Lokaal Bestuur Wetteren

(1)

Lokaal bestuur Wetteren

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

FUNCTIEBESCHRIJVING

Functie

Functienaam: Financieel directeur Departement: Ondersteuning Functionele loopbaan: decretale graad Team: Financiën

Doel van de Functie

De financieel directeur coördineert het team Financiën en heeft de algemene leiding van dit team. Hij geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers van het team financiën.

De financieel directeur ondersteunt het bestuur bij het uitstippelen, opvolgen, evalueren en

bijsturen van het financieel beleid van de gemeente, het Autonoom Gemeentebedrijf en het OCMW. Hij ondersteunt de andere teams op financieel vlak.

De financieel directeur werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester, de raad van maatschappelijk welzijn - m.b.t. de taken die hij in volle onafhankelijkheid uitvoert:

- De voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact;

- Het debiteurenbeheer, inzonderheid de invorderingen van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten;

- De rapportage over de thesaurietoestand;

- De beheerscontrole en evolutie van budgetten.

De financieel directeur werkt onder de functionele leiding van de algemeen directeur.

De financieel directeur is lid van het managementteam.

Plaats in de organisatie

Lokaal Bestuur Wetteren is een organisatie in volle verandering. Met ruim 500 medewerkers bouwen we aan onze gemeente en het welzijn van haar 26.000 inwoners. Het Lokaal Bestuur biedt heel wat meer dan de klassieke dienstverlening van elke gemeente: een bruisend sportdomein De Warande met overdekt én openluchtzwembad, een goed uitgeruste sporthal en heel wat andere sportfaciliteiten, een levendig cultureel centrum Nova, een kunstacademie waar muziek, woord en beeldende kunst aan bod komen, een bibliotheek met drie filialen, een toeristisch infopunt, de gemeentelijke kleuterschool ‘t Kleuterboompje, lokaal

dienstencentrum De Koffiebranderij, woonzorgcentrum Schelderust, assistentiewoningen Scheldezicht, een dienstenchequebedrijf, het Huis van het Kind, drie initiatieven buitenschoolse kinderopvang, kinderdagverblijf De Kleine Prins en speelplein WESP.

Wij dromen dat Wetteren in 2030 er als volgt uitziet: ‘Wetteren is een dynamisch centrum aan de Schelde waar het goed is om te wonen, te leven, te werken en te verblijven, dat goed ontsloten is naar de regio en met een aantrekkingskracht op die regio. De Wetteraar is fier op zijn woonplaats en werkt samen met het lokaal bestuur aan de ontwikkeling en uitwerking van het beleid.’

In het Departement Ondersteuning vind je alle teams waarvan de primaire taak is: ervoor zorgen dat ander teams hun werk naar behoren kunnen doen. Deze teams leveren nagenoeg geen diensten aan de bevolking, maar wel aan de medewerkers van het lokaal bestuur zelf. Zij zorgen voor ondersteuning en afstemming binnen de organisatie, maar even goed voor innovatie in de dienstverlening.

Team Financiën ondersteunt de andere teams vanaf de intentie tot aankoop tot het afsluiten van contracten en het betalen van de rekeningen. Opmaak, opvolging en bijsturen van de budgetten en jaarrekeningen zijn een belangrijke taak.

(2)

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

Kerntaken

• Strategische nota, meerjarenplanning, budget

O.b.v. de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opstellen van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen van het gemeentebestuur, het autonoom gemeentebedrijf en het OCMW.

Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:

- deelnemen aan de budgetbesprekingen met het bestuur;

- het proces van de budgetopmaak mee aansturen en de collega-teamcoaches ondersteunen bij de opmaak van hun budget;

- voorbereiden van de financiële nota van het budget en budgetwijziging: exploitatiebudget, investeringsbudget, liquiditeitenbudget, gemeentelijke bijdrage,

interne kredietaanpassingen, ...

- voorbereiden van de financiële nota van het meerjarenplan.

• Financieel management

Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet, aansturen en implementeren van het financieel management van de organisatie.

- voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het bestuur met budgettaire en financiële impact;

- opvolging van de investeringsdossiers en leningen;

- opvolging van bijzondere, complexe projecten met financiële implicaties;

- verzorgen van de financiële analyse en de beleidsadvisering inzake financiën;

- uitvoeren van de betaling van de girale uitgaven, na betalingsopdracht van de algemeen directeur;

- ondersteuning van het bestuur bij het definiëren van het financieel beleid;

- na goedkeuring door het bestuur zorgen voor een correcte implementatie ervan;

- rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitenprognose, beheerscontrole en evolutie van de budgetten;

- instaan voor het debiteurenbeheer en meer bepaald de invordering van de

ontvangsten, hierbij gebruik makend van alle mogelijke middelen die decretaal ter beschikking worden gesteld;

- instaan voor het thesauriebeheer, m.u.v. het kasbeheer.

• Boekhouding en jaarrekeningen

Instaan voor het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekeningen.

- bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit;

- zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding;

- controle op de periodieke afsluitingen en op de jaarrekeningen;

- opmaak van het jaarverslag (jaarrekening en toelichtende nota);

- voeren van de boekhouding van het AGB, het gemeentebestuur en het OCMW.

• Inning fiscale en niet-fiscale inkomsten.

Plannen, organiseren en coördineren van de activiteiten m.b.t. het innen van de gemeentelijke fiscale, niet-fiscale inkomsten en subsidies om te verzekeren dat alle inkomsten regelmatig, correct en tijdig geïnd worden.

