gemeenteraad GOEDGEKEURD
Besluit Zitting van 20 december 2018
Adjunct Algemeen Directeur - Sport-jeugd
7 2018_GR_00232 Aanpassingen huishoudelijk reglement polyvalente zaal jeugdcentrum Den Trechter
Samenstelling:
Aanwezig:
de heer Kris Herremans, voorzitter; de heer André Van de Vyver, burgemeester; de heer Aard Van der Donckt, schepen; mevrouw Ann Van Damme, schepen; de heer Theo Van Roeyen, schepen; de heer Bruno Byl, schepen; de heer Chris Vermeulen, schepen; de heer Guido Weyns, gemeenteraadslid; mevrouw Irene Hoppe, gemeenteraadslid; mevrouw Cindy
Dobbeleir, gemeenteraadslid; de heer Ronny Dobbeleir, gemeenteraadslid; mevrouw Denise Melis-De Lamper, gemeenteraadslid; mevrouw Marleen Van Hauteghem, gemeenteraadslid;
mevrouw Vera Cole, gemeenteraadslid; de heer Danny Van Hove, gemeenteraadslid; de heer Ronny Hiel, gemeenteraadslid; de heer Robby Van den Bergh, gemeenteraadslid; de heer Bert Verbraeken, gemeenteraadslid; de heer Lieven Bernaers, gemeenteraadslid; mevrouw Patricia Lierman, gemeenteraadslid; de heer Johan Dom, gemeenteraadslid; mevrouw Inge
Vandenbussche, gemeenteraadslid; mevrouw Ilse Weynants, algemeen directeur Verontschuldigd:
de heer Guy Carpentier, gemeenteraadslid; mevrouw Mariette Voogd, gemeenteraadslid;
mevrouw Anne Vervoort, gemeenteraadslid Beschrijving
Aanleiding en context
De afgelopen twee jaren hebben er zich enkele gebeurtenissen voorgedaan op bepaalde evenementen die plaatsvonden in de polyvalente zaal van het jeugdcentrum Den Trechter.
Deze gebeurtenissen kwamen niet overeen met het doel van de polyvalente zaal van het jeugdcentrum, echter liet het huidige reglement niet toe om te voorkomen dat zulke evenementen nog plaatsvonden in het jeugdcentrum. We waren dus enkel in staat om na de feiten te reageren en niet om te voorkomen.
In een werkgroep betreffende het fuifbeleid opteerden we dan ook om het reglement aan te passen.
De voornaamste richtlijnen werden opgesteld in overleg in de werkgroep. Hierna zaten de verschillende betrokken partijen nog samen om alles verder in detail uit te werken tot een reglement waar alle betrokken partijen achter staan.
Het hoofddoel van de wijzigingen aan het reglement is om een veilig fuif-klimaat te creëren voor de jongeren.
Argumentatie
- voorblad: toevoeging bijlage 3 + wijziging email adres + schrapping - art 3: wijziging datum
- art 6: wijziging sluitingsuur (4u30 ipv 6u00)
- art 7: aanpassing doelgroep (enkel 2070, 2050, 9150, 9120)
- art 9: toevoeging (evenementenfiche + overleg politie + screening politie) - art 10: toevoeging (resultaten screening)
- art 11 en 12: wijziging nummering - art 13: toevoeging (evenementenfiche) - art 14 tem 17: wijziging nummering
- art 18: toevoeging (aantal stewards + taken + vermelding verantwoordelijke ter plaatse op evenementenfiche) + schrapping oude regeling
- art 19 tem 31: wijziging nummering
- art 32: schrapping (verplaatsing naar art 40)
- art 33: wijziging nummering + schrapping (verplaatsing naar art 32 en art 40) - art 34: toevoeging (verplaatsing)
- art 35 tem 39: wijziging nummering - art 40: toevoeging (verplaatsing) - art 41 tem 49: wijziging nummering - art 50: toevoeging (akkoord huurder) - art 51: toevoeging (verplaatsing)
- bijlage 1: actualisering huidig aanbod aan materiaal
- bijlage 3: toevoeging evenementenfiche + wijzigingen contactgegevens + toevoeging akkoord huurder + toevoeging omschrijving evenement + toevoeging eind uur + toevoeging verantwoordelijke +
toevoeging max aantal deelnemers Regelgeving: bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 42-43 van het gemeentedecreet Regelgeving: openbaarmaking
Dit besluit is niet ter inzage op basis van:
Financiële en beleidsinformatie Visum: geen visum noodzakelijk Motivering
Nvt
Financiële informatie nvt
Stemming op het besluit
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Besluit Artikel 1
De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor het gebruik van de polyvalente zaal JC Den Trechter, zoals bijgevoegd in bijlage, goed, met ingang van 01.02.2019.
