Onderzoek naar buurtinitiatieven
gemeente Hilversum
Dominique Diks & Janneke Oudenhoven 2016/229/DD
21 december 2016
De gemeente Hilversum wil inzetten op de eigen kracht van buurten en wil de ontwikkeling van nieuwe ideeën en plannen vanuit
inwonersinitiatieven ondersteunen en faciliteren.
Om dit te bereiken is het programma Buurten gestart. Met het programma Buurten wil de gemeente bevorderen dat inwoners meer verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen omgeving. Dit beleid past in de maatschappelijke trend waarin mensen vanuit hun leefwereld actief opereren en van onderop initiatieven nemen voor het verbeteren van de wereld om hen heen.
De afgelopen jaren zijn in Hilversum meerdere buurtinitiatieven gestart. De gemeente wil graag toekomstgericht leren van deze ervaringen. Daarom is ons gevraagd om inzichtelijk te maken hoe met buurtinitiatieven is omgegaan en om op basis daarvan aanbevelingen te doen welke
verbetermogelijkheden er zijn. Het momentum om te leren van eerdere ervaringen is er nu omdat de kadernotitie ‘Buurten’ in het eerste kwartaal van 2017 ter besluitvorming aan de Raad wordt aangeboden. Dit onderzoek vormt input hiervoor.
Vanuit ons werkveld zien wij dat veel gemeenten de ambitie hebben om buurt- en wijkgericht werken te versterken. We zien dat gemeenten hierin stappen zetten, maar op veel plaatsen is het ook nog een zoektocht. Het is een andere manier van werken, waarbij ‘buiten’ veel meer leidend is en de gemeente niet meer vanzelfsprekend in de lead is.
Dit betekent een grote verandering voor alle betrokkenen (ambtenaren, bestuurders, burgers, bedrijven). Een verandering die niet van vandaag op morgen gerealiseerd is. In deze verandering die ook in Hilversum aan de orde is, stelt Hilversum zich open op. Hilversum wil leren en is hiervoor bereid om kritisch naar de eigen organisatie te kijken. Met als beoogd doel inzicht om hiervan te leren en door te kunnen ontwikkelen. Wij formuleren dit rapport dan ook toekomstgericht en gericht op
verbeteringen waarmee buurtinitiatieven in de toekomst nog efficiënter en effectiever kunnen worden opgepakt.
Onderzochte casuïstiek
De basis voor dit onderzoek wordt gevormd door een analyse van vijf buurtinitiatieven. Deze vijf initiatieven hebben de volgende eigenschappen:
• ze zijn multidisciplinair van aard: ze raken aan verschillende domeinen van de gemeente (fysiek, economisch, sociaal, veilig) en er zijn ambtenaren bij betrokken uit verschillende afdelingen.
• ze zijn gericht op het versterken van de leefbaarheid van en de sociale samenhang in wijken en buurten.
• de gemeente is betrokken als grondeigenaar of als vastgoedeigenaar waardoor zij niet alleen als financier of facilitator optreedt maar er ook een besluit moet worden genomen over de
bestemming van deze gronden.
In overleg met de programmamanager buurten heeft er een selectie plaatsgevonden van vijf initiatieven die voldeden aan deze kenmerken. De onderzochte casussen zijn:
1. De Meentwerf
2. Schoolpleinen in de buurt (Schuttersweg en Elckerlycschool)
3. Skipvalley: een zeecontainer als ontmoetingsplek
4. De Riebeeck Galerij 5. Het Arie Loomanhuis Inhoud van het rapport
In dit rapport staan wij eerst kort stil bij de onderzoeksopzet. Daarna geven wij onze analyse weer van de vijf initiatieven die wij bestudeerd hebben. We vatten elk initiatief samen in een factsheet. Hierin beschrijven we hoe het initiatief is verlopen en wat hiervan geleerd kan worden. Tot slot geven we onze aanbevelingen voor het verbeteren van het proces van buurtinitiatieven.
Aanleiding
De hoofdvraag die in dit onderzoek centraal staat is:
Hoe gaat de gemeente Hilversum om met buurtinitiatieven en welke mogelijkheden zijn er voor ontwikkeling?
Zoals in de aanleiding beschreven vormt het antwoord op deze hoofdvraag input voor de kadernotitie buurten die in het eerste kwartaal van 2017 aan de raad ter besluitvorming wordt aangeboden. Er is een bewuste keuze gemaakt door de raad om dit onderzoek met een korte doorlooptijd uit te voeren. Dit zodat de uitkomsten nog kunnen worden meegenomen in de kadernotitie. Wij hebben dit onderzoek daarom moeten uitvoeren in week 48-50. Mede vanwege de korte doorlooptijd hebben wij met de opdrachtgever onderstaande uitgangspunten voor de aanpak afgesproken:
• het onderzoek is gericht op de hoofdlijnen zoals deze gereconstrueerd konden worden door gesprekken met betrokken ambtenaren en initiatiefnemers, aangevuld met informatie uit beschikbare documenten.
• we hebben geen bestuurlijk interviews afgenomen omdat het niet haalbaar was om deze te plannen.
Hierdoor is de directe input van bestuurders niet meegenomen. De bestuurlijke component is vanzelfsprekend wel ter sprake gekomen in de gesprekken met geïnterviewde ambtenaren.
Het onderzoek is gebaseerd op:
1. Gesprekken met :
• de ‘trekker’ van elk buurtinitiatief (meestal de buurtcoördinator)
• de initiatiefnemer uit de buurt (in drie van de vijf casussen)
• minimaal 3 personen uit de ambtelijke organisatie die (naast de buurtcoördinator) actief waren in deze casus
• de programmanager Buurten
• de teamleider beleidsuitvoering en beleidsontwikkeling 2. Documentanalyse
Zie bijlage 1 voor een volledig overzicht van de gesprekspartners en bestudeerde documenten.
1. Onderzoeksopzet
De gemeente heeft de ambitie om meer
buurtgericht te werken. De betrokken medewerkers zetten zich met energie in om de initiatieven tot een succes te maken. De intenties zijn heel positief, zowel binnen de gemeente als bij degenen die het initiatief aandragen. Dit horen we terug uit de gesprekken de we gevoerd hebben, onderstaande elementen kwamen bijvoorbeeld aan bod.
• De rol van de buurtcoördinator wordt als positief en welwillend ervaren. We horen over hen dat zij meedenken en dat ze hun kennis en netwerk zowel intern als extern benutten om het initiatief onder de aandacht te brengen.
• Het valt op dat het merendeel van de
ambtenaren de ambitie van buurtgericht werken deelt en echt op een andere manier wil omgaan met buurtinitiatieven en het van buiten naar binnen werken. Dit vraagt een verandering maar mensen hebben zin om hier stappen in te zetten.
• Lef en doorzettingsvermogen vanuit de
ambtelijke organisatie heeft ervoor gezorgd dat er al mooie dingen van de grond zijn gekomen.
Denk aan de realisatie van de zeecontainer als plek voor jongeren bij skipvalley en het huis van de buurt dat in de Riebeeck Galerij onlangs is geopend.
• Verschillende initiatiefnemers geven aan dat zij de ambitie die de gemeente heeft ook terugzien in de wijze waarop bestuurders zich richting hen uiten. Denk hierbij aan een motiemarkt waar raadsleden een motie indienden voor het initiatief op de Schuttersweg, het rondje door de wijk van het Arie Looman Huis ‘Buurt weet Raad’
en de toezegging die is gedaan door de wethouder om een plek te vinden voor de voedselbank. Reacties van bestuurders zijn positief en enthousiast.
Tegelijkertijd constateren we dat betrokkenen verbetermogelijkheden zien. Ze merken dat ze op onderdelen onvoldoende resultaat kunnen boeken.
Met het effect dat initiatiefnemers hun motivatie kwijt raken en ambtenaren en bestuurders zelf ook teleurgesteld zijn over wat ze voor elkaar kunnen krijgen in de lokale context. In dit rapport kijken wij
nadrukkelijk naar de zaken die niet naar
tevredenheid lopen. Dat zijn immers de onderdelen waar de gemeente inzicht in wil krijgen zodat verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Uit onze analyse kunnen wij drie hoofdconclusies trekken waar verbeteringen voor buurtgericht werken mogelijk zijn.
1. Eigenaarschap voor buurtinitiatieven is onvoldoende helder belegd`.
2. Een meer integrale sturing is nodig.
3. De mentaliteit van co-creatie is nog geen gemeengoed.
Op de volgende pagina’s werken wij deze analyse verder uit.
2. Analyse
1. Eigenaarschap voor buurtinitiatieven is onvoldoende helder belegd
De buurtcoördinator neemt vaak de regierol, maar zonder de nodige doorzettingsmacht
De buurtcoördinatoren zijn een belangrijke schakel in het proces van ideevorming naar realisatie. Zij brengen het initiatief van buiten naar binnen. Hun rol is verbindend: als luisterend oor voor de initiatiefnemer en als link naar de ambtelijke organisatie. Hun rol wordt als positief ervaren: ze denken mee en benutten hun kennis en relatie met de organisatie om het initiatief onder de aandacht te brengen. We signaleren dat na binnenkomst van een initiatief, het niet altijd duidelijk is wie als eigenaar van het initiatief de regie moet pakken.
Initiatiefnemers en buurtcoördinatoren lopen hierop vast, zij hebben dan moeite om het initiatief uit te zetten in de organisatie. De buurtcoördinatoren proberen daarom die rol zo goed mogelijk te vervullen, maar zij hebben hier niet de tijd en het mandaat voor in de organisatie. In de onderzochte casussen zien we dat zij, vanuit de goede intentie maar zonder positie, het initiatief proberen verder te brengen. Zij blijven het aanspreekpunt voor de initiatiefnemer en bepalen in de meeste gevallen het plan van aanpak voor het initiatief. Maar zij geven aan dat zij het met name bij de
multidisciplinaire initiatieven moeilijk vinden om het hele speelveld te overzien en om te bepalen welke stappen er nodig zijn.
Bij twee van de vijf onderzochte initiatieven heeft de buurtcoördinator uiteindelijk een grote rol gepakt als trekker van het initiatief om tempo te creëren en om het overzicht te bewaken. Bij de drie andere initiatieven is er lange tijd geen regierol geweest en is uiteindelijk een ambtenaar willekeurig in de organisatie ‘opgestaan’ om de regierol te pakken.
Allen hebben dit vanuit hun eigen achtergrond en expertise zo goed mogelijk gedaan, maar in deze voorbeelden was al veel gebeurd waardoor het proces niet meer het ideale verloop kon volgen (onomkeerbare besluiten of het momentum gemist om een integrale keuze te kunnen maken).
Initiatiefnemers waarderen de rol die deze trekkers innamen. Maar de initiatiefnemers zien ook dat er meer mogelijk was geweest met helder
eigenaarschap en bijbehorend mandaat.
Initiatiefnemers hebben te maken met teveel verschillende ambtenaren
Initiatiefnemers hebben voor een initiatief met veel verschillende ambtenaren te maken die ieder vanuit hun eigen discipline betrokken zijn en niet vanuit het grotere geheel van het buurtinitiatief. Dit wordt veroorzaakt doordat de regierol (en het
eigenaarschap) niet helder is belegd. Ter illustratie geven we enkele voorbeelden waar we dit effect tegenkwamen en wat het effect is:
• De initiatiefnemers van de Schuttersweg geven aan dat zij regelmatig met nieuwe ambtenaren te maken kregen. Het gebrek aan één
aanspreekpunt zorgde er vanuit hun perspectief voor dat ze telkens ‘opnieuw moesten beginnen’
en ambtenaren weer helemaal moesten bijpraten.
• Initiatiefnemers van de Meentwerf gaven aan dat zij zelf het centrale punt zijn waar alle informatie samenkomt over het initiatief. Dit leidde ertoe dat ambtenaren aan hen gaan vragen wat de huidige stand van zaken is. Initiatiefnemers geven aan dat dit onprofessioneel overkomt en dat zij hierdoor gedemotiveerd raken (gevoel dat het overzicht in de ambtelijke organisatie er niet is).
• Verschillende initiatiefnemers voor het Arie Loomanhuis zijn afgehaakt omdat de ambtelijke organisatie geen duidelijk aanspreekpunt was met heldere kaders aan welke voorwaarden hun voorstellen moesten voldoen.
Doordat het eigenaarschap van buurtinitiatieven iedere keer in handen ligt van verschillende ambtenaren wordt het leren en ontwikkelen nog eens extra bemoeilijkt.
2. Analyse
Gebrek aan eigenaarschap leidt ertoe dat
besluitvorming niet plaatsvindt aan de juiste tafel en op het juiste niveau
In de onderzochte initiatieven zien we dat knelpunten en vragen laat of niet worden
opgeschaald in de organisatie. Dit heeft ertoe geleid dat er bij verschillende initiatieven pas laat in het proces een strategische keuze is gemaakt die ten grondslag ligt aan het initiatief, zoals een keuze over de bestemming van een locatie. In het geval van de Meentwerf is het opknappen al begonnen voordat het definitieve besluit over de bestemming van deze grond genomen is. Aan de andere kant zien we dat bij enkele initiatieven bestuurders via een andere weg betrokken raken en dat zij als katalysator fungeerden om initiatieven in beweging te krijgen.
Voorbeeld daarvan is het besluit over de aanschaf van de container voor Skip Valley. Waar de ambtelijke organisatie niet tot een gezamenlijk besluit kwam, werd na betrokkenheid van de burgermeester de container alsnog geplaatst. Het kader was vooraf reeds helder en er was ook budget beschikbaar was, bestuurlijke doorzettingsmacht had in dit voorbeeld dus eigenlijk niet nodig moeten zijn. Het effect is nu dat essentiële keuzes eerder gemaakt hadden kunnen worden en dat bestuurders onnodig bij relatief kleine besluiten worden
betrokken.
2. Een meer integrale sturing is nodig
De financiering van multidisciplinaire
buurtinitiatieven komt niet uit één budget waardoor er gezocht moet worden naar budgetten uit
verschillende afdelingen.
Hilversum maakt onderscheid tussen drie typen initiatieven, per type initiatief gelden andere afspraken over financiering. Het eerste type zijn kleine wijkgerichte initiatieven zoals bijvoorbeeld een straat- of buurtfeest. Deze initiatieven worden gestimuleerd vanuit het wijkbudget. De
buurtcoördinator heeft het mandaat om
toezeggingen te doen vanuit dit budget. Het tweede type zijn middelgrote initiatieven die een maximale investering van € 10.000 vragen. Deze initiatieven worden gefinancierd vanuit het Stimuleringsbudget Buurten 2015. Deze initiatieven moeten aan bepaalde criteria voldoen, vervolgens beslist de wethouder buurten binnen vier weken of en hoeveel stimuleringsbudget er wordt toegekend.
Het plaatsen van de zeecontainer op Skip Valley valt in deze categorie. De buurtcoördinator gaf aan dat hij heldere kaders heeft en voldoende ruimte heeft om budget te regelen. Ook van dit type initiatieven is de financiering dus helder.
Ten derde zijn er grote multidisciplinaire initiatieven.
Deze vragen meer dan € 10.000 aan financiële investering en nog een andere investering (denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruiken, kopen of huren van maatschappelijk vastgoed). Vier van de onderzochte initiatieven zijn multidisciplinair. Voor deze initiatieven is geen specifiek budget
beschikbaar. Hiervoor moet dus naar budget
‘gezocht’ worden. In de praktijk blijkt het lastig om voor deze initiatieven het budget bij elkaar te krijgen. Dit komt doordat het realiseren van het initiatief niet altijd overeenkomt met de ambities en doelstellingen van de afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan de spanning die kan ontstaan tussen het behalen van een hoog rendement van vastgoed versus het faciliteren van een maatschappelijk initiatief.
Het momentum van de Meentwerf
Bij het initiatief in de Meentwerf is na ruim 1,5 jaar aandacht besteed aan de politieke keuze die ten grondslag ligt aan het initiatief: de mogelijke andere opties voor deze bestemming en het rendement dat dit de gemeente zou kunnen opleveren. Initiatiefnemers geven aan dat het
‘momentum’ aan het begin gemist is. De duur van het proces en de inzet die al van de
initiatiefnemers is gevraagd (denk aan uitvoeren haalbaarheidsonderzoek en werven fondsen) maakt het moeilijk om hier een ‘no go’ op te geven.
2. Analyse
Ook komt het voor dat initiatieven tussen twee bestuurlijke tafels in vallen, waardoor budgetten uit verschillende afdelingen moeten worden gehaald en de afweging moet worden gemaakt wie hoeveel uit zijn of haar budget bijdraagt. Zodra er budget
‘gevonden’ is zie je dat er direct versnelling komt in een proces. Neem het voorbeeld van de Riebeeck Galerij waar nog onbesteed Gidsgeld voor benut kan worden. Dit maakte dat er een volgende stap in het proces gezet kon worden.
De prioriteit ligt bij regulier werk
De ambitie van Hilversum om de ontwikkeling van nieuwe ideeën en plannen vanuit inwoners te ondersteunen en faciliteren, wordt ook
daadwerkelijk zo ervaren door initiatiefnemers. Niet alleen in contacten met ambtenaren, maar ook in contacten met raadsleden en bestuurders. Reacties van bestuurders zijn positief en enthousiast.
Initiatiefnemers krijgen hierdoor hoge
verwachtingen van datgene dat de gemeente hen kan bieden in het faciliteren van hun initiatief. Maar de vertaling van de ambities naar de uitvoering in de praktijk is niet vanzelfsprekend. Buurtinitiatieven krijgen niet altijd prioriteit in de organisatie, teammanager en hun team geven in veel gevallen prioriteit aan ‘het reguliere werk’. Dit is een
klassieke spanning die in elke willekeurige gemeente optreedt: buurtinitiatieven ‘zijn van de
buurtcoördinatoren’ (en de ambtenaren die nu een trekkende rol vervullen). Zij geven aan dat het lastig is om hierdoor alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en om met de betrokken ambtenaren een plan van aanpak te maken. Iedereen in de
organisatie denkt actief mee, maar wel op basis van hun eigen expertise en vanuit de bestaande kaders.
Dit staat het integrale werken (waar de buurtinitiatieven om vragen) in de weg. Door integrale sturing op initiatief en resultaat, kan meer voortgang geboekt worden.
Opvallend is dat er vanuit de ambtelijke organisatie ook nauwelijks wordt geëscaleerd richting
teammanager of afdelingsmanager om samen prioriteiten te bepalen, de afweging of een
buurtinitiatief prioriteit krijgt wordt nu nog vaak bepaald door wie het vraagt en hoe.
Uit het onderzoek blijkt dat bestuurlijke bemoeienis kan helpen om urgentie te creëren. Bijvoorbeeld in de casus rond het Arie Loomanhuis. Hier heeft de wethouder uitgesproken dat er een locatie moet komen voor de voedselbank. Ons beeld is dat escalatie naar het CT of bestuur kan helpen, maar niet altijd noodzakelijk zou moeten zijn om een tot een gezamenlijke afweging en keuzes te komen.
Wij hebben in dit onderzoek (door de gekozen opzet van dit onderzoek) geen inzicht gekregen in hoe het college stuurt op het omgaan met buurtinitiatieven in relatie tot andere ambities.
2. Analyse
3. De mentaliteit van co-creatie is nog geen gemeengoed
Basishouding: “nee tenzij, in plaats van ja, mits”
In de onderzochte initiatieven vervult de gemeente meerdere rollen. In de figuur hiernaast schetsen wij vier rollen van de gemeente, de gemeente kan bij een initiatief ook vanuit deze rollen betrokken zijn.
Bij de buurtinitiatieven heeft de buurtcoördinator een verbindende rol, zij brengen het initiatief van buiten naar binnen. De betrokken medewerkers van verschillende afdelingen hebben een rol in het faciliteren in tijd en middelen en daarnaast soms een toetsende rol. Bijvoorbeeld: past het binnen het bestemmingsplan? Of: is het juridisch passend en veilig?
De initiatiefnemers ervaren op dit moment in gesprekken dat ambtenaren welwillend zijn om mee te denken maar hun beeld is tegelijkertijd dat ambtenaren het lastiger vinden om vanuit
mogelijkheden te denken. Zij ervaren dat er nog veel in onmogelijkheden wordt gedacht.
Medewerkers in de organisatie lijken moeite te hebben om de beweging te maken van een
voornamelijk toetsende rol naar een meedenkende en adviserende rol. Als het uitgangspunt verschuift van ‘nee, tenzij’ naar ‘ja, mits’ (zoals ook benoemd in de Structuurvisie Hilversum), kan dit helpen om de ruimte te zien binnen de regels zodat deze als minder belemmerend worden ervaren.
De vraag die daaronder ligt is: zie je jezelf als partner in de oplossing en werk je dus aan een gezamenlijke opgave vanuit een andere rol (participerende overheid)? Of zie je de initiatiefnemer als indiener en ben je primair toetsend vanuit een formele bevoegdheid (rechtmatige overheid)?Uit de interviews met de ambtenaren blijkt dat zij welwillend zijn om te helpen bij buurtinitiatieven maar dat zij nog zoekend zijn naar de juiste rol. Ze zijn niet gewend aan deze manier van samenwerken en ervaren dat het buurtgericht werken echt iets anders vraagt van hun houding en gedrag. Ook het
directe contact met burgers is niet voor iedereen vanzelfsprekend (en dus nieuw).
We herkennen dit vanuit wat we bij veel andere gemeenten zien. De verandering kost tijd, het vraagt een andere rolopvatting met bijbehorend een andere houding en gedrag.
Initiatiefnemers geven aan dat zij het jammer vinden dat het gevoel van ‘we geven elkaar wederzijds iets’
en dus werken vanuit co-creatie niet echt leeft. Een van de gesprekspartners gaf ons bijvoorbeeld mee:
“ik heb normaal gesproken geen contact met burgers op deze manier. Deze manier van werken betekent echt iets anders met ander soort competenties.”
2. Analyse
3. Factsheets buurtinitiatieven
Beschrijving initiatief
Ouders hebben in samenwerking met de school, STIP, BSO, Roland Holst-college, scouting en de buurt het initiatief genomen om een nieuwe indeling van het schoolplein te realiseren. In het nieuwe plan loopt het schoolplein door tot aan de straat, in ieder geval visueel, en wordt het één gemeenschappelijk openbaar plein (scouting, Roland Holst en Elckerlycschool) .
Vraag aan de gemeente
De gemeenteraad heeft namens de initiatiefnemers op 9 november een motie ingebracht op de
motiemarkt met het volgende verzoek aan de gemeente:
• in het kader van overheidsparticipatie te onderzoeken in hoeverre de ontwikkeling en uitvoering van het plan kan worden ondersteund door de inzet van ambtelijke uren;
• in het kader van overheidsparticipatie de mogelijkheden te onderzoeken om het
ontwikkelen en mede tot stand laten komen van dit plan financieel te ondersteunen;
• op basis van het voorbeeld van de
Elckerlycschool in het sterprogramma buurten beleid te ontwikkelen gericht op de inrichting en het gebruik van schoolpleinen;
• de raad hierover medio 2017 te informeren.
Stand van zaken
De motie is met 35 tegen 0 stemmen aangenomen.
Na aanname van de motie is het initiatief toegewezen aan het programma Buurten (na afweging of het logischer binnen het ruimtelijk domein zou passen). De programmamanager Buurten heeft in gesprek met één van de initiatiefnemers verkend wat zij concreet nodig hebben om het initiatief te realiseren. Zij komt op basis van dit gesprek met een voorstel voor een aanpak dat zij bespreekt met de betrokken partners, de bestuurder en initiatiefnemers om als gemeente af te wegen: gaan we dit initiatief steunen en wat zijn de consequenties ervan?
Hoofdstappen in het proces
• voor de zomer 2016 eerste verkennend gesprek tussen gemeente en initiatiefnemers
• na de zomer plan gepitcht door initiatiefnemers aan ambtenaren
• plan en motie ingediend voor motiemarkt 9 november 2016
• motie aangenomen
• initiatief verschoven van openbare ruimte naar sterke buurten
• november 2016: programmamanager buurten in gesprek met initiatiefnemers
• vervolgactie: Programmamanager Buurten brengt alle betrokkenen om tafel
Succesvol in het proces
• de buurtcoördinator heeft tot aan het indienen van de motie een verbindende rol gespeeld tussen initiatiefnemers en gemeenten, daar zijn de betrokkenen positief over
• de buurtcoördinator heeft proactief meegedacht met initiatiefnemers hoe initiatief te agenderen (resultaat motiemarkt)
• vanuit het grote integrale vraagstuk dat is gesignaleerd en de motie die de raad heeft aangenomen is de programmamanager Buurten aangesteld om samen met initiatiefnemers uitvoering te geven aan de motie
• motiemarkt heeft ervoor gezorgd dat ook de raad enthousiasme heeft geuit wat de initiatiefnemers energie geeft
3.Initiatief ‘Schuttersweg’ (1/2)
Mogelijkheden voor ontwikkeling in deze casus
• Doordat er in veel disciplines uit de ambtelijke organisatie betrokken zijn in dit initiatief ervaart de buurtcoordinator moeite om voortuitgang te realiseren. Iedereen denkt vanuit de
mogelijkheden maar ook onmogelijkheden vanuit zijn eigen afdeling. “Alle neuzen dezelfde kant op krijgen dat vraagt dan wel veel tijd en
afstemming”.
• Het is nog leren en ontwikkelen voor ambtenaren hoe om te gaan met burgers: welke informatie verstrek je hen wel en welke ook niet en welke houding neem je aan als ambtenaar als je in gesprek bent met een burger. Dit is nog zoeken:
Ambtenaar: “ik heb normaal geen contact met burgers op deze manier met alle ins en outs. Dat is niet zo transparant, dan kijkt er nog een beleidsmedewerker naar. Op deze manier van werken betekent echt iets anders voor ambtenaren en vraagt ander soort competenties.”
Initiatiefnemer: “ik heb vrij genomen om overdag een presentatie te geven bij de gemeente. Er kwamen ambtenaren te laat en onvoorbereid. Ze knikte vooral ‘nee’, dat haalt de energie weg. Als je ziet hoeveel uren we er al in hebben gestoken, het is niet makkelijk.”
• In de interviews wordt aangegeven dat de buurtcoördinator nauw betrokken was in de beginfase maar dat er niemand in de organisatie was die echt verbindend was. Er was niet één ambtenaar die altijd bij de afspraken met de initiatiefnemers was en die de voortgang van het proces in de gaten hield. Dat maakt dat de initiatiefnemers meerdere aanspreekpunten hebben en het overzicht in proces en inhoud op één plek ontbreekt.
Initiatiefnemer: Je begint voor je gevoel elke keer weer opnieuw. Daar ga ik weer, weer mijn verhaal vertellen.
• De raad heeft verwachtingen gewekt met het aannemen van de motie bij de initiatiefnemers.
Feitelijk heeft zij het college alleen verzocht te onderzoeken in hoeverre de ontwikkeling en
uitvoering van het plan kan worden ondersteund in uren en in hoeverre het ontwikkelen en mede tot stand laten komen van dit plan financieel ondersteund kan worden. Daarmee is niet gezegd dat het schoolplein er komt noch dat de gemeente er uren of geld in gaat steken. Echter, door het aannemen van de motie met kan dit beeld wel ontstaan bij de initiatiefnemers en verwachten zij mogelijk al verder te zijn dan in de praktijk blijkt. Gevolg motie is aangenomen op motiemarkt en ambtelijke organisatie is zoekende in hoe invulling te geven aan deze motie.
3. Initiatief ‘Schuttersweg’ (2/2)
Beschrijving van het Arie Loomanhuis
Sinds jaren staat achter de huizen aan de driehoek Musschenbroekstraat, Röntgenstraat en
Daltonstraat het “Arie Loomanhuis” op het adres Musschenbroek-straat 31a. Dit huis is het gevolg van de buurtactiviteiten waarvoor een stichting werd opgericht in 1949 met de naam
speeltuinvereniging “De Eersteling”. Het Arie Loomanhuis was tot 2014 onder leiding van Serafettin Babacan, voorzitter van stichting ‘jong leven’ die in dit huis activiteiten voor jongeren organiseerden. In 2014 is het pand door middel van een rechtszaak in beheer genomen door de
gemeente omdat het gebouw erg aan het verpauperen was.
Vraag rondom Arie Loomanhuis
Verschillende buurtbewoners hebben bij de komst van de buurtcoördinator begin 2015 aangegeven iets te willen met het Arie Loomanhuis. De initiatieven waren divers. Zo was er een aanvraag rondom jongerenwerk en een initiatiefnemer die een loopbaanschool wilde oprichten om
statushouders te begeleiden. Gedurende de uitwerking van deze initiatieven heeft de voedselbank op 30 mei 2016 een vraag aan de wethouder gesteld om op zoek te gaan naar een locatie voor de voedselbank. Bij rondvraag in de ambtelijke organisatie kwam het Arie Loomanhuis als potentiele locatie naar voren.
Stand van zaken
Op dit moment geeft de wethouder aan dat bestuurlijk de hoogste prioriteit ligt bij het vinden van een locatie voor de voedselbank en dus het Arie Loomanhuis een potentiele mogelijkheid hiervoor is (met prioriteit hiervoor in plaats van voor
buurtinitiatieven). Initiatiefnemers hebben
aangegeven dat ze het mooi vinden dat het huis een maatschappelijke invulling krijgt en hebben zich vrijwillig teruggetrokken. Mogelijkheden worden onderzocht of er opties zijn om initiatieven te combineren met de voedselbank. Op 13 december had de gemeente nog geen definitief besluit genomen i.v.m. onderzoek andere locaties.
Onderstaand werken we zowel voor één initiatief uit de buurt als voor het vinden van bestemming voor voedselbank in hoofdlijnen het proces uit.
Hoofdstappen in het proces met initiatiefnemers die invulling wilde geven aan het Arie Loomanhuis
• 1,5 jaar geleden hebben initiatiefnemers een vraag aan de buurtcoördinator gesteld om diverse activiteiten aan te bieden in het Arie Loomanhuis gericht op de ontwikkeling van jongeren in samenwerking met jongerenwerkers van Versa Welzijn
• buurtcoördinator aangeven bij initiatiefnemers dat plan van aanpak gemaakt moest worden
• initiatiefnemers redelijk ‘summier’ plan gemaakt (zat bijvoorbeeld geen jaarrekening bij)
• rondje met de raad door de buurt gemaakt
• raad positief over initiatief maar geeft geen GO op een plan zonder financiële achtergrond
• geen draagvlak in de buurt vanuit angst voor overlast van jongeren
• initiatiefnemers geven aan dat er behoefte is aan jongerenwerk in de wijk en of de gemeente hier een rol kan hebben. Buurtbewoners willen wel helpen in schenken van koffie etc.
• eind augustus hebben initiatiefnemers
aangegeven te stoppen omdat veel mensen die zouden helpen zijn afgehaakt
3. Initiatief ‘Arie Loomanhuis’ (1/3)
Succesvol in het proces rond buurtinitiatief
• actief ophalen in de wijk van initiatieven en stimuleren van eigen bijdrage bij
buurtinitiatieven
• verbindende rol die buurtcoordinator heeft gehad als spil tussen wijk en ambtelijke organisatie
Mogelijkheden voor ontwikkeling in proces buurtinitiatief
• buurtcoördinator geeft aan dat het lastig is in deze casus welke rol aan te nemen als gemeente.
Hoe geef je terug dat een plan te summier is?
Welke kaders stel je dan precies aan een plan? Je wilt namelijk ook dat mensen vrij blijven denken en niet in vaste kaders moeten denken. Als de buurt niet in staat is om een goed plan op te stellen, in welke mate ga je dan helpen als gemeente? “We nodigen mensen nu heel erg uit om met initiatieven te komen, maar we moeten toch ook wel een beetje sturen op waar kunnen wij wel in faciliteren en waar niet”.
• Buurtcoördinator geeft aan dat het lastig is wanneer je eigenaar blijft van een initiatief en wanneer je het initiatief overdraagt aan een projectleider. Hoelang blijf je wel of niet met bewoners in gesprek. Wanneer is een plan levensvatbaar en welke expertise moet er dan bij betrokken worden?
Hoofdstappen proces locatie voedselbank
• mei 2016 voedselbank op zoek naar nieuwe locatie, vraag gesteld aan wethouder
• beleidsadviseur krijgt signalen dat wethouder toegezegd heeft locatie te gaan regelen en pakt vrijwillig coördinerende rol
• ambtelijke organisatie zoekt optionele locaties uit, buurtcoördinatoren komen met optionele locatie Arie Loomanhuis
• buurt is enthousiast
• beleidsadviseur in gesprek met afdeling vastgoed over kosten voor huur
• voedselbank heeft subsidie nodig om huur te betalen. Onduidelijkheid waaruit dit te
financieren en welke rol als gemeente hierin te pakken
• onduidelijkheden over staat van het Arie
Loomanhuis: welke aanpassingen gedaan moeten worden om het ‘bruikbaar’ te maken (denk aan opknappen dak) en hoe te financieren
• wethouder aan beleidsadviseur gevraagd voorstel te maken voor in het college
• programmamanager buurten gekozen om voorstel in te brengen in stuurgroep buurten
• in stuurgroep buurten vond wethouder financiën dat er ook financiële afweging gemaakt moest worden wat het de gemeente zou opleveren als het verkocht zou worden (hier was trekkende beleidsadviseur niet bij aanwezig)
• vervolgvragen uit stuurgroep buurten niet overgedragen aan ‘trekkende’ beleidsadviseur waardoor de beleidsadviseur dit toevallig onder ogen kreeg
• beleidsadviseur zet vragen uit bij afdeling vastgoed
• beleidsadviseur maakt B&W advies en laat meelezen door alle personen in organisatie die hieraan mee hebben gewerkt. Iedereen akkoord enkel afdeling vastgoed nog vragen wie reparatie van gebouw gaat betalen
• uiteindelijk afwegingen op CT-agenda besproken en keuzes gemaakt
3. Initiatief ‘Arie Loomanhuis’ (2/3)
Succesvol in het proces rond voedselbank
• beleidsadviseur die ‘vrijwillig’ coördinerende rol heeft opgepakt. Coördinerende rol van
beleidsadviseur in proces locatie voedselbank.
Doordat de beleidsadviseur hierin een trekkende rol heeft gepakt is er snel contact geweest met de verschillende afdelingen die hiervoor iets moesten regelen.
• prioriteit die wethouder gaf aan zoeken van locatie waardoor versnelling in ambtelijke organisatie ontstaat
• escalatie naar CT zorgt ervoor dat integrale keuzes worden gemaakt
Mogelijkheden voor ontwikkeling in proces buurtinitiatief
• geïnterviewde geeft aan dat urgentie niet gevoeld wordt in ambtelijke organisatie.
“Niemand voelt zich verantwoordelijk waardoor het onder aan prioriteitenlijst komt te staan.
Hierdoor duurt het proces lang”.
• “Het is gewoon heel erg lastig dat het bij dit soort vraagstukken over integrale belangen gaat. Wie maakt hier de keuze over, gaat financiële belang voor maatschappelijk belang? Ambtelijke organisatie denkt toch veel vanuit zijn eigenbelang en eigen koker“
• “Het is vaak bij dit soort initiatieven dat
accentverschuiving plaatsvindt of initiatief tussen twee bestuurlijke overleggen zit. Dit maakt keuzes maken moeilijk vanuit mogelijk tegenstrijdige afwegingen”
3. Initiatief ‘Arie Loomanhuis’ (3/3)
Beschrijving van het initiatief
Vanuit de jongeren uit Hilversum-Zuid kwam de vraag voor een overdekte locatie aan de
Diependaalselaan 363 te Hilversum. De jeugd wilde graag een ‘basic’ ontmoetingsplek. Een plek waar ze droog kunnen zitten en wat verlichting op de ontmoetingsplek. Ook de initiatiefnemers van de tuin vonden dit een goed idee. De container is geplaatst naast de tuin van Skip Valley (Urban Farming) aan de Diependaalselaan. De container wordt gebruikt als ontmoetingsplek in de buurt.
Zowel de tuiniers van de naastliggende tuin, bewoners en jongeren kunnen gebruik maken van deze container.
Vraag aan gemeente
De buurtcoördinator en de jongerenwerker hebben met betrokkenheid van Urban Farming 035, wijkagenten van de politie Hilversum en een sociaal werker Versa Welzijn het initiatief genomen voor deze ontmoetingsplek. Zij vroegen de gemeente:
• een ‘go’ voor het plaatsen van een zeecontainer als ontmoetingsplek voor de jongeren aan de Diependaalselaan ter hoogte van urban farming.
• financiering van de container (4000 euro).
Stand van zaken
De container is inmiddels geplaatst. De
initiatiefnemers hebben samen met de tuinders en de jongeren leefregels opgesteld: wat mag wel, wat mag niet? Daarnaast zijn ze met de jongeren de container gaan opknappen en zijn er bankjes geplaatst.
Hoofdstappen in het proces
• medio 2015 heeft de buurtcoördinator het idee in de advieskamer van de gemeente gesproken met betrokken ambtenaren. Conclusie: terrein waar boekwaarde opzat, container past niet in het landschap. Advies uitgesproken om te toetsen aan beleidskaders.
• november 2015: besproken in de
collegevergadering buurten. Jongeren uit Hilversum Zuid met college in gesprek over wat zij nodig hebben in de buurt. Wens uitgesproken over de container. College enthousiast.
• buurtcoördinator met programmamanager buurten gezorgd voor nadere uitwerking
• burgemeester spreekt enthousiasme uit over initiatief
• januari 2016: memo in portefeuillehouders overleg voor definitieve besluit plaatsing container
• voorjaar 2016: plaatsing container
3. Initiatief ‘Skipvalley: een
zeecontainer als ontmoetingsplek’ (1/2)
Succesfactoren
• betrokkenheid, doorzettingsvermogen en
prioriteit die buurtcoördinator heeft gegeven aan initiatief. “Buurtcoördinator heeft flink zitten pushen. Iedereen is sociaal hier maar wel belangrijk dat er druk op blijft in de organisatie.
Anders duurt het lang voordat er een volgende stap gezet wordt. Aanjagen is belangrijk”.
• “Lef van de buurtcoordinator heeft er echt voor gezorgd dat er versnelling is gekomen in dit proces. Hij ging het gewoon regelen”.
• goed verwachtingsmanagement van de
buurtcoordinator. Betrokken jongerenwerker uit de buurt “doordat buurtcoordinator altijd realistisch heeft aangegeven wat de obstakels waren en hoe het proces ervoor stond hebben we nooit te hoge verwachtingen gehad. Dat het uiteindelijk gerealiseerd kon worden was toen juist heel mooi!”
• commitment van bestuur (burgemeester):
“Doordat de burgemeester zich heeft
uitgesproken dat het moest gebeuren, durfde niemand dit eigenlijk tegen te spreken.
Belangrijke stok achter de deur dat het proces redelijk snel is verlopen”.
• vroegtijdig draagvlak gecreëerd door
buurtcoordinator door in de buurt goed contact te houden met urban farming en door vroegtijdig buurtbewoners te informeren over aangevraagde vergunning voor zeecontainer
Mogelijkheden voor ontwikkeling
• “Het kost veel tijd om mensen te verleiden in de ambtelijke organisatie en om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Iedereen denkt vanuit zijn eigen discipline. Dat is hoe het nu werkt.
Planoloog: het ziet er lelijk uit. Sociaal: het is niet wenselijk. Juriste: voor hoelang gaan we
vergunning verlenen? Zoveel draagvlak, wie zijn
wij dan als gemeente om hier nee op te zeggen?
Volgens doen wij niet aan werken vanuit de bedoeling (werken vanuit de inwoners)”.
• Buurtcoordinator: “Niemand voelt zich eigenaar.
Dus ik ben zelf maar vergunningen gaan aanvragen. Maar is dat mijn taak als buurtcoordinator?”
3. Initiatief ‘Skipvalley: een
zeecontainer als ontmoetingsplek’ (2/2)
Beschrijving van het initiatief
De Riebeeck Galerij ligt in het Riebeeckwartier. Een wijk in Hilversum waar weinig sociale cohesie is en weinig voorzieningen. Eind 2014 wordt de
constatering door verschillende ambtenaren gedaan dat het steeds minder goed gaat met de Riebeeck Galerij. De leegstand van winkels wordt steeds groter. Inwoners uit de wijk hebben aangegeven behoefte te hebben aan onderling contact met buurtgenoten maar ook met zorgprofessionals. Doel:
samen met bewoners en wijk gebonden organisaties een ontmoetingsplaats realiseren in Riebeeck Galerij om de sociale samenhang in de wijk te vergroten en om de leegstand in het winkelcentrum tegen te gaan door het opzetten van een ‘huiskamer’ in twee winkels van de Riebeeck Galerij. Deel waar spreekuren worden gegeven en deel waar sociale activiteiten plaatsvinden.
Vraag aan gemeente
Huur van de twee winkelpanden te subsidiëren.
Stand van zaken
Op 1 november 2016 is het initiatief gerealiseerd en van start gegaan. De officiële opening heeft
plaatsgevonden op 14 december 2016.
Proces
• eind 2014 signalering probleem met Riebeeck Galerij door ambtelijke organisatie
• in overleg met wethouder gaat accountmanager (vanuit betrokkenheid bij de wijk aan de slag als kwartiermaker) in deze wijk aan het werk om dingen ‘los te maken’ en om invulling te geven aan buurtgerichte aanpak
• medio 2015 rondvraag in buurt door
kwartiermaker en buurtcoordinator naar wensen die er zijn
• lijst met namen opgesteld van betrokken buurtbewoners die willen meehelpen en werken aan het initiatief
• ‘whatsappclubje’ gevormd met buurtcoordinator, accountmanager, aantal betrokken inwoners en betrokken stakeholder uit de wijk
• 28 oktober 2015 bijeenkomst met
buurtbewoners, zorgprofessionals uit de wijk, zelfstandige winkeliers en ambtenaren van de gemeente om plannen te maken voor invulling
• vanaf november 2015 plan van aanpak opstellen voor huiskamer Riebeeck Galerij
• Voorstel besproken in stuurgroep buurten van 26 mei, 9 juni en 30 juni 2016
• begin september overeenstemming met eigenaar locatie
• 1 november 2016 start realisatie
• 14 december 2016 officiële opening
3. Initiatief ‘Riebeeck Galerij’ (1/2)
Succesvol in het proces
• betrokkenheid en lef van accounthouder en buurtcoordinator als aanjagers vanuit de ambtelijke organisatie waardoor er echt is geluisterd naar de wens van de burgers
• buurtcoordinator die met regelmaat fysiek aanwezig is in de buurt en vermogen heeft om instanties te binden door in gesprek te gaan
• buurtgerichte ambitie van het college en prioriteit die wethouder aan deze wijk gaf waardoor er echt is getrokken om initiatieven uit deze wijk op te halen
• betrokkenheid van wijkverpleegkundige die heeft meegeholpen om vertaling te maken van
gemeentejargon aan buurtbewoners in de wijk
“Als ik even weg was, liep het weer spaak.
Begrepen ze elkaar niet goed. Zeiden ze dat het afgeketst was maar dat was dan niet zo maar ze begrepen elkaar niet goed”
• gidsgelden (subsidie vanuit de rijksoverheid) was nog niet benut voor 2016. Buurtcoordinator kwam samen met betrokken ambtenaar tot het idee dit geld te benutten hiervoor. Dit maakte dat het geld beschikbaar was maar dat er enkel nog nagedacht moest worden in welke vorm dit verstrekt moest worden (betaald gemeente huur aan winkeleigenaar of moet er een stichting worden opgezet waaraan huur wordt betaald)
• keuze om onderhandelingen met eigenaar winkelcentrum te voeren met wethouder Ruimtelijke Ordening in plaats van met Wethouder Buurten. Hierdoor zijn er scherpe onderhandelingen gevoerd en heeft wethouder Buurten niet onderhandeld over zijn eigen budgetten.
Mogelijkheden voor ontwikkeling
• “Ambtenaren hebben hun stinkende best gedaan om hier iets moois van de grond te trekken en gelukkig is het uiteindelijk gelukt. Er is slagkracht van de wethouders nodig om zo’n initiatief van de grond te trekken. De huidige extreme coalitie maakt het bij dit soort initiatieven niet makkelijker om een besluit te nemen door tegengestelde belangen”.
• het lange ambtelijke proces dat heeft plaatsgevonden tussen oktober 2015 en juni 2016 heeft ervoor gezorgd dat de betrokken buurtbewoners zijn afgehaakt “bestuur moet sneller reageren, momentum gemist, waardoor buurtbewoners uit beeld zijn verdwenen. Interne organisatie met alle neuzen dezelfde kant op krijgen vraagt zoveel tijd en afstemming”.
• belangrijk vraagstuk voor de gemeente: welke rol pak je nu? Wil je dat het in deze wijk volledig uit de burger komt of kan je dit niet van hen verwachten?
• “Er gaat een integraal vraagstuk samen met zo’n initiatief zoals de Riebeeck: uit welk programma halen we geld hiervoor? Dit vraagt om integrale sturing met mandaat en die ontbreekt. Daardoor blijft iedereen langs elkaar heen praten en duurt het proces heel lang”.
• “Je hebt bij dit soort initiatieven iemand nodig die naast operationeel ook strategisch en tactisch het initiatief kan trekken. Doordat de
buurtcoordinator of andere trekkend persoon hier de tijd én of competenties niet voor heeft verloopt dit strategische/tactische niveau nu vaak traag.
Dit vraagt echt een andere manier van denken en kijken”
3. Initiatief ‘Riebeeck Galerij’ (2/2)
Beschrijving van het initiatief
Stichting De Meentwerf heeft de wens het gebouw Mierenmeent 122 (de voormalige meentwerf en eigendom van de gemeente) te ontwikkelen tot een ontmoetingsplek voor kennismaking met kunst, cultuur en natuur door middel van participatie, educatie, uitwisseling en presentatie. De Meentwerf wil een ontmoetingsplek zijn voor buurtbewoners, waar onderling respect, nieuwsgierigheid,
creativiteit en natuurbeleving centraal staan. Hierbij richten zij zich op mensen van verschillende
leeftijden en verschillend culturele en sociaaleconomische achtergronden.
Vraag aan gemeente
• een krediet van €182.000,- (inclusief btw) beschikbaar te stellen ten behoeve van de verbouwing (fase 1 en fase 2) van de Mierenmeent 122;
• de lasten van een deel van deze investering, te weten €120.000,- ten behoeve van fase 1, te dekken uit de huuropbrengsten;
• het overige deel van de investering, te weten
€62.000,- ten behoeve van fase 2, te dekken uit een eenmalige bijdrage van Stichting De Meentwerf;
Stand van zaken
Het college heeft op 12 juli 2016 besloten vooruitlopend op een raadsbesluit een bedrag beschikbaar te stellen voor de verbouwing van de Meentwerf, eigendom van de gemeente. Het college van B en W heeft hiertoe besloten vanuit de wens na een zeer lange voorbereidingstijd het initiatief zo snel mogelijk na de noodzakelijke verbouwing van start te laten gaan (1 januari 2017). Het college is positief over het initiatief omdat het o.a. een breed draagvlak heeft onder de bewoners, het initiatief zelf voor een eenmalige bijdrage vanuit financiering door derden heeft gezorgd, en het initiatief de restant-investering in 10 jaar aan de gemeente
“terugbetaalt” via de huur. De reden voor het vooruitlopen op de besluitvorming van de raad was dat andere partners hun financiële bijdrage met deadlines afhankelijk stelden van een bijdrage van
de gemeente Hilversum. Er is geen RIB gestuurd omdat het een voorstel aan de raad betrof.
Het voorstel is besproken in de raadscommissie van 14 september en vervolgens nogmaals aangemeld voor de commissie van 12 oktober.
Proces
• 11 juni 2014: eerste oriënterende gesprek met de gemeente.
• december 2014: buurtonderzoek; ca. 50
gesprekken met geïnteresseerde buurtbewoners en organisaties.
• 1ekwartaal 2015: haalbaarheidsonderzoek door initiatiefnemers.
• 22 april 2015: presentatie
haalbaarheidsonderzoek aan de gemeente
• april-oktober 2015: aanpassing plannen waaronder koop/terugkoopregeling
• 6 november: presentatie van de plannen in buurtcentrum de Kruisdam
• 15 december 2015: subsidiegesprek met de gemeente.
• begin januari: gesprekken initiatiefnemers met de aannemer
• 22 januari 2016: contractoverleg met de gemeente.
• 3 april: bijlagen naar gemeente gestuurd om plan rond te maken.
• 30 mei 2016: overleg verlenging beheercontract met de gemeente.
• 20 juni 2016: officiële subsidieaanvraag bij gemeente
• 21 juni 2016: Stichting De Meentwerf wordt opgericht.
• 12 juli 2016: college besluit vooruitlopend op raadsbesluit om bedrag voor de verbouwing beschikbaar te stellen
3. Initiatief ‘De Meentwerf’ (1/2)
• Op 14 september 2016 is het raadsvoorstel
“Realiseren De Meentwerf” behandeld in de commissie Samenleving. Uit de bespreking bleek dat er vragen waren ten aanzien van
verschillende aspecten van het raadsvoorstel.
Het raadsvoorstel is vervolgens door de portefeuillehouder teruggenomen.
• 12 oktober 2016 stond het voorstel opnieuw geagendeerd voor de commissievergadering Samenleving, maar hebben B&W het voorstel na overleg met de initiatiefnemers van de agenda laten afhalen, gelet op de uitkomsten van het gesprek van de initiatiefnemers met raadsleden de avond ervoor.
Succesvol in het proces
• Aanstelling van eigenaar vanuit de afdeling cultuur die aanspreekpunt is voor de
initiatiefnemers en die het vraagstuk integraal is oppakt. “Wij zijn zo blij met de komst van X, zij heeft ervoor gezorgd dat we het idee hadden dat iemand echt regie voerde op het initiatief, ook in de ambtelijke organisatie. We zijn blij dat toen de ambtelijke organisatie het dossier eigenlijk weer wilden gaan overdragen in verband met aflopend contract van X, dat zij door onze wens nog mocht blijven. Iemand die inzicht heeft in het hele proces en die het gezicht naar buiten is, is essentieel”.
• “In de eerste fase van het proces hebben we een vergoeding gekregen voor de uren die wij bestede aan het initiatief. Dit vonden wij fantastisch.”
• “Doorzettingsvermogen van de initiatiefnemers heeft ervoor gezorgd dat dit initiatief nu nog in leven is. Voor hen is het ook moeilijk geweest om energie vast te houden in een proces dat nu al bijna 3 jaar loopt. Onwijs knap van hen”.
• “Bouwkundige van de gemeente heeft ons zo goed geholpen om verbouwing in kaart te brengen. De bouwkundige heeft echt zijn nek uitgestoken om mee te denken hoe de
verbouwing op een goede en haalbare manier uit te voeren”
Mogelijkheden voor ontwikkeling
• Eén aanspreekpunt en iemand die zich eigenaar
voelt en het proces coördineert ontbrak in de eerste fase van dit initiatief. Dit heeft ertoe geleid dat: “Iemand die iedereen in positie brengt om te gaan lopen ontbrak. Die duidelijk aangeeft wat nodig is. Wie en wat heb ik hiervoor nodig? ”.
• “Toen het haalbaarheidsonderzoek is uitgevoerd is het momentum gemist om echt een keuze te maken over de bestemming van de grond. Wat willen we als gemeente hiermee en welke integrale keuze moeten we hierover maken? Dit heeft ervoor gezorgd dat het proces meerdere malen is vastgelopen”. “Initiatief is vanaf de start niet goed opgepakt. Initiatiefnemers komen met initiatief. Iedere keer is het leuk en goed het initiatief. Maak maar plannen. Iedere keer terugsturen met verdere
uitwerking/aanscherping. Als het plan dan goed is kan je niet dan pas een besluit gaan nemen over de bestemming van de grond”.
• In het proces is het initiatief ambtelijk
overgedragen van vastgoed naar cultuur naar op dit moment buurten. De overname van dossiers was met regelmaat onvolledig/onzorgvuldig waardoor er in voorstellen feiten of
onderbouwingen ontbraken. “Consequentie: voor je gevoel start het proces iedere keer weer opnieuw”.
3. Initiatief ‘De Meentwerf’ (2/2)
4. Aanbevelingen
Hilversum heeft de ambitie om met buurtinitiatieven op een concrete manier bij te dragen aan het versterken van de eigen kracht van buurten en de ontwikkeling van nieuwe ideeën en plannen vanuit inwoners. Uit onze analyse komt naar voren dat de belangrijkste opgave voor Hilversum is om het werken met buurtinitiatieven te verankeren in het denken en doen in de organisatie. Zodat het werken aan
buurtinitiatieven geen ‘losstaande taak’ meer is. Wij denken dat Hilversum kan inzetten op onderstaande vijf aanbevelingen om op deze manier het werken met buurtinitiatieven naar een hoger plan te tillen.
1. Benoem een sleutelfiguur die doorzettingsmacht heeft
Zoals wij in de analyse verwoorden is eigenaarschap en integrale sturing op multidisciplinaire initiatieven de uitdaging voor Hilversum. De lijn zou primair aan zet moeten zijn om vanuit hun integrale
verantwoordelijkheid deze zaken op te pakken. Maar dit vraagt een andere manier van werken en die verandering kost tijd. Om deze verandering een impuls te geven, adviseren wij om voor bepaalde termijn een sleutelfiguur te benoemen, deze rol kan bijvoorbeeld bij de programmamanager Buurten belegd worden.
Deze sleutelfiguur zou doorzettingsmacht moeten hebben in de organisatie. Zodat betrokkenen kunnen escaleren richting de sleutelfiguur als een buurtinitiatief vastloopt in de organisatie. En de sleutelfiguur er daadwerkelijk voor kan zorgen dat resultaat behaald kan worden.
Het is nadrukkelijk een tijdelijke hulpconstructie, waarmee een impuls gegeven kan worden aan de verandering. In deze periode kan de sleutelfiguur de werkwijze versterken en de interventies ondernemen om de gewenste verandering voor elkaar te krijgen. In deze periode is de sleutelfiguur:
• het aanspreekpunt richting de initiatiefnemers, hierbij is het belangrijk dat hij of zij de verwachtingen van de initiatiefnemers kan managen en hen zo op een energieke manier aangehaakt houdt.
• degene die de regie/ het eigenaarschap voor een buurtinitiatief expliciet belegt bij een medewerker.
• een belangrijke speler in het signaleren van obstakels voor buurtgericht werken in de organisatie en het bespreekbaar maken hiervan. Het is belangrijk dat deze sleutelfiguur inzicht heeft in het totale proces en het speelveld overziet en de juist mensen aan de juiste tafel weet te krijgen. Hij of zij trekt nauw samen op met de buurtcoördinatoren.
2. Beschrijf de rol van regiehouder / eigenaar van een buurtinitiatief
Door het eigenaarschap van multidisciplinaire buurtinitiatieven helder te beleggen, wordt ervoor gezorgd dat er zowel binnen als buiten de organisatie één aanspreekpunt is. Daarnaast moeten de taken en
verantwoordelijkheden van deze rol helder zijn. Om met resultaat en tempo een initiatief verder te kunnen brengen dat verschillende beleidsterreinen raakt, is het nodig dat deze rol ook mandaat heeft om zaken voor elkaar te kunnen krijgen. De rol kan verder uitgewerkt worden op onderstaande onderdelen:
• wat houdt de rol precies in (welke taken)?
• wie kunnen deze rol vervullen?
• welke competenties zijn daarvoor nodig?
• welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hoort bij deze rol?
3. Zet in op een cultuur van co-creatie
Buurtgericht werken vraagt een andere mindset van de organisatie. Dat gaat verder dan alleen een
buurtinitiatief tot realisatie brengen. Het gaat om een houding van de organisatie als ‘partner in de oplossing’
waarbij de opgaven in de buurten centraal staan. Dat vraagt continu denken en werken vanuit de opgave in plaats van bestaande regels en werkwijzen. De sleutel tot buurtgericht werken ligt de interactie om samen tot een resultaat te komen. Dit vraagt leren van en met elkaar, continu reflecteren en oefenen in een nieuwe manier van werken. Wij adviseren om hier bewust aandacht aan te besteden in het werk.
4. Aanbevelingen
Investeer in dit gezamenlijk leren, dit hoeft niet groots aangepast te worden maar kan al gerealiseerd worden door bijvoorbeeld:
• regelmatig casuïstiek te bespreken met een groep betrokkenen met het doel van elkaar en met elkaar te leren.
• met een groep betrokkenen een werkbezoek te brengen aan een succesvol initiatief waar het goed loopt en via de methode van Appreciative Inquiry (waarderend onderzoeken) leren wat werkt en dit vertalen naar de context van andere initiatieven.
• ontmoeting te stimuleren tussen de buurtcoördinatoren en de lijn. Bijvoorbeeld door tijdens een werkoverleg te vertellen over de aanpak en van buurtinitiatieven en wat deze manier van denken en werken van de lijn vraagt.
