Besluitvorming in de Mondzorg
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Tandheelkunde
Bijlage
Ontwerpregels van Deetman
Regel 1
Wanneer de complexiteit van het takenpakket hoog is, moet de taakverdelingsstructuur gedifferentieerd zijn.
Als de complexiteit laag is, is minder differentiatie nodig.
Regel 2
Wanneer taken gekenmerkt worden door een hoge mate van bewerkingsonzekerheid dienen
beslissingen over de uitvoering van die activiteiten niet van de uitvoering zelf gescheiden te worden.
Bij taken met een lage bewerkingsonzekerheid behoort afsplitsing van de regelende taken van de uitvoering wel tot de mogelijkheden.
Regel 3
Coördinatie van taken met een hoge bewerkingsonzekerheid, voornamelijk via wederzijdse afstemming plaats moeten vinden.
Als de bewerkingsonzekerheid laag is, is coördinatie waarbij de nadruk op planning en standaardisatie ligt, mogelijk.
Regel 4
Als het takenpakket gekenmerkt wordt door een hoge bewerkingsonzekerheid dient de taakverdelingsstructuur minder gedifferentieerd te zijn.
Als de bewerkingsonzekerheid laag is, is sterke differentiatie wel mogelijk.
Regel 5
Als taken een patroon van gepoolde afhankelijkheid vertonen, moet coördinatie via standaardisatie plaatsvinden.
Bij een patroon van sequentiële afhankelijkheid is coördinatie door planning tevens nodig.
Bij een patroon van wederzijdse afhankelijkheid moet men de taken daarbij nog via wederzijdse aanpassing coördineren.
Regel 6
Als taken een patroon van wederzijdse afhankelijkheid vertonen, moeten coördinatiebeslissingen gedelegeerd worden naar de uitvoering.
Dit houdt in dat groepsleden zonder belemmeringen met elkaar moeten kunnen communiceren.
Regel 7
Als taken van elkaar afhankelijk zijn, dienen deze zo gegroepeerd te worden dat de afhankelijkheden binnen groepen groter zijn dan die tussen de afzonderlijke groepen.
Regel 8
Als de variëteit aan producten en bewerkingsactiviteiten hoog is, dienen afdelingen rond gelijksoortige productcategorieën gegroepeerd te worden.
Als de variëteit laag is, zijn andere ordeningsprincipes mogelijk.
Regel 9
Bij een hoge variëteit dient de coördinatiebeslissing over de volgorde van producten of bewerkingsactiviteiten gedelegeerd te worden.
Als de variëteit laag is, is centrale coördinatie mogelijk.
Besluitvorming in de Mondzorg
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Tandheelkunde Regel 10
Als de grenstransactieonzekerheid hoog is, dienen grenshandhavings- allocatie- en coördinatie- beslissingen niet van elkaar gescheiden te worden.
In situaties waar de grenstransactieonzekerheid laag is, behoort scheiding van de drie regelbeslissingen wel tot de mogelijkheden.
Regel 11
Als de grenstransactieonzekerheid hoog is en er is tevens sprake van een hoog verstoringpotentieel, zullen regelbeslissingen daar genomen moeten worden waar de meest actuele kennis van de situatie aanwezig is
In veel gevallen is dit daar waar de uitvoering plaats vindt.
Als het verstoringpotentieel laag is, behoort scheiding van regelbeslissingen van de uitvoering tot de mogelijkheden.
Regel 12
In situaties die gekenmerkt worden door een hoge grenstransactieonzekerheid moet er sprake zijn van enige overlag tussen de taakgebieden van groepsleden of afdelingen.
Als de grenstransactieonzekerheid laag is, is deze overlag minder noodzakelijk.
Regel 13
In situaties die gekenmerkt worden door een hoog tempo van technologische ontwikkelingen moeten afdelingen zo opgesteld zijn dat veranderingen geïntroduceerd kunnen worden zonder daarmee het gehele bewerkingssysteem te verstoren.
Een opstelling van een aantal parallelle productielijnen heeft dan voordelen.
Als het tempo van technologische ontwikkelingen laag is, behoort een minder flexibele organisatie tot de mogelijkheden.
Regel 14
Als het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoog is, zullen medewerkers op meerdere taakgebieden inzetbaar moeten zijn en blijven.
In situaties met een laag tempo van technologische ontwikkelingen behoort specialisatie op één vakgebied toot de mogelijkheden.
Regel 15
In kleine groepen dient de differentiatie in de taakverdeling beperkt te zijn.
In grote groepen behoort een verdergaande differentiatie tot de mogelijkheden.
Regel 16
In grote groepen moet minder gebruik gemaakt worden van wederzijdse aanpassing als dominante coördinatievorm.
Ik kleine groepen is het wel mogelijk om de werkzaamheden op efficiënte wijze via wederzijdse aanpassing te coördineren.
Regel 17
Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is, dient de informatie ten behoeve van e taakuitvoering minder gedetailleerd te worden aangeleverd, dient er minder gebruik gemaakt te worden van formele procedures en moet de informatie meer mondeling worden overgedragen.
Regel 18
Als activiteiten een patroon van gepoolde afhankelijkheid vertonen, moet de informatieoverdracht schriftelijk plaatsvinden.
Bij een patroon van sequentiële afhankelijkheid moet de informatieoverdracht schriftelijk
plaatsvinden, zo nodig aangevuld met een mondelinge toelichting. Bij een patroon van wederzijdse afhankelijkheid moet de informatie-uitwisseling mondeling plaatsvinden. Met het oog op de toekomst belangrijke informatie, dient dan tevens vastgelegd te worden.
Besluitvorming in de Mondzorg
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Tandheelkunde Regel 19
Het afhankelijkheidspatroon tussen activiteiten moet bepalend zijn voor de keuze van de grenzen van eendheden waarover beheersinformatie wordt verzameld.
De grenzen zullen daar gelokaliseerd moeten zijn, waar de onderlinge afhankelijkheden tussen de onderscheiden groepten het laagst zijn.
Regel 20
Naarmate de grenstransactieonzekerheid hoger is, moet er meer informatie verzameld worden over de toestand van de omgeving van een organisatie-eenheid, moet deze informatie sneller beschikbaar zijn, zal ze meer kwalitatief van aard en minder gedetailleerd moeten zijn en zal ze voor meer personen toegankelijk moeten zijn.
Regel 21
Naarmate het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoger is, moet er meer informatie verzameld worden over ontwikkelingen in de omgeving van een organisatie-eenheid en zal deze informatie meer kwalitatief van aard en mindere gedetailleerd moeten zijn.
Regel 22
Naarmate het tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen hoger is, zal het informatiesysteem zelf sneller aanpasbaar moeten zijn aan nieuwe situaties.
Regel 23
Naarmate de groep groter is, zal het informatiesysteem formeler van aard moeten zijn en zal er meer gebruik gemaakt moeten worden van onpersoonlijke coördinatiemechanismen.
Regel 24
Informatiesystemen moeten zo ontworpen worden dat ze in de eerste plaats informatie geven aan het punt waarop de besluiten op basis van die informatie genomen worden.
Als die besluitvorming bij de stromingsbron plaats vindt, moet de bijbehorende informatie ook op dat punt aanwezig zijn.
Regel 25
Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is, zal het opleidingsniveau van medewerkers hoger moeten liggen, zal de opleiding breder moeten zijn en moet er meer tijd uitgetrokken worden voor bijscholing en moet men meer gebruik maken van de leermogelijkheden die het werk zelf biedt.
Regel 26
Als het tempo van nieuwe ontwikkelingen hoog is, zal het opleidingsbeleid flexibiliteit van medewerkers moeten stimuleren, centraal gecoördineerd moeten zijn en voor een groot deel extern plaatsvinden.
Bij een laag tempo van nieuwe technologische ontwikkelingen kan de opleiding zich over een langere termijn uitstrekken en grotendeels intern plaatsvinden.
Regel 27
Naarmate er meer gekozen is voor een flexibele taakverdeling en/of delegatie van regelbeslissingen, zal de opleiding van groepsleden veelzijdiger en breder moeten zijn.
Regel 28
Bij de beoordeling van, van elkaar afhankelijke groepen, moeten grenzen van de te beoordelen groep daar getrokken worden waar de onderlinge afhankelijkheden het kleinst zijn.
Als activiteiten een projectmatig karakter hebben vindt beoordeling bij voorkeur plaats na afronding van een (deel)project.
Besluitvorming in de Mondzorg
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Tandheelkunde Regel 29
In situaties waar de bewerkingsonzekerheid laag is, kunnen arbeidsprestaties worden gedefinieerd in termen van observeerbare fysieke actie.
Als taken noch extreem zeker, noch extreem onzeker zijn, kunnen prestatie gedefinieerd worden in termen van eindresultaten.
In situaties waar de bewerkingsonzekerheid hoog is, zullen arbeidsprestaties gedefinieerd moeten worden in termen van de mening van deskundige observatoren.
Regel 30
Prestatiebeloningssystemen moeten gebaseerd zijn op evaluatie van die activiteiten die, gegeven de gekozen verdeling van taken en beslissingen, bijdragen tot het bereiken van het groepsdoel. Dit brengt met zich mee dat het voor iedereen duidelijk moet zijn, waarop de beloning is gebaseerd en dat het tijdsinterval tussen de beoordeling van de prestatie en de consequenties hiervan, niet te groot moet zijn.
Regel 31
Naarmate de bewerkingsonzekerheid hoger is zal de leider minder gebruik moeten maken van formele regels en meer van persoonlijke coördinatiemechanismen.
Regel 32
Naarmate de grenstransactieonzekerheid hoger is, zal de groepsleider sneller bereikbaar moeten zijn voor overleg.
Regel 33
Naarmate er meer beslissing aan de groep gedelegeerd zijn, zal het takenpakket van de groepsleider minder operationele en meer ondersteunende activiteiten bevatten, wordt de rol van bemiddelaar tussen de groep en haar omgeving belangrijker en zal de leider meer gebruik moeten maken van indirecte, op beïnvloeding gebaseerde macht.
