Media, Informatie en Communicatie
Zoekt en gij zult vinden…
Een onderzoek naar de verbetering van de presentatie van
zoekresultaten in een archiefwebsite door middel van het
ordenen van metadata en het koppelen van gerelateerde
informatie.
Afstudeeropdracht Bert Nielsen
Studentnr. 500602602
Eerste docent-begeleider : Chris Streefkerk Tweede docent-begeleider : Raoul Boers
Informatie en Media / Archivistiek B 2 juni 2015
Dankwoord
Via deze weg wil ik alle personen bedanken die me tijdens het afstuderen op een of andere wijze hebben geholpen.
Vanuit het Historisch Centrum Overijssel wil ik Bert de Vries bedanken voor zijn vertrouwen en de geboden studiemogelijkheden. Daarnaast gaat mijn speciale dank uit naar Piet den Otter en expliciet Francis van den Berg voor hun kritische noten en waardevolle aanvullingen, waardoor ik tot dit eindproduct gekomen ben.
Mijn grootste dank gaat uit naar mijn partner Jan ter Weeme, die me fysiek, ‘de liefde gaat door de maag’, maar bovenal mentaal heeft ondersteund.
Inhoud
Dankwoord 31 Inleiding 6
1.1 Probleemsituatie 6
1.2 Probleemstelling 6
1.3 Structuur en aanpak onderzoek 7
1.3.1 Centrale onderzoeksvraag en typering van het onderzoek 7
1.3.2 Deelvragen 7 1.3.3 Doelstelling 8 1.3.4 Casus 8 1.3.5 Eindproduct 8 1.4 Leeswijzer 8 2 Informatiebehoefte bezoeker 10
2.1 Doelgroepen, informatiebehoeften en trends – onderzoeken in het veld 10
2.2 Doelgroepen HCO 13
2.2.1 Profielen van de doelgroepen 13
2.3 Conclusie 14
3 Benodigde competenties en informatie 17
3.1 Onderzoeksfasen, competenties en hulpmiddelen 17
3.1.1 Model Hokke / Bustraan 18
3.1.2 Aanpassing model 19
3.1.3 Aanpassing competenties en hulpmiddelen per onderzoeksfase 19
3.2 Informatie uit of over de archiefbronnen - metadata 22
3.3 Competenties en informatiebehoefte doelgroepen 23
3.4 Verwachtingen van bezoekers – informatietypen 25
3.5 Samenvatting 26
4 Analyse bronnen 28
4.1 Analyse ORA 28
4.1.1 Toegangen op de archieven 29
4.1.2 Werkwijze analyse toegangen 30
4.1.3 Metadata-elementen en informatietypen toegangen 31
4.1.4 Vaststelling lijst met metadata-elementen 48
4.1.5 Zoekfunctionaliteiten 50
4.1.6 Hulpmiddelen 50
4.2 Analyse informatie website HCO 51
4.2.1 Werkwijze 51
4.2.2 Beschrijving archiefbronnen 52
4.2.3 Samenvatting analyse informatiebronnen website HCO 54
5 Presentatie zoekresultaten 57
5.2 Verbetersuggesties presentatie gegevens 59
5.2.1 Context 59
5.2.2 Interpretatiebarrière: presentatie hiërarchische structuren 60
5.3 Functionaliteiten tijdens zoekproces 61
5.3.1 Gebruik van navigatoren 62
5.3.2 Interactie bezoekers 64
5.3.3 Zichtbaarheid informatie tijdens het zoekproces 65
5.4 Presentatie zoekresultaten 65
6 Conclusies en aanbevelingen 69
6.1 Conclusies 69
6.1.1 Kennis en vaardigheden 69
6.1.2 Presentatie metadata-elementen en hulpmiddelen 69
6.2 Stappenplan 72
6.2.1 Toetsing van het concept 72
6.2.2 Voorbereiden invoeren van het concept op de productieomgeving 72 6.2.3 Invoering van het concept op de productieomgeving 73
Bronnen 74
Glossarium 78
Bijlage I: Raadpleging ORA 81
Bijlage II: Analyse inventaris richterambt Haaksbergen 85
Bijlage III: Analyse inventaris schoutambt Holten 98
Bijlage IV: Informatie analyse nadere toegangen Schoutambt Holten 104
Bijlage V: Keuzelijst per metadata-element 110
Bijlage VI: Analyse website HCO 114
Bijlage VII: Voorbeelden zoekresultaat 129
Voorbeeld 1: Gegevens uit een inventaris 129
Zoekresultatenpagina 130
Zoekresultaat 131
Voorbeeld 2: Gegevens uit een index (nadere toegang) 132
Zoekresultatenpagina 133
Zoekresultaat 135
Zoekresultaatdetailpagina 135
1 Inleiding
1.1 Probleemsituatie
De belangstelling voor geschiedenis en cultuur in Nederland is groot. In Europa is Nederland zelfs een koploper als het gaat om de interesse in cultureel erfgoed (Haan en Huysmans, 2007). Als gevolg hiervan worden steeds meer initiatieven ondernomen om cultureel erfgoed
toegankelijk te maken voor het publiek. Een onderdeel hiervan is dat de archiefsector steeds meer gedigitaliseerd archiefmateriaal online plaatst op archiefwebsites. Daarbij wordt ernaar gestreefd om dit zo toegankelijk mogelijk aan het publiek te tonen. In dit proces moeten vele obstakels worden genomen. De kennis en kunde van een archivaris en de hulpmiddelen op een studiezaal zullen in een online variant moeten worden omgezet, zodat een bezoeker
zelfstandig kan zoeken en de gevonden gegevens kan interpreteren en bepalen of de informatie relevant is.
Bij het zoeken speelt steeds meer een rol dat de bezoeker een generieke zoekmethode en presentatie van zoekresultaten verwacht. Hierbij is het ‘Googliaans’ 1 zoeken en de daarbij behorende wijze van presentatie bijna een standaard geworden. Het is echter maar de vraag of archiefinformatie zich daar voor leent. En hoe zou die informatie dan als zoekresultaat
gepresenteerd moeten worden? Eerder onderzoek heeft uitgewezen dat het in ieder geval van belang is om rekening te houden met de verwachtingen van de bezoeker. Archivistische beschrijvingen zijn veelal contextueel van aard, terwijl de bezoeker inhoudelijke informatie verwacht (Romijn en De Vries, 2009). Dit verschil in verwachtingen bemoeilijkt de interpretatie van de gegevens; de bezoeker begrijpt de gevonden gegevens niet direct.
Een ander aspect is dat de archivistiek haar eigen vocabulaire en systematiek kent in het beschrijven en ontsluiten van informatie. Deze sluit echter niet altijd aan bij het vocabulaire en de systematiek van de bezoeker. Verouderde of in onbruik geraakte termen in de verstrekte gegevens bemoeilijken eveneens het interpretatieproces (Romijn en De Vries, 2009).
Het Historisch Centrum Overijssel (HCO) wil zijn dienstverlening vanuit de studiezaal verleggen naar een digitale onderzoeksomgeving, waar een bezoeker zelf de door hem gewenste informatie snel en overzichtelijk kan vinden. Daarbij wil het HCO voorkomen dat de bezoekers geconfronteerd worden met de geschetste problemen.
1.2 Probleemstelling
Zoals hierboven beschreven, ondervinden bezoekers bij online raadpleging van archieven problemen bij het interpreteren van de in een zoekresultaat verstrekte gegevens; hierbij wordt de hulp van een medewerker of archivaris op een studiezaal gemist.
Het zoeken speelt in de digitale onderzoeksomgeving een centrale rol. De bezoeker moet de zoekresultaten zelfstandig kunnen interpreteren en de relevantie van de gegevens kunnen bepalen. Daarom is het zinvol om vast te stellen hoe een zoekresultaat samengesteld en gepresenteerd zou moeten worden. Dit is niet eerder uitgebreid onderzocht.
1
Het intypen van een zoekvraag en direct relevante zoekresultaten te zien krijgen, waarbij binnen de eerste zoekresultaten de gewenste informatie beschikbaar is.
1.3 Structuur en aanpak onderzoek
1.3.1 Centrale onderzoeksvraag en typering van het onderzoek
Naar aanleiding van de probleemstelling is de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd:
Hoe kan de presentatie van zoekresultaten in een archiefwebsite ingericht worden, zodanig dat de bezoekers zelfstandig de resultaten kunnen interpreteren en gerelateerde informatie kunnen vinden?
Het onderzoek betreft een beschrijvend en verkennend onderzoek. Aan de hand
literatuuronderzoek en een analyse van informatiebronnen wordt een inventarisatie gemaakt van doelgroepen en van metadata in zoekresultaten. Met behulp van de resultaten van dit beschrijvende onderzoek wordt vervolgens een model ontwikkeld voor een verbeterde presentatie van de zoekresultaten. Dit deel van het onderzoek is verkennend.
1.3.2 Deelvragen
Het onderzoek zal in de volgende deelvragen worden opgesplitst:
Deelvraag 1.1: Wie zijn de bezoekers van een archiefwebsite? Welke profielen (doelgroepen)
zijn hierin te onderscheiden en welke zoekvragen passen bij welke doelgroepen.