Bijlagen
1. 2018 Gecoördineerde versie HR Polyvalente zaal JC Den Trechter.docx Aldus beslist in bovenvermelde zitting,
Namens de gemeenteraad
Huishoudelijk reglement voor het gebruik van de polyvalente zaal
Jeugdcentrum Den Trechter
1 februari 2019
Inhoud
No table of contents entries found.
Jeugdcentrum Den Trechter Administratieve zetel
Dorp Oost 42 - 2070 Zwijndrecht Binnenplein - 2070 Zwijndrecht
Contact: Jeugddienst Zwijndrecht tel: 03 250 49 80 - 0498 92 48 39 - jeugdcentrum@zwijndrecht.be
Opgevraagde persoonlijke gegevens worden enkel gebruikt voor administratieve doeleinden. De wetten van 8 december 1992 en 10 november 1997 geven u inzagerecht en het recht op kosteloze verbetering van uw gegevens
Algemeen
Infrastructuur
artikel 1
Dit reglement treedt in werking vanaf 1 februari 2019.
art. 2
De infrastructuur van Jeugdcentrum Den Trechter wordt omschreven in bijlage 1 van dit reglement.
art. 3
Het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk Jeugdcentrum Den Trechter kan gebeuren door alle personen en instanties omschreven in art.7 waarvan het bestaan vooraf ter kennis werd gebracht en aanvaard door de jeugddienst.
art. 4
In de polyvalente ruimte bevindt zich een EHBO-koffer. Bij eventueel gebruik van de EHBO-koffer meldt de gebruiker dit aan de jeugddienst.
Aanvraag & reserveringen
art. 5
De polyvalente zaal kan slechts voorbehouden worden mits een voorafgaande schriftelijke aanvraag.
Een optie op de polyvalente zaal kan genomen worden en is maximum twee weken geldig. Zonder bevestiging vervalt de optie na deze 2 weken.
De aanvragen voor het gebruik van de polyvalente zaal kunnen maximaal één jaar voorafgaand aan de activiteit worden ingediend, met uitzondering van art.7 het 2e lid.
art. 6
Maandagvoormiddag is het Jeugdcentrum Den Trechter gesloten en is de polyvalente zaal niet beschikbaar.
Van zondag tot en met donderdag kan de polyvalente zaal enkel gebruikt worden tot 22u00 bij activiteiten met muziek en tot 24u00 bij activiteiten zonder muziek.
Het sluitingsuur voor weekend dagen (vrijdag en zaterdag) ligt vast op 04u30 (Om 04u00 sluit de toog, stopt de muziek en gaan de lichten aan, om 04u30 zijn alle bezoekers uit het jeugdcentrum.).
Hou steeds rekening met eventuele repetities in de repetitieruimte die geluidsoverlast kunnen veroorzaken.
art. 7
Bij gelijktijdige aanvragen heeft het Jeugdcentrum Den Trechter voor de eigen programmatie en haar samenwerkingsverbanden (inclusief VZW Jeugdhuis Den Trechter) voorrang.
Voor privé –en /of familiefeesten kan de polyvalente zaal enkel ter beschikking worden gesteld aan particulieren, erkende verenigingen of scholen woonachtig of gevestigd in postcodes 2070 (Zwijndrecht), 2050 (Linkeroever), 9150 (Kruibeke) en 9120 (Beveren). Bovendien moet het gaan om feesten door en/of voor de doelgroep 16 tot en met 30 jaar.
Voor openbare feesten kan polyvalente zaal Den Trechter enkel ter beschikking worden gesteld aan:
1. particulieren en verenigingen woonachtig of gevestigd in postcodes 2070 (Zwijndrecht), 2050 (Linkeroever), 9150 (Kruibeke), 9120 (Beveren) en met als doelgroep maximum 30 jaar
2. Zwijndrechtse scholen of Zwijndrechtse verenigingen met jeugdwerking voor de doelgroep +30 jaar, maar maximum vier maanden op voorhand en in afspraak met de jeugddienst
3. Zwijndrechtse verenigingen zonder jeugdwerking voor de doelgroep +30 jaar, maar slechts 1 x per jaar
art. 8
De aanvragen voor het gebruik van de polyvalente zaal gebeuren schriftelijk/digitaal door de secretaris, de voorzitter of de aangewezen verantwoordelijke van de vereniging, instelling of natuurlijke persoon.
Deze onderschrijver is verantwoordelijk tegenover het gemeentebestuur voor het gebruik ervan, persoonlijk of voor zijn of haar vereniging of instelling.
art 9
Bij het organiseren van een fuif, feest of optreden is de gebruiker verplicht minimaal twee maanden voorafgaand aan het evenement een evenementenfiche (bijlage 3) ingevuld te bezorgen aan de jeugddienst.
De verantwoordelijke zoals ingevuld op de fiche overlegt voor het evenement met de lokale politie Zwijndrecht om de veiligheidsmaatregelen te bespreken en te overlopen.
Op basis van de ingevulde evenementenfiche zal de verantwoordelijke die de polyvalente zaal wenst te huren, voorafgaandelijk aan het afsluiten van het contract worden gescreend door de lokale politie Zwijndrecht. Deze screening geldt zowel voor private als voor publieke feesten. De screening gebeurt op basis van relevante antecedenten. Het doel is een potentieel risico op verstoring van de openbare orde te voorkomen.
art. 10
Het college van burgemeester en schepenen behoudt het recht, afhankelijk van de aard van de ingerichte activiteit, of de resultaten van de screening door lokale politie Zwijndrecht het gebruik te weigeren. Deze weigering wordt voorgelegd op het eerstvolgende beheersorgaan Den Trechter.
De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan het lokaal, dan waarvoor toelating werd verleend.
Slechts die lokalen mogen in gebruik genomen worden waarvoor een toelating is verleend en enkel door de vereniging, instelling of natuurlijke persoon die de aanvraag deed.
art. 11
Bij vaststelling van inbreuken op dit reglement of op de gebruiksmodaliteiten kan een organisatie uitgesloten worden van het gebruik van de lokalen. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen. Het beheersorgaan Den Trechter wordt hiervan in kennis gesteld.
art. 12
De retributies voor de polyvalente zaal zijn opgenomen in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het Jeugdcentrum Den Trechter.
Afspraken
art. 13
De gebruiker neemt vooraf contact op met de jeugddienst om een vlotte organisatie te waarborgen. In het bijzonder geldt dit voor de betaling van de retributie, het invullen van de evenementenfiche en voor het in orde brengen van de verzekering.
art. 14
Er is een algemeen verbod voor het schenken en consumeren van sterke drank en energiedrank in het Jeugdcentrum Den Trechter.
Het is ten strengste verboden alcohol te schenken aan -16 jarigen.
art. 15
De gebruiker informeert zich voldoende vooraf over de werking van verlichting, verwarming, DJ - systeem en toegang via het badgesysteem. Daarvoor kan hij terecht op de jeugddienst.
art. 16
De toegangsbadge van het lokaal of van de lokalen dient ten laatste op de openingsdag voor de geplande activiteit te worden afgehaald en terugbezorgd in samenspraak met de jeugddienst.
In geval van verlies van de toegangsbadge wordt een bedrag gefactureerd. De prijs voor het verlies of schade is terug te vinden in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 17
Bij het beëindigen van de activiteit dient het licht uitgeschakeld te worden.
Alle ramen en deuren van de toegankelijke ruimtes moeten gesloten worden.
art. 18
Bij het organiseren van een fuif, feest of een optreden is de organisatie steeds verplicht om minimaal 3 stewards te voorzien. De stewards zien toe op de veiligheidsmaatregelen en het goede verloop van het evenement. Ze zorgen ervoor dat de vertrekkende bezoekers niet voor overlast zorgen in de buurt. De stewards moeten nuchter en herkenbaar zijn (fluo jasjes, T-shirts, badges,…). Ze zijn op de hoogte gebracht van veiligheidsvoorschriften door de jeugddienst.
