Microsoft Teams (video)overleg

(1)

Handleiding Microsoft Teams (video)overleg Gemeente Zeist 1

Microsoft Teams (video)overleg

Specifiek voor de medewerkers van Gemeente Zeist

 Wat heb ik nodig?

 Hoe download ik Microsoft Teams?

 Hoe plan ik een overleg?

 Deelnemen aan een overleg?

 Tips & Tricks

Lees dit document goed door!

Auteurs: Sven Gresnigt & Mark Nuijten

(2)

1 Inhoud

2 Wat heb je nodig om deel te nemen aan een vergadering? 3

3 Microsoft Teams downloaden 4

4 Deelnemen aan een Teams vergadering zonder installatie 5

5 Hoe plan je een overleg? 6

6 Deelnemen aan een overleg via Outlook 7

7 Microsoft Teams downloaden op de telefoon 8

8 Deelnemen aan teams via de telefoon 9

9 Tips & Tricks 10

(3)

2 Wat heb je nodig om deel te nemen aan een vergadering?

 Laptop van Gemeente Zeist

 Internetverbinding

 Bij voorkeur oortjes MET microfoon voor de geluidskwaliteit.

o Heb je dit niet volstaat de microfoon van je laptop ook.

 Geïnstalleerde Microsoft Teams applicatie (dit is standaard al op de laptop geïnstalleerd) o Is dit niet het geval? Neem contact op met de servicedesk.

 Je werkt NIET vanuit de RDS-omgeving. Daar werkt de Teams applicatie niet.

De Microsoft Teams applicatie start vanzelf op zodra de laptop wordt opgestart. Gebeurd dit niet:

- Klik dan op de Microsoft Teams snelkoppeling op het bureaublad.

- Klik op het start menu linksonder, en zoek op teams.

LET OP: Alles gebeurd dus NIET in de RDS-omgeving!

Zie hier het filmpje:

00:00 – 01:30

(4)

3 Microsoft Teams downloaden

Microsoft Teams staat standaard geïnstalleerd op de laptop van Zeist. Mocht dit niet het geval zijn of er wordt gewerkt vanaf een eigen laptop, volg dan onderstaande stappen.

 Open Internet Explorer of Chrome

 Ga naar https://teams.microsoft.com/downloads

 Klik op de knop ‘Teams downloaden’

 Onderaan verschijnt een balk met: uitvoeren, opslaan en annuleren. Klik op uitvoeren

 Er verschijnt een venster waarin je een aanmeldadres kan invoeren. Dit is je Zeist mail. Dit hoeft echter NIET te gebeuren als je alleen maar wilt deelnemen aan een

vergadering!

 Open de vergadering in de mail, en klik op de Teams afspraak. Je kan nu deelnemen aan een vergadering.

 Zodra het Teams programma verschijnt is er de keuze om de camera (linker schuif icoontje) en de microfoon (rechter schuif icoontje) aan of uit te zetten.

 TIP: Door op het tandwiel naast deze opties te klikken kan er gekeken worden of de instellingen juist staan.

 Staan de opties goed, klik op ‘nu’ deelnemen.

 In de vergadering zijn er verschillende opties. Zo kan er gekeken worden naar de deelnemers in de chat, kan er met elkaar gepraat worden (chat) en kan de camera of microfoon aan/uit gezet worden.

 Klik op de rode button in de vergadering om de vergadering te verlaten. Sluit vervolgens het venster en browser. Nu ben je volledig uit de vergadering.

Zie hier het filmpje

(5)

4 Deelnemen aan een Teams vergadering zonder installatie

 Ga naar je email en open de vergadering met de Teams link

 Wanneer je de link opent kom je in een browser waar wordt gevraagd om de teams app te openen. We gaan er nu vanuit dat Teams niet is geïnstalleerd, en dat je dit ook niet wilt.

 Je kiest voor de button ‘Deelnemen op het web’.

 Je vult in het venster dat verschijnt je eigen naam in, en kiest of je de camera/microfoon aan of uit wilt. Dit kan tijdens de vergadering nog veranderd worden. Klik vervolgens op

‘Deelnemen aan vergadering’.

(6)

5 Hoe plan je een overleg?

Ook dit proces gebeurd NIET in de RDS-omgeving.

 Start teams op (BELANGRIJK: Doe dit vóór het openen van Outlook)

o De Microsoft Teams applicatie start vanzelf op zodra de laptop wordt opgestart.

Gebeurd dit niet zijn er twee manieren:

 Klik dan op de Microsoft Teams snelkoppeling op het bureaublad.

 Klik op het start menu linksonder, en zoek op teams.

 Start Outlook op, dit kan op twee manieren:

o Dit kan via de snelkoppeling in de taakbalk onderaan je scherm.

o Klik op het start menu linksonder, en zoek op Outlook.

 Klik op agenda in Outlook.

 In de agenda staat nu boven in de balk een knop met ‘Nieuwe Teams Vergadering’ (zie de rode pijl).

o Het kan voorkomen dat deze knop er niet staat, dan is de optie onder de knop

‘Nieuwe Items’ weg gezet. (zie de groene pijl)

 Klik op de knop ‘Nieuwe Teams Vergadering’.

