Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 53/2009 van 9 september 2009
Betreft: aanvraag van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen tot uitbreiding van de toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om toegang te bekomen tot de gegevens van het wachtregister met het oog op studiefinanciering (RN/MA/2009/032)(Met ingang van 11/09/2017 werd een einde gesteld aan de toegang tot het wachtregister)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen ontvangen op 03/07/2009;
Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 09/07/2009 en 13/07/2009;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 03/08/2009;
Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 9 september 2009, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG
Het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen, hierna de aanvrager, beschikt als rechtsopvolger van het bestuur Studietoelagen over een toegang tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister ingevolge het koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van het bestuur Studietoelagen van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
Thans wenst de aanvrager een uitbreiding te bekomen van deze toegang, namelijk tot:
• de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 10° en 14°, WRR evenals de wijzigingen ervan;
• de historiek van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, WRR;
• de gegevens van het wachtregister, meer in het bijzonder deze vermeld in artikel 2
,
2°, 6°tot 9°, 12° tot 14° van het koninklijk besluit van 1 februari 1995 tot vaststelling van de in het wachtregister vermelde informatiegegevens en tot aanwijzing van de overheden die bevoegd zijn om die gegevens in het wachtregister in te voeren.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
Gelet op het feit dat de aanvrager reeds gemachtigd werd om toegang te hebben tot het een aantal informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op het afhandelen van aanvragen tot het bekomen van een studietoelage, kan het onderzoek van het Comité zich dus beperken tot het nagaan of de gegevens tot dewelke thans toegang gevraagd wordt in het licht van datzelfde doeleinde proportioneel zijn (artikel 4, § 1, 3°, WVP).
A. PROPORTIONALITEIT
A.1. Ten overstaan van de gegevens van het Rijksregister
A.1.1. Voor wat de gegevens van het Rijksregister betreft wenst de aanvrager ook toegang te bekomen tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 10° en 14°, WRR, namelijk:
• de vermelding van het register waarin de in artikel 2 bedoelde personen zijn ingeschreven;
• de verblijfstoestand voor vreemdelingen bedoeld in artikel 2.
A.1.2. De aanvrager stelt dat een toegang tot “vermelding register” noodzakelijk is om te controleren of de aanvrager van een studietoelage voldoet aan de nationaliteitsvoorwaarden voorzien in het decreet van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap. Meer precies betreft het de controle van de afwijking op die nationaliteitsvoorwaarden, voorzien in artikel 69 van dit decreet van 8 juni 2007. Ingevolge deze overgangsbepaling komen kandidaat-vluchtelingen van wie de asielaanvraag voor 1 november 2007 ontvankelijk werd verklaard, alsook hun kinderen die sinds hun minderjarigheid in België verblijven en niet zelf een asielaanvraag hebben ingediend, in aanmerking voor een studietoelage.
Het Comité stelt vast dat wanneer de aanvrager de verzoeken tot het bekomen van een studietoelage controleert, het met het oog op de toepassing van hoger vermeld artikel 69 pertinent is dat hij zich ervan kan vergewissen of iemand al dan niet ingeschreven is in het wachtregister zodat hij verder kan nagaan of de voorwaarden vervuld zijn om van deze overgangsregeling te kunnen genieten. Een toegang tot het gegeven “vermelding register” is met het oog op de correcte behandeling van studietoelage-aanvragen dan ook gepast.
A.1.3. De aanvrager wenst tevens toegang tot de “verblijfstoestand” en meer in het bijzonder de eraan verbonden IT’s:
• 195: vreemdelingenkaarten en verblijfsdocumenten;
• 202: bijzondere informatiegegevens met betrekking tot de verblijfstoestand.
Het Comité stelt vast dat artikel 9, § 2, van het decreet van 8 juni 2007 een aantal situaties voorziet waarin aan personen met een vreemde nationaliteit een studietoelage kan worden toegekend. Deze mogelijkheid is afhankelijk van hun verblijfstoestand en/of hun verblijfsduur. Door een toegang tot het IT 195 kan de aanvrager zelf in de authentieke bron verifiëren of de verzoeker een potentiële rechthebbende is. Op die manier beschikt de aanvrager over betrouwbare en actuele informatie. De verzoeker van zijn kant zal geen bewijsstukken meer moeten verzamelen en bij de aanvraag voegen.
Het IT 202 bevat informatie m.b.t. de reden van verblijf die voor de toepassing van het hiervoor vermelde artikel 9 relevant is.
Een toegang tot de IT’s 195 en 202 is in het licht van het doeleinde in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
A.2. Ten overstaan van de mutaties en de historiek van gegevens vermeld in het Rijksregister
A.2.1. De aanvrager wenst tevens toegang te bekomen tot de historiek tot 30 jaar terug van de gegevens waartoe hij reeds toegang had ingevolge het machtigingsbesluit van 29 juni 19931 en van de gegevens waartoe thans toegang gevraagd wordt.
Het Comité stelt vast dat het machtigingsbesluit van 29 juni 1993 de aanvrager ook de toegang geviseerd door artikel 3, tweede lid, WRR verleende. Dit betekent dat de aanvrager op basis daarvan niet alleen mutaties kan ontvangen maar ook dat hij thans reeds over een toegang tot de historiek zonder specifieke beperking in de tijd van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 9°, WRR beschikt. De vraag van de aanvrager is voor wat dit aspect betreft dan ook zonder voorwerp.
A.2.2. De aanvrager wenst ook de mutaties te ontvangen evenals toegang te hebben tot de historiek tot 30 jaar terug van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 10° en 14°, WRR, ( IT’s 195 en 202).
Het Comité is van oordeel dat wijzigingen van deze gegevens een invloed kunnen hebben op de beslissing over het verzoek om een studietoelage te bekomen en dat bijgevolg de mededeling van mutaties gepast is (artikel 4, § 1, 3°, WVP).
Voor wat toegang tot de historiek betreft stelt het Comité vast dat deze met het oog op de herziening van een beslissing i.v.m. een studietoelage voor deze 2 informatiegegevens gepast is. In tegenstelling tot de andere gegevens (1° tot 9°) waar een ruimere toegang tot de historiek kan verantwoord worden, dringt zich hier een beperking tot 7 jaar op, rekening houdend met enerzijds een maximale behandelingsduur van 2 jaar en anderzijds een herzieningtermijn van 5 jaar.
1 Koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van het bestuur Studietoelagen van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
A.3. Ten overstaan van de gegevens van het wachtregister
A.3.1. Zoals reeds in punt A.1.2. werd aangestipt, komen - bij wijze van overgangsmaatregel en in afwijking van artikel 9 - kandidaat-vluchtelingen, alsook hun kinderen die sinds hun minderjarigheid in België verblijven en niet zelf een asielaanvraag hebben ingediend, van wie de asielaanvraag ontvankelijk werd verklaard voor 1 november 2007, in aanmerking voor een studietoelage zolang hun procedure lopende is bij het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatslozen, bij de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen, of bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen.
Met het oog op de toepassing van deze bepaling wenst de aanvrager toegang tot een aantal gegevens van het wachtregister:
2° de woonplaats die de asielzoeker heeft gekozen krachtens artikel 51/2 van de wet van 15 december 1980
Deze gekozen woonplaats stemt niet noodzakelijk overeen met de plaats waar de asielzoeker daadwerkelijk verblijft of woont. Het is het adres dat hij kiest met het oog op het toesturen van alle briefwisseling in verband met de asielaanvraag. Dit gegeven zegt dus niet noodzakelijk iets omtrent de plaats waar een asielzoeker daadwerkelijk verblijft en is bijgevolg met het oog op de werkzaamheden van de aanvrager niet pertinent.
6° de beslissingen en arresten betreffende de aanvraag van de asielzoeker en genomen door de Minister of zijn gemachtigde, door de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen of zijn adjunct en door de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen
7° de beroepen die tegen de in 6° bedoelde administratieve beslissingen en arresten werden ingesteld bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, de Raad van State en, in voorkomend geval, de rechtbanken van de Rechterlijke Orde, alsook de beslissingen, adviezen, vonnissen en arresten die op die beroepen zijn gewezen
8° de datum van kennisgeving of betekening aan de asielzoeker van de in 6° en 7° bedoelde beslissingen, adviezen, vonnissen en arresten
Artikel 69 van het decreet van 8 juni 2007 voorziet dat de mogelijkheid om een studietoelage te krijgen bestaat zolang de asielprocedure lopende is, inclusief de beroepsprocedure. De informatie opgenomen onder de drie hiervoor vermelde punten stelt
de aanvrager in staat om het verloop van de asielprocedure op te volgen en dus te bepalen of de betrokkene al dan niet nog in aanmerking komt voor een studietoelage.
9° in voorkomend geval, de verplichte plaats van inschrijving, die door het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers werd vastgesteld met toepassing van artikel 54 van de wet van 15 december 1980
Artikel 54 van de wet van 15 december 1980 bepaalt dat een asielzoeker een verplichte plaats van inschrijving krijgt toegewezen. Dit betekent enkel dat de toekenning van maatschappelijke hulp aan een bepaalde gemeente wordt toegewezen, terwijl de asielzoeker de mogelijkheid behoudt om vrij zijn woonplaats te kiezen. Dit gegeven zegt dus niets omtrent de plaats waar een asielzoeker daadwerkelijk verblijft en is bijgevolg met het oog op de werkzaamheden van de aanvrager niet pertinent.
