Appendix 4: Uitwerking van een interview Uitwerking interview

(1)

Appendices

Appendix 1: Interview arts

Uitleg van de opzet van mijn onderzoek Inleidend

Hoe is de personele samenstelling van de polikliniek Cardiologie?

a. Hoeveel artsen werken er (fte’s)

wat is de verhouding tussen klinisch en poliklinisch?

b. Hoeveel fte poliassistentes (fte’s) c. Hoeveel fte secretaresses? (fte’s)

d. Hoeveel overig personeel dat direct bijdraagt aan het poliklinisch proces voor cardiologie?

2. Hoeveel uur werkt u gemiddeld per week?

Huidige werkprocessen van de arts

3. Wordt uw werk ondersteund door een EPD systeem?

a. Zo ja, welke processen ondersteunt dit?

welke functionaliteiten ontbreken naar uw mening in het EPD / ZIS wat nu gebruikt wordt?

b. Zo nee, zijn er selectieprocessen, en waar wordt op gelet?

Werkzaamheden op de polikliniek cardiologie

Vaak hoor je dat artsen veel belast zijn met allerlei administraties, en niet meer toekomen aan hun ‘eigenlijke’ werk. Ik wil een aantal aspecten uit de administratie bij langs gaan die betrekking hebben op de poli cardiologie.

4. a) Hoeveel tijd kost u de DBC-registratie?

b) Hoeveel DBC’s worden afgekeurd?

c) Hoe wordt de “uitval van DBC’s” opgelost?

(wordt het dossier opnieuw opgevraagd? / hoeveel tijd kost dat?) 5. a) Hoe gaat het maken van brieven?

(dicteren? Of anders? hoeveel tijd kost dit gemiddeld per week?) b) Hoe lang bent u gemiddeld bezig met dicteren?

c) hoe lang duurt het uittypen van de brieven?

d) Hoe vaak zijn correcties nodig?

e) Hoeveel tijd kost het corrigeren gemiddeld per week?

6. Over het bijwerken van dossiers:

a) Hoeveel tijd bent u bezig met het bijwerken van de dossiers? Gebeurt dat gelijk onder het spreekuur? Of heeft u daarna ook nog tijd nodig?

b) Op welke manieren denkt u hierin te kunnen worden ondersteund door ICT?

7. a: hoe gaat het zogenaamde ‘ordermanagement’? Ditigaal, of via formulieren?

b: En hoe werkt het vaak in de praktijk op de poli? Is er een standaard termijn voor onderzoeksuitslagen? Of wordt er een controletijdstip hoe dan ook ingepland, waarbij

‘gehoopt/verwacht’ wordt dat de uitslagen dan wel binnen zijn?

Een aantal ziekenhuizen is bezig om z’n processen te definiëren, om inzichtelijk te hebben welk traject afgelopen wordt voor verschillende patiënten groepen. Veel gehoorde termen in dit verband zijn ‘klinische paden’, ‘zorgpaden’ en de term ‘onestopshop’. In hoeverre is in dit ziekenhuis nagedacht over de inrichting en standaardisering van de zorgprocessen?

a) Is hier ook nagedacht over het definiëren en standaardiseren van processen? Welke?

(2)

Appendices

b) In hoeverre is er samenwerking met huisartsen? Hoe zou dit beter kunnen plaatsvinden?

c) Hoeveel procent van de patiënten kan naar uw mening op initiatief van de huisarts al een aantal onderzoeken kan gaan doen voor hij/zij de cardioloog als eerste bezoekt?

Welke voordelen biedt dit?

d) Niet iedere patiënt is uniek… Hoeveel procent van de patiënten op de polikliniek kunnen volgens u op een ‘gestandaardiseerde manier’ behandeld worden op deze poli?

8. Worden er ook rapporten / overzichten bijgehouden om te leren van de medicaties die gegeven worden (bijvoorbeeld van vaak optredende complicaties o.i.d.)?

9. In de literatuur lees je veel over dubbele invoer van gegevens (over de patiënt). Mijn vraag is daarom, waar op deze polikliniek er sprake is van dubbele invoer van gegevens, en welke gegevens dit betreft… (NAW gegevens, dubbel onderzoek, historie v/d patiënt of andere gegevens)

In onder andere de VS en in Duitsland, draaien meer geavanceerde Elektronisch Patiëntendossier systemen, waarbij

a. Alle gegevens van de patiënt digitaal opgeslagen is b. Alle toevoegingen aan het dossier digitaal gedaan worden

c. Orders van lab/röntgen en andere onderzoeksafdelingen elektronisch gebeuren d. Agenda’s van dokters, behandelruimten digitaal beschikbaar zijn

In literatuur wordt van EPD systemen gezegd dat ze in hoge mate kunnen bijdragen aan de kwaliteit en efficiency van de zorg.

10. Welke voordelen ziet u voor de zorgprocessen als het gaat om de verbetering van de efficiency?

stelt u zich eens voor dat we 5 jaar verder zijn en dit ziekenhuis zou een volledig

papierloos EPD systeem hebben geïnstalleerd. Welke wensen of eisen zou u dan aan het systeem stellen?

voor wie verwacht u dan met name voordelen? M.n. voor artsen? Of voor ander personeel van de poli?

Als er een geavanceerd EPD succesvol geïmplementeerd is, hoeveel % verwacht u dan dat de ondersteuning kan afnemen?]

11. bij andere ziekenhuizen die ik heb ondervraagd in mijn onderzoek, was het zo dat het ziekenhuis centraal 1 klinisch dossier heeft, en per polikliniek, ieder een eigen poliklinisch dossier. Is dat hier ook zo?

12. Hoeveel patiënten behandelt deze polikliniek op jaarbasis?

13. Worden voor deze polikliniek ook prestatie-indicatoren afgeleverd? En zo ja, hoeveel tijd kost dat? (zo nee, is dat verplicht, en vanaf wanneer?)

