bedrag
Plafond waarde
Label Max. CO2-uitstoot (gram/km)
Min.
EV- factor Ben-
zine Diesel Elek- trisch
Elek- trisch 1
Functioneel
6(E), 7(F), 8(G), 9(H), 10(I)
- - A/B 120 120 60 50%
2 Functioneel
11(J) € 575,- € 750,- A/B 140 130 75 45%
3
Functioneel / Arbeidsvoorwaardelijk W
€ 675,- € 850,- A/B 160 140 95 40%
4 Arbeidsvoorwaardelijk
X, Y € 775,- € 950,- A/B 160 140 95 40%
5 Arbeidsvoorwaardelijk
Z € 875,- € 1050,- A/B 180 160 125 30%
Een eventuele bijstelling van de in voormelde tabel genoemde bedragen kan periodiek plaatsvinden door de directie. Alle medewerk(st)ers zullen van een aanpassing op de hoogte worden gesteld.
2.3 Onder- en overschrijding
Een overschrijding van maximaal 15 procent op het leasenormbedrag is toegestaan. Een overschrijding is volledig voor rekening van de medewerk(st)er. De overschrijding ten opzichte van het leasenormbedrag zal maandelijks op het salaris worden ingehouden.
Een onderschrijding van maximaal 20 procent op het leasenormbedrag is toegestaan. Indien de berijder een “goedkopere” auto rijdt dan waarop hij op grond van zijn arbeidsovereenkomst recht heeft, heeft hij geen recht op compensatie.
2.4 Parttimers
Voor medewerk(st)er die kenbaar heeft gemaakt zijn dienstverband (in dezelfde functie) te willen omzetten in een lager percentage dan 100 procent geldt:
een dienstverband vanaf 80 procent zal leiden tot devaluatie van 1 leasecategorie;
een dienstverband vanaf 60 tot 80 procent zal leiden tot devaluatie van 2 leasecategorieën.
De devaluatie vindt plaats ten opzichte van de categorie waarin de functionele indeling heeft plaatsgevonden en zal niet lager zijn dan categorie 2.
Medewerk(st)er kan Mansveld Expotech verzoeken te bemiddelen in de terugname van een auto, dan wel ervoor kiezen om te blijven rijden in een auto tot het einde van het leasecontract.
In beide gevallen zal Mansveld Expotech bij wijze van overgangsperiode vanaf het moment van ingang van het gewijzigde dienstverbandpercentage maximaal 50 (vijftig) procent van het verschil tussen de plafondwaarde zoals geldend voor de functionele indeling en de plafondwaarde geldend voor de gedevalueerde categorie voor haar rekening nemen, tot een maximum van zes maanden en exclusief een eigen bijdrage.
Een eigen bijdrage van medewerk(st)er blijft maandelijks verschuldigd tot het moment van inlevering van de auto aan het einde van de looptijd van het leasecontract.
Medewerk(st)er is verplicht gedurende voormelde overgangsperiode elke (andere) auto die door Mansveld Expotech wordt aangeboden te accepteren, indien en voor zover dat niet zal leiden tot een verhoging van de eigen bijdrage van medewerk(st)er.
2.5 Toewijzing auto aan nieuwe medewerk(st)er
Mansveld Expotech kan een auto toewijzen aan nieuwe medewerk(st)ers, ten aanzien waarvan reeds een leasecontract was aangegaan dat de maximale looptijd of het maximale kilometrage nog niet heeft bereikt. De categorie auto zal maximaal één klasse hoger zijn dan
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 13 de categorie waar de medewerk(st)er normaliter is of wordt ingedeeld. De eigen bijdrage zal nooit hoger zijn dan de eigen bijdrage zoals gebaseerd op de plafondwaarde van de eigen categorie.
Het ontbreken van een auto ten aanzien waarvan reeds een leasecontract was aangegaan dat de maximale looptijd of het maximale kilometrage nog niet heeft bereikt, zal ertoe leiden dat een tijdelijke auto wordt ingezet ter overbrugging van de bestel c.q. afleveringsperiode. De eigen bijdrage wordt in dat geval berekend over de plafondwaarde van de categorie.
2.6 Toewijzing gebruikte auto aan bestaande medewerk(st)er
De directie kan besluiten om een auto voor het einde van de looptijd van het leasecontract te laten vervangen wegens bedrijfseconomische redenen. Deze auto kan worden vervangen door een auto waarvan het leasecontract nog niet is beëindigd. Hierbij kan het maximale kilometrage worden aangepast in verband met een andere brandstofsoort. Er zal in dit geval geen bijstelling van de eigen bijdrage plaatsvinden tot aan het einde van de looptijd van het leasecontract, indien de eigen bijdrage hoger zou zijn.
2.7 Short-lease
Een medewerk(st)er kan in eerste instantie een overcomplete auto uit het wagenpark van Mansveld Expotech dan wel een short-lease auto toegewezen krijgen. Er gelden speciale leasetarieven voor shortlease-auto's.
2.8 Eigen bijdrage
Medewerk(st)er is gedurende de gehele looptijd van het leasecontract voor het gebruik van de auto een op het salaris in te houden maandelijkse eigen bijdrage verschuldigd, indien de maandelijkse leaseprijs (excl. winterbanden en handsfree set) hoger is dan op grond van het leasenormbedrag is toegestaan. De eigen bijdrage is het positieve verschil tussen de leaseprijs en het leasenormbedrag.
