Bijlage 1 Basisproducten zakelijke markt
Postzegels
Voor verzenders die dagelijks enkele brieven, drukwerken of pakjes versturen, is postzegelfrankering een goede keuze. Grotere verzenders kiezen soms voor een postzegel om en mailing een persoonlijk een opvallend accent te geven. Postzegels kunnen voor alle soorten post worden gebruikt; te weten brieven, drukwerken en kaarten. Postzegels zijn ook geschikt voor de frankering van zendingen naar het buitenland en voor post met aanvullende diensten zoals ‘aangetekend’en ‘extra zeker’. Het gebruik van postzegels heeft een aantal voordelen voor de klant:
• Hoogste attentiewaarde: postzegels geven de post een persoonlijk en opvallend accent
• Geen investering: er zijn geen bijkomende kosten, alleen de postzegels worden betaald
• Per post te bestellen: de zakelijke verzender kan de postzegels bestellen
• Posten in de rode TPG brievenbus: de post hoeft niet aangeboden te worden op het postkantoor of business point.
Frankeermachine
Een frankeermachine is een efficiënt alternatief voor postzegels. Wanneer er gemiddeld 10 of meer brieven of drukwerken per dag worden verstuurd, is een frankeermachine het overwegen waard. De investering (aanschaf van een frankeermachine) wordt snel terug verdiend door het bedrag dat wordt bespaard op de portokosten. Met een frankeermachine kan de klant een besparing op de portokosten.
Met een frankeermachine kan de klant een besparing op portokosten realiseren van maar liefst frankeermachine kan de klant een besparing op portokosten realiseren van maar liefst 5 %. Het gebruik van een frankeermachine heeft een aantal voordelen voor een klant:
• Goedkoper dan postzegels: bij frankering met een frankeermachine geldt voor poststukken die zwaarder zijn dan 20 gram een lager verzendtarief
• Professionele uitstraling; een frankeerafdruk geeft de post een zakelijke en professionele uitstraling, zeker wanneer het logo van het desbetreffende bedrijf of een wervende teksten in de stempelafdruk is opgenomen
• Geen postzegels nodig; met een frankeermachine zijn er altijd voldoende frankeerwaarden bij de hand. Men hoeft dan niet meer te investeren in een postzegelvoorraad.
Port Betaald Gemengd
Wanneer de klant poststukken van diverse formaten en gewichten verstuurt, dan is het niet nodig om al die zendingen apart te wegen en frankeren. Door ze te versturen als ‘Port Betaald Gemengd’is dat werk namelijk overbodig. Port Betaald Gemengd is een product dat de klant extra gemak biedt. Port Betaald Gemengd is een product dat de klant extra gemak biedt. Port Betaald Gemengd kan voor de klant al interessante zin wanneer deze dagelijks enkel tientallen brieven of drukwerken verzendt. Voor alle zendingen die een klant tegelijk verstuurt, wordt een tarief betaald. Het tarief wordt bepaald op basis van het gemiddelde gewicht ene het aantal stuks. Het gebruikmaken van port betaald gemengd heeft een aantal voordelen oor de klant:
• Frankeergemak: het uitsplitsen van de post naar brieven en drukwerken is niet meer nodig, evenmin als wegen. Over de frankering hoeft de klant niet na te denken. De klant voorziet alle post, ongeacht gewicht en formaat, van een ‘Port Betaald’aanduiding. Het verzendgereed maken koste de klant dus veel minder tijd
• Kostenbesparing: minder werk in de postkamer betekent lagere kosten. Bovendien hoeft de klant niet te investeren in de aanschaf/vervanging van weegapparatuur of frankeermachine
• Voordeling bij grote aantallen: wanneer de klant grote aantallen of veel verzendingen die zwaarder zijn dan 20 gram verstuurd, is deze met ‘Port Betaald Gemengd’ veelal voordeliger uit dan met losse post die met postzegels of met een frankeermachine gefrankeerd is.
• Betalen per factuur: de klant betaalt al zijn portokosten achteraf, via een maandelijkse factuur.
