naar inhoud
naar inhoud
Wat ziet u als mogelijke nadelen van een gezamenlijke locatie voor alle dienstverlening? (n=804)
Inwoners die op dit moment gebruik maken van Bestwijzer noemen als voordeel het vaakst dat zij op één plek met hun vragen terecht kunnen (75% van hen noemt dit, t.o.v. 66% van de niet bezoekers). Volgens inwoners die Bestwijzer niet bezoeken is het be-langrijkste voordeel dat organisaties beter kunnen samenwerken
(71% van hen noemt dit, t.o.v. 61%
van bezoekers van Bestwijzer.
Gezamenlijke locatie: voor- en nadelen
34%
Het kan te druk worden.
Het wordt verwarrend als er teveel organisaties samen gevestigd zijn.
Diensten van Bestwijzer en de gemeente zijn te verschillend om op 1 locatie samen te voegen.
Ik stap niet zo gemakkelijk bij het gemeentehuis binnen als bij Bestwijzer.
8%
38%
Ik stap niet zo gemakkelijk bij Bestwijzer binnen als bij het gemeentehuis.
Anders Weet ik niet.
Ik zie geen nadelen.
Wat ziet u als mogelijke voordelen van een gezamenlijke locatie voor alle dienstverlening? (n=804)
Ik kan op 1 plek met al mijn vragen terecht.
Organisaties kunnen beter samenwerken.
Het neemt verwarring weg: mensen kunnen niet op het verkeerde adres komen.
6%
Je wordt sneller geholpen.
Anders Weet ik niet.
Ik zie geen voordelen.
Heeft u suggesties welke andere organisaties of diensten zich op deze gezamenlijke locatie kunnen vestigen? Een selectie van de open antwoorden is hieronder weergegeven.
Belangrijke voordelen of randvoorwaarden:
“Op één plek diensten verlenen is prima, als dit niet te veel financiële nadelen heeft.”
“Zet er in ieder geval een of meer generalistische mensen met een
behoorlijke opleiding neer die weten wat er aan aanbod is en de specifieke vraag direct met het geschikte aanbod kunnen matchen.”
“Één loket is al een enorme winst en schept helderheid.”
“Het moet geen barrière worden, een aparte ingang voor Bestwijzer is misschien een idee.”
“Het van de kastje naar de muur effect kan voorkomen worden door alles te centraliseren.”
Eén fysieke toegang
naar inhoud
naar inhoud
Voorwaarden en voorstellen Eén fysieke toegang
Hoe beoordeelt u de volgende voorzieningen? (n=804)
Inwoners zijn erg positief over praktische voorzieningen, zoals een snelbalie, bewegwijzering de gezamenlijke locatie of een informatiemarkt waar men informatie kan vinden.
Inwoners staan het minst positief tegenover een ruimte voor maatschappelijke activiteiten en een eenvoudige horecafunctie, waar je bijvoorbeeld iets kunt drinken.
Bezoekers van Bestwijzer vinden het belangrijk dat Bestwijzer zichtbaar en herkenbaar blijft (45%
van hen noemt dit).
92 Een computer om dingen op te zoeken Een grote en open entree Ruimte om te huren voor maatschappelijke activiteiten Een eenvoudige horecafunctie
Alle waarden in %
Onder welke voorwaarden zou één gezamenlijke locatie voor u acceptabel zijn? Wat moet goed geregeld zijn? (n=804)
Dat ik gemakkelijk binnen kan lopen met een vraag al dan niet met een afspraak.
Dat mijn privacy wordt gewaarborgd.
Dat ik nog wel op dezelfde manier (of nog beter) geholpen word.
5%
Dat ik mijn vraag kan stellen zonder dat andere bezoekers dit horen.
Anders Weet ik niet.
Dat Bestwijzer zichtbaar en herkenbaar blijft in de gezamenlijke locatie.
(Heel) positief Neutraal (Heel) negatief Weet niet
naar inhoud
naar inhoud
Aanleiding onderzoek
In de gemeente Best zetten verschillende organisaties zich in voor de inwoners van Best.