Daarnaast vult de gebruiker op de evenementenfiche een verantwoordelijke ter plaatse in. Die is tijdens het evenement nuchter en aanspreekbaar aanwezig en fungeert als contactpersoon voor de ordediensten.
art. 19
Alle publiciteit van de activiteiten dient de naam en het adres van de gebruiker te vermelden.
Het is wenselijk dat de publiciteit van de gebruiker het logo van het Jeugdcentrum Den Trechter draagt.
U kunt hiervoor contact opnemen met de jeugddienst.
art. 20
De gebruiker zorgt zelf voor de bediening van de bar in de polyvalente zaal. De gebruiker is verplicht te putten uit de drankvoorraad van de aangeduide drankleverancier van het Jeugdcentrum Den Trechter.
Bij overtreding van dit artikel. wordt een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk Jeugdcentrum Den Trechter.
art 21
De gebruiker staat zelf in om tijdig (2 weken voor het evenement) zijn drankbestelling door te geven aan de aangeduide drankleverancier. De drankkoeling dient onmiddellijk na het evenement leeggehaald te worden. De restanten van de dranken en/of lege goederen dienen op de daarvoor voorziene plaatsen gesorteerd te worden. Bij overtreding van dit artikel. wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 22
De gebruiker dient bij muziekactiviteiten verplicht gebruik te maken van de in de zaal voorziene geluidsmeter en dient hierbij erop toe te zien en te registreren dat de opgelegde geluidsnorm (maximaal geluidsniveau 100 dB(A)Laeq,15min) te allen tijde nageleefd wordt. De gebruiker (de aanvrager/organisator) staat in voor de naleving van de geluidsnormen. De gebruiker is verantwoordelijk in geval van overtredingen van de geluidsreglementering. De gebruiker staat zelf in om oordopjes te voorzien voor de bezoekers. Meer info kan steeds verkregen worden via de jeugddienst.
art. 23
De in- en uitgangen en de nooddeuren van het Jeugdcentrum Den Trechter mogen tijdens de activiteit niet op slot zijn of geblokkeerd worden. Indien een gebruiker de veiligheidsregels niet naleeft, zal de activiteit worden stopgezet.
art. 24
De nooddeuren mogen enkel in geval van nood worden geopend. Het openen van de deuren zorgt voor geluidsoverlast voor omwonenden. Tevens moeten de algemene wetten rond geluidsoverlast gerespecteerd worden door de huurder en diens bezoekers.
art. 25
De gebruiker beschikt over de polyvalente zaal en het beschikbare meubilair, binnen de gangbare veiligheids- en gebruiksvoorschriften.
De gebruiker dient vooraf duidelijke afspraken te maken met de jeugddienst met betrekking tot het gewenste meubilair en materiaal (podiumelementen, tafels en stoelen,…).
De technische ruimtes mogen onder geen enkel beding worden betreden door de gebruiker.
art. 26
Het gebruik van een vestiaire bij activiteiten in de polyvalente zaal wordt ten zeerste aangeraden. De gebruiker staat in voor de bewaking in de toegankelijke ruimten tijdens de hele duur van de activiteit.
art. 27
Er kan materiaal van de gemeentelijke uitleendienst ontleend worden. De gebruiker is verantwoordelijk voor de eventueel aangerichte schade aan dit materiaal.
De materiaalaanvraag is onderworpen aan de reglementering van het gemeentelijke retributiereglement materiaaluitleendienst. Alle afspraken worden door de gebruiker gemaakt met de jeugddienst. In bijlage 1 staat een overzicht van het reeds aanwezige materiaal.
Gebruikers van de infrastructuur kunnen terecht bij de jeugddienst, die alle aanvragen centraliseert (aanvraag toelating gebruik, gebruik materiaal uitleendienst, informatie over rechten en plichten…).
art. 28
Versieringen en publiciteit worden uitsluitend in het gebruikte lokaal aangebracht in overleg met de jeugddienst. Er mogen in geen enkel geval bevestigingsmiddelen, zoals nagels, schroeven en duimspijkers, in de muren aangebracht worden. Versieringen en publiciteit worden onmiddellijk na de activiteit verwijderd.
art. 29
De zaal wordt door de gebruiker klaargezet. Het opruimen gebeurt onmiddellijk na de afloop van de activiteit, tenzij er na overleg met de jeugddienst een andere regeling wordt getroffen.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor achtergelaten materiaal.