12° het voorlopig persoonlijk nummer dat door de Dienst Vreemdelingenzaken aan de asielzoeker is toegekend
Als de aanvrager dit nummer registreert naar aanleiding van de initiële raadpleging kan hij naderhand aan de hand ervan het wachtregister punctueel m.b.t. die welbepaalde betrokkene consulteren, zodat niet onnodig gegevens van andere personen worden getoond.
13° in voorkomend geval :
a) de datum waarop de status van vluchteling of de subsidiaire beschermingsstatus is toegekend en de overheid die deze beslissing heeft genomen;
b) de datum van intrekking van de asielaanvraag
Artikel 69 van het decreet van 8 juni 2007 voorziet dat de mogelijkheid om een studietoelage te krijgen bestaat zolang de asielprocedure lopende is inclusief de beroepsprocedure. Het einde van deze procedure stelt een einde aan de verplichting op basis van dit artikel. De toekenning van de status van vluchteling of de intrekking van de asielaanvraag stelt een einde aan de procedure en dus ook aan de mogelijkheid om een studietoelage te krijgen. Om inzake een correcte beslissing te treffen moet de aanvrager kunnen controleren of de procedure inmiddels niet werd beëindigd.
14° het adres aangegeven bij de Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, de Raad voor
Vreemdelingenbetwistingen de directeurs van de opvangcentra voor vluchtelingen en de Raad van State
Dit is een louter administratief adres (dat van de Dienst Vreemdelingenzaken) waarop de betrokkene voorlopig kortstondig wordt ingeschreven in afwachting van zijn inschrijving elders. De asielzoeker verblijft er dus niet en dit adres is dus voor de aanvrager niet nuttig.
Samenvattend: de toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 2, eerste lid, 6° tot 8°, 12° en 13°, van het koninklijk besluit van 1 februari 1995, is in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP. De toegang tot de gegevens vermeld in artikel 2, eerste lid, 2°, 9° en 14°
van het koninklijk besluit van 1 februari 1995, wordt geweigerd.
A.3.2. Artikel 69 (overgangbepaling) van het decreet van 8 juni 2007 viseert een welbepaalde groep van personen ingeschreven in het wachtregister, namelijk de personen van wie de asielaanvraag voor 1 november 2007 ontvankelijk werd verklaard en waarvan de procedure nog niet werd afgerond.
Dit betekent dat de toegang van de aanvrager tot het wachtregister alleszins moet beperkt worden tot de asielzoekers van wie de asielaanvraag voor 1 november 2007 ontvankelijk werd verklaard.
De toepassing van deze overgangsbepaling is in de tijd beperkt, zonder dat evenwel momenteel een concrete termijn kan vooropgesteld worden. Eens de geviseerde asielaanvragen volledig werden afgehandeld en er geen herzieningen meer te verwachten vallen, is een toegang tot deze gegevens niet langer verantwoord.
Teneinde de gepastheid van het handhaven van deze toegang te beoordelen, moet de aanvrager om de 2 jaar, ingaande op de datum van onderhavige beraadslaging, een verslag uitbrengen aan het Comité omtrent het aantal nog hangende dossiers in toepassing van artikel 69 van het decreet van 8 juni 2007.
A.4. Ten overstaan van de mutaties en de historiek van gegevens vermeld in het wachtregister
A.4.1. Gelet op de repercussies die de wijziging van sommige gegevens van het wachtregister kan hebben voor de toepassing van de bepalingen van het decreet van 8 juni 2007, is het Comité van oordeel dat het gepast is dat de aanvrager over zo correct mogelijke gegevens kan beschikken. In die optiek is een toegang/mededeling van de wijzigingen in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
A.4.2. Er wordt tevens een onbeperkte toegang tot de historiek van deze gegevens gevraagd, zonder dat dit voor wat deze gegevens betreft, specifiek wordt gemotiveerd.
Zoals reeds werd opgemerkt betreft de doelgroep asielzoekers van wie de aanvraag voor 1 november 2007 ontvankelijk werd verklaard. Voor zover er voor de gegevens van het wachtregister waartoe de aanvrager toegang wordt verleend, een “historiek” bestaat moet de toegang ertoe beperkt worden tot de vermeldingen die verband houden met de voor 1 november 2007 ontvankelijk verklaarde asielaanvragen.
A.5. Ten opzichte van de frequentie en de duur waarvoor het gebruik gevraagd w ordt
A.5.1. De aanvrager wenst een permanente toegang. Hij behandelt op dagdagelijkse basis aanvragen tot het bekomen van een studietoelage.
