Gelet op de aanvraag van het Vlaams Zorgfonds, ontvangen op 13/02/2014; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 12/03/2014 en op 13/03/2014;

Sectoraal comité van het Rijksregister

Beraadslaging RR nr 27/2014 van 9 april 2014

Betreft: aanvraag van het Vlaams Zorgfonds om toegang te krijgen tot informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op een onderzoek naar de leefsituatie van mantelzorgers (RN-MA-2014-062)

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR");

Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van het Vlaams Zorgfonds, ontvangen op 13/02/2014;

Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 12/03/2014 en op 13/03/2014;

Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 13/03/2014;

Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 08/04/2014;

Gelet op het verslag van de Voorzitter;

Beslist op 9 april 2014, na beraadslaging, als volgt:

I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG

1. Het Vlaams Zorgfonds, hierna de aanvrager, wenst gemachtigd te worden om

• toegang te verkrijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister, namelijk deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3°, 5° en 6, WRR;

• het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;

met het oog op een onderzoek naar de leefsituatie van mantelzorgers.

II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG

A. TOEPASSELIJKE WETGEVING

2. Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin werd opgericht ter ondersteuning van het beleid inzake welzijn, volksgezondheid en gezin. Het heeft als missie het beleid van de minister te ondersteunen op een professionele en wetenschappelijk onderbouwde manier¹. Meer algemeen bepaalt artikel 30 van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie:

“(…) § 2. De volgende activiteiten ten behoeve van de minister zijn de taak van het departement;

1° op het vlak van beleidsvoorbereiding en -evaluatie:

a) het ontwikkelen van een beleidsvoorbereidend instrumentarium, met inbegrip van de permanente monitoring en het informatiemanagement van het beleidsdomein, de

1 Artikelen 1 en 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2006 betreffende het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, betreffende de inwerkingtreding van regelgeving tot oprichting van agentschappen in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en betreffende de wijziging van regelgeving met betrekking tot dat beleidsdomein.

. .

aansturing van het beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek, het opbouwen van netwerken binnen en buiten het beleidsdomein en op internationale fora;

b) het uitwerken van inhoudelijke voorstellen met het oog op de beleidsbepaling: de beleidsnota's, beleidsbrieven, beleidsvoorstellen, de gecoördineerde begrotingsvoorstellen, de ontwerpen van regelgeving, voorstellen met betrekking tot instrumenten, middelen, financiëringsmechanismen, periodiek benodigde beleids- en beheersinformatie, verantwoordings- en toezichtsmechanismen, adviezen en activiteiten met het oog op de beleidscoördinatie en -afstemming;

c) de evaluatie op macroniveau van de beleidsuitvoering (ingezette instrumenten, effecten, enz.) met het oog op eventuele bijsturing van het beleid of bijsturing van de aansturing van agentschappen(…)”.

3. Het Kenniscentrum maakt deel uit van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin². Het levert inhoudelijke ondersteuning bij de beleidsvoorbereiding en beheersmonitoring van het beleidsdomein door o.a. het ontwikkelen en valoriseren van wetenschappelijke kennis over het beleidsdomein, het verwerken van gegevens tot toegankelijke beleids- en beheersinformatie, en structureel rapporteren hierover.

4. In 2003 werd reeds een onderzoek verricht door middel van een enquête naar de levenssituatie van mantelzorgers en de zorg die zij verstrekken. Het Kenniscentrum van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin wenst nu, ruim 10 jaar later, deze informatie te actualiseren door een gelijkaardige bevraging van steekproefsgewijze uitgelote mantelzorgers met het oog op beleidsrelevante input.

5. Dit onderzoek situeert zich binnen de reglementaire opdracht van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en die van het Kenniscentrum in het bijzonder. Het dient tevens het algemeen belang: de inzet van mantelzorgers resulteert in een langere zelfredzaamheid van de personen die zij bijstaan (kunnen bijvoorbeeld zelfstandig blijven wonen wat zonder mantelzorgers misschien niet meer mogelijk zou zijn) en verlichten de financiële druk op de gezondheidszorg.

6. Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, sectie Kenniscentrum, komt dus op basis van artikel 5, eerste lid, 1°, WRR in aanmerking om te worden gemachtigd.

