1
Stageverslag
Biblionet Groningen
Anike van Oosterom
Anike van Oosterom (S2134438) Biblionet Groningen
Aweg 26D4 De Mudden 18
9718 CW Groningen 9747 AW Groningen
06 34553435 088 506 1911
Periode: 06-02-2017 tot 01-06-2017
Stagebegeleider (Biblionet Groningen): Mw. Lysbeth Post
2
Inhoud
1. Inleiding ... 3
2. Beschrijving van de organisatie ... 4
3. Rol van de stagiair ... 5
4. Evaluatie ... 7
5. Conclusie ... 8
3
1.
Inleiding
Binnen de master Neerlandistiek is sinds twee jaar een verplichte stage opgenomen. Toen ik dit las was ik meteen enthousiast. In de jaren op de universiteit heb ik veel theoretische kennis verworven, maar deze nog niet in de praktijk kunnen toepassen. Het idee dat zich meteen in mijn hoofd nestelde was: ik wil stage lopen bij een uitgeverij. Ik had de brief voor Noordhoff Uitgevers al klaar liggen voordat de voorlichtingscolleges überhaupt waren begonnen. Ondanks dit besloot ik toch nog even te wachten met het versturen van de brief. Ik wilde eerst alle colleges hebben gehad om zeker te zijn van mijn keuze. Dit is achteraf een wijs besluit gebleken. Toen iemand vanuit Biblionet voorlichting kwam geven over de mogelijkheden tot het lopen van stage op de Communicatie & Marketing afdeling, was ik meteen enthousiast. Communicatie was een onderdeel waar ik nooit eerder over na had gedacht. Voor mijn gevoel was dit misschien wel iets voor mij. Daarnaast heb ik de bibliotheek altijd een fijne plek gevonden en lees ik nog altijd met veel plezier. Hoe leuk zou het zijn als ik mijn steentje kon bijdragen aan het blijven voortbestaan van de bibliotheek? Ik heb direct een nieuwe brief geschreven en na een gesprek werd duidelijk dat ik welkom was om stage te komen lopen in de periode van februari tot juni 2017. Het hoofddoel van mijn stage was mee te kijken en mee te werken in alle facetten van de organisatie. In dit stageverslag behandel ik mijn periode als stagiaire op de afdeling Marketing en Communicatie van Biblionet Groningen.
4
2.
Beschrijving van de organisatie
In Groningen maken ruim 100.000 bibliotheekleden, en overige bezoekers gebruik van de bibliotheek. Stichting Biblionet Groningen geeft in opdracht van 22 Groningse gemeenten en de provincie Groningen zo goed en efficiënt mogelijk uitvoering aan de publieke taak van het bibliotheekwerk. Elke dag worden inwoners van de gemeente Groningen uitgedaagd om zichzelf te ontwikkelen, elkaar te ontmoeten en cultuur te beleven en te delen.
Biblionet Groningen is in 2000 opgericht. De afgelopen jaren is Biblionet Groningen geëvolueerd naar een netwerkorganisatie die bestaat uit 42 bibliotheekvestigingen, 80 Bibliotheken op school en een backoffice waar de facilitaire diensten zijn ondergebracht. In totaal werken er bijna 200 medewerkers bij Biblionet, waarvan het merendeel in de bibliotheekvestigingen werkt. Daarnaast zijn er ruim 550 vrijwilligers verbonden aan Biblionet, waardoor de bibliotheek toegankelijk en dichtbij blijft voor alle inwoners van de provincie Groningen.
Sinds een paar jaar werkt Biblionet Groningen vanuit nieuwe inzichten. Het concept van de klassieke uitleenbibliotheek was, zo oordeelde men, verouderd en paste niet meer in een wereld die steeds verder ontwikkelt op technologisch en digitaal gebied. Het voortbestaan van de bibliotheek was hierdoor steeds meer in het geding. Om mee te gaan met de tijd moest er iets veranderen. Het roer ging om en vanuit de nieuwe visie moest de bibliotheek een meer brede, maatschappelijke functie gaan vervullen. In deze nieuwe visie blijft de uitleenfunctie nog wel bestaan, maar is dit een te beperkte kijk op de fysieke bibliotheek van de toekomst. Lezen is een basisvaardigheid, maar verrijkt bovendien de woordenschat en is goed voor de spraak- en taalontwikkeling. Ook zorgt lezen voor de ontwikkeling van fantasie en voor verbreding van de horizon. De bibliotheek anno nu is niet meer enkel gebaseerd op de uitleen maar moet aansluiten bij actuele thema’s als ontmoeting, digitale diensten en sociaal domein. Met name het bestrijden van laaggeletterdheid vormt hierbij een kerntaak.
