NVM adopteert Microsoft
Teams voor samenwerkingen
Organisatiebreed één efficiënte
werkwijze in projecten, besturen
& vergaderen
Unica ICT Solutions ondersteunt de samenwerkingen binnen de NVM met behulp van Microsoft Teams. “Voor alle vergaderingen gebruiken we momenteel Teams, dat zijn er honderden per maand”, aldus Hans van Rossen, projectmanager ICT bij de NVM. Dit geldt zowel voor de interne organisatie, als voor externe bestuurders en werkgroepen. De overstap naar deze nieuwe manier van werken is een proces en vraagt om goede begeleiding. De verandering moet prettig zijn voor de medewerkers en niet aanvoelen als een techniek die over de schutting gegooid wordt. Anders blijft de nieuwe techniek op de plank liggen en dat is zonde. Unica ICT Solutions zorgde voor een maatwerk adoptiestrategie. Daardoor hanteert iedereen binnen de NVM nu succesvol dezelfde werkwijze, wat zorgt voor een efficiënter proces en een hogere ROI.
De Nederlandse Coöperatieve Vereniging van Makelaars en Taxateurs (NVM) is met ruim 4.500 aangesloten makelaars/taxateurs de
grootste Nederlandse bedrijfsvereniging van makelaars, taxateurs en
vastgoeddeskundigen. De NVM draagt zorg voor de belangen van
haar leden onder meer richting overheid en politiek. Met een dergelijk
dienstenaanbod en ledenbestand is het makkelijk voor te stellen dat
binnen de NVM voor de verschillende vakgroepen en specialismen
heel veel projecten lopen en veel bestuurlijke stukken worden
gedeeld.
NVM zorgt met ICT voor innovatie
De NVM is volop bezig met vernieuwing.
Aansluitend op de huidige behoeften uit de markt, ontwikkelt de organisatie momenteel diverse nieuwe digitale oplossingen. Deze moeten het werk van aangesloten makelaars en taxateurs gemakkelijker maken.
Denk aan ontwikkelingen in Funda, het bekende verkoopplatform. Of RealWorks, een nieuwe manier van digitaal contracten ondertekenen, zodat er minder menselijke bewegingen en contact nodig zijn. En natuurlijk de Academie voor Vastgoed, die nu onderwijs op afstand biedt. Bovendien maken de plannen voor een nieuw pand voor de NVM mooie vorderingen. Dit nieuwe pand gaat zorgen voor een duurzame en gezonde werkomgeving, passend bij de behoeftes van de medewerkers. ICT is een belangrijke katalysator van al deze innovaties. Het zorgt ervoor dat de NVM er altijd voor de leden kan zijn en dat kennis overal veilig te benaderen is. Unica ICT Solutions voorziet de NVM van een flexibele werkplek die het thuiswerken in de basis mogelijk maakt. De NVM doet hier nog een schepje bovenop met een nieuw thuiswerkbeleid. De organisatie heeft de positieve kanten van thuiswerken ontdekt en stimuleert ook ná Corona haar werknemers om het werken op kantoor te combineren met het werken op afstand.
Succesvol veranderingen doorvoeren
Vanwege de vele voordelen die Microsoft Teams te bieden heeft besloot de NVM over te stappen op deze applicatie. Om zo’n verandering succesvol in de hele organisatie door te voeren, is een gedegen aanpak nodig. Bij de introductie van een nieuwe werkwijze in een organisatie, stuit men namelijk vaak op weerstand uit diverse hoeken. Daarom hielp Unica ICT Solutions – naast het correct implementeren van de techniek – de NVM ook met de menselijke kant van de nieuwe werkwijze. Zo worden de beoogde doelstellingen ook daadwerkelijk behaald.
Doordat we vanaf het begin betrokken waren, kon de
oplossing echt
op onze mensen
afgestemd worden.
Succesvolle adoptie Teams in 10 stappen
De aanpak waarmee van Unica ICT Solutions Microsoft Teams implementeert bestaat in hoofdlijnen uit tien stappen, gebaseerd op ‘best practices’:
1. Adoptie in de startfase
Door adoptie vanaf het begin van het project aan te sluiten, zal er meer focus op de medewerkers komen. Niet alleen in de communicatie en begeleiding, maar ook in de uitvoering van het project. Er wordt gekeken naar de werkwijzen van medewerkers waarop inrichting, beleid en adoptie toegepast worden.
2. Het juiste team
Vervolgens gaat de consultant samenwerken met een selecte groep medewerkers. Zij kennen de organisatie immers het beste. De adoptiewerkgroep is medeverantwoordelijk voor de adoptieaanpak en -uitvoering en daarmee ook het succes.
3. Draagvlak creëren
Het is belangrijk om zo snel mogelijk een zo breed mogelijk draagvlak te creëren. Als organisatie wil je immers niet dat een mooie, kostbare techniek op de plank zal verstoffen. Daarom is de betrokkenheid van de directie, het management en de juiste groep key- users cruciaal.
