ELEKTRONIESE DATAVERWERKING AS KOSTEKONTROLE-HULPMIDDEL BY PLAASLIKE OWERHEDE
TIESE OORSIG
Dennis Greaves
B COMM, TROD, HBA, MCSSA
'N
KRI-Ingedien ter gedeeltelike voldoening aan die ver-eistes vir die graad MAGISTER BEDRYFSADMINISTRA-SIE, aan die Potchefstroomse Universiteit vir CHO.
Toesighouer
Prof Dr A J E Sorgdrager
Inleiding 2 Begroting en Subsisteme Die Begroting Bydraende Subsisteme: Die Personeelbesoldigingsubsisteem Die Magasynvoorraadsubsisteem Ander Kostetransaksiebronne 3 Kostesisteme Die Kostesisteem
Bywerking van die Begrotingsleer Verslaggewing
4 Kommerttaar en Slotopmerkings
Summary in Engllsh
-)-INLEIDING
J. J Gedurende die afgelope dekade het 'n groot aantal Plaaslike Owerhede in Suid-Afrika hulle tot Elektroniese Dataverwerking gewend
in die oplossing van probleme wat ontstaan het hoofsaaklik as gevolg van 'n toena1,1e in die volume werk, veral ten opsigte van die heffing van verbruikersdebiteure en belasting en diensterekeninge, gepaard met 'n tekort aan geskikte geskoolde personeel om hierdie hoe volume werk af te handel.
Dataverwerkings-apparatuur is dus aangeskaf met hoofsaaklik bo-ger,,elde werks tukke as mikpunt. Daar is egter spoedig agtergekom dat die genoemde apparatuur tot veel meer in staat is en velerlei ander aanwendings van die rekenaar is ontwikkel.
Een van hierdie aanwendings is om die reke-naar in te span om ook sy bydrae te lewer tot die kostekontrol stelsel en hierdie werkstuk stel horn dan ten doel om hierdie aspek van die rekenaar soos as dit by Plaaslike Bestuur
aantref van nader te bestudeer.
1.2 Studiemetode
Weens die algehele gebrek aan literatuur oor hierdie onderwerp is ons aangewys op ter plaatse opnames en navorsing by Plaaslike Owerhede.
Die navorsing is afgehandel op 'n vraelys-tipe ondersoek wat onderling tussen Plaaslike Ower-hede min verskil het omdat die doel was om 'n patroon te bepaal waarvolgens mens die benade-ring tot die kostestelsel kan veralgemeen. Hierin is dan ook na ons mening geslaag.
Ondersoek is ook beperk tot spesifiek die
kostesisteem met sy ve?.'Wante sub ..
aht
em
e.
Doa1; is bevind dat, wat die an.der rekenaarsisteme betref, daar 'n groot mate van onderlingever-skil voorkom wat geen effek op die kostesisteem as sulks het nie en dus liefs vir die doelein-des van hierdie studie daargelaat is.1.3 · Afbakening van studieveld
verteen-
-3-woordigend is moes daartl:e Plaaslike Owerhede waar ondersoek gedoen is so geselekteer word dat nie alleen 'n deursnee beeld van die ge-middelde Plaaslike Owerheid verkry word nie maar oak 'n verskeidenheid rekenaarapparatuur verteenwoordig word. Om hierin te slaag is eerstens besluit om :
Stede buite rekening te laat omrede hulle in elk geval weens grootte feitlik deurgaans 1n-ctiwidueel uniek is met betrekking tot benade-ring en aanwending.
2 Kleiner plaaslike ow~rhede n1e in aanmerking te neem nie omrede hulle nie van rekenaarappa-ratuur gebruik maak nie.
3 Ons dan slegs te bepaal by plaaslike owerhede van medium grootte. Ons definieer vir die doeleindes hiervan medium grootte as daardie plaaslike owerhede waarvan die aantal dienste verbruikers in die groep van 10 000 tot 30 000 val.
In die tweede plek is ons keuse uit daardie groep in 3 hierbo genoem verder vernou op
2
3
grand van die apparatuur wat gebruik word
Minirekenaars en rekenaar-tipe boekhoumas-jiene is nie in aanmerking geneem nie.
Slegs Plaaslike Owerhede wat van bona fide rekenaarapparatuur gebruik maak is oon.eeg.
Vir ons doeleindes is bona fide rekenaars ge-definieer as rekenaarapparatuur wat :
i Interne geheue besit waarin die programmatuur sowel as die data wat verwerk word tydens ver-werking gehuisves word.
ii Oar eksterne magnetiese berging beskik (mag-neetband of skyfleer) waarop data permanent geberg word wanneer dit nie by 'n verwerkings proses betrokke is nie.
Uit die Plaaslike Owerhede wat na toepassing van bogenoemde kriteria beskikbaar was is 'n ·groep gekies wat dan verteenwoordigend is
vol-gens die onderstaande basis van s_eleksie :
-5-in Suid-Afrika verteenwoordig word en wat -5-in Plaaslike Bestuur verteenwoordiging het is in-gesluit.
2 Ten minste een installasie uit elke provinsie is ingesluit.
3 Daar is verseker dat die platteland sowel as stedelike gebiede verteenwoordig word.
4 Ook plaaslike owerhede wat nie oor 'n eie rekenaar beskik nie maar op 'n buro-basis van nabygelee fasiliteite gebruik maak, is inge -sluit.
5 twee plaaslike owerhede wat saam 'n rekenaar op 'n ~ennootskap-basis deel, is ingesluit.
Nadat dan op die basis soos hierbo uiteengesit
is, besluit is op 'n aantal plaaslik~ owerhede
wat na ons mening vir die doeleindes van
hier-die stuhier-die verteenwoordigend is, is
voortge-gaan om besoek aan elkeen van die gekose Stads-rade te bring en ter plaatse ondersoek te doen
by wyse van onderhoude, proeflopies, verge
skryf-behoeftes, verslae ens.
Die studie is beperk tot slegs die kostesis-teem as sulks en die verwante subsisteme en beleidsaangeleenthede wat die kostesisteem direk beinvloed.
2
2. I
-7-. BEGROTING EN SUBSISTEME
Die Begroting
Kontrole by Plaaslike Owerhede word tradisio-neel aan die hand van 'n begroting uitgeoefen. Tot 'n groat mate word deur die onderskeie Provinsiale Owerhede voorskrifte aangaande die
-begroting neergele. Dit is noodsaaklik aange-sien die begroting die kruks van die hele mu-nisipale rekeningkundige en verslaggewingstel-sel is.
Vir elke finansiele boekjaar word daar 'n de-tail begroting van alle verwagte Inkomste en Uitgawes opgestel. Met verloop van tyd het hierdie begroting nie alleen lywiger geraak nie maar ook rneer gesofistikeerd. Ons vind dat daar n1.e meer slegs aan die basiese vereistes van die Provinsiale voorskrifte voldoen word n1.e maar dat die hegroting nou, hoofsaaklik as
gevolg van die inisiatief van die onderskeie Tesouriedeparternente, 'n gesofistikeerde, ge -detaileerde, wetenskaplik opgestelde dokument beslaan hoofsaaklik om die volgende redes :
moet daar tot in die fynste besonderheid in detail begroot word.
2 Vir a£wykingsverslaggewing is globale syfers van weinig waarde.
3 Die tesourier (finansiele bestuurde·.:-) van ons tyd is in baie gevalle, veral op die platte-land, aan die roer van die finansiele sake van een van die grootste ondernemings in sy onmiddellike omgewing. Om sy taak behoorlik te verrig is dit noodsaaklik dat hy van nou-keurig·e en korrekte detail inligting voorsien word.
4 Aangesien die feite en gegewens van die ver-lede as hoof inligtingsbron dien vir d:e op-stel van toekomstige begrottngs, is dit
impe-ratief dat alle inligting
behoorlik
gespesifi-seer en korrek is.5 Onder die huidige ekonomiese omstandighede in Suid-Afrika word verwag dat alle ondernemings, maar veral owerheidsinstellings, 'n paging sal aanwend om 'n bydrae tot die herstel van ons ekonomie te lewer. Omrede plaaslike owerhede beperk is waL hul inkomstebronne betref is
2. 1. I
-9-hulle aangewys op kostet2sparings ten
einde 'n bydrae te lewer. Ten einde koste te kan bespaar is behoorlike inligting nodig. Hierdie inligting rnoet nie alleen rekenkundig korrek en in 'n rnaklike assimileerbare vorm aangebied word nie maar moet ook betyds be-skikbaar wees.
Aangesien hierdie studie horn spesifiek tot die kostebeheer beperk, bepaal ons ons dan verder
slegs by die uitgawebegroting.
Soos reeds gestel word daar in detail vir alle moontlike uitgawes begroot. Omdat ons met elektroni_ese dataverwerking te doen het, is
dit dan ook nodig dat alle items vir identifi-k~sie doeieindes behoorlik gekodifiseer word.
Begrotingskodifisering
Ons vind clan ook dat wanneer daar aanvanklik gerekenariseer word die begroting, in hierdie geval die uitgawebegroting, eenrnalig gekodif i-seer word. Hierdie kodifisering is dan per -manent en benewens enkele aanpassings en reg-stellings wat van tyd tot tyd gedoen word ver
-antler die basiese kodes nie weer nie. Dit is dan ook noodsaaklik dat die aanvanklike kodifi-sering deeglik beplan en uitgevoer word.
In meeste gevalle bestaan 'n uitgawe of koste-kode uit drie syfergroepe. Elke syfergroep bestaan op sy beurt uit vier, drie of twee sy-fers. In soinmige gevalle word daar ook nog 'n algoritmiese toetssyfer by die kode gevoeg om korrektheid van data-opname te verseker. Afge-sien van hoe die kodesisteem ook al daar uit-sien, is dit belangrik dat die sisteem deur-gaans uniform toegepas word ten einde die reke-naar in staat te stel om die kodes te kan inter-preteer.
Die ondetstaande voorbeeld verduidelik 'n ver-teenwoordigende kodifiseersisteem:
Kostekode XXX/XXX/XXX/X
I I I I
I 2 3 4
Die eerste syfergroep dui die hoof kostekode of uitgawerekening aan.
-11-of onderafdeling van die ho-11-ofpos.
3 Die laaste syfergroep van drie syfers dui 'n spesifieke item aan wat waarskynlik deur-gaans in die begroting onder verskeie hoofkos-. tekodes herhaal word.
4 Hierdie syfer is 'n algoritmiese toetssyfer wat die korrektheid van die kostekode bepaal.
Voorbeeld Kostekode 10 l 009 054 2 10 l /009 /054 /2 Verkeersafdeling Materiaalvoorraad
Verf vir verkeerstekens Toetssyfer
Vir verdere toeligting verwys ons na die uit-treksel uit 'n begroting wat op bladsy 12 voorgestel word (figuur 1).
aner/ :ode ,01 30 40 60 90 001 006 007 008 010 011 016 017 022 027 062 065 070 142 · 149 156 161 166 168 176 183 185 192 220 221 240 266 Beskrywing BI!lLIOTEEK
Salarisse, Lone en Toelaes Blanke Salarisse
Bydrae tot groepverwerking Bydrae tot mediese fonds Bydrae tot pensioenfonds Uniforms - Blankes Verlofhonusse Banto<.:lone
Bydrae tot Bantoe-arbeid Uniforms - Bantoes
Algemene Uitgawes Advertensies Diverse
Drukwerk en Skryfbehoeftes Elektrisiteitsverbruik Sanitasie en Riolering Te lefoon
Tydskrifte Verlore boeke Versekering Vervoertoelae Waterverbruik
Herstel en Onderhoud Boeke Geboue Meubels en Toebehore Kapitaalkoste Rente Delging
Bydrae tot Kapitaalbesteding Boeke Meubels en Toebchore TOTAAL Beg roting 1975/76 1976/77 22 000 27 300 200 330 375 410 2 375 2 725 130 175 250 780 600 700 26 34 15 15 26 971 33. 469 400 850 so 60 900 200 200 100 160 185 330 350 so 20 700 700 55 60 150 150 so 50 3 045 3 725 500 700 300 30(, 100 120 900 l 120 l 075 l 055 l 720 3 705 2 795 4 760 5 600 2 100 l 4 10 I 480 7 010 3 580 40 721 46 65'•
2. I. 2
-13-Opname van die begroting
Nadat die begroting wat etlike honderde indi-widuele items kan beslaan, finaal opgestel en deur die stadsraad goedgekeur is, word die hele begroting (uitgawe) voorberei om in die
rekenaar ing0.voer te word. Hierdie vc orberei-ding behels die opname van alle data op een of antler rekenaar invoermedium soos ponskaarte of magnetiese band of videoskerm.
Vir elke item in die begroting word dan 'n kord op die magnetiese bergingsleer van die re-kenaar geskep. Hierdie rekord beslaan ten minste die vol.gentle inligting:
Kostekode (pcsnommer) Beskrywing van die item Bedrag begroot
Wanneer hierdie begrotingsleer eenmaal geskep is word dit deur 'n verskeidenheid nutspro-gramme in stand gehou en bestaan <lit dan per-manent.
Die begrotingsleer vorm dan oak die kern van die kostekontrolestelsel en word ge .. eeld
ver-2.2
werk deur die verskillende programme soos later hierin bespreek word.
Bydraende sub-sisteme
Die kostesisteem kom neer op die bywerk van Jie begrotingsleer en daaropvolgend~ verslag-gew1.ng. Met 1.:ywerk in rekenaarsisteme word bedoel die rekenkundige postering van finan-siele inligting na 'n stel meesterrekords.
Transaksietoevoer tot die kostesisteem het by Plaaslike Owerhede basies twee hoofbronne. Hierdie bronne is :
1. Die koste van arbeid ii Die koste van materiaal
Benewens die twee hoofbronne hierbo genoem is daar velerlei ander koste-oorspronge wat ons gerieflikheidshalwe ender een hoof sal be-spreek.
Omrede Elektroniese Dataverwerking by Plaa sli-ke Owerhede neerkom op 'n interafhanklike ge -integreerde stel subsisteme waarvan die
2. 2. 1
-15-kostesubsisteem grootliks afhanklik is van byproduk afvoer uit ander .subsisteme is dit dan nodig om, voordat die kostesisteem as sulks bestudeer kan word,· die vernaamste sub-sisteme wat die kost:esisteem voed in oenskou te neem.
Die personeelbesoldiging subsisteem
Die salaris- en lonesubsisteme by Plaaslike Owerhede verskil onderling grootliks van me-kaar. Hierdie onderlinge verskille setel in hoofsaak om die onderstaande punte:
1. Die toedeling van maandelikse salarisse na
die kostebegroting. Waar munisipaliteite tans om ekonomiese redes nie alle vakante poste vul nie, ontstaan daar baie oorvleueling en gebeur
dit som
s
dat
een
persoon
se b?soldiging na
'n
verskeidendheid uitgaweposte toegedeel word. In hierdie opsig kom radikale benaderingsver-skille voor.ii Sommige stadsrade betaal alle werknemers
vol-gens 'n maandelikse salarisskaal, antler tref 'n besliste onderskeid tussen salarisse en
111 Benewens bogemelde twee verskilpunte is daar 'n magdom kleinere benaderings- en bereke-ningsverskille wat in die
besoldigingsubsis-teme van verskillende Stadsrade voorkom.
Daar is egter een gemeenskaplike aspek wat by almal aangetref word en <lit is die afvoer van koste-inligting na die kostesisteem. Aange-sien hierdie studie nie om die fynere beson-derhede van die salaris- of loonstelsel gaan nie, bepaal ons ons dus verder slegs tot hierdie gemeenskaplike afvoer na die koste-sisteem wat immers die onderwerp is waaroor <lit hier gaan.
Figuur 2 (bladsy 17) gee vir ons diagramma-ti.ese voc:-stelling van daardie onden~fdeling van die personeelbesoldigingsubsisteem wat ten doel het om die kostesisteem te voed.
Dit kom daarop neer <lat daar tydens die voor-bereiding van die salaris of loonstaat as 'n outomatiese byproduk 'n kostetransaksieleer op magnetiese medium geskep word. Hierdie transaksieleer huisves alle moontlike koste wat uit die besoldiging van personeel kan
Salarisse/Lone Programpakkie 2 Transaksiedata Ure/skofte gewerk Oortyd Bonusse 4 Toelaes Aftrekkings Nuwe aanstellings Diensverlatings Ens
3 Personeelrekords (voor bywerking) -...J I 4 Personeelrekords (nie by,,erking)
s Kostetransaksics (na kostesubsistcem)
3 s@ 6 Verslae : Betaaladviesstrokies Tjeks Kontantontleding Pensioenverslag }!ediese fonds vers lag Ens
2.2.2
voortspruit en sluit onder ander items soos volg in:
Brute besoldiging Allerlei toelaes
Die Raad se bydraes tot mediese fondse, pen-sioenfondse, versekeringsfondse, werknemers-verenigings, ens.
Elkeen van die menigte bogemelde transaksies word behoorlik geidentifiseer en beslaan ten minste die volgende inligting
Kostekode (begrotingsposnonnner) Datum van die transaksie
Bedrag van die transaksie
Hierdie kostetransaksieleer word behou totdat die inligting daarin deur die kostesisteem by-gewerk is. Die leer is dan weer fisies be-skikbaar om in die volgende siklus hergebruik te word.
Die magasynvoorraad (materiaal) subsisteem
By voorraadsisteme met al hulle ramifikasies en implikasies tref ans in die hedendaagse
-19-rekenaarbedryf sekerlik die grootste ver-skeidenheid uiteenlopende prosedures en re-sultate aan. Hierdie groat onderlinge ver-skille kom in die praktyk by sowel die private as openbare sektore voor.
Net soos by die personeelbesoldigingsisteem vind ons egter by Plaaslike Owerhede een ge-meenskaplike eienskap by alle
voorraadsis-teme. Dit is naamlik weer eens die byproduk-afvoer van kos teinligtir1g en derhalwe bepaal ans ons hier weer eens spesifiek tot daardie onderdeel van die magasynvoorraadsisteem.
By Plaaslike Owerhede word voorraaditems filegs by wyse van rekwisisies uitgereik. Dit is dan ook juis deur hierdie rekwisisie dat ons nie alleen aanknoping met die kostesis-teem vind nie maar ook kontrole uitoefen.
Wanneer 'n voorraaduitreiking, van watter aard ookal, aangevra word moet dit deur mid-del van 'n amptelike rekwisisie gedoen word. Slegs relatief senior amptenare mag rek wisi-sies goedkeur en alvorens hulle dit doen word vasgestel presies wat die aard van die aang
e-vraagde uitreiking is, asook die doeleindes waarvoor <lit aangewend gaan word. Wanneet hierdie feite bekend is kan die betrokke amp-tenaar presies bepaal welke begrotingsposte daardeur geraak word en noteer hy dan die korrekte kostekode op die rekwisisi.evorm.
Die rekwisisies moet in elk geval vit reke-naardoeleindes deur die data-opnamefunksie be-weeg en om op hierdie stadium die kostekode
ook vas te le verg weinig addisionele poging.
Figuur 3 (oladsy 21) toon aan hoedat die koste-afvoerleer as byproduk tydens die by-werk van die voorraadsisteem geskep word. In
scrnmige gevalle i~ hierdie interim koste
transaksieleer fisies 'n heel aparte inligting-stel en in ander gevalle deel dit dieselfde leer as die wat deur die salaris en/of loon-sisteem geskep is. Welke van hierdie tegnieke gebruik word het geen effek op die kostesis-teem nie en die keuse word volgens omstandig-hede gedoen.
Die ~~teriaalkoste interimleer beslaan op sy beurt 'n groot aantal indiwiduele transaksies
Voorraadprograrnpakkie 2 Transaksiec'ata : Uitreikings (rekwisisies) Ontvangstes 4 Joernale Regs tellings
3 Voorraadrekords (voor b)"-·erking) 4 Voorraaclrekords (na b}'\.•erking)
I
N
5 Kostetransnksies (na kostesisteem) 6 Verslaggewing :
3 s@ Voorraadvcr;;lag (beweging)
Dorrnante voorraad
Maksimurn vlakverslag
Herstelvlak Uitreikingsverslag
Ontvangstesvcrslag
Prysaanpassingsverslag Ens
2.2.3
elk waarvan ten minste die volgende inligting inhou:
Kostekode Datum
Rekwisisienorraner Bedrag
Hierdie kostetransaksies word dan ook tydelik behou totdat hul aangewend is in die bywerk van die kostesisteem waarna die leer dan weer
fisies vrygestel word vir hergebruik deur an-tler subsisteme.
Ander kostetransaksiebronne
Cenewens die personeelbesoldigingsubsisteem
en die magasynvoorraadsubsisteem wat as die twee hoof kostebronne by Plaaslike Owerhede
gesien moet word is daar 'n aantal subsiste-me wat in minder mate ook tot die
koste-transaksiestroom hydra. Die belangrikste van
hierdie ander bronne is die Krediteuresubsis -teem waardeur voorsien word <lat direkte aan-kope items (wat nie in voorraad gehou word nie) oak na die uitgawebegroting gepos word.
-23-Soos in figuur 4 (bladsy 24) gesien kan word, skep die krediteuresubsisteem ook 'n koste-transaksieleer wat na die begrotingsleer deur middel van die kostesisteem gepos word.
Benewens die skakeling met die kostesisteem by wyse van die kostetransaksie interi~1;er
skep die krediteuresubsisteem ook nog 'n kas-boektransaksieleer wat op sy beurt acmgewend word vir die bywerk van die uitgawekasboek en ban.krekons i 1i as ies is teme.
Die kosterekords wat deur die krediteuresubsis-teem geskep word bestaan uit minstens die on-d.erstaande inligting :
Kostekode
Datum
Tjeknorrnner
BedragBes tellings Fakture Kredietnotas
Kwi tansies
4 Ens
3 Krediteurerekords (voor bywerking)
4 Krediteurerekords (na bywerking)
5 I 5 Kasboektransaksielcer N ~ Uitgawekasboek I Tjeklys Bankrekonsiliasie
3 6
©
6 Krediteuretransaksies (na kostesubsis -teem) 7 Verslae : lletaaiildviese Tjcks Krcditeureproefbalans Ens
-25-By alle Plaaslike Owerrede ontstaan daar ook kostetransaksies wat nie hul oorsprong by een of antler van die bestaande subsisteme het nie en om hierdie rede vind ons dan ook dat daar
'n aparte programpakkie voorsien word met die uitsluitlike doel om spesifieke kostetransak-sies direk op die kost~transaksie interimleer te plaas. Hierdie transaksies is velerlei van aard en kom gewoonlik eenmalig voor. Die-selfde prograrnpakkie wat hiervoor gebruik word word ook benut om aansuiwerings aan die begro-tingsleer aan te being, joernale en regstel-lings na die begrotingsleer te posteer ens,
deur die plasing van spesiale transaksies op die kostetransaksieleer. Figuur 5 (bladsy 26) toon aan hoe eenvoudig hierdie programpakkie
in werklikheid is aangesien dit tro~ens
neer-kom op slegs 'n toevoer, nasien en leerskep-funksie.
t
I I I_--4---~
Figuur 5 3@ Direkte Kostetransaksies 2 3 4 Transaksiedata Begrotingsaansuiwerings Joernale Regstellings Oo rp 1 as ings Direkte kosteposterings EnsKostetransaksie~ (na kostesubsisteem)
Foutiewe transaksieverslag vir hcrinvoe-r
van varwerpte transaksies
I N 0\
-27-3 DIE KOSTESISTEEM
3. 1 Hoofstuk twee het gegaan oor die onderskeie
subsisteme ~at benewens hul primere doelstel-lings ook ten doel gehad het om
kostetransak-sies as neweproduk op interim kosteleers te
plaas. Om op te sorn herhaal ons die
onder-skeie kostetransaksiebronne:
Personeelbesoldigingsubsisteem
Magasynvoorraadsubsisteem Krediteuresubsisteern
Opneern van direkte kostetransaksies
In die rneerderheid gevalle word bogenoemde
transaksies tydelik fisiee op verskillende
leers gehuisves. Ten einde die
kostepro.gram-pakkie te vereenvoudig word al die onderskeie
interim kostetransaksieleers na een globale
transaksieleer gekonsoiideer. Hierdie
gekon-solideerde kostetransaksieleer word clan
gesor-teer sodat al die transaksies in kostekode
volgorde voorkom. Binne elke kostekorlegroep
om in datum en verwysingsnommer volgorde te verskyn.
Tydens die aanvanklike skepping van die hoof-kosteleer (begrotingsleer) is slegs sekere basiese minimum inligting op die leer geplaas,
te wete
Kostekode
Beskrywing van die item Bedrag begroot
Verwys na figuur I (bladsy 12)
Sodra die begrotingsleer egter met transaksie data bygewerk word, vind ons <lat 'n aantal noodsaaklike addisionele inligtingsvelde deur die kostesisteem geskep word en tot die
re-kords reeds op die l~er bygevoeg word sodat
die leerinligting dan soos volg daar uitsien.
Kostekode
Beskrywing van item
Bedrag begroot (totaal vir jaar)
Begroting per maand
Koste vn huidige maand (lopend)
-29-Onbestede begrotingsaldo (+of-) Persentasie bestee (jaartotaal) Persentasie bestee (pro-rata maand)
Huidige maandpersentasie (bv in 4de maand 33%) Huidige maand begroting - lopend (bv 33% van
totale begroting in 4de maand)
Di t wil voorkom of sonnnige van bogen:oemde data-ve lde onnodig op leer gehou word omdat dit mak-lik berekenbaar is. Dit word egter op leer gehou ten einde die verskillende verslagge-wingsprogra:mme nie met onnodige herhalende
be-rekenings op te saal nie, maar hulle eerder te vereenvoudig en te bespoedig deur alle bereke-nings eenmalig .vooraf te doen en die resultate op leer te hou.
Figuur 6 (bladsy 30) stel die kostesisteem
dia-grannnaties voor. Uit figuur 6 kan afgelei word
dat die kostesisteem Soos dit by Plaaslike Ower· hede aangetref word, in werklikheid 'n
beson-dere eenvoudige sisteem is wat basies neerkom
op 'n prograropakkie wat bestaan uit 'n hoof
bywerkprogram en 'n daaropvolgende stel
ver-slaggewingsprogramme. Afhangende van die appa-ratuur wat gebruik word, word al die
verslagge-0
~
2 6 3
©
Figuur. & Kostesisteem - Bywerk van Begrotingslcer
d 2 3 4 5 6 7 Direkte kostetransaksies Transaks ieversame lprogramp~kk ie konsolideer A+ B + C + D
Sorteer : Kost<?kode Datum
Begrot ings let' rbyt.'c rkprogrilmp~kkie
Verslagcewingsprogra~pakkie GekcnsoliJeerde, gcsorcecrc.c
trans-aksi~leei (A, B, C, D)
Begrotingsrckords (voor by,,:crking)
Begrotingsrckords (na bywerking)
Koste/negrotinesvcrsldc :
Poste oorspandeer
Globale bcgrotingsverslag
Posontledingsverslag
Posdetail vcrslag Sui>posverslag
Totale begrotingsverslag
Ens
I w
0 I
3.2
-31-wingsprograrmne soms in een groat program saamgevat.
Alvorens ons die bywerking van die kosteleer en die verslaggewing as sulks bespreek, is dit nodig om weer eens te beklemtoon dat die suk~es al dan nie van die kostesisteem geheel en al afhanklik is van die betrou-baarheid van die transaksiedata wat deur
middel van interim kustetransaksieleers van-af die onderskeie subsisteme verkry word.
Bywerk van die begrotingsleer
Uit figuur 6 (bladsy 30) kan afgelei word dat die bywerkprogram die kern van die koste-sisteem is. Die bywerkproses word maklik verduidelik deur die onderskeie berekenings
en funksies kronologies na te volg:
Kostetransaksies word in die rekenaargeheue
ingelees en opgetel sodat die som van alle
transaksies vir dieselfde begrotingsitem
(kostekode) verkry word.
o-tingsisteem) word in die rekenaargeheue inge-lees.
3 Indien dit die eerste lopie in die betrokke
maand is word die koste vir die huidige maand eers op nul gestel, die huidige
maandpersenta-sie (bv 4de maand = 33%) en die huirlige n,.1and begroting bepaal.
4 Die transaksietotaal in 1 hierbo bereken word clan by die lopende koste vir die huidige maand sowel as die totale koste vir die jaar dusver
getel.
5 Die totaal vir die j aar dusver word dan
afge-trek van die begrote bedr~g om die onbestede
begrotingsalJo te bepaal. Indien hie11ie s&ldo negatief raak, is die pos ·oorspandeer.
6 Die persentasie bestee (totale begroting) en die pro-rata (lopende maand) persentasie word dan bereken.
7 Nadat al bogenoemde berekenings afgehandel is,
word die nuwe begrotingsrekord na die hoof-kosteleer teruggeskryf.
-33-8 Hoewel die hoofkosteleer voldoende inligting inhou om daaroor verslag te kan doen, bestaan die moontlikheid tog <lat sonnnige syfers be-twyfel kan word en ten einde in detail tot op transaksievlak verslag te kan doen word alle indiwiduele transaksies ook na die hoofkoste-leer uitgeskryf.
9 Die siklus I tot 8 hierbo word herhaal totdat alle transaksiedata verwerk. is.
Benewens die berekening van bogemelde saldo's word alle transaksies na die begrot.ingsleer geskryf sodat dit beskikbaar is vir verslag-gewing. Afhangende van die magnetiese berg
-vermoe van die betrokke rekenaar wissel die
aantal transaksies wat so geberg word.
Sonnnige Plaaslike Owerhede beskik oor
vol-doende rekenaarkapasiteit om al die transak
-sies vir 'n volle finansiele jaar te behou.
Ander is genoodsaak om slegs ses maande of
'n kwartaal of minder, se transaksies te be-hou. In werklikheid hoef die rekenaar slegs
in staat te wees om die huidige lopende maand se trflnsaksies in detail te berg.
3.3
maand afgestroop en met nuwe huidige transak-sies vervang, in hierdie geval is daar dan meer besliste verslaggewing nodig waarna verwys kan word indien navrae oar vorige periodes se syfers ontstaan.
Die begrotingdeer bywcrkfrekwende worj na willekeur bepaal en wissel oak onderling tus-sen die onderskeie Plaaslike Owerhede. Som-mige lopies word deur normale siklusse bepaal. So byvoorbeeld is die personeelbesoldigings-kostetransaksies uit die aard van die saak eers beskikbaar nadat die maandelikse salaris- of
loonstaatlopies afgehandel is. Bestuur kan egter op enige tydstip verslaggewing aanvra en dit is dan normaal om, indien daar enige onverw.erkte t1ansaksies is, eers 'n bywerklopie te doen ten einde te verseker dat die begrotingi leer op datum is wanneer die nodige verslag voorberei word.
Verslaggewing
Die grootste voordele wat Elektroniese Data-verwerking bied spruit uit die rekenaar se vermoe om, nadat inligting eenmaal in die re-kenaar gevoer is, <lata teen hoe speed korr~li: te
-35-verwerk en in verskeie vorrns daaroor ver-slag kan doen deur middel van 'n hoespoed-reeldrukker.
Dit is JU1S hierdie eienskap van die rekenaar
wat by uitstek deur die kostesisteem benut word.
Nadat die begrotingsleer deur die hoof koste-programlopie bygewerk is word <lit gebruik om
'n groat verskeidenheid verslagdoening beskik-baar te stel. Hierdie verskillende verslae kan in 'n hierargie van belangrikheid gerang -skik word vol gens die doel daarvan, die persoon of persone, en die bestuursvlak waa r-op <lit gerig is. Enkele van die meer promi-aente onder hierdie verslae word hieronder kortliks bespreek.
Ten einde enige wanindrukke te vermy moet in gedagte gehou word dat al die verslae nie altyd gedruk word nie, maar dat sommige, veral die mcer detail gerigte verslae, slegs
3.3. I Paste oorspandeer
Hierdie verslag berus op die beginsel van
uit-sonderingsverslaggewing en word aan senior be-stuur en Raadslede gerig.
Figuur 7 (bladsy 37) toon aan hoe hierdie
ver-slag slegs rapporteer aangaande daardie begro-tingsposte wat die begrote u.itgawebedrag oor-skry. Die oorskryding kan of pro-rata of in to-taal geskied en die betrokke verslaggewing ver-__
skil onderling na gelang die mate vr1.n snfi st:i.
1'-a-sie wat die onderskeie stadsra~~ verlang.
Na bestudering van hierdie verslag kan
Raad-en/of Bestuurslede verdere toeligting (tot op
transaksievlak) bekom deur laer-vlak veialae
aan te vra.
3.3.2 Globale begrotingsverslag
Die globale begrotingsverslag kom neer op 'n
saldolys of begrotingsproefbalans. Hierdie
Verslag van Paste Oorspandeer
Hoand - September Pro-rata % - 25%
Posnorrrmer/ Totaal "Totaal Pro-rata Bestee Maand Maand
Kostekode Beskrywing begroot bestee begroot % begroot bestee
003 Biblioteek 46 654 17 652 15 525 38 3 888 4 175 017 Kleurlingdorp 84 000 20 000 21 000 24 7 000 7 400 I w 034 Burgerlike Beskermingsdienste 6 000 6 500 500 108 500 4 700 -..J I 043 Vaste Eiendom 48 000 16 000 12 000 33 4 000 8 000 041, Verkeerskcntrole 144 000 60 000 36 000 42 12 000 10 200
077 Parkeermeters, verkeersligte en
verkeers-tekens 12 000 2 500 3 000 21 1 000 1 150
3.3.3
3.3.4
dui die globale stand ~an sake periodiek (gewoonlik maandeliks) aan.
Figuur 8 (bladsy 39) verstrek 'n voorbeeld van 'n tipiese globale begrotingsverslag. Be-newens essensiele inligting word geen detail
in hierdie verslag weergee nie aangesien dit
by wyse van versoek vir geselekteerde begro-tingsposte aangevra kan word.
Posontledingsverslag
Hierdie verslag word slegs op aanvraag gedruk
en toon alle onderverdelings van 'n betrokke uitgawepos of groepposte aan.
Jie posontledings·,erslag is nuttig c,mdat dit soos in figuuY 9 (bladsy 40) gesien kan word, vir elke subhoof en item onder die betrokke
hoofpos wat aangevra is, sleutelsyfers aandui
waaruit afgelei kan word presies welke item veroorsaak het dat die pas onder die soeklig kom.
Posdetailverslag
aan-Posno, er/ Totaal Totaal Pro-rata Bestee Maand Maand Kostekode Beskrywing
begroot bestee begroot % begroot bestee
00 I Burgemeester .5 000 900 250 18 417 190
002 Algemcne Uitgawe van die Raad 9 000 2 195 2 250 24 750 682
003 Biblioteek
*
46 654 17 652 15 525 38 3 888 4 175001, Begraafplase I 800 407 450 23 150 130
00S Busdienste 60 000 13 205 IS 000 22 5 000 4 964
006 Burgersentrum 18 000 2 950 4 500 16 I 500 300
007 Brandweer en Ambulans 36 000 7 320 9 000 20 3 000 2 305
011 Gesondhcidsdienste 48 000 11 200 12 000 23 4 000 3 200
013 lndicrdorp 22 000 4 876 5 499 22 I 833 I 729
014 Lis ens iering 72 000 15 494 18 000 22 6 000 5 148
01S Openbare Werke 120 000 19 400 30 000 16 10 000 6 400
016 Rioolskemas 9 120 600 2 280 7 760 I
017 Kleurlingdorp
*
84 000 20 000 21 000 24 700 7 400 w018 Parke en Ontspanning 9 600 2 395 2 400 2S 800 370 \.0 I
031 Skut 4 800 967 I 200 20 400 400
032 Stadsingenieur 288 800 66 500 72 000 23 24 000 19 600
033 Stadstcsourier 1S8 000 37 8S0 39 000 24 13 000 11 600
034 Burgerlike Beskermingsdienste ii: 6 000 6 500 I 500 108 500 4 700
035 Stra:itbeligting 3 600 630 200 18 300 205
036 Sypaadjies 5 600 173 401 3 467 041 Elektri•siteit 200 000 279 564 300 000 23 100 000 93 000 01,2 Water 960 000 157 500 240 000 16 80 000 57 469 044 Verkecrskontrole
*
144 000 60 000 36 000 42 12 000 10 200 01,3 Vaste Eiendom*
48 000 16 000 12 000 33 4 000 8 000 045 Vl ie.gveld 6 000 782 I 500 13 S00 136 046 Abattoir 3 000 684 7S0 23 250 220 061 Mark 120 000 19 6S0 30 000 16 10 000 7 200 062 Paaie 720 000 11 200 180 000 16 60 000 5 600071 Gruiskwarrie 126 000 29 8S5 31 S00 2 10 S00 10 465
Maand - September Pro-rata % - 25%
Posnommcr/ Totaal Totaal Pro-rata Bestee Haand Maand
Kostekode Beskrywing begroot bestee begroot % begroot bestee
003 Bib liotcek
001 Salarisse, lone en toelaes 33 469 8 300 8 367 25 2 789 2 787
030 Algemene uitga~es 3 725 994 933 24 311 249 I
.i:--040 Herstel en Onderhoud 0
I
183 Boeke 700 5 34 I 174 763 58 64
185 Ceboue 300 629 75 2 JO 25 85
192 Meubels en Toebehore 120 485 30 404 10 300
060 Kapitaalkoste 4 760 047 191 22 397 396
090 Bydrae tot kapitaalbesteding 3 580 856 894 24 298 294
TOTAAL 46 654 17 652 11 664 38% 3 888 4 175
3.3.5
3.3.6
-41-vraag gedruk, in daardie gevalle ~aar meer inligting oor ,'n spesifieke hoofpos, subhoof of item verlang word.
Soos in figuur 10 (bladsy 42) aangetoon word, verstrek hierdie verslag detail inligting tot o indiwiduele transaksievlak sodat alle r.avrae ui die weg geruim kan word en duide,likheid aan-gaande syfers wat in die Poste Oorspandeer, of Globale Begrotingsverslag verskyn het, verkry kan word.
Subposverslag
Die Subposverslag (fig~ur 11, bladsy 43) word benewens topbestuur deur veral die Stadstesou-riersafdeling gebruik. So byvoorbeeld sal die Subposverslag in subpos 001 die gro;)ttotaal vi alle salarisse, lone en toelaes vir alle amp-tenare in die raad aandui. Hier kan weer eens om meer detail gevra word in welke geval die
groottotaal vir alle items onder elke subpos aangedui sal word (figuur 12, bladsy 44).
Benewens bogenoemde belangrikste verslae kom 'n verskeidenheid antler voor wat nie deur alle
Plaaslike Owerhcde gebruik word nie en dus nie
Transaksies bygewerk Bedrag Totaal bestee Huirlige Totaal %
PosnoillI!?er Ven,ys ing / Beskrywing bygewerk vorige maand totaal begroot bestee
003 Biblioteek 14956 Krediteure 63 16239 Krediteure 196 1847 Joernaal 20 -1848 Joernaal 2 I 1242 Magasynuitreiking 46 -P-N 1339 Magasynuitreiking 30 I 2947 Magasynuitreiking 22 3098 Magasynuitreiking 89 18429 Tjek-aankope 7 20043 Tjek-diverse 14 1641 Wer!Ninkel 249
Salarisse, lone en toelaes 2 787
Kapitaalkoste 396
Bydrae tot kapitaalbestedingsfonds 294
.4 175 13 477 17 652 46 654 38%
Subposvcrslag (Totaal vir alle Paste) Maand - September Pro-rata % - 25%
Totaal Totaal Pro-rata · Bestee Maand Maand
Itemnomner Beskrywing begroot bestee begroot % begroot bestee
xxxOOlxxx· Salarisse, lone en toelaes 4 840 000 208 456 210 000 25 403 333 40 I 894
xxx030xxx Algem?ne Uitgawes 960 000 187 494 240 000 20 80 000 63 200
I
xxx040xxx Herstel en Ouderhoud 240 000 57 450 60 000 24 20 000 19 888 .c-w
xx>.{)60xxx Kapitaalkoste 7 200 000 177 960 180 000 25 60 000 59 645 I xxx090xxx Bydrae tot kapitaalbesteding 560 000 139 620 141 000 25 47 000 47 876
Maand - September Pro-rata % - 25%
Itemnommcr Beskrywing
Totaal her.root Totaal bestee Pro-rata begroot Bestee ;. Maand bcgroot Maand bestee
Hierdie verslag is identies aan 'die Subposverslag (Figuur 9, bladsy 40) behalwe dat oar elke item ender elke subpos en hoofpos op die begroting verslag gedoen word. Hierdie verslag is dus'n lywige drukstuk wat in werklikheid die status van die begroting op 'n bepaalde tydstip aantoon.
Figuur 12
I ~ ~
-45-hiervan is die totale begrotingsverslag wat prakties neerkom op 'n posontledingsverslag vir alle poste op die begroting. Hierdie verslag word aan die einde van die finansiele jaar gebruik vir sowel balanseerdoeleindes as die opstel van die uitgawebegroting vir die volgende finansiele jaar.
4
4. 1
KOMMENTAAR EN SLOTOPMERKINGS
Uit ons studie blyk dit dat die
kostebeheer-sis~eem soos ans dit by Plaaslike Ower~ede
aantref, nie opsigself die in3talleer van
re-kenaarapparatuur regverdig nie. Waar die
re-kenaarinstallasie egter deur 'n antler sisteem
of sisteme, gewoonlik die dienste .
verbruikers-debiteuresisteem geregverdig is~ is die
kos-tesisteem 'n onontbeerlike nuttige neweproduk
van die rekenaarprojek, nie alleen omdat dit
dan teen geringe koste beskikbaar is nie, maar
noodsaaklike bestuursinligting spoedig en
kor-rek beskikbaar stel.
4.2 Weens die relatiewe eenvoud van die
kostesis-teem en die gemak waarmee dit geimplementeer
kan word, tesame met die groat mate van
oor-eenstennning watdaar onderling tussen Plaaslik
Owerhede se benaderings bestaan is daar geen rede waarom elke Plaaslike Owerheid wat na 'n
Elekt1·oniese Dataverwerkingstelsel oorskakel
-47-uitvind nie. Daar behoort dus 'n groter mate van onderlinge programpakkie-uitruiling tussen Plaaslike Owerhede bewerkstellig te word.
4.3 Aangesien die kostesisteem feitlik geheel en al ontAtaan en afhanklik is van transaksies wat as byprodukte van ander subsisteme geske~ word, is dit noodsaaklik d~t daar tydens die
skepping van daardi~ subsisteme behoorlik vir die kostesisteem vooruitbeplan word. Die duurste enkele item op die begroting vir 'n Elektroniese Dataverwerking installasie is or getwyfeld programontwikkeling. Wanneer hierdie prograrnontwikkeling nie na behore beplan word nie is <lit ondoeltreffend en
word die installasiekoste as gevolg van her-prograrnmering buitensporig hoog. Daar is ge· vind dat sommige Plaaslike Owerhede sekere
bydraende subsisteme geheel en al teen hoe
koste moes herprograr-~,,eer, bloat orndat
daar toe die kostesisteem oorweeg is, ontdek is dat die nodige kostetransaksies nie voo r-sien word nie. Hierdic onnodige koste kan vermy word deur eerstens behoorlik te beplan
en tweedens by anJcr Plaaslike Owerbede wat
te gaan kers opsteek.
4.4 Wanneer 'n Plaaslike Owerheid die stadium be-reik waar oorskakeling na Elektroniese Data-verwerking oorweeg word, moet die betrokke Stadsraad hom daarvan vergewis dat die aanhe-vole apparatuur wel deeglik in st ~.1t is ·om aan al sy behoeftes te voldoen. In hierdie opsig moet veral gelet word of die apparatuur aangepas kan word namate behoeftes toeneem. Dit kom dikwels voor dat apparatuur aangeskaf word om slegs 'n bepaalde taak te verrig. Deur behoorlike ondersoek sal gevind word dat teen geringe koste, nie noodwendig op die aanvanklike stadium nie, heel party ander sisteme, ook 'n kostesisteem, gerekenariseer kan word. Ook hier moet nie geskroo!ll word om by ander Plaaslike Owerhede wat reeds ge-rekenariseer het, navraag te doen nie.
By die keuse van apparatuur moet vasgestel word of die verskaffer daarvan oor voldoende ondervinding van Plaaslike Owerheid Sisteme beskik en of daardie ondervinding hier ter plaatse van toepassing is. Met die rekenaat be<lryf in Suid-Afrika tans nog aan die begir1 stadium va~ 'n bloeitydperk, verskyn allerle
-49-dataverwerkingsapparatuurverspreiders soos paddastoele, sonnnige verdwyn net so vinnig.
Potensiele verbruikers moet besef dat program-matuur net so belangrik as goeie apparatuur is. In Suid-Afrika kan 'n keuse gemaak word uit 'n aantal gevestigde verspreiders met jarelange plaaslike ondervinding en dit is dus vir geen Plaaslike Owerheid nodig om as proefkonyn te dien nie.
4.5 Net soos by apparatuurverspreiders vind ans dat programmatuurverspreiders ~'Software Houses")oornag verskyn. Hoewel die sisteme
van Plaaslike Owerhede nie in die besonder
ingewikkeld of moeilik is nie, moet besef word dat hulle tot 'n mate uniek is en
radi-kaal van die normale privaat onderneming ver-skil. Indien 'n Stadsraad dit sou oorweeg
om met 'n programmat,mrversprider te kontrak·
teer vir die ontwikkeling van sy sisteme,
moet hy hornself deeglik vergewis dat die
betrokke verspreider wel oor kennis en onder·
vinding van Plaaslike ·Bestuur Sisteme beskik
Etlike Plaaslike Owerhede het die duur onder·
vinding gchad om met prograrnmatuurverspre
dat die onkoste op nuttelose programpakkies aangegaan was en dat programmer{ng van meet af aan deur of eie personeel of die apparatuur verspreiders oorgedoen moes word.
4.6 Hoewel ons Plaaslike Owerhede reeds heelwat met Elektroniese Dataverwerkingsprojekte vermag het moet daar nie op louere gerus
4. 6. 1
word nie, aangesien daar steeds ruim plek is vir verbetering en uitbouing, veral ten op-sigte van die kostesisteem. In hierdie ver-band kan aandag bestee word aan veral die on-derstaande twee tekortkominge wat tans by die meerderheid van die bestaande kostesisteme aangetref word :
Dit gebeur dikwels dat die kosteverslae aan-toon dat 'n betrokke begrotingspos gesond vertoon. Die betrokke departementshoof pak
dan projekte aan en bestee fondse wat nie
werklik beskikbaar is nie omdat dit reeds
belas is, maar nog nie f:sies gebruik is nie.
Daar kan byvoorbeeld duur toerusting op
be-stelling wees waervoor daar by aflewering betaal sal moet word. Totdat betaling egter
geskied sal dit blyk dat die betrokke item 01
4.6.2
-SI-Dit behoort nie moeilik te wees om die kos te-programpakkie sodanig aan te pas dat die ver-slatgewing ook belaste fondse wat nog nie aangewend is nie, aantoon.
Die opstel van die begroting is jaarliks 'n 6root taak wat baie tyd van senior ~mptenare in beslag neem en dikwels die normale
prosedures vir 'n geruime tyd ontwrig. Hoe -wel <lit waarskynlik in moeilike en
gespesia-liseerde rekenaarprojek sal meebring, behoort
ondersoek ingestel te word na die moontlikheid om die rekenaar in te span in die opstel van
die begroting. Die menslike faktor sal in hierdie taak seker nooit vervang kan word nie maar die rekenaar sal daardie taak beslis
makliker maak en die roetine werk aansienlik
verminder.
