Onder verzuim verstaan we de ongeschiktheid tot het (gedeeltelijk) verrichten van eigen werkzaamheden door ziekte of gebrek.

(1)

Verzuimbeleid

1. Inleiding

Het verzuimbeleid heeft als doel arbeidsongeschiktheid te voorkomen, verzuim tot een minimum te beperken en de wetgeving op dit gebied na te leven.

Een laag verzuim draagt bij aan schadelast beheersing en tevreden opdrachtgevers. Payper B.V.

beschouwt het als één van de taken om zich optimaal in te zetten om het verzuim te voorkomen dan wel terug te dringen. Dit kan bereikt worden door:

Verzuimpreventie.

Verzuimbegeleiding.

Onder verzuim verstaan we de ongeschiktheid tot het (gedeeltelijk) verrichten van eigen werkzaamheden door ziekte of gebrek.

2. Verzuimbegeleiding

Op het moment dat een medewerker ziek is, meldt hij dit bij zijn opdrachtgever en bij Payper B.V.

Vanaf het begin van de verzuimmelding worden aantekeningen gemaakt over het verloop van de ziekte, gemaakte afspraken etc…. Dit komt later van pas bij het opstellen van het plan van aanpak en bij het opstellen van het re-integratieverslag door de medewerker.

Vanaf dit moment gelden de controlevoorschriften bij Payper B.V. De medewerker werkt mee aan de uitvoering van het plan van aanpak dat wordt opgesteld in samenspraak met de opdrachtgever en verzuimspecialist.

Verzuimspecialist

De verzuimspecialist van Payper B.V. begeleidt het verzuim van de medewerkers. De

verzuimspecialist houdt telefonisch en fysiek contact met de medewerkers. De verzuimspecialist voert actief de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) uit en stelt samen met de medewerker en de

opdrachtgever fysiek de nodige documenten op, waaronder het Plan van Aanpak.

In ieder geval eenmaal per 6 weken bespreekt de verzuimspecialist dit plan van aanpak met de medewerker en stelt dit eventueel bij.

Bij vragen over het (voorkomen van) verzuim kunnen opdrachtgevers en medewerkers terecht bij de verzuimspecialist.

Bedrijfsarts

De bedrijfsarts houdt regelmatig spreekuur. Iedere medewerker kan zelf altijd een afspraak maken met de bedrijfsarts. Na 4 weken ziekte wordt de medewerker uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts. Dit spreekuur is de basis voor het opstellen van de probleemanalyse. Deze analyse wordt gestuurd naar de medewerker en de verzuimspecialist van Payper B.V.

Tijdens het spreekuur wordt tevens een uitgebreid werkhervattingsadvies opgesteld waarvan zowel de medewerker als de verzuimspecialist een afschrift ontvangen.

De bedrijfsarts speelt een belangrijke rol in het proces omtrent de WVP. De bedrijfsarts adviseert en informeert de medewerker over zijn rechten en plichten in het kader van de WVP. Tevens adviseert hij bij het opstellen van het plan van aanpak en verzorgt het medisch deel van het re-integratieverslag.

De bedrijfsarts verzorgt de controle en de sociaal medische begeleiding van de ziek gemelde medewerker.

(2)

Verzuimbeleid

Als een medewerker de bovengenoemde deskundigen wil raadplegen dan neemt deze in eerste instantie contact op met zijn leidinggevende. Verloopt dit contact voor de medewerker niet bevredigend, dan kan de medewerker altijd in tweede instantie de verzuimspecialist inschakelen.

Arbeidsdeskundige

De arbeidsdeskundige stelt vast in hoeverre een medewerker arbeid kan verrichten. Dit doen ze naar aanleiding van een functionele mogelijkheden lijst die door de bedrijfsarts wordt opgesteld. De arbeidsdeskundige adviseert in spoor 0 (eigen werk), spoor 1 (ander werk bij eigen werkgever) of spoor 2 (ander werk bij een andere werkgever).

De arbeidsdeskundige van de arbodienst kan door de verzuimspecialist worden geraadpleegd. Als een medewerker de bovengenoemde deskundigen wil raadplegen dan neemt deze in eerste instantie contact op met zijn leidinggevende. Verloopt dit contact voor de medewerker niet bevredigend, dan kan de medewerker altijd in tweede instantie de verzuimspecialist inschakelen.

Medewerker

De medewerker dient zich ook actief op te stellen. Hij moet eventuele problemen aan de orde stellen tijdens het functioneringsgesprek of in een persoonlijk gesprek met de leidinggevende. Als een medewerker niet in eerste instantie problemen wil bespreken met de leidinggevende kan de medewerker rechtstreeks contact opnemen met de verzuimspecialist/vertrouwenspersoon. De

medewerker heeft de vrijheid om te allen tijde van het spreekuur van de bedrijfsarts gebruik te maken.

De medewerker evalueert het plan van aanpak met de bedrijfsarts tijdens het spreekuur.

Als de medewerker 90 weken ziek is moet hij/zij zelf de WIA-aanvraag in dienen. Deze aanvraag dient vergezeld te gaan van het verslag van de bedrijfsarts, het verslag van de leidinggevende en het verslag van de medewerker zelf.

Als een medewerker niet in voldoende mate meewerkt aan een spoedige re-integratie kan zijn of haar loon opgeschort worden.

Opdrachtgevers

De opdrachtgever wordt door de verzuimspecialist actief betrokken bij het verzuim om re-integratie te bespoedigen. De opdrachtgever dient mee te denken over passende werkzaamheden of tijden.

3. Werken aan herstel

Payper B.V. streeft naar een zo spoedig mogelijke werkhervatting, nadat een medewerker zich ziek heeft gemeld. Daartoe zijn richtlijnen opgesteld die zijn vastgelegd in het verzuimprotocol (zie bijlage 1).

Uitgangspunt bij het werken aan herstel is het in stand houden van contact tussen de zieke medewerker, opdrachtgever en collega’s. Ook wordt gezocht naar mogelijkheden om de zieke

medewerker in te zetten op vervangende taken waarvoor hij/zij nog wel arbeidsgeschikt is. Deze taken kunnen plaatsvinden op de eigen werkplek, maar kunnen eventueel ook op een andere werkplek worden verricht.

Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden aangemoedigd. Bij langdurig verzuim zal vervreemding van het werk worden tegengegaan, zodat re-integratie van de werknemer na het herstel voorspoedig verloopt.

(3)

Verzuimbeleid

Op grond van de WVP zal van iedere ziekmelding een re-integratiedossier worden bijgehouden waarin informatie over de acties voor herstel van de medewerker zijn opgenomen.

Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en zal hij sneller hervatten in eigen werk. Bovendien kan de opdrachtgever gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts geeft in dit geval aan wat de

mogelijkheden/beperkingen zijn van de werknemer. De opdrachtgever en verzuimspecialist bekijken welke deeltaken van de functie kunnen worden aangeboden.

Bij aangepast werk dan wel arbeid therapeutisch werk moeten afspraken gemaakt worden over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Aangepast of therapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar zal in de regel zijn gericht op hervatting van het oorspronkelijke werk binnen een bepaalde termijn. Aangepast of therapeutisch werk kan tevens als middel worden ingezet om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden van re-integratie.

Payper B.V. zal, wanneer dat nodig is, gebruik maken van deskundigen om het herstel te bevorderen, in overleg met de bedrijfsarts.

4. Verzuimregistratie

Payper B.V. voert een betrouwbare verzuimadministratie. Payper B.V. maakt hierbij gebruik van VerzuimXpert. Dit systeem voldoet aan alle wettelijke eisen van de WVP en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Periodiek wordt het ziekteverzuimpercentage per entiteit per periode in beeld gebracht.

Uit de gegevens wordt periodiek een overzicht samengesteld met algemene verzuimgegevens.

Gegevens die herleidbaar zijn naar individuen worden hierin niet opgenomen.

5. Loondoorbetaling

Conform artikel 53 van de ABU cao voor uitzendkrachten betalen we gedurende maximaal 2 jaar het ziekengeld door. We hanteren 1 wachtdag. Structurele en niet-structurele vergoedingen, zoals eventuele onkosten- en/of reiskostenvergoedingen, worden bij arbeidsongeschiktheid niet doorbetaald.

Voor een medewerker in fase A geldt dat we tot de einddatum van het weekcontract 91% van het loon doorbetalen. Mocht de medewerker na de einddatum van het contract nog niet hersteld zijn dan ontvangt de medewerker een ziektewetuitkering van het UWV (met uitzondering van Payper Retail B.V., zie hoofdstuk 7).

Voor een medewerker in fase B of C geldt dat we in het eerste ziektejaar tot de eventuele einddatum van het bepaalde tijd contract 91% van het loon doorbetalen. In het tweede ziektejaar betalen we 80%

van het loon door.

Voor Payper Horeca hanteren we NBBU cao. Conform artikel 25 van de NBBU cao betalen we gedurende maximaal 2 jaar het ziektegeld door. We hanteren 1 wachtdag. Structurele en niet- structurele vergoedingen, zoals eventuele onkosten- en/of reiskostenvergoedingen, worden bij arbeidsongeschiktheid niet doorbetaald.

Voor deze medewerkers geldt dat we in het eerste ziektejaar tot de eventuele einddatum van het bepaalde tijd contract 90% van het loon doorbetalen. In het tweede ziektejaar betalen we 70% van het loon door. Mocht de medewerker na de einddatum van het contract nog niet hersteld zijn dan ontvangt de medewerker een ziektewetuitkering van Payper Horeca B.V. (zie hoofdstuk 7).

(4)

Verzuimbeleid

6. Ziek uit dienst

Wanneer een medewerker ziek is op de einddatum van de arbeidsovereenkomst dan melden we de medewerker ziek uit dienst.

Voor Payper Horeca B.V. en Payper Retail. B.V. valt de medewerker dan terug op het

eigenrisicodragerschap (zie hoofdstuk 12). Voor de overige entiteiten valt de medewerker na de uit dienstdatum onder het UWV.

Het UWV voorziet dan de uitbetaling van de ziektewet uitkering en verzorgt de verzuimbegeleiding. De medewerker dient een wijziging in het arbeidsongeschiktheidspercentage door te geven aan het UWV.

Payper B.V. onderhoudt telefonisch contact met de medewerker om de binding te houden en zo mogelijk de terugkeer naar werk te begeleiden.

De ziek uit dienst gemelde medewerker ontvangt een ziektewet uitkering van 70% van het UWV. Dit wordt rechtstreeks aan de medewerker betaald. Payper B.V. vult de ziektewet uitkering niet aan.

Wanneer de medewerker inkomsten uit arbeid heeft wordt dit verrekend met de ziektewet uitkering.

7. Eigenrisicodragerschap

Wanneer een medewerker van Payper Horeca B.V. of Payper Retail B.V. ziek uit dienst treedt, valt de medewerker onder het eigenrisicodragerschap.

De medewerker wordt vanaf dat moment verzekerde genoemd omdat de medewerker zicht beroept op het recht op een ziektewet uitkering.

De bedrijfsarts beoordeelt of iemand arbeidsongeschikt is voor eigen arbeid. In het eerste half jaar vindt de re-integratie plaats op passende arbeid¹. Na een half jaar wordt gere-integreerd op gangbare arbeid².

Het recht op de ziektewet uitkering wordt bepaald door Payper B.V.. Hierbij wordt gelet op de volgende onderwerpen:

Is de (ex-)werknemer verzekerd voor de ziektewet?

Is er een geldige verblijfsvergunning aanwezig in het dossier?

Betreft het een vangnet situatie?

Wat is de eerste ziektedag, en de hersteldatum (indien bekend)?

Het dagloon voor de ziektewet uitkering wordt berekend door het SV-loon van de referteperiode³ te delen door het aantal gewerkte dagen in de referteperiode.

Wanneer de verzekerde inkomsten uit arbeid heeft wordt dit verrekend met de ziektewet uitkering.

