> Retouradres Postbus 2518 6401 DA Heerlen
GGD Noord- en Oost-Gelderland T.a.v. mevrouw
Directeur Publieke Gezondheid Postbus 3
7200 AA ZUTPHEN
Stadsplateau 1 3521 AZ Utrecht Postbus 2518 6401 DA Heerlen T 088 120 5000 www.igj.nl
Inlichtingen bij
Ons kenmerk
Datum 2 september 2020
Betreft Definitief briefrapport toezichtbezoek testen op testlocaties en bron- en contactonderzoek
Geachte mevrouw ,
De Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd (IGJ) heeft uw GGD bezocht op 28 juli 2020. Het bezoek vond plaats vanwege het toezichtonderzoek naar de uitvoering van het testen op uw testlocatie(s) en het bron- en contactonderzoek (BCO), bij (mogelijke) besmettingen met het coronavirus. Hierbij ontvangt u het definitieve briefrapport van dit bezoek.
Aanleiding en doelstelling
De coronacrisis vraagt, ook nu nog, veel van zorgaanbieders. De uitbraak van het coronavirus moest worden beteugeld en tegelijkertijd moet aan besmette en niet- besmette mensen, de juiste zorg worden geboden. De GGD is een cruciale speler in deze crisis en voert in opdracht van de gemeenten taken uit op het gebied van infectieziektebestrijding. Op dit moment is de verspreiding van het coronavirus in Nederland afgevlakt, maar moeten we rekening houden met mogelijke oplevingen van het coronavirus.
Vanaf 1 juni jl. zijn de GGD’en verantwoordelijk voor onder meer het testen op het coronavirus van iedereen die zich meldt met klachten. Maar ook voor de opvolging middels het BCO bij een positieve test uitslag. Beide zijn cruciale randvoorwaarden voor het indammen van een infectieziekte en essentieel om de huidige corona uitbraak in Nederland onder controle te houden. Maar ook om tijdig nieuwe uitbraken van het virus te signaleren. Deze omvangrijke opdracht moesten de GGD’en in zeer korte tijd realiseren.
De inspectie wil met haar toezicht zicht krijgen op de kwaliteit van het testen en het BCO dat door de GGD’en wordt uitgevoerd. Hiermee wil de inspectie bijdragen aan de voorbereiding op eventuele oplevingen van het coronavirus. Met het toezicht op testen en BCO houdt de inspectie, vanuit haar taak om toe te zien op de publieke gezondheid, stimulerend en agenderend toezicht op de 25 GGD- regio’s. Daarnaast voert de inspectie zorgbreed diverse toezichtonderzoeken uit om eventuele zorgbrede knelpunten tijdig te kunnen signaleren en agenderen.
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
Methode
Om het toezichtonderzoek bij GGD’en uit te voeren, heeft de inspectie een toetsingskader ontwikkeld. Dit ‘Toetsingskader testen en bron- en
contactonderzoek door GGD’en’, vindt u op onze webpagina Toezicht op testen en BCO bij GGD’en in coronatijd.
De inspectie heeft uw testlocatie op Ericaweg 6, 7021 PA te Zelhem bezocht en de BCO-locatie Rijksstraatweg 59, 7231 AC te Warnsveld. De inspectie observeerde hoe de testafname verliep. Ook sprak de inspectie onder andere met de
coördinator(en) en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de testlocaties en het BCO, met de arts infectieziektebestrijding, deskundige infectieziektebestrijding en met u. Tijdens het bezoek deed zij dossieronderzoek.
Algemeen beeld
De huidige capaciteit voor de teststraten en het BCO was circa 40 medewerkers.
De GGD voerde het afnemen en het BCO volledig zelf uit, met behulp van intern personeel, brandweer, JGZ medewerkers die niet onder de GGD vielen en sinds kort met ingehuurd personeel via een uitzendbureau. De GGD had twee locaties voor de afname van testen en was op zoek naar een derde locatie. Tevens maakte de GGD structureel gebruik van een mobiel testteam en incidenteel van een pop- up teststraat/swabteam. De GGD maakte gebruik van twee laboratoria. Een laboratorium specifiek voor de monsters van de testlocatie en een laboratorium voor de monsters van de thuisbemonstering.
Resultaten
In deze brief vindt u de resultaten van het bezoek aan uw GGD en de testlocatie.
De resultaten zijn gerangschikt per thema uit het toetsingskader. Normaliter geeft de inspectie aan in hoeverre wordt voldaan aan een norm. In de huidige situatie is de zorg continu in beweging en worden richtlijnen en normen voortdurend
geactualiseerd. Daarom kiest de inspectie ervoor om aan te geven ‘wat goed gaat’
en ‘wat vraagt om verbetering’. De resultaten geven de situatie weer zoals deze was tijdens het bezoek. De resultaten staan daarom in verleden tijd.
Thema 1. Randvoorwaarden
1.1 Inzet medewerkers is van voldoende capaciteit en kwaliteit Wat gaat goed
Voor zowel de medewerkers voor de testlocatie als het BCO was een inwerkprogramma.
Voor selectie van nieuwe BCO medewerkers was niet zozeer een profiel, maar werd er geselecteerd op competenties zoals communicatieve vaardigheden en empathie. Elke testlocatie beschikte over een coördinator waar de medewerkers met vragen terecht konden.
De deskundige infectiepreventie beoordeelde of de medewerkers geschikt waren voor het werk in de teststraat aan de hand van een checklist. Wanneer
medewerkers voldeden kregen zij een bekwaamheidsdiploma dat in het
personeelsdossier werd opgeslagen. De GGD beschikte over een team van twaalf
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
medewerkers voor thuisbemonstering. Daarnaast maakte de GGD gebruik van een mobiel swabteam wanneer er sprake was van een lokale uitbraak.
Hoewel er door een stijging van het aantal testen er gedurende een dag vertraging optrad bij de testlocatie, werd deze door het uitbreiden van de openingstijden opgelost.
Ten tijde van het bezoek was er een transitie gaande, in het begin had de GGD alles zelf gedaan maar nu werden er steeds meer externe medewerkers geworven.
De deskundige infectiepreventie was nauw betrokken bij het scholen van de medewerkers van de testlocatie. De medewerkers van het BCO hadden de e- learning van de NSPOH gevolgd en werden “on the job” geschoold. Er werd ook tijd gemaakt voor het gezamenlijk bespreken van casussen in werktijd. Voor het BCO waren er acht GGD begeleiders die ingezet werden voor ondersteuning van de BCO medewerkers en er was altijd een ‘arts van dienst’ of ‘vraagbaak-arts’
aanwezig voor vragen. Voor (emotionele) overbelasting konden medewerkers terecht bij een ‘lucht je hart-team’, er werd nagedacht deze teams fysiek in te zetten op de testlocaties
Wat vraagt om verbetering
De medewerkers in de teststraat deden de hele dag hetzelfde werk, hoewel er aandacht was voor rustmomenten was het een fysieke belasting van de medewerker. De GDD was al bezig te kijken of het mogelijk was de rol van afnemer en assistent af te wisselen gedurende de dag. Dit zou een verbetering zijn waar het gaat om fysieke belasting van de medewerkers.
1.2 Materiële voorwaarden zijn aanwezig Wat gaat goed
De medewerkers van de teststraat beschikten over de materialen voor testafname en verzending van de testen.
De coördinator van de testlocatie bestelde wekelijks de benodigde materialen via de facilitaire dienst. De facilitaire dienst beschikte over een centraal magazijn op locatie van de GGD. De facilitaire dienst bestelde bij het Landelijke Consortium Hulpmiddelen (LCH). Het streven van de GGD was om in het centrale magazijn een werkvoorraad van twee weken aan te leggen. Op de testlocatie was alleen de werkvoorraad aanwezig.
De medewerkers waren bekend met de instructies voor testafname. De GGD liet de testbuizen tweemaal per dag door een koerier naar het laboratorium
vervoeren, over het verzenden van het testmateriaal waren afspraken gemaakt met het laboratorium. De medewerkers beschikten over de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en gebruikten deze op de juiste wijze. Ook hadden
medewerkers toegang tot CoronIT en konden bij problemen contact opnemen met functioneel beheerders binnen de GGD.
Naast CoronIT vond ook schriftelijke registratie plaats; na afname van een test werd achter de naam in de uitdraai van de agenda de code van de testbuis geplaatst.
Deze schriftelijke registratie werd opgeslagen in de patiëntenadministratie en gebruikt wanneer er iets misging met de monsters om deze te kunnen herleiden.
Medewerkers van het BCO hadden toegang tot HPZone en waren opgeleid om correct in het programma te registreren. De registratie in het dossier wat tijdens het inspectiebezoek werd doorgenomen in HPZone was juist en volledig.
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
Een aantal bugs en wensen in HPZone zijn recent landelijk doorgevoerd waardoor het systeem sindsdien beter aansluit op de praktijk, aldus de medewerker. Met name de koppeling met Osiris werkt fijn voor de medewerkers.
1.3 Nieuwe ontwikkelingen worden doorgevoerd in de organisatie Wat gaat goed
De wijzigingen in protocollen en werkwijzen kregen medewerkers van zowel de testlocatie als het BCO per e-mail en door middel van een dagstart geïnformeerd.
De deskundige infectiepreventie controleerde of afname medewerkers werkten volgens protocollen en stuurde bij. Bij het BCO werden wijzigingen of nieuwe informatie tevens regelmatig gezamenlijk besproken en genoteerd op het whiteboard in het midden van de BCO-ruimte.
Thema 2. Kwaliteit
2.1 Doorlooptijden zijn conform afspraken Wat gaat goed
Op één dag na, toen er een onverwachte toename van testaanvragen kwam, werden alle aanvragen binnen 24 uur afgenomen. Toen bleek dat de capaciteit even niet toereikend was, werd direct actie ondernomen en uitstaande acties versneld om testlocaties uit te breiden, meer teststraten op bestaande locaties en openingstijden te verruimen.
Een positieve uitslag was binnen 24 uur bekend bij de GGD en het BCO startte binnen 24 uur na een positieve uitslag met het bron- en contactonderzoek. Het contact met en opvolging van positief geteste burgers werd uitgevoerd volgens protocol, met de nauwe contacten was er contact op dag 7 en 14.
Wanneer de doorlooptijden niet gehaald werden, bijvoorbeeld bij het
terugkoppelen van de negatieve uitslagen door het landelijk callcenter, dan ging de GGD dat zelf doen. Dat liep soms op tot 700 negatieve uitslagen die de GGD zelf doorbelde in één weekend.
2.2 Risicogroepen en kwetsbare groepen zijn geïdentificeerd en er wordt actief naar gehandeld
Wat gaat goed
De GGD had zicht op instellingen, bedrijven en situaties met aanwezigheid van kwetsbare personen of met een verhoogd risico op transmissie.
Risico’s binnen de regio waren geïdentificeerd en werden actief gevolgd. Voor de verpleeghuizen was aandacht in een al bestaande Taskforce die zich eerder bezighield met zorghotels.
De regio bevat relatief veel vis- en vleesbewerkingsbedrijven waar reeds uitbraken hebben plaatsgevonden. De GGD is zelf met mobiele teststraat naar de locaties gegaan. De GGD werkte daarbij nauw samen met onder andere een tolk, een uitzendbureau, verhuurdersorganisatie en de bedrijfsarts. Tevens werd samengewerkt met collega’s in Duitsland omdat daar veel arbeidsmigranten
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
wonen die in Nederland werkzaam zijn. Deze samenwerking verliep prettig, daar waar verschil in beleid was tussen Duitsland en Nederland, werden afspraken gemaakt over een gezamenlijke aanpak.
Bij het BCO was de communicatie afgestemd op mensen met lagere
gezondheidsvaardigheden en/of laaggeletterdheid, anderstaligen en mensen met (fysieke en/of licht verstandelijke) beperking. BCO medewerkers vragen aan de telefoon of de persoon de ontvangen informatie kan herhalen. Wanneer een BCO medewerker het gevoel heeft dat de informatie niet goed is ontvangen,
bijvoorbeeld bij dementerende, dan zoekt de BCO medewerker contact met een familielid.
Tevens waren er dagelijks thuisbemonsterteams werkzaam om testen bij mensen thuis af te nemen wanneer testen bij een testlocatie niet mogelijk was.
2.3 De kwaliteit van de testen is geborgd Wat gaat goed
Er werd gewerkt met vaste teams die goed op elkaar ingespeeld waren. De testen werden afgenomen, bewaard en verzonden volgens protocol. De GGD regelde zelf het vervoer van de monsters naar het laboratorium. Ook hield de GGD een papieren registratie bij van de monsters die waren afgenomen op basis van uitdraaien van de daglijst uit CoronIT. De coördinator zag toe op het totale proces van afnemen tot aanpassen van de protocollen. Bij eventuele vragen vanuit de coördinatoren was er een deskundige infectiepreventie aanwezig of bereikbaar.
Voor de moleculaire corona diagnostiek (PCR) werd gebruikgemaakt van twee laboratoria die volgens het RIVM voldeden aan de kwaliteitscriteria voor testlaboratorium voor moleculaire SARS-CoV-2-diagnostiek.
2.4 De kwaliteit van het BCO is geborgd Wat gaat goed
Het BCO werd uitgevoerd volgens protocol. Er werden HPZone contexten aangemaakt over de verschillende regio’s, GGD hield zelf de clusters bij.
Wat vraagt om verbetering
Tijdens het bezoek werd niet duidelijk of voor het afsluiten van het BCO een controle werd gedaan op de registratie van het uitgevoerde BCO. Het was ook niet duidelijk wie hiervoor verantwoordelijk was en of er werd bijgehouden hoe
compleet het BCO was.
Thema 3. Samenwerking
3.1 Er vindt afstemming plaats met regionale en landelijke partijen Wat gaat goed
De DPG had regelmatig contact met de veiligheidsregio, burgemeesters en GGD GHOR Nederland. Via DPG-collega’s werd ze geïnformeerd over informatie op bestuurlijk gebied vanuit de drie ROAZ-regio’s waar de GGD onder valt. GGD GHOR Nederland informeerde de GGD op operationeel niveau. De DPG had veel
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
hulp van de veiligheidsregio gevraagd, brandweer, ambtenaren en defensie, en ook gekregen. Er was sprake van echt teamwork aldus de DPG; daadkrachtig, resultaatsgericht en directief.
Afstemming met de omliggende GGD-regio’s bestond al omdat het een kleine GGD betreft en er veel samenwerking was op thema’s zoals infectieziektebestrijding en forensische zorg waar de artsen voor elkaar waarnamen voor bereikbaarheids- diensten.
3.2 Er vindt afstemming plaats in de keten (binnen en buiten de GGD) Wat gaat goed
De GGD is een relatief kleine organisatie waardoor er korte lijnen waren tussen medewerkers en afdelingen. JGZ was geen onderdeel van de GGD, de JGZ werd door een private partij uitgevoerd.
Verder had de GGD laagdrempelig contact met scholen, opvang en
zorginstellingen. Er vond wekelijks overleg plaats met de huisartsen in de regio, met uitzondering van de vakantieperiode. Bij een positieve besmetting
informeerde de BCO medewerker de huisarts van de patiënt. Hiervoor zijn werkafspraken gemaakt op gebied van bereikbaarheid van de huisartsen. De samenwerking met de twee laboratoria verliep prettig, er hadden zich geen knelpunten voorgedaan.
Thema 4. Opschalen
4.1 Opschalen van testen en BCO bij een lokale uitbraak en/of een
‘tweede golf’ van het coronavirus is mogelijk en geborgd Wat gaat goed
De GGD had een ‘Handelingsperspectieven acute uitbraak’ waarin drie scenario’s waren geschetst en waarin was vastgelegd hoe te handelen en hoe communicatie in te zetten. De GGD had ervaring met een recente uitbraak in een
vleesverwerkingsbedrijf waarbij opschalen voldoende mogelijk was. In verband met de crisissituatie heeft de voorzitter van de Veiligheidsregio (de burgemeester van Apeldoorn) de private JGZ-organisaties in de regio, die de
Jeugdgezondheidszorg voor de 0 tot 4-jarigen uitvoeren, verzocht om medewerkers beschikbaar te maken voor bron- en contactonderzoek. De jeugdgezondheidszorg 4 tot 18 jaar wordt uitgevoerd door de GGD. De GGD constateerde dat een aantal van deze JGZ medewerkers niet blij waren met deze nieuwe taak, wat niet ten goede kwam van de sfeer en kwaliteit. De GGD heeft ingezet op een uitzendbureau om nieuwe medewerkers te werven, ook met het oog op 1 september aanstaande waarop de reguliere werkzaamheden worden hervat. Een aantal medewerkers van andere afdelingen is gevraagd te blijven om de opgebouwde kennis voor het BCO te behouden.
Op het moment van het inspectiebezoek was de GGD nog bezig met geleidelijk aan opschalen. De GGD gaf hier invulling aan door een derde testlocatie te zoeken en op de bestaande testlocaties drie in plaats van twee teststraten te openen.
Daarnaast gaat de testlocatie zeven dagen per week open en worden de openingstijden verlengd. Waar voorheen werd gewerkt met intern personeel, brandweer en JGZ medewerkers, vond een transitie plaats omdat vanaf september 2020 reguliere GGD-taken hervat worden waardoor tijdelijke medewerkers terug naar de eigen afdelingen en organisaties gaan. Werving en scholing van
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
medewerkers vond gefaseerd plaats in juli en augustus. In deze periode werden 60 nieuwe mensen geworven via een uitzendbureau; 30 voor het testen en 30 voor BCO. Met het uitzendbureau waren op- en afschalingsmodellen in de maak voor de periode vanaf september 2020.
De maand juli was drukker dan verwacht waardoor de GGD tegen haar grenzen op liep qua capaciteit. Het versneld uitbreiden van de capaciteit geeft wel kans op overcapaciteit wanneer de vraag weer afneemt. Dat geeft een extra uitdaging om de medewerkers te behouden en (bij)geschoold te houden.
Aanvullend
Tijdens het bezoek van de inspectie is er in de gesprekken met verschillende GGD- medewerkers ook aanvullende informatie opgehaald die niet getoetst werd in het toetsingskader, maar die de inspectie waardevol vindt om mee te nemen. Het gaat zowel om knelpunten, “lessons learned” als handreikingen voor andere GGD’en.
Hieronder vindt u daarvan een weergave.
• Er werden afspraken door het landelijk callcenter bij testlocaties buiten de regio gemaakt. Dat kan vertraging geven wanneer het BCO opgestart moet worden.
• De GGD heeft geen zicht op de landelijke voorraad van testmateriaal en PBM en krijgt toegestuurd wat er is. Het is voorgekomen dat de GGD persoonlijke beschermingsmiddelen van slechte kwaliteit heeft ontvangen, de
kwaliteitscontrole wordt gedaan door het landelijke consortium.
• Bij het landelijke callcenter is het mogelijk om op hetzelfde moment een afspraak in te boeken in CoronIT, waardoor er op één tijdstip meerdere burgers zich melden bij de testlocatie. Dit geeft druk op de testlocatie. Dit is een bug in het CoronIT-systeem, waarvan melding van was gemaakt.
• De terugkoppeling van negatieve uitslagen laten soms lang op zich wachten waardoor de GGD erg veel klachten via de telefoon ontvangt. Het kost veel tijd om te telefoon te beantwoorden en de GGD kan deze klachten niet behandelen.
Er is geen landelijke klachtenlijn waarnaar verwezen kan worden.
• In HPZone is het niet mogelijk om bij de index monitoring aan te maken. De GGD onderving dit, wanneer nodig, door een activiteit onder Actions aan te maken op naam van een voormalig medewerker zodat deze activiteiten voor iedereen toegankelijk waren.
• Er wordt veel druk op de GGD ervaren. De GGD vraagt aandacht voor het belang van handhaving om het werk van de GGD uitvoerbaar te houden.
• De GGD’en bezinnen zich om in navolging van de Intensive Care-zorg een maximale capaciteit voor het testen en bron- en contactonderzoek te communiceren.
Conclusie
De inspectie ziet dat u in de afgelopen maanden hard heeft gewerkt aan de
organisatie van het testen en BCO, daar heeft zij veel waardering voor. U leest dat terug onder de kopjes ‘wat gaat goed’ in de paragraaf resultaten. Op enkele punten ziet zij nog verbetermogelijkheden. U heeft in de paragraaf resultaten onder de kopjes ’wat vraagt om verbetering’ kunnen lezen welke dit zijn.
Vervolg
De inspectie verwacht dat u invulling geeft aan die aandachtspunten die de inspectie heeft vastgesteld, mede met het oog op een mogelijke toename van
Datum
2 september 2020 Ons kenmerk
besmettingen met het coronavirus in de komende periode, waarbij opnieuw opschaling van uw organisatie nodig is.
Naast de bezoeken aan alle GGD’en, spreekt de inspectie met landelijke partijen, inventariseert zij hoe burgers het testen en BCO ervaren en zal er een uitvraag bij de analyserende laboratoria plaatsvinden. Mogelijk komen daar nog
aandachtpunten voor uw of alle GGD’en uit naar voren. Die deelt de inspectie na de zomer in haar eindrapportage met daarin het geaggregeerde beeld van alle bezochte GGD-regio’s. De publicatie daarvan is tegelijk met het openbaar maken van dit vastgestelde briefrapport. Hiermee rondt de inspectie het
toezichtonderzoek bij uw organisatie af.
Knelpunten die u heeft benoemd tijdens het inspectiebezoek die niet binnen het handelingsperspectief van uw GGD liggen, zal de inspectie waar mogelijk opnemen in het geaggregeerde eindrapport.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Als u nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de projectleiders Toezicht op testen en BCO: . U kunt hen bereiken via het e-mailadres .
Met vriendelijke groet, , senior inspecteur , inspecteur