Bij het ontstaan ervan of bij toename tijdens de leaseperiode komt deze voor rekening van medewerk(st)er voor zover dit is toe te schrijven aan het wegvallen van fiscale (en/of andere tijdelijke) financiële voordelen. Een eventuele overschrijding als gevolg van normale/gebruikelijke tariefaanpassing door leasemaatschappij is voor rekening werkgever.
De medewerk(st)er is aan Mansveld Expotech de kosten verschuldigd, welke ontstaan doordat de werkelijke kosten van de brandstof (incl. elektrische consumptie voor zover van toepassing) hoger zijn dan de gebudgetteerde brandstofcomponent. De berekening en afrekening van deze evt. kosten vindt minimaal jaarlijks plaats.
2.9 Geen privé gebruik
Indien medewerk(st)er op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruik maakt van de auto betaalt deze een wettelijk verplichte fiscale bijtelling voor privégebruik. De inhouding vindt door Mansveld Expotech maandelijks plaats op het salaris van medewerk(st)er.
Wanneer medewerk(st)er op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers gaat rijden, dan kan hij/zij bij de belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Onder de voorwaarde dat medewerk(st)er aan Mansveld Expotech een kopie van de verklaring verstrekt, laat Mansveld Expotech de bijtelling voor het privégebruik van de auto vanaf dat moment achterwege.
Nb. Als medewerk(st)er een Verklaring geen privégebruik auto heeft, moet hij/zij zelf overtuigend kunnen bewijzen dat hij/zij op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers heeft gereden met de auto. Dat kan bijvoorbeeld met een rittenregistratie.
2.10 Functiewijziging
Een functiewijziging kan betekenen dat een hogere of lagere categorie auto kan worden toegekend, dan wel de toekenning van een leaseauto wordt ingetrokken.
Ingeval een hogere of lagere categorie aan de orde is, kan na akkoord door de directie op grond van deze regeling een nieuwe auto worden besteld. Het bestaande leasecontract zal tot het einde van de looptijd in stand worden gelaten in alle andere gevallen. Een eventuele eigen bijdrage zal opnieuw worden vastgesteld.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 14 2.11 Tijdelijke onderbreking
De deelname aan de Autoregeling wordt in de volgende gevallen onderbroken:
a. langdurige (3 maanden of langer) gehele of gedeeltelijke afwezigheid of arbeidsongeschiktheid van medewerk(st)er;
b. medewerk(st)er wordt op non-actief gesteld en/of c. medewerk(st)er wordt geschorst.
2.12 Voortijdige beëindiging arbeidsovereenkomst
Medewerk(st)er waarvan de arbeidsovereenkomst met Mansveld Expotech op eigen verzoek wordt beëindigd voordat het leasecontract is geëindigd, zal zich aantoonbaar inspannen om te komen tot:
a. overname van de auto tegen de hoogste waarde (boekwaarde of handelswaarde) die door de Leasemaatschappij wordt opgegeven, of
b. het betalen van het verschil tussen de boekwaarde en de handelswaarde van de auto, zoals opgegeven door de Leasemaatschappij, of
c. het overdragen van het leasecontract aan de nieuwe werkgever.
Een eventuele overschrijding van het leasetarief boven het leasenormbedrag zal aan medewerk(st)er in rekening worden gebracht, over de resterende looptijd.
Mansveld Expotech behoudt zich het recht voor eventuele kosten, bijvoorbeeld de boete voor voortijdig contractbeëindiging, te verrekenen door inhouding op te verrichten (salaris)betalingen.
Indien er voor een elektrische auto bij medewerk(st)er privé een laadvoorziening is geplaatst op kosten van Mansveld Expotech, zullen de (eventuele) kosten voor het verwijderen van het laadstation als gevolg van beëindiging van de arbeidsovereenkomst door werkgever ten laste komen van medewerk(st)er. Het wel of niet verwijderen van een laadvoorziening is ter beoordeling van Mansveld Expotech. Desgewenst heeft medewerk(st)er de mogelijkheid om de laadvoorziening tegen de boekwaarde van de laadvoorziening over te nemen.
Het betalen van een vergoeding voor voortijdig contractbeëindiging is niet van toepassing indien de arbeidsovereenkomst door Mansveld Expotech wordt opgezegd, er sprake is van gedwongen overplaatsing binnen de organisatie, arbeidsongeschiktheid, overlijden dan wel van inname van de auto op verzoek van Mansveld Expotech.
Wanneer een voortijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst wordt voorzien op grond van een tussen werkgever en medewerk(st)er vrijwillig te treffen regeling in het kader van vervroegd uittreden, behoudt Mansveld Expotech zich het recht voor om een door haar te bepalen individuele leaseregeling (voor het restant dienstverband) te treffen.
2.13 Beëindiging gebruiksovereenkomst
De gebruiksovereenkomst met een medewerk(st)er wordt in de volgende gevallen geacht te zijn beëindigd:
a. de arbeidsovereenkomst is beëindigd c.q. ontbonden door Mansveld Expotech;
b. de medewerk(st)er voldoet niet langer aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een auto, door functiewijziging en/of verlaging van het aantal te rijden zakelijke kilometers: de gebruiksovereenkomst zal in dat geval eindigen 3 (drie) maanden na de datum waarop niet langer wordt voldaan;
c. verplichtingen uit hoofde van de gebruiksovereenkomst worden niet (tijdig) of niet behoorlijk nagekomen;
d. de auto is of wordt in beslag genomen, van overheidswege gevorderd of verbeurd verklaard;
e. het rijbewijs van de medewerk(st)er wordt voor een periode langer dan vier weken ingetrokken;
f. de medewerk(st)er is tenminste drie maanden arbeidsongeschikt verklaard en er bestaat geen uitzicht op spoedig herstel (binnen drie weken) en/of een zodanige werkhervatting, dat daarmee weer aan de oorspronkelijke toekenning criteria wordt voldaan;
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 15 g. de verzekering van de auto is of wordt beëindigd door de schuld van de medewerk(st)er
en/of gebruiker en/of
h. om enige andere gewichtige reden, naar uitsluitend oordeel van de directie van Mansveld Expotech.