7. Het Kenniscentrum doet echter beroep op een onderaannemer om het onderzoek praktisch te organiseren (zie randnummers 9 - 15), namelijk de aanvrager, zodat het Kenniscentrum

2 Zie artikel 1, 7°, van het besluit van de secretaris-generaal van 22 juni 2006 betreffende de organisatie van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.

uiteindelijk alleen maar anonieme informatie ontvangt. In het licht hiervan komt de aanvrager op grond van artikel 3, eerste lid, 3°, WRR in aanmerking om te worden gemachtigd³.

A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)

8. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

B.

DOELEINDE

9. Zoals reeds werd aangestipt, wenst het Kenniscentrum van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin over actuele informatie te beschikken m.b.t. de levenssituatie van mantelzorgers en de zorg die zij verstrekken met het oog op beleidsrelevante input.

10. Voor de praktische organisatie van het onderzoek doet het Kenniscentrum beroep op de diensten van de aanvrager, omdat die reeds over basisinformatie m.b.t. de mantelzorgers beschikt.

11. De mantelzorgers en de personen aan wie zij zorg verstrekken, de zorgontvangers, worden geregistreerd door de erkende zorgkassen. De aanvrager beschikt over de identificatienummers van het Rijksregister van eerstgenoemden in zijn hoedanigheid van toezichthouder op de erkende zorgkassen.

12. Aan de hand van de Rijksregisternummers zal de aanvrager voor de mantelzorgers een aantal informatiegegevens opvragen uit het Rijksregister zodat hij een representatieve steekproef kan trekken (proportioneel geografisch gespreid evenals naar geslacht, leeftijd). Voor de zorgontvangers zal hij controleren of zij nog in leven zijn omdat het de bedoeling is dat alleen mantelzorgers worden ondervraagd waarvan de zorgontvanger nog in leven is.

13. De aanvrager bezorgt de contactgegevens van de personen die uitgeloot worden aan zijn onderaannemer (verwerker) die de contactbrief van de aanvrager en de vragenlijst opgesteld door het Kenniscentrum, zal versturen. De ingevulde formulieren worden teruggestuurd naar de

3 De aanvrager werd met het oog op de eigen taken die hem reglementair werden opgedragen ook reeds gemachtigd: zie o.a. het koninklijk besluit van 2 augustus 2002 waarbij het Vlaams Zorgfonds gemachtigd wordt de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen te raadplegen en het identificatienummer ervan te gebruiken en waarbij de erkende zorgkassen gemachtigd worden het bewuste identificatienummer te gebruiken, de beraadslaging RR nr.52/2010 van 22 december 2012.

onderaannemer van de aanvrager. Op de envelop waarmee het enquêteformulier kan worden teruggestuurd of op het enquêteformulier zal een betekenisloze code staan die door de onderaannemer kan gelinkt worden aan een welbepaalde persoon zodat er alleen een herinneringsbrief wordt verstuurd aan personen die het enquêteformulier nog niet terugstuurden.

14. Nadat de periode voor schriftelijke bevraging is afgesloten, bezorgt de onderaannemer van de aanvrager de ingevulde formulieren die hij ontving aan het Kenniscentrum en vernietigt hij alle gegevens die hij van de aanvrager ontving. Aldus ontvangt het Kenniscentrum in beginsel anonieme gegevens.

15. De aanvrager van zijn kant bezorgt aan het Kenniscentrum een beschrijvend overzicht houdende leeftijdsverdeling en geslachtsverdeling van de uitgelote personen per lokaliteit, zodat het Kenniscentrum eventueel conclusies kan trekken m.b.t. de non-respons en de representativiteit in functie van leeftijd, geslacht en locatie.

16. Het Comité stelt vast dat het een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde betreft (artikel 4, § 1, 2°, WVP). Het doeleinde is gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voortspruiten gestoeld zijn op artikel 5, e) en f), WVP.

C. PROPORTIONALITEIT

C.1. Ten overstaan van de gegevens

17. De aanvrager wenst een toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3° (alleen geboortejaar, niet de geboorteplaats), 5° en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR, namelijk:

• de naam en voornamen;

• de geboortejaar;

• het geslacht;

• de hoofdverblijfplaats;

• de datum van het overlijden.