5 wordt tegen laaggeletterdheid. Mensen die moeite hebben met lezen en schrijven kunnen zich hier aanmelden voor een gratis cursus. Ten slotte biedt Biblionet Groningen voor volwassenen en ouderen onder andere de cursussen Klik & Tik en Digisterker aan. Klik & Tik is een cursus waarin de basisbeginselen van omgaan met de computer worden uitgelegd. Bij Digisterker leert de cursist zelfstandig om gaan met de digitale overheid. Dit zijn voorbeelden van de manier waarop Biblionet Groningen zich inzet voor een maatschappij waarin iedereen in staat is om mee te doen.
3.
Rol van de stagiair
In mijn tijd als stagiaire heb ik uiteenlopende taken verricht. In de eerste week heb ik mij vooral bezig gehouden met inlezen en kon ik meteen aanschuiven bij een bijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Hier werd duidelijk geschetst welke ontwikkelingen er de afgelopen jaren gespeeld hebben binnen de organisatie: de transitie van klassieke uitleenbibliotheek richting een bibliotheek die een veel bredere maatschappelijke functie vervult, en hiermee gepaard vele herorganisaties. Alleen al de gedachten achter de totstandkoming van dit nieuwe beleid vond ik enorm interessant. Het werd mij ook meteen duidelijk dat deze nieuwe visie ook grote gevolgen had voor de manier van communiceren. Wanneer je als organisatie een nieuwe weg in wilt slaan, valt of staat dit met de communicatie die daarbij komt kijken. Zo was ik ergens in mijn eerste weken op zoek naar stockfoto’s (foto’s voor in de beeldbank in Smoothpublish die gebruikt kunnen worden als promotiemateriaal) en dacht ik dat ik een heel aantal goede foto’s gevonden had. Mijn collega wees mij erop dat de foto’s op zich goed gevonden waren, maar dat ze niet uitstraalden wat Biblionet Groningen vanuit de nieuwe strategie wilde uitstralen: interactie, ontwikkeling, samenwerking, etc. Dat was voor mij een eyeopener, ik had er niet bij stil gestaan dat communicatie zo veelomvattend is. Alles moet kloppen. Tijden mijn stageperiode heb ik een verschillende werkzaamheden verricht. Ik zal de belangrijkste en grootste hieronder bespreken.
Communicatieplannen schrijven
Ik heb voor een aantal projecten een communicatieplan mogen opstellen. Het eerste communicatieplan dat ik schreef was voor het project ‘Heel Groningen Scratcht’. Ik had nog nooit eerder zoiets gedaan, maar al schrijvende kwam ik tot steeds meer input. Daarna heb ik communicatieplannen mogen schrijven voor de lancering van de nieuwe website, de gemeenteraadsverkiezingen en voor de sluiting en heropening van Bibliotheek Appingedam. Ik merkte dat ik er steeds beter in slaagde om alle facetten van een communicatietraject te overzien. Ook leerde ik hierdoor inzien wanneer het beter is om vooral intern te communiceren en wanneer vooral extern, en wat de belangrijke verschillen tussen deze vormen van communicatie zijn. Ik leerde ook goed nadenken over doelgroepen: wie wil je waarmee bereiken? Door alles op allerlei verschillende manier voor mezelf uit te werken (intern vs. extern, per communicatiemiddel, per doelgroep, etc.) kreeg ik een steeds duidelijker beeld van wat een communicatietraject allemaal inhoudt. Met name hiervan heb ik ontzettend veel geleerd.
Maken van promotiemateriaal in Smooth Publish
6 voor voorbeelden). Tijdens mijn eerste kennismaking met Smoothpublish kwam ik er al snel achter dat het maken van bijvoorbeeld een flyer een stuk lastiger is dan het lijkt. Er is relatief weinig ruimte voor tekst, dus je moet goed nadenken welke aspecten juist wel een plek en welke juist geen plek hoeven krijgen in je ontwerp. Daarnaast moet de flyer niet alleen de goede informatie bevatten, maar ook nog eens visueel aantrekkelijk zijn en uitnodigend om te lezen. Zoals ik al eerder noemde, was het vinden van een goede afbeelding ook niet altijd even makkelijk. Niet alleen moest deze passen bij de nieuwe strategie, ook moest deze mooi passen in het sjabloon.
Actie verzinnen voor lancering nieuwe website
7
Gemeenteraadsverkiezingen
Een deel van mijn tijd als stagiaire heb ik besteed aan het uitwerken van een plan van aanpak voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het doel hiervan was dat alle gemeenteraadsleden goed op de hoogte moesten zijn van de nieuwe strategie van Biblionet Groningen. Daarnaast wil Biblionet Groningen worden opgenomen in het partijprogramma van de verschillende partijen als plek voor persoonlijke ontwikkeling, het verbeteren van maatschappelijke kansen en als plek van ontmoeting in iedere stad of dorp. Om dit plan op te stellen, heb ik met verschillende mensen om tafel gezeten en vervolgens alle informatie opgeschreven in een advies. Dit advies heb ik omgezet naar een communicatieplan en dit plan heb ik vervolgens voorgelegd aan de teamleiders. Hieruit kwam naar voren dat het belangrijk was een soort folder of boekje te maken waarin heel duidelijk blijkt wat Biblionet Groningen doet om de maatschappelijke kansen van mensen in de verschillende gemeenten te vergroten. Ik heb hiervoor een idee opgezet en teksten geschreven voor op de folder.
Sluiting & opening pilotbibliotheek 3.0 Appingedam
De laatste anderhalf maand van mijn stage ben ik voornamelijk bezig geweest met het opstellen van het communicatieplan voor de verhuizing en herinrichting van bibliotheek Appingedam. Deze bibliotheek gaat op 8 juli als eerste landelijke pilot ingericht worden volgens het zogeheten bibliotheekconcept 3.0. Dit houdt in dat de fysieke bibliotheek wordt herzien en verbreed; er wordt in de fysieke bibliotheek letterlijk ruimte gemaakt voor de nieuwe programmalijnen vanuit de nieuwe strategie. De bibliotheek gaat een meer maatschappelijk rol vervullen en sluit hierdoor beter aan bij actuele thema’s als ontmoeting, digitale diensten en sociaal domein.
Nadat ik het communicatieplan geschreven had, heb ik de eerste stappen gezet richting de uitvoer van dit plan. Er moesten allerlei verschillende communicatiemiddelen komen: een verhuiskaart, een flyer voor een kindertekeningactie, een herinneringsboek, een ansichtkaart en uitnodigingen voor de opening. Ik heb voor het eerst een officiële briefing gedaan bij een van de vaste vormgevers verbonden aan Biblionet Groningen, Puck. Samen met mijn collega Tine heb ik de concepten beoordeeld en van feedback voorzien. Erg interessant om te zien hoe dat proces verloopt. Ook heb ik opzetjes mogen schrijven voor vormen van communicatie die ik nog niet eerder had geschreven, zoals een brief richting alle jeugdleden en volwassen leden met informatie over de sluiting en opening van de bibliotheek. Ook hier merkte ik weer hoe belangrijk het is om doelgroepgericht te kunnen schrijven. Welke woorden en toon gebruik je tegenover volwassenen? En welke tegenover kinderen? Ten slotte mocht ik mee naar een meeting waarbij verschillende partijen om tafel zaten om te spreken over de inrichting en het ontwerp van de nieuwe bibliotheek. Hier zaten we samen met mensen van OdV Interieurarchitecten en merkenbureau Dizain en werd er verteld over de inrichting van de nieuwe Bibliotheek Appingedam.
4.
