© Arbo Unie B.V.
Arbo Unie B.V. is de partner van werkgevers en werknemers bij het verbeteren van veiligheid, gezondheid en productiviteit van medewerkers. Arbo Unie heeft ruim 70 vestigingen over heel het land. Arbo Unie voldoet aan de richtlijn arbodiensten en aan NEN-ISO 9001:2008. Op onze dienstverlening zijn van toepassing de Algemene Voorwaarden, die onder nummer 242/2007 zijn gedeponeerd op 24 september 2007 ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Utrecht. KvK: 27160465, BTW: NL.8055.81.935.B.01.
6802 EB Arnhem 088 - 2726401 www.arbounie.nl
(deel)Risico-Inventarisatie en -Evaluatie Stadskantoor, Stadsvilla en Raadhuis gemeente Hilversum
Datum: 5 juli 2019 Onderwerp: RI&E Ons kenmerk:
Andries Heidstra
Hoger veiligheidskundige (gecert.)
2
1 Algemene gegevens gemeente Hilversum
Gegevens Gemeente Hilversum
Bezoekadres/postadres Dudokpark 1
Postcode en plaats 1217 JE Hilversum
Telefoonnummer
E-mailadres gemeente@hilversum.nl
Website
Contactpersoon bedrijf/organisatie Mevrouw E. van Genderen Informatie RI&E
Datum rondgang/uitvoering 18 en 25 maart en 1 april 2019 Inventarisatievragenlijst Arbo Unie
Uitvoering
Professional Andries Heidstra
Functie
Toetsing
Professional Andries Heidstra
Functie Hoger veiligheidskundige (gecert.)
Certificaatnummer CERT-HVK-20171110-10055
Kenmerken
Beschrijving Dienstverlening
Preventiemedewerker Ja - Ronald van der Sluis
Ondernemingsraad Ja
BHV’ers Ja (45)
Arbodienst/bedrijfsarts
Verzuimpercentage (2016, 2017 en 2018) Arbeidsongevallen/geregistreerd/gemeld (idem)
Personeelssamenstelling Raadhuis, Stadskantoor en Stadsvilla
Mannen Vrouwen Totaal
18-67
Bijzondere categorieën:
Deeltijdwerkers
Totaal:
3
Inhoudsopgave
1 Algemene gegevens gemeente Hilversum 2
2 Inleiding 4
3 Conclusies en aanbevelingen 5
4 Doelstelling 8
5 Werkwijze 9
6 Nadere inventarisatieverplichting 11
7 Advies PAGO/PMO 13
8 Risico’s (zie separaat blad) 14
4
2 Inleiding
De gemeente Hilversum heeft Arbo Unie gevraagd om de actuele risico’s op het Raadhuis, Stadskantoor en Stadsvilla in kaart te brengen.
De RI&E is alleen dan afgerond als beleidsmatige, veiligheids-, gezondheids- en
welzijnsaspecten zijn onderzocht en er geen verdiepende inventarisatie meer nodig is. De gesignaleerde risico’s of wettelijk ontbrekende documenten dienen in een Plan van Aanpak te worden omschreven en nadien te worden uitgevoerd.
De RI&E is krachtens de Arbowet een verplichting voor alle bedrijven en instellingen per 1 januari 1994. De veiligheids-, gezondheids- en welzijnsrisico’s in werksituaties vragen om een planmatige aanpak. Een aanpak gebaseerd op een goed overzicht van de risico’s in het bedrijf. De resultaten van een RI&E moeten door het bedrijf gebruikt worden voor:
- opzetten / aanpassen van het arbobeleid;
- opzetten / aanpassen van het ziekteverzuimbeleid;
- opstellen / aanpassen van het programma voor voorlichting en onderricht van werknemers;
- opzetten / aanpassen van de bedrijfshulpverlening.
- ondersteunen van het arbeidsgezondheidskundig spreekuur.
De Arbowet 1998 vereist de volgende acties van de werkgever met dit rapport:
1. Bespreken met de Ondernemingsraad (OR);
2. Opstellen van een Plan van Aanpak, om de in dit rapport gesignaleerde risico’s zoveel mogelijk te beheersen, inclusief de uitvoeringstermijnen en verantwoordelijken per actiepunt toekennen;
3. Zorgdragen dat iedere medewerker die dat wenst, kennis kan nemen van de schriftelijke inventarisatie;
4. Uitzendbureaus, aannemers en onderaannemers die regelmatig voor Woningstichting Putten (op kantoor) werken te informeren over de eventueel geconstateerde risico’s.