4. Adoptieprogramma
Het adoptieprogramma is een belangrijk middel ter voorbereiding van de uitvoer van het project.
De aanpak, strategie, middelen, communicatie zijn hierin stap voor stap beschreven. Het programma is op maat gecreëerd voor de medewerkers van de NVM zodat het adoptietraject naadloos aansluit op hun behoeften. Vanaf hier liep, wegens Corona, het adoptieprogramma zelf ook al zowat volledig via Teams.
Hieruit volgde een plan om in verschillende fasen het volledige werkproces over te zetten naar Teams: van
Skype naar Teams, van Dropbox naar Teams en van de fileserver naar OneDrive.
5. Een enthousiaste aftrap
Tijdens of net voor de eerste communicatie wordt aangeraden om een enthousiaste aftrap van het project te lanceren; hierbij denken onze consultants mee. Denk aan:
• Het project een naam geven
• Een logo voor het project ontwikkelen
• Een videoboodschap vanuit management
• Een (digitale) roadshow
• Newsflashes of flyers/banners
Om het project bij positieve aandacht te geven, ontwikkelde de NVM video’s, flyers en zelfs chocoladerepen die klaarlagen bij de aftrap. Allen voorzien met de huismus die ook in enkele NVM- campagnes figureert in de hoofdrol.
6. Toegevoegde waarde communiceren Bij de aankondiging van het gebruik van Teams is het belangrijk de voordelen voor de medewerker duidelijk te communiceren. Als medewerkers snappen hoe hun dagelijkse gang van zaken praktischer wordt, verloopt de adoptie veel gemakkelijker.
Alle vergaderingen gaan op dit moment via Teams. Dat
zijn er wel een
paar honderd per
maand.
7. Training & ondersteuning
Om medewerkers te voorzien van de juiste kennis over de nieuwe werkmethodes kunnen zij op verschillende methodes worden getraind. De medewerkers van de NVM zijn, binnen de maatregelen, klassikaal getraind door de adoptieconsultant. Tot slot zijn medewerkers voorzien van passend naslagwerk in de vorm van handleidingen en videomateriaal.
8. Nazorg voor meer adoptiesucces
Nu is het moment aangebroken dat medewerkers zelf ‘aan de knoppen gaan draaien’. In deze periode is het belangrijk dat het projectteam zichtbaar blijft voor nazorg. Gebruikers moeten de teamleden op de
werkvloer ‘even kunnen aanschieten. Daarom is extra ingezet op aanwezigheid van adoptieconsultants op de werkvloer. “Het was prettig dat onze medewerkers altijd ergens terecht konden met hun vragen”, aldus Van Rossen.
9. Meer adoptiesucces
Voortdurend succes is belangrijk voor een project.
Een verandering is het meest succesvol wanneer de vernieuwing ‘ingesleten’ is in de dagelijkse werkzaamheden. Niet alleen de adoptiewerkgroep speelt hier een belangrijke rol om medewerkers te helpen. Vooral het management zal actief moeten blijven enthousiasmeren en sturen op het gebruik van Teams.
10. Stop niet
Microsoft Teams is als product onderhevig aan veranderingen door updates. Nieuwe toevoegingen, functionaliteiten en mogelijkheden zorgen ervoor dat het platform beter wordt en in beweging blijft. Om medewerkers het beste uit de omgeving te laten halen is het belangrijk om updates te communiceren en waar nodig materiaal of ondersteuning aan te bieden. Verder geldt het ‘meten is weten’ principe:
met vragenlijsten en user adoption dashboards wordt het gebruik en de tevredenheid rondom
Teams gemeten.
De verandering viel
eigenlijk nogal mee.
De instructies zijn
duidelijk en als ik
vragen heb, kan
ik altijd bij iemand
terecht.
MS Teams succesvol in uw organisatie adopteren?
Microsoft Teams kan een organisatie helpen met efficiënt en effectief communiceren en samenwerken.
De applicatie biedt veel mogelijkheden. Daarom is het onverstandig om een applicatie zoals Teams te implementeren zonder een passende adoptie- aanpak. Onze consultants helpen bij het opstellen en uitvoeren van de juiste aanpak. Daarbij worden medewerkers op de juiste manier en op het juiste
moment geïnformeerd, geïnstrueerd en getraind.
Vervolgens ontvangen gebruikers op passende wijze ondersteuning en nazorg.
Wilt u met ook genieten van de voordelen van
Microsoft Teams in uw organisatie? De consultants van Unica ICT Solutions helpen u graag succesvol deze verandering in uw organisatie te adopteren.
Ambachtsweg 18 8152 BA Lemelerveld
Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son
Zutphenseweg 31B 7418 AH Deventer 088 - 22 22 676
www.unica.nl/ict-solutions