Enkele jaren geleden is onder inwoners een onderzoek gehouden naar dienstverlening.
Inwoners hebben daarin duidelijk de behoefte uitgesproken aan één plek waar men met alle vragen terecht kan. Naar aanleiding hiervan verkennen de gemeente en Bestwijzer gezamenlijk wat hierbij van belang is. Om dit in kaart te brengen is een peiling in het Inwonerspanel uitgevoerd.
Profiel respondenten
Geslacht
Wijk
Inwonerspanel Best
De gemeente Best wil elke mogelijkheid benutten om met haar inwoners in contact te komen en vaker samen te werken. Daarom heeft de ge-meente het digitale inwoner-spanel opgezet. Via dit panel kunnen inwoners hun mening
geven over onderwerpen die gaan spelen in hun omgeving, en op deze manier meedenken met de gemeente. Het inwo-nerspanel is een actie uit het programma Samen op ons Best, dat staat voor een andere manier van samenwerken tussen inwoners, ondernemers, organisaties en ambtenaren van de gemeente Best. Alle inwoners van 18 jaar en ouder kunnen lid worden van het inwonerspanel.
De gemeente verwelkomt graag nog meer panelleden.
U kunt zich voor het panel aanmelden op www.startvragenlijst.nl/panelbest.
Inwonerspanel
Alle leden van het Inwonerspanel Best zijn uitgenodigd om aan het onderzoek één fysieke toegang in Best deel te nemen. De panelleden kregen hiervoor persoonlijk een e-mail, met daarin een unieke link naar de online vragen-lijst.
De vragenlijst kon worden ingevuld van 26 november t/m 8 december 2019.
Respons
804 inwoners hebben deelgenomen aan dit onderzoek.
Analyse
Op de data is een weging toegepast naar wijk, leeftijd en geslacht. Dit betekent dat de ver-houdingen naar wijk, leeftijd en geslacht zijn teruggebracht naar de werkelijk bestaande ver-houdingen in de bevolking van Best. Groepen die ondervertegenwoordigd zijn, krijgen een groter gewicht, terwijl oververtegenwoordigde groepen een kleiner gewicht krijgen. Op deze manier zijn de resultaten representatief voor de gehele gemeente Best, wat betreft deze achter-grondkenmerken.
Indien de percentages niet optellen tot 100 procent, is dit het gevolg van afrondingsver-schillen.
65 jaar en ouder
Salderes
Aanpak van het onderzoek
naar inhoud
naar inhoud
Kort verslag van de excursie naar de gemeente Waalre (Huis van Waalre).
Op 12 juni 2019 bracht de projectgroep een bezoek aan de gemeente Waalre.
Doel van de excursie
De excursie was bedoeld om halverwege het proces van de themasessies te bezien of we op de goede weg zijn en input op te halen.
Informatie over het Huis van Waalre
De gemeente Waalre heeft vanwege verwoesting door brand (2012) een gedeeltelijk nieuw gemeentehuis gebouwd: het Huis van Waalre. Op dezelfde plek als waar het oude gemeentehuis stond. Het monumentale gedeelte is herbouwd. Het Huis van Waalre is in 2018 in gebruik genomen.
Het is een multifunctioneel huis met als uitgangspunt: het samenbrengen van mensen en faciliteren van ontmoeting. Dit sluit aan bij de behoeftes en verbondenheid van de mensen van Waalre.
Buitenaanzicht Spreuk bij binnenkomst
In het nieuwe Huis van Waalre is naast de gemeente ook de bibliotheek, een grand-café, een werkplek voor de Rabobank, een foyer en een grote theaterzaal voor evenementen ondergebracht.
Verenigingen in het dorp hebben aparte ruimtes tot hun beschikking. Daarnaast zijn er ruimtes te huur voor sociaal-maatschappelijke, culturele of educatieve doeleinden. In het monumentale gedeelte is de Raadzaal gevestigd die eveneens dienst kan doen als trouwzaal. In het huis vinden activiteiten plaats georganiseerd door lokale verenigingen en de bibliotheek.
Klantontvangst
Het Huis van Waalre heeft één balie met één medewerk(st)er. Aanvankelijk is gestart zonder (klant)oproepsysteem. Om beter overzicht te houden op alles wat er in het gebouw gebeurt, is teruggegrepen naar het systeem van klanten oproepen op nummer.
De gemeente Waalre werkt uitsluitend op afspraak. Klanten kunnen echter ook zonder afspraak binnen lopen en worden dan te woord gestaan door de baliemedewerker(st)er. In de ochtend lopen ook vrijwilligers van de bibliotheek herkenbaar rond.
De centrale ontvangstruimte is ruimtelijk en ‘groen’ aangekleed met vooraan een balie en een informatie-bord. De foyer heeft een heel open karakter met een vide en grote glazen puien met uitzicht op de bosrijke omgeving. Er zijn open balies voor burgerzaken, een balie die op bepaalde
Bijlage 5:
Verslagen excursies
naar inhoud
tijden bezet wordt door de Rabobank en spreekkamers. De bibliotheek en het grand-café is voor iedereen gemakkelijk te vinden en toegankelijk.
Flexwerkconcept
Medewerkers werken volgens het ‘Nieuwe werken’-principe. Er zijn flexibele werkplekken ingericht.
Dit flexwerkconcept geldt voor de gehele organisatie: medewerkers, managers en bestuur. Er zijn geen afdelingsplekken. De werkomgeving kent wel compartimentering aan de hand van type werkplekken waarbij men kan kiezen voor een werkplek met stilte, ruis of een tussenvorm. Er is een open ‘landplaats’ waar men kan werken en een drankje kan halen of wat eten. De backoffice burgerzaken is direct in de buurt van de balie burgerzaken gesitueerd, op de begane grond.
Voor het flexwerkplekconcept is uitgegaan van een flexfactor 0,6. Hierbij is echter geen rekening gehouden met het feit dat veel medewerkers parttime werken. Een flexfactor van 0,7/0,8 is reëler.
Ook zou Waalre bij nader inzien liever werken met meer ‘vlekken’ en minder kantoortuin.
Sociaal Domein
In verband met de privacy is voor het Sociaal Domein (gemeentelijke organisaties) een aparte ruimte ingericht, waar medewerkers samen werken. Er is bewust gekozen voor een glazen wand om verbinding te houden met de rest van de organisatie. Vanuit de 1e verdieping is er zicht op de begane grond. De uitvoerende medewerkers van het Sociaal Domein zijn werkzaam bij het Centrum voor Maatschappelijke Deelname (CMD). Zij hebben dus geen loket in het Huis van Waalre, maar werken op afspraak bij de mensen thuis of in een andere vertrouwde omgeving.
Duurzaamheid
Het nieuwe Huis is een duurzaam gebouw. Dankzij een dak vol zonnepanelen en warmtepompen is het multifunctionele gebouw volledig energieneutraal.
Beheer
Er is een stichting Huis van Waalre, die onder meer verantwoordelijk is voor de exploitatie van het Grand Café.
Foto impressie:
Ontvangstbalie Warme ontvangst ….
naar inhoud
Welkomst- en activiteitenbord Verwijsbord Centrum voor Maatschappelijke Deelname
Open balie Wacht – en verblijfsruimte
Overlegruimte Spreekkamer Burgerzaken
naar inhoud
Raadzaal/trouwzaal
Kort verslag van de excursie naar St. Michielsgestel (Meander)
Op 16 september 2019 is met een gemêleerd gezelschap een bezoek gebracht aan de gemeente St. Michielsgestel. Het gezelschap bestond uit een combinatie van raadsleden, collegeleden, ambtenaren en medewerkers van organisaties van Bestwijzer.