Partijenpost
Wanneer klanten incidenteel of regelmatig brieven, drukwerken, monsters of kaarten in grotere aantallen versturen, dan kan men deze zendingen aanbieden als partijenpost. Partijenpost is de voordeligste verzendwijze. Meer dan de helft van alle post in Nederland wordt als partijenpost verzonden. De lage tarieven gelden voor partijen brieven of drukwerken vanaf 250 stuks, deze moeten echter wel uiterlijk aan elkaar gelijk zijn en in dezelfde gewichtstaf vallen. Bij brieven en drukwerken bestemd voor het streekpostgebied kan men al vanaf 50 exemplaren gebruik van het streekposttarief voor streekpost. Het gebruikmaken van partijenpost heeft voor de klant een aantal voordelen:
• Voordeligste alternatief: partijenpost is aanzienlijk goedkoper dan ‘losse post. Het is de voordeligste verzendwijze
• Betalen naar keuze contant of per factuur: de portokosten kunnen door klanten contant betaald worden. Het kan echter ook gemakkelijk via de factuur
• Frankeren met Port betaald of met frankeermachine: partijenpost hoeft de klant niet te frankeren. Een port betaald aanduiding volstaat. Wanneer de klant een frankeermachine heeft, dan kan men deze ook gebruiken voor het frankeren partijenpost.
Aanvullende diensten zakelijke markt
Naast de basisproducten zijn er een aantal aanvullende diensten te weten:
• Aangetekend
• Mailorder
• Haal- en Breng service
• Postbussen
• Zakelijke verhuisservice Aangetekend
Het aangetekend verzenden van de post biedt extra zekerheid. De zending wordt verwerkt in een apart beveiligd kanaal. Bij een aangetekende verzending wordt zowel de verzending als de aflevering geregistreerd. De kenmerken van aangetekend verzenden zijn:
• Geregistreerd vervoer
• Handtekening voor ontvangst kan retour gezonden worden
• Extra attentiewaarde bij ontvanger
• Juridische status Mailorder
Speciaal voor bedrijven en instellingen is er de Mailorder service. Mailorder is een nieuwe bestelservice, zakelijker klanten kunnen vanuit een catalogus via Internet, fax, telefoon of per post bestellen wat ze nodig hebben voor het verzenden van hun zakelijke post. De voornaamste voordelen van Mailorder zijn:
• Betaling: de betaling kan op drie verschillende manieren plaatsvinden, via creditcard, via eenmalige machtiging of via doorlopend incasso
• Gemak: men hoeft de deur niet meer uit
• Snelheid: voor 15.00 uur bestelt, de volgende dag aangeleverd Halen en Brengen van post
De Haal en Breng service neemt het werk rondom de aan- en afvoer van post geheel uit handen. Bij zowel de Haalservice als de Brengservice rijdt TPG Post bij het bedrijf voor. De service wordt aangeboden voor een vast bedrag per maand. De kenmerken van de haal en breng service zijn:
• Klant hoeft niet zelf de deur uit om post op te halen of weg te brengen
• Zekerheid dat de post elke dag op bepaalde tijden gebracht en /of opgehaald wordt
• Klant kan zelf bepalen of gebruik van deze service incidenteel of structureel plaatsvindt
• Betaling vindt achteraf plaats
Bijlage 2 Vragenlijst
1. Introductie
¾ Voorstellen: studente Bedrijfskunde, Rijksuniversiteit Groningen, afstuderen TPG Post, afdeling Major Accounts
¾ Ik ben bezig met een afstudeeropdracht over de ontwikkelingen binnen universiteiten en hogescholen en de (mogelijke) invloed hiervan op post- en
communicatiebehoeften. Door middel van interviews wil ik achterhalen wat er op deze markt speelt.
¾ Bandrecorder: Heeft u er bezwaar tegen dat ik dit gesprek opneem? De gegevens blijven uiteraard vertrouwelijk. Door het gesprek op te nemen kan ik mij volledig concentreren op het gesprek en hoef ik niet continu te schrijven, tevens is het makkelijk bij de uitwerking van het gesprek.
¾ De resultaten zullen verwerkt worden in mijn afstudeerscriptie. De resultaten zullen niet te herleiden zijn in afzonderlijke onderwijsinstellingen (anonimiteit is
gewaarborgd)
¾ Vragen of opmerkingen zijn altijd welkom 2. Inleiding onderzoek
¾ In mijn onderzoek staan de behoeften en wensen van universiteiten en hogescholen centraal in relatie tot de ontwikkeling binnen onderwijsinstellingen.
¾ Doel van het interview: Door dit gesprek wil ik graag te weten komen welke
ontwikkelingen er zijn en of hier problemen uit voort komen. Met de resultaten hoop ik TPG Post een advies te geven hoe ze op deze behoefte kunnen inspringen.