Evaluatie
8 voorlichting kwam geven over de stage, er nooit over nagedacht dat ik misschien wel in de communicatiewereld aan de slag zou kunnen gaan. Om die reden ben ik compleet blanco deze stage ingegaan. Ik had nog geen concreet beeld gevormd van wat communicatie precies inhoudt. Ik verbaas me erover dat ik in zo’n relatief korte periode zo ontzettend veel geleerd heb. Communicatie is geen vaag concept meer voor me. Ik weet nu wat er allemaal bij komt kijken en waar aan gedacht moet worden: dat elk woord misschien wel tien keer omgedraaid moet worden, dat teksten niet alleen grammaticaal moeten kloppen, maar dat ze ook moeten passen binnen de strategie of visie van de organisatie, dat een tekst naadloos moet aansluiten op de beoogde doelgroep, etc. Eén ding is zeker: ik kan nooit meer ‘gewoon’ naar vormen van communicatie kijken. Bij alles wat ik voorbij zie komen vraag ik me nu af hoe deze communicatie tot stand is gekomen en wat de keuzes hierbij zijn geweest. Dit is iets waardoor ik maar al te goed besef wat voor enorme rugzak aan kennis ik opgedaan heb tijdens mijn stage.
Meteen in de eerste weken kreeg ik het idee van mijn collega’s dat ik welkom was en dat mijn rol als stagiaire gewaardeerd werd. Ondanks het feit dat ik totaal geen achtergrond had in de communicatie, werd ik vanaf moment één om input gevraagd en werd mijn input ook echt serieus genomen. Toen mij gevraagd werd een communicatieplan te schrijven voor de nieuwe website en ik deze liet zien aan Lysbeth, was haar feedback: “Het ziet er al hartstikke netjes uit, alleen ik mis eigenlijk nog wat ‘leuks’.” Dat zette mij aan het denken. Ik dacht dat het mijn taak was om alles wat tot op dat moment besproken was op papier te zetten en had er geen seconde bij stilgestaan dat ik zelf ook wat mocht bedenken. Meteen ging ik druk aan de slag en bedacht ik een actie waarin medewerkers aan de hand van een soort speurtocht onze nieuwe website konden gaan ontdekken. Dit was een voorbeeld waaruit blijkt welke vrijheden ik als stagiaire binnen de organisatie kreeg. Een motto dat veel gebruikt wordt binnen Biblionet Groningen is ‘Leren door doen’, ik kan zeggen dat dit zeker het geval is.
Voor mijn gevoel kon ik bij mijn laatste grote project – de communicatie rondom de opening van de nieuwe Bibliotheek Appingedam – al mijn kennis die ik in de afgelopen maanden verworven had, inzetten. Dit heeft me echt doen inzien hoeveel ik geleerd heb tijdens mijn stage. Ik vind het jammer dat ik midden in het proces wegga, maar ik ga zeker de nieuwe bibliotheek bezoeken op de dag van de opening.
Ik ben erg blij dat ik nu weet dat dit werk bij mij past en dat ik altijd de mogelijkheid heb om te solliciteren naar een functie binnen de communicatiewereld. Of het mijn eindpunt zal zijn; ik heb geen idee. Wel weet ik dat ik een heel aantal stappen verder ben gekomen in mijn ontdekkingstocht. Ik ben de organisatie en de collega’s erg dankbaar dat zij mij hiertoe de mogelijkheid wilden bieden en hoop dat ik in ruil daarvoor mijn steentje bij heb kunnen dragen.
5.
Conclusie
9 vond ik het erg interessant om te merken dat alles (maar dan ook echt alles) van belang is wanneer je een nieuwe strategie wilt uitdragen in je communicatie, ook dingen waar ik voorheen nooit bij stil had gestaan. Bijvoorbeeld de spelling van het woord bibliotheek, in alle communicatie vanuit Biblionet Groningen wordt je ‘de bibliotheek’ geschreven wanneer er geen plaatsnaam genoemd wordt in de lopende zin, maar het is bijvoorbeeld wel Bibliotheek Appingedam met hoofdletters. Alles moet kloppen om het doel te bereiken dat je voor ogen hebt. In het geval van Biblionet Groningen is dat nu al helemaal van belang, juist omdat het bedrijf in transitie is van de klassieke uitleenbibliotheek naar een bibliotheek met een meer maatschappelijke rol.
10