Het opbouwen en opruimen moet gebeuren na overleg met de jeugddienst.
art. 30
Wanneer toebehoren worden gebruikt, dienen deze terug proper in de bergingen geplaatst te worden. Al het materiaal moet proper achtergelaten worden; het nodige poetsmateriaal bevindt zich achter de toog in de kast.
art. 31
De zaal, traphallen (voor en achter), lift, toiletten, toogzone en buitenomgeving moeten worden achtergelaten zoals vermeld staat in bijlage 2.
De retributie voor het veeg- of dweilproper achterlaten van de zaal is terug te vinden in artikel 3 van het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 32
Wegwerpbekers zijn niet toegelaten. De zaal is voorzien van herbruikbare bekers en glazen, deze dienen na gebruik weer proper achtergelaten te worden. Bij overtreding van dit artikel. wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 33
De toogzone dient achtergelaten te worden zoals vermeld in bijlage 2. Bij het beëindigen van de activiteit dienen lichten uitgeschakeld te worden. Alle ramen en deuren moeten slotvast gesloten worden.
Veiligheid
art. 34
De polyvalente zaal heeft een capaciteit van maximum 370 personen (staand) of 236 personen (zittend) tegelijkertijd. De gebruiker controleert dat het aantal aanwezige personen die zich in de zaal bevinden deze capaciteit niet overschrijdt.
art. 35
Er geldt een algemeen rookverbod in het Jeugdcentrum Den Trechter. Bij overtreding van dit artikel.
wordt er een vergoeding aangerekend zoals vermeld in het retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 36
Het is verboden vuurwerk te gebruiken in het Jeugdcentrum Den Trechter. Eventuele kosten voor de brandweer en/of de wachtdienst zullen verhaald worden op de gebruiker.
art. 37
Er mag op geen enkele manier vuur gemaakt worden in het Jeugdcentrum Den Trechter, niet om te koken, niet voor andere dingen. Er mag geen gebruik worden gemaakt van gasbekkens.
art. 38
De vrije toegang tot de zaal en bijhorende ruimten (vestiaire, toog, bar, drankberging, technische ruimten) mag op geen enkele wijze belemmerd worden door meubilair, linten of ander materiaal.
art. 39
Noch de kasten met brandhaspels, noch enig ander veiligheidsmateriaal mag bedekt zijn, evenmin mag er een meubelstuk of een obstakel voor geplaatst worden.
De gebruiker informeert zich over de werking van de brandhaspels en de poederblusapparaten.
art 40
Tijdens fuiven, feesten en optredens mogen er geen glazen gebruikt worden. Bij andere activiteiten (receptie, feest, tentoonstelling, …) mag dit wel. De jeugddienst behoudt het recht om te oordelen of het gebruik van glazen te riskant is en het daarom te verbieden.
art. 41
Zonder toestemming van de jeugddienst zijn andere verwarmingsbronnen en elektrische toestellen dan deze die ter beschikking worden gesteld, ten strengste verboden.
art. 42
Zwaardere stroomaansluitingen dienen minimaal 2 weken vooraf aangevraagd te worden. De instructies
art. 43
Het gebruik van een eigen geluidsinstallatie is toegestaan zolang men de geluidsnormen zoals vermeld in artikel 22 ten zeerste naleeft. De gemeente is in geen geval aansprakelijk voor eventuele schade aan het materiaal.
Schade en verzekering
art. 44
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan het lokaal, meubilair en apparatuur is aangericht, zowel door zichzelf, zijn aangestelde als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteiten. Hij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade.
De vergoeding voor de aangerichte schade en de gepresteerde uren van het personeel wordt bepaald door vaststelling bij de controle na de activiteit. De gebruiker dient na gebruik van de infrastructuur de gebruikte ruimtes proper achter te laten. Bijlage 2 bevat een overzicht van alle ruimtes en de wijze waarop deze gekuist dienen te worden. Iedere nalatigheid zal leiden tot een schadevergoeding en/of uitsluiting.
De gebruiker dient schade of tekortkomingen, vastgesteld voor het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan de jeugddienst. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen lasten wordt gelegd. Als de gebruiker de schade niet betaalt, zal hij worden uitgesloten van gebruik, totdat de schade is vergoed. Voor schadevergoeding en beschadiging aan lokaal, meubilair en apparatuur zal de gebruiker een factuur ontvangen. De vaststelling gebeurt door de jeugddienst. Een overzicht van de gehanteerde schadevergoedingen is terug te vinden in het gemeentelijk retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het Jeugdcentrum Den Trechter.
art. 45
Het gemeentebestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval of schade opgelopen door de gebruikers. Het gemeentebestuur en de personeelsleden zijn evenmin verantwoordelijk voor verdwenen voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en uitrusting van de gebruikers. Daarom is de gebruiker verplicht onmiddellijk na de activiteit de apparaten, goederen en uitrusting, niet behorend tot de uitrusting van het Jeugdcentrum Den Trechter, te verwijderen.
art. 46
Het gemeentebestuur is verzekerd tegen brand, tegen ongevallen tegenover derden (burgerlijke aansprakelijkheid) en tegen objectieve aansprakelijkheid (brand -en ontploffingsgevaar). De gebruiker is verantwoordelijk voor de burgerlijke en voor de contractuele aansprakelijkheden (schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting). Er wordt een abonnementspolis afgesloten bij de verzekeringsmaatschappij waarbij de contractuele aansprakelijkheid bij het gebruik van de infrastructuur, Dorp Oost 42, verzekerd wordt. De gebruiker moet hier beroep op doen indien hij hiervoor geen eigen verzekering heeft.
De gebruikers moeten een verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afsluiten via de abonnementspolis van het Jeugdcentrum Den Trechter of via een eigen verzekeraar. Het bewijs van de eigen verzekeraar dient uiterlijk 3 weken voor de activiteit voorgelegd te worden.
Indien de gebruiker geen eigen verzekering heeft, dient hij uiterlijk 1 week voor de activiteit aan de jeugddienst het bewijs voor te leggen dat een verzekering werd afgesloten en de betaling werd verricht.
Bij niet – betaling wordt het gebruik stopgezet.
De formulieren om deze polis aan te vragen zijn te verkrijgen op de jeugddienst of worden meegestuurd met dit reglement.
art. 47
Bij een tentoonstelling staat de gebruiker in voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis “van nagel tot nagel”, d.w.z. alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging. Een bewijs van verzekering dient aan de jeugddienst te worden voorgelegd één week voor de aanvang van de tentoonstelling.
art. 48
Elke gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers, e.d.).
De gebruiker moet voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen.
art. 49
Bij manifestaties met gebruik van tekst of muziek moet de gebruiker contact opnemen met SABAM.
Aanvraagformulieren hiervoor zijn ter beschikking op de jeugddienst en worden meegestuurd met dit reglement. Het recht van de billijke vergoeding voor de polyvalente zaal (tarief met dans) wordt geregeld door het gemeentebestuur.
art. 50
Bij het vastleggen van de zaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van dit huishoudelijk reglement.
art. 51
De jeugddienst wordt belast met de praktische uitvoering van dit reglement.
Bijlage 1 – De Polyvalente zaal binnen de Infrastructuur Jeugdcentrum Den Trechter omvat volgende elementen:
POLYVALENTE ZAAL (14m x 17m = 238m²) met bar /toogzone capaciteit van maximum 370 personen (staand) of 236 personen (zittend)
Standaard aanwezig
DJ-installatie:
o Mengpaneel JB systems MIX 6 USB
o JB USB 2.2 dubbele CD speler o Versterker: PLD 4.3 2500w amp o 4 QSC Master-Audio luidsprekers o 4 QSC Master-Audio subwoofers o 16 LED PAR 64 spots
o Lichtmengpaneel: LED CON XL JB systems o 8 scanners
podiumelementen (12)
Stroomaansluitingen 230 volt – 380 volt
opstelling met of zonder tafels en stoelen:
o 27 tafels (1,20m x 0.75m) o 87 stoelen.