2.14 Inlevering
De medewerk(st)er is bij beëindiging van het leasecontract verplicht om de auto in te leveren op het inleveradres, dat door de Leasemaatschappij zal worden bepaald. De Leasemaatschappij zal voorts de inlevering van de auto afhandelen op de wijze zoals voorgeschreven in de algemene voorwaarden van de Leasemaatschappij.
De medewerk(st)er is bij beëindiging van het leasecontract verplicht de kosten te vergoeden die de Leasemaatschappij aan Mansveld Expotech in rekening zal brengen, indien de auto niet wordt ingeleverd op de wijze zoals voorgeschreven in de algemene voorwaarden van de Leasemaatschappij.
De medewerk(st)er is in alle andere gevallen zoals genoemd in dit hoofdstuk gehouden om de auto ter beschikking te stellen aan de wagenparkbeheerder, vanaf het moment dat deze Autoregeling tijdelijk wordt onderbroken dan wel de gebruiksovereenkomst is of wordt geacht te zijn beëindigd.
De auto dient (in- en uitwendig) schoon en voorzien van alle bescheiden op de vooraf afgesproken datum en tijdstip te worden ingeleverd. Het in gebreke blijven hiervan door de medewerk(st)er zal ertoe leiden dat de eventuele kosten voor rekening zullen komen van de medewerk(st)er.
Alle schadegevallen dienen door medewerk(st)er vóór inleverdatum middels de daarvoor bedoelde procedure aan de leasemaatschappij te zijn doorgegeven. Schadegevallen bij inname zullen (incl. evt. bijkomende kosten) volledig voor rekening komen van medewerk(st)er conform schaderegeling van de betreffende leasemaatschappij.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 16
3. Bestelling
3.1 Autokeuze
De medewerk(st)er die voldoet aan alle voorwaarden van deze Autoregeling kan zich wenden tot de wagenparkbeheerder, die de medewerk(st)er zal informeren hoe te handelen en hoe contacten verlopen met de Leasemaatschappij inzake de keuze van de auto en de
afhandeling met de Leasemaatschappij.
3.2 Bestelling auto
Wagenparkbeheer stelt per individuele berijder het maximum aantal te rijden kilometers op jaarbasis vast; de zgn. kilometernorm. Deze kilometernorm wordt bepaald door het jaarlijks te verwachten aantal kilometers woon-werkverkeer, zakelijk verkeer én privé gebruik.
Indien de kilometernorm op <20.000 of >50.000 kilometer is gesteld, zal de directie met de medewerk(st)er een individuele regeling overeen komen.
Binnen de kaders van het wagenparkbeleid, waaronder kilometernorm, brandstofnorm, leasenormbedrag, plafondwaarde en max. CO2 uitstoot (energieklasse) vragen berijders in categorieën 3 t/m 5 voor de betreffende auto zelf via de (website van de) Leasemaatschappij een voorstel aan;
1. één inclusief brandstofkosten, exclusief winterbanden en handsfree set 2. één exclusief brandstofkosten, exclusief winterbanden en handsfree set 3. één exclusief brandstofkosten, inclusief winterbanden en handsfree set 4. één inclusief brandstofkosten, inclusief winterbanden en handsfree set
De voorstellen 1 en 2 bepalen het lease- en brandstofbedrag voor de norm en daarmee ook de evt. eigen bijdrage.
De wagenparkbeheer toetst het voorstel en laat een offerte én contra-offerte opmaken waarna een besluit tot bestelling volgt.
De auto’s uit de categorieën 1 en 2 worden door de wagenparkbeheerder gekozen.
Hierbij wordt rekening gehouden met het type werkzaamheden en voorkeuren van bedrijfsleiding. Dit wordt 2x per jaar geregeld.
Het vervangen van auto’s vindt plaats in geval van einde contractduur, overschrijding aantal kilometers conform leaseovereenkomst, einde technische levensduur of vanwege (bedrijfs-)economische overwegingen.
De daadwerkelijke bestelling van de auto zal pas plaatsvinden na ondertekening van het Bestelformulier Leaseauto door de (toekomstige) berijder, de manager KAM & facilities, de manager P&O en de directie.
De directie informeert wagenparkbeheer bij tussentijdse beleidswijzigingen die van invloed kunnen zijn op het bestellen van auto’s.
3.3 Autokeuze Algemeen
De medewerk(st)er kan binnen de gestelde kaders kiezen voor één van de door Mansveld Expotech vastgestelde automerken. De kleurkeuze is beperkt tot zwart metallic.
Uitgesloten van de regeling zijn: tweede hands auto's (uitgezonderd bij sale & leaseback), oldtimers, terreinwagens, sportauto's, cabriolets , two-seaters, bestelauto's, vans en daarmee vergelijkbare modellen en uitvoeringen (Multi Purpose Vehicles op geel kenteken zijn wel toegestaan).
De directie heeft het recht aangaande het milieu additionele eisen inzake brandstofverbruiknormen te (gaan) stellen.
Elektrische voertuigen
Binnen de leasecategorie is de keuze voor een Elektrisch voertuig mogelijk wanneer medewerk(st)er voldoet aan de voorwaarden zoals in deze paragraaf omschreven en altijd onder voorbehoud van goedkeuring door de directie.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 17 Wanneer een medewerk(st)er kiest voor een Elektrisch voertuig dan wordt door werkgever een oplaadobject ter beschikking gesteld, minimaal tijdens de duur van de autoleaseovereenkomst. Plaatsing kan mogelijk gebeuren voorafgaand aan de aflevering van de leaseauto.
De volgende Elektrische voertuigen zijn leverbaar per categorie (voorbeelden):
1. Vol elektrisch (VE) 2. Vol elektrisch (VE) 3. Range Extender (RE)
4. Plug-In Benzine (PIB)
5. Plug-In Diesel (PID)
Peugeot Ion Citroen C-Zero Mitsubishi i-MiEV Renault Zoë
- Opel Ampera
Toyota Prius Mitsubishi Outlander (PHEV)
Volvo V60
3.4 Brandstofkeuze
De brandstofkeuze is afhankelijk van de kilometernorm
In onderstaande tabel wordt aangegeven welke brandstofkeuze van toepassing is.
Brandstofkeuze Jaarkilometrage (brandstofomslagpunt)
Benzine =< 36.000 km
Diesel > 36.000 km
LPG of Diesel Altijd LPG
LPG of benzine LPG bij > 20.000 km
De vaststelling van een eigen bijdrage bij een gedwongen brandstofkeuze zal steeds plaatsvinden op grond van deze Autoregeling.
3.5 Dealerkeuze
Auto’s worden op verzoek van Mansveld Expotech gekocht bij de dealer van het betreffende merk in de directe woon- of werkomgeving van de medewerk(st)er. Er zal rekening worden gehouden met deze voorkeur indien en voor zover er geen inbreuk ontstaat op de normale inkoopvoorwaarden van de Leasemaatschappij en/of Mansveld Expotech.
3.6 Bestelling
Auto's kunnen uitsluitend via en/of door de wagenparkbeheerder en de Leasemaatschappij worden besteld bij officieel erkende dealers, volgens de geldende procedure. Medewerk(st)ers mogen in geen geval toezeggingen doen of een (voorlopig)koopcontract ondertekenen bij derden, al dan niet namens Mansveld Expotech of de Leasemaatschappij. Kosten die hieruit voortvloeien komen voor rekening van de medewerk(st)er.
Elektrische auto’s kunnen uitsluitend worden besteld indien er voorzien is of gaat worden in een laadmogelijkheid (zakelijk/privé).
3.7 Bestel restricties
Er worden in beginsel geen nieuwe leasecontracten aangegaan en/of auto's in gebruik genomen in de maand december van elk kalenderjaar.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 18
4. Uitrusting auto en accessoires
4.1 Standaard uitrusting
Standaard dient de auto op de volgende wijze te zijn of worden uitgerust.
1. Metallic lak (zwart)
2. bluetooth/handsfreeset voor mobiel bellen 3. parkeersensoren achter (kosten medewerk(st)er) 4. navigatie (kosten medewerk(st)er)
5. winterbanden (met maximum van € 20,- per maand; evt. meerdere is voor rekening medewerk(st)er.
4.2 Reclame
Het is de medewerk(st)er niet toegestaan om – in afwijking van hetgeen in het Communicatiehandboek van Mansveld Expotech is bepaald – reclame in enige vorm aan te (laten) brengen op de auto.
4.3 Montage accessoires
Accessoires mogen alleen worden aangebracht door een officieel erkende dealer of door een erkende installateur, na toestemming van de wagenparkbeheerder en/of de Leasemaatschappij. Schade als gevolg van het aanbrengen van accessoires zonder toestemming van de Leasemaatschappij of de wagenparkbeheerder zal op de medewerk(st)er worden verhaald.
4.4 Communicatieapparatuur
Mansveld Expotech zal zorgdragen voor het (laten) aanbrengen van (communicatie)apparatuur, indien dit is vereist voor de functie van de medewerk(st)er. De kosten hiervan zullen separaat van het leasetarief worden berekend, indien het standaardapparatuur van Mansveld Expotech betreft. De kosten worden in alle overige gevallen geacht deel uit te maken van de auto en als zodanig in het leasetarief, het normleasebedrag en de eigen bijdrage te zijn opgenomen.
4.5 Opties bij bestelling nieuwe auto
Het is in principe toegestaan om opties en/of accessoires aan te laten brengen bij de bestelling van een nieuwe auto, indien het volgende in acht wordt genomen:
De gekozen opties en accessoires dienen representatief te zijn, dit ter beoordeling door de wagenparkbeheerder. Een alarminstallatie wordt geacht deel uit te maken van de aanschafkosten van de auto, indien deze door de Leasemaatschappij en/of de verzekeringsmaatschappij verplicht is gesteld.
Bij het bestellen van een elektrische auto geldt dat er (voor zover deze niet opgenomen is in de standaarduitrusting van de auto en deze nog niet is geplaatst) gebruik gemaakt dient te kunnen worden van een vaste laadvoorziening (laadpunt met geijkte energiemeter).
4.6 Accessoires na aflevering van de auto
Het aanbrengen van accessoires na aflevering van de auto kan alleen na schriftelijke toestemming van de wagenparkbeheerder en/of de Leasemaatschappij. De kosten dienen in geval van toestemming rechtstreeks aan de dealer te worden betaald door de medewerk(st)er.
De wagenparkbeheerder zal toestemming onthouden als het aanbrengen van accessoires het imago van Mansveld Expotech schade kan toebrengen. Eventuele reparaties aan accessoires die met toestemming van de wagenparkbeheerder zijn aangebracht zullen door Mansveld Expotech worden vergoed, indien en voor zover er sprake is (geweest) van normaal gebruikt.