¾ Duur van het interview: 1 uur
¾ Er zullen diverse onderwerpen aan bod komen, zoals de ontwikkelingen binnen uw onderwijsinstelling, communicatiemiddelen, behoeften en wensen en het
beslissingsproces voor het inzetten van communicatiemiddelen. Heeft u nog een onderwerp welke u aan bod wilt laten komen?
3. Vragen Ontwikkelingen
1. Wat is (zijn) het belangrijkste doel(en) dat uw onderwijsinstelling de komende jaren wil bereiken?
2. Kunt u aangeven welke verwachtingen u hebt voor de ontwikkelingen binnen het onderwijs?
(algemeen plaatje; wat brengt de toekomst voor onderwijs, meer bezuinigingen, meer internalisering, e-learning)
3. Kunt u aangeven welke ontwikkelingen er spelen binnen uw onderwijsinstelling? (zoals e- learning, internationalisering, fusies, samenwerkingsverbanden, verandering
overheidssubsidies etc.)
4. Wat zijn uw verwachting op het gebied van communicatie voor uw onderwijsinstelling?
5. Ziet u een verschuiving binnen uw afdeling op het gebied van post? (minder post, digitalisering)
6. Hoe belangrijk is studentenwerving voor uw organisatie? (alumni, bedrijfsleven, voortgezet onderwijs, contact afgestudeerden)
Logistiek manager
7. Van welke producten maakt uw onderwijsinstelling het meest gebruik? (waarom) Communicatiemanager
8. Waarom communiceert u?
9. Van welke media maakt u gebruikt?
10. Van welke communicatiemiddelen maakt u gebruik in combinatie met welke
combinatiebehoeften? (vb. voor werving studenten andere communicatiemiddelen dan bedrijfsleven)
11. Wat zijn uw belangrijkste communicatie doelgroepen? (met wie willen ze communiceren) 12. Hoe belangrijk is het om (internationale) studenten te werven?
13. Hoe belangrijk is post voor u als communicatiemedium? (bijv. magazine, DM)
Beide
14. Wat verwacht u op het gebied van digitalisering?
15. Hoe belangrijk is digitalisering als substitutie van post binnen uw organisatie?
16. Houdt u ook rekening met de nadelen van digitalisering (lagere kosten, maar ook minder bereik, de kans van post als medium)
17. Mist u iets in het assortiment? Zo ja, wat zou u willen toevoegen?
Behoeften en Wensen
18. Welke wensen en behoeften heeft u ten aanzien van de postale dienstverlening (bijv. inzake als gemak, prijs, betrouwbaarheid e.d.) en ten aanzien van communicatie?
19. Vindt u dat het huidige productassortiment (op het gebied van postbezorging /
communicatiemogelijkheden) aansluit op uw wensen en behoeften. Zo nee, wat ontbreekt er volgens u aan, wat moet er verbeterd/veranderd worden.
20. Vindt u dat de huidige communicatie en advisering van TPG Post aansluit op de wensen en behoeften van uw organisatie? Zo nee, hoe kan TPG Post beter inspelen op deze wensen en behoeften?
Knelpunten
21. Tegen welke problemen loopt uw organisatie aan? (werving studenten, betaling facturen etc.)
DMU
22. Op welke elementen wordt een dienst/product beoordeeld, welke aspecten spelen een rol bij de selectie van een dienst/product?
23. Wie hebben er invloed op de keuze voor een postvervoerder of bij de keuze voor een communicatiemedium? (wat is uw rol, wie is uiteindelijke beslisser, wie beïnvloedt keuze) Perceptie sterktes
24. Kunt u een aantal sterke en zwakke punten noemen van TPG Post?
Overig
25. Hoe verloopt het contact met TPG Post?
26. Beoordeling algehele communicatie en advisering van TPG Post richting
universiteiten/hogescholen, wat vindt u belangrijk en wat zou eventueel verbeterd moeten worden.
4. Afsluiting
¾ Wanneer ik tijdens het uitwerken van dit interview nog vragen heb, mag ik u dan bellen of mailen?
¾ Heeft u behoefte aan een terugkoppeling van het gesprek?
¾ Hartelijk dank voor uw medewerking!