Met dit rapport is zijn de actuele risico’s op het Raadhuis, Stadskantoor en Stadsvilla in kaart gebracht en met het al aanwezige beleidsmatige gedeelte van de gemeente Hilversum is aan de wettelijke eis (Arbowet 1998 artikel 5.) voor het hebben van een actuele RI&E voldaan. Het is een officieel document en kan op verzoek aan de Inspectie Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (ISZW (voorheen Arbeidsinspectie)) worden overlegd.
5
3 Conclusies en aanbevelingen
In dit hoofdstuk worden de positieve en knelpunten welke uit de interviews met de OR, VGM commissie, HR adviseur, Facilitair manager en medewerkers van het Raadhuis, Stadskantoor en Stadsvilla zijn gekregen benoemd. Daarnaast zullen ook de belangrijkste risico’s uit de rondgangen benoemd worden.
- De gemeente Hilversum is een organisatie die op een goede manier met de
arbeidsomstandigheden van de medewerkers om probeert te gaan. Het type gebouw (Raadhuis) welke onder architectuur gebouwd is en de architectonische binnenkant van het Stadskantoor belemmeren in sommige opzichten het optimaliseren van de arbeidsomstandigheden. Hier zal maatwerk geleverd moeten worden;
- Veel medewerkers geven aan dat er veel op het gebied van verbetering arbeids- omstandigheden mogelijk is. Wel wordt aangegeven dat je dit als medewerkers vaak zelf moet initiëren. De organisatie is hier vaker reactief dan proactief in;
- De BHV organisatie, bestaande uit +/- 45 BHV ers (incl. 8 ploegleiders) is voor de 3 gebouwen is geregeld. Het is voor de BHV organisatie duidelijk wat er gedaan moet worden. Het zichtbaar zijn van de BHV organisatie moet meer aandacht krijgen.
Nieuwe medewerkers moeten instructie krijgen over de BHV organisatie en te gebruiken hulpmiddelen en vluchtroutes;
Er is geen planningssysteem aanwezig van welke BHV ers wie, wat en wanneer aanwezig zijn;
- Er worden jaarlijks meerdere oefenmomenten en 1 algehele gebouwontruiming gehouden. De medewerkers worden jaarlijks getraind;
- De brandblussers, EHBO dozen, AED en gemeentelijke elektrische apparaten worden gekeurd (NEN 3140);
- De keuken/restaurant wordt door derden gerund en is niet in deze RI&E meegenomen;
voedselveiligheid door extern bedrijf;
- Per 1 april 2019 mag er in en op de gebouwen niet meer gerookt worden; alleen buiten op aangewezen plaatsen;
- Agressieprotocol en interventieteam is aanwezig. Er zijn alleen in het Stadskantoor 2 daarvoor ingerichte ruimtes met alarmknop en deuren met veiligheidsglas er in (duidelijk zichtbaar vanaf de balie). De inrichting van de ruimte is goed (ambtenaar zit dicht bij de vluchtroute).Zorg ervoor dat de incidenten geregistreerd worden en dat duidelijk is hoe hier mee wordt omgegaan. Wat is de rol van medewerkers,
leidinggevende en HBHV hierin en hoe gaan we als organisatie met agressor om (waarschuwing, gebouwenverbod). Dit is niet voor iedereen duidelijk.
- De samenwerking tussen de politie inzake (mogelijke) incidenten is goed; men weet elkaar te vinden;
- Bordjes bij de liften in de gebouwen met tekst ‘ NIET TE GEBRUIIKEN BIJ CALAMITEITEN’ of vergelijkbaars ontbreken bij de liften;
- Her en der ontbreken vluchtrouteborden;
- In vrijwel alle kantoren veel losse kabels met stekkerdozen, spullen in vensterbanken en op kasten; dit is erg lastig schoonmaken en gevaarlijk met losse
kabels/stekkerdozen op bureaus en vloer. Schoonmaak erg lastig en kans op calamiteiten met vocht en struikelen groot;
- Er wordt veel geklaagd over het klimaat te warm, koud, luchtvochtigheid en luchtkwaliteit.
Voor de uitgebreide lijst verwijs ik u naar het separaat werkblad (8 Risico’s).
6
Hoe nu verder?
1. Werk het beleidsstuk en het overzicht met concrete risico’s verder uit met te nemen maatregelen, verantwoordelijke en uitvoerende personen, deadlines etc.: maak een Plan van Aanpak.
2. Stel daarbij prioriteiten: niet alles hoeft en kan meteen worden opgelost. Betrek medewerkers bij het stellen van prioriteiten: probeer deze zaken eerst aan te pakken.
Wanneer maatregelen niet mogelijk of wenselijk zijn geef dan gemotiveerd aan waarom maatregelen niet genomen worden.