Wanneer de verzekerde 1 jaar ziek is volgt de eerstejaars Ziektewetbeoordeling door het UWV.

Payper B.V. volgt de wet en regelgeving van de ziektewet op.

Werkzaamheden die voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijk of sociale aard niet van hem kan worden gevergd.

Werkzaamheden die voor de krachten en bekwaamheden van een verzekerde zijn berekend en die gelden als algemeen geaccepteerde arbeid.

Referteperiode is de indienst datum tot de 1 na laatste salarisbetaling (tot een maximum van 12 maanden).

(5)

Verzuimbeleid

8. Maatregelenbeleid bij eigenrisicodragerschap

In een aantal gevallen kan de loondoorbetaling worden opgeschort of zelfs stopgezet. Deze maatregelen zijn opgesteld volgens het Maatregelenbesluit socialezekerheidswetten⁴.

Met een maatregel bedoelen we een besluit waarmee een ziektewetuitkering gedeeltelijk of geheel wordt onthouden wegens het niet naleven van een wettelijke verplichting. De hoogte van de maatregel is minimaal € 25.

Wanneer de verzekerde een maatregel opgelegd heeft gekregen en binnen 2 jaar na de

bekendmaking daarvan opnieuw dezelfde verplichting niet of niet behoorlijk wordt nagekomen, wordt het percentage van de maatregel met 50% verhoogd.

Wanneer er sprake is van niet of niet behoorlijk nakomen van meerdere verplichtingen, en het niet nakomen van deze verplichtingen voortkomt uit één oorzaak, wordt slechts één maatregel opgelegd.

Bij verschil van maatregelen wordt de maatregel uit de hoogste categorie gehanteerd.

De verplichtingen die horen bij een ziektewet uitkering zijn opgedeeld in vier categorieën. Bij iedere categorie is een maatregel opgesteld die wordt opgelegd wanneer één van de verplichtingen niet nageleefd wordt. De maatregel wordt voorgelegd aan het UWV. Het UWV verwittigd de verzekerde over de maatregel.

Categorie 1

De ziekmelding dient op de eerste ziektedag telefonisch doorgegeven te worden.

Binnen de gevraagde termijn dient de verzekerde alle feiten en omstandigheden mede te delen die van invloed kunnen zijn op de hoogte, de duur of het recht op de uitkering.

De verzekerde dient zich te kunnen identificeren wanneer dit gevraagd wordt.

De verzekerde dient voorschriften van bedrijfsarts of andere deskundigen op te volgen in verband met het opnemen van vakantie tijdens de duur van de uitkering.

Indien niet aan bovengenoemde verplichtingen wordt voldaan, volgt de volgende maatregel:

10 procent van het uitkeringsbedrag wordt gedurende ten minste één maand opgeschort.

Categorie 2

De verzekerde dient mee te werken aan een onderzoek, al dan niet van geneeskundige aard.

De verzekerde dient te voldoen aan elke oproep om aanwezig te zijn of het beantwoorden van vragen die door Payper B.V. in verband met het recht op uitkering worden gesteld.

Bij deelname aan een re-integratietraject dient de verzekerde onmiddellijk aan de verzuimspecialist mede te delen waarom de verzekerde de re-integratieverplichtingen niet naleeft.

De verzekerde dient zich tijdig te registreren als werkzoekende en die registratie tijdig verlengen, indien daar sprake van is.

De verzekerde dient het re-integratieverslag toe te voegen aan de aanvraag van de uitkering indien dit verzocht wordt.

15 procent van het uitkeringsbedrag wordt gedurende ten minste twee maanden opgeschort.

Categorie 3

De verzekerde dient mee te werken aan scholing, opleiding of activiteiten.

De verzekerde dient mee te werken aan het opstellen van het plan van aanpak.

De verzekerde dient de plichten die zijn opgenomen in het plan van aanpak, na te komen.

4 Het Maatregelenbesluit socialezekerheidswetten is gebaseerd op de artikelen 30, 38, 45, 49, 55 en 63 van de Ziektewet.

(6)

Verzuimbeleid

De verzekerde dient binnen redelijke termijn geneeskundige hulp in te roepen. Daarnaast dient de verzekerde zich gedurende het gehele verloop van ziekte of arbeidsongeschiktheid onder behandeling te stellen of de voorschriften van de behandelend arts op te volgen.