- eindverantwoordelijke voor het invorderen van belastingen en het opvolgen van betalingen;

- behandelen en opvolgen van moeilijke debiteurendossiers;

- met de nodige aandacht voor functiescheiding organiseren van een adequaat proces voor de inning van fiscale en niet-fiscale vorderingen;

- opmaken van de nieuwe reglementeringen inzake belastingen en retributies in overleg met het bestuur en het managementteam;

- Opvolgen, adviseren en controleren van subsidiedossiers om bijkomende werkingsmiddelen te verwerven;

(3)

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

- Op het niveau van het MAT actief meebepalen van de meest effectieve, efficiënte en klantvriendelijke inningmethoden in facturatie;

- Uitschrijven van fiscale en niet-fiscale dwangbevelen.

• Beheerscontrole

Opzetten en uitvoeren van een financieel beheerscontrolesysteem om de correctheid van de gepubliceerde gegevens te waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen te verzekeren en fouten en misbruiken vermijden.

- uitvoeren van controletaken (o.a. op vastleggingen, betalingsdossiers, ...);

- in overleg met het MAT de inventaris maken van bezittingen, vorderingen, schulden, verplichtingen van de gemeente, ... en ze consolideren;

- interne controle van alle financiële processen;

- controle op de boekhouding van de gemeentelijk verzelfstandigde agentschappen, kerkfabrieken en OCMW.

• Samenwerking gemeente en OCMW

Op een gestructureerde manier samenwerken met de teams van het OCMW.

- ingezet kunnen worden voor alle gelijklopende taken en opdrachten van het OCMW;

- deelnemen aan overlegvergaderingen tussen beide besturen.

• Wetgeving en regelgeving

Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t.

de eigen verantwoordelijkheden.

- de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de eigen werking en de eigen organisatie;

- vertalen van de opgedane kennis in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers;

- opleiden van de medewerkers en de opgedane kennis in nieuwe richtlijnen doorgeven aan de medewerkers.

• Management organisatie

Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende teams teneinde de gemeentelijke werking te optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding,

beleidsuitvoering en beleidsevaluatie.

- deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam;

- mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke teams;

- aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen;

- suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de teams;

- meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie).

• Communicatiestroom managementteam

Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur.

- frequent overleg met de algemeen directeur om problemen te bespreken, advies te verlenen, ...

- meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het CBS, toelichting geven aan de bestuursorganen;

- samenwerking tussen de departementen en teams bevorderen;

- informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee het departement bezig is.

(4)

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

• Voorbereiding bestuursorganen

Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen met als doel het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers.

- voorbereiden en afwerken van dossiers;

- zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere teams.

• Personeelsbeleid

Instaan voor het personeelsbeleid van het team in overleg met de personeelsverantwoordelijke met als doel het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de

veranderende mogelijkheden en behoeften.

- leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van het team volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid;

- coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer;

- instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal;

- personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen;

- signaleren van wervings- en vormingsbehoeften;

- toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van het team.

• Coördinatie en leiding van het team

Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het team en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers teneinde de continuïteit en kwalitatieve werking van het team te garanderen.

- coördineren van de dagelijkse activiteiten van het team;

- waken over de uitvoering van de opdrachten;

- in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van het team;

- zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden;

- tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures;

- nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen het team;

- instaan voor de continuïteit van het team en voor het uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden;

- toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne projecten procesmethodieken;

- kwaliteitszorg implementeren en opvolgen;

- coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten;

- organisatie van de voorbereiding van de dossiers van het team die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd;

- zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk.

• Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de andere diensten en het bestuur.

- meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de organisatie;

- waken over een optimale interne communicatie binnen het team;

- informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen;

- organiseren en opvolgen van intern overleg;

- informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van het team;

- zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen;

(5)

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

- zorgen voor de informatiestroom van de dienst naar het team communicatie

(intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,...);

- bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal);

- signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse teams en medewerkers.

• Externe communicatie

Instaan voor een open externe communicatie teneinde de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden te verzorgen.

- instaan voor een vlot contact met de burger;

- bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden ,...) in kaart brengen en onderhouden;

- de organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,...

- mee verzorgen van de public relations en promotie van de gemeente;

- telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen;

- afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen.

Competentieprofiel

Competentiecluster: vakkennis

Verworven kennis:

• Alle decreten, besluiten, omzendbrieven, reglementen die relevant zijn voor de uitoefening van de functie.

• Kennis over evoluties binnen de sector.

Competentiecluster: omgaan met informatie

CONCEPTUALISEREN

: op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare en concrete oplossingen.

Competentiecluster: omgaan met taken

BESLISSEN

: nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren.

BEHEREN VAN DE DIENST

: beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen.

Competentiecluster: omgaan met medewerkers

MEDEWERKERS ONTWIKKELEN

: begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).

BOUWEN VAN TEAMS

: samenwerking tussen teamleden en teams aanmoedigen, conflicten aanpakken en teamleden betrekken.

INSPIREREN:

inspireren van medewerkers door als rolmodel de visie en de waarden van de organisatie uit te dragen.

(6)

Functiebeschrijving financieel directeur 07/07/2020

Competentiecluster: omgaan met relaties

SERVICEGERICHT HANDELEN

: interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.

NETWERKEN

: identificeren van de juiste externe partners voor de organisatie via formele en informele netwerken en uitbouwen van strategische samenwerkingsverbanden.

Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren

STRESS BEHEREN

: resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek.

ZICHZELF ONTWIKKELEN

: de eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.

ORGANISATIEVERBONDENHEID

: zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is. Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en –doelstellingen.

U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen.