Werken op kantoor van RSD de Liemers
Wij werken voor:
Beste collega’s,
Het coronavirus houdt ons dagelijks in de greep. De 1,5 meter samenleving heeft ook impact op onze manier van werken.
In deze ‘klantreis’ willen we jullie meenemen in de regels die vanaf heden gelden en de maatregelen die we hebben genomen op kantoor, om te zorgen dat we samen kunnen werken in een veilige werkomgeving!
Dit document wordt doorlopend geupdate op basis van de RIVM richtlijnen en de ervaringen die we met elkaar op doen.
Veel leesplezier!
Inhoud
Algemeen
Reizen
Spreekkamers
Looproutes &
ontmoetingsruimte
Werkplekken
Eten en drinken
Toiletten
Vergaderruimtes
Home
Op kantoor of thuiswerken?
• Uitgangspunt blijft voorlopig nog: we werken in principe thuis en vergaderen zoveel mogelijk online.
• Maar ook werken op kantoor is (beperkt) mogelijk.
• Medewerkers zijn vrij om te kiezen wanneer ze op kantoor werken en wanneer thuis. Dat betekent dat we niet gaan werken met ‘shifts of ploegen’
waarin je ‘verplicht’ wordt bepaalde dagen op kantoor te zijn.
• Je bepaalt onderling met je afdeling/collega’s of individueel wanneer het handig is om naar kantoor te komen of wanneer thuiswerken ook prima kan.
• Je komt alleen naar kantoor als je een werkplek hebt gereserveerd.
Voordat we jullie meenemen in de klantreis,
beschrijven we eerst een aantal principes hoe we bij de RSD omgaan met het werken op kantoor en met het thuiswerken.
Algemeen
Regels en maatregelen
• Op kantoor gelden regels om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Er zijn maatregelen getroffen ter ondersteuning van de regels.
• Verder gelden op kantoor voor iedereen de basisregels van de Rijksoverheid.
Belangrijk is dat we elkaar respecteren en de regels in acht nemen zodat iedereen zich veilig voelt op kantoor.
Home
• Als je met de auto naar kantoor komt, parkeer dan je auto bij de parkeerplaats via de Babberichseweg.
• Carpoolen met andere collega’s is niet wenselijk. Hierbij kan namelijk niet de afstand van 1,5 meter worden gewaarborgd.
Dit geldt voor reizen naar en van kantoor, maar ook voor dienstreizen tijdens kantoortijden naar de gemeenten en/of RSD.
• Reis je met het OV, houdt je dan aan de landelijke regels. Meer informatie lees je op de website van de Rijksoverheid.
Je klantreis begint letterlijk met het reizen naar kantoor.
Hiervoor gelden een aantal regels.
Reizen
• Heb je een afspraak bij één van de gemeenten of bij de RSD, informeer dan vooraf welke corona-maatregelen zij hebben getroffen.
Home
Wachtruimte
• In de wachtruimte mogen alleen mensen plaatsnemen die zijn uitgenodigd voor een gesprek. Gezinsleden/vrienden e.d. die niet bij het gesprek hoeven te zijn wachten buiten of in de auto
• Op de vloer is een looproute aangegeven, we hanteren zoveel mogelijk
eenrichtingsverkeer
• In de wachtruimte is handreiniger beschikbaar voor bezoekers en medewerkers
Balie
• Bij de balie is een preventie scherm aangebracht en er zijn anderhalve meter markeringen in de vorm van vloerstickers aangebracht, zodat duidelijk is dat er afstand moet worden gehouden bij de balie.
Alle medewerkers en bezoekers komen binnen via de wachtruimte en de balie van de RSD
Balie en wachtruimte
HomeIntekenlijst
• In het belang van ieders veiligheid, registeren we wie wanneer aanwezig is geweest op kantoor. Dit betekent dat alle klanten, externen en medewerkers zich inschrijven op een intekenlijst.
• Denk er dus aan dat je bij binnenkomst en bij vertrek langs de receptie loopt om dit te registeren.
Verkeersruimten
• Bij binnenkomst bij de RSD kan je gelijk je handen desinfecteren: desinfecteermiddel staat klaar.
• Als je naar je werkplek loopt houd je rekening met de één richtingslooproute en zorg je dat je je op 1,5 meter afstand van je collega’s blijft. Als reminder zijn 1,5 meter markeringen aangebracht op de grond.
