> Retouradres Postbus 2518 6401 DA Heerlen
GGD Gooi en Vechtstreek T.a.v. de heer
Directeur Publieke Gezondheid Postbus 251
1400 AG BUSSUM
Stadsplateau 1 3521 AZ Utrecht Postbus 2518 6401 DA Heerlen T 088 120 5000 www.igj.nl
Inlichtingen bij
Ons kenmerk
Datum 2 september 2020
Betreft Definitief briefrapport toezichtbezoek testen op testlocaties en bron- en contactonderzoek
Geachte heer ,
De Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd (IGJ) heeft uw bezocht GGD op 21 juli 2020. Het bezoek vond plaats vanwege het toezichtonderzoek naar de uitvoering van het testen op uw testlocatie(s) en het bron- en contactonderzoek (BCO), bij (mogelijke) besmettingen met het coronavirus. Hierbij ontvangt u het definitieve briefrapport van dit bezoek.
Aanleiding en doelstelling
De coronacrisis vraagt, ook nu nog, veel van zorgaanbieders. De uitbraak van het coronavirus moest worden beteugeld en tegelijkertijd moet aan besmette en niet- besmette mensen, de juiste zorg worden geboden. De GGD is een cruciale speler in deze crisis en voert in opdracht van de gemeenten taken uit op het gebied van infectieziektebestrijding. Op dit moment is de verspreiding van het coronavirus in Nederland afgevlakt, maar moeten we rekening houden met mogelijke oplevingen van het coronavirus.
Vanaf 1 juni jl. zijn de GGD’en verantwoordelijk voor onder meer het testen op het coronavirus van iedereen die zich meldt met klachten. Maar ook voor de opvolging middels het BCO bij een positieve test uitslag. Beide zijn cruciale randvoorwaarden voor het indammen van een infectieziekte en essentieel om de huidige corona uitbraak in Nederland onder controle te houden. Maar ook om tijdig nieuwe uitbraken van het virus te signaleren. Deze omvangrijke opdracht moesten de GGD’en in zeer korte tijd realiseren.
De inspectie wil met haar toezicht zicht krijgen op de kwaliteit van het testen en het BCO dat door de GGD’en wordt uitgevoerd. Hiermee wil de inspectie bijdragen aan de voorbereiding op eventuele oplevingen van het coronavirus. Met het toezicht op testen en BCO houdt de inspectie, vanuit haar taak om toe te zien op de publieke gezondheid, stimulerend en agenderend toezicht op de 25 GGD regio’s. Daarnaast voert de inspectie zorgbreed diverse toezichtonderzoeken uit om eventuele zorgbrede knelpunten tijdig te kunnen signaleren en agenderen.
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
Methode
Om het toezichtonderzoek bij GGD’en uit te voeren, heeft de inspectie een toetsingskader ontwikkeld. Dit ‘Toetsingskader testen en bron- en
contactonderzoek door GGD’en’ vindt u op onze webpagina Toezicht op testen en BCO bij GGD’en in coronatijd.
De inspectie bezocht uw testlocatie Brinklaan 140 te Bussum en de BCO locatie Burgermeester de Bordesstraat 80 te Bussum. De inspectie observeerde hoe de testafname verliep. Ook sprak de inspectie met de coördinator(en) en
medewerkers die verantwoordelijk waren voor de testlocaties en het BCO, met de arts IZB en met u als DPG. Tijdens het bezoek deed zij dossieronderzoek.
Daarnaast heeft de inspectie de toegezonden documenten bestudeerd.
Algemeen beeld van de GGD
De huidige capaciteit voor de teststraten en het BCO was circa 12 medewerkers.
De GGD voerde de testen en het BCO volledig zelf uit, met eigen medewerkers en ingehuurde medewerkers. De GGD had twee locaties voor de afname van testen, waarvan één in gebruik was. De GGD maakte gebruik van één laboratorium voor de moleculaire diagnostiek.
Resultaten
In deze brief vindt u de resultaten van het bezoek aan uw GGD en de testlocatie.
De resultaten zijn gerangschikt per thema uit het toetsingskader. Normaliter geeft de inspectie aan in hoeverre wordt voldaan aan een norm. In de huidige situatie is de zorg continu in beweging en worden richtlijnen en normen voortdurend
geactualiseerd. Daarom kiest de inspectie ervoor om aan te geven ‘wat goed gaat’
en ‘wat vraagt om verbetering’. De resultaten geven de situatie weer zoals deze was tijdens het bezoek. De resultaten staan daarom in verleden tijd.
