Functie
Graadnaam: diensthoofd Afdeling/beleidsdomein: technische diensten Functienaam: diensthoofd
technische uitvoerende diensten Cluster: werken (in uitbesteding – in eigen beheer)
Functionele loopbaan: A1a-A3a Dienst: uitvoerende diensten
Doel van de entiteit
De afdeling technische diensten staat in voor de kwalitatieve inrichting en onderhoud van het openbaar domein. De afdeling bestaat uit een cluster ‘grondsgebiedszaken’ en een cluster ‘werken (in uitbesteding – in eigen beheer)’.
De cluster werken (in uitbesteding – in eigen beheer) bestaat uit ‘openbare werken’,
‘mobiliteit’ en de ‘uitvoerende diensten’. Samen hebben ze als doel om de openbare infrastructuur te beheren en ontwikkelen. Dit omvat onder meer het zo efficiënt mogelijk plannen, uitwerken en opvolgen van de uitbestede werken aan derden, het uitwerken van werken in eigen beheer en het goedkeuren en opvolgen van werken van nutsmaatschappijen.
De uitvoerende diensten staan hierbij in voor het plannen, uitwerken, uitvoeren en opvolgen van de werken in eigen beheer. Zo zijn ze verantwoordelijk voor het aanleggen en onderhouden van de gemeentelijke wegen, het beheer van het openbaar groen (plantsoenen, wandelwegen en bermen), de begraafplaatsen, het onderhoud van het gemeentelijk patrimonium, de openbare netheid (zwerfvuil, ratten, veegwerken …) en de opvolging van het magazijn.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd technische diensten
Geeft leiding aan: de adjunct-werkleider, de ploegbaas gebouwen/magazijn en de arbeiders van de dienst gebouwen, wegendienst, groendienst en begraafplaatsen
Voor kennisname
Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening
Personeelslid Direct Leidinggevende
“Voor kennisname”
Datum
Handtekening Naam
Kernresultaten
Coördinatie van de werken in eigen beheer
Plannen en opvolgen van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de adjunct- werkleider en ploegbaas.
Doel: zorgen dat de werkzaamheden goed verlopen en tijdig worden uitgevoerd Dit omhelst onder meer de volgende taken:
leiden van de (plannings)vergaderingen
centraliseren van de werkopdrachten en opstellen van een algemene werkplanning coördineren van de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de
werkzaamheden
duidelijk communiceren van de uit te voeren opdrachten naar de medewerkers (mondelinge en/of schriftelijke instructies geven)
inschatten van personeel, benodigd materiaal en tijdsbesteding zorgen dat de materialen optimaal ingezet worden
plannen van de werken en nacalculatie opdat de werken in eigen beheer tijdig en juist zouden worden uitgevoerd
valideren bepaalde bestelaanvragen en valideren facturen
Beleid werken in eigen beheer
Uitwerken van een visie en beleidsplannen rond dossiers m.b.t. de werken in eigen beheer.
Doel: bewerkstelligen van een gestructureerde aanpak van de werken in eigen beheer Dit omvat onder meer de volgende taken:
voorbereiden en/of samenstellen van raads- en collegedossiers i.v.m. werken in eigen beheer
voorbereiden van opdrachtdocumenten
opvolgen wetgeving en reglementeringen met betrekking tot de dienst en toelichten waar nodig
formuleren beleidsadviezen
mee uitwerken van strategische en operationele doelstellingen van de technische dienst
zorgen voor een goede doorstroom van beslissingen van het beleid/
managementteam tot op de werkvloer (zoals het vertalen van de beleidsdoelstellingen in een operationeel plan voor de dienst)
maken en opvolgen van kostencalculaties en ingevoerde beheerstechnieken mee instaan voor verslaggeving van de gerealiseerde doelstellingen, actieplannen,
acties naar het MAT en de beleidsorganen (samen met het afdelingshoofd) mee instaan meerjarenplanning en meerjarenplanaanpassingen voor de dienst
Coördinatie en leiding van de dienst
Instaan voor de organisatie en planning van de activiteiten van de technische dienst en bepalen concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers.
Doel: garanderen continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst Dit omvat onder meer de volgende taken:
uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
instaan voor kwaliteitszorg en uitwerken/opvolgen van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst
objectiveren en opvolgen personeelsbehoeften van de dienst
opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de dienst
bewaken van een goede werksfeer: zorgen voor een goede verstandhouding binnen de dienst
organiseren van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd
instaan voor kostencalculatie en materieelbeheer
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst
Uitvoeren personeelsbeleid
instaan voor het personeelsbeleid in de dienst in samenspraak met het afdelingshoofd technische diensten en de personeelsdienst. Hierbij wordt rekening gehouden met de eigenheid van de dienst.
Doel: ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties en zorgen voor gemotiveerde medewerkers
Dit omvat onder meer de volgende taken:
leiden, opleiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de organisatie
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis waarbij taakplanning, opvolging en jobcoaching centraal staan
opnemen verantwoordelijkheid voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers (incl. signaleren van wervings- en vormingsbehoeften) instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers (onthaalbeleid)
Veiligheidscoördinatie
Treffen van veiligheidsmaatregelen en doen naleven van minimale veiligheidsnormen.
Doel: beperken van de mogelijke risico's en beperken van schade Dit omvat onder meer de volgende taken:
zorgen dat de veiligheidsprocedures gekend zijn duiding geven over de nodige veiligheidsinstructies
nemen van preventieve maatregelen op gepaste tijdstippen in het jaar rapporteren van onveilige situaties
coachen van de medewerkers ingrijpen bij onveilige situaties
uitwerken van een voorstel ter verbetering of oplossing van een onveilige situatie regelmatig overleg met de interne preventieadviseur
Advies verlenen
Adviseren van interne partners op vlak van technische dossiers en werken in eigen beheer.
Doel: ervoor zorgen dat de werkzaamheden kwalitatief en tijdig uitgevoerd worden vanuit een duidelijke visie
Dit omvat onder meer de volgende taken:
advies verlenen i.v.m. allerlei technische dossiers
advies verlenen i.v.m. klachten en meldingskaarten, aankopen van materialen en middelen, en het onderhoud ervan
advies verlenen i.v.m. controle op externe werkzaamheden
Projectmatig werken
Aanpakken specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende (verbeter)projecten op een gestructureerde wijze.
Doel: structureel behalen vooropgestelde doelen Dit omvat onder meer de volgende taken:
opstarten en ondersteunen van projectgroepen (met verschillende kennis en disciplines)
bewaken vooropgestelde timing
opvolgen en eventueel bijsturing van projecten
leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten
Externe communicatie
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende taken:
onderhouden bestaande relaties met externen instaan voor een vlot contact met de burger
afhandelen telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de collega's van andere diensten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende taken:
meewerken aan een optimaal interne communicatie en bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
coördineren en voorzitten dienstoverleg
informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid en ontwikkelingen in de organisatie
informeren van de leden van het managementteam en (leden van) de bestuursorganen (vb. CBS/VB) over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor
de website, folders en brochures, pers …)
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers
openstaan voor vragen van medewerkers
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst.
Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende taken:
opdoen van de nodige vakkennis en deze integreren in de werking van de organisatie en de dienst
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst
organiseren van bijscholing, vorming … om het benodigde kennisniveau op peil te houden
raadplegen vakgerichte informatie
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten, zonder dat zijn/haar
hoofdopdracht in het gedrang komt.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische competenties
Gradatie
Cluster Competentie
elementair voldoende grondig
Management en beleid Communicatiemanagement X X
Financieel management X X
HR-management X X
Strategisch management X X
PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X
PIM (Personal Information Manager) (Outlook)
X
Presentaties (PowerPoint) X
Rekenbladen (Excel) X
Software eigen aan de functie X X X
Tekstverwerking (Word) X X
Werking en werkmiddelen
Mondelinge communicatie X X
Procedures en procesbeheer X X
Projectmatig werken X X
Schriftelijke communicatie X X
Werking van de organisatie X X
Werkmiddelen en werkmethoden X X
Wetgeving en
regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de
functie X X X
Wetgeving en regelgeving m.b.t. de
organisatie X X
Gedragscompetenties
Gradatie
Cluster Competentie
gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3
Beheersmatige
vaardigheden Plannen en organiseren X X
Informatieverwerkend
gedrag Visieontwikkeling X X
Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X
Leiderschap Leiding geven X X
Coaching X X
Persoonsgebonden gedrag
Kwaliteit en nauwgezetheid X X
Resultaatgerichtheid X X
Probleemoplossend
gedrag Besluitvaardigheid X X
Klantgerichtheid X X
Waardegebonden
gedrag Integriteit X X
