Bij taken met een lage bewerkingsonzekerheid behoort afsplitsing van de regelende taken van de uitvoering wel tot de mogelijkheden

(1)

Bijlage

(2)

Wijkgericht werken bij de gemeente Dantumadeel

- 2 -

(3)

Ontwerpregels uit het model van Deetman

Bron: Deetman (1994)

Regel 1: Wanneer de complexiteit van het takenpakket hoog is, moet de taakverdelingsstructuur gedifferentieerd zijn. Als de complexiteit laag is, is minder differentiatie nodig.

Regel 2: Wanneer taken gekenmerkt worden door een hoge mate van bewerkingsonzekerheid dienen beslissingen over de uitvoering van die activiteiten niet van de uitvoering zelf gescheiden te worden. Bij taken met een lage bewerkingsonzekerheid behoort afsplitsing van de regelende taken van de uitvoering wel tot de mogelijkheden.

Regel 3: Coördinatie van taken met een hoge bewerkingsonzekerheid zal voornamelijk via wederzijdse afstemming plaats moeten vinden. Als de bewerkingsonzekerheid laag is, is coördinatie waarbij de nadruk op planning en standaardisatie ligt mogelijk.

Regel 4: Als het takenpakket gekenmerkt wordt door een hoge bewerkingsonzekerheid dient de taakverdelingsstructuur minder gedifferentieerd te zijn. Als de bewerkingsonzekerheid laag is, is sterke differentiatie wel mogelijk.

Regel 5: Als taken een patroon van gepoolde afhankelijkheid vertonen, moet coördinatie via standaardisatie plaatsvinden. Bij een patroon van sequentiële afhankelijkheid is

coördinatie door planning tevens nodig. Bij een patroon van wederzijdse afhankelijkheid moet men daarbij nog via wederzijdse aanpassing coördineren.

Regel 6: Als taken een patroon van wederzijdse afhankelijkheid vertonen moeten

coördinatiebeslissingen gedelegeerd worden naar de werkvloer. Dit houdt in dat groepsleden zonder belemmering met elkaar moeten kunnen communiceren.

Regel 7: Als taken van elkaar afhankelijk zijn dienen deze zo gegroepeerd te worden dat de afhankelijkheden binnen de groepen groter zijn dan die tussen de afzonderlijke groepen.

Regel 8: Als de variëteit aan producten en bewerkingsactiviteiten hoog is, dienen afdelingen rond gelijksoortige productcategorieën gegroepeerd te worden. Als de variëteit laag is, zijn andere ordeningsprincipes mogelijk.

Regel 9: Bij een hoge variëteit dient de coördinatiebeslissing over de volgorde van de producten of bewerkingsactiviteiten gedelegeerd te worden. Als de variëteit laag is, is centrale

coördinatie mogelijk.

Regel 10: Als de grenstransactie-onzekerheid hoog is dienen grenshandhavings-, allocatie- en coördinatiebeslissingen niet van elkaar gescheiden te worden. In situaties waar de

grenstransactie-onzekerheid laag is behoort scheiding van de drie regelbeslissingen wel tot

de mogelijkheden.

Regel 11: Als de grenstransactie-onzekerheid hoog is en er is tevens sprake van een hoog verstoringspotentieel, zullen regelbeslissingen daar genomen moeten worden waar de

meest actuele kennis van de situatie aanwezig is. In veel gevallen is dit daar waar de uitvoering plaats vindt. Als het verstoringspotentieel laag is behoort scheiding van de regelbeslissingen van de uitvoering tot de mogelijkheden.

Regel 12: In situaties die gekenmerkt worden door een hoge grenstransactie-onzekerheid moet er sprake zijn van enige overlap tussen de taakgebieden van groepsleden of afdelingen. Als de grenstransactie-onzekerheid laag is, is deze overlap minder noodzakelijk.

(4)

- 4 -

Regel 13: In situaties die gekenmerkt worden door een hoog tempo van technologische

ontwikkelingen moeten afdelingen zo opgesteld zijn dat veranderingen geïntroduceerd kunnen worden zonder daarmee het gehele bewerkingssysteem te verstoren. Een

opstelling van een aantal parallelle productielijnen heeft dan voordelen. Als het tempo van technologische ontwikkelingen laag is behoort een minder flexibele organisatie tot de mogelijkheden.

Regel 14: Als het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoog is zullen medewerkers op meerdere taakgebieden inzetbaar moeten zijn en blijven. In situaties met een laag tempo van technologische ontwikkelingen behoort specialisatie op één vakgebied tot de mogelijkheden.

Regel 15: In kleine groepen dient de differentiatie in de taakverdeling beperkt te zijn. In grote groepen behoort een verdergaande differentiatie tot de mogelijkheden.

Regel 16: In grote groepen moet minder gebruik worden gemaakt van wederzijdse aanpassing als dominante coördinatievorm. In kleine groepen is het wel mogelijk om de werkzaamheden op efficiënte wijze via wederzijdse aanpassing te coördineren.

Regel 17: Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is dient de informatie ten behoeve van de taakuitvoering minder gedetailleerd te worden aangeleverd, dient er minder gebruik gemaakt te worden van formele procedures en moet de informatie meer mondeling

worden overgedragen.

Regel 18: Als de activiteiten een patroon van gepoolde afhankelijkheid vertonen moet de informatieoverdracht schriftelijk plaatsvinden. Bij een patroon van sequentiële of simultane afhankelijkheid moet de informatieoverdracht schriftelijk plaatsvinden, zo nodig aangevuld met een mondelinge toelichting. Bij een patroon van wederzijdse afhankelijkheid moet de informatie-uitwisseling mondeling plaatsvinden. Met het ook op de toekomst dient belangrijke informatie dan tevens vastgelegd te worden.

Regel 19: Het afhankelijkheidspatroon tussen de activiteiten moet bepalend zijn voor de keuze van de grenzen van de eenheden waarover beheersingsinformatie wordt verzameld. De

grenzen zullen daar gelokaliseerd moeten zijn waar de onderlinge afhankelijkheden tussen de onderscheiden groepen het laagst zijn.

Regel 20: Naarmate de grenstransactie-onzekerheid hoger is moet er meer informatie verzameld worden over de toestand van de omgeving van een organisatie-eenheid, moet deze informatie sneller beschikbaar zijn, zal ze meer kwalitatief van aard en minder gedetailleerd moeten zijn en zal ze voor meer personen toegankelijk moeten zijn.

Regel 21: Naarmate het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoger is moet er meer informatie verzameld worden over ontwikkelingen in de omgeving van een organisatie- eenheid en zal deze informatie meer kwalitatief van aard en minder gedetailleerd moeten zijn.

Regel 22: Naarmate het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoger is zal het informatiesysteem zelf sneller aanpasbaar moeten zijn aan nieuwe situaties.

Regel 23: Naarmate de groep groter is zal het informatiesysteem formeler vaan aard moeten zijn en zal er meer gebruik gemaakt moeten worden van onpersoonlijke coördinatiemechanismen.

Regel 24: Informatiesystemen moeten zo ontworpen worden dat ze in de eerste plaats informatie geven aan het punt waarop de besluiten op basis van die informatie genomen worden. Als die besluitvorming bij de storingsbron plaatsvindt, moet de bijbehorende informatie ook op dat punt aanwezig zijn.

(5)

Regel 25: Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is zal het opleidingsniveau van medewerkers hoger moeten liggen, zal de opleiding breder moeten zijn en moet er meer tijd

uitgetrokken worden voor bijscholing en moet meer gebruik worden gemaakt van de leermogelijkheden die het werk zelf biedt.

Regel 26: Als het tempo van nieuwe ontwikkelingen hoog is zal het opleidingsbeleid flexibiliteit van de medewerkers moeten stimuleren, centraal gecoördineerd moeten zijn en voor een groot deel extern plaatsvinden.

Regel 27: Naarmate er meer gekozen is voor een flexibele taakverdeling en/of delegatie van regelbeslissingen zal de opleiding van groepsleden veelzijdiger en breder moeten zijn.

Regel 28: Bij beoordeling van van elkaar afhankelijke groepen moeten de grenzen van de te

beoordelen groep daar getrokken worden waar de onderlinge afhankelijkheden het kleinst zijn. Als activiteiten een projectmatig karakter hebben vindt beoordeling bij voorkeur plaats na afronding van een (deel)project.

Regel 29: In situaties waar de bewerkingsonzekerheid laag is kunnen arbeidsprestaties worden gedefinieerd in termen van observeerbare fysieke actie. Als taken noch extreem zeker, noch extreem onzeker zijn, kunnen prestaties gedefinieerd worden in termen van eindresultaten. In situaties waar de bewerkingsonzekerheid hoog is, zullen

arbeidsprestaties gedefinieerd moeten worden in termen van de mening van deskundige observatoren.

Regel 30: Prestatiebeloningssystemen moeten gebaseerd zijn op evaluatie van die activiteiten die, gegeven de gekozen verdeling van taken en beslissingen, bijdragen tot het bereiken van het groepsdoel. Dit brengt met zich mee dat het voor iedereen duidelijk moet zijn waarop de beloning gebaseerd is, en dat het tijdsinterval tussen de beoordeling en de prestatie en de consequenties hiervan, niet te groot moet zijn.

Regel 31: Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is zal de leider minder gebruik moeten maken van formele regels en meer van persoonlijke coördinatiemechanismen.

Regel 32: Naarmate de grenstransactie-onzekerheid hoger is zal de groepsleider sneller bereikbaar moeten zijn voor overleg

Regel 33: Naarmate er meer beslissingen aan de groep gedelegeerd zijn zal het takenpakket van de groepsleider minder operationele en meer ondersteunende activiteiten bevatten, wordt de rol van bemiddelaar tussen de groep en haar omgeving belangrijker en zal de leider meer gebruik moeten maken van indirecte, op beïnvloeding gebaseerde macht.

(6)

- 6 -

(7)

Inzetbaarheidsmatrix alle medewerkers

Van de werknemers A t/m S gerelateerd aan de groepen taken 1 t/m 12 (zie tabel 2.1 in § 2.2)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A. ^II

B. ^I

C. * D. *

E. ^II

F. * G. **

H.

I.

J. ^I+II

K. ^I

L. *

M. ^I+II

N. ^I

O.

P.

Q. ^I

R. ^II

S.

*) heeft geen groot rijbewijs

**) heeft wel een groot rijbewijs, maar geen chauffeursdiploma I = kan afval inzamelen met zijlader

II = kan grofvuil/takken inzamelen met kraanauto

= kan zelfstandig door de betreffende persoon worden uitgevoerd

= kan door de betreffende persoon samen met een ervaren iemand worden uitgevoerd

= zou de betreffende persoon nog graag (zelfstandig) willen leren uitvoeren

(8)

- 8 -

(9)

Specificatie van taken samengevat per eenheid

Taken eenheid Infrastructuur

• Voorlichting, in- en extern

• Beoordelen en afhandelen klachten

• Oplossen calamiteiten (ook buiten werktijden)

• Brandweeraangelegenheden (oefenwrakken)

• Beschermende maatregelen

- handhaving, controle ligplaatsen - onderhoud reddingsmiddelen - oudejaarsnachtactiviteiten - illegale borden

- huisuitzetting

• Onderhoud wegen - verhardingen - wegbebakening - bruggen - wegmarkering - tunnels - bermverharding - gladheidbestrijding - spoorwegovergangen - straatreiniging - openbare verlichting

- wachthuisjes / rijwielbergingen

• Onderhoud verkeersregelingen - plaatsnaam- en verkeersborden - (bedrijf)verwijzingen - invalidenparkeerplaatsen

• Verkeersveiligheidsvoorzieningen

• Onderhoud parkeervoorzieningen

• Waterwegen

- haventje De Valom - baggeren vaarten

• Walbeschoeiingen

• Afwatering

- grondwaterstanden - gracht Schierstins / Talma

• Vergunningen - standplaatsen

- evenementen

- gebruik gemeentelijke eigendommen - slootdemping / dammen

- nutsbedrijven

• Monumentenzorg

- windmolen Rinsumageest

• Openluchtrecreatie

- onderhoud + bediening sluis DeValom

• Riolen en rioolgemalen - gemeentelijke riolering - gemaal Veenwoudsterwal - riolering Veenwoudsterwal

• Verrichten diverse werkzaamheden voor derden

Taken gebied Afvalstoffen van eenheid Afvalstoffen/Groen

• Kringloopstation

• Registratie, gegevensverwerking en samenstelling afval

• Inzameling afvalstoffen - huishoudens - grofvuilroutes - takkenroutes - glas en papier - textiel - blik - kga

- bedrijfsafval (containers + overig)

• Opruimen zwerfafval en illegaal afval

• Uitzetten en voorlichting compostvaten

• Milieupremie verenigingen

• Vergunningen - inzameling papier

- bedrijfsafval door derden - brandvergunningen - controle sloopvergunningen

• Afzet en verwijdering afvalstoffen

• Verminderen overlast van hondenpoep

• Afvoer kadavers (huisdieren, botulisme, aangereden wild)

• Behandelen en oplossen milieudelicten

Taken gebied Groen van eenheid Afvalstoffen/Groen

• IJswacht (veiligheid op het ijs)

• Beschermende maatregelen - botulismebestrijding - iepziektebestrijding - distelbestrijding

• Opruimen huttenbouw

• Onderhoud wegen

- onkruidbestrijding - bermen (maaien) - wegbeplanting

• Onderhoud waterwegen

- hekkelen bermsloten en vaarten

• Onderhoud overige gronden en landerijen

• Onderhoud sportveldencomplexen (6st.)

• Onderhoud terreinen binnensportaccommodaties

• Onderhoud overige gemeentelijke gebouwen

• Landschapsonderhoud en -bescherming

• Openbaar groen

- plantsoenen - hertenkampen

• Openluchtrecreatie

- onderhoud voorzieningen kanosport - dagrecreatie

• Vergunningen - kapvergunningen

- aanlegvergunningen - monumentale bomen

• Speelterreinen - onderhoud speelterreinen

- controle speelvoorzieningen

• Ongediertebestrijding

- verstrekken van advies - uitvoeren van bestijding

• Begraafplaatsen (6 st.) - grafdelven

- onderhoud terreinen en voorzieningen

(10)

- 10 -

(11)

Vragenlijst gebruikt voor diagnose

Bron: Deetman (1994) Beschrijving takenpakket

1. Welke producten levert de groep af?

2. Met behulp van welke apparatuur?

3. Welke werkzaamheden dienen te worden verricht?

4. Welke activiteiten zijn daarnaast nodig om het werk in het kerngebied voortgang te doen vinden? (bijv. onderhoud, controle, etc.)

Complexiteit

1. Vereist het totale takenpakket van de groep kennis op uiteenlopende vakgebieden?

2. Vereist het takenpakket bijdragen op verschillende niveaus van deskundigheid binnen één vakgebied?

3. Dienen die kennis en vaardigheden met elkaar gecombineerd te worden om de groepstaak te verrichten?

Bewerkingsonzekerheid

1. Is op voorhand bekend welke activiteiten uitgevoerd dienen te worden om het doel te bereiken?

2. Is op voorhand bekend hoe de relaties tussen de mogelijke activiteiten zijn gestructureerd?

3. Dient er tijdens het bewerkingsproces informatie verzameld te worden die bepalend is voor de inhoud van de volgende stappen?

4. Hoe hoog is de zekerheid dat de geplande werkzaamheden de beoogde resultaten op zullen leveren?

5. Hoe “beheerst” is de gebruikte technologie?

Afhankelijkheidsrelaties tussen taken

1. Wat zijn de voornaamste werkzaamheden van de groep?

2. Hoe is het afhankelijkheidspatroon tussen de activiteiten nodig voor het bewerkingsproces?

3. Hoe is het afhankelijkheidspatroon tussen de overige activiteiten?

4. Verandert het dominante afhankelijkheidspatroon tijdens het bewerkingsproces? Zo ja, hoe?

Variëteit aan producten / diensten

1. Hoeveel verschillende producten of diensten levert de groep af?

2. Hoeveel verschillende activiteiten zijn er nodig voor de vervaardiging van een bepaald product of de levering van een bepaalde dienst?

3. Vereisen de verschillende producten tevens nog verschillende bewerkingsstappen?

Grenstransactie-onzekerheid

1. Wat zijn de toegeleverde en af te leveren producten van de gekozen organisatie-eenheid?

Welke grondstoffen en hulpmiddelen komen aan de inputzijde de groep binnen? Welke producten verlaten de groep?

2. Welke storingen van het productieproces en de gebruikte apparatuur komen binnen de groep voor?

3. Is er sprake van onvoorspelbaarheid t.a.v. de aard van de toegeleverde of af te leveren producten of van verstoringen in het proces?

4. Is er sprake van onvoorspelbaarheid t.a.v. de locatie van de toegeleverde of afgeleverde producten of van storingen?

(12)

- 12 -

5. Wat is de omvang van de opdrachten; hoeveel tijd neemt het verwerken van een storing in beslag?

6. Is er sprake van onvoorspelbaarheid t.a.v. de omvang van de toegeleverde of afgeleverde producten of storingen? Weet men hoeveel orders er binnen zullen komen en hoe groot deze orders zijn?

7. Is er sprake van onvoorspelbaarheid t.a.v. het tijdstip van de toegeleverde of af te leveren of storingen? Is het te voorspellen wanneer opdrachten of ruwe materialen binnen komen?

Verstoringspotentieel

1. Hoe lang duurt het voor stilstand in dit werkstation stilstand in opeenvolgende werkstations met zich meebrengt

2. Is de output van dit werkstation input voor verschillende andere werkstations?

3. Moeten, als dit werkstation stopt, voorgaande werkstations ook stoppen?

4. Wordt de taak van dit werkstation elders ook uitgevoerd?

5. Is re-routing van het werk mogelijk zonder ernstige productieverstoringen?

6. Is er sprake van een ploegendienst? (bij continu-productie is geen speling om verloren tijd in te halen)

7. Wordt er een voor het bedrijf onmisbaar item geproduceerd in dit werkstation?

Tempo technologische ontwikkelingen

1. Hoe lang is de levenscyclus van producten?

2. Hoe snel verouderen productiemiddelen?

3. Hoe vaak worden bestaande productiemiddelen tussentijds aangepast?

4. Hoe snel zijn productieprocessen verouderd?

5. Hoe vaak worden bestaande productieprocessen tussentijds aangepast?

Groepsgrootte

1. Hoeveel personen voeren de aan de groep toegewezen bewerkingen uit?

2. Hoeveel personen verrichten indirecte ondersteuningswerkzaamheden ten behoeve van de onder 1. geïdentificeerde groep?

3. Werkt men met verschoven werktijden of in ploegendienst?

Taakverdelingsstructuur

1. Welk uitgangspunt is gehanteerd bij het groeperen van de afdelingen? (functioneel, lijnstructuur)

2. In welke mate is het takenpakket van de individuele groepsleden horizontaal gedifferentieerd?

3. In welke mate is het takenpakket van de individuele groepsleden verticaal gedifferentieerd?

4. In welke mate zijn de groepsleden inzetbaar voor meerdere taken in verschillende taakgebieden?

Beslissingsstructuur

1. Op welke wijze vindt er coördinatie plaats? Door planning, standaardisatie of wederzijdse aanpassing?

2. In hoeverre zijn grenshandhavingsbeslissingen, allocatiebeslissingen en coördinatiebeslissingen van elkaar gescheiden?