Uitsluitend accessoires die bij wagenparkbeheerder en de Leasemaatschappij zijn aangemeld zijn verzekerd tegen diefstal of schade.
4.7 Meeverzekeren accessoires na aflevering van de auto
Het (mee)verzekeren van accessoires die niet zijn inbegrepen in het leasetarief dient op de volgende wijze plaats te vinden. Er dient een kopie van de aankoopfactuur naar de Leasemaatschappij te worden gestuurd, onder vermelding van "meeverzekeren voor eigen
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 19 rekening aangebrachte accessoire(s)". Het kenteken van de auto moet hierbij worden vermeld.
Accessoires met een totale waarde tot EUR 1000 (duizend) zijn gratis (mee)verzekerd. Het (mee)verzekeren van accessoires met een totale waarde van meer dan EUR 1000 (duizend) zal resulteren in een verhoging van het leasetarief.
4.8 Rechten accessoires
Er kunnen geen eigendomsrechten worden ontleend aan accessoires die zijn aangebracht na aflevering van de auto, bij verlies, diefstal, verkoop en/of total loss van de auto. Accessoires mogen slechts na toestemming en onder voorwaarden van wagenparkbeheerder en/of de Leasemaatschappij worden verwijderd, na afloop van het leasecontract.
De medewerk(st)er heeft geen recht op vergoeding van accessoires die niet kunnen en/of mogen worden verwijderd en wordt geacht afstand te hebben gedaan van deze zaken.
4.9 Aflevering en bescheiden
Elke auto wordt in principe afgeleverd voorzien van de opties (inclusief LPG installatie) en accessoires zoals vermeld op het bestelformulier van de Leasemaatschappij. Hieronder wordt minimaal verstaan de auto, zoals door de fabrikant in de desbetreffende uitvoering gespecificeerd, inclusief afleveringskosten en voorzien van een kentekenbewijs. De medewerk(st)er dient een afleveringsformulier te ondertekenen bij in ontvangst name van de auto, met vermelding van de kilometerstand en eventueel geconstateerde afwijkingen en schades. Een kopie van het afleveringsformulier dient door de medewerk(st)er naar de wagenparkbeheerder te worden gestuurd, onafhankelijk van de procedure met de Leasemaatschappij.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 20
5. Privé gebruik
5.1 Gebruik
De auto is primair bedoeld voor zakelijk gebruik doch mag worden aangewend
voor normaal privé-gebruik, zowel in het binnenland als in het buitenland. Onder normaal privé-gebruik wordt maximaal 10.000 km per jaar verstaan. Tenzij schriftelijk anders door de directie is bepaald, zal overschrijding hiervan leiden tot het verhogen van de eigen bijdrage met terugwerkende kracht vanaf de ingangsdatum van de gebruikersovereenkomst.
Woon-werkverkeer wordt in dit verband gezien als zakelijk verkeer.
Gezinsleden, een medewerk(st)er van de Leasemaatschappij, een door medewerk(st)er aangewezen persoon die in diens aanwezigheid de auto berijdt, of andere door Mansveld Expotech aangewezen medewerk(st)ers mogen gebruik maken van de auto, mits zij in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
5.2 Gezinsleden
De volgende personen worden aangemerkt als gezinsleden: de echtgenote/echtgenoot van dan wel degene met wie de medewerk(st)er in gezinsverband leeft, alsmede zijn/haar kinderen.
5.3 Beschikbaarheid
Medewerk(st)ers zijn gehouden tijdens werkuren de auto ter beschikking te hebben als dat nodig is voor de uitoefening van hun functie.
5.4 Privé gebruik in het buitenland
Het is toegestaan de auto te gebruiken voor vakantiedoeleinden in het buitenland, voor zover de landen die worden bezocht vallen onder de polisvoorwaarden van de assuradeur en zijn vermeld op de groene kaart. De medewerk(st)er dient zich er bewust van te zijn dat door een beperkte actieradius van de elektrische auto in het buitenland slechts weinig tot niet elektrisch met de auto gereden kan worden. Evt. kosten die hieruit voortvloeien zijn volledig voor rekening van medewerk(st)er.
5.5 Brandstof en overige kosten buitenland
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, kan medewerk(st)er in het buitenland geen gebruik maken van de verstrekte Mobiliteitspas, voor het tanken van brandstof, aanschaf van vloeistoffen voor onderhoud, etc. De gemaakte kosten door de medewerk(st)er zelf worden betaald. Alle overige kosten die worden gemaakt in het buitenland, zoals reparatie, vervangende auto, wegslepen, hotel en verblijfkosten e.d. komen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, eveneens voor rekening van medewerk(st)er, voor zover deze kosten niet door Mansveld Expotech of via een eventueel verstrekte hulpverleningskaart worden vergoed.