• Jassen hangen we niet meer aan de kapstok, je kunt je jas over je eigen bureaustoel hangen. Maar beter nog:
laat je jas in de auto als dat kan.
• Als je door het pand loopt, maak je altijd gebruik van de looproute voor de veiligheid van jezelf en je collega’s. Ook al moet je hier een blokje voor om lopen.
Welkom in ons vernieuwde kantoor!
Hier lees je welke regels er gelden voor de looproutes en de ontmoetingsruimte.
Looproutes en pantry
Pantry
• Als je door de pantry loopt, houdt je rechts aan. Dit is met pijlen aangeven.
• Om voldoende afstand te kunnen bewaren mag het in pantry niet te druk worden. Er mogen maximaal 4 mensen aanwezig zijn.
• Daarom is het niet de bedoeling om aan de hoge tafel te hangen, hierdoor is er onvoldoende ruimte voor collega’s.
• Pauzeren in de pantry is daarom ook niet meer toegestaan. Eten en drinken mag achter je bureau, maar liever gecombineerd met een frisse lunchwandeling.
• De kraan in de pantry wordt vervangen voor een kraan met sensor.
Home
Werkplek reserveren
• Als je een dag(deel) op kantoor wilt komen werken, kan je vooraf vanuit huis een plek reserveren. Dat kan (tijdelijk) via een
kantoorrooster op de G-schijf.
• Reserveren doe je altijd per dagdeel, zodat er gedurende de dag niet teveel verschillende mensen aan de bureaus zitten.
• Vergeet niet te reserveren, anders heb je misschien geen plek!
• Reserveer niet te ver vooruit, zodat je collega’s ook gelijke kansen hebben om een werkplek te reserveren.
Werkplekken kantoor
Schoonmaak
• De werkplekken worden dagelijks schoongemaakt door het schoonmaakbedrijf.
• Als de muis op het toetsenbord ligt, is de werkplek schoongemaakt door de schoonmaaksters.
• Wil je zelf je werkplek nog extra schoonmaken, dan zijn daarvoor desinfectiemiddelen en doekjes beschikbaar op kantoor.
Je bent aangekomen bij je werkplek.
Hier lees je welke regels er gelden.
Beschikbare werkplekken
• Om 1,5 meter afstand te kunnen
garanderen, zijn een aantal werkplekken niet beschikbaar om aan te werken. Deze werkplekken zijn gemarkeerd met een rood kruis.
• De bureaublokken worden kruiselings bezet.
• Er zijn maximaal 20 werkplekken beschikbaar om aan te werken
Home
• Spreekkamer 1 t/m 4 zijn voorzien van kuchschermen
• Deze spreekkamers kun je in G-plan reserveren voor een afspraak. Bedenk meteen of je dan ook een werkplek wilt reserveren om op kantoor te blijven werken.
• De spreekkamers zijn groot genoeg om per klant één begeleider toe te laten, maar bij voorkeur komt de klant alleen. Zijn/haar gezelschap kan dan buiten wachten.
• In het kader van de veiligheid is het toegestaan om samen met een collega de spreekkamer in te gaan, maar bij voorkeur voer je het gesprek alleen.
• Na gebruik laat je de ruimte schoon en leeg achter: de tafel, stoel, computer en andere gebruikte materialen maak je schoon met een doekje en desinfectiemiddel.
• Dit geldt voor zowel jouw kant, als die de klant.
Je hebt een gesprek met een klant, die niet telefonisch of videobellend via Teams kan plaatsvinden. Dan kun je gebruik maken van de spreekkamer.
Spreekkamers
Home• We werken digitaal, tenzij is er een goede reden is om klanten uit te nodigen op kantoor.
Daarnaast hebben we te maken met een beperkte kantoorcapaciteit.
• We laten het aan jou over om de afweging te maken of het gebruik van een spreekkamer noodzakelijk is.
• We vragen je kritisch te zijn waarom een gesprek niet per (beeld-)telefoon kan plaatsvinden.
Welk doel ga je niet bereiken zonder een gesprek in de spreekkamer?
• Denk ook aan de veiligheid van je klant. Als je klant tot de verhoogd risicogroep behoort vanwege lichamelijke klachten of omdat hij/zij in huis woont met iemand uit de risico groep, is het wellicht niet wenselijk naar de RSD te komen.