Thema 1. Randvoorwaarden
1.1 Inzet medewerkers is van voldoende capaciteit en kwaliteit Wat gaat goed
De GGD had ten tijde van het bezoek voldoende bezetting voor de uitvoer van de testafname en het BCO. Er werd gebruikgemaakt van GGD personeel, met name IZB personeel. Deze medewerkers hielden zich voorheen bezig met de SOA- bestrijding en reizigersvaccinatie en advies. De formatie arts IZB was opgehoogd van 0,5 naar 1,5 fte. Externe medewerkers voor het testen en BCO werden ingehuurd via een uitzendbureau. Dit uitzendbureau was gespecialiseerd in uitzenden van mensen in het zorg en sociaal domein.
In het begin van de pandemie werden JGZ medewerkers ingezet die werkzaam waren bij Jeugd en Gezin Gooi en Vechtstreek, dat los staat van de GGD maar wel in hetzelfde gebouw gevestigd is. Tijdens het bezoek werkte nog een aantal JGZ medewerkers mee bovenop hun uren JGZ.
De opleidingseisen (minimaal MBO) en kwalificaties van medewerkers waren beschreven. Voor zowel de medewerkers van de testlocatie(s) als de medewerkers van het BCO was een inwerkplan. Alle medewerkers van de testlocaties volgden
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
een e-learning over onder andere hygiënisch werken en bemonsteren en liepen enkele dagdelen met een collega mee. De wijze van inwerken was vastgelegd in het “Trainingsprogramma nieuwe medewerkers testen, triage en advieslijn.”
Het BCO werd uitgevoerd door interne medewerkers en uitzendkrachten.
Uitzendkrachten liepen eerst mee in de teststraat en werden daarna ingewerkt voor het BCO. Medewerkers die het BCO uitvoerden, hadden de e-learning
doorlopen van de NSPOH en kregen een persoonlijke training ‘on the job’. Dit hield in dat ze eerst meekeken met ervaren collega’s, vervolgens onder supervisie taken uitvoerden en vervolgens zelfstandig BCO mochten uitvoeren. Instructie voor HPZone en een uitgebreide werkinstructie (Protocol BCO) was beschikbaar.
De wijze van inwerken was vastgelegd in diverse documenten waaronder het Trainingsprogramma medewerkers bron- en contactonderzoek.
Er was altijd een coördinator op locatie beschikbaar voor vragen. Daarnaast was het team IZB van de GGD en de projectleiding beschikbaar voor vragen.
De GGD had aandacht voor overbelasting en emotionele ondersteuning van de medewerkers. De GGD bood psychosociale hulpverlening, de teamcoördinator was coach en de teams hadden een dagstart en afsluiting. Op 'Binnenband' (intranet) was regelmatig aandacht voor psychosociale aspecten van het werk. Deze ondersteuning was niet planmatig vastgelegd.
Medewerkers voelden de ruimte eigen voorstellen te doen. Medewerkers voelden niet alleen deze ruimte, maar naar de voorstellen werd ook geluisterd en op deze voorstellen werd geacteerd.
De GGD had ten tijde van het bezoek voldoende bezetting voor de uitvoer van de testafname en de BCO.
1.2 Materiële voorwaarden zijn aanwezig Wat gaat goed
GGD Gooi en Vechtstreek had twee afnamelocaties waar gebruik van kon worden gemaakt. Eén was gesitueerd bij de brandweerkazerne te Bussum, waar tijdens het bezoek twee teststraten beschikbaar waren. De tweede locatie in Loosdrecht, eveneens een brandweerkazerne, was ten tijde van het bezoek gesloten. De GGD nam de testen af vanuit een “drive trough” situatie. Zij werkten staande met de materialen uitgestald op tafels. De huidige testlocatie was minder geschikt voor warmere en koudere perioden. Naar een andere locatie werd gezocht door de regionale GHOR-afdeling. De GHOR had een locatie in Bussum op het oog die op korte termijn kon worden ingericht voor meerdere teststraten (3 of meer).
Ten tijde van het bezoek had de GGD voldoende persoonlijke
beschermingsmiddelen op voorraad. Deze werden geleverd via het Landelijk Consortium hulpmiddelen (LCH). De GGD kon een keuze maken via de bestelwebsite van het consortium.
Maar de GGD ontving niet altijd de gewenste kwaliteit. Er werd geleverd wat op voorraad was. Medewerkers van de teststraat gaven aan dat sommige maskers niet goed aansloten bij de vorm van hun gezicht of minder prettig waren om lang te dragen. Zij hadden voorkeur voor een specifiek model. De GGD probeerde goed te luisteren naar de verzoeken van de medewerkers en soms lukte het ook dit geleverd te krijgen. Maar de oude voorraad moest dan toch eerst op volgens het LCH onder het motto ‘first in, first out’.