14. Mijn laatste vraag is of u zelf nog bepaalde onderwerpen of punten heeft die in het kader van mijn onderzoek mogelijk relevant zijn?

(3)

Appendices

Appendix 2: Interview poliassistente / secretaresse

Inleidend

1. Hoe is de personele samenstelling van de afdeling?

a. Hoeveel artsen werken er (fte’s) b. Hoeveel poliassistentes (fte’s) c. Hoeveel secretaresses? (fte’s)

d. Hoeveel overig personeel dat direct bijdraagt aan het poliklinisch proces voor cardiologie?

2. Hoeveel uur werkt u gemiddeld per week?

3. Hoeveel patiënten behandelt deze polikliniek op jaarbasis?

4. Voert u ook secretariële taken uit? Of heeft de polikliniek hiervoor aparte secretaresses?

Werkprocessen van poliassistentes in minuten

5. Wordt uw werk ondersteund door een EPD systeem?

6. Kunt u uw werkzaamheden omschrijven?

(mogelijk: brieven uittypen, afspraken plannen, inschrijven van patiënten, statussen zoeken, bijwerken opbergen)

7. Hoe gaat het inschrijven van (nieuwe) patiënten? Hoeveel veel tijd bent u daar gemiddeld mee bezig per dag?

8. Over de statusvoering:

a. Is die volledig op papier?

b. Hoeveel tijd bent u bezig met het zoeken van statussen en met het controleren of deze compleet is?

9. Hoeveel tijd per week kwijt aan brieven maken?

a. hoe lang duurt dicteren? (volledige brieven worden gedicteerd) b. hoe lang duurt het uittypen van de brieven?

c. Hoe vaak zijn correcties nodig?

d. Hoeveel tijd kost dat?

e. (waarheen? H.a.? Patiënten?) Ordermanagement

Dan nu een vraag over het aanvragen van onderzoeken:

10. a) Is er een systeem voor het aanvragen van onderzoeken?

b)Hoe gaat het aanvragen van onderzoeken? (gaat dat digiaal? hoeveel tijd bezig met aanvragen, en met het verzamelen van de resultaten)

11. Wat ik vaak tegenkom in de literatuur is dat veel informatie ‘dubbel’ wordt ingevoerd in systemen of in papieren dossiers. Kunt u me zeggen op welke punten dubbele invoer voorkomt? En hoeveel tijd dit gemiddeld per week kost?

12. Als een volledig digitaal patiëntendossier is ingevoerd, zal mogelijk veel ondersteuning niet meer nodig zijn, zoals bijvoorbeeld het uittypen van dictaten. Wat blijft volgens u sowieso staan, aan ondersteuning dat de arts sowieso nodig zal hebben?

Ondersteuning van de taken door een geavanceerd EPD-systeem (verwachtingen) Op welke punten verwacht u dat het werken met een EPD systeem u voordelen kan bieden in uw werk? (aangenomen dat het systeem zo ingericht is dat dit systeem uw werk maximaal kan ondersteunen?)

(na spontaan antwoord, mogelijk doorvragen (patiënt inschrijvingen online/intranet / afspraakondersteuning / online agenda / status zoeken sneller / centrale beschikbaarheid van alle info / bijwerken en opbergen dossiers vervalt / DBC-registraties / brieven sneller

(4)

Appendices

uitwerken? / minder dubbele informatie / onderzoeksaanvraag en status elektronisch mog.

sneller?) Vergelijking

a. Alle gegevens van de patiënt digitaal opgeslagen is b. Alle toevoegingen aan het dossier digitaal gedaan worden

c. Orders van lab/röntgen en andere onderzoeksafdelingen elektronisch gebeuren d. Agenda’s van dokters, behandelruimten digitaal beschikbaar zijn

13. Welke efficiencyvoordelen ziet u voor deze polikliniek, en dan zowel voor de arts,als voor het secretariaat c.q. de polikliniekassistentes?

(5)

Appendices

Appendix 3: Interview zorgmanager

[inleiding / achtergrond uitleggen]

1. Mijn eerste vraag is eigenlijk wat uw taken precies zijn voor wat betreft de polikliniek cardiologie. Kunt u dat kort toelichten?

Werkprocessen van de poli cardiologie

2. Wordt het werk op de poli cardiologie ondersteund door een EPD systeem?

EPD systeem en efficiency

3. In hoeverre werkt deze poli cardiologie naar uw mening efficiënt?

welke rol kan een geavanceerd EPD-systeem hierin spelen?

(patiënt inschrijvingen online/intranet / afspraakondersteuning door online agenda / status zoeken sneller door centrale beschikbaarheid van alle info / bijwerken en opbergen dossiers vervalt? / DBC-registraties / brieven sneller uitwerken? / minder dubbele informatie /

onderzoeksaanvraag en status elektronisch dus sneller?)

4. Specialisten zijn primair verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief goede zorg, en in mindere mate voor hoe efficiënt dat wordt uitgevoerd. Daarom de vraag: Hoeveel invloed heeft u als zorgmanager op de mate waarin efficiënt gewerkt wordt?

5. Wat ik vaak tegenkom in de literatuur is dat veel informatie ‘dubbel’ wordt ingevoerd in systemen of in papieren dossiers. Kunt u me zeggen op welke punten dubbele invoer voorkomt bij de poli cardiologie?

6. Wat zijn voor de poli cardiologie naar schatting, de kosten van het opslaan van de papieren dossiers? Wordt dit compleet overbodig zodra een volledig EPD systeem is ingevoerd?