Het Comité oordeelt dat in het licht hiervan een permanente toegang gepast is (artikel 4,
§ 1, 3°, WVP).
A.5.2. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. De regelgeving inzake studietoelagen voorziet geen beperking in de tijd qua toepassing.
In het licht hiervan stelt het Comité vast dat een machtiging voor onbepaalde duur wenselijk is (artikel 4, § 1, 3° WVP).
A.6 Ten opzichte van de bewaringstermijn De aanvrager lijnt de bewaartermijn als volgt af:
• de gegevens worden bewaard zolang de betrokkene aanspraak maakt op een school- of studietoelage;
• school- en studietoelagen zijn subsidiegerelateerde gegevens die betrekking hebben op uitgaven en aldus onder toepassing vallen van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof en waarop de verjaring van het gemeen recht, 10 jaar, van toepassing is (artikel 15);
• artikel 26 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 7 mei 2004 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de controle inzake subsidies en de controle door het
Rekenhof, bepaalt dat alle boekhoudstukken bewaard worden gedurende een periode van 10 jaar die aanvangt op de eerste januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft.
Het Comité stelt vast dat de aanvrager dus in een eerste fase de gegevens bijhoudt zolang het dossier actief is. Nadat het dossier non-actief wordt, houdt hij de gegevens nog 10 jaar bij teneinde enerzijds ingeval van betwisting voor het verstrijken van de verjaringstermijn nog over alle relevante elementen te kunnen beschikken en anderzijds om controle van de uitgaven zoals voorzien in het decreet van 7 mei 2004 door o.a. het Rekenhof mogelijk te maken.
Voor zover de aanvrager voor wat de bewaring van de gegevens betreft handelt met inachtneming van de hiervoor aangehaalde criteria, handelt hij conform aan artikel 4, § 1, 5°, WVP.
A.7. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden
Volgens de aanvraag zullen de gegevens uitsluitend intern worden gebruikt en niet worden meegedeeld aan derden.
Het Comité neemt hiervan akte.
B. BEVEILIGING
B.1. Consulent inzake informatieveiligheid
De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds in die hoedanigheid aanvaard in het kader van de beraadslaging RR nr. 40/2007 van 12 december 2007.
B.2. Informatieveiligheidsbeleid
Uit de voorgelegde stukken blijkt dat de aanvrager beschikt over een veiligheidbeleid en een plan ter uitvoering ervan.
Het Comité heeft er akte van genomen.
B.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en van het wachtregister en lijst van deze personen
Uit de aanvraag blijkt dat de toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en van het wachtregister zal verschaft worden aan de personeelsleden van de aanvrager die de dossiers aanmaken, behandelen en toezicht uitoefenen.
De aanvrager moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot de meegedeelde informatiegegevens van het Rijksregister en van het wachtregister. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van de Comité gehouden worden.
De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren.
OM DEZE REDENEN, het Comité
1° breidt de machtiging verleend bij koninklijk besluit van 29 juni 1993 uit en machtigt het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen met het oog op het doeleinde vermeld in dat machtigingsbesluit en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging om voor onbepaalde duur een permanente toegang te hebben tot:
• het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 10°, WRR en IT 195 en 202 vermeld onder artikel 3, eerste lid, 14°, WRR. De mutaties van deze gegevens kunnen aan de aanvrager meegedeeld worden en de toegang tot de historiek wordt beperkt tot 7 jaar;
• de informatiegegevens vermeld in artikel 2, eerste lid, 6° tot 8°, 12° en 13°, van het koninklijk besluit van 1 februari 1995. De mutaties van deze gegevens kunnen aan de aanvrager meegedeeld worden en de toegang tot de historiek moet beperkt worden tot de vermeldingen die verband houden met de voor 1 november 2007 ontvankelijk verklaarde asielaanvragen;
Voor wat de toegang tot het wachtregister betreft wordt verder bepaald dat:
• deze toegang beperkt is tot de gegevens van personen van wie de asielaanvraag voor 1 november 2007 ontvankelijk werd verklaard;
• daar de toegang tot de gegevens van het wachtregister toegestaan wordt met het oog op de toepassing van een overgangsbepaling moet de aanvrager, teneinde het Comité toe te laten de gepastheid van het handhaven van deze toegang te beoordelen, om de 2 jaar, ingaande op de datum van onderhavige beraadslaging, een verslag uitbrengen aan het
Comité omtrent het aantal nog hangende dossiers in toepassing van artikel 69 van het decreet van 8 juni 2007.
2° bepaalt dat wanneer het Comité aan het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.
3° weigert het meer gevraagde.
Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon