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
De medewerkers van de teststraat beschikten over voldoende materialen voor testafname en verzending van de testen. De coördinatoren waren
verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de materialen.
Ook hadden medewerkers toegang tot CoronIT.
Medewerkers van het BCO hadden toegang tot HPZone en waren opgeleid om correct in het programma te registreren. Uit het dossieronderzoek bleek dat de registratie juist en volledig was.
1.3 Nieuwe ontwikkelingen worden doorgevoerd in de organisatie Wat gaat goed
De GGD had intern vastgestelde procedures voor de implementatie van gewijzigde protocollen. Medewerkers waren bekend met de protocollen en wijzigingen en werkten volgens de gewijzigde protocollen. De GGD gebruikte voor het verspreiden van informatie onder andere een nieuwsbrief, eigen intranet,
medewerkersbijeenkomsten, mail en WhatsAppgroepen. Wijzigingen in protocollen werden een week lang duidelijk gemarkeerd. In versiebeheer werd bijgehouden wat was veranderd. Bij grotere wijzigingen van protocollen werden de
medewerkers in de gelegenheid gesteld deze te lezen en eventueel vragen te stellen. Sinds kort werden grotere bijeenkomsten met BCO-medewerkers georganiseerd om wijzigingen in protocollen door te spreken.
Thema 2. Kwaliteit
2.1 Doorlooptijden zijn conform afspraken Wat gaat goed
De doorlooptijd tussen afname van de test en het geven van een uitslag over een positieve test aan de burger bedroeg 48 uur of minder. Naast de gesprekken met de medewerkers kon de inspectie dit ook vaststellen in een onderzocht HPZone dossier. De landelijke uitvraaglijst werd aangevuld met extra vragen en was opgenomen in het dossier in HPZone.
Het BCO startte binnen 24 uur nadat de GGD een uitslag van een positieve test had ontvangen. Meestal startte het BCO al voordat de uitslag in CoronIT
verscheen omdat de GGD de uitslag al daarvoor van het lab had ontvangen. Dit kon omdat de GGD naam en geboortedatum van de geteste persoon op de buisjes plakte.
Het contact met en opvolging van positief geteste burgers werd uitgevoerd volgens protocol, namelijk op 0, 7 en 14 dagen. Wanneer een burger niet kon worden bereikt, werd zo mogelijk de voicemail ingesproken of werd een mail gestuurd. Tevens werd een notitie gemaakt om de volgende dag nogmaals een poging te doen contact met de burger te krijgen.
Bij een uitslag van een negatieve test, die via landelijke kanalen gaat, duurde het regelmatig langer dan 48 uur voordat de burger het bericht kreeg.
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
2.2 Risicogroepen en kwetsbare groepen zijn geïdentificeerd en er wordt actief naar gehandeld
Wat gaat goed
De GGD had een risico-inventarisatie gedaan naar in welke instellingen, bedrijven en situaties zich kwetsbare personen of personen met een verhoogd risico op transmissie bevonden en welke acties of maatregelen noodzakelijk waren.
Risicogroepen binnen de regio waren geïdentificeerd en werden actief gevolgd.
Een specifiek voorbeeld werd gegeven over een index vanuit een gemeenschap met een andere culturele achtergrond. Voor diverse mensen was het Nederlands niet de eerste taal. De GGD vertelde op welke actieve wijze samen met een leidinggevende persoon uit deze gemeenschap werd geacteerd om verdere verspreiding van het virus in deze gemeenschap te voorkomen. Tevens werden folders achtergelaten in de desbetreffende taal.
De toegang tot teststraten en communicatie daarover was afgestemd op mensen met lagere gezondheidsvaardigheden en/of laaggeletterdheid, anderstaligen en mensen met (fysieke en/of licht verstandelijke) beperking. Voorbeelden werden benoemd van ervaringen met dementerende ouderen, jonge tot zeer jonge kinderen en personen met een verstandelijke beperking. Binnen deze regio waren naar verhouding weinig allochtonen. Tolken werden nauwelijks ingezet, soms wel medewerkers of familieleden die de betreffende andere taal spraken. Voor uitzonderlijke gevallen werden afspraken met huisartsen gemaakt.
2.3 De kwaliteit van de testen is geborgd Wat gaat goed
De medewerkers waren bekend met de instructies voor testafname en verzending naar het laboratorium. De kwaliteit van de testafname werd bewaakt door de coördinatoren.
In de teststraat werd een keel- en neusswab afgenomen met twee afzonderlijke swabs. De swabs werden afgenomen, bewaard en verzonden volgens protocol.