Ten slotte moet ons egter tot die gevolg
trek-king kom dat Suid-Afrikaanse Plaaslike Owe
r-hede in die relatiewe kort tyd waarin hulle met 'n vreemde vakgebied te doen het besonder
goed gevorder het en hulself knap van hul
As ors in ag neem dat ons nog maar op die
drumpel staan van die• rekenaarwetenskap se toe-passing op Plaaslike Owerheidsisteme kan ons met groat verwagting en vertroue uitsien na beter en meer verfynde benutting van Elektro-n1ese Dataverwerking deur Plaaslike Bestuur. Met die snelle ontwikkeling van diE- reker •. 1ar-tegnologie is Elektroniese Dataverwerking binn, bereik van die kleiner Plaaslike Owerhede en namate die aantal installasies toeneem en
per-soneel met ondervinding vermeerder, sal reke-naartoepassings en programpakkies ook toeneem en verbeter, veral op die gebied van die koste kontrole.
-Sl--SUMMARY
Electronic Data Processing has over the last decade established a firm foothold in Local Authorities
in the Republic of South Africa.
Compu er Systems are primarily installed in the Treasurers' Department in order to cope with the
large volume of mundane processing associated with the preparation of consumer debtors statements and the keeping of appropriate records.
It did however became apparent that in most cases where Electronic Data Processing Equipment is em p-loyed such equipment invariably is not fully utilised by the consumer debtors system thus leaving ample excess ti::ie available for the processing of c1 variety of other sub sys terns inr.luding in the main Salaries, Stores and Creditors.
Since the prime sources of expenditure (cost) in Local Authority Accounting Systems are to be found in the abovementioned subsystems_ it followed logi -cally that an advanced nodern costing system could be developed with very little effort by utilising
-dividual subsystems · a·s byproduct with lit.tle or no additional effort or cost.
Due to the absolute lack of appropriat~ literature this study then, has as prime objective the
under-taking to investigate locally the contribution made
by E:ectronic Data I-rocessing as management tool in
the Costing Systems employed by Local Authorities.
For the purpose of the study a number of
Municipali-ties were selected according to criteria drafted in
order to result in a cross se~tion of average sized
Local Authorities employing Data Processing Facilities
being represented.
Resulting from the information gleaned through
sur-veys conducted at each of the• selected Municipalities we are in the position to document in broad outline
and in very much•generalised terms the computerised
costing system as employed by Local Authorities.
Costing as systems term in the case of Local
Authori-ties should not be read in its normal context as
appl{ed to accounting systems encountered in the
pri-vate sector. Costing in the sense applied here should rather be interpreted as being a connotution
-55-of a budget control and reporting system.
In sunnnary this study comprises of
A brief overview of the budgeting function as applied by Local Authorities.
A description of each of the major contributing subsystems indicating the integration and interrela-tionships between these individual subsystems and the costing system.
The costing system as such with particular reference to the significance of Magnetic File Storage, Sorting
and Reporting capabilities of Electronic Data
Pro-cessing Equipment. Certain of the more important
reports provid~d are ill~strated in a generalised form representing the most likely information
pro-vided i~ such reports by all municipalities con-cerned.
Finally a number of comments and criticisms are passed which in closing will hopefully be regarded as constructive and for the edification of the student with particular interest in Electronic Data Processing as encountered in Lo al Authorities in the
-57-BRONNELYS
Geraadpleegde Literatuur
GAUTHIER R & PONTO S, 1970. Designing system
programs. Englewood Cliffs, New Jersey,
Prentice Hall.
GRACE R J, 1975. Inter municipal co-operation,
Business and Administration, Oct 1975. P12
-.p 13.
HARPER WM, 1967. Cost accountancy. London,
Macdonald & Evans.
HARPER WM, 1969. Management accountancy.
London, Macdonald & Evans.
HORNGREN CT, 1972. Accounting for management
control; 3rd ed, Englewood Cliffs, New Jersey,
Prentice-Hall.
IBM, 1970. Informatie verwerking. IBM, Neder
-land NV.
KATZAN H, 1973. Operating systems, New York,
VNR •
.
LEDLEY R S, 1962. digital computers.
Programming and utilizing
New York. Mc Graw-Hill.
MC CRACKEN DD & GARBASI U, 1965. A guide to
COBOL programming, 2nd ed. New York, John
Wiley & Sons Inc.
MARTIN J, 1965. Programming real time computer
1NEUNER J J W, 1962. Cost accounting; principles and practice; 6th ed. Homewood, Illinois, Richard
D Irwin, Inc.
REYNDERS HJ J, 1971. Finansiele bestuur, 2de uitg, Pretoria. J L van Schaik Beperk.
SHERWOOD J F
&
CHACE FT, 1955. Principles andpractice of cost accounting; 3rd ed. CinGinnati, Ohio, South Western Publishing Company.
SHILLINGLAW G, 1961. Cost accounting; analysis
and control. Homewood, Illinois, Richard D Irwin,
Inc.
SORGDRAGER A J E, 1964. The particularization of
indirect cost in modern costing administration.
Potchefstroom, Ajax.
SORGDRAGER A J E & TROMP D, 1975. Kosprysbeleid en
-beoordeling. Potchefstroom, Pro Rege.
WELSCH G A, 1971.
control. 3rd ed.
Pr ntice-Hall.
Budgeting, profit planning and
Englewood Cliffs, New Jersey,
LESINGS EN REFERATE
BRUw'ER P JS, 1974. Elektroniese dataverwerking.
HBA-lesings, PU vir CHO, Vanderbijlpark.
DIENER P, 1975. 'n Groepverwerkingstelsel soos
toe-gepas in die Munisipaliteit van Stellenbosch.
Refe-raat, Wes-Kaaplandse munisipale tesourier seminaar, 3tellenbosch.
GREAVES D, 1975. Intyds-gekoppelde rekenaarsisteme by plaaslike owerhede. Referaat, Wes-Kaaplands~ munisipale tesourier seminaar, Stellenbos-::h.
-59-MOOLMAN R, 1975. Sarnewerking tussen die
stads-rade van Parow en Bellville op rekenaargebied.
Referaat, Wes-Kaaplandse rnunisipale tesourier
serninaar, Stellenbosch.
SORGDRAGER PROF A J E, 1975. Kosprysbeleid en
-beoordeling. HBA-lesings, PU vir CHO,
Vander-bijlpark.
SORGDRAGER ~ROF A j ·E, 1976. Gevorderde
bestuurs-rekeningkunde en besluitkunde. MBA-lesings, PU
vir CHO, Pot chef st room.
SWART PROF N J, 1974. Bestuursr"keningkunde
en organisasie en metode. HBA-lesings, PU vir
CHO, Vanderbijlpark.
TROMP DR D, 1975. Kosprysbeleid en -beoordeling.
