VOORBEELD BELEID VEILIG INCIDENT MELDEN – VIM BELEID
Inleiding:
Niemand maakt graag fouten. Maar waar gewerkt wordt, gaat nu eenmaal af en toe iets mis. Uit die fouten en ongevallen kan lering worden getrokken, zodat de kans op herhaling van soortgelijke incidenten in de toekomst minder wordt. Daarom heeft <<NAAM ZORGAANBIEDER>> het beleid Veilig Incident Melden ingevoerd.
Definities:
Incident : Een onbedoelde gebeurtenis in het zorgproces die heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden tot schade bij de cliënt.
Calamiteit: Een calamiteit, is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid (bron: Wkkgz).
VIM Functionaris: <<NAAM MEDEWERKER>>
Doelstelling:
Doel van het melden van incidenten is de kwaliteit van de zorg te verhogen door inzicht te krijgen in incidenten door analyse en op grond van dit inzicht maatregelen te treffen om de kans op herhaling van deze incidenten in de toekomst te verkleinen.
Meldcultuur:
De regeling werkt alleen als alle medewerkers bereid zijn incidenten te melden. Daarom moet het hun mogelijk gemaakt worden om incidenten te melden zonder dat daar voor hen nadelige gevolgen aan verbonden zijn. Wat de ene medewerker overkomt, kan net zo goed bij een ander gebeuren. Bij VIM gaat het om het veiliger maken van de zorg door te leren van incidenten. Het een meldsysteem binnen <<NAAM ZORGAANBIEDER>> is en geen ‘afrekensysteem’: de meldcultuur moet vertrouwen uitstralen. Als een melder aangeeft dat iets is misgegaan, voelt hij zich daar al slecht genoeg over. <<NAAM ZORGAANBIEDER>> streeft naar een cultuur waarin open over (bijna) incidenten wordt gesproken. Verder moet het duidelijk zijn welke voordelen het melden heeft voor henzelf, voor cliënten en voor <<NAAM ZORGAANBIEDER>> als organisatie. Daartoe moeten de meldingen worden geanalyseerd en moeten maatregelen worden getroffen om de kans op herhaling van soortgelijke incidenten te verkleinen. De informatie hierover moet weer teruggekoppeld worden, zodat het een ieder duidelijk wordt tot welke resultaten het melden van incidenten heeft geleid.
Stapsgewijze werkwijze incident melden:
1. De betrokken cliënt wordt geïnformeerd over het incident door de medewerker.
2. De medewerker vult een meldformulier in en stuurt dit (via het emailadres …..) naar de VIM functionaris.
Het meldformulier is te vinden <<INVULLEN>>
Er is een meldformulier beschikbaar voor alle medewerkers van de organisatie. Op de bijlage staat aangegeven welke afwijkingen gemeld moeten en kunnen worden. Anonieme meldingen worden ook in behandeling genomen.
3. Het doen van de melding, aard en toedracht, tijdstip, betrokkenen van het incident wordt door de melder in het cliëntdossier gerapporteerd.
4. De VIM functionaris verzamelt en registreert de meldingsformulieren, classificeert de melding (wel of geen calamiteit) en neemt in behandeling.
5. Een calamiteit wordt altijd zo spoedig mogelijk, binnen minimaal 3 dagen, gemeld bij IGJ door de VIM functionaris, via de website van IGJ.
6. De VIM functionaris analyseert meldingen met behulp van de PRISMA onderzoeksmethode en behandelt deze vertrouwelijk.
7. De VIM functionaris koppelt aan de melder wat de uitkomsten en conclusie zijn van de oorzakenanalyse.
8. Indien nodig vraagt de VIM functionaris nadere informatie aan de melder, tenzij deze anoniem is.
9. De VIM functionaris krijgt 6 weken de tijd om te bepalen of een incident wellicht toch een calamiteit betreft. Is dit het geval, dan moet de VIM functionaris binnen drie dagen een melding doen bij IGJ.
10. De VIM functionaris legt een registratielijst aan met geanonimiseerde meldingen met als doel om trends te kunnen signaleren.
11. De VIM functionaris bewaakt de voortgang van de in behandeling zijnde meldingen.
12. De VIM functionaris brengt verslag uit aan bestuurder door middel van periodieke kwartaalrapportages en jaarverslag.
Meldplicht:
<<NAAM ZORGAANBIEDER>> meldt bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) calamiteiten die hebben plaatsgevonden zoals is vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Zie: Wkkgz Artikel 11).