5 panelen om zaal te verkleinen
internetaansluiting
4 tapkranen
Warm water in EHBO lokaal
Geen kookvoorziening
Herbruikbare bekers
Glazen en tassen (niet voor fuiven en optredens)
IJskasten
EHBO-koffer
Poetsmateriaal
15 nadars
Vouwladder
1 jassenrek (72 haakjes in totaal)
Geluidsmeter (laptop + microfoon)
Optioneel te verkrijgen materiaal (enkel op aanvraag bij het reserveren van de zaal en niet standaard aanwezig)
2 Pioneer CDJ900 nexus CD spelers
Pioneer DJM 900 nexus mengpaneel
Beamer + scherm
Bijlage 2 - Checklist voor het correct achterlaten van elke ruimte
Bij het verlaten van de ruimtes dienen volgende zaken onmiddellijk na elke activiteit te gebeuren:
Polyvalente zaal
stoelen en tafels afgekuist en terug op de karren gestapeld in de berging
panelen tegen zijkant plaatsen en proper maken
buiten alle bekertjes, lege flessen, gebroken glas ed. opruimen
zaal vegen en dweilen (zie artikel 3 retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk jeugdcentrum Den Trechter)
toiletten
papier oprapen en in voorziene vuilbakken deponeren
flessen, bekers ed. verwijderen
vuile plekken met nat verwijderen
vloer vegen en dweilen (zie artikel 3 retributiereglement voor het gebruik van de infrastructuur van het gemeentelijk jeugdcentrum Den Trechter)
bij niet – dweilen van de ruimte betaalt de gebruiker een schadevergoeding.
Traphal en lift (voor en achter)
bekertjes, lege flessen, gebroken glas ed. opruimen
vuile plekken, in welke hoedanigheid dan ook, met nat verwijderen
de lift
Bar / toogzone zaal
De apparatuur van de bar moet na gebruik gereinigd worden.
Bij het gebruik van de bar is de gebruiker verplicht deze grondig schoon te maken en alle gebruikte materialen proper achter te laten. Deze verplichting houdt in:
o afwassen van bekers, glazen en tassen o leegmaken van de ijskasten
o sorteren van leeggoed en volle bakken o spoelbakken en barmeubel poetsen
o sorteren van afval (en deponeren in de containers achteraan het jeugdhuis), er worden afvalbakken voorzien
o reinigen percolator
Buiten ruimte (terras, put en omgeving)
alle bekertjes, lege flessen, gebroken glas ed. opruimen in de daartoe behorende vuilzakken deponeren
het terras, de omgeving rond de inkom en de put vegen
Bijlage 3 – Evenementenfiche
Van :
Gemeente Zwijndrecht – Jeugddienst Tayfun Genç – Jeugdhuiswerker JC Den Trechter
GSM : 0498.92.48.39 Jeugdcentrum@zwijndrecht.be
Aan :
Politie Zwijndrecht – Evenementen Tel : 03/250.64.10 - Fax : 03/250.64.11 info@politie.zwijndrecht.be
EVENEMENT Polyvalente zaal Jeugdcentrum Den Trechter
Dorp Oost 42
Opgelet:
Bij het vastleggen van de zaal verklaart de huurder zich automatisch akkoord met de inhoud van het huishoudelijk reglement voor het gebruik van de polyvalente zaal Jeugdcentrum Den Trechter zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.
Naam evenement Omschrijving evenement
(fuif, receptie, tentoonstelling, quiz,
optreden, …) Publiek of privé
Vereniging Aanvang : Dag – datum - uur
Einde :
Dag – datum – uur (weekdagen = 00u00,
vrijdag en zaterdag = 04u30 ten laatste) Verantwoordelijke
aanvrager
Voornaam:
Achternaam:
Geboorteplaats:
Verantwoordelijke ter plaatse en aanwezig tijdens het evenement
Rijksregisternummer:
Adres:
GSM:
E-mail:
Voornaam:
Achternaam:
Geboorteplaats:
Rijksregisternummer:
Adres:
GSM:
E-mail:
Aantal verwachte deelnemers (Max. 370 tegelijkertijd)
Opmerkingen
algemeen directeur Ilse Weynants
algemeen directeur Ilse Weynants
Voor eensluidend afschrift 21 december 2018
voorzitter gemeenteraad Kris Herremans
burgemeester André Van de Vyver