Met behulp van literatuuronderzoek zal deze vraag worden beantwoord. Doel is om een generiek overzicht te krijgen van de informatiebehoefte van een bezoeker.
Deelvraag 1.2: Welke informatie, hulpmiddelen en competenties zijn nodig om als bezoeker
zelfstandig tot interpretatie van gegevens op een archiefwebsite te komen?
Met behulp van literatuuronderzoek zal deze vraag worden beantwoord. De beantwoording van deze vraag levert een overzicht op van de informatie die nodig is om de bezoeker zelfstandig gegevens op een archiefwebsite te laten interpreteren.
Deelvraag 1.3: Welke informatie wordt er gepresenteerd als er een zoekvraag gesteld wordt en
welke hulpmiddelen zijn gerelateerd aan dit zoekresultaat?
Voor het beantwoorden van deze wordt een analyse van de informatiebronnen op de website van het HCO uitgevoerd, als casus twee archiefbronnen uit het oud rechterlijk archief (ORA) van het HCO. In § 1.3.4 wordt de casus toegelicht. Doel is om een overzicht te krijgen van de aanwezige metadata1 en hulpmiddelen en relaties te leggen tussen de metadata.
Deelvraag 1.4: Kunnen de verschillende metadata binnen een zoekresultaat gepresenteerd
worden met behulp van navigatoren2, op een zodanige wijze dat elke doelgroep de relevante informatie gemakkelijk kan vinden?
Onderzocht wordt hier of de metadata ondergebracht of opgenomen kunnen worden in navigatoren. Deze navigatoren en de wijze van presentatie van de metadata en hulpmiddelen daarin zullen worden vastgesteld aan de hand van de resultaten uit deelvraag 1.3,
literatuuronderzoek en praktijkvoorbeelden. Streven daarbij is om een algemene methode te
1
Metadata: informatie over de informatie, ofwel informatie die de karakteristieken van de onderliggende informatie of objecten beschrijven. Metadata kunnen betrekking hebben op toegankelijkheid, context, authenticiteit en beheer.
2
Navigatoren: navigatie elementen op een website. Navigatie elementen kunnen menu’s, maar ook verwijzingen zijn, bijv. tagclouds.
ontwikkelen die voor alle doelgroepen geschikt is. Reden hiervoor is, zoals ook gemeld in het onderzoek van het SCP (Huysmans en Wubs, 2009), dat een bezoeker tijdens het zoekproces van doelgroep en daarmee van zoekvraag kan veranderen.
1.3.3 Doelstelling
Doelstelling is om met behulp van de in het onderzoek gedefinieerde metadata een model te ontwikkelen voor een algemene, niet doelgroepgerichte, presentatiewijze van zoekresultaten. Waarbij vanuit het zoekresultaat in een zoekresultatenpagina:
1. handvatten geboden worden om indien nodig het resultaat te kunnen interpreteren 2. gerelateerde informatie gevonden kan worden
3. hulp gevraagd kan worden. 1.3.4 Casus
Aangezien het HCO de online digitale dienstverlening wil verbeteren, wordt de archiefwebsite van het HCO, www.historischcentrumoverijssel.nl, als casus onderzocht. De verschillende archiefbronnen, collecties en geaggregeerde bronnen van het HCO worden via deze archiefwebsite gepresenteerd aan de bezoeker. Het HCO is de beheerder van deze site. Specifiek in deze casus zijn de archieven van het ORA van richterambt Haaksbergen en schoutambt Holten gekozen. De keuze voor deze archieven is op het volgende gebaseerd. Beide bronnen zijn in opbouw (administratieve onderdelen) vrijwel identiek en hebben diverse vormen van toegangen: transcriptie, samenvatting, index, inventaris en scans van
archiefstukken. Deze bronnen bevatten dus verschillende vormen van informatie: bron, context en geaggregeerde1 informatie. Het verschil is dat bij het archief van richterambt Haaksbergen de toegangen online beschikbaar zijn, maar die van het schoutambt Holten niet. Hierdoor kan een goed beeld verkregen worden van de wijze waarop de archiefinformatie nu gepresenteerd wordt en hoe deze verbeterd kan worden door middel van de bij dit onderzoek ontwikkelde presentatiemethode. De resultaten van dit onderzoek kunnen verwerkt worden bij het online toegankelijk maken van het archief van het schoutambt Holten.
1.3.5 Eindproduct
Het onderzoek levert het volgende eindproduct op:
concept schema voor de koppeling van metadata en hulpmiddelen aan een zoekresultaat.
1.4 Leeswijzer
Dit verslag is als volgt opgebouwd. In het tweede hoofdstuk wordt gekeken naar de te onderscheiden doelgroepen en hun informatiebehoefte om antwoord te geven op de deelvraag 1.1.
Om deelvraag 1.2 te beantwoorden wordt in hoofdstuk drie met behulp van
literatuuronderzoek onderzocht welke informatie, gegevens uit de archiefbronnen en hulpmiddelen, op een archiefwebsite getoond moet worden zodat de bezoeker zelfstandig tot interpretatie van de gegevens kan komen. De toetsing in de praktijk en daarmee de
beantwoording van deelvraag 1.2 zal in hoofdstuk vier worden behandeld.
In hoofdstuk vier zal aan de hand van een informatieanalyse van het ORA en een nadere analyse van de informatiebronnen op de corporate website van het HCO een inventarisatie worden gemaakt van de metadata-elementen en de hulpmiddelen. Deze zullen worden gecategoriseerd in de vorm van een matrix. Hiermee worden de deelvragen 1.2 en 1.3 beantwoord.
1
Hoofdstuk vijf zal ingaan op deelvraag 1.4: op welke wijze moet de informatie als zoekresultaat op een website gepresenteerd worden aan de bezoeker, zodat deze het resultaat zelfstandig kan interpreteren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van literatuuronderzoek en
praktijkvoorbeelden.
Het zesde hoofdstuk bevat de samenvatting, conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek.
Omdat dit verslag veel begrippen bevat is in de bijlagen een Glossarium opgenomen. In het verslag wordt de term metadata-elementen gebruikt, hierbij wordt de term ‘velden’ als synoniem gehanteerd.
2 Informatiebehoefte bezoeker
Met behulp van literatuuronderzoek zal in dit hoofdstuk antwoord gegeven worden op deelvraag 1.1: “Wie zijn de bezoekers van een archiefwebsite? Welke profielen (doelgroepen) zijn hierin te onderscheiden en welke zoekvragen passen bij welke doelgroepen”.
Om deze vraag te beantwoorden zal allereerst gekeken worden naar de (recente) onderzoeken naar de bezoekers van archiefwebsites binnen de erfgoedsector. Hierna zal gekeken worden in hoeverre dit overeenstemt met de doelgroepen en de informatiebehoefte profielen die het Historisch Centrum Overijssel (HCO) heeft gedefinieerd en of een nadere profilering nodig is.
2.1 Doelgroepen, informatiebehoeften en trends – onderzoeken in het
veld
Bij het literatuuronderzoek is gekeken naar onderzoeken met betrekking tot de doelgroepen en hun informatiebehoeften binnen ‘erfgoed’ en ontwikkelingen bij online raadpleging. Twijnstra-Gudde: Marketingpilot Noordelijke Archieven - 2003
Smit (Smit, 2003) beschrijft in haar verslag de volgende doelgroepen: snackers, gravers (ondiepe en diepgravers), educators en intermediars1. Intermediairs worden niet uitgewerkt, zij vallen volgens het rapport onder de overige drie doelgroepen.
Per doelgroep wordt weergegeven welke informatiebehoefte ze hebben en hoe ze die willen bevredigen. In dit onderzoek wordt nog uit gegaan van bezoek aan het archief en niet een online bezoek. Toch geeft het een goed beeld van de behoeften van archiefgebruikers. Snackers hebben een lichte cultuurinteresse en verwachten ‘edutainment’, informatie moet ‘hapklaar’ zijn en niet te veel tijd kosten.
De gravers worden ingedeeld in ondiepe en diepgravers. Ondiepe gravers zijn
cultuurgeïnteresseerd, willen snel iets vinden, moeten resultaat kunnen bereiken. Diepgravers zijn historisch geïnteresseerd, nadruk ligt meer op het zoeken dan het vinden, willen
zelfstandig zoeken (en moet hiervoor hulpmiddelen krijgen).
Educators hebben cultuur als professioneel doel, zijn onbekend met archieven, hebben behoefte aan maatwerkproducten (kant-en-klaar), de producten moeten afgestemd zijn op niveau leerling en leerdoelen en moeten historische beleving te weeg brengen.
SCP: Snuffelen en graven - 2006
Om een beter beeld te vormen van de informatievaardigheden van de doelgroepen is gebruik gemaakt van Snuffelen en Graven uit 2006 (Wubs en Huysmans:, 2006). In dit rapport worden acht verschillende typen erfgoedgebruikers onderscheiden met elk eigen competentieniveaus ten aanzien van de informatievaardigheid; cognities, zoekmethoden, betrokkenheid en informatieverwerking. Er worden geen doelgroepen meer gedefinieerd, maar ‘groepstypen’. type cognities: kennis,
opvattingen, verwachtingen
zoekmethoden Betrokkenheid en informatieverwerking
voorbeeldgroep
1 sterk ontwikkeld hoog/centraal ervaren historici
2 sterk ontwikkeld Laag/perifeer geroutineerde archivarissen
3 sterk onontwikkeld Hoog/centraal grootvaders
4 sterk onontwikkeld Laag/perifeer journalisten
5 zwak ontwikkeld Hoog/centraal genealogie-starters
6 zwak ontwikkeld Laag/perifeer havo-leerlingen
1
Intermediars: Journalisten, onderzoekers, beleidsambtenaren etc. die door hun inspanningen archieven onder de aandacht van anderen brengen.
7 zwak onontwikkeld Hoog/centraal cultuurtoeristen
8 zwak onontwikkeld Laag/perifeer deelnemers aan een cursus computervaardigheden (bron: Snuffelen en graven, tabel 2.1, p. 31)
In het rapport worden diverse handreikingen gedaan waar een bezoeker van een
archiefwebsite behoefte aan heeft. Algemeen moeten teksten op de website kort, bondig en verduidelijkend zijn evenals de navigatie. De zoekmachine moet werken als Google. Onervaren gebruikers hebben het meest aan ‘browsen’ of doorklikken (aanbieden van indexen en thesauri en trefwoordlijsten). Echter zien professionele gebruikers dit als inmenging, zij willen enkel de bronnen. Voor potentiële klanten is contextuele informatie van belang, contextueel betekent hier feitelijk ‘geaggregeerd’.
Florijn: De digitale archiefinventaris - 2007
Het onderzoeksverslag van Florijn (Florijn, 2007) bevat een uitvoerige analyse van de verschillende doelgroepen in diverse rapporten, nationaal en internationaal. Het geeft een goed inhoudelijk beeld wat concreet behoeften zijn van de archiefgebruikers. In het verslag wordt gewezen op de verandering van de drie traditionele archiefgebruikersgroepen; de genealoog, de historisch onderzoeker (amateur en professioneel) en de recht- en bewijszoekende burger, door de komst van internet en de verandering van aanbod- naar vraaggerichtheid van archiefinstellingen. De bezoeker verwacht steeds meer kant-en-klare producten in plaats van zelf onderzoek te doen. Daarnaast is de keuze voor een zoekactie via internet afhankelijk van de fase van het onderzoek waarin de archiefgebruiker zich bevindt. Hoe specifieker de onderzoeksvraag des te eerder een fysiek bezoek aan de archiefinstelling. In het verslag worden feitelijk 2 hoofdcategorieën van archiefgebruikers uitgewerkt op informatiebehoefte, onderzoeksstrategie en brongebruik. Een indeling die door Thomassen is gedefinieerd (Thomassen, 2001). De traditionele gebruikers: de historicus en de genealoog en de potentiële gebruikers: de hobbyisten / studenten.
Volgens Florijn zullen de traditionele gebruikersgroepen, de historicus en genealoog, online toegangen als onbetrouwbaar zien en snel teruggrijpen op de originelen. De potentiële gebruikers zijn minder kritisch, zij willen zo simpel mogelijk hun informatie aangeleverd krijgen. De informatiebehoefte en het brongebruik verschillen. De historicus verwacht het kunnen zoeken op stuks niveau en hij wil eerder verwijzingen naar andere bronnen, bijv. bibliografieën, dan naar verwante archieven. De belangrijkste toegangen, door hem access points genoemd, zijn gerangschikt per type bron en bestaan uit periode, plaats, persoonsnaam en naam archiefvormer. Daarnaast wordt commentaar van collega-onderzoekers op bronnen op prijs gesteld. De Nederlands- sociaal economisch historicus refereert eerder aan particuliere archiefinformatie dan aan overheidsarchieven. Deze onderzoeker maakt meer gebruik van secundaire en gedrukte bronnen.
De genealoog gebruikt naast naam ook andere toegangspunten als geografisch gebied en tijdsperiode. Historische feiten en archiefstukken moeten (kruis)verwijzingen bevatten. De genealoog is minder kritisch ten aanzien van het zien van een origineel, een digitale kopie volstaat. De toegang die een genealoog verwacht zijn naamindexen of een zoekmachine die kan zoeken op naam, locatie en datum. Naar mate de genealoog zich verder in zijn onderzoek verdiept, zal ook de contextinformatie van een archiefstuk van belang worden.
Romijn en De Vries: Eigentijdse toegankelijkheid – 2009
Romijn en De Vries (Romijn en De Vries, 2009) richten zich in hun onderzoek op de
doelgroepen historici en genealogen en welke vaardigheden en informatiebehoeftes zij hebben bij het onderzoek doen in archieven. Dit onderzoek bevat zeer veel relevante informatie en omvat een uitgebreide analyse van alle hiervoor beschreven onderzoeken. Daarnaast voeren zij een gebruikersonderzoek uit om te kijken hoe gebruikers zoeken binnen archivistische
beschrijvingen / inventarissen en tegen welke problemen zij aanlopen. In hun rapport delen ze gebruikers in competentieprofielen in, gebaseerd op archivistische vaardigheid en digitale informatievaardigheid:
Competentietype Archivistische vaardigheid Digitale informatievaardigheid
Type B Sterk Zwak
Type C Zwak Sterk
Type D Zwak Zwak
De belangrijkste informatiebehoeften voor de groep historici zijn: gemakkelijk kunnen bladeren door collecties, oorspronkelijk bronnenmateriaal, context betreffende vorming van de
archieven, onderwerpontsluiting (en bij minder goede ontsluiting: personen, plaatsen en organisaties; de zogenaamde ‘name collecting’).
Genealogen: in de eerste fase van hun onderzoek zijn naamlijsten (nadere toegangen) van belang. Zij maken en delen hun toegangen met andere genealogen. Bij verdieping van hun onderzoek (demografische gegevens) veranderen de bronnen en wordt getracht een context te creëren. Hierbij valt op dat in tegenstelling tot historici de genealogen niet hun zoekvraag aanpassen, maar wel hun zoekstrategie. Algemeen wordt gesignaleerd dat feitelijk voor alle archiefgebruikers, met of zonder archiefervaring, ‘voorouders’ een onderwerp is waar altijd interesse in is.
Tijdens de gebruikerstest bleek het gebruik van trefwoorden en het kunnen bladeren van belang. De groep met archivistische vaardigheden heeft een voorkeur voor systematisch bladeren. De groep met informatievaardigheden heeft een voorkeur voor trefwoorden.
BRAIN: kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven - 2011
Uit de kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven uit 2011 (BRAIN, 2011), onder archiefbezoekers, blijkt dat het gebruik van virtuele dienstverlening is toegenomen ten opzichte van 2009 en is het gecombineerde gebruik van website- en studiezaalbezoek gedaald. Het motief om naar een archief of archiefwebsite te gaan is aan het veranderen. Twee derde van de bezoekers komt voor genealogische informatie, maar de behoefte aan andersoortige informatie wordt groter (woning / straat, foto’s en prenten) (Romijn en de Vries, 2009). Het profiel van de archiefbezoeker is niet noemenswaardig gewijzigd. Archieven blijven bovenal het domein van mannen van middelbare leeftijd of ouder met een bovengemiddeld
opleidingsniveau. In samenhang met de relatief hoge leeftijd is het aandeel gepensioneerden groot.
SCP: De virtuele kunstkar- 2012
De verschuiving van interesse in soort bronnen en aandeel archiefbezoekers heeft (ook) met ontwikkelingen in de samenleving te maken. In het rapport ‘De virtuele kunstkar’ (De Haan en Sonk, 2012) wordt gesignaleerd dat ook ouderen steeds vaker nieuwe media, waaronder internet, gebruiken om culturele informatie tot zich te nemen, vooral digitaal vaardige ouderen. Hierbij is vertrouwdheid met de middelen, als smartphone en tablet, nog de belangrijkste hindernis. Jongvolwassenen (18-34-jarigen) gebruikten 87% nieuwe media voor informatie over traditionele cultuur tegen 16% van de ouderen (65+). Toch is de verwachting dat de ouderen deze achterstand ten opzichte van de jongeren ten aanzien van cultureel mediagebruik in de aankomende jaren gaan inlopen. Opvallend in dit onderzoek is dat actieve participatie door middel van het zelf informatie toevoegen niet of nauwelijks wordt gedaan (5% van de volwassenen) terwijl wel een derde van de Nederlanders culturele informatie online zet. Hierbij opgemerkt dat culturele informatie ook vakantiefoto’s e.d. betreft. Overige bronnen
Duff (Duff, 2004) onderschrijft het belang van ‘finding aids’ vrij vertaald als toegangen / beschrijvingen van archieven of archiefbestanddelen, voetnoten en online toegang tot digitale reproducties van de archiefstukken voor historici.
Stieg (Stieg, 2004) geeft als extra punt aan het toegenomen gebruik van online catalogi en indexen en bibliografieën door historici, waarbij het gebruik van trefwoorden uitermate wordt gewaardeerd. Dit is in tegenspraak met het rapport Snuffelen en Graven, waar dit als
2.2 Doelgroepen HCO
Om te bepalen wie de bezoeker van de (corporate) website is, is gekeken naar de doelgroepen beschreven in het informatieplan van het Historisch Centrum Overijssel (Boelee en Den Otter, 2010). Het HCO hanteert de volgende indeling van doelgroepen:
Historisch geïnteresseerden, met de onderverdeling in: o Snackers en
o Historische onderzoekers Administratieve vragenstellers Leerlingen, studenten en educatoren
2.2.1 Profielen van de doelgroepen
In het informatieplan wordt per doelgroep een profiel geschetst van de vaardigheden en informatiebehoefte. Hieronder zal per doelgroep het profiel worden weergegeven. Historisch geïnteresseerden
De doelgroep historisch geïnteresseerden is een omvangrijke groep van afnemers van informatieproducten en –diensten van het HCO. Deze groep is voor het merendeel 40-50 plus, heeft een bovengemiddeld opleidingsniveau, beschikt over een brede culturele interesse, vrije tijd en voldoende financiële middelen. Binnen deze groep is de internetpenetratie hoog en men is redelijk tot goed vaardig in het computergebruik.
Op basis van omgang met bronnen en geschiedenis is de groep historisch geïnteresseerden onderverdeeld in de volgende twee subgroepen: ‘snackers’ en ‘historische onderzoekers’.
Snackers
De doelgroep snackers wil geschiedenis beleven en genieten van het aanbod aan historische presentaties zonder zelf (bronnen)onderzoek te doen. Deze doelgroep is geïnteresseerd in een aanbod van lezingen, exposities, filmvertoningen en documentaires, boeken en tijdschriften, re-enscenering, cultuurhistorisch toerisme, etc.; kortom geaggregeerde informatie. Het HCO ziet dit als een doelgroep met grote groeimogelijkheden.
Historische onderzoekers
De doelgroep Historische onderzoekers is bereid en in staat zelf actief onderzoek te verrichten volgens de historisch wetenschappelijke routines. Deze historische onderzoekers behoren tot de traditionele doelgroep van de archiefdiensten. Zij verrichten onderzoek in het
kenniscentrum van het HCO of bezoeken de website van het HCO of sites waarin het HCO participeert (bijv. WieWasWie of WatWasWaar). Genealogen en lokaalhistorische (amateur)onderzoekers vormen hierbinnen weer de grootste groep. Slechts een gering percentage maakt beroepsmatig gebruik van het HCO. Deze onderzoekers zijn deels individueel werkzaam, bijvoorbeeld de meeste genealogen, deels in georganiseerd verband, bijvoorbeeld historische verenigingen. Landelijk loopt het jaarlijkse aantal ‘fysieke’ bezoekers aan
historische centra en archiefdiensten terug. In toenemende mate betrekken onderzoekers via internet hun onderzoeksgegevens.
Administratieve vragenstellers
De doelgroep administratieve vragenstellers heeft een juridisch of zakelijk, niet een historisch inhoudelijk motief om van het HCO historische informatie te betrekken. Bijvoorbeeld burgers die een beroep doen op bouwdossiers.
‘Educatie’
De doelgroep ‘educatie’ bestaat uit leerlingen, studenten en educatoren uit het primair, secundair en tertiair onderwijs. Zij maken gebruik van de diensten van het HCO uit erfgoededucatieve behoefte of noodzaak.
2.3 Conclusie
LacuneVeel onderzoeken richten zich op de traditionele gebruikersgroepen als historici of
wetenschappelijk onderzoeker of genealoog. Opvallend is het dat er weinig tot geen concreet onderzoek is gedaan naar de ‘potentiële’ archiefgebruikers, naar mijn mening te categoriseren als de doelgroep ‘snackers’. Reden hiervoor is dat het nog een kleine of ‘onzichtbare’
gebruikersgroep is en moeilijk te categoriseren, te divers. Deze groep is ook ‘onzichtbaar’ voor archiefinstellingen omdat deze groep niet of nauwelijks fysiek de studiezalen bezoekt maar zich beweegt op het internet.
Daarnaast worden de administratieve vragenstellers nauwelijks expliciet als doelgroep
onderzocht. Het aspect van de recht- en bewijszoekende burger lijkt als doelgroep buiten beeld te verdwijnen, maar ook de ambtenaar van een gemeente die een dossier moet inzien. Deze groepen van mensen hebben vaak een andere behoefte, een specifieke vraag en stellen dus ook andere eisen aan de toegankelijkheid. Een ambtenaar zal specifiek op dossiers of binnen onderdelen van een organisatie willen zoeken. Een burger die een bouwtekening of een vergunningaanvraag uit het verleden wil inzien of opvragen zal een heel gerichte vraag hebben en snel bediend willen worden. Kenmerk in informatiebehoefte bij deze groep is dat het vaak ‘jong’ (semi-)statisch archief is en soms niet openbaar. Het deel dat niet openbaar is zal via de archivaris aangevraagd moeten worden en voor bezichtiging aan strikte voorwaarden moeten voldoen.
Kanttekening
In het verslag van Florijn wordt het teruggrijpen op de originele archiefstukken door de doelgroepen historicus en genealoog geweten aan het feit dat de online toegangen als onbetrouwbaar worden gezien, alsook het specifieker worden van de onderzoekvraag. Toch twijfel ik aan deze stellingen. De betrouwbaarheid is eerder afhankelijk van de bron van publicatie (organisatie) en het beschikbaar zijn van een kopie van het origineel. Onvolledige informatie, bijv. onduidelijke scan of archief partieel digitaal beschikbaar, of juist de historische beleving, ‘ik heb de geboorteakte in handen gehad’, zijn volgens mij de belangrijkste criteria waarom alsnog het origineel geraadpleegd wordt.
Gebruikersmonitoring
Het HCO benoemt de snackers, potentiële archiefgebruikers, als doelgroep met grote
groeimogelijkheden. Omdat deze groep zich buiten de fysieke studiezaal beweegt zou er meer gericht onderzoek, met behulp van online monitoring, verricht moeten worden. Waarbij het onderzoek zich vooral richt op het zoekgedrag van deze groep. Hierdoor wordt een meer helder beeld verkregen van de informatiebehoefte, maar ook van eventuele beperkingen in het huidig zoeksysteem en in de presentatie van de informatie op een archiefwebsite.
Doelgroepprofielen HCO
Uit de onderzoeken naar de doelgroepen binnen de erfgoedsector en dan specifiek de
archieven, blijkt dat de doelgroepprofielen van het HCO goed correleren met de profielen in de gevonden onderzoeken. Sterk punt is dat het HCO de administratieve vragenstellers als doelgroep definieert. Het is een specifieke groep die een andere zoekmethode en
informatiebehoefte heeft. De doelgroep genealogen heb ik als aparte doelgroep opgenomen, het is een omvangrijke groep die in grote mate overeen komt met Historici, maar met het verschil dat zij één specifieke zoekvraag hebben. Algemeen kenmerk van de archiefbezoeker is dat het zoeken en vinden steeds meer via internet plaatsvindt en dat het overgrote deel mannen van middelbare leeftijd of ouder is met een bovengemiddeld opleidingsniveau. Het aandeel gepensioneerden is groot.
Profilering
Hieronder een nadere profilering van de doelgroepen van het HCO en dan specifiek op het online gebruik van informatie:
Snackers
Interesse en competentie
- Competentie: Groep 5, 7 en 8 (Snuffelen en Graven); type C (Romijn en De Vries)
- Licht cultuurgeïnteresseerd
Informatiebehoefte - Verwachten kant-en-klare producten / geaggregeerde producten (bijv. verhalen)
- Moet duidelijk zijn wat ze zien, direct interpreteerbaar - Informatie direct gerelateerd aan de persoon
- Beeld en geluid - Kort en bondig
Zoekmethode - Door kunnen klikken (aanbieden catalogi, trefwoordindexen, etc.) - Zoeken met trefwoorden, liefst zoeksuggesties
- Zoeken op naam en locatie (en interesse)
De verwachting is dat deze groep aanzienlijk gaat groeien in de aankomende tijd. Zoals in de Virtuele kunstkar aangegeven zal de digitale vaardigheid van de groep ouderen toenemen1. En het is vooral deze groep die veel affiniteit heeft met cultuur en historie.
Historische onderzoekers
Deze doelgroep heb ik opgesplitst in historici en genealogen vanwege het verschil in behoefte bij het doorzoeken van het archief. Bij Genealogen zijn twee sub-doelgroepen te
onderscheiden: Genealoog starter en Genealoog gevorderd. De eerste richt zich voornamelijk op het verzamelen van namen, de tweede verdiept zich in de ‘persoonlijke omgeving’ van personen in zijn genealogie.
