Functiebeschrijving. Dienst: Subdienst:

Functie

Graadnaam: directeur Afdeling: WZC

Functienaam: directeur WZC Functiefamilie: MAT

Dienst:

Subdienst:

Functionele loopbaan: A4a-A4b Code:

Doel van de dienst

Het woonzorgcentrum ontwikkelt en verleent een optimale dienstverlening en een zorgaanbod op maat van de zorgbehoevende bewoners, en dit in diverse domeinen met als doel de levenskwaliteit van de bewoners te verhogen en zo veel mogelijk de sociale contacten met familie en/of derden te behouden. Het woonzorgcentrum behartigt het totale welzijn van de bewoners.

Naast het woonzorgcentrum is de directeur ook verantwoordelijk voor de dienst warme maaltijden.

Deze dienst bezorgt gevarieerde en gezonde maaltijden aan huis bij personen die wegens invaliditeit, ziekte, leeftijd… niet meer zelf kunnen instaan voor de bereiding van hun maaltijden.

Plaats in de organisatie

Geeft leiding aan: alle medewerkers van het woonzorgcentrum en de dienst warme maaltijden Werkt onder leiding van en rapporteert aan: de algemeen directeur

Voor kennisname

Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening

Personeelslid Direct Leidinggevende

“Voor kennisname”

Datum

Handtekening

Naam

Kernresultaten

Strategische beleidsvoering

In samenspraak met de algemeen directeur mee concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte, van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de missie en visie van de organisatie en bijsturen.

Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan de beleidsdoelstellingen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 coördineren en begeleiden van de voorbereiding van de beleidsdoelstellingen, jaarlijkse actieplannen en acties m.b.t. het WZC en de dienst warme maaltijden

 begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen

 waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen en doorvertaling tot op afdelingsniveau

 evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan

 formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur alsook het voorbereiden en afwerken van dossiers voor de bestuursorganen

Meerjarenplanning

In samenspraak met de financieel directeur waken over het opstellen en opvolgen van de meerjarenplanning van de entiteit.

Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier

 aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten

 advies verlenen om te komen tot een gefundeerde, samenhangende meerjarenplanning m.b.t. de entiteit en voor een accuraat financieel beheer en controle

 opvolgen van het dagelijks financieel beheer

 afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de meerjarenplanning van het lokaal bestuur

 de financieringsstromen in het kader van de Vlaamse sociale bescherming en de bewonersfacturatie beheersen, opvolgen en optimaliseren i.s.m. andere betrokken diensten

Management organisatie

Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende diensten.

Doel: de werking van de organisatie optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam

 mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten

 aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen

 suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten

 meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan

 uitwerken van procedures voor de eigen diensten en instaan voor de implementatie van het organisatiebeheersingssysteem in de eigen diensten

Communicatiestroom managementteam

Actief bijdragen aan een vlotte communicatie tussen het managementteam, het beleid en de medewerkers.

Doel: zorgen voor goede informatiedoorstroom binnen de organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur

 toelichting geven aan de bestuursorganen en hen periodiek op de hoogte brengen van kerncijfers en KPI

 beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren

 samenwerking tussen de diensten bevorderen

 leden van het managementteam informeren over de projecten van de entiteit

Coördinatie en leiding van de entiteit

Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit, inclusief de dienst warme maaltijden, en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen.

Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit

 waken over de uitvoering van de opdrachten

 begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers

 zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden

 tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures

 nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit

 instaan voor de continuïteit van de entiteit

 uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit

 toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken

 kwaliteitszorg implementeren en opvolgen

 coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

 organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd

 zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk

 erover waken dat de entiteit continu beantwoordt aan de geldende erkennings- en financieringsnormen

Personeelsbeleid

Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst.

Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid

 coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer

 instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal

 personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen

 signaleren van wervings- en vormingsbehoeften en zorgen dat voldaan wordt aan de wettelijke bepalingen omtrent opleidingen. De WZC-directeur is samen met de personeelsdienst verantwoordelijk voor het opleidingsbeleid voor de entiteit.

 verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers

 toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit

 uitbouw van een performante en toekomstgerichte organisatie met een duurzaam leiderschap, dat in het bijzonder uitgaat van sturing en ondersteuning en dat gebaseerd is op de principes van actieve aansturing, aanmoediging en coaching, flexibiliteit, ethisch leiderschap, probleemoplossing, innovatie en samenwerking

 verantwoordelijk voor het beleid m.b.t. vrijwilligerswerk

Kwaliteitsbeleid

Waken over de kwaliteit, veiligheid en gezondheid van de bewoners en het kwaliteitsbeleid evalueren.

Doel: ontwikkelt een kwaliteitsbeleid, in voorkomend geval in samenwerking met de kwaliteitscoördinator, dat uitgaat van de missie, visie en waarden omtrent de doelgroep en de functies die ze opneemt ten aanzien van de doelgroep

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 opvolgen van de erkenningscriteria, kwaliteitsindicatoren en subsidievoorwaarden

 planning en evaluatie verbeterprojecten

 bewaken en aanpassen van het kwaliteitshandboek

 de werking op alle vlakken doorlichten en evalueren

 voorstellen tot het opstellen van tevredenheidsmetingen

 verbeterprojecten voorstellen

Klachtenmanagement

Instaan voor een correct beheer en correcte opvolging van klachten.

Doel: zorgen dat er een systeem is om de klachten correct te behandelen om de werking van de organisatie structureel te kunnen verbeteren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 opmaak en onderhoud van een procedure voor behandeling van klachten

 opmaak klachtenreglement

 registratie, opvolging, analyse en controle op vaste tijdstippen

 formuleren van voorstellen en aanbevelingen om de dienstverlening van de organisatie te verbeteren, op basis van de resultaten van het klachtenonderzoek

 periodieke rapportage naar bestuur, bewoners en familie

Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de collega's van andere diensten en het bestuur.

Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit

 waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit

 informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen

 organiseren en opvolgen van intern overleg

 informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit

 zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)

 bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)

Externe communicatie

Instaan voor een open externe communicatie.

Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 instaan voor een vlot contact met de burger

 bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, verzorgingsinstellingen, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden

 de organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…

i.s.m. de communicatiedienst

 verzorgen van public relations i.s.m. de communicatiedienst

 telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen

 behandelen van klachten en vragen

 zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur in samenspraak met de algemeen directeur

 instaan voor de communicatie en informatiedoorstroming aan de bewoners en hun familie

Wetgeving en regelgeving

Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit.

Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

 de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

 vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit

 briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden

 wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

 organiseren van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau

 vakgerichte informatie raadplegen

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Functieprofiel

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties

Niveau

Cluster Competentie

elementair voldoende grondig

Management en beleid Communicatiemanagement X X

Financieel management X X

HR-management X X

Strategisch management X X X

PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X

Databanken X

PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X

Presentaties X X

Rekenbladen X X

Software eigen aan de functie X X

Tekstverwerking X X

Werking en

werkmiddelen

Procedures en procesbeheer X X X

Projectmatig werken X X X

Werking van de organisatie X X X

Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de entiteit X X X

Gedragscompetenties

Niveau

Cluster Competentie

elementair voldoende grondig

Beheersmatige vaardigheden

Plannen en organiseren X X X

Informatieverwerkend gedrag

Organisatiebewustzijn X X X

Visieontwikkeling X X X

Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) X X

Teamwerk en samenwerken X X X

Mondelinge communicatie X X X

Leiderschap Leiding geven X X X

Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X

Veranderingsbereidheid X X X

Stressbestendigheid X X

Probleemoplossend gedrag Initiatief X X X

Klantgerichtheid X X X

Waardegebonden gedrag Integriteit X X