5.6 Kosten voor rekening medewerk(st)er
De volgende kosten komen in ieder geval voor rekening van medewerk(st)er:
a) stalling en parkeergelden;
b) wassen, poetsen en reinigen ex- en interieur van de auto;
c) aantoonbaar onbehoorlijk gebruik buiten werktijd of onjuist onderhoud dan wel het achterwege laten (blijven) van noodzakelijk periodiek onderhoud waarvoor Mansveld Expotech aansprakelijk wordt gesteld;
d) het gebruik van de auto onder invloed van alcoholische dranken, drugs of medicijnen, die niet worden gedekt door de assuradeur;
e) herstelkosten inzake niet door de assuradeur van de Leasemaatschappij gedekte schade aan de auto;
f) tolgeld, extra verzekeringskosten en daarmee vergelijkbare heffingen;
g) verlies van documenten behorend bij de auto en
h) kosten door inbeslagname van het voertuig dan wel herstelkosten of het terug verkrijgen van de auto, als gevolg van, veroorzaakt door of voortvloeiend uit enig strafbaar feit van de medewerk(st)er.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 21
6. Vervangende auto
6.1 Vervangende auto bij reparaties en diefstal
De medewerk(st)er zal de onderhoudsbeurten van de auto zodanig laten plaatsvinden dat in principe geen vervangende auto nodig is. De medewerk(st)er kan beschikken over een vervangende auto indien reparaties in Nederland niet binnen 24 (vierentwintig) uur kunnen worden uitgevoerd, zaterdagen, zon- en feestdagen niet meegerekend. Het verzoek daartoe wordt ingediend via de contactpersoon bij de Leasemaatschappij.
De Leasemaatschappij zal een vervangende auto ter beschikking stellen, indien en voor zover wordt voldaan aan de algemene voorwaarden van de Leasemaatschappij. Deze vervanging geldt tot het moment dat de auto weer gereed is voor gebruik of tot het moment dat het leasecontract wordt beëindigd overeenkomstig deze Autoregeling.
Tenzij door de directie anders is bepaald, zal de vervangende auto vallen in één categorie lager dan die voor medewerk(st)er geldt. De Leasemaatschappij bepaalt binnen dit kader het merk en het type van de vervangende auto. De vervangende auto dient onverwijld te worden ingeleverd, zodra de auto na reparatie weer ter beschikking van de medewerk(st)er staat. Een afschrift of kopie van de ontvangstverklaring vervangende auto dient aan de wagenparkbeheerder te worden gezonden.
6.2 Kosten vervangende auto
De kosten voor vervangend vervoer zijn extra kosten voor Mansveld Expotech. Derhalve dient de medewerk(st)er het gebruik hiervan tot een minimum te beperken. Excessief en onnodig langdurig gebruik kan leiden tot verhaal van deze kosten op de medewerk(st)er. Daarnaast kan de directie besluiten om de medewerk(st)er uit te sluiten van verdere deelname aan deze Autoregeling.
6.3 Vervangende auto buitenland
Een vervangende auto zal in het buitenland ter beschikking worden gesteld conform de voorwaarden zoals omschreven in de eventueel verstrekte hulpverleningskaart van de Leasemaatschappij. Een afschrift of kopie van de ontvangstverklaring vervangende auto dient aan de wagenparkbeheerder te worden gezonden na terugkomst in Nederland.
6.4 Vervangende auto bij schade
De Leasemaatschappij zal per direct zorgdragen voor vervangend vervoer, indien er een schade is gemeld aan de Leasemaatschappij en er niet meer kan worden gereden met de auto. Er kan een beroep worden gedaan op de verzekeraars-hulpdienst zoals vermeld op de groene kaart bij schade buiten kantooruren.
Er kan een vervangende auto ter beschikking worden gesteld gedurende de reparatieduur, indien met de auto kan worden gereden en er een afspraak is gemaakt wordt voor schadereparatie. Een afschrift of kopie van de ontvangstverklaring vervangende auto dient aan de wagenparkbeheerder te worden gezonden.
6.5 Mobiliteitspas
De Mobiliteitspas kan ook worden gebruikt indien de medewerk(st)er beschikt over een vervangende auto die door de Leasemaatschappij is verstrekt.
6.6 Uitsluiting vervangende auto
De regeling inzake de vervangende auto geldt niet, indien:
1. het gemis van de auto het gevolg is van civielrechtelijke, administratiefrechtelijke of strafrechtelijke inbeslagname en/of verbeurdverklaring, of
2. het gemis van de auto het gevolg is van diefstal die de medewerk(st)er valt toe te rekenen, ten gevolge van bijvoorbeeld ontoereikende beveiliging.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 22
7 . Brandstofvoorziening
7.1 Mobiliteitspas
Mansveld Expotech is met de Leasemaatschappij overeengekomen dat een Mobiliteitspas zal worden verstrekt, die geldig is voor Nederland en eventueel in het buitenland. Het afrekenen van tankingen dient plaats te vinden met behulp van deze Mobiliteitspas, waarbij tevens een juiste opgave moet worden gedaan van de kilometerstand.
Er wordt een Mobiliteitspas met pincode ter beschikking gesteld aan de medewerk(st)er voor het tanken van brandstof en smeermiddelen. De Mobiliteitspas met de pincode is een betaalmiddel, de Mobiliteitspas en de pincode dienen derhalve gescheiden te worden bewaard. Een betaling moet door de medewerk(st)er worden voorgeschoten, indien er om enige reden niet met de Mobiliteitspas kan worden betaald. Deze kosten kunnen worden gedeclareerd bij de Leasemaatschappij op de wijze die door de Leasemaatschappij is bepaald.
Het is niet toegestaan andere producten dan brandstof en smeermiddelen met de Mobiliteitspas aan te schaffen.
7.2 Verlies Mobiliteitspas en/of documenten
Verlies van de Mobiliteitspas dient onmiddellijk aan de Leasemaatschappij en de wagenparkbeheerder te worden gemeld, zowel telefonisch als schriftelijk. Hetzelfde geldt voor verlies of diefstal van kentekenbewijzen, de groene kaart en andere documenten die bij de auto horen.
De kosten die hieruit voortvloeien kunnen op de medewerk(st)er worden verhaald, indien en voor zover er sprake is van verwijtbaar gedrag van medewerk(st)er.