18. Het Comité stelt vast dat:

• de gegevens "naam en voornamen", "geslacht" en "hoofdverblijfplaats" noodzakelijk zijn om op een correcte manier contact op te nemen met de potentiële deelnemers aan het onderzoek;

• de gegevens “geslacht” en “geboortejaar” elementen zijn die toelaten een representatief staal te trekken en naderhand de representativiteit te toetsen;

• het is de bedoeling dat alleen mantelzorgers worden gecontacteerd van zorgbehoevenden die nog in leven zijn. De mantelzorgers van overleden zorgbehoevenden moeten dus worden verwijderd uit de basisgroep waaruit de steekproef wordt getrokken. Dit vereist dat voor de zorgbehoevende die zij bijstaan de “datum van overlijden” wordt gecontroleerd. Het laat ook toe om mantelzorgers die inmiddels overleden zijn uit de basisgroep te verwijderen.

19. Samenvattend: toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3°

(niet de geboorteplaats), 5° en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR is in het licht van het opgegeven doeleinde in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP (samenlezen met randnummer 28).

C.2. Wijze van bevraging

20. Deze werd reeds onder punt B omschreven. In verband daarmee stipt het Comité nog het volgende aan. De contactbrief van de aanvrager die de enquêteformulieren vergezelt moet de bestemmeling omstandig informeren. Dit betekent dat in dit schrijven o.a. melding moet worden gemaakt van:

• wat de bedoeling is van het onderzoek;

• wie het onderzoek verricht;

• een contactpersoon die eventuele vragen m.b.t. het onderzoek kan beantwoorden;

• de vermelding dat men niet verplicht is de enquête in te vullen;

• de vermelding dat men niet verplicht is om op alle vragen te antwoorden;

• een vermelding dat het schrijven niet door de onderzoekers werd verstuurd, maar door de onderaannemer van de aanvrager omdat de namen en adressen van de uitgelote personen niet werden meegedeeld aan de onderzoekers zodat deze alleen maar anonieme antwoorden krijgen;

• hoe de antwoorden zullen behandeld worden;

• dat zowel de deelname als de niet-deelname geen nadelige gevolgen kan hebben;

• vermelding van het adres van de onderaannemer aan wie de ingevulde formulieren moeten worden teruggestuurd (tenzij er een geadresseerde envelop wordt bijgevoegd om het formulier terug te sturen).

C.3. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister

21. De aanvrager is gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de nauwkeurige identificatie van personen met het oog op het vervullen van de hem reglementair toevertrouwde taken.

22. Hij wenst nu dit nummer te gebruiken voor een ander doeleinde, namelijk om in het Rijksregister de gegevens van de betrokkenen op te halen om een steekproef te kunnen trekken en vervolgens de uitgelote personen een enquêteformulier te kunnen toesturen.

23. De aanvrager heeft als missie “het voeren van een actief beleid met het oog op het verzekeren van de betaalbaarheid voor de huidige en de toekomstige generatie van de niet- medische hulp- en dienstverlening die gegeven wordt aan personen die getroffen zijn door een langdurig ernstig verminderd zelfzorgvermogen⁴”. De resultaten van de enquête die de aanvrager verstuurt zullen bijdragen zowel tot beleidsevaluatie als beleidssuggesties in verband met de zorgverzekering en het systeem van mantelzorg. Dit is een verenigbaar doeleinde in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP.

24. Het beoogde gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister door de aanvrager om de relevante gegevens in het Rijksregister op te halen, is conform artikel 4, § 1, 3°, WVP.

C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn

25. In de aanvraag wordt gemeld dat de gegevens worden bewaard zolang het onderzoek loopt.

In de bijkomende informatie, ontvangen op 13/03/2014, wordt gepreciseerd dat de onderaannemer de gegevens wel zal vernietigen nadat hij het veldwerk heeft beëindigd.

26. Het Comité stelt vast dat:

• na de samenstelling van de steekproef er geen enkele reden meer is om de gegevens van de mantelzorgers die er geen deel van uitmaken nog langer bij te houden, ze moeten dus onmiddellijk nadat de steekproef is samengesteld worden vernietigd;

• de nog te bepalen termijn die de onderaannemer krijgt om het veldwerk te verrichten, de termijn is gedurende dewelke de gegevens mogen bewaard worden omdat tijdens die termijn de nodige werkzaamheden worden uitgevoerd met het oog op de realisatie van het

4 Artikel 4 van het decreet van 7 mei 2004 tot omvorming van het "Vlaams Zorgfonds" tot een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en tot wijziging van het decreet van 30 maart 1999 houdende de organisatie van de zorgverzekering.

doeleinde (artikel 4, § 1, 5°, WVP). Na het verstrijken van die termijn moet de aanvrager de steekproef en de persoonsgegevens die hij heeft verzameld met het oog op de verzending van de vragenlijsten vernietigen. Hij moet er tevens over waken dat de onderaannemer op zijn beurt de persoonsgegevens die hem werden bezorgd vernietigt.

Voor zover de aanvrager de hiervoor vermelde modaliteiten in acht neemt, handelt hij conform artikel 4, § 1, 5°, WVP.

C.5. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging

27. De aanvrager zal door middel van een batch de gegevens van alle mantelzorgers ophalen uit het Rijksregister. Hij wenst daartoe over een eenmalige toegang te beschikken.

28. Het Comité oordeelt dat een eenmalige toegang gepast is (artikel 4, § 1, 3°, WVP). Het preciseert in dit verband echter het volgende. Zoals aangestipt in randnummer 18 heeft de aanvrager voor de zorgbehoevenden geen andere informatie nodig dan de eventuele datum van overlijden. Dit vereist dat hij 2 batches aanbiedt, namelijk een batch mantelzorgers en een batch zorgbehoevenden. Voor de batch mantelzorgers mogen alle gevraagde gegevens worden opgehaald, voor de batch zorgbehoevenden alleen de datum van overlijden.

29. De aanvrager wenst een machtiging voor de duur van het veldwerk. Dit is gepland voor dit jaar maar hij is niet zeker dat het dit jaar zal kunnen worden afgerond. De onderaannemer moet nog worden aangeduid en de termijn die deze laatste krijgt om het veldwerk te verrichten, moet nog worden bepaald.

30. Het Comité stelt vast dat de aanvrager een machtiging nodig heeft voor een bepaalde duur, die hij echter nog niet precies kan bepalen daar er nog onzekerheid bestaat m.b.t. de uitvoeringstermijn van het veldwerk. In beginsel moet dit tegen eind 2014 afgerond zijn. Het Comité oordeelt dat gelet op de onzekerheid m.b.t. de uitvoeringsperiode het opnemen van een kleine marge in de machtigingsduur niet overmatig is. In het licht hiervan wordt een machtiging verleend voor een termijn die verstrijkt op 30/06/2015.

C.6. Intern gebruik en/of mededeling aan derden

31. De gegevens zullen door de aanvrager uitsluitend worden gebruikt om de vragenlijsten te versturen aan de uitgelote mantelzorgers. Hij zal beroep doen op een onderaannemer (verwerker) om deze mailing te verzorgen. Deze laatste heeft daartoe alleen de naam, voornamen, geslacht en hoofdverblijfplaats nodig.

32. Het Comité vestigt er de aandacht van de aanvrager op dat wanneer hij beroep doet op een onderaannemer (verwerker) hij er ingevolge artikel 16 WVP toe gehouden is om de verplichtingen van deze laatste inzake gegevensverwerking en –beveiliging schriftelijk vast te leggen.

C.7. Netwerkverbindingen

33. Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbindingen tot stand. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat:

• indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

• het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

D. INFORMATIEBEVEILIGING

D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging

34. De persoon die voor de aanvrager als consulent inzake informatieveiligheid optreedt, werd reeds door het Comité in die hoedanigheid aanvaard.

D.2. Informatiebeveiligingsbeleid

35. Uit het door de aanvrager meegedeelde evaluatieformulier blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitwerkt.

36. Het Comité neemt hiervan akte.

D.3 Personen die toegang hebben en/of het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken en lijst van deze personen

37. Volgens de aanvraag zullen alleen de personeelsleden die betrokken zijn bij het project toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Aan de onderaannemer bezorgt de aanvrager de gegevens die eerstgenoemde nodig heeft om de mailing te kunnen verrichten.

38. De aanvrager en zijn onderaannemer moeten, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.

39. De personen die op deze lijst worden opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens te bewaren.

E. AANGIFTEPLICHT

40. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de enquête aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 WVP (aangifte).

OM DEZE REDENEN, het Comité

1° machtigt het Vlaams Zorgfonds om voor het doeleinde vermeld in punt B tot 31/06/2015 onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging:

• eenmalig toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3° (niet de geboorteplaats), 5° en 6 (niet de plaats van overlijden), WRR voor het ophalen van de relevante gegevens voor 2 batches zoals bepaald in randnummer 28;

• het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.

2° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), het Vlaams Zorgfonds een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;

3° bepaalt dat wanneer het Comité het Vlaams Zorgfonds, een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.

De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,

(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon