• No results found

Handboek_. Microsoft Teams

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Handboek_. Microsoft Teams"

Copied!
9
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Handboek_

Microsoft Teams

(2)

Inhoudsopgave_

1.0 Introductie Microsoft Teams ... 2

2.0 Chatten ... 3

Wanneer? ... 3

Bestanden... 3

VelzArt kletspraat ... 3

3.0 Teams & kanalen ... 4

Wanneer? ... 4

Bestanden... 4

Privé kanalen ... 4

4.0 Agenda... 5

5.0 Tabbladen ... 5

6.0 De Kick-off ... 6

(3)

1.0 Introductie Microsoft Teams_

Microsoft Teams is een platform waar medewerkers kunnen samenwerken en samen

communiceren in verschillende vormen. Het platform leent zijn gebruiksvriendelijkheid uit vele social media vormen. De techniek is gebaseerd op bewezen diensten als SharePoint, OneDrive als ook het standaard Office pakket.

Wat kan Teams voor mijn organisatie?

Kortgezegd: Plaats en device onafhankelijk vellig kunnen samenwerken en communiceren. Chatten, bellen via beeld, online vergaderen met meerdere personen, samen werken aan documenten en in verschillende kanalen (onderwerp groepen) nieuwsberichten delen waar iedereen op kan reageren zoals een ieder ook gewend is via social media.

Hoe nu verder?

Teams is gebruiken via de app voor de desktop, de telefoon maar zeker ook zeer geschikt om via de browser (Chrome, Firefox, Edge) te gebruiken. Als organisatie moet je ergens beginnen en het fijne is dat met de juiste licentie vorm binnen Office 365 je sowieso al van start kan. Mocht je twijfelen, neem dan even contact met ons (VelzArt) op zodat we je hierin kunnen begeleiden.

We zullen eerst beginnen met een aantal onderdelen van Teams uit te leggen. Verderop in het document gaan we uitleggen wat de beste kick-off is voor Teams.

(4)

2.0 Chatten_

Vergelijk de chat optie binnen Teams met je eigen WhatsApp. Je gebruikt het voor vluchtige communicatie. Je kunt individueel chatten maar ook met meerdere personen te gelijk. Je kunt zelfs alle mensen uit een team of bedrijf toevoegen én de chat een Chatnaam geven.

Wanneer?

Bij vluchtige communicatie die niet feitelijk als documentatie geldt. Onderling of in klein gezelschap mag het duidelijk zijn wat er allemaal ‘gechat’ kan worden.

Bedenk VOOR dat je iets op een kanaal zet of je het beter niet in chat kan zetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderstaande onderwerpen:

• Er staat taart…

• Ik ben afwezig…

• Heeft iemand dit gezien?

• Gefeliciteerd….

• …

Bestanden

Goed om te weten: bestanden uit een chat kan je terug vinden binnen de chat zelf maar ook onder je zakelijke OneDrive onder “Chatbestanden van Microsoft Teams”. Wanneer je bijvoorbeeld een Word document deelt binnen een chat kan iedereen binnen de chat ook direct samen werken binnen dit zelfde document.

Bericht opslaan

Soms krijg je een bericht binnen wat je op een later moment nog wilt nalezen. Dit kan door de 3 puntjes aan te klikken en daarna ‘Dit bericht opslaan’. Opgeslagen berichten kun je terug vinden door bovenin op je profielfoto te klikken en daarna verder te gaan naar ‘Opgeslagen’.

Wil je het bericht uit je opgeslagen berichten verwijderen? Klik dan weer op de 3 puntjes van het bericht en dan ‘Dit bericht niet meer opslaan’.

Chat in nieuw venster openen

Soms is het handiger als een specifieke chat in een nieuw venster wordt geopend. Wil je een chat loskoppelen? Klik dan op rechtsboven.

VelzArt kletspraat

Binnen VelzArt maken we al jaren gebruik van de Whatsapp groep VelzArt (all). Een uitstekende vervanger hiervan is de VelzArt kletspraat.

(5)

3.0 Teams & kanalen_

Een team is een groep van mensen met een gemeenschappelijk belang. Onder een dergelijk team hangen verschillende kanalen met allemaal een verschillende insteek. Denk hierbij naast Algemeen (standaard kanaal) aan technisch, grafisch, administratief of klantgroep A, B, C of Inkoop, Verkoop, Planning.

Qua opzet en uiterlijk vertoon lijken kanalen binnen een Team veelal op LinkedIn. Je kan een bericht plaatsen (posten) en mensen kunnen het bericht liken of beantwoorden. Op het moment dat er bijvoorbeeld een Excel document wordt gedeeld kan hier direct ook aan worden

samengewerkt door leden binnen dit team.

Wanneer?

Je hebt iets te melden. Dit iets is goed om te weten voor de meerderheid van dit team. In de toekomst is het handig dat teamleden dit bericht terug kunnen lezen. Wanneer je zeker weet dat het geen chatbericht is, dan plaats gerust het bericht. Let op: druk op het icoontje met de A en de pen om ook nog een onderwerp aan het bericht toe te voegen.

Bestanden

Bestanden die via een kanaal worden gedeeld staan allemaal opgeslagen binnen de achterliggende SharePoint omgeving. Ieder Team heeft dan ook een eigen SharePoint site gekoppeld. Binnen het kanaal zie je bovenin bij de tabbladen ook Bestanden staan. Wanneer je bestanden hebt geopend zie je ook direct de optie om te “Openen in SharePoint”. Je zult direct worden doorgestuurd naar de SharePoint Online omgeving. Mocht je de bestanden ook direct toegankelijk willen op je PC dan kan je hier kiezen voor “Synchroniseren” waardoor de map direct via de bestandenverkenner

toegankelijk is.

Privé kanalen

Binnen een Team is het ook mogelijk om met een beperkt aantal leden een ‘geheim’ kanaal in te richten. Berichten en bestanden binnen dit kanaal zijn alleen toegankelijk voor leden binnen dit kanaal. Het kanaal is ook niet zichtbaar voor andere leden.

(6)

4.0 Agenda_

De agenda optie binnen Teams is er één die nog volop in ontwikkeling zijn. Het doel van een agenda item (ofwel Vergadering) binnen Teams is dat iemand ook online kan mee vergaderen.

Dit geldt voor mensen binnen de organisatie met Teams maar juist ook buiten de organisatie én zonder Teams. Overigens moet de Teams omgeving hiervoor wel zo zijn ingesteld zijn dat gasten ook deel mogen nemen aan Teams.

Een teams vergadering is een online meeting waar iemand aan kan deelnemen. Het principe werkt exact hetzelfde zoals in de Outlook agenda. In plaats van een fysieke ruimte wordt er een online ruimte gereserveerd. Een Teams vergadering kan je via Teams plannen maar zeker ook gewoon via de Outlook agenda. Binnen de Outlook agenda zie je wanneer alles goed is geïnstalleerd de paarse Teams button om een agenda item aan te maken en te plannen.

Ontvangers van het agenda verzoek krijgen in de body van het agenda item een link te zien waar ze op het moment van de vergadering op kunnen klikken. Ze kunnen dan deelnemen via hun browser, zonder dus daadwerkelijk Teams nodig te hebben. Let wel, dit moet een moderne browser zijn als Chrome of Edge.

Binnen Teams kan je een vergadering aan een kanaal koppelen. Hiermee zijn direct alle leden uitgenodigd. Het agenda verzoek verschijnt op het kanaal. Leden van dit Team/kanaal moet het agenda item openen en nog accepteren om hem ook in de eigen Outlook agenda te krijgen! Ze krijgen het agenda item dus niet als agenda verzoek in hun Outlook e-mail.

Een vergadering kan je ook gebruiken om direct met iemand (of meerdere mensen) te ‘beeld-bellen’.

Dit hoeft zich zeker niet te beperken tot mensen binnen de organisatie. Sterker nog: mensen die je uitnodigt hoeven zelfs geen Teams te gebruiken maar kunnen via een browser gewoon deelnemen.

Mits ze natuurlijk een camera hebben op hun computersysteem. Kijk hiervoor rechts bovenin binnen de Agenda van Teams en klik op “Nu vergaderen”. Klik op “Nu deelnemen” en nodig mensen rechts bovenin uit. Je kunt ook de link kopiëren en e-mailen via de twee liggende paperclips naar “Iemand uitnodigen”.

(7)

Vergaderopties

Voor een vergadering kan de organisator opties aanpassen. Ga in Teams naar de vergadering en klik op

‘Meeting options’ of kopieer de link naar de browser. Je komt dan in het scherm waar je de aanpassingen kunt doen.

