Functie
Graadnaam: deskundige Afdeling: Interne dienstverlening Functienaam: deskundige HRM &
Personeelsbeheer Functiegroep:
Dienst: HRM & personeelsbeheer Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3 Code:
Doel van de dienst
De afdeling interne dienstverlening bevat de ondersteunende diensten communicatie en informatie, HRM en personeelsbeheer, ICT, databeheer, secretariaat en draagt zo bij tot een efficiënte en optimale werking van de organisatie.
De dienst HRM en personeelsbeheer ondersteunt, verleent advies en ontwikkelt instrumenten inzake personeelsbeleid en -beheer, die ze ten dienste stelt van alle diensten van de gemeente.
De dienst HRM en personeelsbeheer is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het formuleren, implementeren, bewaken en bijsturen van het personeelsbeleid en -administratie, teneinde ervoor te zorgen dat het bestuur steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers beschikt die bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De dienst staat in voor het beheer en de behandeling van de personeelsdossiers en staat garant voor een correcte verloning en een correcte uitvoering van de sociale en fiscale verplichtingen.
Plaats in de organisatie
Werkt onder leiding van en rapporteert aan: adjunct algemeen directeur
Kernresultaten
Personeelsbeleid
Bijdragen aan een duurzaam en hedendaags HR-beleid.
Doel: Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen met het oog op een kwalitatief personeelsbeleid Dit omvat onder meer volgende taken:
• Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie, bijvoorbeeld aangaande werving en selectie, evaluatie en vorming
• Herkennen en analyseren van relevante signalen uit het werkveld
• Proactief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen, trends, ...
• Vertalen van strategie en beleid naar concrete acties en doelstellingen
• Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s
• Evalueren van de dienstverlening en formuleren van voorstellen ter verbetering
Strategisch selectiebeleid en employer branding
Meewerken aan de ontwikkeling van een strategische visie omtrent het selectiebeleid en de employer branding van de organisatie.
Doel: ertoe bijdragen dat de organisatie steeds beschikt over competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te verwezenlijken.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• analyseren van de doelgroepen die de organisatie wil aantrekken op basis van de noden van de organisatie, een analyse van de arbeidsmarkt en een analyse van ev.
concurrentie
• adviezen voorbereiden voor het diensthoofd en/of het managementteam m.b.t.
de rekruteringsstrategie en de employer brand
• in overleg met het diensthoofd opstellen van een rekruteringsplan en instaan voor de opvolging en evaluatie ervan
• het lokaal bestuur Kuurne als werkgever in de kijker zetten volgens nieuwe communicatie- en rekruteringskanalen
• opvolgen van HR tendensen en nagaan of de introductie van nieuwe tendensen kan bijdragen aan de selectieactiviteiten van de organisatie
• voeling houden met wat leeft binnen de organisatie teneinde het selectiebeleid hierop af te stemmen en bij te sturen
• motiveren en ondersteunen van de dienst- en afdelingshoofden volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
• verzorgen van beleidsondersteunende rapportering
Coördineren en organiseren van werving en selectie
Verantwoordelijk voor de selectie van nieuwe medewerkers
Doel: ervoor zorgen dat de organisatie competente en gemotiveerde medewerkers aantrekt Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• ondersteunen van het diensthoofd bij de opmaak, opvolging en wijziging van de personeelsformatie
• meewerken aan een proactieve vacatureplanning
• organiseren en beheren van het volledige selectieproces (van publicatie tot en met indiensttreding)
• opstellen van vacatureberichten in overleg met de betrokken leidinggevende(n)
• beheren en updaten van de gemeentelijke website voor wat betreft vacatures
• in samenwerking met de dienst Communicatie inzetten van sociale media
• actief deelnemen aan selecties, incl. competentiegerichte interviews
• zorgen voor een nauwgezette administratieve documentering van ieder selectieproces
• beheren en opvolgen van wervingsreserves
• opvolgen van tendensen inzake werving en selectie (bv. duaal leren, wijkwerken enz.)
• adviezen voorbereiden voor het diensthoofd en/of het managementteam m.b.t.
werving en selectie en het opvolgen van in- en uitstroom
Personeelsbudget
Meewerken aan het opstellen en opvolgen van het personeelsbudget
Doel: beheren van en waken over het toegewezen budget en de aanwending ervan.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• meewerken aan de opmaak en opvolging van budgetvoorstellen en de opmaak van een meerjarenplanning voor de dienst
• zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel
• inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier
• voorstellen aanbrengen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten
• meewerken aan het beheer en de opvolging van contracten (bv. in het kader van de uitbesteding van selectieprocedures, vergoeding juryleden enz.)
• erover waken dat prestaties worden geleverd overeenkomstig de bepalingen
Personeelsadministratie
Instaan voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden.