De verzekerde dient zich niet schuldig te maken aan gedragingen waardoor de genezing wordt belemmerd.

De verzekerde dient gegeven voorschriften van de verzuimspecialist, de bedrijfsarts of andere deskundigen in het belang van de behandeling of genezing of tot behoud, herstel of bevordering van de mogelijkheid tot het verrichten van arbeid op te volgen.

De verzekerde dient mee te werken aan redelijke voorschriften of getroffen maatregelen die er op gericht zijn de verzekerde in staat te stellen passende arbeid te verrichten.

De verzekerde dient zich voldoende in te spannen voor re-integratie in de periode voorafgaand aan de arbeidsongeschiktheid.

De verzekerde dient zelf te proberen om passende arbeid te verkrijgen.

De verzekerde dient zelf de mogelijkheden te vergroten tot het verrichten van arbeid.

25 tot ten hoogste 100 procent van het uitkeringsbedrag wordt gedurende ten minste vier maanden opgeschort.

Categorie 4

De verzekerde dient zich zodanig te gedragen dat de verzekerde door zijn doen en laten Payper B.V.

niet benadeelt of zou kunnen benadelen.

De verzekerde dient de arbeidsongeschiktheid niet opzettelijk te veroorzaken.

Blijvend gehele weigering van de uitkering, tenzij het niet nakomen van de verplichting de verzekerde niet in overwegende mate kan worden verweten.

9. Verzuimpreventie

Met het in kaart brengen van mogelijke oorzaken van verzuim, kunnen maatregelen worden genomen om verzuim vooraf al tegen te gaan. Het is belangrijk om inzicht te krijgen in mogelijke stress en onbalans zowel bij de opdrachtgevers als bij de medewerker persoonlijk.

Dit gebeurt door:

- Te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden en een prettig en veilig werkklimaat door opdrachtgevers.

- Het verzuim aan de orde te stellen bij opdrachtgevers;

- Met medewerkers hun verzuim te bespreken in het functioneringsgesprek door opdrachtgevers;

- Informatie van de bedrijfsarts over het verzuim te betrekken bij de verzuimpreventie;

- Voorlichting te geven over het verzuimbeleid;

- Het voornemen van de medewerker om zo veel mogelijk inzetbaar te zijn op het werk en te proberen zo gezond mogelijk te blijven;

Opdrachtgevers dienen in hun beleid zorg te dragen voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers.

De ARBO-wet bepaalt dat in bedrijven onder andere een risico-inventarisatie moet worden uitgevoerd.

De leidinggevende kan te allen tijde assistentie vragen van Payper B.V.

(7)

Verzuimbeleid

10. Verzuimtraining

Omdat de rol van de opdrachtgever een heel belangrijke is in het voorkomen en beperken van verzuim, kan deze hierin getraind worden.

Er kan een workshop / training op maat gemaakt worden indien opdrachtgever het wenst of wanneer het wordt geïnitieerd door de verzuimspecialist.

11. Frequent verzuim

Onder frequent verzuim verstaan we drie of meer keer ziek in één jaar. De verzuimspecialist houdt met iedereen die tenminste driemaal per jaar heeft verzuimt een verzuimgesprek. De medewerker ontvangt een vragenlijst. De uitkomst hiervan wordt besproken tijdens het verzuimgesprek. Dit

gesprek staat hierdoor los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook bij de opdrachtgever wordt informatie vergaard. De gevolgen van het verzuim voor de opdrachtgever en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de arbodienst.

12. Evaluatie

Jaarlijks maakt de verzuimspecialist een analyse van het verzuim. Als de resultaten van de analyse daartoe aanleiding geven, worden concrete acties afgesproken.

Aan de hand van de evaluatie stelt de directie doelen vast voor het verzuimbeleid in het daaropvolgende jaar en de daarvoor (opnieuw) in te zetten middelen.