In verband met de gevolgen van diefstal zijn de mobiliteitspassen bij de bedrijfswagens gelimiteerd tot een aantal van 1 tankbeurt per dag.
7.3 Brandstofsoort
Het brandstofverbruik wordt gecontroleerd. Het tanken van de juiste brandstof is van groot belang. De kilometerkosten zijn daarop namelijk berekend. Extra kosten die ontstaan door het tanken van de verkeerde brandstofsoort dan wel een te hoog verbruik, kunnen worden doorbelast aan de medewerk(st)er, indien geen aanvaardbare reden voor een andere brandstof dan wel een hoger verbruik kan worden gegeven.
Daarnaast kan de directie besluiten om de medewerk(st)er uit te sluiten van verdere deelname aan deze Autoregeling.
De medewerk(st)er is aansprakelijk voor het onrechtmatig gebruik van de Mobiliteitspas door derden, tenzij aannemelijk wordt gemaakt dat er geen sprake is van enige schuld of verwijtbaarheid voor het feit dat derden in het bezit zijn gekomen van de Mobiliteitspas.
7.4 Elektrisch rijden
Een elektrische auto dient zoveel als mogelijk elektrisch te worden gereden. Ernstige afwijkingen ten opzichte van de EV-factor van de elektrische leaseauto, zoals vooraf op individuele basis met de medewerk(st)er vastgelegd, kunnen aan de berijder in rekening worden gebracht.
De medewerk(st)er die elektrisch rijdt, zal in eerste instantie gebruik maken van een laadvoorziening op de betreffende Mansveld Expotech locatie.
De medewerk(st)er die een (semi) elektrische auto rijdt, ontvangt daarnaast een Combipas waarmee bij alle aangesloten tankstations in Nederland op rekening zowel brandstof kan worden getankt als elektrisch kan worden geladen. Op www.oplaadpalen.nl (ook beschikbaar als mobiele app) staat een actueel overzicht van oplaadpunten. De kosten voor stroom en brandstof wordt op dezelfde manier verrekend als de brandstofpas.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 23 Voor zover medewerk(st)er een privé laadvoorziening heeft, is het toegestaan om eenmaal per maand een declaratie in te dienen aan de hand van de meterstanden welke specifiek gelden voor het door de Leasemaatschappij beschikbaar gestelde voertuig. Het privé laden dient te worden geregistreerd door middel van het plaatsen van een energiemeter.
De van toepassing zijnde vergoeding bedraagt € 0,22 per KWh.
7.5 LPG / benzinegebruik
Er dient steeds LPG te worden getankt, indien de medewerk(st)er een auto ter beschikking is gesteld voorzien van een LPG-installatie, behoudens de voorgeschreven inrijperiode.
Een medewerk(st)er is bij de keuze voor rijden op LPG verplicht om het aantal getankte liters benzine maximaal 10 (tien) procent van het aantal getankte liters LPG te laten bedragen. De medewerk(st)er zal door Mansveld Expotech worden geattendeerd op de eerste overschrijding van deze verhouding. Volgende overschrijdingen komen voor rekening van de medewerk(st)er tot het bedrag van de extra brandstofkosten, tenzij aannemelijk wordt gemaakt dat er geen sprake is van enige schuld of verwijtbaarheid.
Het niet kunnen tanken van LPG in het buitenland is geen reden tot overschrijding van het maximale percentage. LPG wordt alleen toegepast in overleg met de wagenparkbeheerder.
De wagenparkbeheerder zal een beslissing laten afhangen van beschikbaarheid en de inbouwkosten van een LPG installatie.
7.6 Tankgedrag
Het gebruik van speciale brandstoffen is niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk door de fabrikant wordt voorgeschreven. Voorbeelden van deze brandstoffen zijn; Shell V-Power, Total Excellium, etc.
Daarnaast zal medewerk(st)er zich inspannen om maximaal kostenefficiënt te tanken. Voor zover hij een telefoon van de zaak toebedeeld heeft gekregen, zal hij daartoe een zgn.
‘goedkoop tanken app’ gebruiken. Het tanken langs de rijkswegen dient tot een minimum te worden beperkt.
Een elektrische auto dient zoveel als mogelijk elektrisch te worden gereden.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 24
8. Verzekering, schade, reparatie en onderhoud
8.1 Dekking
Mansveld Expotech is met de Leasemaatschappij overeengekomen de auto's te zullen verzekeren tegen schades, op basis van Wettelijke Aansprakelijkheid en Casco. Er is tevens een ongeval inzittenden verzekering aangegaan. De auto mag niet buiten het dekkingsgebied van de verzekering worden gebracht, zoals vermeld op de groene kaart, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leasemaatschappij.
De laadvoorziening van de elektrische auto valt niet onder de dekking van de verzekering van de Leasemaatschappij. Schade aan de laadvoorziening dient gemeld te worden aan het storingsnummer vermeld op het laadstation, de helpdesk van de provider of bij de wagenparkbeheerder.
8.2 Eigen risico
Het eigen risico komt voor rekening van Mansveld Expotech, indien de medewerk(st)er schade heeft opgelopen bij de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden.
Indien tijdens de uitoefening van deze werkzaamheden sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de medewerk(st)er dan wel indien Mansveld Expotech kan aantonen zijn wettelijke verplichtingen te zijn nagekomen zal het eigen risico worden ingehouden op het salaris van de medewerk(st)er.