3. Communiceer het Plan van Aanpak naar de medewerkers en maak afspraken over evaluatie, bijstelling en borging.
4. Zorg dat ook nieuwe risico’s worden toegevoegd aan de RI&E en het Plan van Aanpak; zorg dat er een levend document ontstaat dat minimaal jaarlijks maar bij voorkeur elk kwartaal wordt bijgewerkt.
Werk bij het verbeteren van arbeidsomstandigheden via de Deming-cyclus: plannen,
uitvoeren, controleren en bijstellen (plan-do-check-act). Hieronder vindt u de verbetercyclus die past bij het effectief beheersen van Arborisico’s:
1. V&G Beleid: Een beknopt beleidsstuk met daarin de visie van de gemeente Hilversum op veiligheid en gezondheid in het werk, beschrijving cyclus, TVB (taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden), positie RI&E en een antwoord op de vraag hoe directie en management de missie en visie uitdragen.
2. Planning: Meerjarenplan van aanpak/ jaarplan (in samenspraak met de OR).
3. Implementatie en werking van de plannen/ maatregelen.
4. Controle en corrigerende maatregelen: Zijn de maatregelen effectief? Is bijsturing nodig? Wat is de invloed van ongewenste en verstorende zaken zoals verzuim, incidenten en ongevallen, klachten etc..
5. Directiebeoordeling: Hoe was het resultaat van afgelopen periode? Wat gaat goed en wat moet beter? Dit leidt tot bijsturen van beleid en planning.
7
Samengevat gaat het bij het proces van risicobeheersing om:
• Het stellen van prioriteiten voor een afgebakende periode (bijv. top 3).
• Een in tijd afgebakend plan van aanpak met speerpunten opgesteld e.e.a. i.o.m. OR.
• Controle op de uitvoering, leren van incidenten, verzuim, PMO (preventief medisch onderzoek), audits, klachten, etc..
• Een terugblik met managementbeoordeling, waarna bijgestuurd kan worden.
8
4 Doelstelling
De doelstellingen van de uitgevoerde RI&E zijn:
Het opnieuw inventariseren en evalueren van de aanwezige veiligheid- en gezondheidsrisico’s;
Adviseren over te nemen verbetermaatregelen (wat kan er nog beter?);
Meenemen van de preventiemedewerker in het proces van uitvoeren van de RI&E;
Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot de RI&E;
Bijdragen aan de veiligheid/welzijn bewustwording (dynamisch proces/dynamische RI&E).
9
5 Werkwijze
De gegevens voor deze RI&E zijn verkregen uit door de gemeente Hilversum verstrekte informatie. De informatie is verkregen uit gesprekken, interviews en rondgangen door de verschillende gebouwen.
De uitkomsten van de actuele risico’s welke uit de gesprekken en rondgangen naar voren zijn gekomen en deels het beleid zijn in dit rapport verwerkt.
Opgemerkt moet worden dat de RI&E een momentopname is. De rapportage is een vastlegging van de stand van zaken op dat moment en is niet uitputtend. Er kunnen dus knelpunten aanwezig zijn, die niet zijn gesignaleerd of niet gemeld zijn tijdens de uitvoering van de RI&E. De bevindingen en adviezen zijn mede gebaseerd op informatie welke door de opdrachtgever verstrekt is.
De evaluatie of weging van de veiligheid- en gezondheidsrisico’s op locatie vindt plaats met behulp van de methode van Fine en Wiruth. Deze methode is gebaseerd op een bepaalde systematiek, waarbij een inschatting wordt gemaakt van het mogelijke effect, de
blootstellingfrequentie en de waarschijnlijkheid dat het effect optreedt. Deze inschatting leidt vervolgens tot een indeling van knelpunten in risicoklassen. Afhankelijk van de grootte van deze risicoscore wordt een prioriteit aan het betreffende risico toegekend. De risicoklassen zijn:
Risicoklasse 1 R > 250 Zeer hoog risico, werk direct stop zetten.
Risicoklasse 2 120 < R ≤ 250 Hoog risico, maatregelen treffen binnen 48 uur.
Risicoklasse 3 60 < R ≤ 120 Substantieel risico; maatregelen treffen binnen 3 maanden.
Risicoklasse 4 20 < R ≤ 60 Mogelijk risico, maatregelen treffen binnen 1 jaar.
Risicoklasse 5 R ≤ 20 Gering risico, geen maatregelen vereist.
Voor de evaluatie van gevonden risico’s voor veiligheid en gezondheid, is gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde methode. Hierbij worden prioriteiten eenduidig vastgesteld aan de hand van drie factoren:
- Het effect (E);
- De mate van blootstelling aan het gevaar (B);
- De waarschijnlijkheid, dat dit effect zal optreden (W).
