Functiebeschrijving. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: directeur cultuurcentrum

Functie

Graadnaam: administratief medewerker Cluster: mens Functienaam: administratief medewerker

cultuurcentrum

Functiefamilie: administratief medewerkers

Dienst: cultuurcentrum

Functionele loopbaan: C1-C3

Doel van de entiteit

De cluster mens behandelt de extern gerichte dienstverlening m.b.t. alle persoonsgebonden materies.

Dit omvat het beleid en de dienstverlening die zich rechtstreeks richt tot de burger. De cluster bestaat uit de afdeling leven en welzijn en de afdeling vrijetijd.

De afdeling vrijetijd bestaat uit de bibliotheek, de buitenschoolse kinderopvang, het cultuurcentrum, de kinderboerderij, de sportdienst en het vrijetijdshuis.

Het cultuurcentrum staat in voor een breed, eigentijds en kwaliteitsvol cultuuraanbod met passende omkaderingsactiviteiten voor de Torhoutse bevolking en ruime regio. Het cultuurcentrum stimuleert zo cultuurparticipatie en gemeenschapsvorming. De eigen programmering aangevuld met de receptieve werking van onder andere de lokale culturele verenigingen maakt Cultuurcentrum de Brouckere tot trefpunt voor de cultuurliefhebber. In zijn globale werking houdt het cultuurcentrum altijd rekening met de actualiteit, en culturele en sociale diversiteit binnen de samenleving.

Plaats in de organisatie

Werkt onder leiding van en rapporteert aan: directeur cultuurcentrum

Voor kennisname

Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening

Personeelslid Direct Leidinggevende

“Voor kennisname”

Datum

Handtekening

Naam

Kernresultaten

Onthaal (fysiek, telefonisch en digitaal)

Verzorgen van de dienstverlening aan de balie (fysiek, telefonisch en digitaal) naar derden toe en hen op een correcte en klantvriendelijke manier begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten.

Doel: klantvriendelijk informeren en indien nodig doorverwijzen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 algemene adviesverlening en infovoorziening over aanbod en werking cultuurcentrum

 ticketverkoop

 reservatie en administratie schoolvoorstellingen

 reservatie lokalen en zalen

 reservatie gevraagd bijkomend materiaal (micro…)

 boekhouding en facturatie ticketverkoop, PC-banking, gunningen…

 boekhouding en facturatie zaalverhuur

 ter beschikking stelling van gedrukte informatiekanalen (brochures, flyers, aanvraagformulieren allerhande…)

 verwerken van e-formulieren

 vriendelijk onthaal van bezoekers

 beantwoorden en doorschakelen van de telefoon

 opvolgen van algemene e-mails en briefwisseling

 registreren meldingen en klachten

 beheren klantenbestand

Begeleiding vrijwilligers/jobstudenten

Coachen en begeleiden van de vrijwilligers/jobstudenten tewerkgesteld in het cultuurcentrum.

Doel: de vrijwilligers/jobstudenten begeleiden zodat ze optimaal kunnen functioneren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 aantrekken van (nieuwe) vrijwilligers/jobstudenten

 werven van vrijwilligers/jobstudenten

 informatiegesprekken houden

 opstellen planning/uurrooster

 duiden van het takenpakket, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vrijwilliger

 signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgelegd tijdens het werken met de vrijwilligers/jobstudenten

 optreden bij misbruiken of overschrijding van de bevoegdheden in samenspraak met de directeur en/of de betrokken collega

Algemene administratieve handelingen

Uitvoeren van administratieve handelingen.

Doel: administratieve ondersteuning bieden aan het cultuurcentrum Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 uitvoeren van diverse administratieve taken in opdracht van de leidinggevende en/of programmatoren

 tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures

 in samenspraak met de programmatoren en hoofd techniek en infrastructuur instaan voor de zaalhuur, dit opvolgen (aanmaken toegangskaarten, …) en afhandelen (facturatie…)

 instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren

 opmaken van verslagen en nota's, opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen, uitgaande brieven, e-mails…

 voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen (o.m. productie voorstellingen, SABAM…) in samenspraak met de betrokken collega

 verwerken van inkomende en uitgaande post

 instaan voor het up to date houden van de website

Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de collega’s, het diensthoofd, de directeur mens, de collega's van andere diensten en het bestuur.

Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 meewerken aan een optimale interne communicatie binnen het cultuurcentrum

 afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

 signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers

 actief deelnemen aan intern overleg

Externe communicatie

Instaan voor een correcte communicatie naar derden toe rond de totale werking van een cultuurcentrum en specifiek de balie (ticketverkoop, zaalhuur, …) van Cultuurcentrum de Brouckere Doel: derden van de nodige kennis voorzien op een klantvriendelijke manier en zo aan publiekswerking en - werving doen. Dit in onderling overleg met de stafmedewerkers en de directeur.

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 transparant en klantvriendelijk communiceren naar het (potentiële) publiek

 in samenwerking met alle medewerkers een aangename sfeer creëren waar iedere (potentiële) bezoeker zich thuis voelt

 het actief deelnemen aan specifieke evenementen, overleggen, studiedagen, …

 instaan voor en opmaken van de communicatie van het cultuurcentrum vb. (laten) ontwerpen van affiches, flyers, persberichten, tentoonstellingsbordjes…

 ontwerpen en bijhouden van een gastenboek

 het op de voet volgen van de ontwikkelingen met betrekking tot digitalisering en dit implementeren binnen het cultuurcentrum

 beheren van oude, nieuwe en nieuwste media

 mee opmaken van het seizoensprogramma

 verwerken van de input van de programmator

 proactief op zoek gaan naar nieuwe informatie (reviews...) rond de geprogrammeerde voorstellingen

 deelnemen aan cultuuroverleg in het kader van de communicatie op (sub)regionaal, provinciaal en federaal niveau

Wetgeving en regelgeving

Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor het cultuurcentrum.

Doel: het cultuurcentrum voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

 de nodige wetgeving en vakgerichte informatie raadplegen, vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Functieprofiel

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische competenties

Gradatie

Cluster Competentie

elementair voldoende grondig

PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X

PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X

Presentaties (PowerPoint) X

Rekenbladen (Excel) X

Software eigen aan de functie X X

Tekstverwerking (Word) X X

Werking en

werkmiddelen

Mondelinge communicatie X X

Procedures en procesbeheer X

Projectmatig werken X

Schriftelijke communicatie X X

Werking van de organisatie X

Werkmiddelen en werkmethoden X X

Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X

Gedragscompetenties

Gradatie

Cluster Competentie

gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3

Beheersmatige vaardigheden

Plannen en organiseren X

Resultaatgerichtheid (+) X

Informatieverwerkend gedrag

Analytisch denken (+) X

Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken (*) X

Empathie X X

Netwerken (+) X

Probleemoplossend gedrag

Klantgerichtheid (*) X

Creativiteit X X

Waardegebonden gedrag Integriteit (*) X

Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X

Kwaliteit en nauwgezetheid X

Zelfstandig gedrag X X

Loyauteit X

(*) generieke competentie (+) functiespecifieke competentie