Bijlage 3 Beoordeling criteria
Kunt u aangeven hoe belangrijk de onderstaande criteria zijn bij de keuze van een postvervoerder op een schaal van 1-5? 1= geheel onbelangrijk, 5= heel belangrijk
1. Betrouwbaarheid: het vermogen om de beloofde service accuraat en betrouwbaar uit te voeren / te leveren
2. Snelheid: de overkomstduur, de tijdsperiode die nodig is voor het transporteren van een poststuk van A naar B
3. Prijs: de prijs van de producten en diensten
4. Gemak: tijdsbesparing, beperken of vereenvoudigen van de handelingen c.q. procedures, begrijpelijkheid van de dienstverlening
5. Flexibiliteit: het flexibel opstellen ten opzichte van de klant, mogelijkheid tot aanpassingen 6. Empathie: zorgzame, individuele aandacht voor de klant
7. Reactiviteit: de bereidheid om klanten te allen tijde te helpen om een snelle service te leveren Eventuele opmerkingen:
………
………
………
Bijlage 4 Postvolumes
Volume
0 5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000 30.000.000
Totale volume
Transactie mail
Commercial Mail
stuks Universiteiten
Hogescholen Totaal Onderwijs
Figuur A. Volume deelmarkt onderwijs (Transactie & Commercial Mail) Bron: TPG Post
Omzet
€ -
€ 2.000.000
€ 4.000.000
€ 6.000.000
€ 8.000.000
€ 10.000.000
€ 12.000.000
€ 14.000.000
€ 16.000.000
Totale omzet Transactie mail
Commercial Mail
Universiteiten Hogescholen Totaal onderwijs
Figuur B. Omzet cijfers (Transactie en Commercial Mail) Bron: TPG Post
Totaal omzet (Transactie & Commercial)
14%
2%
11%
3%
2%
7% 5%
5%
27%
12%
3%
5% 4%
Uitgevers Grafische industrie Omroepen
Reclame- en mediabureau's Mailinghouses
Automotive Detailhandel Thuiswinkelbedrijven Overheid
Gezondheidszorg Reisbranche
Charitatieve instellingen Onderwijs
Figuur C. Omzetpercentages van de verschillende deelmarkten binnen Major Accounts Bron: TPG Post
-1200000 -1000000 -800000 -600000 -400000 -200000 0 200000 400000 600000
200301 200302 200303 200304 200305 200306 200307 200308 200309 200310 200311 200312 200401 200402 200403 200404 200405 200406 200407 200408 200409 200410
1a. 2 Lp Frankeermachine 1a. 3 Ptp Port Betaald Gemengd 1a. 4 Ptp Brieven
1b. Commercial
Grafiek D. Verloop jaarvolume postproducten voor het hoger onderwijs Bron: TPG Post
-800000 -600000 -400000 -200000 0 200000 400000 600000
200301 200302 200303 200304 200305 200306 200307 200308 200309 200310 200311 200312 200401 200402 200403 200404 200405 200406 200407 200408 200409 200410
1a. 2 Lp Frankeermachine 1a. 3 Ptp Port Betaald Gemengd 1a. 4 Ptp Brieven
1b. Commercial
Grafiek E. Verloop jaarvolume postproducten voor het wetenschappelijk onderwijs.
Bron: TPG Post
Bijlage 5 Communicatie media
Direct mail Voordelen:
• Goede selectiemogelijkheden voor doelgroep
• Afstemming van boodschap op gekozen doelgroep mogelijk
• Duidelijke en directe boodschap
• Vertrouwelijk en persoonlijk
• Heldere informatieoverdracht
• Hoge attentiewaarde en overtuigingskracht
• Hoog rendement en hoge respons mogelijk
• Goed meetbare resultaten
• Relatief lage kosten
• Voor ieder bedrijf haalbaar en uitvoerbaar Nadelen:
• Reclamebereik is afhankelijk van de mate waarin de mailing interessant genoeg lijkt om de mailing te openen.
• Bereik en respons afhankelijk van de kwaliteit van de adressenlijst
• Verkeerde adressen
• Niet aansluiten bij interesses Dagbladen
Voordelen:
• Dagbladen bieden een massaal bereik
• Regionale dagbladen zijn vaak geschikt voor geografische segmentatie
• Dagblad is een actueel medium, een krant die een dag oud is, verliest een groot deel van zijn waarde
• Dagbladen kunnen op zeer korte termijn worden ingeschakeld. Advertenties kunnen één a twee dagen van te voren aangeleverd worden.
Nadelen:
• De reproductiekwaliteit laat soms te wensen over. Kleurgebruik is niet altijd mogelijk
• Kranten zijn een duur medium als een landelijk bereik wordt nagestreefd.
• Kranten zijn als massamedium niet geschikt om specifieke doelgroepen te bereiken.