Voor de evaluatie van de gevonden risico’s is gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde methode. Hierbij worden prioriteiten eenduidig vastgesteld aan de hand van het product van de volgende drie factoren: het effect (E), de mate van blootstelling aan het gevaar (B) en de waarschijnlijkheid, dat dit effect zal optreden (W).
10
Tabel Fine en Wiruth
11
6 Nadere inventarisatieverplichting
Om van een volledige RI&E te kunnen spreken dient zoals gezegd een Plan van Aanpak te worden opgesteld. Ook moet voldaan worden aan de nadere inventarisatieverplichtingen (NIV) of een aanvullende RI&E. Hieronder een overzicht en of deze op de gemeente Hilversum betrekking hebben.
Arbobesluit Van
toepassing
Overschrijding normen
Opmerking advies Jeugdigen <18 jaar mogelijk Nee Alleen licht kantoorwerk Zwangere en of
kwetsbare groepen
Mogelijk Nee Het betreft kantoorwerk en indien gewenst is kolfruimte aanwezig.
Explosie veiligheid Nee Gevaarlijke stoffen
(algemeen)
Nee Kankerverwekkende,
mutagene en
reprotoxische stoffen
Nee
Asbest Nee Nee
Biologische agentia, inclusief legionella
Mogelijk Nee Door het regelmatig gebruiken van de douches is de kans op legionella minimaal. Gewenst om de douches mee te nemen in een schema van spoelen / controles
Thuiswerk met gevaarlijke stoffen
Nee
Fysieke belasting Ja mogelijk Bij facilitair/bodes zwaar werk;
probeer zoveel als mogelijk van hulpmiddelen gebruik te maken.
Beeldschermwerk Ja Nee Regelmatig instructie verzorgen
en bureau, stoel en beeldscherm afstemmen op gebruiker
(werkplekonderzoek uit laten voeren).
Geluid Mogelijk Mogelijk Toezichthouder/projectleider komen bij projecten (Infra en bouw).Persoonlijke
beschermingsmiddelen (otoplastieken/gehoorkappen) worden beschikbaar stellen.
Arbeidsmiddelen Ja Nee Er wordt alleen gebruik gemaakt
van gekeurde (NEN 3140) handgereedschappen. Dit keuren gebeurd jaarlijks.
12
Persoonlijke
beschermingsmiddelen (PBM)
Ja Nee Benodigde persoonlijke
beschermings- middelen (werkschoenen, bril, gehoorbescherming) beschikbaar stellen.
Kunstmatige optische straling
Nee Ioniserende straling Nee Elektromagnetische
velden
Nee
13
7 Advies PAGO/PMO
Een PAGO (Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek) is een onderzoek dat gericht is op vroegtijdige signalering van gezondheidseffecten ten gevolge van het werk en is gebaseerd op de risico’s waaraan medewerkers zijn blootgesteld. Zo wordt bijvoorbeeld bij blootstelling aan lawaai periodiek het gehoor van de werknemers getest. Enerzijds is dit
gezondheidsbewaking voor de individuele medewerker, anderzijds is het gezamenlijk resultaat van de gehoortesten een graadmeter voor de effectiviteit van het
lawaaibestrijdingsbeleid van het bedrijf.
De werkgever bepaalt liefst in overleg met medewerker en OR de frequentie en de inhoud van dit gezondheidsonderzoek, daarbij geadviseerd door de arbodienst, naar aanleiding van de RI&E, verzuimgegevens, Arbo spreekuren en branche-informatie
De werkgever is verplicht alle werknemers (als zij dat willen) een PAGO aan te bieden1. Naast de PAGO kan een PMO (Preventief Medisch Onderzoek) uitgevoerd worden. Dit is geen verplichting van de werkgever maar is wel gewenst. Het advies vanuit Arbo Unie is als volgt:
Belasting Onderzoek voor PAGO/PMO Groep Beeldschermwerk
Beeldschermvisustest Vragenlijst
bewegingsapparaat
Medewerkers die dagelijks gemiddeld >
2 uur met een beeldscherm werken (kantoor).
Welzijn / psychosociale arbeidsbelasting
Vragenlijst
medewerkerstevredenheids- onderzoek (MTO) onder de medewerkers uitdoen (Enquête anoniem), analyse stellen en bij excessen deskundige hulp inschakelen.
Iedereen
Agressie/geweld agressiehanteringtraining
Iedereen welke regelmatig met externe personen (zowel telefonisch als fysiek) te maken heeft.
1 De werkgever is verplicht de werknemers in de gelegenheid te stellen periodiek hun gezondheid te laten onderzoeken in verband met het werk. Voor de werknemers is deelname aan dit onderzoek vrijwillig.
14
