Webinar DISCIMUS Opleiding schoolsecretariaten Schooljaar 2020-2021

Webinar DISCIMUS

Opleiding schoolsecretariaten

Schooljaar 2020-2021

Programma

Inleiding

Discimus deel 1

in- en uitschrijvingen, leerlingenkenmerken en afwezigheden

Pauze

Vraag en antwoord Discimus deel 2

studiebewijzen, controle toelatingsvoorwaarden, melding tuchtmaatregel, leerlingenondersteuning en weigeringen

Mijn Onderwijs Aandachtspunten

Vraag en antwoord

Inleiding

Door goed samen te werken op een vlotte

manier correcte leerlingengegevens uitwisselen tussen de scholen en Discimus.

Doelstelling

Kwaliteit van de bezorgde gegevens is belangrijk Berekenen van omkadering en toelagen

Leerplichtcontrole

Doorgeven van individuele gegevens aan:

Groeipakket (schooltoeslag, kleutertoeslag) Leer- en ervaringsdatabank

Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, statistieken,

doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties

…

Gebruik van leerlingengegevens door

AGODI

internet

DISCIMUS

Instellingen (Directeur, medewerker, …)

1

School

AGODI

Discimus

MAGDA

Beveiligde website

mijnonderwijs.vlaanderen.be Twee versies

Voor onderwijspersoneel: voor ieder

personeelslid, met persoonlijke gegevens

Voor directies en administraties: voor medewerkers van een specifieke school, met informatie over de school Inhoud

Documenten (bv. Dienstbrieven, databundels, …) Toepassingen (bv. Dataloep, aanvraag documenten Discimus, …)

Mijn Onderwijs

Werking schooladministratiepakketten komt niet aan bod in deze webinar

Softwareleveranciers faciliteren kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens:

Secretariaten werken in de schooladministratiepakketten Gegevensuitwisseling via achterliggende webservices

AGODI informeert softwareleveranciers voor de opbouw van webservices

Softwareleveranciers en

schooladministratiepaketten

AGODI moet weten:

Welk schooladministratiepakket van de school toestemming krijgt om gegevens te registreren Welk schooladministratiepakket van de school leesrechten krijgt om gegevens te raadplegen Verandert de school schrijf- of leesrechten van schooladministratiepaketten? Mail naar:

leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Vergeten melden?

Foutmelding = “Geen goedkeuring voor dit

schooladministratiepakket om dit soort gegevens te

Softwareleveranciers en

schooladministratiepaketten

Discimus

Schooladministratiepakket

In- en uitschrijvingen Leerlingenkenmerken Afwezigheden

Studiebewijzen

Controle toelatingsvoorwaarden Melding tucht

Melding leerlingenondersteuning Type 2-4-6-7 Weigeringen

Internaten (= niet aan bod in deze webinar)

Welke gegevens?

In- en uitschrijvingen

Geregistreerd persoon

• Stamnummer

• Identificatiegegevens

• Adres

Inschrijving

• Inschrijvingsdatum

• Begindatum

Inschrijving administratieve

groep

• Begindatum

• Einddatum

• Specifieke

inschrijvingsgegevens

Info over leerling Info over inschrijving school

Info over de inschrijving

INSADM

In- en uitschrijvingen

Identificatienummer Instellingsnummer*

Stamnummer*

Geboortedatum*

Geslacht*

Familienaam*

Eerste voornaam

Straat woonplaats*

Huisnummer*

Busnummer

Postcode woonplaats*

Gemeente woonplaats*

Land woonplaats*

Nationaliteit*

In- en uitschrijvingen

* = verplicht in te vullen veld

In- en uitschrijvingen

Elke leerling heeft een

identificatienummer (INSZ):

= rijksregister- of bisnummer INSZ op identiteitsdocument

Opgelet: ID is niet

verplicht bij inschrijving

Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer zijn belangrijk Leerplichtcontrole

Schooltoeslag (groeipakket) Koppeling loopbaan

Studiebewijs en koppeling Leer- en Ervaringsdatabank (LED)

Kind en Gezin

…

In- en uitschrijvingen

Veld “inschrijvingsdatum”

Datum en tijdstip van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement.

Datum die ligt voor of op de begindatum in de school Veld “begindatum”

Datum waarop de leerling voor de eerste keer verwacht wordt in de school.

1 september voor een inschrijving voor het volgende schooljaar Een andere dag voor een inschrijving tijdens het schooljaar

In- en uitschrijvingen

Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijs

Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering

In- en uitschrijvingen

Instellingsnummer Hoofdstructuur

Begindatum Einddatum

Vestigingsplaats Financierbaarheid

Cursus levensbeschouwing Anderstalige nieuwkomer

(BaO)

Gewezen anderstalige nieuwkomer (BaO)

Verblijfsregeling (BuBaO) Thuisloos (BaO)

Trekkende bevolking (BaO) Informatie vorige inschrijving Aanleiding vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Individueel aangepast

curriculum (BaO)

In- en uitschrijvingen

Begin- en einddatum

Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Vroege uitschrijving uit de school?

Einddatum wijzigen naar kalenderdag voor nieuwe inschrijving

Wijziging administratieve groep of vestigingsplaats?

Einddatum wijzigen naar kalenderdag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie Financierbaarheid

02: financierbare/subsidieerbare leerling

01: vrije niet-financierbare/subsidieerbare leerling

In- en uitschrijvingen

Informatie vorige inschrijving

Was de leerling ingeschreven: ja/nee?

Normaal ingeschreven Onbekend

Niet ingeschreven

Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO AGODI heeft geen verdere informatie nodig!

In- en uitschrijvingen

Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving

X : normaal einde schooljaar of module 10 : geen informatie

Wijzigen bij vroege uitschrijving Nodig voor de leerplichtcontrole

naar andere school overleden

…

In- en uitschrijvingen

Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden

In- en uitschrijvingen

X Normaal einde schooljaar of module E Initiatief van leerling of ouders

O Overlijden leerling

P Langdurige problematische afwezigheid (enkel in uitzonderlijke situaties)

S Op advies van school of CLB

T Tucht

D Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid aanpassingen voor leerling met specifieke

onderwijsbehoeften (niet in BuBaO)

Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden

In- en uitschrijvingen

06 Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland 07 Leerling is overleden

09 Andere

10 Geen informatie (= einde schooljaar)

12 Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school

13 Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland

14 Overstap naar individueel huisonderwijs 15 Overstap naar het privé-onderwijs

16 Overstap naar het Franstalig onderwijs in België

17 (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap

Anderstalige nieuwkomers (AN) en gewezen anderstalige nieuwkomers (GAN)

Aanduiden in het schooladministratiepakket Enkel in gewoon basisonderwijs

Meer informatie zie omzendbrief ‘Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers’

Individueel aangepast curriculum (IAC) Enkel in gewoon basisonderwijs

Enkel leerlingen met een verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs

Gevolg = geen getuigschrift basisonderwijs, tenzij

In- en uitschrijvingen

Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen”

In- en uitschrijvingen

Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen”

Via Mijn Onderwijs

Aangemaakt op initiatief van verificateur

Mogelijk om zelf aan te vragen via Mijn Onderwijs

Of via uw schooladministratiepakket (indien mogelijk) Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook als voorbereiding op en na verificatie! (instapdagen kleuters)

Enkel zichtbaar in Mijn Onderwijs als je de rechten VERTROUWELIJK hebt bij thema leerlingen.

In- en uitschrijvingen

Raadpleeg dubbele inschrijvingen Via het schooladministratiepakket Overlap in INSADM

Welke kinderen, periode, andere school, inschrijvingsdatum Huidig of volgend schooljaar

Regelgevend toegestaan

In- en uitschrijvingen

Raadpleeg schoolloopbaan

Via het schooladministratiepakket

In welke school/scholen waren mijn nieuwe leerlingen vorig schooljaar ingeschreven

Bij een late inschrijving tijdens het schooljaar: ook de inschrijvingsgegevens van begin schooljaar

Bij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven

Enkel gegevens van secundair en basisonderwijs

In- en uitschrijvingen

Leerlingenkenmerken

Leerlingenkenmerken

Wanneer bevragen?

Enkel bevragen als er nog geen gegevens beschikbaar zijn (van een vorige school) in Discimus

Wanneer registreren?

Registreren bij een nieuw ingevuld formulier

Bevragen = registreren, want meest actuele info telt Zoek Leerlingenkenmerkenformulier

Over scholen heen

Kan meteen na inschrijving

Leerlingenkenmerken

Afwezigheden

Wat registreren?

Een afwezigheidscode per halve schooldag afwezigheid Code wijzigen? = Onmiddellijke uitwisseling met Discimus Wanneer registreren?

Binnen een week

Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan

Afwezigheden raadplegen via schooladministratiepakket Huidige én voorgaande schooljaar per leerling

Alle codes geregistreerd door de eigen school B-codes geregistreerd door andere scholen

Afwezigheden

Studiebewijzen

Doel?

Studieverloop van een leerling in kaart brengen Controle van toelatingsvoorwaarden

Leer- en ervaringsdatabank (LED)

Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen

Wanneer registreren?

Bij het uitreiken van het studiebewijs

Voorwaarde: leerling is op 30/06/202X nog ingeschreven in de school

Studiebewijzen

Wat registreren?

Administratieve groep, uitreikingsdatum én soort bewijs:

Getuigschrift basisonderwijs of geen getuigschrift Een melding per leerling met daarin het behaalde studiebewijs van dat schooljaar

Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige

Opgelet:

geldigheidsdatum studiebewijs is 30/06/202X leerling moet regelmatig inschreven zijn in de administratieve groep

Studiebewijzen

Raadplegen van studiebewijzen

Op aanvraag via het schooladministratiepakket

Welke informatie?