• Juridisch gezien heeft een (beeld-)telefoongesprek hetzelfde verplichtende karakter als een oproep om naar de RSD te komen.
Je hebt een gesprek met een klant, die niet telefonisch of videobellend via Teams kan plaatsvinden. Dan kun je gebruik maken van de spreekkamer.
Spreekkamers - richtlijnen
Home• Met elkaar zorg je ervoor dat je 1,5 meter afstand van elkaar houdt.
• Na afloop van de vergadering zorg je er samen voor dat de vergadertafel en andere gebruikte materialen worden gereinigd, Hiervoor zijn desinfectiemiddelen aanwezig in de ruimte.
• De vergaderruimtes worden ook dagelijks schoongemaakt door het schoonmaakbedrijf.
Vergaderen via Teams kan in veel gevallen prima. Maar soms is het toch fijn om bij elkaar te zitten. Dat kan in de vergaderruimtes bij de RSD of het gemeentehuis. Ook hiervoor hebben we een paar afspraken gemaakt.
• Alle vergaderzalen zijn zo ingericht dat de anderhalve meter regel gehanteerd kan worden.
• Per vergaderruimte geldt een maximaal aantal personen.
Het maximaal aantal personen per ruimte:
RSD:
• Projectkamer 1: 4 personen
• Projectkamer 2: 2 personen
• Jan Schoonhoven 7 personen Vergaderruimten Zevenaar:
• Francois Morrellet: 2 personen
• Peter Struycken, 2 personen
• Sam Middleton , 2 personen
• Bram Bogart , 3 personen
• Bram Bogart: 3 personen
• Yvaral: 4 personen
• Armando, 4 personen
• Jan Cremer/Asger Jorn: 7 personen
• Julia Warr, 8 personen
• Raadzaal: 14 personen
• Patio: 20 personen
• Vooraf
reserveren van vergaderruimt en is verplicht.
Home
Koffie, thee en water
• Koffie, thee en gekoeld water kan je, zoals je gewend was, verkrijgen in de keuken
• Als iemand bij de koffieapparaat staat wacht je op 1,5 meter afstand tot je aan de beurt bent
• Tip: Gebruik je pink om koffie te tappen, deze vinger gebruik je het minst en is daarmee het ‘veiligst’
• Bij de koffieapparaat staan desinfectiedoekjes klaar voor als je voor en/of na gebruik de display van de
koffieapparaat wilt schoonmaken
• We halen geen drankjes meer voor elkaar. Iedereen haalt nu koffie, thee of water alleen voor zichzelf.
Ook goed voor de dagelijkse beweging!
Pantry
• Om voldoende afstand te kunnen bewaren mag het in de keuken niet te druk worden, er is plaats voor maximaal 4 personen.
• We maken in de keuken geen gebruik van katoenen handdoeken, maar alleen van papieren handdoeken.
Ten aanzien van eten en drinken gelden de volgende regels op kantoor.
Eten en drinken op kantoor
Eten en drinken
• Pauzeren in de pantry is daarom niet meer toegestaan. Eten en drinken mag achter je bureau, Maar beter is natuurlijk om buiten een rondje te gaan lopen!
• De bank mag gebruikt worden, mits 1,5 afstand wordt gehouden.
• Na gebruik maak je zelf de tafel en stoel/bank schoon met
desinfectiemiddel en een doekje. Deze middelen staan klaar op de tafels.
Koelkast
De koelkast mag gebruikt worden, hiervoor gelden de volgende regels:
• Alleen eten/drinken voor de dag zelf mag je in de koelkast bewaren.
Alles wat over is neem je eind van de dag mee naar huis
• Het eten en drinken in de koelkast is afgesloten in een bakje, brooddoos en/of fles(je).
Home
• Alle toiletten blijven beschikbaar voor gebruik.
• Als de toiletten bezet zijn, loop je door. Je kunt niet wachten in het halletje of in het gangpad.
• Voor doorspoelen doe je de deksel van het toilet dicht, zodat corona deeltjes zich niet kunnen verspreiden.
• Na toiletbezoek was je je handen met water en zeep.
• Op de toiletten zijn ook desinfectiemiddelen voor extra reiniging indien gewenst.