5.0 Tabbladen_

De kracht van Teams zit in het samenwerken en het bundelen van informatie. Standaard krijgen Teams/kanalen maar zeker ook chats een aantal standaard tabbladen. Je kunt zelf deze

tabbladen uitbreiden door te klikken op het plusje. Denk aan belangrijke documenten, websites, dashboards of locaties.

De zoekbalk bovenin te vinden binnen Teams werkt over alle facetten van Teams heen. Zo zoek je dus heel eenvoudig terug naar onderwerpen, gesprekken of bestanden.

Bestanden

Een tabblad wat het verdient om los genoemd te worden is ‘Bestanden’. Als je deze aanklikt zie je alle bestanden die je recent hebt ingezien of bewerkt. Erg handig en het voorkomt onnodig zoekwerk.

(8)

6.0 Teams – de Kick-off_

Er zijn vele wegen die naar Rome leiden en hoe als organisatie Teams in te zetten is natuurlijk geheel aan ieder organisatie zelf. De ervaring die wij als VelzArt hebben heeft ons tot het volgende stappen plan gebracht.

1. Start Teams op. Ga naar https://teams.microsoft.com. Je kunt vervolgens kiezen om de app te downloaden mocht je hem lokaal nog niet hebben geïnstalleerd maar online is Teams ook echt buitengewoon prima te gebruiken.

2. Maak een nieuw Team aan met dezelfde naam als de organisatie, in ons geval heet het team VelzArt. Geen toevoegingen als BV, international of wat dan ook, gewoon simpel de naam van de organisatie.

Kies hiervoor Teams in de linkerbalk, onderin zie je de optie “Lid worden van een team of een nieuw team maken”. Kies voor een nieuw team en hier heb je vervolgens 2 of 3 opties.

Bij 3 opties heb je ook de mogelijkheid om een Organisatie team te maken, kies altijd deze optie!

Deze optie zorgt er namelijk voor dat iedereen met een geldige licentie direct lid is van dit team, ook als er nieuwe medewerkers komen. Is deze optie er niet en heb je twee keuzes kies dan voor een openbaar team en voeg hier vervolgens alle leden van je organisatie aan toe.

3. De eerste grote stappen zijn hiermee gezet. Geef nu direct het goede voorbeeld en post een bericht op het algemene kanaal van dit team. Zet in dit bericht bijvoorbeeld de reden waarvoor jullie Teams gaan gebruiken en voeg (een deel van) dit Handboek toe als begeleiding voor alle medewerkers. Zo weten ook zij hoe ze met Teams moeten omgaan en wat ze er van mogen verwachten.

4. Belangrijk is om niet direct vervuiling te krijgen op de kanalen binnen je team. We gaan dus ook direct een Chat groep aanmaken. Klik hiervoor binnen Teams in de bovenste paarse balk op het witte pennetje naast de zoekbalk in het midden. Je krijgt nu een balk te zien. Rechts van deze balk staat een pijltje naar beneden. Klik hierop. Je kunt nu een groepsnaam aanmaken. Kies hiervoor exact dezelfde naam voor deze groep als die we net gebruikt hebben voor het Team alleen dan gevolgd door “chat”. Dus bij ons heet dit de VelzArt chat. Voeg hier nogmaals alle gebruikers toe.

Helaas dit is nog een handmatige actie.

5. Optioneel: Om helemaal het kaf van het koren te scheiden zou je ook nog een (zeer) informeel chat kanaal kunnen maken. Bij ons heet deze VelzArt Kletspraat. Deze is om een plek te bieden voor allerlei humor zaken, ter vervanging van eigenlijk de whatsapp groep die we hier voor hadden. Dit is een keuze, zeker geen must.

6. We hebben nu een Team met in ieder geval één algemeen kanaal voor serieuze berichten. We hebben een chat groep voor vluchtige communicatie en vragen. Je hebt nu de keuze om stappen 3 en 4 te herhalen voor overige teams en afdelingen. Het advies is wel om beide stappen te

herhalen. Maak je dus een team Administratie, maak dan ook een Administratie chat aan. Zeker in het vervolg van het gebruik met Teams gaat dit een toegevoegde waarde zijn.

De basis staat nu. Gebruikers komen nu in de experimentele fase.