8.3 Procedure bij schade
De medewerk(st)er zal volgende werkwijze hanteren in geval van schade:
1. de schade wordt direct telefonisch gemeld aan de Leasemaatschappij;
2. het schadeaangifteformulier wordt binnen 24 (vierentwintig) uur naar de Leasemaatschappij verzonden;
3. alle bescheiden die ter zake worden ontvangen worden direct doorgezonden aan de Leasemaatschappij.
De Leasemaatschappij zal in overleg een schadehersteller aanwijzen en zo nodig een expertise laten uitvoeren. De procedure rondom een vervangende auto is voorts van toepassing.
8.4 Verhaal van kosten
Alle kosten kunnen op de medewerk(st)er worden verhaald, indien deze niet of onvoldoende medewerking verleend aan de Leasemaatschappij en/of de verzekeringsmaatschappij. Er kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen indien er sprake is van schuld of verwijtbaarheid aan het verhalen van schade op Mansveld Expotech. De directie kan voorts besluiten de medewerk(st)er uit te sluiten van verdere deelname aan deze Autoregeling.
8.5 Opvolging
De medewerk(st)er dient de instructies van de Leasemaatschappij op te volgen inzake het doen laten herstellen van schade. Vragen en/of verzoeken van de Leasemaatschappij of de verzekeringsmaatschappij inzake de schuldvraag dienen onverwijld en zonder voorbehoud te beantwoord dan wel ingewilligd.
8.6 Lichamelijk letsel
De medewerk(st)er is verplicht zorg te dragen voor het doen laten opmaken van een proces- verbaal door de bevoegde instantie, indien bij een schade lichamelijk letsel is ontstaan, derden zijn betrokken dan wel dit wordt vereist op grond van de verzekeringspolis.
8.7 Diefstal
De medewerk(st)er dient direct aangifte te doen bij de politie bij diefstal van de auto, voor zover van toepassing zowel bij plaatselijke autoriteiten in het buitenland als bij de politie in Nederland. Voorts dient de diefstal direct te worden gemeld aan de Leasemaatschappij.
MX | MX_Vervoersregeling_2014 | 6-5-2014 25 De medewerk(st)er kan buiten kantooruren contact opnemen met de hulpdienst van de verzekeraar, zoals vermeld op de groene kaart. De hulpdienst zal in dat geval eventueel zorgen voor vervangend vervoer.
8.8 Onderhoud door de dealer
De medewerk(st)er dient ervoor te zorgen dat onderhoud tijdig geschiedt, volgens de richtlijnen van de autofabrikant. De werkzaamheden dienen door een erkende (merk)dealer te worden uitgevoerd. De medewerk(st)er zal gehoor geven aan alle oproepen tot controle, modificaties en wettelijke voorgeschreven keuringen.
8.9 Onderhoud
De medewerk(st)er is verplicht de auto deskundig en zorgvuldig te (laten) gebruiken in overeenstemming met de overheidsvoorschriften en de gebruiks- en onderhoudsvoorschriften.
Deze verplichtingen betreffen minimaal de volgende zaken:
een auto met een LPG installatie dient conform voorschrift van de fabrikant op benzine te worden ingereden in plaats van op gas;
het peil van motorolie, koelvloeistof en overige vloeistoffen alsmede de bandenspanning moeten conform de voorschriften van de fabrikant tijdig en regelmatig worden gecontroleerd;
banden dienen tijdig te worden vervangen; de kosten van voortijdige vervanging als gevolg van karkasbreuk komen naar evenredigheid van de normale slijtage voor rekening van de Leasemaatschappij, het resterende deel zal aan de medewerk(st)er in rekening worden gebracht;
de voorgeschreven vloeistoffen en oliesoorten dienen te worden gebruikt conform voorschrift van de fabrikant bij het tussentijds bijvullen van motorolie en overige vloeistoffen;
alle onderhoudsbeurten moeten worden uitgevoerd conform voorschrift van de fabrikant;
het onderhoudsboekje moet worden ingevuld en ondertekend door de uitvoerende dealer;
alle wettelijke keuringen dienen tijdig te worden uitgevoerd; eventuele boetes voor het niet nakomen van deze verplichtingen komen voor rekening van de medewerk(st)er.
De medewerk(st)er dient de auto voorts zowel in- als uitwendig in goede staat houden en zo nodig te doen laten herstellen.
8.10 Toestemming reparaties in Nederland en het buitenland
De Leasemaatschappij dient voorafgaand aan een reparatie goedkeuring hiervoor te verlenen. De medewerk(st)er dient reparaties in het buitenland (eventueel) vooruit te betalen.
Deze kosten kunnen door de medewerk(st)er na terugkeer in Nederland worden gedeclareerd bij de Leasemaatschappij.
8.11 Winterbanden
Mansveld Expotech is met de Leasemaatschappij overeengekomen dat deel wordt genomen aan het winterbandenplan, uit het oogpunt van verhoging van de veiligheid. De medewerk(st)er zal contact opnemen met de Leasemaatschappij die de medewerk(st)er in overleg zal verwijzen naar een bandenleverancier. Elke bandenvervangingen dient vervolgens bij de betreffende leverancier te gebeuren.
De medewerk(st)er dient zich in de maand oktober van elk kalenderjaar te melden bij de bandenleverancier voor het monteren van winterbanden. De medewerk(st)er dient zich in de maand maart van elk kalenderjaar te melden bij de bandenleverancier voor het monteren van zomerbanden.
Opslag van de zomer- of winterbanden zal steeds door de bandenleverancier geschieden.
Alle kosten die zijn of worden veroorzaakt door onnodig langer doorrijden op winterbanden kunnen op de medewerk(st)er worden verhaald.