Historici
Interesse en competentie
Competentie: Groep 1 (Snuffelen en graven); Type A (Romijn en De Vries) - Historisch geïnteresseerd
Informatiebehoefte - Oorspronkelijk bronnenmateriaal (tot op stuks niveau) - Contextinformatie over vorming archieven is belangrijk - Objectieve (aanvullende) informatie
- Bronverwijzingen / literatuurverwijzingen - Informatie over bronnen van collega onderzoekers Zoekmethode - Hanteren verschillende zoekmethoden en zoekvragen
- Hanteren systematische zoekmethode: globaal (systematische
overzichten, inventarissen) naar specifiek (stuksniveau, nadere toegangen) - Goed kunnen navigeren door de collecties
Primair:
- Onderwerpsontsluiting - Type bron
- Periode
- Systematisch kunnen zoeken
Secundair:
- Personen, plaatsen en organisaties (archiefvormer)
Genealogen
Interesse en competentie
Competentie: Groep 1 (, 2) en 5 (Snuffelen en graven); Type A en C (Romijn en De Vries)
- Cultuurgeïnteresseerd tot historisch geïnteresseerd Informatiebehoefte Primair: (Genealoog starter)
- Naam(index)
Secundair: (Genealoog gevorderd) - Context of omgeving van de persoon - Locatie (geografisch gebied), datum - Demografische informatie (bronnen)
- Kruisverwijzingen tussen archiefstukken en historische feiten / verhalen
1
[Meer geïnteresseerd in omstandigheden dan in soort bron; bijv. verhalen, anekdotes waarin de persoon voorkomt > bijv. krantenartikelen]
Zoekmethode - Hanteert bij verdieping verschillende zoekmethoden, maar behoudt één zoekvraag
Primair: (Genealoog starter)
- Specifieke bronnen met naamgegevens (bijv. DTB1 / BS2) - Naam, locatie, datum
- Nadere toegangen
Secundair: (Genealoog gevorderd) - Contextinformatie (inventarissen)
- Diverse bronnen met naamgegevens en demografische informatie - Verhalende informatie; gebeurtenis waarbij persoon betrokken is > kranten, rechterlijke archieven, etc.
Administratieve vragenstellers
Interesse en competentie
Geen binding met het archief enkel een administratieve. Alle competenties en types zijn hierin vertegenwoordigd.
Informatiebehoefte - Eén specifieke vraag
- Inzien originele stukken of kopie hiervan Zoekmethode - Gericht op specifieke stukken vaak uit één bron
- Dossier- of zaakgerichte vraag - (nadere toegang)
- (Vaak niet openbaar archief)
- Begeleiding door archivaris bij het vinden soms noodzakelijk
- Contactinformatie op website: Geleiding naar archivaris, email of contact met instantie
Educatie
Interesse en competentie
- Competentie: 4 en 6 (Snuffelen en graven); Type C (Romijn en De Vries) - Licht cultuurgeïnteresseerd / niet cultuurgeïnteresseerd
- Professioneel geïnteresseerd Informatiebehoefte - Kant en klare producten
- Veel beschrijvende informatie (verhalend) - Specifiek leerdoel
- Gericht op beeld- en geluidmateriaal (aansluiten op belevingswereld) - Historische beleving
Zoekmethode - Nadere toegangen
- Catalogi, trefwoordenlijsten - Kunnen bladeren door de collecties
Beperking onderzoek tot doelgroep historische onderzoeker en snacker
Mijn onderzoek zal ik beperken tot de doelgroepen historische onderzoekers (historici en genealogen) en de snackers. Gezien de grote overeenkomsten in informatiebehoefte tussen ‘educatie’ en ‘snackers’ worden deze twee groepen samengevoegd. De administratieve vragenstellers zal ik deels behandelen daar waar het openbare en via internet toegankelijke archieven betreft. Dit zijn veelal bouwtekeningen, vergunningaanvragen en handelsregisters kamer van koophandel.
1
DTB: Doop-, Trouw- en Begraafregisters.
2
3 Benodigde competenties en informatie
In dit hoofdstuk zal deelvraag 1.2 beantwoordt worden: Welke informatie,hulpmiddelen en competenties zijn nodig om als bezoeker zelfstandig tot interpretatie van gegevens op een archiefwebsite te komen?
Om deze vraag te kunnen beantwoorden is het nodig om te weten welke informatie op een archiefwebsite getoond wordt, welke competenties benodigd zijn om de gegevens te kunnen interpreteren, welke informatie en hulpmiddelen belangrijk zijn om tot interpretatie te komen, wie de bezoeker is en welke competenties aanwezig zijn.
Het beantwoorden van de deelvraag vindt in twee stappen plaats. In dit hoofdstuk zal door middel van literatuuronderzoek antwoord gegeven worden op de vraag, waarna dit antwoord in de praktijk wordt getoetst en aangescherpt. Het antwoord op de deelvraag resulteert in een aantal criteria die in hoofdstuk vier in de praktijk worden getoetst. Bij deze praktijktoets zal bepaald worden of de vastgestelde criteria voldoen of nog aanpassing vereisen.
In paragraaf 3.1 wordt onderzocht op welke wijze een bezoeker onderzoek verricht op een archiefwebsite, welke competenties daarvoor benodigd zijn en welke hulpmiddelen voorhanden moeten zijn om eventueel de competentie bij de bezoeker te bewerkstelligen. In paragraaf 3.2 wordt onderzocht welke informatie in een archiefbron aanwezig is en hoe deze gebaseerd op kenmerken te rubriceren is in metadata-elementen.
In paragraaf 3.3 wordt een relatie gelegd tussen de informatiebehoefte en competenties van de doelgroepen en de vastgestelde metadata-elementen uit paragraaf 3.2.
In paragraaf 3.4 wordt stilgestaan bij verwachtingen van een bezoeker van een website. Deze verwachtingen spelen een belangrijke rol bij de wijze waarop de informatie op de website geïnterpreteerd wordt. Het is dus belangrijk om te kijken of, en zo ja, hoe deze verwachtingen een belemmering kunnen vormen bij interpretatie van de gegevens en hoe dit verholpen kan worden.
De resultaten worden in paragraaf 3.4 samengevat.
3.1 Onderzoeksfasen, competenties en hulpmiddelen
Uit de literatuur lijken de verslagen van Hokke (2007) en Bustraan (2005) het beste antwoord te geven op de vraag welke competenties en hulpmiddelen noodzakelijk zijn bij het verrichten van onderzoek op een archiefwebsite. Bustraan definieert onderzoeksfasen die voor iedere vorm van onderzoek toepasbaar zijn, dus ook voor onderzoek op een archiefwebsite. Hokke relateert in haar verslag de onderzoeksfasen van Bustraan aan de benodigde competenties en hulpmiddelen voor een digitale onderzoeksomgeving1 (DO).
1 Definitie digitale onderzoeksomgeving: Een digitale onderzoeksomgeving is een omgeving waar de processen
zoeken naar, vinden, interpreteren en publiceren van informatie centraal staat; Hokke, hulpmiddelen in een digitale onderzoeksomgeving, p.5.
3.1.1 Model Hokke / Bustraan
In onderstaande tabel is het model van Hokke en Bustraan opgenomen. In de tabel ontbreekt de eerste onderzoeksfase, de fase waarin de vraag ontstaat. Aangezien deze fase nog geen relatie heeft met de informatie op de website is deze buiten beschouwing gelaten. De onderzoeksfasen van Bustraan (2005) zijn generiek toe te passen op alle bezoekers, niet doelgroepafhankelijk.
Onderzoeksfase Benodigde competenties Benodigde Hulpmiddelen Informatievraag &
oriëntatie
De bezoeker van een DO is in staat een onderzoeksvraag te formuleren.
Hulpmiddelen die ondersteunen bij het formuleren van
onderzoeksvragen. ,, De bezoeker van een DO is in staat
domeinkennis1 te verwerven.
Hulpmiddelen die domeinkennis verschaffen.
Planning & strategie De bezoeker van een DO is in staat een onderzoeksplan/strategie op te zetten waarmee hij onderzoek kan doen in de bronnen in een DO.
Hulpmiddelen die ondersteunen bij het opstellen van een
onderzoeksplan/strategie. Hulpmiddelen die informatie
verschaffen over (typen) bronnen. Data verzameling De bezoeker van een DO is in staat
de juiste onderzoeksomgeving te selecteren, welke een passende collectie heeft ter beantwoording van de onderzoeksvraag.
Hulpmiddelen die informatie verschaffen over de collecties in een bepaalde onderzoeksomgeving en het vinden van die collecties mogelijk maken.
,, De bezoeker van een DO is in staat collecties te selecteren ter beantwoording van de onderzoeksvraag.
Hulpmiddelen die informatie verschaffen over collecties (zoals een bepaald archief, tijdschriftreeks) en het vinden van die collectie mogelijk maken.
,, De bezoeker van een DO is in staat de juiste bron2 te selecteren, welke een antwoord verschaffen op de gestelde onderzoeksvraag.
Hulpmiddelen die informatie verschaffen over een bepaalde bron en het vinden van die bron mogelijk maken.
Data beoordelen & interpreteren
De bezoeker van een DO is in staat de geselecteerde bronnen te interpreteren.
Hulpmiddelen die ondersteunen bij het kunnen lezen, begrijpen en interpreteren van bronnen. Antwoord De bezoeker van een DO is in staat
het resultaat van het onderzoek te formuleren en te presenteren aan andere bezoekers van de DO.
Hulpmiddelen die ondersteunen bij het formuleren van het resultaat van onderzoek.
Hulpmiddelen die ondersteunen bij het presenteren van het resultaat aan andere personen.
Tabel 1 onderzoeksfasen en competenties; bron: Hokke (2007).
De laatste onderzoeksfase, Antwoord, is niet relevant met betrekking tot het beantwoorden van de deelvraag. Toch zal ik deze onderzoeksfase met benodigde competenties en
1 Domeinkennis: informatie over de directe context van het archief maar ook over het onderwerp, het domein van
onderzoek; Hokke, hulpmiddelen in een digitale onderzoeksomgeving, voetnoot p.9.
2
hulpmiddelen beschrijven. Reden hiervoor is dat Antwoord een aanvulling is op de ontsluiting van de informatie en daarmee een mogelijke informatiebron voor de bezoeker.
3.1.2 Aanpassing model
Het model wordt op twee onderdelen aangepast: een andere definitie voor de onderverdeling van de hulpmiddelen en een uitbreiding van de competenties ten aanzien van het gebruik van de websitefunctionaliteiten.
Hokke geeft aan dat de hulpmiddelen primair of secundair van karakter kunnen zijn. De primaire hulpmiddelen ondersteunen het onderzoek, bijvoorbeeld een woordenboek. De secundaire ondersteunen de primaire hulpmiddelen, hieronder vallen onder andere de handleidingen. Om het onderscheid tussen primaire en secundaire hulpmiddelen meer helder te krijgen, wordt voor dit onderzoek de volgende indeling gehanteerd: De primaire
hulpmiddelen hebben betrekking op de informatie uit (archief)bronnen en de toegepaste informatiesystematieken (archivistische - en informatievaardigheden) en de secundaire hebben betrekking op het gebruik van (web)functionaliteiten (vaardigheid gebruik van de techniek). Onder secundaire hulpmiddelen vallen bijvoorbeeld zoekhulp met betrekking tot gebruik van zoekoperatoren, maar niet de zoekhulp met betrekking tot zoekvelden of de uitleg over het gebruik van de inventarissen.
In het overzicht van de benodigde competenties is het verkrijgen van de kennis over de functionaliteiten van een website niet opgenomen, terwijl dit toch een belangrijk aspect is bij het vinden van de juiste informatie. De functionaliteiten op een website zijn omvangrijk en divers, van inloggen en aanmelden op de website tot en met het printen of delen van een webpagina via de sociale media. Daarom zullen per onderzoeksfase de aanvullende competenties ten aanzien van de websitefunctionaliteiten en bijbehorende hulpmiddelen moeten worden opgenomen.
Door de indeling van hulpmiddelen per competentie in een onderzoeksfase, wordt een overzicht verkregen van de relevante hulpmiddelen die nodig zijn om zelfstandig tot interpretatie van de gegevens te kunnen komen. Om de benodigde competenties te bewerkstelligen moeten deze hulpmiddelen op de website voorhanden zijn.
3.1.3 Aanpassing competenties en hulpmiddelen per onderzoeksfase
In deze sub-paragraaf zal in tabelvorm per onderzoeksfase worden weergegeven welke competenties vereist zijn. Bij iedere competentie zijn voorbeelden van hulpmiddelen opgenomen. Waarbij ook het kenmerk van het middel, primair of secundair, wordt weergegeven.
De competenties zijn aangevuld met de aanpassingen op het model van Hokke / Brustraan uit § 3.1.2. De nieuwe competenties, met betrekking tot het gebruik van websitefunctionaliteiten, worden per onderzoeksfase toegelicht.
In deze onderzoeksfase is het belangrijk om snel kennis en kunde op te bouwen over het gebruik van de website en de te vinden informatie. De belangrijkste websitefunctionaliteiten in deze fase zijn: het zoeken, navigeren, filteren / sorteren en het herkennen van de
informatieknoppen. De informatieknoppen bevatten verwijzingen naar uitleg over geboden content of functionaliteiten op een website. Met deze functionaliteiten kan door de bezoeker bepaald worden welke informatie gevonden en getoond kan worden.
Naast de functionaliteiten is de vormgeving van een website belangrijk. Bij de vormgeving zijn twee aspecten van belang, die ik als functionaliteit definieer, een eenduidige plaatsing van de functionaliteiten binnen een website en het kleurgebruik om verschil in informatie aan te duiden. Een eenduidige plaatsing van de functionaliteiten binnen de webpagina’s, de
consistentie, verhoogt het gebruikersgemak1. Door de soorten van informatie (content) op een website te koppelen aan een specifieke kleur of icoon2 wordt het voor een bezoeker in één oogopslag duidelijk welke informatie gepresenteerd wordt. Hierbij is het natuurlijk wel van belang om de iconen en kleurcodering3 aan de gebruiker kenbaar te maken.
Bij het verwerven van domeinkennis is naast de hulpmiddelen, ook de presentatie van gegevens uit de archiefbronnen van belang. De wijze waarop deze informatie getoond wordt aan de bezoeker geeft zicht op het soort informatie in een bron (bijvoorbeeld informatiefilters of getoonde records4 uit een index) en versterkt daarmee de domeinkennis.
Deze onderzoeksfase wordt dus uitgebreid met de competentie ‘begrijpen van de vormgeving en de webfunctionaliteiten’.
Competentie Kenmerk
hulpmiddel
Voorbeelden soorten hulpmiddelen
Formuleren onderzoeksvraag Primair Onderzoekgidsen, toelichting op de (archief)bron. Verwerven domeinkennis Primair Inventaris, toelichting op (archief)bron, handleiding
gebruik inventarissen of gebruikte rubriekensystemen (bijv. een thesaurus).
Gepresenteerde informatie uit de (archief)bronnen. Begrijpen vormgeving en
webfunctionaliteiten
Secundair Zoekhulp operatoren en uitleg gebruik
websitefunctionaliteiten: navigatie-5, weergave-, filter-, sorteerelementen en eventueel iconen en kleurcodering.
Onderzoeksfase ‘Planning en strategie’
Tijdens deze onderzoeksfase is de competentie tot het opzetten van een onderzoeksstrategie of –plan van belang. Met betrekking tot de hulpmiddelen is er in vergelijking met de
voorgaande onderzoeksfase weinig verschil in gebruik van de soort hulpmiddelen, maar wel in toepassing van de hulpmiddelen, namelijk het kunnen filteren van de informatie (selectie informatiefilters). Aan de competenties wordt ‘vaststellen van te gebruiken informatiefilters’ toegevoegd.
1
Standaardisatie binnen website: http://guidelines.usability.gov/guidelines/14 (24 juni 2014);
http://www.webrichtlijnen.nl/aan-de-slag/informatiearchitectuur#navigatie-structuur (24 juni 2014)
2 Icoon: Een teken (of afbeelding) dat in zijn vorm overeenkomt met zijn betekenis, datgene waarnaar het in de
werkelijkheid verwijst; wikipedia: http://nl.wikipedia.org/wiki/Icoon_(semiotiek) (27 juni 2014)
3
Kleurcodering: http://guidelines.usability.gov/guidelines/114 (24 juni 2014)
4 Record: verzameling informatie(velden), gerelateerd aan een object. 5
Navigatie-elementen: Functionaliteit binnen een website waarmee naar specifieke webpagina’s of informatieverzamelingen wordt gesprongen, zoals knoppen, menu-items en hyperlinks in teksten.
Competentie Kenmerk hulpmiddel
Voorbeelden soorten hulpmiddelen Opzetten onderzoeksplan of
strategie
Primair Onderzoekgidsen, toelichting op de (archief)bron, literatuurverwijzingen.
Bronbeschrijving maken Primair Selectie brontypen, rubrieken of specifieke trefwoorden; register met trefwoorden, uitleg toegepaste rubricering.
Vaststellen van te gebruiken informatiefilters
Primair Handleiding gebruik specifieke Informatie- of zoekfilter.
Competenties onderzoeksfase ‘Data verzamelen’
In de fase van het verzamelen van data zijn verschillende competenties met betrekking tot het gebruik van de website en het selecteren van de informatie noodzakelijk. Tijdens het
verzamelen van data zijn functionaliteiten als het printen en opslaan van gegevens van belang, maar ook de interactie met andere bezoekers of de archivaris kan van belang zijn als data niet gevonden kunnen worden. Aan deze fase is de competentie ‘gebruik websitefunctionaliteiten’ en ‘gebruik informatiefilters’ toegevoegd.
Competentie Kenmerk
hulpmiddel
Voorbeelden soorten hulpmiddelen Selecteren
onderzoeksomgeving
Primair Bronnenoverzichten, archievenoverzicht, archiefwijzer
Selectie collecties / archieven Primair Inventarissen, archievenoverzicht
Handleiding of toelichting op rubriceringsvorm van informatie /kenmerken op collectieniveau Selectie bron (archiefstuk) Primair Indexen, trefwoordregister, synoniemenlijst. Gebruik
websitefunctionaliteiten
Secundair Handleidingen voor opslaan of printen van informatie, registreren op website.
Vastleggen zoekvragen en bewaren zoekresultaten. Handleiding bestellen of reserveren van (digitale)
archiefstukken.