 Vanaf daar vul je de titel van de vergadering in zoals je gewend bent in Outlook. Bij

‘vereist’ voer je de deelnemers in. Vervolgens de datum en tijd. Locatie laat je staan.

Typ eventueel tekst boven de lijn, niet eronder! Dit is nodig om de vergadering te kunnen openen in Teams.

 Via de taakbalk boven aan het scherm is het mogelijk Agenda’s in te zien, bijlagen toe te voegen etc. mocht dit nodig zijn

 Klik op verstuur. De vergadering is nu bij alle deelnemers zichtbaar in de agenda.

Zie hier het filmpje:

01:30 – 03:48

(7)

6 Deelnemen aan een overleg via Outlook

Zorg ervoor dat dit wordt gedaan via een laptop van Zeist, en dat de applicatie Microsoft Teams is geïnstalleerd.

 Open Outlook

 Ga naar Agenda en open de afspraak

 In het tekstveld van de afspraak staat onderaan ‘Deelnemen aan Microsoft Teams- vergadering’. Klik hier op.

 Er opent een browser waarin 3 opties verschijnen:

1. Er verschijnt bovenin het scherm een pop-up met de optie: ‘Microsoft Teams openen’. Klik op deze optie als Teams al geïnstalleerd is op de laptop. Het programma opent dan automatisch

- Heb je Teams niet geïnstalleerd? Dan zijn er twee opties:

2. Wil je de Teams app downloaden? Klik op de linker knop met ‘De Windows app downloaden’. Klik vervolgens op uitvoeren. De app is nu gedownload en zou zichtbaar moeten zijn op het bureaublad

3. Wil de teams niet downloaden? Kies dan voor de rechterknop met ‘deelnemen op het web’. Op deze manier hoef je niks te downloaden en wordt er online

deelgenomen aan de Teams vergadering.

 Zodra het Teams programma verschijnt is er de keuze om de camera (linker schuif icoontje) en de microfoon (rechter schuif icoontje) aan of uit te zetten.

 TIP: Door op het tandwiel naast deze opties te klikken kan er gekeken worden of de instellingen juist staan.

 Staan de opties goed, klik op ‘nu’ deelnemen.

(8)

7 Microsoft Teams downloaden op de telefoon

De telefoon is erg geschikt om een vergadering mee te kijken en luisteren. Het is wat minder geschikt om schermen mee te kijken wanneer een deelnemer dit deelt.

 Opent de ‘Play Store’ op de telefoon.

 Je zoekt naar Microsoft Teams, en opent deze.

 Vervolgens klik je daar op installeren.

 Als de installatie voltooid is klik je op openen.

 Er komt een scherm waarbij je éénmalig moet aanmelden met het Zeist account.

 Dit is je Zeist mail en wachtwoord

 De app meldt zich aan. De instructies kun je lezen of overslaan

 Je komt op het hoofdscherm en ziet in welke groepen er eventueel al beschikbaar zijn.

 De app is klaar voor gebruik.

Zie hier het filmpje 00.00 – 01.40

(9)

8 Deelnemen aan teams via de telefoon

 Open de email en zoek de mail op met de uitnodiging voor de vergadering

 Klik vervolgens op ‘Deelnemen aan Teams vergadering’

 Zodra je erop klikt wordt er gevraagd om te openen via de Teams App of via internet. Kies hier voor de Teams app.

 De app vraag om toestemming tot de microfoon. Klik op accepteren.

 Zodra dit geaccepteerd is zit je in de vergadering

 In de vergadering zelf is er de mogelijkheid de camera aan te zetten

 Hier wordt ook om toestemming gevraagd.

Klik hier ook op accepteren

 Wanneer er een streepje door de camera en/of microfoon staat bekend dit dat het is uitgeschakeld.

Zie hier het filmpje 01.40 – 02.39

(10)

9 Tips & Tricks

 Een goede voorbereiding zorgt voor een fijn overleg

 Zorg voor een rustige omgeving. Probeer zoveel mogelijk omgevingsgeluid uit te sluiten.

 Gebruik indien mogelijk oortjes met een microfoon. Dit verbetert de geluidskwaliteit voor iedereen. Is dit niet mogelijk? Dan voldoet de microfoon van de laptop ook.

 Open op tijd de Teams vergadering. Test de link uit de afspraak alvast, en kijk of je in de vergadering terecht komt.

 Zet voor het deelnemen aan de vergadering je microfoon UIT. Kom je in de vergadering met je microfoon aan, dan veroorzaak je ongemerkt veel geluid. Zeker als meerdere deelnemers dit hebben. Zet je microfoon aan als je iets wilt zeggen, en weer uit als je klaar bent.

 Webcam aan of uit is geen vereiste. Vind je het niet prettig of niet nodig om de camera aan te hebben? Is dit in de meeste gevallen geen probleem.

 Lees vooraf aan Teams vergaderingen goed de handleidingen door, zodat je weet wat er gaat gebeuren en wat mogelijk is.

 Teams is ook mogelijk op de telefoon en tablet. Een laptop is het handigst en daarom aangehouden in de handleidingen.

 Hou je een video overleg en er zitten meerdere deelnemers in één ruimte? Maak gebruik van een centrale speaker. Deze is te lenen bij de servicedesk.

Neem voor verdere vragen contact op met de servicedesk!