Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd(vrije Tijd) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst

Functie

Graadnaam: coördinator Afdeling: Vrije Tijd

Functienaam: coördinator bibliotheek Functiefamilie: Coördinatoren

Dienst: Bibliotheek Subdienst:

Functionele loopbaan: B1-B3 Code:

Doel van de entiteit

De afdeling vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De afdeling bestaat uit de dienst jeugd, "sport&zwembad", "cultuur& toerisme", bibliotheek en het vrijetijdsloket.

De bibliotheek is een basisvoorziening waar iedereen vrije toegang krijgt, en waar elke burger terechtkan. De bibliotheek bemiddelt actief bij het beantwoorden van vragen over kennis, cultuur, informatie en ontspanning. In de bibliotheek wordt een goed onderbouwde en actuele collectie aangeboden en de bibliotheek is actief op vlak van geletterdheid, cultuurspreiding en cultuurparticipatie.

Plaats in de organisatie

Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd(Vrije Tijd) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst

Voor kennisname

Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening

Personeelslid Direct Leidinggevende

“Voor kennisname”

Datum

Handtekening

Naam

Kernresultaten

Externe communicatie

Instaan voor een open externe communicatie.

Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 voeren van promotie

 instaan voor een vlot contact met de burger

 bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden

 de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…

 verzorgen van public relations

Personeelsbeleid

Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst.

Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid

 coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer

 instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal

 personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen

 signaleren van wervings- en vormingsbehoeften

 verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers

 toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit

Coördinatie en leiding van de entiteit

Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers.

Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

 waken over de uitvoering van de opdrachten

 begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

 zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden

 tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures

 nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit

 instaan voor de continuïteit van de entiteit

 uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit

 toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken

 kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

 coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

 organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd

 zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk

Bibliotheekpromotie en public relations

Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband.

Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen

bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers

 bij het plannen en organiseren van acties inspelen op lokale en bovenlokale evenementen

 werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement

 schrijven van folders en artikels

 uitwerken van activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek)

 plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking met scholen, verenigingen,…

 analyseren van de informatiebehoefte

 begeleiden van en/of zelf opzoeken van documenten/informatie

Collectievorming

Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie.

Doel: tegemoetkomen aan de informatie- en ontspanningsbehoefte van de (potentiële) gebruikers

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 verantwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van een aantal onderdelen van de collectie

 opvolgen evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod en ontsluiten

 instaan voor en begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting,

verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures

 toezien op uitvoering publieksvriendelijke opstelling en signalisatie binnen het eigen domein

 bepalen van de informatienoden

 kranten- en tijdschriftadministratie

Doelgroepenwerking

Definiëren van de te bereiken groepen. Acties en activiteiten specifiek voor hen uitwerken op korte en lange termijn.

Doel: doelgroepen van (potentiële ) lezers bereiken en hun leesgedrag stimuleren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 opzetten van korte- en lange termijnplanning rond bereiken en werven van specifieke doelgroepen

 het opzetten van projecten gericht naar bepaalde doelgroepen (zoals kinderen & jeugd, senioren,…)

Uitleenactiviteiten

Instaan voor de uitleenactiviteiten op basis van de vastgelegde uitleenmodaliteiten en - procedures.

Doel: de gebruikers op een klantvriendelijke wijze helpen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 uitlenen en innemen van materialen

 maken van een kasoverzicht en aan de hand hiervan de inkomsten verzamelen

 opvolgen reservaties en versturen van reservatiebrieven

 telefonische dienstverlening (reserveren - verlengen - alg. vragen)

 krantenbeheer

 wegwijs maken van individuele leners en hen begeleiden in hun zoektocht naar informatie, cultuur en ontspanning

 versturen maningsbrieven

Strategisch bibliotheekbeleid

Opzetten, opvolgen, evalueren en bijsturen van een strategisch bibliotheekbeleid Doel: nastreven van een kwalitatief bibliotheekbeleid voor de burger

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch meerjarenplan (bibliotheek) waarin missie, visie en strategie worden

 opmaken, uitvoeren en evalueren van het strategisch meerjarenplan (bibliotheek)

 begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het strategisch meerjarenplan (bibliotheek)

 uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal bibliotheekbeleid

 verzamelen van werkingsresultaten bibliotheek en de verslaggeving ervan voorleggen aan het bestuur

 waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen

 evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan

 formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de bibliotheek zoals vastgelegd in het cultuurdecreet

 analyseren van de ruimere omgeving

Bibliotheek(infra)structuur

Mee zorg dragen voor een geschikte en aangepaste bibliotheeklocatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 voorzien van een geschikt gebouw en logistiek

 samenwerken met andere bibliotheken

Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur.

Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit

 waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

 organiseren en opvolgen van intern overleg

 zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen

 afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

 signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers

Wetgeving en regelgeving

Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit.

Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

 vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit

 briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden

 wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

 vakgerichte informatie raadplegen

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Functieprofiel

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties

Gradatie

Cluster Competentie

elementair voldoende grondig

Management en beleid Communicatiemanagement X

Financieel management X

HR-management X

Strategisch management X

PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X

PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X

Presentaties (PowerPoint) X

Rekenbladen (Excel) X X

Software eigen aan de functie X X

Tekstverwerking (Word) X X

Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X

Projectmatig werken X X

Werking van de organisatie X X

Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X

Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X

Gedragscompetenties

Gradatie

Cluster Competentie

gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3

Beheersmatige vaardigheden

Plannen en organiseren X X

Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X

Leiderschap Coaching X X

Leidinggeven X X

Persoonsgebonden gedrag

Kwaliteitsvol werken X X

Veranderingsbereidheid X X

Probleemoplossend gedrag

Klantgerichtheid X X

Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit X X