7. a: De hoge administratielast van medisch specialisten (, waaronder ook de DBC

registraties) kwamen veel in het nieuws de afgelopen tijd. Kunt u aangeven in hoeverre administraties (zoals de DBC registratie) op de poli cardiologie als belastend wordt ervaren?

b: (eventueel) in hoeverre (DBC registraties/administraties) gemakkelijker gedaan kunnen worden?

8. Hoeveel tijd kost het de poli cardiologie om de nodige management informatie te verkrijgen? (kwaliteitsindicatoren of andere benodigde managementinformatie

(berekening van de DBC kostprijzen)?) (worden die prestatie indicatoren geleverd? Door de poli cardiologie?) (op welke termijn wel, indien t nu nog niet is?)

9. Is het mogelijk om voor deze poli van een aantal (5?) jaren gegevens te krijgen van de productie die deze poli heeft gedraaid?

10. Als u nu in de toekomst mag kijken, waarin het ziekenhuis (en dus ook de polikliniek cardiologie) een geavanceerd EPD systeem succesvol heeft geïmplementeerd, welke EPD functionaliteiten vindt u dan van belang? (wat zijn z’n verwachtingen van het EPD- systeem?)

Slotvraag

e. Alle gegevens van de patiënt digitaal opgeslagen is f. Alle toevoegingen aan het dossier digitaal gedaan worden

g. Orders van lab/röntgen en andere onderzoeksafdelingen elektronisch gebeuren h. Agenda’s van dokters, behandelruimten digitaal beschikbaar zijn

(6)

Appendices

11. Welke (efficiency)voordelen ziet u voor de zorgprocessen?

(eventueel doorvragen op:

• patiënt inschrijvingen online/intranet

• afspraakondersteuning door online agenda

• status zoeken sneller door centrale beschikbaarheid van alle info

• Bijwerken en opbergen dossiers vervalt?

• DBC-registraties

• brieven sneller uitwerken?

• minder dubbele informatie

• onderzoeksaanvraag en status elektronisch dus sneller?

• Snellere facturatie (debiteurentermijn omlaag)

• Standaardisering van de zorg (afspraken met huisartsen over verwijsmodellen) )

(7)

Appendices

Appendix 4: Uitwerking van een interview Uitwerking interview

Wanneer gesprek gehad? 15 mei 2006

U bent dus niet de voorzitter / trekker vanuit cardiologie wat het electronisch patientendossier betreft. Dat hoeft wat mij betreft geen probleem te zijn omdat ik juist wil kijken: hoe werken jullie nu, en toch wel een beetje gaan kijken van wat zijn uw verwachtingen als arts; want artsen zijn degenen die ermee moeten gaan werken, en ik neem aan dat daar toch wel een aantal wensen in zitten, en op die manier wil ik daar graag naar kijken

Als eerste vraag heb ik, hoe jullie nu werken… ik zie nog de papieren statussen hier; maar hebben jullie hier een intern EPD of ZIS, waarin jullie veel kunnen opslaan?

Nou kijk, we hebben hier het PRODUCT X systeem he dus dat loopt parallel aan elkaar, met de dbc registratie, dus hier (hij wijst naar z’n beeldscherm) al je polische en klinische brieven, labuitslagen, functieonderzoek; niet alles, maar wel grotendeels, dus dat is er al.

Maar dat is niet de decursus, het is dat is meer ehh het is niet het vervolg van de

patiëntenbezoeken; dat verwacht je dan, dat je eigenlijk een kort verslagje maakt, wat we nu schrijven in de status, dat je dat dan ook elektronisch kan doen; dat is niet het geval, maar we hebben wel in ieder geval een elektronische opslag van veel data nou dat is al veel beter dan dat het was. Ik moet zeggen het bladeren er doorheen dat is nog wel eens moeilijk.

Want je moet bijvoorbeeld om de röntgen foto’s te bekijken moet je weer uit het systeem, en weer in het röntgensysteem, dus dat is allemaal nogal omslachtig, dus in elektronische zin kan het allemaal best wel beter, maar de aanzet is er in ieder geval.

Is het dan zo dat eigenlijk vrijwel alle onderzoeken, alle brieven die hier de deur uitgaan, dat dat vrijwel allemaal beschikbaar is hierin?

Ja, de brieven van onszelf, en van collega’s die zitten er allemaal in, en bijvoorbeeld, de röntgen, en onze echo verslagen, maar de fietsproeven nog niet, de ECG behoordeling of de ECG opslag nog niet, en ja dat zijn eigenlijk de belangrijkste dingen. En aanvullend, de holters en zo, dus een groot deel van de functieonderzoeken, bij ons dus nog niet he daar zijn ze wel druk mee bezig dat daar een slag in gemaakt wordt. En wat ook wel heel lastig is;

het actuele medicatieoverzicht nog niet; en dat is nu een eerste stap die gezet gaat worden;

dat in overleg met de stadsapotheek dat er een centrale registratie komt van de medicatie,en dat ook centraal gewoon voor zowel de eerste als de tweede lijn, dat de actuele medicatie, dat die gewoon op scherm staat, en dan gelieerd is aan de apothekers; eigenlijk alle apothekers in de stad, dat die hetzelfde systeem gebruiken en dat iedereen weet op welke plaats dan ook wat de actuele medicatie van die patiënt is.

Dat is een eigen systeem ook he; ik geloof da het ook een landelijk project is…

Ja er zijn natuurlijk veel ontwikkelingen waarin dat gestimuleerd wordt. Wat ik daarvan begrepen heb is een datum die ik als laatste gehoord heb, is (want het schuift vaak een beetje op) is dat het de bedoeling is om in 2010 ongeveer een landelijk werkend EPD te hebben, en dat het dan de bedoeling is om zegmaar als je in een heel ander ziekenhuis wordt ogenomen dat dan de hele historie zegmaar beschikbaar is Ik weet niet hoe zich dat precies zal ontwikkelen, want ik heb toch het idee dat dat allemaal weer een beetje uitgesteld wordt, dus dat is wat lastig te plannen

Wat ik aan uw verhaal begrijp is dat in uw werk, dat u daarin uw aantekeningen niet kwijt kan, en zegmaar brieven maken dat, ik zie hier namelijk bandjes liggen, dat gaat allemaal via dicteren begrijp ik?

(8)

Appendices

Ja wel via bouwsteentjes hoor, dus u kunt zegmaar codes roepen? Ja, 21, 28…. Gewoon aan de hand van een aantal variabelen, die worden dan; dat is gewoon PRODUCT X systeem, een aantal variabelen vullen we dan in, he bijvoorbeeld een standaard lichamelijk onderzoek is voorgeprogrammeerd, dan vul je de polsfrequentie en de bloeddruk in, en dan is het voor de rest 92… Kijk, dus dat scheelt ook veel secretariaatswerk.

Ja, want j e komt ook tegen dat het helemaal volledig wordt ingesproken; dat lijkt me wat dubbel…

Ik wil eigenlijk even u kort vragen he het hele proces eruit ziet; als de patiënt een klacht heeft, en via de huisarts hier binnenkomt, hoe ziet het er dan qua taak van u uit en qua ondersteuning. Waar moet je allemaal bij langs, en wat voor

administratielasten, of u dat proces eens helemaal zou kunnen beschrijven

Nou ja, we zitten net in een, wat dat betreft in een reorganisatie. Het is nu zo, dat een patiënt meldt, meldt zich telefonisch, en maakt een afspraak. Met ingang van volgende week wordt een nieuwe patiënt, wordt aangemeld per fax, en dan met begeleidende brief van de

huisarts, en wordt de urgentie aangegeven, en ontvangt dan van ons binnen 2 dagen, het bericht wanneer die op de poli terecht kan. Dat kan variëren van binnen een week tot binnen 4 weken, afhankelijk van de urgentie. Nou dan komtie op de polikliniek, en wat wij willen is als bijvoorbeeld voor hartkleplijden, dat dan van tevoren al een echo, dus dat bepaald onderzoek gepland gaat worden op de dag dat de patiënt ook een afspraak krijgt, en als het even mee zit krijgt die dezelfde dag de uitslag. Dat gaat met ingang van volgende week beginnen. Dus dat is al een stap verder, dus dat je een onestop poli, of een carousel poli, of hoe je het maar noemen wilt, dat gaan we introduceren. Dus maar dat is net, je komt op de valreep binnen, we hebben nu nog het oude systeem, en we gaan naar het nieuwe systeem waar we de zaken toch wat chronologisch willen stroomlijnen.

even over dat wat jullie volgende week gaan doen; dat is zegmaar een soort standaard zorgtraject zou je kunnen zeggen, een soort zorgpad waarin jullie ehh

En dan is het zo dat de huisarts een soort diagnose heeft en zegt van oh dan moet dat en dat uitgevoeerd worden?

Hij heeft een verwijsindicatie he, dus dat is pijn op de borst om maar een voorbeeld te noemen. We hebben een aantal hoofdgroepen he, dat is pijn op de borst, ritmestoornissen, kleplijden, hartfalen; we hebben de afgelopen maanden hebben we een inventarisatie gemaakt van het geschatte aantal patiënten per zorggroep, en ook het functieonderzoek wat we willen doen. Dus dat is geïnventariseerd, prismant heeft dat gedaan. Dus voor

planningsbehoefte hebben we het nu onderbouwd, dus we willen eigenlijk het hele zorgtraject daarmee toch wat stroomlijnen.

Dat is namelijk een vraag helemaal aan het eind; waarbij ik me afvraag

Een heel aantal patiënten is natuurlijk uniek, maar een groot aantal, zal toch een soort standaard in zijn; en dan ben ik nu wel benieuwd; ik vraag bij artsen vaak om dat een beetje in te schatten; ik ben benieuwd hoeveel patiënten in die zin toch wel een soort standaard pad door kunnen lopen, dat jullie gelijk kunnen zeggen; die moet

onderzoekstest x en y bijvoorbeeld bloed en fietstest, die moet dat en dat…

Ik denk 80%.

En dat is ook wel een beetje wat uit het Prismant onderzoek naar voren is gekomen?

Nou we hebben het nu geïnventariseerd, en gecategoriseerd, en nu moet komende half jaar, moeten we dat in de praktijk gaan toetsen, dus ik kan je het niet ehh, via Prismant hebben we het nu in categorieën ondergebracht, en functieonderzoeken omschreven, tsja ik denk dat dat redelijk overeenkomt..

En dat is tot stand gekomen door Prismant met gesprekken met jullie? Of .

Ja sessies, dus de hele maatschap met ondersteunings, ondersteuners en mensen van de poli, we hebben nu onze 5^e avond geloof ik; 6 sessies van 3 uur.

En voordleen van zo’n zegmaar soort traject dat is..?

(9)

Appendices

- Uniformering van onderzoek - Capaciteitsplanning

Is het dan ook zo, dat is wel eens wat gezegd is, of wat ik gelezen heb, dat wanneer iemand bij een huisarts komt, zoiemand heeft dan al een soort triage of indicatie van wat het wordt, dat daar misschien een eerste consult mee vermeden kan worden? Je hoort wel eens dat een eerste consult zegmaar puur is, anamnese en dat dan eerst een aantal standaard onderzoeken gedaan wordt, en dat dan zegmaar het tweede consult misschien het echte werk begint; is dat ook een sprong die nu gemaakt wordt? Of is dat niet echt aan de orde?

Nou we proberen, bijvoorbeeld iemand met pijn op de borst dat die eerst 1 of 2 functie onderzoeken doet, en dan ja het eerste consult relateren aan de resultaten van het functieonderzoek en dan de zaak af te ronden… Is dat een antwoord op je vraag?

En dan dus eerst het consult en dan de functieonderzoeken die komen daarna neem ik aan?

Nee, soms eerst de functieonderzoeken; (het kan niet altijd) als iemand een hartgeruis heeft, hebben we in 90% maken we een echo; dus nu doen we het echo van tevoren en beoordelen we het, en dan komt iemand voor het consult, ik heb gelijk de uitslag, en dat op dezelfde dag.

Goed dan wilde ik nu eigenlijk naar de administratie waarmee de artsen belast zijn. Dat is iets waar ik voor ik het onderzoek startte ook veel over in het nieuws hoorde, dat artsen waanzinnig veel tijd kwijt zouden zijn met DBC registratie, met het maken van brieven etcetera. Daar wilde ik even een aantal zaken bijlangs gaan, en dan gaat het me eigenlijk om de DBC registratie, het verwerken van brieven en het bijwerken van dossiers, dus dat achtereenvolgens. Allereerst wilde ik u dus vragen over die DBC Registratie; hoe loopt dat hier. Is dat voor u een zware last, of zegt u nee?

Nou dat is een behoorlijke last; de registratie opzich dat kost niet veel tijd, maar het hele systeem is zo ingewikkeld dat er nogal wat niet-valide DBC’s zijn. He als bijvoorbeeld een patiënt langer dan een jaar wegblijft, en de DBC staat nog open, dan moet het later altijd weer gecorrigeerd worden, of je moet van te voren rekening mee houden; dus het geautomatiseerde deel van het systeem zou eigenlijk moeten registreren als je iets invult wat niet terecht is of als het langer dan een jaar open staat, zou het systeem dat zelf moeten corrigeren, maar dat gebeurt dus niet, dus achteraf krijg je van die lijsten dat dan nog heel veel gecorrigeerd moet worden, althans dat is bij de cardiologische DBC’s. En wij hebben nog geen secretaresse die dat allemaal voor ons doet; misschien komt dat nog, daar zijn we mee bezig; maar dan nog, ik vond het systeem, eigenlijk voor een waterdicht systeem is het te gecompliceerd.

En qua uitval om het zo te noemen, dus de lijsten die achteraf terugkomen die niet goedgekeurd zijn, om hoeveel gaat dat dan zegmaar ongeveer?

Nou dat gaat om veel hoor, nou ja het is een leerproces he dus in het begin lag dat veel hoger. Aanvankelijk hadden wij niet geregistreerde of uitval, 25% of zo, en inmiddels wordt dat wel laag, wordt dat wel veel beter, het is nu geloof ik 8% of zo; maar het blijft een systeem wat ehh veel tijd kost, niet betrouwbaar, fraudegevoelig; ehh dus ’t zal wel zoiets moeten worden hoor, maar er moet nog wel wat werk aan gedaan worden, wil dat echt op langere termijn ook operationeel zijn

En dat oplossen van die lijsten, of afgekeurde DBC’s zegmaar, hoe is uw rol daarin?

Om dat op te losen?

Nou ja we krijgen dan van zon’ afdeling die dat allemaal controleert, dan krijg je op patiëntennummer krijg je zo’n lijst en dat moet je dan later corrigeren, handmatig.

En dat is dan een kwestie van de papieren statussen weer door? En

Nou alle brieven en de diagnoses staan erin, dus meestal kom je er digitaal wel uit; maar het kost toch wel een paar uur hoor, per? Nou als je het allemaal goed wilt doen, kost het denk ik zo 1,5 uur in de week of zo, 2 uur in de week?

(10)

Appendices

Het maken van brieven heeft u eigenlijk al iets over gezegd, dat gaat dus d.m.v.

dicteren

Met bouwstenen dicteren…

Opzich is dat wel goed te doen, maar ja, ’t zal in de toekomst zijn dat je het direct digitaal doet. Ook dat is nog wel een slag die behoorlijk gemaakt moet worden

En hoeveel tijd kost het om een brief te dicteren? Is dat echt heel snel, zegmaar een minuutje, of zegt u nou..

Ja het hangt er een beetje vanaf he, soms minuut, soms ook 10 minuten of een kwartier, dat hoe uitgebreid zo’n brief is en ehh hoe ingewikkeld t probleem is, standaard probleempje ben je in een paar minuten klaar

Enneh ja och wel ook alles met elkaar… ja de assistentes doen de meeste brieven van de opnames, maar ook de poliklinische brieven, ben je wel een dagdeel mee bezig, per week.

Hoeveel uur is een dagdeel bij u? 4 uur.

Wat ik vaak dan wel hoor is dat het gedicteerd wordt, dat het dan uitgewerkt wordt, dat u het dan weer moet zien, misschien weer aanpassen..

Ja, dat valt wel mee hoor, het meeste wordt digitaal verzonden naar de huisartsen…

Ik bedoel denk ik eh

Ja het wordt gecorrigeerd door ons, vluchtig, ik scan het even, kijken naar de conclusie, dat kost niet veel tijd…

En als het gewoon voor de cardiologen zijn we nu bezig, datgene wat digitaal verzonden wordt, dat dat ook ongecorrigeerd weg gaat.

Jaja, ehh op welke manier zijn jullie daarmee bezig?

We krijgen het nu nog terug, maar het blijkt dat er nauwelijks correcties in aangebracht worden, dus dan heeft het ook weinig zin om dat nog weer es terug te krijgen

Dus wanneer het gebeurt, het coderen/dicteren met bouwstenen, dat dan door de ondersteuning het direct verzonden kan worden naar de huisarts

Het bijwerken van het dossier doet u gewoon onder het spreekuur?

Ja, tijdens het bezoek. En buiten dossiers (Ingevoegd: ik bedoelde hier buiten spreekuur)? Heeft u daar ook nog veel tijd voor nodig? Of is dat niet aan de orde?

Buiten t spreekuur? Ja eh bijwerken van dossiers, hoe moet ik dat zien? Eh nee bijwerken niet. Soms wel voor het oplossen van bepaalde vraagstukken; of een moeilijke diagnose, waar extra werk aan gedaan moet worden of literatuur nagekeken of overleg, dat wel natuurlijk, dat gaat vaak achteraf.

Dan wilde ik vragen hoe het hier op de polikliniek werkt als iemand hier is als patiënt, en die en die onderzoeken moeten worden gedaan. Is er dan een standaard termijn van kom op dat en dat tijdstip maat terug? Of is het een kwestie van ehm.. heeft u zicht van he die uitslagen zijn al terug, en dan kan ik op dat punt een afspraak maken?

Hangt een beetje van de wachttijd af voor het functieonderzoek; meestal is het binnen 6 week. He en als het spoed is, dus iemand met een erg probleem, dan wordt daar een voorrangsafspraak gemaakt, en soms zie ik mensen na een week terug of twee wekken, maar standaard is 4-6 weken.

Wat ik mij ook afvroeg is, ik las in de literatuurfase dat een probleem is dat soms veel dubbel onderzoek gedaan kan worden, of wordt, doordat iets al door een huisarts mogelijk al gedaan is, of door een ander specialisme een dergelijke foto al gemaakt is..

Ja dat valt bij ons wel mee he; het meeste

Wat mijn collega’s al gedaan hebben is… meestal heb je toch je digitale beeld…

Daar staat eigenlijk al het laboratoriumonderzoek en de foto’s staat daarin aangegeven.

Fietsen doen wij in de regio hier alleen, en de echo’s ook, dus dat valt bij ons wel mee; met

(11)

Appendices

name doordat we de stap gemaakt hebben in het overzicht. Dus er worden eigenlijk lab en thorax of röntgenfoto’s worden geen doublures in gemaakt, tenzij het bewust is

Ja ok, maar dat is dan geen probleem, dan is het gewoon nodig..

Dan zou ik nu willen proberen die parallel een beetje willen proberen te trekken, van waar we nu staan en waar het in de toekomst heen gaat; dan denk ik aan een EPD waarin gegevens digitaal opgeslagen zijn en ook gewoon toevoegingen aan dossiers, dat dat digitaal gebeurt. Dat zelfs de ondersteuning waarschijnlijk zegmaar het hele aanvragen van onderzoeken en dergelijke dat dat elektronisch gebeurt en agenda’s etcetera, ik vroeg me dan af, waar ziet u de belangrijkste voordelen van zo’n systeem?

Ik denk als het allemaal goed werkt, dat het vooral beschikbaarheid en opslag zal zijn. Wat je nu hebt is dat er statussen zoek zijn; het is echt arbeidsintensief; het bijhouden en de

archivering ervan.

Ik denk dat het voor de dokters soms nog wel meer tijd kost hoor;

meer tijd kost als het dossier er is?

Ja, gewoon zelf de brief maken het invoeren, al dat soort dingen van gegevens, kun je ook je secretaresse laten doen. Het is meer wat mij betreft he gewoon de digitale overzicht; direct beschikbaar zijn van alle uitslagen, he, en de compleetheid daarvan.

Dat je zeker weet dat je een compleet iets hebt

En wat ik nu bijvoorbeeld al een geweldig voordeel vind, he is de inzage in de gegevens van mijn collega’s, dus de brieven van de longarts, van de internist, nou ehh dat is een geweldig voordeel.

Dat is er dus al begrijp ik.

En u ziet dus met name voordeel voor het ondersteunende personeel van u zegmaar?

Nee, maar ook wel de compleetheid van de gegevens, maar dat hebben we eigenlijk nu al he, maar vergeleken met 2 jaar geleden. Dus spreekuur van morgen he, kijk ik even bij de internist, wat heeft die gedaan, wat is de actuele problematiek? Dat heb ik goed inzage in.

En bijvoorbeeld medicatie; dat zou ik ook een geweldig voordeel vinden, als ik inzicht heb ik de actuele medicatie, dat je precies weet dat je niet meer afhankelijk bent van de patiënt maar dat ik exact weet wat voor pillen sliktie

En de betrouwbaarheid van de gegevens en zo.

Dus het medicatieoverzicht is vooral voor u als arts heel belangrijk begrijp ik en een compleet digitaal overzicht van wat voor foto’s en dergelijke en wat voor

behandelingen misschien; en voor de ondersteuning zegmaar, hoe groot schat u daar de voordelen in?

Je bedoelt van het polipersoneel?

Dan bedoel ik inderdaad ehh is het bij jullie gescheiden? Secretariaat die brieven uitwerkt;

Ja en het personeel

En ehm dan moet ik misschien afzonderlijk voor beide groepen vragen. Hoe groot schat u zegmaar de voordelen in voor polikliniek assistentes?

Gigantisch!

U heeft een deel gezegd, dat ligt in het zoeken naar die dossiers en het opslaan van de dossiers..

Ja, en gewoon verwerking van alle papieren gegevens, vaak ook dubbel he. Bijvoorbeeld nu staan al onze laboratoriumuitslagen staan in de computer, maar ze komen ook nog op papier binnen, en waarom komt dat? Een van de problemen nu is nog dat sterk afwijkende uitslagen, dat die opgespoord moet worden. Je moet een signaal functie krijgen voor sterk afwijkende laboratoriumuitslagen. Dat gebeurt nu nog met de hand omdat we geen digitale oplossing daarvoor hebben.

(12)

Appendices

Dus dat is de reden waardoor u ehh Het klinkt me een beetje vreemd in de oren eerlijk gezegd, want in mijn beeld is het zo dat er een hele grote kast is met allemaal papieren statussen, en eh dan betekent het dus dat die afwijkende resultaten soms helemaal doorgewerkt worden?