Buisjes werden verzonden in safetybags. Op de bag stond een barcode, maar daar werd geen gebruik van gemaakt. Gebruik werd gemaakt van de barcode op het buisje en als extra waarborg werd de naam en geboortedatum van de geteste persoon handmatig op een sticker geschreven die op het buisje werd geplakt.
Materiaal werd door de week twee keer per dag opgehaald door een koerier. In het weekend leverde een medewerker van de teststraat de krat met safetybags af bij de daarvoor aangewezen koelkast achter de receptie van het ziekenhuis.
Voor de moleculaire corona diagnostiek (PCR) werd gebruikgemaakt van één laboratorium dat volgens het RIVM voldeed aan de kwaliteitscriteria voor
testlaboratorium voor moleculaire SARS-CoV-2-diagnostiek. Met dit laboratorium waren afspraken gemaakt.
Wat vraagt om verbetering
Er waren geen duidelijke afspraken met het laboratorium gemaakt over opslag van de buizen bij hitte. Aangegeven werd dat bij temperaturen hoger dan 25 °C de buisjes in een koelkast werden geplaatst (vaccinkoelkast met log- en
waarschuwingsmogelijkheid).
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
2.4 De kwaliteit van het BCO is geborgd Wat gaat goed
Het BCO werd uitgevoerd volgens protocol. Twee coördinatoren en een arts IZB waren beschikbaar en droegen zorg voor de kwaliteitsbewaking en het afsluiten van dossiers. Ze toetsten de dossiers van index patiënten. Over monitoren, signaleren en handelen bij een lokale uitbraak waren vastgelegde afspraken.
Thema 3. Samenwerking
3.1 Er vindt afstemming plaats met regionale en landelijke partijen Wat gaat goed
De GGD had een structuur voor afstemming en communicatie met landelijke en regionale partijen, die tijdens de COVID-19 crisis was geïntensiveerd.
Zowel de DPG als medewerkers waren betrokken bij de landelijke werkgroep BCO.
Regionale afspraken met andere GGD’en waren al aanwezig in het kader van het Regionaal Overleg Infectieziekten (ROI) en het Landelijk Overleg Infectieziekten (LOI). De GGD maakte samen met andere GGD’en van Noord-Holland en Flevoland gebruik van de RAC-er van GGD Hollands Noorden. GGD’en in deze regio’s werkten goed samen op het gebied van IZB.
De DPG en plaatsvervangend DPG hadden contact met het RIVM, DPG-en, samenwerkingsverband GGD-en Noord-Holland en Flevoland en ROAZ.
3.2 Er vindt afstemming plaats in de keten (binnen en buiten de GGD) Wat gaat goed
De GGD had de afstemming tussen ketenpartners rond het testen en BCO binnen en buiten de GGD georganiseerd. De DPG en plaatsvervangend DPG had contact met de voorzitter van de veiligheidsregio, burgemeesters en wethouders, besturen instellingen en beroepsgroepen, waaronder huisartsen.
De DPG had dagelijks contact met andere DPG’en via DPG-mail en regelmatig met de ROAZ. Die informatie werd direct uitgezet binnen het crisisteam van de GGD.
Dit team kwam vanaf het begin elke dag bij elkaar en sinds kort driemaal per week.
De eigen afdeling communicatie speelde een grote rol bij het verkrijgen en verspreiden van informatie. De DPG gaf aan bewust te zijn van zijn
verantwoordelijkheid. Hij had korte lijnen en had regelmatig overleg met de voorzitter van de veiligheidsregio. In de beginfase waren in de regio de nodige problemen met besturen van VVT's en enkele huisartsen, onder andere over het gebruik van een commercieel laboratorium en beschikbaarheid van persoonlijk beschermingsmiddelen.
De DPG en de plaatsvervangend DPG hadden de afstemming tussen GGD en regionale partners zoals (huis-)artsen, zorginstellingen, kinderopvang, scholen en bedrijven georganiseerd. De GGD had deze partijen altijd al in beeld. De GGD had een risico-inventarisatie gemaakt per risicogroep en verdere afspraken gemaakt
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
waar nodig. De GGD had nu meer, intensiever en meer gestructureerd contact met alle sectoren waaronder de VVT-sector.
De coördinatoren waren de schakel tussen testlocatie(s), laboratorium en BCO.
Thema 4. Opschalen
4.1 Opschalen van testen en BCO bij een lokale uitbraak en/of een
‘tweede golf’ van het coronavirus is mogelijk en geborgd Wat gaat goed
De GGD had een regionaal opschalingsplan voor de uitbraak van een
infectieziekte. Voor COVID-19 had de GGD bepaald wanneer en hoe opgeschaald kon worden bij een eventuele “tweede golf”. Ook werden afspraken gemaakt om voor het laboratorium of benodigd personeel zo nodig uit te kunnen wijken naar de regio Utrecht en Flevoland.
Met medewerkers waren afspraken gemaakt over afbouw van contracten en herhaalde inzetbaarheid bij opschalen.
Het contract met het uitzendbureau was onlangs verlengd tot december 2020. Per 1 september komen 20 extra mensen in dienst. Met het uitzendbureau waren afspraken gemaakt over het op- en afschalen: een week voor opschalen, twee weken voor afschalen.
Daarnaast kon eigen personeel, met name van de SOA-bestrijding en de reizigersvaccinatie en adviezen inspringen.
Indien nodig kon, ook na 1 september, bij nood een beroep gedaan worden op de reeds ingewerkt medewerkers van Jeugd en Gezin Gooi en Vechtstreek
Aanvullend
Tijdens het bezoek van de inspectie is er in de gesprekken met verschillende GGD- medewerkers ook aanvullende informatie opgehaald die niet getoetst werd in het toetsingskader, maar die de inspectie waardevol vindt om mee te nemen. Het gaat zowel om knelpunten, “lessons learned” als handreikingen voor andere GGD’en.
Hieronder vindt u daarvan een weergave.
• De DPG gaf aan dat het landelijke crisisplan Publieke Gezondheid hielp bij het opzetten van de teststraat en BCO. Opvallend was het positieve oordeel van de DPG over het functioneren van de ROAZ die taken vervulde die, volgens de DPG, eigenlijk bij de GHOR hoorden.
• De GGD maakte gebruik van een landelijk Excelbestand, waarin werd weergeven welke en waar de capaciteit en tekorten van BCO medewerkers waren. Het was onduidelijk of dit systeem werkt wanneer echt tekorten gaan optreden.
• Tijdens het bezoek werd de inspectie op de kwetsbaarheid van de (landelijke) software gewezen. Het weekend voor het bezoek was bijvoorbeeld een storing in HPZone en zeker in het begin viel regelmatig CoronIT uit.
• Tijdens afnames werden veel signalen opgevangen dat mensen zich lieten testen alleen omdat zij op vakantie wilden. Zij hadden geen klachten en gaven dit soms volmondig toe. De medewerkers van de teststraat hadden instructie gekregen hierop niet te reageren en gewoon af te nemen. Deze burgers
Datum
2 september 2020
Ons kenmerk
werden soms boos als zij met het callcenter van de GGD belde als de uitslag van de test niet binnen de gestelde (of verwachte) termijn was doorgegeven wat zij nodig hadden als bewijs voor vakantie.
Conclusie
De inspectie ziet dat u in de afgelopen maanden hard heeft gewerkt aan de
organisatie van het testen en BCO, daar heeft zij veel waardering voor. U leest dat terug onder de kopjes ‘wat gaat goed’ in de paragraaf resultaten. Op één punt ziet zij nog verbetermogelijkheden. U heeft in de paragraaf resultaten onder het kopje
’wat vraagt om verbetering’ kunnen lezen welke dit is.
Vervolg
De inspectie verwacht dat u invulling geeft aan het aandachtspunt dat de inspectie heeft vastgesteld, mede met het oog op een mogelijke toename van besmettingen met het coronavirus in de komende periode, waarbij opnieuw opschaling van uw organisatie nodig is.
Naast de bezoeken aan alle GGD’en, spreekt de inspectie met landelijke partijen, inventariseert zij hoe burgers het testen en BCO ervaren en zal er een uitvraag bij de analyserende laboratoria plaatsvinden. Mogelijk komen daar nog
aandachtpunten voor uw of alle GGD’en uit naar voren. Die deelt de inspectie na de zomer in haar eindrapportage met daarin het geaggregeerde beeld van alle bezochte GGD-regio’s. De publicatie daarvan is tegelijk met het openbaar maken van dit vastgestelde briefrapport. Hiermee rondt de inspectie het
toezichtonderzoek bij uw organisatie af.
Knelpunten die u heeft benoemd tijdens het inspectiebezoek die niet binnen het handelingsperspectief van uw GGD liggen, zal de inspectie waar mogelijk opnemen in het geaggregeerde eindrapport.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Als u nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de projectleiders Toezicht op testen en BCO: . U kunt hen bereiken via het e-mailadres .
Met vriendelijke groet,
, coördinerend specialistisch inspecteur , senior inspecteur
, senior inspecteur