3. In hoeverre zijn grenshandhavingsbeslissingen, allocatiebeslissingen en coördinatiebeslissingen gescheiden van de bewerkingsactiviteiten?

(13)

Informatiesysteem

1. Welke informatie is nodig voor het uitvoeren van het takenpakket?

2. Welke informatie is nodig voor de beheersing van de uitvoerende taken?

3. Welke informatie wordt op dit moment verzameld en bewaard?

4. Over welk tijdsinterval wordt informatie verzameld?

5. Over welke eenheden wordt informatie verzameld?

6. Hoe gedetailleerd is die informatie?

7. Wie verzamelt en beheert de informatie?

8. Hoe lang duurt het voordat de verzamelde informatie beschikbaar is?

9. Wie heeft toegang tot de informatie?

10. Hoe wordt de informatie overgedragen? (formeel / informeel) 11. In welke mate is het informatiesysteem geformaliseerd?

12. Hoe flexibel is het informatiesysteem zelf?

Opleidingssysteem

1. Wat is de opleiding van de aanwezige groepsleden?

2. Welke eisen worden aan de opleiding van de aanwezige groepsleden gesteld?

3. Welke opleiding / training krijgen nieuwe medewerkers?

4. Hoeveel tijd wordt er besteed aan bijscholing?

5. Waar vindt de opleiding plaats?

6. Biedt het werk zelf leermogelijkheden?

7. Hoe worden nieuwe medewerkers begeleid?

8. Is er een lange termijn opleidingsbeleid?

9. Waar worden eventuele opleidingsactiviteiten gecoördineerd?\

Beloningssysteem

1. Hoe is het salarissysteem opgebouwd?

2. Welke andere beloningen komen voor?

3. Op welke gronden komt men in aanmerking voor promotie of bijzondere beloningen? (Welke gedragingen worden beloond?)

4. Op welke factoren is het beloningssysteem gebaseerd? ( leeftijd, diensttijd, marktwaarde, etc.) 5. In hoeverre is het beloningssysteem geformaliseerd? (vaststaande procedures, vaste tijdstippen

van beoordeling, etc.)

6. Op welke wijze worden arbeidsprestaties gemeten?

7. Over welk tijdsinterval vindt beoordeling plaats?

8. Over welke organisatie-eenheden vindt beoordeling plaats?

9. Op welk moment vindt de beoordeling of beloning plaats?

10. Hoe doorzichtig is het beloningssysteem?

11. Hoe consistent wordt het beloningssysteem gehanteerd?

Leiderschap

1. Welke activiteiten verricht de leider?

2. Welke machtsbasis hanteert de leider?

3. In welke mate participeren medewerkers in het nemen van beslissingen?

4. In welke mate bemoeit de leider zich met de inhoud van het werk van de medewerkers?

5. Welke gedragingen stimuleert de leider via sociale beloningen?

6. In welke mate draagt de leider een duidelijk beleid uit?

7. Hoe controleert de leider de prestaties van de medewerkers?

8. Hoe groot is de psychologische afstand tussen de groepsleider en de medewerkers?

9. Hoe snel is de leider beschikbaar voor groepsleden?

(14)

- 14 - Prestatiecriteria

1. Welke prestatiecriteria zijn momenteel belangrijk voor dit bedrijf?

2. Op welke wijze kan men aan deze prestatiecriteria voldoen?

3. Via welke gedragingen kunnen medewerkers invloed uitoefenen op de score op deze prestatiecriteria?

4. hoe scoort het bedrijf momenteel op deze prestatiecriteria?