(9)

7.0 Werkafspraken_

Om de adoptie van Teams binnen een organisatie te vergroten is het belangrijk om werkafspraken te maken. Hoe wil je als organisatie dat mensen om gaan met Teams. Belangrijk daarbij is om als organisatie jezelf doelen te stellen. Wat wil je realiseren binnen Teams?

Bestanden

Nagenoeg iedere organisatie heeft ergens wel een mappenstructuur staan met bestanden erin. Soms zijn ze gekoppeld aan een file share (Z:/), soms via SharePoint, soms gedeelde mappen via OneDrive maar zo zijn er nog vele constructies te bedenken. Wat moet een medewerker doen die met bestanden wil gaan samenwerken binnen zijn Team? En waar komen de oude bestanden te staan? Ga je verhuizen (denk wel aan het opruimen) of ga je opnieuw opbouwen?

Wanneer voor ieder nieuw project een mappen structuur en/of documenten structuur moet worden uitgerold, informeer dan even bij VelzArt naar geautomatiseerde oplossingen via Teams / SharePoint.

Communicatie

Wat ga je in welk Team en welk kanaal communiceren? Een belangrijke stap heb je natuurlijk al gezet door verschillende Teams en kanalen te creëren, hopelijk gekoppeld ook aan gelijknamige Chat groepen. Gebruikers blijven toch altijd wel zoekende. Belangrijk is het dus om in het kort 10 stelregels op te stellen. Een voorbeeld hiervan:

1. Vergader notulen (OneNote) staan altijd op het 3e tabblad van het kanaal General / Algemeen. Er worden geen berichten verstuurd dat de notulen zijn aangemaakt.

2. Een bericht in een kanaal verdiend een titel. Dit is een bericht met inhoud en moet dus gewoon een titel hebben.

3. Wil je dat iemand reageert op een bericht, tag dan diegene in het bericht met @naam. Een persoon die is getagged moet op gepaste wijze reageren in het bericht, altijd.

4. Intern zullen we geen e-mail meer naar elkaar versturen. We gebruiken hiervoor Teams. Indien je e-mail wil bespreken stuur dit dan door naar een desbetreffend team-kanaal. Indien er geen Team / kanaal beschikbaar is mag een uitzondering op deze regel worden toegepast.

5. Vergaderingen worden altijd ingepland als een Teams-vergadering zodat een ieder, indien gewenst, online ook aan de vergadering kan deelnemen.

6. Alleen verantwoordelijken binnen afdelingen mogen Teams aanmaken. Kanalen aanmaken is wel toegestaan door leden zelf. Uit de naam van een Team en het kanaal moet eenvoudig het doel af te leiden zijn.

7. Enz…

Controle

Zeker in de adoptie fase van Teams is het goed om te monitoren wie er mee gaat in deze ‘nieuwe

Referenties

Outline

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Onderaan de opdracht staat een paperclipje met ‘Bijvoegen’ (zie blauwe pijl) Selecteer daar de juiste foto of het juiste bestand en klik dan rechtsboven op de knop van

Als er iets gebeurt dat in het als-dan-blokje staat (bijvoorbeeld mijn sprite raakt de sleutel), dan stuurt de computer een signaal, Je sprite, of de andere sprites kunnen hier

Logitech Rally Bar Mini voor kleine/teamruimtes, Rally Bar voor middelgrote ruimtes, en Rally Plus met RoomMate voor grote ruimtes zijn ontworpen voor Teams Rooms op Android.

Handleiding Microsoft Teams (video)overleg Gemeente Zeist 1?. Microsoft

Dankzij de toevoeging van een derde knooppunt zijn er drie circuits tussen POS-poorten op 15454 knooppunten via SONET (zie afbeelding 2)8. Afbeelding 2 - Verticale pakketring met

Bij het inloggen kun je instellen dat er een bepaalde periode (momenteel 7 dagen) niet opnieuw naar een MFA code gevraagd wordt. Na die periode zul je dus opnieuw een MFA

JvD handleiding installatie MS Teams – 26 november 2020 Pagina 9 van 13 Je kunt niet verder voordat je ten minste één verificatiemethode hebt ingesteld.. Hieronder vindt je

Customer Engagement moet een platform zijn waarop alle afdelingen en disciplines samenwerken, inclusief het management.. Het is een mindset voor alle afdelingen en