Doel: de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• meewerken aan de personeelsplanning en opvolgen van de personeelsbezetting
• opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren
• bijhouden van verloven en afwezigheden
• bijhouden van het tijdsregistratiesysteem
• bijhouden van verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties,…)
• opvolgen van doorschalingen
• opvolgen personeelssubsidies
• ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers
• verzorgen van de briefwisseling inzake personeelszaken
• bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers
• opmaken en opvolgen van de RSZ- aangiften
• opvolgen ziekteverzuim, arbeidsongevallen
• secretariaat van het bijzonder overlegcomité en het hoger onderhandelingscomité met de representatieve vakorganisaties
Loonadministratie
De nodige gegevens verzamelen voor de uitbetaling van de lonen van de personeelsleden.
Doel: een correcte uitbetaling van de personeelsleden garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• bijhouden van relevante registratiegegevens nodig voor het berekenen van de lonen
• doorsturen van de nodige gegevens naar het sociaal secretariaat ter verwerking van de loonadministratie
• verdelen van de loonstroken
• informeren van het personeelslid over zijn loon
Rechtspositieregeling en diverse reglementen
Het opmaken en opvolgen van de rechtspositieregeling en diverse reglementen rekening houdend met de steeds wijzigende regelgeving.
Doel: zorgen voor een correct juridisch kader voor personeelsbeheer en beleid Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• opmaken van ontwerpteksten voor de rechtspositieregeling, arbeidsreglementen en andere personeelsgerelateerde documenten
• realiseren van een uniforme toepassing van de regelgeving
• meehelpen aan de opmaak van ontwerpteksten voor personeelsgerelateerde documenten (o.a. arbeidsreglement, rechtspositieregeling,…)
• bewaken van en inhoud geven aan arbeidsomstandigheden, - voorwaarden, - voorzieningen en - relaties
• adviseren van het diensthoofd op basis van eigen inzichten en ervaringen
• advies verlenen aan het managementteam m.b.t. personeelsbeleid en - beheer
• deelnemen aan of voorzitten van het syndicaal overleg
• begeleiden van vertrouwenspersoon
Voorbereiding bestuursorganen
Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen.
Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• voorbereiden en afwerken van dossiers
Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie
Instaan voor een correcte uitvoering van de beheers- en beleidscyclus. Instaan voor de beleidsvoorbereiding, uitwerken van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties binnen de budgettair voorziene ruimte van de dienst. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen.
Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen
• voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren
• waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig
Projectmatig werken
Specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende (verbeter)projecten op een gestructureerde wijze aanpakken.
Doel: vooropgestelde doelen structureel behalen.
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk
• de principes en werkwijzen van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen
• vooropgestelde timing bewaren
• deelnemen aan en/of opstarten en ondersteunen van projectgroepen (met verschillende kennis en disciplines)
• opvolging en eventueel bijsturing van projecten
• leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten
Budgethouderschap
Belast met het beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het de realisatie van beleidsdoelstellingen beoogt.
Doel: een normale, vlotte werking garanderen van de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• Verantwoordelijk voor het toegewezen budget
Interne communicatie
Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere diensten en het bestuur.
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst
• informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen
• organiseren en opvolgen van intern overleg
• informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst
• zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
• zorgen voor de informatiestroom van de dienst naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)
• signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers
Externe communicatie en externe contacten
Instaan voor een open externe communicatie.
Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• instaan voor een vlot contact met de burger
• bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden
• de organisatie en/of dienst vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…
• telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
• ontvangen, afhandelen en/of doorsturen van binnenkomende vragen en opmerkingen
Wetgeving en regelgeving
Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst.
Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• De eigen rechtspositieregeling en andere reglementen kennen en correct interpreteren
• de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
• vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst
• briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden
• wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
• vakgerichte informatie raadplegen
Administratie
Uitvoeren van administratieve handelingen.
Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
• tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures
• opmaken van verslagen en nota's
• opstellen van beleidsbeslissingen
• opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen
• voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen
• opstellen artikels voor het infoblad
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Functieprofiel
De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Kennen en kunnen
Gradatie
Cluster Competentie
elementair voldoende grondig
Management en beleid Communicatiemanagement (+) X X
Financieel management (+) X
HR-management (+) X X
Strategisch management (+) X X
PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden (+) X X
Excel (+) X X
Outlook (+) X X
Presentaties (+) X X
Software eigen aan de functie (+) X X X
Word (+) X X
Werking en
werkmiddelen
Procedures en procesbeheer (+) X X
Projectmatig werken (+) X X
Werking van de organisatie (+) X X
Werkmiddelen en werkmethodieken (+) X X
Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (+) X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
(+)
X X
Gedrag
Gradatie
Cluster Competentie
gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3
Beheersmatige vaardigheden
Plannen en organiseren X X
Voortgangscontrole (+) X X
Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken (*) X X
Overtuigingskracht X X
Empathie (inlevingsvermogen) (+) X X
Persoonsgebonden gedrag Veranderingsbereidheid X X
Kwaliteitsvol werken (+) X X X
Leerbereidheid (+) X X
Probleemoplossend gedrag
Klantgerichtheid (*) X X
Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit (*) X X
