Conclusies, aanbevelingen

naar inhoud

• de medewerkers met klantcontacten hebben een gezamenlijk werkplekconcept in de directe nabijheid van de publieksruimtes en vormen met elkaar een (open) netwerk

• mogelijkheid van informele activiteiten van deelnemende organisaties en inwoners (huis voor de gemeenschap).

Identiteit, profilering en gelijkwaardigheid: het moet voor gebruikers duidelijk zijn dat het gaat om een verzameling van afzonderlijke organisaties met een eigen identiteit. Organisaties die samenwerken in het belang van de inwoners, organisaties en ondernemers van Best. Alle organisaties moeten gelijkwaardig zijn en hun eigenheid kunnen behouden.

Borging:

• de gezamenlijke accommodatie heeft een eigen (neutrale) naam en identiteit waar meerdere organisaties met een eigen identiteit samenwerken

• gelijkwaardigheid en (mede)zeggenschap voor partijen wordt doorvertaald in een constructie voor eigendom, beheer en exploitatie van de gezamenlijke accommodatie.

Informele en formele wereld met elkaar verbinden: de gebruiker moet er geen last van hebben hoe het aan ‘de achterkant’ geregeld is.

Borging:

• transparantie naar klanten over onder meer de status van hun vraag in de vorm van een (basale) vorm van klantcontactregistratie

• samenwerking verder vorm te geven, ook met nieuwe partners • de sterke kanten van Bestwijzer en gemeente met elkaar te verbinden.

Coördineren samenwerking: de samenwerking tussen organisaties moet worden gecoördineerd.

Borging:

• Aanwezigheid van een medewerker die die samenwerking stimuleert, faciliteert en borgt.

Huis van de gemeenschap: het moet een huis van de gemeenschap worden. Onder andere door een andere uitstraling, inrichting en cultuur (open, warm, informeel et cetera) maar ook fysieke toegankelijkheid.

Borging:

• zie de eerder genoemde items in deze paragraaf

• de accommodatie moet voldoen aan de eisen van toegankelijkheid.

Notabene: het is niet onze ambitie en ook niet de wens van de inwoners (Inwonerspeiling) om van de beoogde gezamenlijke fysieke toegang een gemeenschapshuis of sociaal cultureel centrum te maken.

Werk met een groeimodel: zorg voor een aparte en herkenbare ingang voor Bestwijzer. Werk met een groeimodel dat tijd geeft voor gewenning.

Borging:

• Bestwijzer is na de gezamenlijke ingang als aparte identiteit zichtbaar (al dan niet tijdelijk).

Kosten: een eventuele verhuizing naar een andere locatie moet leiden tot substantieel lagere (huur)kosten (ten opzichte van huidige huurkosten) voor de afzonderlijke organisaties.

Borging:

• Een berekening van de huurkosten is in deze verkenning niet aan de orde. Deze randvoorwaarde nemen we wel mee in een vervolgfase.

naar inhoud

3. Welke nieuwe partners kunnen aansluiten bij één fysieke toegang?

Hierover zijn wel gedachten die zich beperken tot maatschappelijke organisaties, voor commerciële organisaties is er op dit moment geen ruimte. De beoogde organisaties zijn echter niet bij deze verkenning betrokken geweest. Wij vinden het daarom niet gepast om in deze rapportage namen van mogelijke gegadigden te noemen. In de inwonerspeiling worden vooral maatschappelijke organisaties genoemd waar het gaat om uitbreiding van diensten (zie verder bijlage 5).

4. Hoe versterken we de samenwerking in één fysieke toegang met de domeinen ‘leefomgeving en economie’?

In eerste instantie denken we hierbij aan de verbinding van de gemeentelijke domeinen door:

de dienstverlening van de betreffende domeinen een zichtbare plek te geven in de vorm van een balie, info-theek en/of op andere wijze

medewerkers met klantcontacten uit de betreffende domeinen te situeren in de beoogde gezamenlijke werkomgeving.

Ook zien we kansrijke verbindingen met partners bij de uitvoering van de Omgevingswet.

5. Hoe ziet het huisvestings/samenwerkingsconcept inclusief Programma van eisen voor één fysieke toegang eruit?

Het huisvestings/samenwerkingsconcept betreft een bedrijfsverzamelgebouw (met als stip op de horizon een multifunctionele accommodatie) met een flexwerkconcept. De kenmerken en het Programma van eisen zijn beschreven in hoofdstuk 8 en 9.

Aanbevelingen

Overweging vooraf.

In de inleiding van deze rapportage is aangegeven dat het gemeentehuis als voorkeurslocatie voor één fysieke toegang is losgelaten. In het separate project ‘onderzoek naar huisvesting’ worden de mogelijke scenario’s voor toekomstige huisvesting van het gemeentehuis uitgewerkt. De bevindingen uit de verkenning die betrekking hebben op de fysieke omgeving en het ruimtelijk programma van eisen dienen als input voor dit onderzoek naar huisvesting.

Als de gemeenteraad besluit tot realisatie van één fysieke toegang, dan is daarmee echter de toekomstige locatie voor deze fysieke toegang nog niet bepaald. Dat kan in het gemeentehuis zijn, maar ook elders. Daaruit volgt dat het ook nog onbekend is wanneer een en ander gerealiseerd kan worden.

Op basis van alle opgehaalde informatie en bovengenoemde overweging, doen we de volgende aanbevelingen:

Zet als gemeente en organisaties van Bestwijzer in op daadwerkelijke realisatie van één fysieke toegang.

Draag deze stip op de horizon uit in de interne en externe communicatie (gemeente en Bestwijzer).

Houdt bij beleidsmatige en bedrijfsmatige keuzes (indien relevant) nu al rekening met deze stip op de horizon.

Benut nu alvast kansen om de beoogde samenwerking tussen (organisaties) Bestwijzer, gemeente en mogelijke andere partners (verder) vorm te geven.

Start, zodra besloten is over de toekomstige locatie voor één toegang, een nieuw project op waarin de thema’s dienstverlening, mentale, virtuele en fysieke omgeving verder (integraal) uitgewerkt worden.

naar inhoud

Na een intensieve periode van bijna een jaar onderzoeken is het rapport gereed. We kijken terug op een mooi en plezierig traject dat we samen met veel medewerkers van beide organisaties hebben gelopen. Een hele mooie mix van culturen en werkstijlen heeft elkaar ontmoet. Onze indruk is dat hier reeds een basis is gelegd voor onderkenning, begrip, vertrouwen maar vooral ook bewustwording dat we hetzelfde nastreven. Het beste voor onze klant.

De tien sessies die het hart van het onderzoek vormen hebben we met veel plezier voorbereid en gehouden. De sessies waren verschillend van opzet om deze aantrekkelijk te maken maar vooral ook inhoudelijk kwaliteit te geven. Heel veel medewerkers hebben meegedacht en actief aan de sessies meegedaan. Het is goed te merken dat onze medewerkers zo enthousiast mee willen denken en praten om onze organisaties naar een hoger plan te brengen.

In de sessies werden de cultuurverschillen en verschillende kijk op aanpak onderkend en

besproken. Soms positief, soms ook negatief. De sfeer en het vertrouwen was er vrijuit te praten, te denken en dus ook de durf om de eigen mening te geven. Dit was voor ons een groot goed.

Nieuwe inzichten en ideeën zijn gedeeld. Ook heeft een aantal medewerkers elkaar gevonden om samen meer integraal te gaan werken. Een eerste basis voor meer samenwerking is dus al gelegd.

Wij willen iedereen hartelijk danken voor zijn of haar inbreng. Zonder anderen te kort te willen doen noemen we hier met name de informatieadviseurs van M&I die een sessie geleid hebben.

Ook de medewerkers van de gemeente Waalre en Sint-Michielsgestel. Zij hebben ons inzicht gegeven en rondgeleid in hun ‘huis’.

Mocht u vragen of opmerkingen hebben over deze rapportage of ons onderzoek dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij staan u graag te woord.

Projectgroep ‘Verkenning één fysieke toegang’

Februari 2020

Dit document is te vinden onder nummer: BL20-00081 en behoort bij het raadsvoorstel IN19-04606 en bij het (voorgenomen) raadsbesluit IN19-04608.