Skype (video) overleg
aanmaken, opzetten en uitvoeren
Specifiek voor medewerkers gemeente Zeist
V 1.0
Stappenplan
1. Wat heb je nodig als deelnemer en organisator 2. Hoe plan je een overleg
3. Deelnemen aan een gepland overleg
4. Een Skype vergadering beheren/voorzitten 5. Skype op andere apparaten installeren 6. Extra instructies en geavanceerde opties
In algemene zin geldt: Kom je er niet uit, bel dan een collega om je te helpen.
Lees en bekijk de instructies in dit document, zie ook de filmpjes in het laatste hoofdstuk. Met elkaar maken we elkaar nog digitaal vaardiger!
Auteurs: Mark Nuijten / Elbrich Jorritsma
Wat heb je nodig
✓ Een laptop, tablet of smartphone
✓ Let op: Videobellen met Skype voor bedrijven werkt NIET naar behoren vanuit de RDS omgeving. Je kunt daar wel de afspraak maken en
versturen.
✓ Een verbinding met internet
✓ Een ‘oortje’ met microfoon is wel te adviseren voor de geluidskwaliteit van jezelf en anderen. Heb je dat niet, dan volstaat de microfoon in het apparaat ook.
Indien je een laptop hebt van Zeist, dan is het programma ‘Skype voor
bedrijven’ al aanwezig op je laptop. Je kunt het vinden door op het startmenu linksonder te klikken en het in het menu aan te klikken. Dit doe je dus op de laptop zelf, niet in de RDS werkplek.
Heb je geen laptop van Zeist, klik dan hier om nadere instructies te lezen hoe je Skype installeert op jouw (eigen) apparaat.
Hoe plan je een overleg
Een Skype vergadering plan je net zoals een normaal overleg vanuit de Outlook agenda. Je kiest alleen een iets andere knop bij het aanmaken van het overleg.
Hierdoor ontstaat er een afspraak met als locatie ‘Skype vergadering’ waar een link/koppeling in zit voor alle deelnemers.
Stap voor stap:
Dit deel kan zowel in RDS als direct lokaal op een laptop van Zeist buiten RDS.
1. Start Skype, het hoofscherm opent nu óf je krijgt de melding dat Skype al gestart is.
2. Indien er om gevraagd wordt log je in met je Zeist account (emailadres en wachtwoord)
3. Open of start nu Outlook 4. Klik op agenda
5. Klik boven aan op de knop ‘Nieuwe Skype-vergadering’
6. Vul nu de deelnemers (emailadressen), onderwerp, tijd en
datum in zoals bij een regulier overleg. De deelnemers mogen ook externen zijn (ze hebben dan dus wel Skype nodig).
7. Voeg eventueel tekst toe in de afspraak, boven de teksten die er al staan.
Haal de teksten die er al staan NOOIT weg, die zijn nodig voor het overleg.
8. Klik op ‘verzenden’ en de afspraak voor het skype-overleg is gemaakt.
Let op: in verschillende versies van Outlook kan het er net even anders uit zien, het is van belang dat je de agenda opent en dan op de Skype-vergadering knop drukt. Dit is niet de knop ‘Teams vergadering’.
Indien je de knop niet ziet, klik dan op de knop ‘Nieuwe items’ en dan ‘Skype vergadering’. Zie hiernaast
Klik hier om een filmpje te zien van bovenstaande stappen 1 t/m 8
Deelnemen aan een gepland overleg
Dit deel kan niet in RDS omgeving van Zeist. Gebruik de lokale installatie op de laptop of je eigen apparaat. De organisator van het overleg is in deze uitleg ook de voorzitter van het overleg. De voorzitter zorgt dat hij/zij ongeveer vijf
minuten voordat het overleg start alles klaar heeft staan en ‘in’ de vergadering zit. Deze handleiding gaat uit van gebruik op een laptop. Dit kan op een ander apparaat (telefoon/tablet) er anders uit zien.
LET OP: Skype gesprekken voeren werkt alleen op je telefoon, tablet, computer (pc of mac) of laptop. Op de laatste twee alleen ‘lokaal’ (op de
computer zelf).
Skype gesprekken kun je NIET voeren in de RDS omgeving van Zeist Stap voor stap:
1. Sluit je oortjes (met microfoon in de draad!) of bluetooth speaker aan op je apparaat als je die hebt.
2. Zorg dat ‘Skype voor bedrijven’ open staat en ingelogd is met je Zeist account
We gaan nu even het geluid controleren op werking, zodat je anderen kunt horen en zij jou ook.
3. Klik rechtsboven in het Skype scherm op het
‘tandwieltje’. Zie hiernaast.
4. Klik nu in het scherm dat opent op
‘audioapparaat’
5. Klik nu op het groene driehoekje bij ‘luidspreker’. Als alles goed is hoor je nu een beltoon. Je kunt die harder/zachter zetten met de schuifregelaar.
a. Hoor je niks, kies dan in het keuzemenu een andere luidspreker.
Net zolang tot je geluid hoort. Controleer ook of het geluid van je laptop of apparaat niet uit staat in algemene zin.
6. Praat nu in de microfoon. Je moet het balkje op een neer zien gaan.
Schuif met het schuifje tot je, met een normale stem, ongeveer in het midden komt.
a. Beweegt het balkje niet, kies dan een andere microfoon uit het keuzemenu. Net zolang tot je het balkje ziet bewegen.
7. Als stap 5 en 6 gelukt zijn, klik dan op de knop ‘gesprekskwaliteit
controleren’. Een computer neemt nu op voor een testgesprek. Luister naar de instructies en voer die uit. De geluid test is nu klaar.
8. Klik nu op ‘videoapparaat’ indien je een webcam in je laptop of apparaat hebt. Kies uit het keuzemenu indien er geen beeld te zien is. Let op dat de camera niet afgedekt is!
9. Als alles werkt, druk op ‘Ok’ om de instellingen op te slaan.
Je bent nu klaar om de vergadering te starten. Zie hieronder de vervolgstappen 10. Open Outlook en zoek de afspraak op in je agenda en open die door er
op te klikken. Heb je geen (Zeist) outlook op je apparaat, stuur dan de email met de uitnodiging-link door naar bijvoorbeeld je privé emailadres zodat je de link hebt.
11. Klik op de link in de tekst van de afspraak ‘Deelnemen aan Skype vergadering’ en Skype opent vanzelf met een scherm.
12. Je krijg nu een keuze, in principe neem je altijd de standaard optie ‘Skype voor bedrijven gebruiken’. In ieder geval als je voorzitter bent, anders kun je de vergadering niet beheren.
a. Als deelnemer (niet voorzitter) kun je er voor kiezen om jezelf te laten bellen door de Skype centrale. Vul dan in dit scherm je nummer in (mobiel of vast). Als je dan op ‘Ok’ klikt krijg je een oproep en kom je in de vergadering.
13. De vergadering opent na een korte pauze. Je bent nu in het hoofscherm en iedereen die er is en zijn microfoon aan heeft staan zul je horen.
NB: Je kunt door telefoonnummer 030-6987777 te bellen (specifiek voor gemeente Zeist) met een willekeurige telefoon, ook deelnemen aan een geplande vergadering. Volg de instructies die je hoort. Je hebt het 5-cijferige vergader-ID nodig uit de outlook uitnodiging.
Een derde optie is om de ‘web app’ link aan te klikken in de uitnodiging.
Daarvoor moet je een programma installeren en kom je in de vergadering nadat je je naam hebt ingevuld.
Lees in het volgende hoofdstuk hoe je een vergadering kunt beheren en welke opties er nog meer zijn tijdens een vergadering.
Een Skype vergadering beheren/voorzitten
Het actieve meeting-scherm van Skype ziet er ongeveer uit zoals hieronder.
Afhankelijk van het aantal deelnemers zie je per deelnemer een vierkant vlak.
Iedereen die zijn camera aan heeft staan zal ook in beeld komen. Zie in de afbeelding waar de verschillende knoppen voor dienen.
De knoppen spreken redelijk voor zich. Een aantal nader bekeken:
- De deelnemerslijst open zetten is handig voor het overzicht. Je kunt op de deelnemers klikken met je rechtermuisknop en hun microfoon
uitzetten (dempen) als er bijvoorbeeld veel ruis is. De deelnemer kan dit zelf weer ongedaan maken.
- De tekst-chat optie werkt alleen voor deelnemers die via de Skype
software verbinding maken vanaf laptop of smartphone/tablet. Dus niet voor die met alleen telefoonverbinding verbonden zijn.
- Als de geluidskwaliteit niet goed is kun je de webcam(s) uitzetten, dat helpt soms om de kwaliteit te verbeteren.
- Met de knop ‘informatie delen’ kun je interactief informatie delen met andere deelnemers. Dit kan je eigen scherm zijn (zij kijken dan mee) of een specifiek venster (van een programma). Ook kun je een whiteboard sessie starten om samen te tekenen. Klik op de knop om de opties te bekijken. Zie in het laatste hoofdstuk meer informatie hierover.
- Het is mogelijk om het gesprek op te nemen (voor notulen bijvoorbeeld).
Doe dit alleen als iedereen daar mee instemt. Zie voor de werking de instructie in het laatste hoofdstuk.
- De voorzitter kan deelnemers uit de vergadering verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken.
- Met de knop ‘deelnemers toevoegen’ kun je deelnemers toevoegen, ook personen die niet in de oorspronkelijke uitnodiging zaten.
Skype op andere apparaten installeren
Skype voor bedrijven werkt in principe op alle gangbare apparatuur met een scherm. Als je alleen wilt deelnemen aan een overleg, hoeft dat geen
apparatuur van Zeist te zijn.
Hieronder vallen onder andere:
- Tablet (Ipad en Android)
- Smartphone (Android en Apple)
- Laptop (Windows en Mac en Linux en Chromebook)
LET OP: Er zijn meerdere Skype versies beschikbaar. Let op dat je altijd kiest voor de ‘Skype voor bedrijven’ versie.
Hieronder koppelingen naar installatie bestanden:
Voor Windows computers: https://products.office.com/nl-nl/skype-for- business/download-app?market=nl#desktopAppDownloadregion
Klik op ‘Gratis basic client download’ en kies daarna het Nederlandse taal bestand en open dat voor de installatie.
Voor mobiele apparaten zoals telefoons en tablets, zie hieronder:
Android: Klik hier Apple: Klik hier
Kies altijd voor ‘Skype voor bedrijven’ of ‘Skype for business’ versies en log in met je Zeist emailadres en wachtwoord (waar je ook de computer mee inlogt)
Extra instructies en geavanceerde opties
Onderstaand een aantal koppelingen naar materiaal dat gaat over gebruik van Skype voor bedrijven, de meer geavanceerde mogelijkheden. Dit zijn dus niet Zeist-specifieke instructies, het kan er hier en daar anders uit zien.
Een vergadering opnemen
Informatie delen tijdens de vergadering en samenwerken
Inbellen op een vergadering met een telefoon (via code in uitnodiging) Geluid en video instellingen controleren en problemen oplossen
Skype vergadering aanmaken (algemeen) Deelnemen aan Skype vergadering (algemeen) Hulp video voor Skype (algemeen)