4. Zet in op dossiervorming bij de grote multidisciplinaire buurtinitiatieven
Inzicht in het proces kan helpen om te sturen op integraliteit en voortgang. Het gaat hierbij om inzicht in afspraken die er zijn, afwegingen die eerder gemaakt zijn en het feitelijke verloop. Dit is belangrijk omdat er regelmatig andere mensen betrokken worden bij een initiatief. We adviseren niet om te verzanden in dossiervorming, maar we adviseren wel om alle relevante informatie beschikbaar en geordend bij elkaar te hebben, zodat wanneer het nodig is, de informatie ook snel bij elkaar gebracht kan worden. Hierdoor hebben alle betrokkenen inzicht in de actuele stand van zaken in het proces en is eenduidige communicatie richting initiatiefnemer mogelijk.
5. Zorg voor relevante managementinformatie over multidisciplinaire buurtinitiatieven
Relevante informatie over de multidisciplinaire buurtinitiatieven maakt het mogelijk om hier integraal op te sturen. Als informatie bekend is (bijvoorbeeld over aantallen, doorlooptijd, fasering, etc) bekend is en besproken wordt op het juiste gremium, kan er ook op gestuurd worden. Wij weten nu niet in hoeverre deze informatie beschikbaar is en hoe er op gestuurd is. Maar als de organisatie een impuls wil geven aan
buurtgericht werken, kan het helpen om (tijdelijk) deze informatie te generen voor de sleutelspeler en periodiek te laten bespreken in het CT.
4. Aanbevelingen
Jullie vraag is om inzicht te geven in hoe jullie als gemeente omgaan met buurtinitiatieven waarbij de nadruk ligt op de rol van de ambtelijke organisatie hierin. Hilversum heeft in 2015 mee gewerkt aan het project ‘De Werkplaats MaakdeBuurt’. In deze Werkplaats is onderzoeksbureau Agora en een aantal andere organisaties op zoek gegaan naar de voorwaarden waaronder maatschappelijke initiatieven zich verder kunnen
ontwikkelen. We hebben de bevindingen uit dit onderzoek die gericht zijn op de ambtelijke organisatie meegenomen als input. We vatten hieronder de aanbevelingen van ‘maak de buurt’ samen die we relevant achten voor de context van Hilversum:
• Gebiedsgericht werken en het inzetten van gebiedsgericht werkende ambtenaren doorzetten en verbeteren en de opgaven uit de buurt leidend laten zijn om zo ook de dominantie van de centrale diensten te verminderen. Zo wordt de schotjescultuur verminderd.
• Meer mandaat geven aan gebiedsgericht werkende ambtenaren ten aanzien van de coördinatie van geldstromen door de wijk en beslissingsbevoegdheid over uitvoeringszaken. Daarbij kan gewerkt worden met één leidinggevende ambtenaar die direct onder het college van B&W valt, en dwars door de gemeentelijke afdelingen heen beslissingen kan nemen (naar analogie van de Rotterdamse
‘stadsmariniers’).
• De nu nog teveel aanwezige belemmeringen (een afstandelijke houding van beleids- en
stadhuisambtenaren, het top-down-denken en de gebrekkige directe toegang tot bestuurders) opheffen door bijscholing en training van ambtenaren, het instellen van spreekuren voor initiatiefnemers die vastlopen in het ambtelijk apparaat en/of regelmatige werkbezoeken van bestuurders. In het bijzonder bezoeken van initiatieven die erin geslaagd zijn om op duurzame wijze maatschappelijke meerwaarde te creëren en een goed verdienmodel op te zetten.
• Lessen trekken op basis van dergelijke initiatieven met name waar het opheffen van gemeentelijke belemmeringen een cruciale bijdrage geleverd heeft aan het succes van het desbetreffende initiatief.
Daarnaast ook leren van maatschappelijke initiatieven die verzand zijn geraakt in de belemmeringen van gemeentewege.
• Meer ruimte geven aan ambtenaren die in opdracht van buurtcollectieven werken. In Almere wordt de
‘uitleenambtenaar’ besproken, een ambtenaar die rechtstreeks werkt voor een initiatief. (Hiermee wordt een andere ambtenaar bedoeld dan de hiervoor genoemde leidinggevende ambtenaar).
• Het realiseren van een gemeenschappelijk digitaal logboek waarin de ontwikkeling en afspraken worden bijgehouden teneinde de wisselingen van ambtenaren en bestuurders te compenseren.
• Werken aan mentaliteits- en cultuurverandering: het ‘ja loket’ in Deventer, de ‘kan niet bestaat niet’- houding in Rotterdam, de meedenkende ambtenaar in Amsterdam Oost en West.
• In verschillende gemeenten worden er ‘bedrijfsleventafels’ georganiseerd om bedrijven binnen te halen of te helpen. Hierbij begeleidt een ‘accountmanager’ het bedrijf bij zijn gangen door de bureaucratie. Zoiets kan ook worden opgezet voor serieuze maatschappelijke initiatieven. In Eindhoven organiseren ze de zogeheten ‘maatschappelijke vastgoedtafel’, waar ambtenaren van verschillende afdelingen zich rond een initiatief verzamelen wanneer dat initiatief serieus aanspraak maakt op een fysieke ruimte cq gebouw.
.
Aanbevelingen ‘Maak de buurt’
Ramstraat 27 3581 HD Utrecht
E: info@hiemstraendevries.nl T: 030 252 37 77
Meer weten?
Janneke Oudenhoven
janneke.oudenhoven@hiemstraendevries.nl
Dominique Diks
dominique.diks@hiemstraendevries.nl
Bijlage 1: gesprekspartners &
geraadpleegde documenten
Afgenomen interviews
• Tessa van de Beld (afdelingsmanager beleidsuitvoering)
De Meentwerf
• Coen van Beers (buurtcoördinator)
• Alfons Simon (beleidsadviseur)
• Lot Vermeer en Annette Wolthers (initiatiefnemers de Meentwerf)
• Astrid van Mierlo (Beleidsadviseur Cultuur)
• Roderik D’have (Teammanager Vastgoed &
Installaties)
• Margot Lotters (Sterprogrammamanager Buurten)
• Gijs Schaveling (Bouwkundig Adviseur)
• Andreas van der Heide (medewerker bedrijfsvoering)
• Els Kruijt (accounthouder)
Schoolpleinen in de buurt (Schuttersweg en Elckerlycschool)
• Carola van den Berg (buurtcoördinator)
• Stefan Brogtrop (medewerker beleid en beheer)
• Frank Slagter (jurist)
• Margot Lotters (sterprogrammamanager buurten)
• Alfons Simon (beleidsadviseur)
• Bart Bloemen (initiatiefnemer Schoolpleinen in de buurt)
Arie Loomanhuis
• Marianne van Diemen (buurtcoördinator)
• Serge Kaan (beleidsadviseur)
• Roderik D’Have (teammanager vastgoed &
installaties)
• Margot Lotters (sterprogrammamanager buurten)
• Alfons Simon (beleidsadviseur) Skipvalley
• Jaco Huisman (buurtcoordinator)
• Joost Volkers (landschapsarchitect)
• Els Kruijt (accounthouder)
• Alfons Simon (beleidsadviseur)
• Brahim Ej-Jaouani (betrokken professional uit de
buurt)
De Riebeeck Galerij
• Martijn van Ligten (buurtcoördinator)
• Esther Sarphatie (programmaregisseur)
• Els Kruijt (accounthouder)
• Alfons Simon (beleidsadviseur)
• Nelleke Schenkkan (betrokken professional uit de buurt)
Geraadpleegde documenten
• resultaten uit werkplaats maak de buurt
uitgevoerd door Agora onderzoeksbureau (2016)
• meerjarenplan stichting de Meentwerf
• plan van aanpak verbouwing de Meentwerf
• haalbaarheidsonderzoek de Meentwerf
• diverse vergaderstukken van de raad- en commissievergaderingen over de verschillende initiatieven
• presentatie schoolplein Schuttersweg 2016
• motie samen spelen (M16-93)
• beleidsregels stimuleringsbudget buurten 2015
• brief informeren bewoners Zeecontainer Skipvalley
• ‘Een zeecontainer als ontmoetingsplek’
• Ontmoeting in de Riebeeck (20160210)
• Het huis van de buurt (Gooi en Eemlande)
