Advies
Jaarrekening 2014
Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid
Gemeente Nijmegen
Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Marcel Meier AA
Peggy van Gemert RA/AA Mei 2015
Inhoudsopgave
1. Inleiding ... 3
2. Advies ... 4
3. Bevindingen ... 5
3.1. Algemeen ... 5
3.2. Controleverklaring door de accountant. ... 5
3.3. Afronding ontvlechting GGD uit regio Rivierenland. ... 5
3.4. Afwikkeling fusie- en frictiekosten. ... 5
3.5. Exploitatierekening overzicht van baten en lasten 2014 ... 6
3.6. Voorgestelde resultaatbestemming saldo 2014 ... 8
3.7. Bestemde reserve vakantiegeld individueel Keuzebudget………...8
3.8. Bestemde reserve WMO………9
3.9. Reserves ... 9
3.10. Weerstandsvermogen ... 10
3.11. Risico inventarisatie... 10
3
1. Inleiding
De gemeenten in de Regio Nijmegen hebben besloten dat vanaf 1 juli 2005 de begroting- en
verantwoordingsproducten van een aantal gemeenschappelijke regelingen worden beoordeeld door de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (GR). Op verzoek van de regiogemeenten is de Adviesfunctie gepositioneerd bij de Gemeente Nijmegen. De adviesfunctie adviseert primair de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het Algemeen Bestuur (AB). De begrotingen en jaarrekeningen van de vier GR worden getoetst aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN).
Daarnaast worden de financiële meerjarenposities en de risico´s van de GR beoordeeld.
Beleidsmatige voornemens c.q. verantwoordingen worden getoetst, voor zover deze financiële consequenties hebben. Deze notitie bevat een beoordeling van de bij de deelnemende gemeenten voorgelegde Jaarrekening 2014 van de GR GGD Gelderland- Zuid.
Op 28 april 2015 hebben wij onze bevindingen besproken met mevrouw Pieters, directeur Publieke Gezondheid en mevrouw van Haare, coördinator financiën van de GR GGD Gelderland-Zuid.
We wijzen de deelnemende gemeenten er op dat u wordt verzocht uw zienswijzen over de
jaarrekening 2014 van de GGD voor 24 juni 2015 aan het Dagelijks Bestuur van de GGD mee te delen.
Omdat de GGD onder het Single Information Single Audit (SISA) regime valt, dient het Algemeen Bestuur de Jaarrekening 2014 voor 15 juli 2015 vastgesteld en verzonden te hebben naar het Centraal Bureau voor de Statistiek in verband met vaststelling van de subsidie. Door vaststelling van de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2016 heeft u met deze planning unaniem ingestemd.
2. Advies
Indien u naast de financiële verantwoordingen kunt instemmen met de inhoudelijke taak- en prestatieverantwoordingen, adviseren wij de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het AB van de GGD om:
• in te stemmen met de jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Gelderland-Zuid,
• in te stemmen met het voorstel tot bestemmen van het resultaat over het jaar 2014. Het resultaat bedraagt € 997.000 positief en voorgesteld wordt om:
- een bestemde reserve te vormen van € 475.000 voor vakantiegeld vanwege de introductie in 2016 van een “Individueel Keuze Budget´ (IKB)
- een bedrag van € 125.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve WMO om het WMO toezicht vorm te geven;
- het restantbedrag ad € 397.000 terug te betalen aan de deelnemende gemeenten, rekening houdend met het verschil in uitgangspositie tussen gemeenten uit Rivierenland en
gemeenten uit regio Nijmegen per fusiedatum voor wat betreft de frictiekosten Regio Rivierenland. ( € 214.000 aan gemeenten regio Nijmegen en € 183.000 aan alle gemeenten)
• In te stemmen met de terugbetaling van € 270.000 aan de deelnemende gemeenten als gevolg van het positieve verschil in de beginwaarde van de algemene reserve d.d. 1 januari 2014 ten opzichte van de vastgestelde streefwaarde van de algemene reserve.
De deelnemende gemeenten worden bovendien geadviseerd om de risico’s van de GGD (€ 2,4 miljoen) , voor zover deze de algemene reserve (€ 905.000) overstijgen, op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. (zie ook paragraaf 3.11). Dit naar rato van hun deelname in de GR GGD GZ.
Wij geven u nog mee dat het bedrag aan compensabele BTW in 2014 bij de GGD – Gelderland -Zuid is uitgekomen op € 296.614.
5
3. Bevindingen 3.1. Algemeen
Het advies van de Adviesfunctie GR bij de jaarrekening 2014 van de GGD Gelderland-Zuid wordt ten behoeve van de zienswijze bij de jaarrekening van de GGD Gelderland-Zuid aan u toegezonden. In de Algemeen Bestuursvergadering van d.d. 25 juni 2015 zal de jaarrekening 2014 van de GGD
Gelderland-Zuid worden behandeld en vastgesteld.
3.2. Controleverklaring door de accountant.
De jaarstukken 2014 van de GGD Gelderland-Zuid zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid.
De belangrijkste bevindingen van de accountant zijn- zo blijkt uit het accountantsverslag- dat er in 2014 belangrijke acties tot verdere verbetering van de interne (financiële) beheersing in gang gezet zijn.
3.3. Afronding ontvlechting GGD uit regio Rivierenland.
De GGD Gelderland Zuid heeft bij de jaarrekening 2013 een tweetal aanvullingen op de inbrengbalans van Regio Rivierenland aangebracht. Het betrof de volgende aanpassingen:
1. Een vordering van € 106.000 op de Regio Rivierenland betreffende de toegerekende overheadkosten aan de ( inmiddels opgeheven) afdeling logopedie van GGD Rivierenland.
2. Een vordering van € 117.000 op Regio Rivierenland zijnde de egalisatiereserve EGB, welke niet in de inbrengbalans is opgenomen van Regio Rivierenland. De egalisatiereserve EGB is bedoeld om de fluctuatie in kosten voor epidemiologische onderzoeken op te vangen.
In de jaarrekening 2014 zijn de bovenstaande vorderingen als volgt afgewikkeld:
een bedrag van € 107.000 is betaald door Regio Rivierenland. Het restant ad € 116.000 is afgeboekt en verantwoord als incidentele last.
Dit heeft - in combinatie met de afwikkeling van de fusie en frictiekosten- bijgedragen aan de ontvlechting van de GGD uit regio Rivierenland.
3.4. Afwikkeling fusie- en frictiekosten.
In ons advies bij de jaarrekening 2013 van de GGD hebben we een paragraaf opgenomen ten aanzien van de fusie en frictiekosten. In dat rapport is geadviseerd om een declaratie bij het Ministerie van VWS in te dienen voor de gemaakte fusie- en frictiekosten. Dit advies heeft de GGD opgepakt en heeft één gezamenlijke declaratie opgesteld en dit heeft in december 2014 geleid tot een subsidietoekenning van € 550.123.
Deze vergoeding valt uiteen in drie componenten, welke onderstaand toegelicht worden.
Samenvatting frictie en fusiekosten Toekenning
- Frictiekosten € 360.460
- Frictiekosten uittreding Mook en Middelaar € 112.800
- Fusiekosten € 76.863
Totaal toekenning € 550.123
Aangezien de frictie- en fusiekosten in de jaarrekening 2013 als kosten zijn verwerkt is de toekenning van het Ministerie als incidentele bate verantwoord in de jaarrekening 2014.
Frictiekosten
De regio Nijmegen heeft in 2013 haar deel ( zo’n 60%) van de frictiekosten betaald ten laste van de beschikbare reserves vanuit Regio Nijmegen. Voor de overige 40% van de kosten zijn deze verdeeld over alle gemeenten uit Gelderland Zuid. Daarmee wordt ook het door het Rijk toegekende bedrag van € 360.460 eerste voor zo´n 60% (te weten € 214.256) aan de regio Nijmegen terugbetaald en wordt het restant aan alle gemeenten uitgekeerd.
Frictiekosten uittreding Mook en Middelaar.
Een deel van de toekenning heeft betrekking op de uittreding van de gemeente Mook en Middelaar waarvoor de GGD in de jaarrekening 2013 een vordering van € 176.000 had opgenomen op deze gemeente. Deze vordering is nu met het bedrag van de toekenning ( € 112.800) verlaagd. Er resteert daardoor nog een vordering op de gemeente Mook en Middelaar van € 63.200.
Fusiekosten
De toekenning van de fusiekosten ad € 76.863 zal aan alle deelnemende gemeenten worden terugbetaald.
3.5. Exploitatierekening overzicht van baten en lasten 2014
Het resultaat van de jaarrekening 2014 van de GGD Gelderland-Zuid is als volgt samengesteld:
In € Realisatie Begroting
A. Resultaat gewone bedrijfsvoering + 640.000 - 179.000 B. Incidentele baten en lasten
Incidentele baten
Subsidie VWS voor fusie en frictiekosten Incidentele Lasten
Afboeking vordering GGD Rivierenland Afkoop telefooncentrale GGD Rivierenland Totaal incidentele lasten en baten
550.000 -116.000 -57.000 + 378.000
- - - -
C. Mutaties reserves
Toevoeging reserves -200.000
7 Hieronder volgt een toelichting op de cijfermatige opstelling:
Ad A. Resultaat gewone bedrijfsvoering.
Het resultaat uit gewone bedrijfsvoering is € 819.000 voordeliger dan begroot.
Dit voordeel bestaat uit een veelheid van zowel positieve als negatieve verschillen. Het verschil is echter hoofdzakelijk ontstaan doordat er aan de batenkant meer subsidies van het Rijk ( € 515.000) en van gemeenten zijn ontvangen (€ 479.000). Voor uitgebreide toelichting wordt verwezen naar pagina 41 en 42 van de jaarrekening van de GGD. Bovendien zijn de gemeentelijke bijdragen voor uniforme taken € 195.000 hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door een toename van de contactmomenten met adolescenten.
Tenslotte zijn de overige opbrengsten € 180.000 hoger dan begroot. Hieronder vallen onder meer de extra opbrengsten voor vaccinaties (€ 26.000), extra subsidies voor Nurse practitioner (€ 34.000) en de extra subsidie voor Veilig Thuis. (€ 35.000).
Aan de lastenkant werd er € 599.000 meer uitgegeven aan personele inzet.
Diverse kleinere onder- en overschrijdingen veroorzaken nog een voordeel van € 49.000.
Dit verklaart op hoofdlijnen het positieve verschil van € 819.000 ten opzichte van de begroting.
Ad B. Incidentele baten en lasten.
Als incidentele baten is een bedrag van € 550.000 verantwoord in de jaarrekening 2014.
Dit wordt veroorzaakt doordat het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een subsidie heeft toegekend voor fusie en frictiekosten van € 550.000.
Als incidentele last is een bedrag van € 116.000 afgeboekt van de vorderingen op GGD Rivierenland.
We verwijzen voor een toelichting naar paragraaf 3.3. van dit advies.
Daarnaast is voor de afkoop van de telefooncentrale in Rivierenland € 57.000 betaald. Met deze afkoop en het laten aansluiten op het telefoonnetwerk in Nijmegen levert de komende jaren een besparing op.
Ad.C Mutatie reserves.
Volgens de exploitatierekening 2014 wordt er per saldo een bedrag van € 200.000 toegevoegd aan de reserves en een bedrag van € 179.000 onttrokken.
De toevoeging betreft de vorming van de bestemde reserve Toezicht WMO waartoe het AB in haar vergadering d.d. 11 december 2014 toe heeft besloten. De onttrekkingen aan de bestemde reserve DD-JGZ ( € 81.000), de reserve bezuinigingen (€ 25.000), de reserve frictiekosten Mook en Middelaar ( €53.000) en de reserve Zorgmonitor ( € 20.000) zijn conform begroting gerealiseerd.
3.6. Voorgestelde resultaatbestemming saldo 2014
• Het resultaat over het jaar 2014 bedraagt € 997.000 positief.
Voorgesteld wordt dit positieve resultaat als volgt te bestemmen:
- een bestemde reserve te vormen van € 475.000 voor vakantiegeld vanwege de introductie in 2016 van een “Individueel Keuze Budget´ (IKB)
- een bedrag van € 125.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve WMO om het WMO toezicht vorm te geven;
- het restantbedrag ad € 397.000 terug te betalen aan de deelnemende gemeenten, rekening houdend met het verschil in uitgangspositie tussen gemeenten uit Rivierenland en
gemeenten uit regio Nijmegen per fusiedatum voor wat betreft de frictiekosten Regio Rivierenland. ( € 214.000 aan gemeenten regio Nijmegen en € 183.000 aan alle gemeenten)
• Daarnaast is er een verschil tussen de beginwaarde van de algemene reserve d.d. 1 januari 2014 ten opzichte van de nu vastgestelde streefwaarde van € 270.000. Voorgesteld wordt ook dit bedrag uit te betalen aan de deelnemende gemeenten.
3.7. Bestemde reserve vakantiegeld individueel Keuzebudget.
In het cao akkoord is afgesproken dat het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2016 zal worden ingevoerd. Hiermee wijzigt de opbouw en uitbetaling van het vakantiegeld. Op dit moment wordt het vakantiegeld uitbetaald in mei. Dit gaat dan over de opgebouwde rechten in de eerste 5 maanden van het lopende jaar én de laatste 7 maanden van het voorgaande jaar. Vanaf 2016 maken de in een jaar opgebouwde vakantierechten ook in hetzelfde jaar onderdeel uit van het keuzebudget.
De werkgever moet het vakantiegeld dan voortaan in hetzelfde jaar en daarmee dus eerder uitbetalen.
Dit leidt tot de vraag wat er moet gebeuren met de opgebouwde vakantierechten in de periode mei t/m december 2015. Vindt de uitbetaling plaats in 2015, in 2016 of gespreid over beide jaren?
Omdat het wijzigen van het moment van uitbetalen van het vakantiegeld stuit op financiële en fiscale bezwaren wordt op landelijk niveau nog onderhandeld over de werkwijze.
Tot op heden was het moment van uitbetalen van vakantiegeld, ook het moment van het nemen van de kosten. Dit is volgens de regelgeving BBV (de boekhoudregels) en dit was dus éénmaal per jaar in de maand mei. De wijziging zoals nu in de cao is afgesproken, past ook binnen het BBV, alleen worden de lasten dan maandelijks genomen. Alleen bij de overgang van het oude naar het nieuwe systeem ontstaat een probleem. In 2015 wordt in mei een betaling vakantiegeld gedaan over de periode juni 2014 t/m mei 2015; dus één jaarlast. Maar voor de maanden juni 2015 tot en met december 2015 zijn ook rechten opgebouwd. Ongeacht het moment van uitbetalen zijn deze rechten in 2015 opgebouwd en daarmee een last in 2015. Daarmee leidt deze wijziging eenmalig tot een extra last van 7 maanden vakantiegeld in 2015.
9 ontstaat, is het vormen van een bestemmingsreserve nu hiervoor wel een verstandige keuze. In haar accountantsverslag bij de jaarrekening 2014 geeft Deloitte ook aan dat GR’ en hiervoor een
bestemmingsreserve mogen vormen. De GGD-GZ stelt voor om het positieve resultaat hiervoor te benutten.
Voetnoot hierbij is dat wanneer het resultaat van de onderhandelingen over de invoering van het individueel keuzebudget ertoe zou leiden dat er geen extra last optreedt, de bestemmingsreserve ook weer gewoon vrij kan vallen ten gunste van het resultaat.
3.8 Bestemde reserve WMO.
Conform het besluit van het AB d.d. 11 december 2014 is er een bestemde reserve gevormd van
€ 200.000 voor het vormgeven van de toezichttaak WMO die bij de GGD Gelderland Zuid vanaf 1 januari 2015 is ondergebracht. In aanvulling hierop wordt via de resultaatbestemming een bedrag van € 125.000 hieraan toegevoegd. In het derde kwartaal 2015 wordt duidelijk hoeveel
werkzaamheden dit in structurele zin gaat betekenen en krijgen de deelnemende gemeenten zicht op de werkelijke kosten van het WMO- toezicht. Deze werkwijze stelt de gemeenten in staat om deze toezichtstaak tot en met 2015 op deze wijze te financieren en zodra de kosten geanalyseerd zijn de benodigde bedragen structureel in hun begrotingen te verwerken. De Adviesfunctie adviseert om deze reden in te stemmen met deze voorgestelde resultaatbestemming.
3.9. Reserves
Algemene Reserve ( bedragen* €1.000) Saldo per 31 december 2014
Voorgestelde winstbestemming 2014
Algemene reserve na winstbestemming 2014
1.175 -270 905
Met de voorgestelde winstbestemming 2014 wordt de algemene reserve van de GGD in
overeenstemming gebracht met het kader weerstandsvermogen bij Gemeenschappelijke Regelingen die onderdeel uitmaakt van de Begrotings Richtlijnen regio Nijmegen.
Bestemmingsreserves (bedragen *€1.000)
Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt:
X € 1.000
Reserve 1 januari
2014
Mutaties 2014
31 december 2014
Digitaal Dossier JGZ 351 -81 270
Bestemmingsreserve Bezuinigingen 25 -25 0
Uittreding Mook en Middelaar Zorgmonitor
EGB Samenwerking Toezicht WMO
105 20 117 0
-53 -20 0 200
52 0 117 200
618 21 638
3.10. Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om het hoofd te bieden aan mogelijke nadelen die kunnen voortvloeien uit risico’s. De adviesfunctie verbonden partijen heeft een voorstel ontwikkeld als kader voor de algemene reserve voor alle verbonden partijen waarin gemeenten uit regio Nijmegen participeren. Het algemeen bestuur heeft op 11 december 2014 een nieuwe notitie risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen vastgesteld. In deze notitie is het voorstel van de adviescommissie ten aanzien van het weerstandsvermogen overgenomen. De hoogte van de algemene reserve c.q. het weerstandsvermogen is hiermee vastgesteld op afgerond € 905.000.
3.11. Risico inventarisatie
In 2014 heeft de organisatie extra aandacht besteed aan risicomanagement en risicobeheersing.
Zo is er is een inventarisatie gedaan en een samenvatting van de financieel gekwantificeerde risico’s is op pagina 21 van de jaarrekening 2014 opgenomen.
Als alle geïdentificeerd risico´s zich zouden voordoen, zou daar ongeveer 2,4 miljoen euro mee gemoeid zijn. De algemene reserve na winstbestemming eind 2014 bedraagt € 905.000.
De deelnemende gemeenten wordt geadviseerd om de risico’s, voor zover ze de algemene reserve overstijgen, op te nemen in hun eigen paragraaf weerstandsvermogen. Dit naar rato van deelname.