Doel van de excursie
De excursie is bedoeld om inspiratie op te doen. Voornamelijk voor de verkenning één fysieke toegang maar ook op het gebied van duurzaamheid. Deze twee onderwerpen hebben uiteraard een relatie met elkaar, omdat we duurzaam willen investeren.
Informatie over Meander
St. Michielsgestel heeft recent het circa elf jaar oude gemeentehuis verbouwd. Met de moderne Multifunctionele Accommodatie (MFA) genaamd ‘Meander’ is een huis voor de gemeenschap
naar inhoud
gecreëerd, waar meerdere organisaties hun thuishonk hebben. Ten tijde van de excursie moest de officiële opening nog plaatsvinden (22 september 2019).
De Meander is niet in het centrum gelegen maar in het nieuwe hart van St.
Michielsgestel. Het ligt aan de Dommel.
De Meander is toegankelijk voor iedereen binnen de gemeente. Een plek waar je kunt ontmoeten, verbinden en samenwerken.
De Meander wordt samen gedeeld met de gemeente (college en gemeenteraad), MijnGemeenteDichtbij (werkorganisate van de gemeenten St. Michielsgestel en Boxtel), De Huif (sociaal cultureel centrum), de
bibliotheek en de welzijnsorganisatie Bint. Regionaal werkende instellingen zoals Maatschappelijk Werk, MEE, etc. zijn incidenteel aanwezig. Er vinden allerlei activiteiten plaats, georganiseerd door de lokale verenigingen, Bint of stichting Meander zelf. Er worden cursussen gegeven en ruimtes verhuurd aan lokale verenigingen en organisaties.
Diverse ruimtes zijn multifunctioneel ingericht. Zo kan de bibliotheek omgetoverd worden in een theateropstelling om voorstellingen te geven. Ook kan de raadzaal gebruikt worden door bijvoorbeeld de bridgeclub. Daarnaast is er een eet-werkcafé met terras voor bezoekers en medewerkers, een grote ruimte voor alle soorten van bijeenkomsten en ook voor de jeugd is een eigentijdse ruimte gecreëerd.
Dit allemaal gecombineerd met de functie van de gemeente. In de grote open entreehal zijn, naast de receptie, de publieksbalie met een open karakter, enkele spreekruimtes, de bibliotheek en een open plek voor tentoonstellingen gesitueerd. Op de verdiepingen erboven zijn werkplekken, spreekkamers, een kantine en nog enkele cursusruimtes ingericht. Deze zijn voor wat het grootste gedeelte betreft niet verbouwd.
Voor meer informatie: http://meandersmg.nl/
Foto impressie:
Bar met zitjes
naar inhoud
Multifunctionele ruimtes
Bibliotheek, multifunctionele ruimte
naar inhoud
Spreekkamer gemeente Receptie gemeente
Ruimte van BINT Jeugdhonk
Raadzaal, multifunctioneel gebruik
naar inhoud
In deze bijlage staat beschreven welke mogelijkheden er zijn om het eigendom, beheer en de exploitatie van een multifunctioneel gebouw vorm te geven.
Eigendom
Beheer
Het technisch beheer is meestal bij de eigenaar belegd en facilitair en programmabeheer bij de gebruiker(s).
Er zijn verschillende manieren waarop het facilitair en/of het programmabeheer kan worden georganiseerd. Beide vormen van beheer kunnen bij één partij worden belegd, maar het is ook mogelijk om een ‘knip’ te maken tussen facilitair beheer en programmabeheer.
Het technisch beheer is meestal bij de eigenaar belegd en facilitair en programmabeheer bij de gebruikers(s).
Er zijn verschillende manieren waarop het facilitair en/of het programmabeheer kan worden georganiseerd. Beide vormen van beheer kunnen bij één partij worden belegd, maar het is ook mogelijk om een ‘knip’ te maken tussen facilitair beheer en programmabeheer.
Bijlage 6:
Eigendom, beheer en exploitatie
Eigendom Beschrijving Overwegingen
Gemeente • De gemeente is eigenaar en andere partners mogen (een gedeelte van) het gebouw gebruiken.