• De krant wordt steeds minder gelezen dan vroeger, vooral jongeren lezen veel minder de krant. De metro en spits is wel een dagblad dat door jongeren wordt gelezen, echter heeft deze de beperking dat deze alleen de jongeren bereikt die met het openbaar vervoer reizen.
Vakbladen Voordelen:
• Mogelijk om specifieke doelgroepen te bereiken
• Reproductiekwaliteit van bladen staat in het algemeen op een hoog niveau
• Tijdschriften hebben een lange levensduur
• Naast advertenties zijn ook vaak instekers mogelijk. Dit zijn folders of antwoordkaarten die worden meegezonden. De insteker heeft in het algemeen een hoge attentiewaarde en komt wat betreft de uitvoering dicht bij brievenbusreclame
Nadelen:
• Tijdschriften kennen een lange aanlevertermijn.
• Het verspreidingsgebied van bladen omvat heel Nederland. Voor regionale adverteerders betekent dit voor een deel verspilling.
• Tijdschriften bouwen hun bereik vaak pas na weken op. Het bereik komt mede tot stand door het doorgeven van bladen aan anderen. Het actuele bereik is vaak matig.
Televisie Voordelen:
• Televisie is een machtig medium met een groot communicatievermogen, door de combinatie van bewegend beeld, kleur en geluid. Dram en emotie kunnen worden overgebracht
• Voor jongeren is televisie het belangrijkste medium om zicht te informeren en zich te ontspannen. De autoriteit van televisie is hoog
• Met televisie kan door herhaling van de commercial snel een hoog bereik opgebouwd worden.
Nadelen:
• Televisie is een vluchtig medium. Als de commercial is uitgezonden, is hij definitief weg. Deze kun je later niet nog eens (op je gemak) bekijken.
• In een zeer korte tijd (20 á 30 seconden) moet de boodschap worden overgebracht.
• De productiekosten van een commercial zijn meestal hoog.
Radio Voordelen:
• Radio is en relatief goedkoop medium. Tegen relatief weinig kosten kan een hoog bereik worden opgebouwd.
• De productie van radiocommercials is ook relatief goedkoop
• Radio is een gunstig ondersteunend medium.
• Er zijn veel verschillende radiozender, jongeren kunnen goed via hun zender worden bereikt.
Nadelen:
• Radio is een vluchtig medium en krijgt vaak weinig bewuste aandacht. Radio wordt vaak als achtergrond medium gebruikt, dit legt beperkingen op ten aanzien van de te communiceren boodschap
• Er zijn veel herhalingennodig om met radioreclame een hoog bereik en een sterk effect te bereiken
• Op radio kan niets worden getoond of afgebeeld. Dit maakt het onthouden van de boodschap moeilijker.
Buitenreclame (billboards en abri’s) Voordelen:
• massaal bereik
• hoge attentiewaarde en een hoge contactfrequentie tegen relatief lage kosten
• Geografisch selectief worden ingezet Nadelen buitenreclame:
• Buitenmedia hebben soms te lijden onder vandalisme en beschadigingen.
• Buitenreclame moet kort en eenvoudig zijn vanwege de meestal korte confrontatie.
Bioscoopreclame:
Voor het bereiken van jongeren is bioscoopreclame een aantrekkelijk medium. Voordelen zijn ook dat het een combinatie is van kleur, beweging, muziek en gesproken woord, bovendien heeft het als voordeel boven tv reclame dat het op een groot, indringend formaat in een donkere zaal zonder afleidende factoren wordt afgespeeld. Een nadeel is dat dit een medium is in uitgaanssfeer en jongeren niet met een boodschap betreffende hun studiekeuze geconfronteerd willen worden.
Interactieve media:
In vergelijking met andere media bieden interactieve media een aantal voordelen:
• Interactieve media combineren de krach van schriftelijke en audiovisuele media.
• Door goed gebruik te maken van multimediale mogelijkheden en directe communicatie kan er een optimale overdracht van informatie plaats vinden met als gevolg een versnelling en intensivering van de communicatie.
• Er is sprake van gepersonaliseerde communicatie op massamediale wijzen. Interactieve media kunnen een massaal bereik hebben en toch de boodschap aanpassen aan de individuele consument
• Interactieve media zijn geschikt om klantgegevens te verzamelen
• Doordat gegevens worden opgeslagen, kan ook het effect van de marketingcommunicatie worden gemeten, zoals het aantal studenten dat een informatiepakket hebben aangevraagd, en hoeveel studenten zich uiteindelijk hebben ingeschreven.