De onderstaande calamiteiten worden binnen drie werkdagen bij de IGJ gemeld. Dit kan via het digitale formulier voor verplichte meldingen, te vinden op de website IGJ:
https://www.igj.nl/onderwerpen/calamiteiten/melding-doen-van-een-calamiteit Meldplicht IGJ
De zorgaanbieder doet bij de inspectie onverwijld melding van:
1. Iedere calamiteit die bij de zorgverlening heeft plaatsgevonden;
2. Geweld in de zorgrelatie;
3. De opzegging, ontbinding of niet-voortzetting van een overeenkomst als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel b, met een zorgverlener op grond van zijn oordeel dat de zorgverlener ernstig is tekortgeschoten in zijn functioneren.
Verantwoordelijkheden VIM functionaris:
1. De VIM functionaris onthoudt zich te allen tijde van een oordeel over schuld en aansprakelijkheid.
2. Waar randvoorwaarden voor een goed functioneren van de VIM-regeling in gevaar komen, signaleert de VIM functionaris dit en adviseert de bestuurder om correctieve maatregelen te treffen.
3. De VIM functionaris brengt slechts geanonimiseerd verslag uit over de binnengekomen meldingen.
4. De VIM functionaris is verantwoordelijk voor geheimhouding van de persoonlijke omstandigheden van medewerkers die incidenten melden.
5. VIM functionaris evalueert jaarlijks de VIM-regeling en de werking van de meldingsprocedure met de bijbehorende formulieren en stelt deze zo nodig bij. Zo nodig brengt de VIM functionaris advies voor bijstelling van de regeling uit aan de bestuurder.
Bevoegdheden VIM functionaris:
1. De VIM functionaris heeft toegang tot alle voor de uitvoering van haar taken relevante stukken en dossiers mits - voor zover noodzakelijk - toestemming van de cliënt is verkregen.
2. De VIM functionaris kan alle betrokken medewerkers horen.
3. De VIM functionaris brengt advies uit aan de bestuurder. Als deze laatste adviezen niet opvolgt, deelt de bestuurder dit onder opgave van redenen mee aan de VIM functionaris.
4. De VIM functionaris kan desgewenst bij specifieke punten het oordeel van in- of externe deskundigen inwinnen. In geval hiermee de kosten hiervan de begroting overschrijden, dient de VIM functionaris de bestuurder vooraf om toestemming te vragen.
Werkwijze van de VIM functionaris
Per geval wordt op grond van risico-inschatting door de VIM functionaris nagegaan of directe, nadere analyse van het incident noodzakelijk is. Bij nadere analyse wordt onderzocht welke basisoorzaken aan het incident ten grondslag lagen en of er maatregelen getroffen zouden moeten worden om de kans op herhaling in de toekomst te verkleinen.
PRISMA onderzoeksmethode
Met de onderzoeksmethode PRISMA wordt de incidentanalyse systematisch uitgevoerd. Met een oorzakenboom worden faalfactoren verzameld en worden de basisoorzaken helder. Daarbij wordt verder gezocht dan alleen menselijk handelen. Processen, het gebruik van apparatuur en systemen worden eveneens grondig
geanalyseerd. Het is de objectieve systeembenadering die zorgt dat falen in het totale proces aan het licht komt, er is geen sprake van achteraf schuldigen aanwijzen.
Aanbevelingen voor eventuele maatregelen worden zo mogelijk in overleg met betrokkenen opgesteld.
Zo nodig stelt de VIM functionaris een onderzoek in, waarbij desgewenst de betrokkenen kunnen worden gehoord. Indien bij een gemeld incident volgens de VIM functionaris sprake is van een calamiteit, benadert de VIM functionaris de melder met het advies het gebeurde alsnog als calamiteit aan de bestuurder te melden.
Aan de hand van de bevindingen stelt de VIM functionaris van elke melding een rapport op, met daarin een analyse van het gebeurde, waaruit de toedracht van het gebeurde en zo mogelijk de oorzaken duidelijk blijken.
Verder worden zo nodig aanbevelingen gedaan.
Rapportage
De VIM functionaris meldt de uitkomsten van de bespreking van het incident uitsluitend aan cliënt en de melder (tenzij de melder anoniem is). Als anderen op de hoogte zijn van de melding, kan de melder deze informeren over de uitkomsten van het onderzoek. De VIM functionaris brengt elk kwartaal verslag uit over de
binnengekomen meldingen aan de bestuurder. De organisatie bouwt een gegevensbestand op waarmee inzicht wordt verkregen in incidenten en trends. De meldingen worden periodiek (eens per kwartaal) besproken tussen de VIM functionaris en bestuurder. Zij signaleren en maken verbetervoorstellen.
Feedback naar de organisatie
De bestuurder zorgt voor verspreiding van de geanonimiseerde bevindingen in de organisatie, om medewerkers op de hoogte te stellen van het aantal meldingen, gevonden basisoorzaken en maatregelen die getroffen worden om de kans herhaling te verkleinen. De bestuurder gaat in gesprek met medewerkers over de geconstateerde risico's en aandachtspunten. De input van zorgmedewerkers wordt ook gebruikt voor de verbetervoorstellen.