• Met de andere partners wordt een huur-overeenkomst gesloten.
• De gemeente heeft zeggenschap over het gebouw.
• De gemeente kan op deze wijze haar maatschappelijke taak zo goed mogelijk uitvoeren.
• De gemeente bepaalt het huurprijsbeleid.
• Gemeente behoudt grondpositie en eventuele waardestij-ging.
Vereniging van Eigenaars (VvE)
• Het gebouw is gesplitst in appartements-rechten.
• Elke eigenaar heeft het exclusief gebruik voor het eigen deel.
• Alle eigenaren zijn verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke delen van het gebouw
• Partijen houden volledige zeggenschap over het eigen deel.
• De organisatie van deze eigendomsverdeling is zeer complex.
• Veel administratieve rompslomp
• Partijen kunnen hun appartementsrechten verkopen.
Derden (belegger of ontwikkelaar)
• Een derde is eigenaar.
• Een derde bepaalt de huursom
• Het beheer wordt over het algemeen uitbesteed.
• Derden investeren met winstperspectief (is maatschappe-lijk winstgevend?)
• Het risico ligt volledig in handen van derden.
• Gemeente en andere partners hebben nauwelijks zeggen-schap.
Technisch beheer Facilitair beheer Programma beheer
• Groot onderhoud en het opstellen van onderhoudsplannen hiervoor (MJOP)
• Voldoen aan wet- en regelgeving (zoals veiligheidsvoorschriften en
vergunningen)
• Verzekeringen
• Verhuur van ruimten en coördinatie van het gebruik ervan
• Sleutelbeheer
• Ontvangst bezoekers
• Klein dagelijks onderhoud
• Schoonmaak
• Gas, water en licht
• Bewaking
• Afvalbeheer
• Bewaken inhoudelijk concept
• Programmering
• Roostering
• Afspraken over bijvoorbeeld reclame/
zichtbaarheid partners
naar inhoud
Beheer bij gebruikers
De eigenaar verhuurt de ruimtes in het gebouw aan de gebruikers die vervolgens hun services zelf regelen. Eventuele gemeenschappelijke ruimtes en diensten worden verrekend via de eigenaar.
Dit model wordt ook wel bedrijfsverzamelgebouw genoemd. Dit model kan alleen functioneren als de beschikbare ruimte geheel of grotendeels wordt toegerekend aan de afzonderlijke gebruikers.
Dit model is in beginsel zeker geschikt om gezamenlijke doelstellingen te realiseren en dient op basis van vrijwilligheid te gebeuren. Dat is de kracht van dit model, maar ook de zwakte
Beheer bij één hoofdgebruiker
De eigenaar verhuurt de ruimtes in het gebouw aan de gebruikers waarvan één van hen als ‘eerste onder gelijken’ de exploitatie op zich neemt. Deze gebruiker-exploitant is als eerste verantwoordelijk voor de programmering van de(gezamenlijke) activiteiten, de verhuur van gemeenschappelijke ruimtes en de services aan andere gebruikers.
Beheer bij service/beheerorganisatie De eigenaar verhuurt de ruimtes in het gebouw aan de gebruikers. Het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes en de gezamenlijke diensten, denk aan schoonmaken, energie en dergelijke, worden door een
gezamenlijke beheer organisatie (bijvoorbeeld een beheerstichting) geregeld. Zaken als communicatie en programmering kunnen hier ook worden ondergebracht. Het beheer door een beheerorganisatie zorgt voor de gewenste integraliteit en bevordert de samenwerking tussen partners.
Verhuur en beheer uitbesteden
De eigenaar verhuurt het hele gebouw aan een aparte, professionele dienstverlener. Deze is als centrale exploitant de baas. Hij is niet verantwoordelijk voor wat de afzonderlijke gebruikers doen, maar wel voor de realisatie van de gezamenlijke ambitie, de onderhuur en de services aan alle andere gebruikers.
Gebruiker Gebruiker Gebruiker