Informatie over contact met organisatie of archivaris. Handleiding en toelichting gebruik van een
internetforum1.
Gebruik informatiefilters Primair Handleidingen voor gebruik Informatie- of zoekfilter. Zoekhulp: uitgebreid zoeken.
Competenties onderzoeksfase ‘Data beoordelen en interpreteren’
Het beoordelen en interpreteren van de data is een proces dat feitelijk buiten de website plaatsvindt, maar waar wel hulpmiddelen voor kunnen worden aangeboden. Bij het beoordelen van de data kan een waardering door de gebruiker worden toegekend. Een waardering kan een opmerking zijn of het toekennen van een trefwoord aan een beschrijving of een archief- of collectiestuk. Het toekennen van een trefwoord of opmerking wordt ook wel ‘tagging’ of ‘labelen’ genoemd. Aan deze fase wordt daarom de competentie ‘toekennen waardering’ toegevoegd.
1 Internetforum: online discussieruimte tussen verschillende gebruikers. In een forum kunnen vragen gesteld
worden of kan antwoord gegeven worden op vragen van andere gebruikers. Een forum richt zich meestal op een specifieke doelgroep.
Competentie Kenmerk hulpmiddel
Voorbeelden soorten hulpmiddelen Data beoordelen &
interpreteren
Primair Woordenboek, archiefterminologie.
Toekennen waardering Secundair Handleiding gebruik functionaliteit bij toekennen van trefwoorden (Labelen) of opmerkingen.
Competenties Onderzoeksfase ‘Antwoord’
Bij het formuleren van een antwoord is het niet alleen van belang dat een bezoeker het resultaat van het onderzoek kan formuleren, maar ook vergelijkbare resultaten of onderzoeken kan vinden om eventueel te refereren of te vergelijken. Daarnaast is het van belang dat de bezoeker kennis heeft om het resultaat te publiceren. Bij het publiceren is het ook van belang dat er kenmerken (trefwoorden) aan een resultaat worden toegekend. Met behulp van de kenmerken kan het resultaat geclassificeerd worden, wat de vindbaarheid van het resultaat vergroot. De kennis die hiervoor vereist is, is als competentie ‘Publiceren’ toegevoegd. De competentie ‘Gebruik publicatiefunctionaliteit’ heeft betrekking op het kunnen toevoegen van de informatie aan de website.
Competentie Kenmerk
hulpmiddel
Voorbeelden soorten hulpmiddelen
Antwoord formuleren Primair Onderzoeksgidsen, handleidingen over onderzoek doen.
Kenmerken publiceren vaststellen
Primair Handleidingen voor toevoegen metadata (kenmerken) voor publicatie (Keuzelijsten metadata.)
Kunnen publiceren Secundair Handleiding registratie op website en toevoegen content aan website.
3.2 Informatie uit of over de archiefbronnen - metadata
In tabel 1 worden al wel de hulpmiddelen gekoppeld aan de onderzoeksfasen, maar geeft het nog geen zicht op de informatie of gegevens uit of over de archiefbronnen die gepresenteerd wordt. Deze informatie of gegevens wordt in metadata ondergebracht. Metadata is informatie over de informatie (of gegevens), ofwel informatie die de karakteristieken van de
onderliggende informatie of objecten beschrijft. Deze karakteristieken van de informatie maken het mogelijk voor de bezoeker om te bepalen welke bron geselecteerd moet worden en op welke wijze er in de bron gezocht kan worden om de gewenste informatie op te vragen. Metadata kan betrekking hebben op de toegankelijkheid, context, authenticiteit en beheer1. Metadata is te onderscheiden in metadata op de informatie of gegevens uit de bron en metadata op de bron. Dit verschil in soort metadata is belangrijk om richting de bezoeker kenbaar / zichtbaar te maken, hier kom ik in paragraaf 3.4 op terug.
In het verslag van Hokke geeft zij al wel een eerste aanzet om de verschillende vormen van informatie (bronnen, verhalen en instrumenten) te voorzien van metadata, zij maakt hierbij
1
nog geen onderscheid in metadata uit of op de bron. Gebaseerd op onderwerp van de hulpmiddelen stelt zij de volgende voorlopige lijst met metadata-elementen1 vast: Metadata-element / Kenmerk Voorbeeld
Geografie een plaatsnaam of een regio
Periode 11e eeuw
Persoon / persoonsnaam Janssen, Jan Activiteit / Taak leerlooien
Onderwerp fotografie, schutterij
Instellingsnaam / organisatienaam Stadsbestuur Dordrecht, Universiteit Leiden, bedrijf X Type onderzoek vrouwengeschiedenis, bedrijfsgeschiedenis,
architectuurgeschiedenis
Type onderzoek vind ik een afgeleide of interpretatie van het onderwerp en is in aantal types van onderzoek bijna eindeloos, om deze redenen neem ik het niet in de lijst op. Voor Geografie zou ik de term locatie willen gebruiken, omdat de term geografie2 meer omvat dan enkel een plaatsnaam of regio. Voor Instellingsnaam / organisatienaam hanteer ik de term organisatie. Hokke geeft in haar verslag aan dat de lijst met elementen uit te breiden is met metadata-elementen uit verschillende vormen van metadata-standaarden, bijvoorbeeld de Dublin Core3 standaard.
In dit onderzoek kies ik ervoor om de lijst met metadata-elementen uit te breiden op basis van een methodische aanpak. Hierbij wordt allereerst de lijst uitgebreid met de
metadata-elementen die te extraheren zijn uit de informatiebehoefte van de in hoofdstuk twee gedefinieerde doelgroepen. Daarnaast zal de lijst uitgebreid worden door middel van de informatieanalyse van de toegangen op de archiefbronnen uit de casus op de website van het HCO in hoofdstuk vier. Op deze manier wordt een lijst van metadata-elementen samengesteld die de archiefbronnen uit de casus op de website van het HCO omvat.
3.3 Competenties en informatiebehoefte doelgroepen
In hoofdstuk twee zijn per doelgroep de aanwezige competenties en de informatiebehoefte beschreven. Het is niet zinvol om de onderzoekscompetenties verder uit te splitsen per doelgroep, omdat de onderzoeksfasen met bijbehorende competenties en hulpmiddelen doelgroeponafhankelijk zijn.
Wel is het van belang om te weten welke informatie belangrijk is voor de verschillende doelgroepen. Deze moet op de website te vinden zijn. Hieronder een samenvatting van de gewenste informatie per doelgroep en welk metadata-element daaraan gekoppeld kan worden. Hierin zijn de nieuw vastgestelde metadata-elementen cursief weergegeven:
Doelgroep Informatiebehoefte Metadata-element
1 Metadata-element: basisonderdeel van indeling van metadata, gebaseerd op een specifiek kenmerk van
informatie.
2
Geografie: (aardrijkskunde) wetenschap die zich de kennis van de aarde ten doel stelt; http://www.vandale.nl/
(1 augustus 2014).
3
Dublin Core: is een sectoroverstijgende standaard waarmee online bronnen van metadata kunnen worden voorzien.
Snackers Naam, locatie en onderwerp Persoonsnaam, locatie, onderwerp
Verhalen, exposities Bronsoort: verhalen /artikelen, exposities
Beeld- en geluidsmateriaal Bronsoort: afbeelding, geluidsdocument (ontsluiting op trefwoorden) Onderwerp, trefwoorden Trefwoordregister (tagcloud) of catalogus Onderwerp, trefwoorden /
labels Historici Periode, naam, locatie, organisatie
(archiefvormer)
Periode, persoonsnaam, locatie, organisatie
Scans archiefstukken Bronsoort: archiefstuk / digitaal document
Inventaris Bronsoort: inventaris
Literatuur(verwijzingen) (Literatuur)Verwijzingen Systematische overzichten Bronsoort: systematisch
overzicht
Onderwerp Onderwerp
Brontypen (rubricering bronnen) Bronsoort eveneens ook Onderwerp
Genealogen (starter)
Naam (locatie, periode) Persoonsnaam (locatie, periode)
Verwijzingen naar persoonsinformatie Verwijzingen
Nadere toegangen: persoonsnamenindex Bronsoort: Index persoonsnaam Genealogen
(gevorderd)
Naam, locatie, periode Persoonsnaam, locatie, periode
Demografische informatie (gerelateerd aan persoon)
Bronsoort: divers1, onderwerp
Verhalende informatie (gebeurtenissen) Bronsoort: verhalen / artikelen
Inventaris Bronsoort: inventaris
Nadere toegangen (indexen in relatie tot personen)
Bronsoort: Index persoonsnamen e.a. Administratieve
vragenstellers
Scan Bronsoort: archiefstuk
Specifiek archief(stuk); archievenoverzicht Bronsoort: archiefstuk, systematisch overzicht 1 Demografie omvat meerdere soorten bronnen, die de demografische kenmerken, leeftijd, sekse, leefvorm, kinderen, woonomgeving en sociaaleconomische status, omvatten.
Vanuit de informatiebehoefte van de doelgroepen geredeneerd blijken bepaalde elementen niet in de lijst met metadata-elementen van Hokke voor te komen. De drie elementen die ik onderscheid zijn: verwijzingen, bronsoort en trefwoorden. Het element Verwijzing wordt gebruikt voor verwijzingen naar (externe) bronnen met achtergrond- of aanvullende
informatie, bijvoorbeeld literatuurverwijzingen en verwijzingen naar persoonsinformatie. Het element Bronsoort betreft typeringen gebaseerd op soort informatie en verschijningsvorm (tekstsoorten en documenttypen) die als toegang worden aangeboden. Ik kies ervoor om het element Trefwoorden samen te voegen met Onderwerp, aangezien de informatie in beide elementen nauw aan elkaar gerelateerd is. Wel maak ik onderscheid tussen trefwoorden die zijn toegekend door de archivaris en die door de bezoeker. De trefwoorden toegekend door een bezoeker zullen onder het nieuwe metadata-element Label worden geplaatst. Reden voor
dit onderscheid is dat aan Trefwoord een geclassificeerd trefwoordregister gekoppeld kan worden, dat het systematisch zoeken mogelijk maakt. Bij Label kan de bezoeker naar eigen inzicht een term toekennen, de bezoeker moet hierbij niet gehinderd worden door een voorgeschreven trefwoordenlijst.
3.4 Verwachtingen van bezoekers – informatietypen
Iedere bezoeker van een website heeft bepaalde verwachtingen over welke informatie aan hem gepresenteerd wordt of hoe functionaliteiten gebruikt kunnen worden. Zo verwacht vrijwel iedereen een manier van zoeken die te vergelijken is met Google1. Indien van deze verwachtingen afgeweken wordt, zal dit aan de bezoeker kenbaar moeten worden gemaakt. In deze sub-paragraaf wil ik me niet richten op de (technische) websitefunctionaliteiten, maar wel op de verwachtingen van de bezoeker ten aanzien van de informatie (en hoe de
herkenbaarheid van de informatie verbeterd zou kunnen worden). De verwachtingen spelen een belangrijke rol bij de interpretatie van de gegevens.
Uit het gebruikersonderzoek van Romijn en De Vries (2009) naar de toegankelijkheid van archieven blijkt dat bezoekers zonder domeinkennis (archivistische vaardigheden) moeite hebben met archivistische begrippen (taalgat2) en het feit dat archiefbeschrijvingen vaak contextueel van aard zijn. De bezoeker verwacht de archiefbron zelf als digitaal document of gegevens uit de bron3, terwijl archiefbeschrijvingen meestal kenmerken van de bron / archiefstuk bevatten en geen gegevens uit de bron.
Als we archiefbronnen op een website globaal bekijken dan zijn er verschillende soorten informatie te onderscheiden:
informatie of gegevens uit de bron (broninformatie)
informatie of gegevens over de bron (brongerelateerde informatie) informatie of gegevens over het beheer van de bronnen (administratieve
informatie)
de hulpmiddelen om de interpretatie van de drie soorten informatie te ondersteunen.
Broninformatie is de bron zelf of gegevens rechtstreeks uit die bron, maar ook de thematische interpretaties van de gegevens in een bron (bijv. trefwoorden).
Brongerelateerde informatie betreft de informatie die een relatie heeft met de bron, dit kan heel divers zijn. Het kan bijvoorbeeld een inventaris zijn, die de inrichting van de
archiefvormende organisatie / administratie weerspiegelt, of een beschrijving van een relatie tussen archiefbronnen.
Administratieve informatie is informatie die is toegekend ten behoeve van het beheer van een bron. Het is vaak ook informatie die voor de bezoeker een administratief karakter heeft,
1 Jacob’s Law of the Internet User Experience: “Users spend most of their time on other sites. This means that
users prefer your site to work the same way as all the other sites they already know.”
(http://www.nngroup.com/articles/end-of-web-design/ (2 juli 2014); End of Web Design by JAKOB NIELSEN on July 23, 2000)
2
Taalgat: Een taalafstand tussen zender en ontvanger.
3
bijvoorbeeld om een bestelling te plaatsen of een archiefstuk aan te vragen in een studiezaal. Hierbij kan gedacht worden aan een inventaris- of een identificatienummer.
Het zou voor de bezoeker verhelderend zijn als deze drie typen van informatie en bijbehorende hulpmiddelen herkenbaar, onderscheidend, in beeld worden gebracht op een website. Voor de analyse van de archiefbronnen op de website wordt daarom gekeken naar het voorkomen van deze informatietypen.
Het kunnen onderscheiden van brongerelateerde, administratieve en broninformatie in een website is een specifieke competentie (domeinkennis) en kan via een hulpmiddel als een uitleg of handleiding worden bewerkstelligd. Toch moet en wil een bezoeker niet gehinderd worden door het lezen van veel hulpteksten, daarom zou ik willen onderzoeken of dit onderscheid in informatietype visueel zichtbaar te maken is in de website.
Voor dit onderzoek introduceer ik dit als de informatietypen ‘Inhoud’ voor informatie uit de bron, ‘Context’ voor de brongerelateerde informatie en ‘Administratief’ voor de administratief gerelateerde informatie. Hieronder een eerste opzet met betrekking tot de voorgestelde informatietypen met daarbij enkele voorbeelden.
Inhoud Context Administratief
Transcripties, hertaling, idexen. Documentanalyse: inhoud Organisatie: Archiefinventaris, archiefvormer, (systematisch overzicht)
Documentanalyse: vorm, context en functie
Literatuur / literatuurverwijzingen Relaties tussen archieven
Beheerorganisatie, toegangsnummer / inventarisnummer / identificatienummers. Hulpmiddelen: Woordenboek oud- of Middelnederlands Publicaties, literatuurverwijzingen, websites
Handleiding / instructie bijv.: Hoe vraag ik een archiefstuk aan?
Binnen deze informatietypen zijn alle metadata-elementen onder te brengen. De informatietypen Context en Administratief zijn te vergelijken met de contexttypes ontstaanscontext en beheercontext van Hofman (2000) of volgens Thomassen (2000) de ‘functionele en organisatorische’- en administratieve context. Het informatietype Inhoud heeft in de classificatie van Hofman of Thomassen geen plaats. Het informatietype Inhoud kan gezien worden als een gebruikscontext specifiek gericht op de bezoeker van een archiefwebsite. De gebruikscontext heeft te maken met de verwachtingen van de bezoeker bij het raadplegen van het archief, waarbij presentatie van gegevens of interpretatie van gegevens uit een archiefstuk wordt verwacht.
3.5 Samenvatting
Om tot interpretatie van de informatie op een website te komen zijn alle beschreven hulpmiddelen noodzakelijk aangezien je niet weet tot welke doelgroep de bezoeker behoort,
welke competenties een bezoeker al bezit en in welke onderzoeksfase de bezoeker zich bevindt op het moment dat de website bezocht wordt.
Op de volgende onderdelen is het model van Hokke / Bustraan aangepast. De hulpmiddelen zijn ingedeeld in primaire en secundaire hulpmiddelen. Binnen de primaire hulpmiddelen, informatie uit of over de bron, kunnen de hulpmiddelen globaal worden ingedeeld in (bronnen)overzichten, toelichtingen op de bron, Onderzoeksgidsen (handleidingen),
begrippenlijsten (trefwoordregister, synoniemenlijsten, archiefterminologie en woordenboek) en literatuur(verwijzingen). Binnen de secundaire hulpmiddelen, de (technische)
webfunctionaliteiten, kan een onderverdeling gemaakt worden in middelen (handleidingen) met betrekking tot vormgeving (waaronder kleurcodering en iconen), zoeken, navigeren (waaronder filteren), interactie met archivaris / organisatie (chat, contactformulier, bestellen, e.d.), metadateren (tagging / opmerking plaatsen) en overige functionaliteiten (registratie e.d.). De wijze waarop de hulpmiddelen bij zoeken, navigatie en metadateren zijn ingericht, is sterk afhankelijk van de informatie (en rubricering van die informatie) in een bron. Dit heeft aldus een relatie met de primaire hulpmiddelen. In hoofdstuk vier wordt gekeken of de verschillende hulpmiddelen voorhanden zijn.
Vanuit de doelgroepenanalyse en de hulpmiddelen is een overzicht gegenereerd van
informatie, vertaald in metadata-elementen, die voor de bezoeker van belang is bij het vinden van de gewenste informatie. Deze lijst met metadata-elementen is niet statisch, in hoofdstuk vier zal deze lijst worden aangevuld met elementen die vast gesteld zijn bij de
informatieanalyse van de archiefbronnen uit de casus. Metadata-elementen
Locatie Periode
Persoon (Persoonsnaam) Taak (Activiteit / Taak) Trefwoord
Organisatie Bronsoort
(Literatuur)Verwijzing Label (Tags)
Om de soorten informatie die worden gepresenteerd op de website herkenbaar te maken is het verstandig om de informatie in te delen in drie informatietypes, Inhoud, Context en Administratief. Inhoud betreft informatie uit de archiefbron. Context betreft
archiefbrongerelateerde informatie en Administratief betreft administratief gerelateerde informatie. Op welke wijze deze indeling in informatietypes aan de bezoeker kenbaar kan worden gemaakt zal in hoofdstuk vijf onderzocht worden.