Nee maar die komt per dag, krijg je een stapeltje van de uitslagen die je aangevraagd hebt, en die binnenkomen, en die kijken wij even door van zitten er sterke afwijkende waarden aan, in, bij. En als dat wel zo is daar halen we ze eruit, lichten de status, en nemen er actie op.

Ok, dat wordt perdag een beetje bijgehouden?

Ja dat wordt per dag keurig in een bakje bijgehouden, dat je op dokter, op naam, krijg je precies de uitslagen binnen. En dat is, ik heb wel eens voorgesteld, laten we die hele, met name die laboratoriumonderzoeken, he dat we dat afschaffen, maar dan heb je een paar logistieke problemen waar dit er een van is, en het maken van brief, daarvoor heb je dan ook vaak de status nodig, dus je kunt wel de gegevens op je email of op je beeldscherm krijgen, de uitslagen, maar dan moet de status er later weer bijgezocht worden, dus om een brief te maken bijvoorbeeld, dus daar is het logistieke proces is er nog niet op aangepast.

Nee dus dan zou je dus eigenlijk naast puur zon’ foto of een ECG bijvoorbeeld, ook gewoon eigenlijk alles in het systeem direct bij elkaar moet kunnen zien

Ja en dat je op grond van je digitale gegevens, een compleet overzicht hebt om een brief te maken; en aangezien we dat nog niet hebben, is het ook tussentijds is het moeilijk om dat soort stappen te maken…

En kunt u daar en ehh

Ik heb nu nog niet gevraagd hoeveel… ik heb op de website gezien dat er 8 cardiologen rondlopen als ik het goed heb 10 inmiddels

en hoeveel ondersteunend personeel loopt er zegmaar rond qua polikliniekassistentes en qua secretaresses?

Secretaresses hebben we er dacht ik een stuk of 7; waarvan ook parttimers he, of wil je functieplaatsen hebben? Ja graag

Dat is niet alleen voor de polikliniek he, maar ook voor planning van de cathetrisatiekamer, de cathetrisatie en de ptca’s en de icd’s, dus de totale logistieke planning dat zijn er 2 en dan hier dacht ik eigen secretaresses, ik dacht 6; anders moet je even MEVR X krijg je daar ook nog een gesprekje mee? Of het hoofd van de poli? Dat is MEVR …? Ja als ik het goed heb wel inderdaad ok, dan moet je haar even vragen hoeveel het er precies zijn; volgens mij zit het op een stuk of 8; 8 functieplaatsen, dat is 8 secretaresses, en ik denk polipersoneel een stuk of 10. Ja en dan hebben we hier, en dan hebben we Velp ook nog en daar zitten er ook een stuk of 4, dus ik weet niet, als je Velp erbij rekent, komen we denk ik op 14 uit; maar zij weet de exacte getallen.

Want ik vroeg me een beetje af; het inkijken van het meeste is gewoon mogelijk, maar de werkaantekeningen in de statussen niet; en dan valt er volgens mij best een heel groot del van de secretariële ondersteuning weg, en ook van het polikliniekgedeelte, omdat het hele zoeken, en het opbergen van de dossiers niet meer hoeft, het

controleren of zoiets compleet is, als zoiets tenminste goed is ingericht, dat is even de aanname..

Kunt u daar een inschatting van maken; wat blijft nog staan bij wijze van spreken, en wat komt eigenlijk te vervallen?

Nou, doordat wij toch een groot centrum zijn met ook een aantal bovenregionale functies, blijft natuurlijk het organisatorische verhaal gewoon noodzakelijk he, planning van conargio’s, planning van ook ptca’s, dat soort dingen. Ehm ja misschien dat er hier op de poli kunnen er wel een aantal weg, dat zullen er wel een stuk of 3 zijn denk ik, en misschien op het

secretariaat 2 of zo, he als die brieven niet meer getikt hoeven te worden of veel minder;

maar dan zijn we toch nog wel een end verder hoor; he, want je hebt al die opnames eh joh die zie ik niet allemaal zo digitaal direct verwerkt worden.,

(13)

Appendices

Dat is nog wel een flinke stap begrijp ik?

Nou ik denk dat de polikliniek eerst kan, en dan heb je het klinische deel zal daarna volgen;

zo gaat het tenminste meestal.

En ik vroeg me nog af, de dossiers zegmaar, is dat hier per polikliniek afzonderlijk een dossier en dan klinisch een centraal dossier? Of is dat op een andere manier

opgelost?

Ja polikliniek is velp, rijnstaete , dieren en zuid is allemaal hetzelfde, 1 poliklinisch dossier, het klinische dossier is apart.

Dus er rijden ook af en toe busjes heen en weer?

Ja En velp (mijn topografische kennis laat me in de steek) is hier vlakbij?

Ja, dat is een kwartiertje; ja de statussen gaan heen en weer. We hebben 1 archief hier, en statussen ook naar zuid; we hebben van die koffertjes he, dan gaat er een taxi heen en weer, of een busje, he die neemt al die gegevens mee. Loopt opzich wel goed hoor

Maar je hebt natuurlijk ook als er eens een status ontbreekt, heb je je digitale brieven he dus vroeger wist je vaak van zo’n patiënt niets maar tegenwoordig ben je al aardig goed

geïnformeerd ’t is net actuele medicatie waar geen brief over is.

Een ander aspect is nog de prestatie indicatoren waar ik over gelezen heb: ik vroeg me eerst, leveren jullie die prestatie-indicatoren? Omdat ik erachter ben gekomen dat een aantal ziekenhuizen zeggen van dat kunnen we niet doen..

Wij leveren ze wel…

En hoeveel tijd kost u dat?

Ons niks, dat doet de ondersteuning..

dat wordt dus ook door de secretaresses / polikliniekassistentes gedaan?

Nou, veel is al digitaal, bijvoorbeeld mortiliteit van acute myocartinfarct, dat doet, dat wordt keurig ingevuld voor mensen die overlijden; dat doen ondersteuners van het archief doen dat. Overwegend die prestatieindicatoren, worden denk ik door de medewerkers van het centrale archief gedaan

Een indicator is ook re-opnames bij accuut hartfalen, en dat kun je zo uitlezen; en dat is wel redelijk digitaal verwerkt, althans steeds meer wordt daar wel prioritering aan gegeven, gezien de ranking van de dagbladen

Ja je komt het telkens meer tegen, er worden websites van geopend…

Heeft u zelf nog zaken, als je nadenkt over een beeld waarin gewoon een goed

werkend EPD systeem is; ik heb in literatuur gezien dat het in Duitsland al behoorlijk gebruikt wordt, en in de VS begreep ik dat ze er ook al aardig ver mee waren, en nog een aantal andere landen, en wat zijn dan volgens u echt belangrijke zaken? Heeft u naast wat al gezegd is, nog aanvullende opmerkingen, of belangrijke punten?

Nou, snel en betrouwbaar! Het systeem wat we nu hebben , is soms traag; zeker ‘s morgens, Eh het valt nog wel eens uit; dat is voor mij cruciaal he! En voor de rest denk ik dat veel al wel aan de orde geweest is, wat ik belangrijk vind; dat je er snel in kunt bladeren; het moet echt gebruikersvriendelijk zijn…

En een arts wees me ook op de inhoud van een dossier zeg maar, dat die had dan een sorot systeem dat je per orgaan of groep uit het lichaam allerlei dingen kon

aanklikken… Dat is zegmaar niet iets waar jullie nu mee werken eigenlijk?

Nou ja, ik ben cardioloog, dus ehh ehh nee

Misschien dat het eh was dat ook een cardioloog?

Ik weet niet heel precies meer; het was i.i.g iets dat hij per lichaamsdeel of per iets zat er een aantal standaard lijsten achter, en als ik daar een aantal selecties in maak, komt dara vanzelf een soort diagnose uit dat is iets waar binnen die polikliniek werd

geëxperimenteerd…

(14)

Appendices

Ja, maar zo zit ik helemaal niet in mekaar… Nee, ik ben een ouderwetse dokter.

Daar kan ik geen oordeel over geven Het is mijn denkproces niet

U denkt dat het zo niet werkt?

Nee omdat het vaak eh ja soms zijn bepaalde niet direct meetbare factoren net zo belangrijk.

Je kunt pijn op de borst hebben, maar 50% van de mensen met pijn op de borst, hebben niks met hun hart. En dat zijn vaak andere moeilijker aan te geven factoren, op grond waarvan je weet, dat is niet cardiaal, dat zijn bijv. allerlei stressfactoren of dat soort dingen En om alles te kwantificeren en te digitaliseren, dat kan je ook helemaal op het verkeerde been zetten..

Ik denk dat ik dan door mijn vragen heen ben…

Heb je een beetje een beeld gekregen, hoe onze werkwijze is?

Ik denk dat ik inderdaad wel degelijk een beeld daarover heb, gewoon ik vond het interessant bijvoorbeeld dat jullie toch een soort samenwerking en toch een soort standaardisering doen van die zorgpaden. Dat is iets wat ik toch niet heel veel tegenkom, van ja het is misschien wel verstandig maar heel veel

Of mijn idee zegmaar, ik heb nu 3 ziekenhuizen gehad, is het toch vaak een beetje zo van er komt iemand op de poli, en wordt er een beetje gekeken van wat moeten we nu doen, en dat niet heel vaak vooraf al doordacht is, welke groepen patiënten hebben welke onderzoeken, terwijl die artsen die ik dan gesproken heb, toch zeggen van ja eigenlijk kan dat wel heel goed.

Nou, het is veel werk, maar wij hebben het idee dat het uiteindelijk ook wel rendement oplevert, omdat toch je hele patientenpopulatie, beter planbaar en hanteerbaar wordt, en ook qua personele ondersteuning bijvoorbeeld; dus ik ben ook heel benieuwd wat daar verder uitkomt.

Tegen die tijd dat ik een verslag heb, zal ik iets doen toekomen…

Als jij verder nog over je EPD wilt spreken met de persoon die die zaak een beetje organiseert, dat is Dhr. …., en z’n secretaresse is MEVR …, een van de ondersteunende diensten, die heeft een emailadres:

En ik zou met MEVR X ook nog een keer spreken, hoofd polikliniek, die kan je nog wat aanvullende informatie geven; ik weet niet of je daar al een afspraak mee hebt… (nee nog niet gepland) (hoofd secretariaat EN hoofd polikliniek) ze heeft er het beste overzicht in Positie in de onderneming: hij kijkt er ziekenhuis breed naar… opbellen, kijken of het zinvol is hem es te ontmoeten… (zijn met verschillende systemen bezig, we hebben PRODUCT X, is door isoft overgenomen, dat is nogal een gedoe en het is maar de vraag of dat nu het beste systeem is…

Natuurlijk overal zit maar een schilletje om heen maar ’t komt allemaal op PRODUCT X Maar daar kan hij je veel meer over zeggen, of zeggen waar je moet zijn…

[afsluiting]

je hebt ook ziekenhuizen die al veel verder zijn.. .zuiderzee ziekenhuis of zo? (lelystad?) ik;

ZIEKENHUIS X heb ik gezien..) maar toch ook van die kleine ziekenhuizen hoor, die hebben al hun eigen systeem ontwikkeld hoor helemaal digitaal ontwikkeld. Hij dacht lelystad. Hij is er zelf niet geweest. Delft zegtie ook…