Wat heeft de eigen school geregistreerd?

Wat heeft de leerling behaald in de vorige school?

Studiebewijzen

Rapport “Overzicht studiebewijzen”

Publicatie op Mijn Onderwijs Op aanvraag via Mijn Onderwijs

Of via uw schooladministratiepakket (indien mogelijk) Hulpmiddel om na te gaan of alle studiebewijzen (correct) werden uitgewisseld.

Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten VERTROUWELIJK hebt bij thema leerlingen

Studiebewijzen

Rapport “Overzicht studiebewijzen”

Studiebewijzen

Controle toelatingsvoorwaarden

Controle op toelatingsvoorwaarde 1 ^ste leerjaar: voldoende aanwezigheid in het kleuteronderwijs

Raadpleegfunctie via het schooladministratiepakket:

Hulpmiddel om te zien aan welke leerlingen je prioritair aandacht moet besteden

Aanwezigheden vorige schooljaar:

aantal halve dagen aanwezigheid

aan de toelatingsvoorwaarde voldaan? Ja/onbepaald

Controle toelatingsvoorwaarden

Melding tuchtmaatregel

Meld tuchtmaatregelen via schooladministratiepakket Opgelet: de melding staat los van de registratie van afwezigheden!

Wat melden?

Identificatiegegevens, soort tuchtmaatregel, begin- en einddatum

Opgelet: einddatum niet van toepassing bij definitieve uitsluiting Alle tuchtmaatregelen: definitieve uitsluiting, tijdelijke

uitsluiting en preventieve schorsing

Opgelet: ook voor definitieve uitsluitingen op het einde van het schooljaar!

Raadpleegfunctie binnen het schooladministratiepakket

Melding tuchtmaatregel

Leerlingenondersteuning

Doel?

Omkadering berekenen voor het ondersteuningsmodel kleine types 2-4-6-7

Wanneer registreren?

Jaarlijkse gegevensuitwisseling sinds 2019-2020

Wat registreren? Opgelet: enkel door gewoon onderwijs.

Identificatiegegevens van de leerling met type 2-4-6-7 Begindatum van de feitelijke ondersteuning

Opgelet: die datum kan voor de teldata liggen

Instellingsnummer van de begeleidende school van het buitengewoon onderwijs

Leerlingenondersteuning

Raadpleging via schooladministratiepakket Volledige lijst van een schooljaar

Of voor een specifieke leerling

Door scholen van gewoon en buitengewoon onderwijs!

Overzichtsrapport op Mijn Onderwijs Publicatie door AGODI

Met vermelding van type en financierbaarheid

Leerlingenondersteuning

Weigeringen

Verplicht vanaf de inschrijvingen voor 2021-2022

Registreren in Discimus bij elke weigering tot inschrijving Vervangt het papieren document dat naar AGODI

wordt gestuurd Welke gegevens?

Persoonsgegevens leerling Tijdstip van weigering

Administratieve groep waarvoor de leerling wordt geweigerd Reden van weigering (bv. overschrijding capaciteit, voldoet niet aan toelatingsvoorwaarden, …)

Opgelet: ouders ontvangen nog steeds een mededeling van niet- gerealiseerde inschrijving

= MNGI of "weigeringsdocument"

Weigeringen Nieuw

Mijn Onderwijs

Aandachtspunten

Samenwerken voor kwaliteit

Basis voor kwalitatieve gegevens:

Aandachtspunten: de basis

Gegevens in Discimus = basis voor berekening omkadering en toelagen

Registreer correcte identificatiegegevens

Registreer binnen de 7 kalenderdagen

Aandachtspunten: de basis

Kijk regelmatig naar je foutmeldingen Raadpleeg regelmatig je dubbele

inschrijvingen

Raadpleeg uitgewisselde afwezigheids- codes via schooladministratiepakket: -, B

Aandachtspunten: foutmeldingen en

raadpleegfuncties

Raadpleeg uitgewisselde inschrijvingen via Mijn Onderwijs

Raadpleeg uitgewisselde studiebewijzen via Mijn Onderwijs

Aandachtspunten: raadpleegfuncties in

Mijn Onderwijs

Alle wijzigingen voor schooljaar X mogelijk tot 30/09 van schooljaar X+1

Uitzondering: leerlingenkenmerken mogelijk tot 30/06 van schooljaar X

Wijzigingen op later tijdstip? Contacteer ons!

Aandachtspunten: wijzigingen

leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be +32(0)2 553 92 35

www.agodi.be

Vragen?

Contacteer ons

Omzendbrief “NO/2012/01 DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens”

Contactgegevens verificatie en dossierbeheerder www.agodi.be

Adressen en contactgegevens

Schooldirect (www.klasse.be/nieuwsbrieven)

Mijn onderwijs (https://mijnonderwijs.vlaanderen.be) AGODI-academie (https://www.agodi.be/agodi-academie- opleidingen-voor-schoolsecretariaten)

Nuttige informatiebronnen